資源共享下城建檔案電子化建設(shè)分析

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城建檔案作為檔案專業(yè)領(lǐng)域的分支，伴隨檔案電子化的開(kāi)展，推進(jìn)城建檔案電子化建設(shè)理所當(dāng)然。歷經(jīng)一段時(shí)間的探索與實(shí)踐，城建檔案電子化建設(shè)取得了一定成績(jī)，但總體水平相對(duì)較低，還存在諸多問(wèn)題，效用沒(méi)有得到最大限度發(fā)揮。

一、導(dǎo)言

我國(guó)檔案部門(mén)于20世紀(jì)80年代中期實(shí)施檔案信息化建設(shè)，旨在開(kāi)展全新的電子檔案現(xiàn)代化信息服務(wù)。國(guó)家檔案局在“檔案事業(yè)發(fā)展‘十一五’規(guī)劃”中要求要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并明確提出有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程的要求，國(guó)家檔案局于2012年提出加快建設(shè)和利用能夠遠(yuǎn)程傳輸檔案的電子網(wǎng)絡(luò)，并積極把已開(kāi)放檔案和已公開(kāi)政府信息上傳到網(wǎng)絡(luò)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的廣泛共享要求。檔案信息化建設(shè)歷經(jīng)30多年發(fā)展，相繼走過(guò)了技術(shù)導(dǎo)向、內(nèi)容導(dǎo)向的發(fā)展階段，目前已步入以服務(wù)導(dǎo)向?yàn)橹鞯男碌陌l(fā)展階段。城建檔案是檔案的一部分，同為國(guó)家重要的信息資源，伴隨檔案電子化的開(kāi)展，推進(jìn)城建檔案電子化建設(shè)理所當(dāng)然。實(shí)事求是，我們國(guó)家對(duì)城建檔案的電子化、現(xiàn)代化建設(shè)問(wèn)題也是十分重視與關(guān)心，國(guó)家建設(shè)部也早在1997年12月實(shí)施的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》第四條中作了明文規(guī)定：“城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化”，但時(shí)至今日，大多數(shù)城建檔案的載體依然以紙質(zhì)檔案為主，城建檔案電子化建設(shè)的總體水平相對(duì)較低，還存在諸多問(wèn)題，城建檔案效用并沒(méi)有得到最大限度的發(fā)揮，檔案電子化建設(shè)急待加強(qiáng)。

二、城建檔案電子化建設(shè)原因分析

開(kāi)展城建檔案電子化建設(shè)原因很多，檔案數(shù)量增加、資源共享、提高城建檔案利用效率是其中比較重要的原因。

（一）城建檔案數(shù)量急劇增加

隨著經(jīng)濟(jì)快速的發(fā)展，我國(guó)的城鎮(zhèn)化進(jìn)程不斷加快，城建項(xiàng)目數(shù)量呈幾何級(jí)數(shù)增加，城市的規(guī)模越來(lái)越大，城市建設(shè)工程項(xiàng)目的數(shù)量與規(guī)模的增加自然導(dǎo)致城建檔案品種、數(shù)量與迅猛增長(zhǎng)，致使城建檔案館的館舍面積、管理人員數(shù)量等都面臨極大挑戰(zhàn)。同時(shí)伴隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，城建項(xiàng)目的技術(shù)要求與建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及復(fù)雜程度越來(lái)越高，這也使城建檔案管理的復(fù)雜性和管理難度提高，依靠過(guò)去“純手工”的管理方法難于適應(yīng)，就是傳統(tǒng)的辦館模式“疲態(tài)”已顯，很難適應(yīng)信息時(shí)代的要求，因此為謀求更大、更好的未來(lái)發(fā)展空間，信息資源走數(shù)字化、電子化道路成為了城建檔案館普遍采用的一種方式，城建檔案館推進(jìn)檔案電子化建設(shè)客觀必然，城建檔案館只有樹(shù)立信息化意識(shí)，增強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，不斷完善信息化條件下城建檔案管理的創(chuàng)新力度，唯有如此，才有可能推動(dòng)城建檔案工作得到可持續(xù)發(fā)展，使城建檔案信息資源提高城市管理水平、完善城市功能等方面的重要作用得到充分發(fā)揮。

