人力資源檔案管理的影響因素及措施

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基于檔案管理的這種重要性，本文分別針其影響因素及解決策略進行了研究與分析，力求找到最科學(xué)有效的管理辦法，促進企業(yè)人力資源檔案管理工作成效的全面提升。人事檔案是企業(yè)進行人才培養(yǎng)、選拔、任用、調(diào)配的重要依據(jù)，檔案管理更是促進人力資源開發(fā)與利用的重要保障。但是，在當(dāng)前的人力資源檔案管理中還存在著一些影響因素，制約著其職能任用的有效發(fā)揮。因此，必須針對這些影響因素提出相應(yīng)的改進策略，從提高人員檔案管理水平這一角度出發(fā)，促進企業(yè)人力資源管理水平的全面提升。

一、人力資源檔案管理的影響因素

（一）管理制度不完善

目前，很多企業(yè)或者單位都缺少一套完善、科學(xué)、極具約束力與可操作性的檔案管理制度。導(dǎo)致檔案管理工作缺少必要的制度支撐，整體工作狀態(tài)陷入到個種混亂之中。例如檔案內(nèi)容不完整、缺乏真實。其中，最常見的問題是出生日期時而按照公歷，時而按照農(nóng)歷，其結(jié)果相差一個月左右；參加工作的時間也不準(zhǔn)確，有的按插隊開始計算工齡，有的則按照招工時間計算，這兩種算法會導(dǎo)致相差一年甚至幾年；還存在學(xué)歷材料不完善的情況，這一問題在高學(xué)歷人才的檔案管理當(dāng)中比較常見，例如碩士或博士研究生缺少專家推薦表；同等學(xué)歷申請碩士、博士的人員缺少全國英語和專業(yè)綜合水平考試成績合格證書復(fù)印件等資料。這些不健全的人事檔案，導(dǎo)致檔案的基本利用價值大打折扣。

（二）管理方法不先進

人力資源檔案工作主要負責(zé)對員工工齡、職位調(diào)動、文化程度及任職經(jīng)歷記載、先進材料、薪酬水平這一類信息進行搜集、建檔、查詢與借閱。在當(dāng)前的檔案管理中，由于缺乏一個科學(xué)的、簡潔的、系統(tǒng)化的管理方法，導(dǎo)致這項工作需要消耗大量的人力、物力與時間，不但工作效率較低，檔案資料的有效利用率也比較低，更容易在人工操作的過程中出現(xiàn)人為失誤。目前，大多數(shù)企業(yè)或單位的檔案管理工作還在繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理方法，檔案資料基本上都紙質(zhì)的，檔案歸檔、儲存、調(diào)用、檢索、借閱等工作全部由人工方式來完成。然而，這一系列操作不但需要消耗大量的人力、物力及時工作時間，查找起來也非常的繁瑣，工作效率十分低下，在歸還管理方面也不夠及時，時常出現(xiàn)檔案丟失、破損等問題。

（三）人員素質(zhì)不過關(guān)

人力資源檔案管理工作對工作人員的專業(yè)知識水平、崗位技能、責(zé)任心、工作態(tài)度、學(xué)習(xí)能力等方面都具有比較高的要求。但是，目前真正具備高素質(zhì)、高水平、責(zé)任心較強的檔案管理人員數(shù)量并不多，很多檔案管理人員在綜合能力素質(zhì)方面并不過關(guān)。有些企業(yè)或單位的人力資源檔案管理工作甚至是由其他崗位人員兼任的，他們并不具備從事檔案管理工作的相關(guān)資質(zhì)；有的檔案管理人員年齡偏大，難以接受新鮮事物，工作方法陳舊落后。尤其在當(dāng)前的信息化時代，如果檔案管理人員無法熟練操作計算機系統(tǒng)以及檔案管理專業(yè)軟件的話，則難以實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化與信息化管理。

