基建檔案的重要性精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇基建檔案的重要性范文，愿它們成為您寫作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代 基建檔案管理

隨著互聯(lián)網(wǎng)的推廣、信息化浪潮席卷而來(lái)，與之而來(lái)的是醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)量的迅速膨脹，醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的不斷發(fā)展壯大，由此醫(yī)院建設(shè)的改革變得越發(fā)堅(jiān)決且深入，在此過(guò)程中基建檔案作為承建整個(gè)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的根基，在有源可查，有據(jù)可依方面越來(lái)越體現(xiàn)出其不可代替的作用，當(dāng)前為避免其淹沒在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的洪流中，重中之重是做好基建檔案的歸檔、整理以及可持續(xù)使用，應(yīng)采取一切積極有效的措施，做好基建檔案的保護(hù)工作，在基建檔案管理過(guò)程中，堅(jiān)決杜絕破壞性因素的存在，使醫(yī)院的后期發(fā)展與規(guī)劃工作有據(jù)可依，這是每一位醫(yī)院基建檔案工作者的光榮使命與工作職責(zé)。

一、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

不管是在我們的生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)還是科學(xué)技術(shù)實(shí)踐活動(dòng)中，科技檔案作為我們發(fā)展的見證，都扮演著重要的角色，而基本建設(shè)檔案作為科技檔案的重要組成部分，在歷史的發(fā)展和延續(xù)的過(guò)程中，所占有的分量也是舉足輕重的。從內(nèi)容上來(lái)劃分，醫(yī)院基建檔案主要分為三種類型，即基建文件材料、施工文件材料與竣工文件材料。其中基建文件材料是醫(yī)院在建設(shè)項(xiàng)目之前準(zhǔn)備的文件資料，包括征地、立項(xiàng)以及規(guī)劃申請(qǐng)等資料；施工文件材料是醫(yī)院在施工過(guò)程中形成的文件資料，包括有關(guān)地基、基礎(chǔ)原材料、主體工程、安裝、裝飾裝修工程以及隱蔽工程等記錄和有關(guān)材料；竣工文件材料是指施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告以及竣工驗(yàn)收前各種專業(yè)圖紙的保存，包括建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、電氣等圖紙資料。

基建檔案作為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要資料，主要具備周期長(zhǎng)、整體性、專業(yè)性、現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)。其中基建檔案周期長(zhǎng)的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在：基建工程項(xiàng)目分為立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工及竣工等多個(gè)環(huán)節(jié)，在以上所有環(huán)節(jié)中，基建材料需經(jīng)多個(gè)部門而形成，此過(guò)程需要經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，因此，基建項(xiàng)目周期相對(duì)較長(zhǎng)?；n案的整體性主要表現(xiàn)在：基建工程對(duì)象為單體工程項(xiàng)目，具有一定的獨(dú)立性，所形成的基建檔案具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性與整體性?；n案的專業(yè)性主要表現(xiàn)在檔案形成及使用功能等方面存在較強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)?；n案的現(xiàn)實(shí)性主要表現(xiàn)在普通文件資料歸檔后，現(xiàn)行功能已基本完成，后期主要用于歷史考查。與普通文件資料不同，基建檔案歸檔后，現(xiàn)行功能并未完成，其現(xiàn)行效用在后期較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)仍然得以運(yùn)用，可以說(shuō)基建檔案具有非常強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

基建檔案的形成過(guò)程涉及多個(gè)部門，包括項(xiàng)目規(guī)劃部門、勘察部門、設(shè)計(jì)部門、施工部門、監(jiān)理部門、建設(shè)單位主管機(jī)構(gòu)等?；n案的形成一方面反映出基礎(chǔ)建設(shè)工程的靜態(tài)面貌，另一方面反映出基建工程變化、發(fā)展的動(dòng)態(tài)過(guò)程，與基建工程的實(shí)際面貌具有極強(qiáng)的一致性。醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)工作的開展，醫(yī)院基建檔案是對(duì)它的全程記錄，在基建工程的統(tǒng)籌建設(shè)和后期管理具有極其重要的借鑒和指導(dǎo)價(jià)值，在醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)過(guò)程中，起到重要的作用。醫(yī)院基建檔案不僅為醫(yī)院的規(guī)劃、建設(shè)及管理工作提供有效依據(jù)，而且為產(chǎn)權(quán)糾紛、經(jīng)濟(jì)問題、歷史查證及科學(xué)研究工作提供重要素材，為較為復(fù)雜的項(xiàng)目施工環(huán)境提供重要參考資料，具有非常重要的價(jià)值，因此，逐漸獲得醫(yī)院相關(guān)管理者及建設(shè)單位的支持與鼓勵(lì)。

2012年，作為濰坊市唯一一所三級(jí)甲等中醫(yī)醫(yī)院，為解決病人反應(yīng)的濰坊醫(yī)院磁共振檢查擁擠、不方便的問題，考慮能否在內(nèi)科樓一樓東北側(cè)再購(gòu)置一臺(tái)磁共振，于是這塊基地的現(xiàn)狀、隱蔽管線分布以及所能承受的荷載成為了決策的關(guān)鍵，這就必須要有原來(lái)的結(jié)構(gòu)管線圖作為參照，否則無(wú)法準(zhǔn)確確定其承載力和管線分布，進(jìn)而無(wú)法進(jìn)行土方開挖以及一系列的后續(xù)施工?；诖?，醫(yī)院基建檔案工作人員通過(guò)查找基建檔案資料，為施工人員提供了完整的結(jié)構(gòu)管線圖等有關(guān)資料，保證了基礎(chǔ)加固施工、磁共振的安置以及放射防護(hù)工作的順利進(jìn)行，這樣不僅為醫(yī)院節(jié)約了人力物力，更重要的是避免了施工過(guò)程中安全隱患。

雖然我院對(duì)基建檔案的管理存在不少成功的范例，但對(duì)照國(guó)家檔案法，國(guó)家基建檔案管理要求，醫(yī)院的基建檔案仍存在著不足和缺陷，有待于今后進(jìn)一步提高和重視。

二、基建檔案在其形式過(guò)程中存在的問題及產(chǎn)生的原因

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人們只重視電子版本基建檔案的整理和完善，忽略了對(duì)歷史基建檔案的規(guī)整和修復(fù)，從而造成了部分重要資料的缺失，具體表現(xiàn)在：一是注重工程建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度、安全，忽視對(duì)檔案的管理，目前工程項(xiàng)目管理中普遍存在此種弊端。負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的管理人員，檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位，平時(shí)只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，忽視建設(shè)工程中檔案資料的管理。

究其原因：首先醫(yī)院基建檔案管理的作用不像整個(gè)工程項(xiàng)目效益這么立竿見影，導(dǎo)致部分醫(yī)院對(duì)基建檔案的管理上不夠重視；其次醫(yī)院未將基建檔案管理工作納入醫(yī)院管理人員年度績(jī)效考核中，致使檔案管理人員態(tài)度不積極；最后醫(yī)院在基建檔案工作的模式上缺乏創(chuàng)新，甚至依然保持著一些陳舊的管理方式，影響檔案發(fā)揮其服務(wù)于醫(yī)院中心工作的作用。

