高?？蒲袡n案信息化管理途徑分析

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一、新時期高職院?？蒲?a href="http://hellozhizi.com/fanwen/28310.html" target="_blank">檔案管理的意義

（一）高職院?？蒲袡n案

簡而言之，高職院?？蒲袡n案就是指高等職業(yè)院校在辦學中產(chǎn)生的與科學研究、成果轉(zhuǎn)化、社會服務密切相關(guān)的且具有保存和利用價值的圖片、文字、實物、音像、書籍、文件等資料的原始記錄?？茖W研究工作，是高職院校的重要職能之一。開展科學研究，是推動高職院校內(nèi)涵建設與發(fā)展的根本途徑，也是提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的關(guān)鍵因素。高職院?？蒲袡n案記錄了學?？蒲泄ぷ鞑粩嗌钊氲狞c點滴滴，是學校發(fā)展進步的重要見證。

（二）高職院校科研檔案的價值

伴隨社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國高職院校在重視科學研究工作的同時，也越來越重視對自身科研檔案的收集、整理、保存和利用。高職院?？蒲袡n案，在促進學校發(fā)展和辦學層次提升等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。一是高職院?？蒲袡n案具有很高的科研和信息資源價值。大部分科研檔案都是關(guān)于學?？蒲腥藛T在科學實驗和調(diào)查的基礎(chǔ)上形成的科學數(shù)據(jù)、技術(shù)性資料及研究成果等，本身就具有很強的科研指導價值。二是高職院校科研檔案是學校辦學特色最鮮明的特征表現(xiàn)。換句話說，高職院校科研檔案體現(xiàn)了學校的內(nèi)涵特色和發(fā)展方向，對形成自身應用型特色品牌具有極高的借鑒價值。

二、高職院校科研檔案實施信息化管理的迫切性

（一）高職院?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀

雖然很多高職院校對科研檔案管理的重視程度不斷提高，但是受到人力資源、辦公場所等因素的限制，高職院校的科研檔案管理依然存著一些不足。一是科研檔案管理工作模式單一，工作人員的服務主動性較差，服務范圍大都局限于校內(nèi)，科研檔案未能發(fā)揮出最大效用；二是數(shù)字化科研檔案建設落后，很多高職院校在利用計算機管理科研檔案時，還是停留在簡單的梳理和存儲的層面，數(shù)字化、信息化利用明顯不足；三是高職院?？蒲袡n案管理工作人員匱乏，很多學校沒有專門的科研檔案管理工作人員，普通檔案管理者對科研工作認識不足，致使科研檔案的歸類、存儲和利用效率低下。

（二）高職院?？蒲袡n案信息化管理存在的問題

伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的深入發(fā)展，無紙化、辦公智能化已經(jīng)勢不可當?？蒲袡n案管理方式將面臨著翻天覆地的新變化，高職院?？蒲袡n案實施信息化管理乃是大勢所趨。以機讀形式為載體的檔案，將會逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案；傳統(tǒng)的人工借閱方式也將被信息化、智能化、自主化查閱方式所取代。據(jù)筆者調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多高職院校已經(jīng)開始實施科研檔案管理信息化建設，并取得了一定的成效。但整體上來看，高職院?？蒲袡n案信息化管理存在著嚴重的不平衡問題，突出表現(xiàn)在：一是高職院?？蒲袡n案信息化建設規(guī)劃不明確，很多學校在教學工作中已經(jīng)實現(xiàn)了全面的信息化，但對檔案管理的信息化建設卻投入不足，未將其納入到學校的發(fā)展規(guī)劃中，科研檔案信息化管理缺乏基本的保障制度，軟、硬件設施建設不到位。二是高職院?？蒲袡n案信息化資源匱乏，大部分學校沒有建立專門的科研檔案信息資源庫，更沒有針對科研檔案開發(fā)出具有自主存儲和查詢功能的應用軟件，教職員工對科研檔案的查閱便捷性較差，導致科研檔案利用率很低。三是高職院?？蒲袡n案管理人員信息化水平參差不齊，影響了檔案的信息化建設與發(fā)展。很多高職院校缺乏對科研檔案管理人員關(guān)于計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)應用、檔案管理軟件應用等方面的技能培訓，導致科研檔案管理人員信息化技能不足。

三、高職院?？蒲袡n案信息化管理的實施路徑

加強高職院?？蒲袡n案信息化管理，必須要明確組織原則及管理體制，確保科研檔案信息資源的安全，全面貫徹科研檔案“為學校科研工作服務”的原則，為促進學校教育事業(yè)發(fā)展提供科學化決策依據(jù)。