（二）信息資源共享使然

圖書(shū)館資源共建共享作為信息化時(shí)代圖書(shū)館的發(fā)展趨勢(shì)和圖書(shū)館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的最高原則和最終目標(biāo)，是一個(gè)人們關(guān)注和研究已久的問(wèn)題。其實(shí)，信息資源共享是發(fā)揮其作用的非常重要的舉措，各種信息資源是可以共享，也應(yīng)該共享的一種智力資源。在信息資源的快速遞增的大環(huán)境下，加上受經(jīng)費(fèi)、空間、利用率等各種因素影響，任何一家信息資源收藏機(jī)構(gòu)都不可能入藏全部的文獻(xiàn)資源，因此實(shí)行資源共建共享就會(huì)自然而然地成為必然選擇。國(guó)內(nèi)外許多實(shí)踐也已經(jīng)表明，推行信息資源共建共享，對(duì)于充分發(fā)揮人力、設(shè)備，尤其是信息資料的整體作用，提高投資效益具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。城建檔案信息資源是一種重要的信息資源，是國(guó)家信息資源的重要組成部分，在城鎮(zhèn)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中扮演著重要角色，檔案工作的宗旨和根本目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，滿足國(guó)家、社會(huì)和大眾對(duì)檔案信息的需要。計(jì)算機(jī)具有快捷、隨機(jī)、多途徑檢索能力，能滿足各種途徑的檢索需求，促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)，從而提高工作效率和資源利用效率，全面推行城建檔案電子化建設(shè)，實(shí)行城建檔案信息電子化管理，也可以將城建檔案館的一館資源變成多館、全社會(huì)的資源，很好地實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享，節(jié)省投資，提升城建檔案館的投資效益，同時(shí)可以借助網(wǎng)絡(luò)化的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，通過(guò)遠(yuǎn)程傳送，方便地域分散的用戶突破時(shí)空限制，隨時(shí)、隨地檢索利用電子化的城建檔案資源，從而使城建檔案資源得到更加有效的利用，提高資源使用使用效率，提高城建檔案館的存在價(jià)值、社會(huì)效益。采取“封閉”的管理模式，資源利用率低下，投資效益難以提高，已成為許多檔案館的“心病”。由此可見(jiàn)，要使檔案館資源得到充分利用，提高檔案館投資效益，城建檔案館之間開(kāi)展合作，推行檔案資源電子化，有效促進(jìn)檔案信息資源實(shí)行共享不應(yīng)該是一種選擇，而是一種必須。

（三）提高城建檔案利用效率需要

時(shí)至今日，我國(guó)的檔案部門(mén)絕大多數(shù)依然采取半封閉狀態(tài)開(kāi)展服務(wù)，基本處于“等客上門(mén)”的被動(dòng)服務(wù)方式，檔案信息雖得到一定程度的開(kāi)發(fā)，但是對(duì)大量的信息資源，開(kāi)發(fā)范圍小，層次低，遠(yuǎn)沒(méi)有反映出檔案所包含的豐富的信息量?？梢哉f(shuō)，我國(guó)城建檔案資源的利用率一直不高的造成原因很多，其中紙質(zhì)檔案資料使用不便是一個(gè)非常重要、不可推脫的原因。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源保障能力低，輻射面狹小，因受時(shí)間、空間的限制，查閱利用不便，很多的檔案資源不可能被社會(huì)相當(dāng)數(shù)量的人同時(shí)享有，同時(shí)利用，很難滿足社會(huì)各方面的利用需求和現(xiàn)代信息服務(wù)的要求，尤其日趨復(fù)雜與工程量巨大的城建檔案管理工作的當(dāng)前，紙制檔案不僅存儲(chǔ)空間大，并且維護(hù)成本高，而且不利于長(zhǎng)久保存，與傳統(tǒng)的印刷型檔案媒體相比較，電子檔案不僅具有信息存儲(chǔ)密度高，能“大容量”長(zhǎng)期保存檔案資源，而且具有存取速度快、復(fù)制性好、方便傳遞與傳送等許多先進(jìn)功能，具備檢索自動(dòng)化、快速化，檢索途徑多元化以及檢索效果好等優(yōu)良性能，為檔案利用者提供方便、快捷的利用，因此，開(kāi)展城建檔案資源電子化建設(shè)就不應(yīng)該是一種選擇，而應(yīng)當(dāng)成為必然選擇。