二是基建檔案在管理上缺乏完善的制度，在檔案管理的職責(zé)上分責(zé)不明確，基建檔案涉及范圍廣、數(shù)量大、收集難、專業(yè)性強(qiáng)，加之醫(yī)院的基建項(xiàng)目往往持久性工程，期間不可避免產(chǎn)生大量簽證、聯(lián)系單、通知單等現(xiàn)場(chǎng)文件材料，但是由于醫(yī)院本身不是專業(yè)的房產(chǎn)開發(fā)商，其管理人員較之變動(dòng)頻繁，基建檔案管理制度不健全，同時(shí)缺少對(duì)基建文件系統(tǒng)的整編標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員缺乏對(duì)基建檔案及時(shí)收集、整理及歸檔的意識(shí)。在整個(gè)工程建設(shè)中建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位對(duì)本單位所擔(dān)負(fù)的工程項(xiàng)目的責(zé)任和任務(wù)不十分明確，或明確但執(zhí)行力度不夠，致使基建檔案歸檔針對(duì)性不強(qiáng)。此外，由于醫(yī)院本身性質(zhì)的特殊性，導(dǎo)致部分醫(yī)院工程項(xiàng)目驗(yàn)收了，但是基建檔案沒有及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，造成歸檔資料缺失，為日后工程的改建、擴(kuò)建、維修等一系列工作帶來(lái)隱患。

三是前期針對(duì)工程項(xiàng)目的手續(xù)文件等資料的收集、整理工作存在漏洞，許多醫(yī)院通常沒有專門針對(duì)項(xiàng)目的籌建辦，更不用說(shuō)專業(yè)的基建檔案的管理人員，由此導(dǎo)致工程項(xiàng)目前期的土地、規(guī)劃、立項(xiàng)、招投標(biāo)等資料的收集缺乏有效的監(jiān)管措施。有的文字資料，表格的內(nèi)容填寫不齊全、不規(guī)范、表達(dá)不準(zhǔn)確，有的圖紙質(zhì)量偏差。有的工程圖紙會(huì)審意見和設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單較多，但竣工圖上沒有作相應(yīng)的修改和注明變更號(hào)碼，造成竣工圖紙失去時(shí)效性和準(zhǔn)確性。有的文件沒有及時(shí)統(tǒng)一規(guī)整，隨著時(shí)間的推移，科室的輪轉(zhuǎn)，這些文件材料的收集整理難度越來(lái)越大，甚至遺失，而這些失誤有的很有可能給醫(yī)院造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

導(dǎo)致以上諸多問題的產(chǎn)生的原因，總結(jié)起來(lái)主要有4個(gè)方面：

一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員基建檔案意識(shí)薄弱，重視基建檔案工作的力度不夠，負(fù)責(zé)基建工作的人員與檔案管理人員工作上缺乏溝通，步調(diào)不協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

二是醫(yī)院只注重臨床人才的培養(yǎng)，忽視了對(duì)基建檔案管理方面的人才引進(jìn)，對(duì)文本基建方案管理無(wú)法形成有效的監(jiān)管體系。

三是作為施工單位往往只重視工程的主體建設(shè)，工程的施工進(jìn)度，而施工資料的整理、收集和編制不能及時(shí)跟附整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，沒有成立專項(xiàng)小組來(lái)做基建檔案的編制工作，更沒有完整的規(guī)章制度來(lái)保護(hù)并搞好竣工檔案的編制工作。

四是部分負(fù)責(zé)工程檔案資料編制的人員素質(zhì)差。有的甚至是由工地項(xiàng)目部施工員兼職，缺乏專業(yè)知識(shí)，同時(shí)對(duì)編制基建檔案的能力不足。

三、醫(yī)院基建檔案存在的問題、原因及對(duì)策

綜合幾年來(lái)自身在基建檔案的管理方面的經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的工程項(xiàng)目，摸索積累了一些有利于基建檔案管理的方法，現(xiàn)詳述如下。

第一，抓落實(shí)、重時(shí)效。派專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)，重視和加強(qiáng)基建檔案收集、整理工作。在醫(yī)院的日常事務(wù)管理過(guò)程中，相關(guān)管理人員應(yīng)積極配合醫(yī)院基建檔案工作人員，保證基建檔案工作的真正落實(shí)。第二，對(duì)于改擴(kuò)建或者項(xiàng)目維護(hù)工程，應(yīng)對(duì)地下管線進(jìn)行有效整理與完善，全面收集隱蔽資料，對(duì)地下管線的走向通過(guò)管線圖的方式仔細(xì)標(biāo)注，最后整理歸檔。我院在醫(yī)院基建檔案管理工作中，對(duì)全院約90%的地下管線等信息進(jìn)行了詳細(xì)標(biāo)注，以便于為今后的修整工作提供依據(jù)。

為進(jìn)一步保證醫(yī)院基建檔案的完整性與系統(tǒng)性，確保已歸檔檔案與工程實(shí)體項(xiàng)目、檔案記錄與施工情況的一致性，在基建檔案管理過(guò)程中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，實(shí)施宣傳教育，提高檔案管理人員的檔案意識(shí)。

第二，建立健全基建檔案監(jiān)督管理機(jī)制，保證基建檔案資料與施工過(guò)程的同步進(jìn)行。

第三，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集與累積，與施工單位積極溝通，向其詳細(xì)講解歸檔要求及相關(guān)檔案內(nèi)容，保證檔案收集工作及資料累積工作專人專管，確保工程竣工檔案的完整性。

第四，強(qiáng)化對(duì)基建檔案管理工作相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理水平。

第五，采用行政管理手段，保證施工單位與建設(shè)單位對(duì)基建檔案的收集、整理與歸檔工作的順利配合。

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【關(guān)鍵詞】油田；基建檔案；管理；提高對(duì)策

1.油田基建檔案管理概述

1.1油田基建檔案的內(nèi)容

油田基建檔案形成并貫穿于建設(shè)項(xiàng)目的醞釀、建設(shè)、竣工、使用等全過(guò)程。具體來(lái)說(shuō)，油田基建檔案所包含的內(nèi)容，主要有項(xiàng)目的可行性調(diào)查、項(xiàng)目的提出、各階段建設(shè)的決策、項(xiàng)目的評(píng)估、實(shí)地勘測(cè)、設(shè)計(jì)、調(diào)試、施工、竣工、驗(yàn)收、使用等方面的資料（包括紙質(zhì)文字材料以及圖紙、電子文件、聲像、圖表等形式載體的檔案資料）[1]。油田基建檔案能夠真實(shí)反映工程建設(shè)的全過(guò)程，是企業(yè)重要的資源和財(cái)富，并成為鑒定工程項(xiàng)目質(zhì)量和維護(hù)項(xiàng)目的重要依據(jù)。

1.2油田基建檔案的特點(diǎn)

