儀器設(shè)備檔案管理探析

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了一篇儀器設(shè)備檔案管理探析范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

在以前的檢測工作中，我們對儀器設(shè)備的相關(guān)資料收集不及時、不完整，在儀器購置階段對原始資料的收集和保存不夠重視。在后期用到的時候經(jīng)常無法追溯，對設(shè)備的正常使用和檢驗工作的開展造成了嚴(yán)重影響。但在后期使用中會產(chǎn)生諸多數(shù)據(jù)信息，此時就需要第一時間對設(shè)備的運行狀況、使用信息、維護保養(yǎng)、鑒定報告等進行歸檔。因為使用的不定期，有諸多數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生，容易造成不能及時整理設(shè)備中期產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案資料的缺失。由此可以看出，儀器設(shè)備檔案信息缺乏全面性會造成不能真實反映出儀器使用狀況，不能為之后設(shè)備的使用提供依據(jù)。儀器設(shè)備關(guān)系著檢測數(shù)據(jù)的真實性、可靠性，應(yīng)該引起我們足夠的重視。

1儀器檔案中的重要內(nèi)容

第一，儀器履歷表，表的前半部分體現(xiàn)儀器設(shè)備的一些主要信息，如購置日期、價格、生產(chǎn)廠家、儀器型號、出廠編號、技術(shù)參數(shù)及啟用日期等。后半部分記錄儀器設(shè)備從購置到申請報廢過程中的一些主要事項，如計量儀器檢定、購置申請書、期間核查、作業(yè)指導(dǎo)書、驗收證明、大型儀器的采購合同及招投標(biāo)相關(guān)文件、修正曲線、儀器使用登記表和維護保養(yǎng)記錄、儀器報廢申請等。第二，計量儀器檢定證書，包括修正值的校準(zhǔn)曲線，檢定儀器年度期間核查。檢定周期1年的可為半年，2年和5年的可為1～2年。第三，購置申請書，涵蓋大型儀器設(shè)備的政府采購合同和招投標(biāo)書等相關(guān)文件，可在采購過程中收集。第四，儀器驗收證明，應(yīng)在儀器設(shè)備到位時及時檢查各零配件是否完備，填寫儀器設(shè)備臺賬，檢查相關(guān)操作手冊、光盤，核對儀器編號、型號規(guī)格、出廠合格證明及其他零配件是否齊全。第五，作業(yè)指導(dǎo)書，中大型儀器的簡易操作規(guī)程。第六，儀器使用登記表，儀器日常使用登記，對檢測工作進行記錄歸檔。第七，儀器維護記錄，對儀器的日常維護、檢修記錄，對儀器的日常故障排查。第八，儀器報廢申請，對儀器的報廢實行申請報批，粘貼停用標(biāo)識。

2管理現(xiàn)狀和存在的問題

（1）相關(guān)儀器設(shè)備資料的整理及留存不夠及時完整。標(biāo)準(zhǔn)儀器設(shè)備檔案涉及范圍很廣，從儀器設(shè)備的訂購、驗收、使用、保養(yǎng)、修繕到報廢都包含在其中。合理使用儀器設(shè)備有利于促進實驗室運行效率，可以將實驗結(jié)果客觀的反映出來，訂購和驗收等環(huán)節(jié)是儀器設(shè)備的前提，生活中有諸多單位在購買設(shè)備后沒有第一時間將設(shè)備的購買、升級改造和報廢等相關(guān)文件資料保持好，造成之后儀器設(shè)備不能順利進行升級和維修，甚至丟失了儀器內(nèi)的相關(guān)資料，阻礙了儀器設(shè)備的正常運行。