三、城建檔案電子化建設(shè)策略思考

無(wú)疑，推行城建檔案電子化建設(shè)好處多多，如：檔案電子化可以優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，大量節(jié)約存儲(chǔ)空間，有效保護(hù)檔案原件，但紙質(zhì)檔案電子化是一項(xiàng)復(fù)雜且長(zhǎng)期的工作，要想有序、順利地開(kāi)展與推進(jìn)，必須具備許多條件，在實(shí)際操作過(guò)程也必然存在許多問(wèn)題，需要開(kāi)展專門(mén)的研究與探索。

（一）提高開(kāi)展城建檔案電子化觀念意識(shí)

受傳統(tǒng)管理模式與慣性思維影響，我國(guó)檔案館長(zhǎng)期以來(lái)基本畫(huà)地為牢，處于自然隔絕的封閉狀態(tài)，檔案館之間缺乏溝通和交流，資源建設(shè)上追求“大而全”“小而全”的自我保障模式，服務(wù)上采取僵化的“坐堂服務(wù)”。發(fā)展到今天，雖然資源共建共享理論深入人心，雖然現(xiàn)代化技術(shù)、通訊技術(shù)為檔案館開(kāi)展檔案電子化建設(shè)，資源共享創(chuàng)造了有利條件，然而頑固的傳統(tǒng)觀念和思維定勢(shì)仍有巨大束縛力和支配力，過(guò)去存在的過(guò)多關(guān)注自身利益，不從整體利益出發(fā)的觀念，并沒(méi)有徹底扭轉(zhuǎn)，雖有部分城建檔案館利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建立了網(wǎng)站，但實(shí)質(zhì)性專業(yè)內(nèi)容不多，可利用資源不足，網(wǎng)站內(nèi)容多是館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職責(zé)和辦事流程的介紹，大多數(shù)檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)、資源共享業(yè)務(wù)還無(wú)從談起，城建檔案數(shù)字化建設(shè)的初衷和目的并未體現(xiàn)。所以，當(dāng)前推行城建檔案電子化建設(shè)必須首先解決好主管機(jī)關(guān)、城建檔案館負(fù)責(zé)人數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足、資源共享意識(shí)差問(wèn)題，提高他們對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，改變僅關(guān)心本機(jī)關(guān)部門(mén)的檔案信息資源管理做法，加快檔案電子化建設(shè)步伐，推行資源共享，使一家資源變?yōu)榇蠹宜?，一館資源變?yōu)楦黟^“共”用，促使各館檔案信息資源得到充分而有效的利用，極大地提高各城建檔案館的資源利用效率，從而使城建檔案館形成“共濟(jì)——共生——共贏”良好局面，協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

一項(xiàng)工作的成敗首先取決于決策者，還取決于實(shí)際操作者，紙質(zhì)檔案電子化的開(kāi)展、推進(jìn)，人才不可或缺?，F(xiàn)在城建檔案館的數(shù)字化操作人員大多是沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)、專業(yè)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)的“半路出家”人員，對(duì)數(shù)字化、電子化工作較為生疏，業(yè)務(wù)不熟練，熟悉電子化技術(shù)的對(duì)檔案知識(shí)了解不深，熟知檔案管理工作的又對(duì)電子化技術(shù)研究不充分。由此，城建檔案部門(mén)要高度重視檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，加大培訓(xùn)力度，提升檔案工作人員知識(shí)、能力和現(xiàn)代化技術(shù)水平，同時(shí)注意人才引進(jìn)體系的完善，吸納優(yōu)秀人才，造就高素質(zhì)檔案電子化建設(shè)需要專業(yè)人才，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作得以有序、高效開(kāi)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

城建檔案數(shù)字化是信息時(shí)代背景下必然發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)城建檔案電子化建設(shè)勢(shì)在必行。為更好地保存與傳承地方悠久歷史的建筑文化，更充分地滿足社會(huì)需要，城建檔案人應(yīng)適應(yīng)時(shí)展，與時(shí)俱進(jìn)，努力創(chuàng)新城建檔案管理模式，著力推進(jìn)城建檔案電子化建設(shè)發(fā)展，建設(shè)地方特色的數(shù)字化城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，促使城市城建信息互通共享，使城建檔案資源不再“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”，充分發(fā)揮城建檔案在城市的建設(shè)和發(fā)展中的應(yīng)有作用。

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作者:李文 單位:廣州市城市建設(shè)檔案館