分析油田基建檔案的特點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：⑴檔案與工程實(shí)體相一致。油田基建檔案的對(duì)象是每一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目，而每一個(gè)工程項(xiàng)目都是在特定的專業(yè)領(lǐng)域中形成，屬于一個(gè)有機(jī)整體。若工程有所改動(dòng)，檔案也應(yīng)隨之發(fā)生相應(yīng)的改動(dòng)。保持檔案與工程實(shí)體相一致的原則。⑵工作量大。油田基建工程項(xiàng)目一般戰(zhàn)線長(zhǎng)、面廣、點(diǎn)多，且建設(shè)周期長(zhǎng)短不一，決定了基建檔案管理工作量繁多的特點(diǎn)。另外，一些工程需要邊施工邊設(shè)計(jì)，有些需多次設(shè)計(jì)才能完成，有些則需在施工中不斷修改和完善，這也在很大程度上加大了檔案管理工作的工作量和難度，基建檔案管理工作繁重不可避免。

1.3油田基建檔案管理工作的重要性

基建檔案包含的內(nèi)容決定了其在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要作用。基建檔案是企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是基建工程技術(shù)人員、管理人員在項(xiàng)目建設(shè)中成果的反映。因此，加強(qiáng)基建檔案管理工作的規(guī)范化、合理化，對(duì)發(fā)揮檔案的真正價(jià)值，提高企業(yè)的發(fā)展水平均有重要意義。另外，基建檔案能夠反映工程的質(zhì)量水平，而工程的質(zhì)量直接關(guān)乎建筑的使用壽命、人們的生命財(cái)產(chǎn)安全。將基建檔案管理工作納入工程質(zhì)量管理體系中，工程人員可根據(jù)檔案對(duì)工程的技術(shù)管理方法進(jìn)行規(guī)范，同時(shí)，還可對(duì)建設(shè)過(guò)程中發(fā)生的事故進(jìn)行分析，明確責(zé)任，并得出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可有效避免后期發(fā)生類似的事故，這對(duì)提高基建工程項(xiàng)目的質(zhì)量起重要作用。

2.油田基建檔案管理工作存在的問題

2.1歸檔管理意識(shí)不強(qiáng)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員缺乏足夠的歸檔意識(shí)，主要體現(xiàn)在：⑴不及時(shí)收集和整理檔案資料。有些單位為趕工期或受經(jīng)濟(jì)利益的趨勢(shì)，而出現(xiàn)“重工程、輕檔案”的現(xiàn)象。實(shí)際上，很多單位卻大大超出了移交資料的時(shí)間期限，而檔案管理部門也沒能及時(shí)催促，造成檔案收集和整理不及時(shí)的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的進(jìn)程。⑵歸檔不規(guī)范。有些基建工程隊(duì)伍的人員不穩(wěn)定，流動(dòng)性較大，而相關(guān)部門也沒有安排專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，由于專業(yè)知識(shí)的缺乏，歸檔不規(guī)范現(xiàn)象層出不窮。另外，有些檔案管理員缺乏實(shí)踐能力，或缺乏責(zé)任心，致使檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，資料丟失、損壞、流向不明等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.2基建檔案管理模式陳舊

管理模式陳舊是影響基建檔案管理工作效率和質(zhì)量的重要原因。表現(xiàn)在：⑴受經(jīng)費(fèi)和人員數(shù)量等的限制，一些單位沒有建立基建檔案管理部門和專職檔案管理人員，僅讓其他管理人員兼職，致使檔案管理的質(zhì)量得不到保障。⑵有些檔案管理部門的管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不健全，基礎(chǔ)設(shè)施或設(shè)備難以滿足檔案管理的需求，影響了檔案管理的效率。⑶科技水平不斷發(fā)展進(jìn)步，而當(dāng)前的基建檔案管理現(xiàn)代化水平卻嚴(yán)重滯后，也是影響檔案管理效率和質(zhì)量的重要原因。

3.提高油田基建檔案管理水平的措施

3.1增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

增強(qiáng)檔案管理意識(shí)是提高基建檔案管理水平的必經(jīng)之路。目前，基建檔案管理工作正朝著市場(chǎng)化、社會(huì)化、信息化方面發(fā)展[3]。首先，管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，對(duì)基建檔案管理工作的重要性有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)。再次，基建檔案管理工作涉及的部門較廣，需眾多部門齊心協(xié)力才能完成工作。檔案部門的工作人員應(yīng)盡職盡責(zé)，多與各部門加強(qiáng)溝通，以提高各部門對(duì)檔案管理工作的支持。最后，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟練掌握檔案收集、整理、歸檔等工作環(huán)節(jié)的操作程序及技巧，不斷提高其專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)出現(xiàn)代化的復(fù)合型人才。

3.2建立健全基建檔案管理體制

參建部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)以及檔案管理的需求建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，并配備專職人員進(jìn)行管理。同時(shí)，明確部門和人員的管理職責(zé)，實(shí)行責(zé)任落實(shí)到人的制度。鑒于當(dāng)前基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系不健全的情況，檔案部門可借鑒國(guó)際先進(jìn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并參照國(guó)際檔案質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)基建檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理[4]。如可根據(jù)實(shí)際需要，利用檔案管理軟件，對(duì)基建檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程保管、查閱、傳輸?shù)?，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證基建檔案管理工作的及時(shí)性、規(guī)范性和有效性。另外，為保證基建檔案管理工作順利開展，可將基建檔案管理工作納入工程項(xiàng)目管理中，明確規(guī)定資料移交、資料歸檔的時(shí)間，對(duì)于超出規(guī)定時(shí)間的單位，依據(jù)規(guī)定進(jìn)行處罰。

3.3完善基建檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的完善是保證基建檔案管理工作順利開展的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案部門應(yīng)及時(shí)反饋基建檔案工作的進(jìn)展情況，同時(shí)對(duì)工作中存在的問題進(jìn)行總結(jié)和分析，及時(shí)匯報(bào)上級(jí)部門，向其說(shuō)明基礎(chǔ)設(shè)備配置的必要性和重要性，以爭(zhēng)取得到上級(jí)部門的支持。通過(guò)不斷完善檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以改善檔案管理工作的環(huán)境，提高管理效率。

4.小結(jié)

油田基建檔案是工程項(xiàng)目全過(guò)程的真實(shí)反映，且是基建工程項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容之一，理應(yīng)受到高度的重視。油田企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員應(yīng)提高基建檔案管理意識(shí)，在收集和整理檔案的過(guò)程中，發(fā)揚(yáng)愛崗敬業(yè)、實(shí)事求是、責(zé)任至上的精神，積極主動(dòng)地開展一系列工作，多與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，理順各部門關(guān)系，提高部門間工作的配合度。另外，健全基建檔案管理體制，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實(shí)提高基建檔案管理工作的效率和水平，使基建檔案在油田開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)中真正發(fā)揮出價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]龔亞芬.油田基建檔案管理[J].內(nèi)江科技，2012（04）：11+38.

[2]張燕.淺談基建項(xiàng)目工程檔案管理的對(duì)策理[J].科技廣場(chǎng)，2011（10）：183+185.

篇(3)

關(guān)鍵詞：基建檔案；問題 ；措施

Abstract: In this paper the author from the existence of capital construction archives management in China problems, put forward measures to improve the capital construction archives management in our country, consult.

