當(dāng)前國有企業(yè)辦公室管理的優(yōu)化

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加快完善社會主義市場經(jīng)濟體制的國家戰(zhàn)略中，深化國有企業(yè)改革成為最重要的焦點，這不僅涉及加快國有經(jīng)濟布局優(yōu)化，也包括完善各類國有資產(chǎn)管理體制。而作為國企管理工作不可或缺的組成部分，辦公室管理同樣面臨著加快改進與創(chuàng)新的迫切要求。

一、國有企業(yè)辦公室管理工作的重要性

國有企業(yè)辦公室管理工作擔(dān)負著既要對外又要對內(nèi)的雙重職責(zé)。對外是展示企業(yè)形象的公關(guān)窗口，對內(nèi)則既要作為管理層與一線員工的溝通橋梁、交流紐帶，做好上傳下達工作，又要保質(zhì)保量完成日常服務(wù)工作，還要及時為各級領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、助手。辦公室管理幾乎就是企業(yè)至關(guān)重要的信息中心、交流平臺、控制中樞與綜合服務(wù)站的集合。在很大程度上，國有企業(yè)辦公室管理工作決定著企業(yè)規(guī)劃決策的落實、生產(chǎn)經(jīng)營的推進、經(jīng)濟效益與社會效益的取得。

二、國有企業(yè)辦公室管理的常見問題

（一）重視程度有所不足

雖然辦公室管理工作影響范圍大、程度深，是國有企業(yè)生存與發(fā)展不可或缺的組成部分。但是，由于既不能如基層一線生產(chǎn)崗位那樣直截了當(dāng)?shù)伢w現(xiàn)出產(chǎn)量，又很難同技術(shù)管理崗那般顯而易見地突出價值產(chǎn)出，因此不少國有企業(yè)管理者或生產(chǎn)者都難以對辦公室管理工作建立起足夠準(zhǔn)確、清晰、科學(xué)、客觀的認知與定位。不少國有企業(yè)會對辦公室管理工作同時抱有既需要又不重視的矛盾態(tài)度，表現(xiàn)在日常工作時只愿辦公室人員招之即來，而到諸如職稱評定、薪酬考核等時又但求其揮之即去。企業(yè)高層管理者對辦公室管理工作不重視的態(tài)度帶來的不僅是生產(chǎn)崗或技術(shù)崗等對辦公室管理普遍缺乏認同，甚至辦公室部分成員也會逐漸產(chǎn)生自我懷疑甚至自我否定的錯誤認知。由此造成的連鎖反應(yīng)是辦公室管理人員缺乏崗位安全感和自信心，在工作中唯唯諾諾、戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，不求有功但求無過的思想比較濃厚。這一方面嚴(yán)重壓制了辦公室管理人員的工作積極性和主動性，另一方面也對管理品質(zhì)、效率的提升產(chǎn)生了負面影響。

（二）管理思想、模式相對陳舊

不少國有企業(yè)自計劃經(jīng)濟時代誕生并一直發(fā)展至今，在管理思想和手段各方面早已相對固化甚至形成了根深蒂固的傳統(tǒng)觀念。這就造成不少國有企業(yè)在辦公室管理過程中管理思想、模式相對陳舊，不僅滿足于刻板、機械的管理方式，而且對時展變化敏感度有限，甚至反感新興管理理論和實踐的應(yīng)用。

（三）人員素質(zhì)有待提高

由于管理模式難以跟上時代快速發(fā)展，一些辦公室管理人員同樣存在對自身要求不足的問題。其在工作中不僅固守陳舊的管理方法，缺少超越和突破，而且對新知識、新技能缺乏學(xué)習(xí)興趣，自我提升十分有限。加之不少國有企業(yè)編制內(nèi)的辦公室管理人員擁有了“鐵飯碗”觀念而缺少憂患意識，在管理中得過且過、人浮于事的現(xiàn)象并不鮮見。

三、當(dāng)前國有企業(yè)辦公室管理改進與創(chuàng)新策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念、完善機制、落實責(zé)任