（2）儀器設(shè)備檔案管理不健全。在當(dāng)前的儀器設(shè)備檔案管理制度中，盡管明確規(guī)定了儀器設(shè)備保管范圍和使用年限，但是并未細化部分制度條款，如沒有具體規(guī)定該由哪些部門出具報廢范圍和驗收報告、儀器設(shè)備具體由哪些部門管理，導(dǎo)致儀器設(shè)備管理人員收集材料概念不明確，仍留存了屬于報廢的儀器；儀器設(shè)備檔案提倡管理中沒有將對交接登記手續(xù)予以辦理，只是通過口頭通知的方式，一旦問題出現(xiàn)便相互推卸責(zé)任，使儀器設(shè)備的經(jīng)濟價值和使用價值受到了極大影響。

（3）缺乏現(xiàn)代化的管理手段。儀器設(shè)備有著諸多的數(shù)量，設(shè)備從國外來，有著極多的規(guī)格型號。不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，促使了諸多儀器設(shè)備的快速更新。要進行設(shè)備的進出管理，將相關(guān)情況掌握到，并進行分析和決策，諸多的資料毫無規(guī)律的堆在一起，仍然借助傳統(tǒng)的手工管理方式是無法獲得理想的效率的。盡管已經(jīng)運用了計算機管理檔案，但是管理水平仍然較低，如只是進行輸入報表、打字和做簡單的檢索工作，尚未形成完整的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，這對儀器設(shè)備信息的開放共享極為不利。

（4）老舊儀器設(shè)備沒有及時停用、報廢。一些儀器設(shè)備已經(jīng)使用了很長一段時間，元器件損壞、老化；由于種種原因損毀了儀器設(shè)備，不能使實驗的要求得到滿足；老舊的或部分國產(chǎn)的儀器設(shè)備在技術(shù)上已和實驗項目進展的要求不符等。這些儀器設(shè)備長時間沒有使用，長期沒有使用和維護保養(yǎng)記錄。立足于儀器設(shè)備管理規(guī)定，針對這一類型的儀器設(shè)備，實驗人員要根據(jù)相應(yīng)的呈現(xiàn)第一時間申報停用或申請報廢，并通知相關(guān)部門處理。這樣長時間擱置在實驗室中，不僅擠占實驗室的空間，又不能很好的保養(yǎng)儀器，長此以往容易導(dǎo)致部件破損老壞，直到報廢，導(dǎo)致極大的浪費。

（5）設(shè)備檔案管理員業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高。儀器設(shè)備檔案管理人員很少接受相關(guān)培訓(xùn)，極為缺乏業(yè)務(wù)知識，儀器設(shè)備的檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對儀器設(shè)備的管理水平造成了直接影響。儀器設(shè)備檔案管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識，當(dāng)前的管理方式和經(jīng)驗缺乏先進性，通常是立足于參考其他工作人員的工作經(jīng)驗和個人觀念相結(jié)合，將工作中出現(xiàn)的問題有效解決。儀器設(shè)備管理人員缺乏管理經(jīng)驗和理論知識，同時因為尚未充分認識到儀器設(shè)備檔案管理的重要性，不能和現(xiàn)代制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化相適應(yīng)。

3儀器檔案管理的優(yōu)化對策

（1）建立健全儀器設(shè)備的各項規(guī)章制度。對儀器設(shè)備檔案驗收記錄予以建立。如不管運用哪一種經(jīng)費采購的儀器設(shè)備，在到貨30天之內(nèi)，必須嚴(yán)格進行技術(shù)驗收。通過驗收后，對入庫手續(xù)予以辦理。由設(shè)備處和單位一同驗收大批量儀器設(shè)備、貴重和精密儀器設(shè)備。在進行驗收的時候，如發(fā)現(xiàn)技術(shù)指標(biāo)和要求不符、質(zhì)量不合格、破損等情況，由采購單位負責(zé)和供貨商協(xié)商，對補、換、退和賠償手續(xù)進行處理。要嚴(yán)格根據(jù)規(guī)程進行儀器設(shè)備使用和維修記錄，并把運行記錄做好，對檔案予以建立。儀器設(shè)備要將完整的技術(shù)檔案建立起來，提供資料查詢工作。技術(shù)資料的內(nèi)容主要有產(chǎn)品出廠的裝箱單，技術(shù)資料、檢修履歷單、安裝說明、操作規(guī)程、線路圖、圖紙、維修使用說明書、合同復(fù)印件、驗收單等。