Key words: construction archives; problems; measures

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：文章編號(hào)：

引 言：基建檔案是指從工程項(xiàng)目從論證、決策、建設(shè)、驗(yàn)收、交付使用各個(gè)過(guò)程中所形成的，需要進(jìn)行分類歸檔的文件材料，它包含了項(xiàng)目提出、可行性研究、評(píng)估決策、勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工、竣工、交付使用等工作環(huán)節(jié)中所形成的聲像、圖表、圖紙、文字等載體和形式的材料?；n案不僅是評(píng)定工程項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目維護(hù)、項(xiàng)目使用的重要依據(jù)，也是一個(gè)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)活動(dòng)最為真實(shí)的歷史記錄材料，是工程建設(shè)技術(shù)人員智慧和勞動(dòng)結(jié)晶，是單位資源儲(chǔ)備的一種表現(xiàn)形式。

一、我國(guó)基建檔案管理存在的問題

基建檔案不僅是一個(gè)工程項(xiàng)目在施工建設(shè)過(guò)程中最為真實(shí)的記錄和反映，也是一個(gè)單位建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。隨著我國(guó)各個(gè)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)數(shù)量的增多，基建檔案管理的越來(lái)越復(fù)雜，難度越來(lái)越大，重要性也得以體現(xiàn)。但是，我國(guó)基建檔案管理水平較為滯后的問題仍然比較突出，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

第一，基建檔案管理重視程度不夠。一般而言，基建工程項(xiàng)目周期短則幾個(gè)月，半年，長(zhǎng)則幾年。但是，對(duì)于基建工程管理而言，場(chǎng)所是臨時(shí)租借、人員是臨時(shí)抽調(diào)、班子是臨時(shí)組合、機(jī)構(gòu)是臨時(shí)成立，所以，有些項(xiàng)目管理人員往往過(guò)于關(guān)注項(xiàng)目施工建設(shè)，而對(duì)于基建檔案材料的搜集整理存在重視程度不夠的問題，甚至片面認(rèn)為基建檔案管理浪費(fèi)時(shí)間精力。在項(xiàng)目施工建設(shè)中，只注重施工進(jìn)度而不注重工程資料；基建檔案管理較為混亂，管理人員因?yàn)槭桥R時(shí)抽調(diào)的，所以基建檔案資料也是人走樓空；有的項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人員根本不重視對(duì)基建檔案的搜集整理，用完即扔；在基建施工過(guò)程中，未能做到檔案資料的同步搜集整理，造成檔案資料的失實(shí)遺漏。

第二，基建檔案管理缺少規(guī)范性。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目在建設(shè)、管理、投資等方面都發(fā)生了較大變化，例如，原有的基建項(xiàng)目建設(shè)用地基本上都是由國(guó)家劃撥而來(lái)的，但是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，基建項(xiàng)目更多是通過(guò)競(jìng)拍才能獲得的，而且在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，監(jiān)理單位和施工單位也必須要通過(guò)招投標(biāo)程序才能夠產(chǎn)生；在項(xiàng)目施工建設(shè)過(guò)程中，都經(jīng)歷了征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴(kuò)建等建設(shè)過(guò)程，在這些基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，都離不開項(xiàng)目運(yùn)作，這是基建檔案管理所面臨的一個(gè)新的重要變化，直接增加了基建檔案管理的內(nèi)容，使基建檔案建設(shè)的程序更為復(fù)雜化。但是，應(yīng)該說(shuō)基建檔案管理的每次改革和每個(gè)變化都是一個(gè)新的學(xué)習(xí)過(guò)程，都是一個(gè)新的嘗試，而在這個(gè)學(xué)習(xí)嘗試的過(guò)程中，我國(guó)基建檔案管理缺乏規(guī)范性指導(dǎo)，對(duì)于基建檔案的使用、歸檔、整理、搜集都缺少實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。

第三，缺少足夠勝任新形勢(shì)下基建檔案管理人員。目前，我國(guó)基建檔案管理在人員素質(zhì)技能方面存在兩類問題：首先，由于大部分基建檔案管理人員基本上都是臨時(shí)指派的，缺少系統(tǒng)性的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，缺少檔案管理專業(yè)知識(shí)，難以有效進(jìn)行檔案的搜集整理、歸檔、開發(fā)利用；其次，在基建工程施工過(guò)程中往往面臨著人手缺少問題，檔案管理人員往往也是兼職的，其業(yè)務(wù)較為繁雜，工作量較大，對(duì)于檔案工作往往也是出于疲憊應(yīng)付狀態(tài)，在檔案管理方法和手段方面就更加落后，難以使用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行編目、檢索、開發(fā)、利用。

二、我國(guó)基建檔案管理完善措施

第一，要不斷增加基建檔案管理部門的服務(wù)意識(shí)?；n案管理利用不僅是檔案管理工作的職責(zé)，也是檔案管理工作的中心內(nèi)容。但是，就基建檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，基建檔案的利用率較低，之所以出現(xiàn)這樣的問題，其主要原因在于基建檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，檔案管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱，直接制約著基建檔案的查詢利用。因此，基建檔案管理部門的工作人員要能夠不斷提升服務(wù)意識(shí)，加大對(duì)館藏內(nèi)容的宣傳。大多數(shù)員工對(duì)于檔案管理部門的工作職責(zé)和工作內(nèi)容缺乏清晰了解，認(rèn)為檔案管理是一個(gè)非常神秘的部門，不能輕易涉足，

針對(duì)基建檔案管理存在的這種問題，需要不斷加大對(duì)基建檔案管理利用重要性的宣傳，特別是要解決基建檔案利用效率低下、利用方式單一、利用范圍狹小等方面的問題。在對(duì)基建檔案宣傳的過(guò)程中，檔案管理人員要能夠強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作理念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，不斷發(fā)揮基建檔案作用的同時(shí)，促使檔案管理水平的提高。

第二，要為基建檔案管理創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。要想不斷提高基建檔案管理工作水平和服務(wù)質(zhì)量，除了強(qiáng)化檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)以外，還需提高相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的思想認(rèn)識(shí)和重視程度，只有各個(gè)部門和領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，才能夠建立一個(gè)協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，才能夠使各個(gè)部門主動(dòng)搜集整理基建檔案材料，并及時(shí)整理歸檔。任何一個(gè)工作的完成都離不開一個(gè)良好的外部環(huán)境，只有為檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的、和諧的、積極的外部環(huán)境，才能不斷提高基建檔案管理水平和質(zhì)量。

第三，要不斷完善基建檔案的各項(xiàng)管理制度。目前，我國(guó)各個(gè)單位的基建檔案管理的依據(jù)是建設(shè)部的《城建檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則，雖然這樣做有利于基建檔案管理的規(guī)范性，但是從某種程度上來(lái)看，各個(gè)基建單位也要根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定出符合自身工作需要的檔案管理制度，唯有如此，才能不斷減少基建檔案管理工作難度，不斷提升基建檔案管理水平，提高基建檔案利用率。

第四，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。為更好提高檔案管理水平，提高基建檔案管理水平，要不斷加強(qiáng)對(duì)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)?；n案管理是一項(xiàng)細(xì)致而復(fù)雜的工作，需要檔案管理人員有較高的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)技能。為使基建檔案管理人員既懂基建檔案管理，又要能夠不斷提高其業(yè)務(wù)水平，確?；n案的工作效率和質(zhì)量，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理載體、方法、手段對(duì)于檔案管理人員新要求，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)?；n案管理人員不僅要能夠熟練掌握檔案保護(hù)技術(shù)、檔案管理學(xué)、檔案學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí)，而且還要掌握現(xiàn)代檔案管理先進(jìn)手段，促使基建檔案從經(jīng)驗(yàn)管理向現(xiàn)代化科學(xué)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