二、努力提升人力資源檔案管理的有效手段

（一）完善檔案管理制度體系

要想讓檔案管理工作符合企業(yè)人力資源管理需求，首先要建設(shè)起一套先進科學(xué)的、極具約束力與可執(zhí)行性的檔案管理制度，對檔案管理流程進行規(guī)范與優(yōu)化，指導(dǎo)檔案管理人員對檔案歸檔、檢索、查詢、借閱等環(huán)節(jié)進行規(guī)范化管理。例如在檔案資料的收集方面，要確保及時性與完整性，并且拓寬檔案的歸檔范圍，除了收集員工的基本信息以外，還要針對業(yè)績考核、招聘錄用、崗位調(diào)動、勞動合同、獎懲記錄、工資調(diào)整、人事任免、專業(yè)特長、個人誠信等方面加大檔案資料的收集力度，同時確保各項信息的真實性與可靠性，最終建立起一套完整的員工檔案體系；在借閱、遞轉(zhuǎn)檔案的過程中，既要做到熱情接待，又要做到按章辦事，對借閱時間、經(jīng)辦人、歸還時間等事項進行登記，確保檔案資料的保密性與安全性。檔案管理人員還要及時對檔案內(nèi)容進行更新與補充，強化檔案信息的開發(fā)與利用。針對檔案管理工作，還要推行崗位責(zé)任制與獎懲機制，以此來強化檔案管理人員的責(zé)任心與工作積極性，積極主動的做好本職工作，加強自我約束與自我管理，使檔案管理工作變得越來越規(guī)范化、制度化與標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理的各項規(guī)章制度得到有效落實。

（二）采用先進的檔案管理方法

在當(dāng)前的信息化時代，人力資源檔案管理方法也要跟緊社會發(fā)展的步伐，及時更新工作方法與管理手段，使檔案管理工作更加符合新時期的各項新要求。在這個過程當(dāng)中，必須大力推進信息化檔案管理體系的建立，實現(xiàn)檔案資料的電子化和信息化管理，以此來促進人力資源檔案管理水平的全面提升。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案不會出現(xiàn)紙張破損、字跡不清、丟失等問題，可以長期保存在計算機系統(tǒng)當(dāng)中，同時提高了檔案信息的機密性與安全性。除此之外，還簡化了檔案管理的工作流程，減輕了檔案管理人員的工作量，提高了整體工作效率。企業(yè)或單位要想更好的運行信息化的檔案管理，需要做好以下幾項工作：首先，為檔案管理人員配備計算機及其操作系統(tǒng)、檔案管理專業(yè)軟件這類軟硬件設(shè)施，為檔案信息化管理提供一個必要的運行環(huán)境；其次，在企業(yè)或單位內(nèi)容設(shè)置一個完善的局域網(wǎng)，同步實現(xiàn)人力資源檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案管理工作能夠在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下運行，這對于信息化檔案管理來說也是非常必要的；再者，建立起人力資源檔案的目錄數(shù)據(jù)庫以及檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理工作能夠盡快適應(yīng)人力資源檔案信息資源共享的相關(guān)要求，實現(xiàn)檔案目錄的電子化輸入與存儲，便于工作人員隨時在計算機系統(tǒng)中進行檔案檢索、查詢與借閱，提高檔案資料的有效利用率及管理效能。最后，面向檔案管理人員開展信息化崗位技能培訓(xùn)，使他們能夠勝任現(xiàn)代化的檔案管理方法，使信息化檔案管理工作得到高效運轉(zhuǎn)。

（三）提高工作人員的綜合素質(zhì)

只有將檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高上來，才能有效提高管理檔案管理工作的整體效能以及檔案資料的開發(fā)利用效率。具體可采取以下措施：首先，推行績效考核制度，定期對檔案管理人員的專業(yè)知識、崗位技能、責(zé)任心等方面進行考評。通過考評的人員方可繼續(xù)從事該項工作，否則，就要重要考慮其任職資格；其次，推行崗位責(zé)任制及獎懲機制，明確檔案管理人員的權(quán)責(zé)范圍，一旦工作中出現(xiàn)人為失誤或者工作失職，一律按章辦事，對相關(guān)責(zé)任人進行相應(yīng)的處罰，如果在工作中做出某些突出表現(xiàn)，同樣要按照制度規(guī)定進行嘉獎，激發(fā)大家的工作積極性與上進心；最后，面向檔案管理人開展崗位技能培訓(xùn)，幫助大家及時更新工作理念，學(xué)習(xí)先進的檔案管理方法，掌握更加豐富的工作經(jīng)驗，從而促進其綜合素質(zhì)的全面提升，更好的服務(wù)于檔案管理及人力資源管理工作。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前的人力資源檔案管理工作中，存在著諸多影響因素，在很大程度上制約著人力資源管理水平的全面提升。對此，要充分挖掘各類影響因素，有針對性的提出改進措施，從根本上提高檔案管理的整體水平，為企業(yè)培養(yǎng)人才、任用人才提供參考信息，促進企業(yè)人才隊伍的不斷壯大。

參考文獻

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作者:王永梅 單位:中國空間技術(shù)研究院通信衛(wèi)星事業(yè)部