（2）加強設(shè)備檔案的信息化、現(xiàn)代化管理。條件允許的單位要將現(xiàn)代化信息系統(tǒng)建立起來，實行檔案的科學(xué)管理，將資源共享順利實現(xiàn)。信息化管理是檔案管理的大勢所趨。檔案信息化指的就是充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對設(shè)備管理部門信息管理平臺予以建立，管理員借助賬號密碼登錄，更新和錄入設(shè)備的檔案資料，設(shè)備使用者借助信息共享平臺可以第一時間快速將所需要的設(shè)備信息查找到，便于使用。應(yīng)將檔案信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定出來，對檔案管理平臺軟件予以運用，把電子文件和電子檔案的管理以及所有一切檔案信息的保管、積累和錄入做好，確保電子檔案、電子文件的有效、完整和齊全。同時，將規(guī)范的檔案信息共享平臺建立起來，科室實驗人員若是要對儀器設(shè)備資料進行查閱，只需要借助賬號登錄設(shè)備科信息管理用戶平臺，就能將最新的儀器設(shè)備檔案資料查閱到了。

（3）嚴(yán)格檔案的借閱制度。為了確保儀器設(shè)備檔案資料的完好性，應(yīng)將嚴(yán)格的檔案交接、借用、歸還等制度予以建立，以免其丟失。積極運用儀器設(shè)備的操作手冊等隨機技術(shù)文件，將歸檔手續(xù)辦理好后，可以把相關(guān)資料復(fù)印好發(fā)放給使用部門；若是復(fù)印難度較大，可以在使用部門將檔案借閱等手續(xù)辦理好后，把相關(guān)資料長時間保存在使用部門，由使用各部門安排專門的人進行保管。將安全保衛(wèi)工作做好，確保檔案環(huán)境的整潔干凈，在固定的時間對檔案進行檢查，做好防蛀、防潮、防火方法。

（4）儀器設(shè)備報廢處理的檔案管理。就已經(jīng)使用了很長時間，維修多次都不能修好，已經(jīng)不具備使用價值的儀器設(shè)備，必須由專門的維修人員進行鑒定，判斷沒有使用和維修價值的便可申請報廢。這申請需要儀器設(shè)備使用科室做，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備科負責(zé)人批準(zhǔn)后便可對報廢手續(xù)予以辦理，由財務(wù)科和倉庫管理一起進行出賬，檔案資料造冊也需要獲得主管領(lǐng)導(dǎo)的同意后，才可以報廢處理儀器設(shè)備和檔案資料。

（5）規(guī)范隊伍建設(shè)，加大管理人員的培訓(xùn)力度。對儀器設(shè)備檔案管理隊伍的建設(shè)予以規(guī)范，第一應(yīng)把人才擺在第一位，將聚才意識、育人意識與人才競爭意識樹立起來，在最短的時間內(nèi)把設(shè)備檔案管理不適應(yīng)教學(xué)科研發(fā)展的現(xiàn)狀改變。各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對管理隊伍的建設(shè)予以高度重視，選擇一批會管理、懂業(yè)務(wù)的人才，使管理隊伍得到充實。第二必須加大設(shè)備檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的力度，并將其愛崗敬業(yè)精神樹立起來，加強其遵紀(jì)守法的制度觀念，尤其是設(shè)備檔案管理人員需要調(diào)到其它崗位的時候，要把交接工作做好，不能私自將有價值的圖文資料帶走，避免設(shè)備檔案管理無連續(xù)性、脫節(jié)等問題的出現(xiàn)。

4結(jié)語

總而言之，科學(xué)規(guī)范的檔案管理要和時代保持同步，這樣才能和新時期的需要相適應(yīng)。為保證檔案信息資源的完整性，要對檔案管理制度予以完善，有了規(guī)章制度的約束和規(guī)范，才能使檔案工作的開展更為規(guī)范，才能提高檢驗檢測工作的質(zhì)量。