第五，要不斷加大對(duì)基建檔案的硬件建設(shè)。在我國(guó)傳統(tǒng)基建檔案管理中，檔案主要是以實(shí)物和紙質(zhì)為載體，不僅不便于管理和查閱，而且容易造成損害丟失問題。但是，在信息時(shí)代，基建檔案可以通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案通過(guò)技術(shù)轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)性資料進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、查閱，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化基建檔案管理。因此，基建單位要能夠不斷加強(qiáng)檔案管理的硬件投入，特別要能夠不斷更新設(shè)備、使用現(xiàn)代化管理技術(shù)，為基建檔案的電子化、現(xiàn)代化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。在信息化時(shí)代，基建檔案管理所面臨的一個(gè)重要問題就是如何將紙質(zhì)檔案電子化。對(duì)此，基建檔案管理部門可以要求設(shè)計(jì)單位提供相應(yīng)的電子版圖紙，使工程設(shè)計(jì)更為系統(tǒng)完整的在圖紙上進(jìn)行反映。而對(duì)于那些具有較高保存價(jià)值的圖紙，更是建立電子檔案的建立進(jìn)行永久性保存。

參考文獻(xiàn)：

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醫(yī)院的基建檔案包含了從成立到竣工的所有信息，包括了文字、圖表、視頻等，是整個(gè)基建工程的最初始記錄，所以加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理是非常重要的，在基建檔案管理中經(jīng)常會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)記錄不完整、不及時(shí)，監(jiān)督體制不完善的情況，這些都會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理，所以要提高對(duì)醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的重視度，建立一支優(yōu)秀的檔案管理工作人員隊(duì)伍，提高基建檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，同時(shí)還要不斷的提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能促進(jìn)醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的長(zhǎng)久發(fā)展之路。

1 醫(yī)院基建檔案的重要性

1.1 有著記錄作用

醫(yī)院的基建檔案有著重要的記錄作用，能夠把醫(yī)院從施工到竣工的所有過(guò)程用文字、圖片、數(shù)據(jù)記錄下來(lái)，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)行一個(gè)合理的規(guī)劃，這樣有一個(gè)整體的規(guī)劃才能夠更好的完成之后的后續(xù)工作，例如，維護(hù)和改造等，提高醫(yī)院基建工程的安全性和合理性。

1.2 具有參考價(jià)值

醫(yī)院的基建工程的實(shí)施完全離不開基建檔案，因?yàn)榛n案發(fā)揮著一個(gè)規(guī)劃和預(yù)算作用，能夠?yàn)榛üこ痰膶?shí)施提供合理的數(shù)據(jù)，有效的提高醫(yī)院基建工程的工作效率和工作質(zhì)量，并且能夠最大程度的保證醫(yī)院基建工程的經(jīng)濟(jì)效益。

1.3 法律維權(quán)價(jià)值

醫(yī)院的基建檔案還有著法律維權(quán)價(jià)值作用，在以往的醫(yī)院基建工程過(guò)程中發(fā)生過(guò)很多的問題，例如，醫(yī)院權(quán)屬和土地占有問題，都和醫(yī)院周圍的居民有著很大爭(zhēng)議，所以醫(yī)院基建檔案能夠有效的提高醫(yī)院產(chǎn)權(quán)安全性，包括在工程建設(shè)期間的質(zhì)量問題也能夠有一個(gè)很好的證明，能夠把醫(yī)院基建工程實(shí)施過(guò)程中真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)體現(xiàn)出來(lái)，在基建檔案中還包括法律文書、歷史憑證等，這都為醫(yī)院未來(lái)的長(zhǎng)久發(fā)展提供最有力的保障。

2 目前我國(guó)醫(yī)院基建檔案管理存在的問題

2.1 缺乏高素質(zhì)管理人員

在醫(yī)院基建檔案管理工作中需要工作人員有非常高的專業(yè)素質(zhì)才能夠勝任這份工作，提高工作質(zhì)量和工作效率，但是目前我國(guó)醫(yī)院基建檔案管理人員的專業(yè)綜合素養(yǎng)較低，不具備相關(guān)的專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)際操作能力，這種情況大大的影響了基建檔案管理工作的順利實(shí)施，部分工作人員沒有得到定期的培訓(xùn)，有很多理論知識(shí)都在不斷的更新，導(dǎo)致在工作中發(fā)生嚴(yán)重的失誤，影響了基建檔案管理的真實(shí)、完整性。

2.2 缺乏合理的基建檔案管理制度

在醫(yī)院的基建檔案管理工作中缺乏合理的制度，這就影響了整體的基建檔案管理水平，在工作過(guò)程中不具備完整的工作流程，使得工作人員在工作中不能明確自己的工作職責(zé)，監(jiān)督部門也沒有起到有效的監(jiān)督作用，最終導(dǎo)致各個(gè)部門不能同步進(jìn)行工作，使得基建檔案管理工作不到位，沒有達(dá)成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

3 加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的方法

3.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視基建檔案管理工作

只有醫(yī)院的各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)重視基建檔案管理工作，才能把這項(xiàng)工作更好的實(shí)施下去，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要起到良好的帶頭和監(jiān)督作用，對(duì)于工作人員在工作過(guò)程中發(fā)生的失誤，要嚴(yán)格的進(jìn)行處理，因?yàn)榛n案里的每一個(gè)數(shù)據(jù)都要保證其真實(shí)性和完整性，這樣才能提高基建檔案管理工作的效率和質(zhì)量，把基建檔案管理工作納入到年終考核項(xiàng)目中，提高此項(xiàng)工作的重要性。

3.2 提高基建檔案管理的人員的專業(yè)素質(zhì)

只有提高基建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)才能提高工作效率，所以醫(yī)院要定期對(duì)基建檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)，提高其專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)際的操作能力，每一個(gè)工作人員都要跟得上時(shí)展的腳步，對(duì)一些更新的理論知識(shí)要充分的掌握和理解，在招聘基建管理人員時(shí)要聘用高素質(zhì)人才，這樣才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)化基建檔案管理工作。

3.3 提高基建檔案管理工作的信息化發(fā)展

在醫(yī)院的基建檔案管理工作中要應(yīng)用信息技術(shù)，這樣不僅僅能夠提高工作效率，還能夠充分的保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，在信息化管理中要把所有的數(shù)據(jù)發(fā)送到信息數(shù)據(jù)中心，做一個(gè)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，這樣才能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃管理，在基建檔案管理工作中要不斷的提高法制意識(shí)，每一個(gè)工作人員都要守本職，在工作過(guò)程中要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，這樣才能保證基建檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

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關(guān)鍵詞：檔案； 科學(xué)； 管理

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-3315（2012）07-141-001

高校基建檔案是指在學(xué)?；ü芾砗突üこ添?xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，它記載了整個(gè)基礎(chǔ)建設(shè)工作的全過(guò)程，既是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收、交付使用的必要條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建、擴(kuò)建的依據(jù)和憑證。目前，高等教育發(fā)展迅速，高校規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)任務(wù)不斷增加，高?；n案的重要性、規(guī)范性愈發(fā)凸顯。然而，由于對(duì)基建檔案重要性認(rèn)識(shí)的缺乏，基建檔案的管理體制還不夠完善，管理過(guò)程也存在一些問題，因此科學(xué)管理勢(shì)在必行。