（一）建立健全科研檔案信息化建設保障制度

高職院校要進一步提高對科研檔案信息化建設的認識，將科研檔案信息化納入到學校的整體發(fā)展規(guī)劃之中。一是要專門針對科研檔案建立科學有序的保障制度，出臺的科研管理文件及規(guī)章制度要確保與科研活動相吻合，確?？蒲谢顒迂撠熑思缲撈鹂蒲袡n案管理的主體責任，協(xié)調(diào)科研項目負責人與檔案管理者的關(guān)系，確保各二級教學單位、職能部門和后勤保障機構(gòu)能協(xié)同做好檔案管理工作。二是學校要加大投入力度，提高科研檔案信息化建設需要的人力、物力和財力，為科研檔案實施信息化管理提供保障條件。

（二）豐富完善高職院?？蒲袡n案數(shù)字化信息資源

高職院校加強科研檔案資源建設，是實現(xiàn)信息化管理的先決條件。科研檔案資源收集要全面、細致、完整和準確，歸檔人員依據(jù)檔案的實際保存形式，提交完整的紙質(zhì)文檔和電子文檔；科研檔案資源歸檔必須嚴格執(zhí)行檔案管理標準，科學分類、規(guī)范存儲，確保科研檔案系統(tǒng)完善，方便借閱者的檢索和利用。伴隨高職院校數(shù)字化、信息化和智能化校園建設發(fā)展，科研檔案數(shù)字化建設也必須要提上日程。其一要建立科研檔案管理數(shù)據(jù)資源庫，學校要開發(fā)適合實際特點并便于師生使用的科研檔案管理系統(tǒng)，與學校的教務系統(tǒng)、行政辦公系統(tǒng)相連接，為廣大使用者提供便利選擇。其二要升級、規(guī)范科研數(shù)字檔案的錄入流程，改變傳統(tǒng)科研檔案管理“一人制”的落后狀況，實施包含科研項目負責人、科研活動負責人等“多點錄入，多點管理”的方式，一方面引導廣大科研人員自主、及時登錄系統(tǒng)完善自己的科研檔案，比如項目中期檢查、結(jié)題驗收信息等；一方面加強科研檔案的多點管理，形成精準化動態(tài)管理體制。

（三）提高科研檔案管理人員的信息化能力

高職院校要整合科研檔案管理人員隊伍，全面提升檔案管理者的信息技術(shù)應用能力。在管理隊伍方面，要打破傳統(tǒng)的檔案管理“專人制”模式，采用“專職+兼職”的混合式模式，在保留全職專業(yè)技術(shù)人員的基礎(chǔ)上，將全體科研人員納入到科研檔案兼職管理隊伍之中，通過分配系統(tǒng)賬號的形式，引導他們在日常中對自身科研檔案進行管理，改變傳統(tǒng)科研檔案管理只有到了學期末才統(tǒng)一整理的滯后現(xiàn)狀，便于學校對科研發(fā)展狀況的及時掌握。學校要統(tǒng)一制定提高科研檔案管理人員隊伍信息化能力的方案，并納入學校年度工作計劃，依據(jù)專職檔案管理人員和兼職檔案管理員的職責，分別制定關(guān)于大數(shù)據(jù)技術(shù)、新媒技術(shù)等培訓內(nèi)容，全面提高科研檔案管理人員的信息化水平。

（四）積極開發(fā)科研檔案手機查閱軟件客戶端

當今社會，手機已經(jīng)不僅是通訊器材，更是人們?nèi)粘２殚喰畔⑺夭豢缮俚墓ぞ摺Ｏ裰Ц秾?、微信等諸多應用軟件和程序，已經(jīng)極大地改變了人們的日常學習和生活方式。高職院校開發(fā)利用的科研檔案管理平臺，必須要考慮與手機客戶端相綁定，為師生提供更多的便利和選擇。學校要依據(jù)自身科研檔案管理與發(fā)展現(xiàn)狀，開發(fā)出具有自身特色的手機移動客戶端。學校要對此進行廣泛宣傳，并積極引導廣大師生下載、注冊和使用，一方面加強師生對科研檔案的重視度，另一方面通過提高科研檔案的利用率來實現(xiàn)其價值的最大化。

四、結(jié)束語

目前，高職院校科研檔案信息化管理工作依然存在著許多問題，學校領(lǐng)導層必須要引起高度重視，從軟硬件設施、科研檔案管理隊伍、科研人員等多方面加大投入，完善檔案制度，制定長遠規(guī)劃，有效提高科研檔案資料的延展性，確?？蒲袡n案信息化管理落到實處。

參考文獻

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作者:張永花 單位:濟南工程職業(yè)技術(shù)學院