一、高?；n案的特點(diǎn)

高?；n案除具有一般檔案的信息性、原始性、價(jià)值性等特點(diǎn)以外，還具有以下特點(diǎn)。

1.成套性

基建檔案記載并反映了建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的全部過(guò)程和成果，包含了從提出項(xiàng)目建議書、可行性分析報(bào)告、編制初步設(shè)計(jì)、編制設(shè)計(jì)文件、進(jìn)行地質(zhì)勘查、設(shè)計(jì)招標(biāo)、簽訂合同等全過(guò)程文件，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總和的基建程序和專業(yè)內(nèi)容相銜接，構(gòu)成了一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的成套完整性整體。

2.現(xiàn)實(shí)性

基建檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。其它文件材料歸檔后，基本上完成了現(xiàn)行功能，多半是用來(lái)歷史查考，而基建檔案則不同，它是學(xué)?；窘ㄔO(shè)、工程維護(hù)和改建擴(kuò)建中不可缺少的現(xiàn)行依據(jù)，它不僅沒有退出現(xiàn)行使用過(guò)程，而是在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。

3.復(fù)雜性

基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、暖通、供變電、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)有機(jī)地融合，才能完成一個(gè)建筑單位工程，也帶來(lái)了專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

二、高校基建檔案管理中存在的主要問題

1.存檔材料不齊全

基建檔案涉及方面廣、工作環(huán)節(jié)雜、建設(shè)周期長(zhǎng)，故基建檔案成為建設(shè)項(xiàng)目管理工作中重點(diǎn)和難點(diǎn)。一些項(xiàng)目建議書和可行性研究等階段應(yīng)保存的依據(jù)性文件常漏缺不全。在項(xiàng)目招標(biāo)過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)中標(biāo)單位外包歸檔不及時(shí)等導(dǎo)致資料散失。施工單位對(duì)于施工過(guò)程中所形成的隱蔽工程圖紙、施工日記等的收集管理疏忽，對(duì)設(shè)備安裝文件資料也不夠重視。有些僅注重階段性文件資料的收集，而往往忽略了全過(guò)程文件材料的完整歸檔，造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷。

2.歸檔質(zhì)量不高

由于歸檔意識(shí)薄弱和人員素質(zhì)的不專業(yè)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等，主要存在著三種情況：一是歸檔材料不符合歸檔要求。在歸檔材料和圖紙上隨意使用鉛筆、圓珠筆及紅色、純藍(lán)墨水等不符合歸檔要求的筆墨書寫；有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙和文件漏蓋公章或公章不清晰。二是圖紙編制不規(guī)范，工程資料不全。圖紙中相關(guān)責(zé)任人審核簽署經(jīng)常漏缺，缺蓋圖章或圖章不符合規(guī)格。三是存檔圖紙不全或磨損、污染嚴(yán)重，不能準(zhǔn)確反映工程實(shí)體的實(shí)際情況。

3.管理機(jī)制不健全

基建項(xiàng)目一般要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、科研、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，項(xiàng)目文件資料形成周期長(zhǎng)，涉及方面廣，專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)，從而造成收集、歸類、整理難度增大。資料從產(chǎn)生到歸檔經(jīng)歷相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，并經(jīng)過(guò)許多環(huán)節(jié)，其中每一環(huán)節(jié)的差錯(cuò)都直接影響圖紙的齊全、完整、準(zhǔn)確性。

三、高?；n案科學(xué)管理的對(duì)策

1.健全管理體制

首先，配備專職檔案人員。明確管理職責(zé)，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通，加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量服務(wù)，結(jié)合現(xiàn)代化手段提高基建檔案的開發(fā)和利用工作。其次，制定歸檔制度。按照檔案管理的法律法規(guī)及國(guó)家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，在便于保管和利用的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，如它所包括基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)檔案、基本建設(shè)施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。

2.提高人員業(yè)務(wù)水平

基建檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,檔案管理人員作為檔案工作主體,其素質(zhì)的高低將直接影響到檔案工作質(zhì)量的好壞,因此必須加強(qiáng)對(duì)專(兼)職檔案的教育和培訓(xùn),采取培養(yǎng)專業(yè)人員與培訓(xùn)現(xiàn)有工作人員相結(jié)合的辦法,提高檔案人員的素質(zhì),同時(shí),由于知識(shí)的不斷更新,應(yīng)該把檔案管理的培訓(xùn)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作來(lái)抓,使其走向制度化、規(guī)范化。

3.做好“三個(gè)同步”

基建檔案工作“三個(gè)同步”是國(guó)家對(duì)基建檔案管理提出的基本要求：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過(guò)程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交一整套合格的施工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。對(duì)材料編制不夠完整、不準(zhǔn)確、不符合歸檔要求的，都要及時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。

4.嚴(yán)格歸檔立卷管理

歸檔立卷工作是基建檔案管理工作中的重要一環(huán)。要根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)及其內(nèi)在聯(lián)系，按照《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中基建文件材料的部門立卷與歸檔流程要求，做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律，對(duì)基建文件材料內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理，按工程項(xiàng)目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準(zhǔn)確、體系鮮明、方便管理，方便利用, 保持其整體功能。

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院管理 醫(yī)院基建檔案管理

【Abstract】How to strengthen the capital construction archives scientific management the importance and meaning, the paper discusses and analyses the hospital construction project management and enhance service awareness, active participation in the construction of hospital management, hospital basic construction archives management of scientific, standardized, standardization and information of specific strategies and methods. From the hospital capital construction file status, collection, preservation, access, and other aspects of hospital archives management in hospital management.

【Key words】Hospital management; Hospital basic construction archives management

引 言

檔案是一種信息資源是一種無(wú)形的財(cái)富。它在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考:為科研工作提供借鑒;為維護(hù)單位利益提供依據(jù);為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的全方位服務(wù)方面都發(fā)揮了重要作用。醫(yī)院檔案工作水平在一定程度上體現(xiàn)了醫(yī)院管理水平。

隨著人們生活質(zhì)量的提高對(duì)健康也日益重視，為滿足這些需求，很多醫(yī)院著眼于改善醫(yī)療條件，逐步進(jìn)行新建、改建、擴(kuò)建醫(yī)院建筑，從硬件上滿足人們的需求，營(yíng)造良好的就醫(yī)環(huán)境，體現(xiàn)人文關(guān)懷。在這樣的形勢(shì)下，加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理顯得尤為迫切和重要。

醫(yī)院基建檔案管理在醫(yī)院管理中有著舉足輕重的地位。

醫(yī)院基建檔案是項(xiàng)目新建或者改建、擴(kuò)建過(guò)程中的歷史記錄，是最原始、最真實(shí)、最完整的第一手材料，通常以文字、圖表、影像的形式存在。系統(tǒng)的記錄項(xiàng)目申請(qǐng)、批復(fù)、可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、檢測(cè)、合同洽談和簽定執(zhí)行等一系列內(nèi)容。涵蓋了隱蔽工程驗(yàn)收記錄、安裝工程的試水、試壓、拍片、調(diào)試、試運(yùn)轉(zhuǎn)等相關(guān)資料。為今后的維修、保養(yǎng)，添置或者變更設(shè)備時(shí)的改建提供依據(jù)，醫(yī)院基建檔案也已成為醫(yī)院評(píng)級(jí)考核的一個(gè)重要組成部分。

一、醫(yī)院基建檔案的收集和整理

醫(yī)院基建檔案的收集和整理應(yīng)貫穿在項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)基建檔案具有足夠的重視和支持，安排基建檔案管理人員參加檔案管理部門的專業(yè)培訓(xùn)班進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，提高基建檔案管理水平。建立科學(xué)的檔案管理體系，建立和健全檔案管理制度。

基建檔案的管理人員一般為基建管理專業(yè)人員需要具備豐富的專業(yè)知識(shí)和良好的敬業(yè)精神以及熟練掌握電腦的操作技能。在收集過(guò)程中耐心細(xì)致，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。在陸續(xù)完成屬于院方收集的資料的同時(shí)要監(jiān)督設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位、及各方參建單位各自進(jìn)行資料收集和整理。將檔案收集、整理的要求寫入合同條款，用經(jīng)濟(jì)和行政手段并舉的方法來(lái)提高工程參建各方和工程管理各方的檔案意識(shí)，保障基建檔案收集的完整性和真實(shí)性。同時(shí)建立基建日志，堅(jiān)持每日記錄，將整個(gè)工程的建設(shè)過(guò)程真實(shí)的記錄下來(lái)，這是對(duì)醫(yī)院建設(shè)的負(fù)責(zé)也是對(duì)基建管理人員負(fù)責(zé)。

基建檔案的整理要以時(shí)間排序?yàn)橹骶€，分項(xiàng)整理，每個(gè)分項(xiàng)再以時(shí)間進(jìn)行排序，以利于查找和回憶，為今后的管理工作提供方便。醫(yī)院基建檔案管理人員還要認(rèn)真審查資料的完整性和真實(shí)性，對(duì)于表述不清的文字材料、該簽署意見并蓋章的表格只蓋章未填寫意見觀點(diǎn)、用施工圖代替竣工圖、竣工圖中竣工章內(nèi)相關(guān)人員簽字不全的、竣工圖內(nèi)容未按照變更聯(lián)系單進(jìn)行修改的，未收集原件且沒有蓋章注明原件歸檔處的，都要退回查找原因，待材料的真實(shí)性得到保證時(shí)才可以接收。及時(shí)收集和妥善保管基建資料，不要使資料殘缺或者受到污損。對(duì)收集過(guò)程中的借閱要及時(shí)進(jìn)行登記并督促歸還，經(jīng)常使用重的材料要做好備份并保存原件，以免材料缺失。

二、醫(yī)院基建檔案的查閱和保存

醫(yī)院基建檔案歸入醫(yī)院科技檔案，在浩瀚的檔案庫(kù)中查找某個(gè)特定的基建檔案沒有便捷的檢索工具恐怕難以做到。這就要求檔案管理人員重視開發(fā)提高檔案利用率，編制檔案檢索目錄，運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，對(duì)案卷封面進(jìn)行錄入，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案自動(dòng)排序、可以按不同的檢索要求進(jìn)行查找。工程項(xiàng)目的資料目前一般以紙質(zhì)的形勢(shì)存在，對(duì)有必要的資料要進(jìn)行掃描、拍攝，和CAD圖紙一并按照案卷號(hào)、圖號(hào)、序列號(hào)進(jìn)行連接，使終端用戶能夠快捷地檢索到需要的資料。對(duì)于諸如工程施工過(guò)程中拍攝的照片、攝像資料、CAD設(shè)計(jì)資料的電子文件資料需要刻錄光盤光盤保存，在移交電子文件載體時(shí)需附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明。光盤宜豎立放置防止變形，并需避光處理，5年進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。

結(jié) 語(yǔ)

醫(yī)院基建檔案管理是醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部分，是醫(yī)院基本建設(shè)水平的一個(gè)體現(xiàn)。完整的、真實(shí)的、準(zhǔn)確的基建檔案是醫(yī)院建筑安全的保障是醫(yī)院改擴(kuò)建的依據(jù)是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[3] 韓 靜 淺談醫(yī)院檔案管理工作的意義和措施 黑龍江科技信息 2012年15期

篇(7)

【關(guān)鍵詞】高校；基建檔案；管理工作；制度建設(shè)；溝通協(xié)作

高等院校在基建管理工作和基建工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文檔、圖紙、報(bào)告、圖表及聲像載體等材料統(tǒng)稱為基建檔案?；n案不僅是高校對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目招標(biāo)、過(guò)程管理、施工監(jiān)理、監(jiān)督審計(jì)、驗(yàn)收啟動(dòng)的重要材料，也是在未來(lái)的發(fā)展中進(jìn)行運(yùn)行維修、擴(kuò)建改造的重要依據(jù)，同時(shí)也是法律糾紛中維權(quán)的有力證據(jù)。在普及高等教育的大潮中，各個(gè)院校不斷的擴(kuò)大招生規(guī)模、反復(fù)進(jìn)行新校區(qū)的建設(shè)和擴(kuò)建，使各個(gè)高等院?；A(chǔ)建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，基建任務(wù)持續(xù)增加。同時(shí)，基建檔案的數(shù)量成倍增加，對(duì)基建檔案的管理提出了更高的要求，需要我們的檔案管理更加科學(xué)、更加規(guī)范、更加高效。因此如何更加科學(xué)、有效、規(guī)范地做好基建檔案管理工作，是需要我們認(rèn)真思考和探索的問題。

一、基建檔案的特點(diǎn)

高?；n案具有顯著的特點(diǎn)，它所記載的事物非常具體，根本的特點(diǎn)是記錄保存原始性。具體特點(diǎn)有：

1、檔案產(chǎn)生具有階段性

項(xiàng)目工程在不同的階段形成不同的檔案，這是基建檔案的一個(gè)基本特點(diǎn)。在編制計(jì)劃書階段、施工地點(diǎn)的選擇階段、地質(zhì)勘測(cè)檢測(cè)階段、施工計(jì)劃施工準(zhǔn)備階段、工程施工監(jiān)理階段、工程驗(yàn)收階段等都形成不同類型的原始檔案和原始材料。

2、檔案的完整性

基建工程具有相對(duì)的獨(dú)立性，整個(gè)建設(shè)是一個(gè)不可分割的整體，在進(jìn)行基建檔案歸檔的時(shí)候，必須把一個(gè)獨(dú)立的工程在不同階段產(chǎn)生的原始材料作為一個(gè)完整的整體進(jìn)行歸檔立卷。各個(gè)階段的檔案既具有階段的獨(dú)立性，同時(shí)各個(gè)階段涉及的基建程序和專業(yè)技術(shù)又有相互聯(lián)系、相互依托，所以這些檔案材料缺一不可，共同構(gòu)成一套完整的檔案材料。

3、檔案內(nèi)容的專業(yè)性

高校基建檔案是在基建活動(dòng)中產(chǎn)生的，而基建活動(dòng)是按照專業(yè)分工進(jìn)行的，其中包括：地質(zhì)勘探、地質(zhì)分析、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、建筑設(shè)計(jì)、建筑施工、裝飾裝修、消防公安、綜合布線等，涵蓋了地質(zhì)、設(shè)計(jì)、材料、施工、監(jiān)理、信息技術(shù)等多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域。

4、檔案利用的現(xiàn)實(shí)性

檔案館的其他文件材料歸檔后，基本上完成了現(xiàn)行功能，但基建檔案則在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。在實(shí)際的使用中，需要對(duì)教室、校舍、食堂等基礎(chǔ)設(shè)施不斷進(jìn)行維修維護(hù)，甚至擴(kuò)建，期間不同專業(yè)的工程人員通過(guò)查閱相關(guān)的檔案材料來(lái)組織施工維修，所以檔案的使用具有一定的現(xiàn)實(shí)性。

5、檔案歸檔周期性長(zhǎng)

每一個(gè)工程項(xiàng)目從籌建到竣工都要經(jīng)過(guò)計(jì)劃、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，往往需要一年以上甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。前期形成的檔案材料只有等到工程竣工驗(yàn)收后才能收集齊全，加上工程使用期長(zhǎng)，時(shí)間跨度不可預(yù)見。

二、基建檔案管理中的問題分析

1、檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案管理的重視不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，從領(lǐng)導(dǎo)到普通的教工對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，缺乏檔案意識(shí)，加上檔案部門的宣傳力度也不夠，導(dǎo)致大家認(rèn)為檔案可有可無(wú)、可多可少、可粗可細(xì)。領(lǐng)導(dǎo)的不重視，就會(huì)放松對(duì)檔案建設(shè)的管理，造成管理制度不完善。而有些負(fù)責(zé)基建部門的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于基建檔案重要性認(rèn)識(shí)也不夠，重點(diǎn)抓建設(shè)，忽視檔案建設(shè)，眼里只有工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程成本、工程驗(yàn)收，卻忽略檔案資料的收集工作，對(duì)于基建歸檔材料的數(shù)量質(zhì)量，不聞不問，不積極主動(dòng)，導(dǎo)致一些重要的檔案材料漏歸、遺失。

2、歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量不高

無(wú)論是管理部門還是工程建設(shè)施工單位，由于普遍存在檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)歸檔重視程度不高，歸檔立卷的水平參差不齊，對(duì)檔案的收集、編制隨意性很大。在施工的過(guò)程中，工程技術(shù)人員也會(huì)用不同顏色、不同類型的筆來(lái)書寫，對(duì)更改和說(shuō)明的書寫不規(guī)范，甚至有些部分用復(fù)印件代替。有些圖紙?jiān)谑褂眠^(guò)程中，保管不善造成磨損、污染嚴(yán)重、破舊不堪的現(xiàn)象，不能準(zhǔn)確反映工程實(shí)體的實(shí)際情況，造成歸檔材料極不規(guī)范。

3、缺乏有效歸檔協(xié)調(diào)機(jī)制

基建項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、建設(shè)工作量大、涉及的專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)、環(huán)節(jié)多，通常要經(jīng)過(guò)申報(bào)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)施工、質(zhì)量管理、竣工驗(yàn)收等階段，從而造成收集、歸類、整理工作量大、難度大、管理復(fù)雜。加上基建會(huì)由多個(gè)部門參與完成，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一有效調(diào)控手段和協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致歸檔不到位，消極應(yīng)對(duì)，歸檔滯后。

4、基建檔案管理設(shè)備建設(shè)滯后

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案載體呈多樣化發(fā)展，紙質(zhì)檔案只是檔案的一個(gè)重要組成部分，很多檔案已經(jīng)數(shù)字化成電子檔案。傳統(tǒng)的檔案管理存在借出易，歸還難，查找不便，效率低下等問題。但新的數(shù)字化電子檔案必須要有與之相匹配的硬件設(shè)備支持，而硬件設(shè)備的滯后導(dǎo)致管理水平不高，效率低。

5、基建部門缺乏專職、專業(yè)的檔案人員

高?；ú块T在進(jìn)行人員配置的時(shí)候，很少考慮配備專職的檔案人員，基建檔案的歸檔立卷工作，由辦公室一般人員來(lái)完成。再加上基建項(xiàng)目參建單位的檔案管理團(tuán)隊(duì)不專業(yè)、不穩(wěn)定，導(dǎo)致基建交工后的檔案不完整、不規(guī)范，甚至很多重要基建資料被施工單位帶走。

三、加強(qiáng)基建檔案管理的對(duì)策

1、宣傳和普及與檔案有關(guān)的法律法規(guī)，增強(qiáng)全體教工的檔案意識(shí)

檔案意識(shí)是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，一個(gè)單位基建檔案管理的好壞，主要在于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于基建檔案的重視程度，也是強(qiáng)化檔案意識(shí)，做好宣傳工作的關(guān)鍵。高校首先要利用各種形式、渠道廣泛宣傳檔案法規(guī)，提高人們對(duì)基建檔案歸檔的自覺性。使全校員工貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)，做到依法治檔。其次，重點(diǎn)要加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，從學(xué)院的高層到中層都要層層滲透，真正落實(shí)檔案工作與其他工作并重，檔案制度建設(shè)與學(xué)校制度建設(shè)同步。

2、規(guī)范基建檔案管理，建立科學(xué)的基建檔案制度

為保證檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，基建檔案的建設(shè)要做到“三同步、三規(guī)范”，即基建工程與基建檔案開始同步、過(guò)程同步、驗(yàn)收同步；基建原始材料規(guī)范、歸檔立卷規(guī)范、檔案的驗(yàn)收移交規(guī)范。同時(shí)，高等學(xué)校要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，制定適應(yīng)本單位基建檔案收集、整理、保管、利用制度，對(duì)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、范圍劃分、時(shí)間約定、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和歸檔過(guò)程做出具體要求，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

3、搞好部門之間的協(xié)作，確保及時(shí)歸檔

檔案部門、基建管理部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等多個(gè)單位要取得相互的支持和理解，通過(guò)有效的協(xié)調(diào)機(jī)制和溝通渠道，相互協(xié)作，共同做好基建檔案的歸檔整理。任何一方單憑指令式的工作方法，只能造成對(duì)方心理上的逆反，不利于歸檔工作的展開。檔案人員只有和歸檔部門的人員建立信任，才能在此基礎(chǔ)上順利開展歸檔工作，密切合作，提高歸檔的效率和質(zhì)量。

4、運(yùn)用信息化技術(shù)，提高管理質(zhì)量，提高管理效率

隨著信息技術(shù)發(fā)展和檔案載體的多樣化，舊模式的手工收集、整理編目、查詢利用已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。電子檔案、數(shù)字載體、數(shù)據(jù)搜索、數(shù)據(jù)挖掘等不斷的發(fā)展，給檔案管理技術(shù)的發(fā)展提供了技術(shù)支持和保障，只有真正做到與時(shí)俱進(jìn)，才能不斷加快高校檔案工作前進(jìn)的步伐，才能開創(chuàng)高?；n案管理的新局面。

【參考文獻(xiàn)】