要想推動管理工作實踐的改進和創(chuàng)新，首先必須轉(zhuǎn)變管理理念。因此，企業(yè)高層需要首先更新傳統(tǒng)觀念，將辦公室管理置于企業(yè)核心管理層，突出辦公室的輔助決策與重要參謀的職能。而要實現(xiàn)這一觀念的轉(zhuǎn)變，就需要在體制機制上率先進行完善。比如明確辦公室管理工作范圍、類型、內(nèi)容、邊界、涉及環(huán)節(jié)、上下游關(guān)系等。要全力避免高層管理將與辦公室管理無關(guān)的作業(yè)內(nèi)容不負責(zé)任地“塞”進辦公室，不僅嚴(yán)重干擾辦公室管理工作的正常節(jié)奏，而且會同時損害其他作業(yè)內(nèi)容的品質(zhì)和效率。同時，要借鑒現(xiàn)代化企業(yè)科學(xué)管理的經(jīng)驗以全力提高國有企業(yè)辦公室管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化水平。比如充分細化辦公室管理工作，為各項管理工作細則制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，盡量采取可量化手段衡量管理工作的品質(zhì)和成效等。即，要使辦公室管理工作與管理人員之間建立起對應(yīng)關(guān)系，以便借助績效考核方式開展全面考核，從而推動管理水平的提升。

（二）精簡機構(gòu)、優(yōu)化配置、提升效率

在許多國有企業(yè)的管理環(huán)節(jié)中，辦公室管理由于歷時漫長且管理內(nèi)容眾多，造成機構(gòu)臃腫、崗位層疊等現(xiàn)象，這對辦公室管理工作造成了很大的制約。因此，精簡機構(gòu)、優(yōu)化配置、提升效率非常重要。要達到精簡機構(gòu)的目標(biāo)，除了前面提到的標(biāo)準(zhǔn)化管理和量化考核外，還有一項較為適宜的舉措，就是末位淘汰制。也就是設(shè)置一定的考核周期，按照績效考核得分排名，將排名靠后的人員列為待淘汰對象。再設(shè)置一至三個月不等的觀察期，給予末位人員改進工作的寬限時間。但若觀察期結(jié)束后仍然未見起色，則表明其并不適宜管理工作崗位，可視具體情況調(diào)動到其他部門或崗位。因此，在精簡機構(gòu)基礎(chǔ)上，辦公室管理崗位就可以逐步加強人力資源的優(yōu)化配置。一方面，在現(xiàn)有人員中挑選佼佼者進入更高管理層，使高層管理隊伍得以充實新鮮血液，同時可以借助辦公室管理工作的經(jīng)驗給予企業(yè)戰(zhàn)略決策更好地參謀和輔助。另一方面，逐步篩選出過去人浮于事或已無法適應(yīng)時代或行業(yè)發(fā)展要求的成員，將其轉(zhuǎn)向有需要的其他崗位。經(jīng)過幾輪測評和淘汰之后，留下的管理人員既能滿足辦公室管理工作現(xiàn)實要求，又能避免機構(gòu)臃腫阻礙管理工作順利開展，切實做到以崗定人、人崗匹配。顯然，這種輕裝簡行的模式更有利于國有企業(yè)辦公室管理工作效率的提高。

四、結(jié)語

國有企業(yè)作為國民經(jīng)濟的支柱，是推動中國經(jīng)濟現(xiàn)代化發(fā)展的主要力量。悠久的發(fā)展歷史既給企業(yè)管理工作積淀了豐富經(jīng)驗，但也容易出現(xiàn)臃腫、陳舊、落后等不良現(xiàn)象。要解決辦公室管理的問題首先需要觀念更新，以信息化視角重新定義辦公室管理工作范圍、形式、內(nèi)容、價值，進而以平臺化、扁平化方式重構(gòu)工作模式，同時借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理方式，落實辦公室管理人員的責(zé)任。其次，辦公室要精減人員，優(yōu)化人力資源的配置。這些舉措不僅有助于國有企業(yè)優(yōu)化辦公室管理工作模式，也有利于辦公室管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化方向?qū)崿F(xiàn)全面轉(zhuǎn)變，從而推動企業(yè)管理質(zhì)量和管理效率的整體提升。

參考文獻：

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作者:朱志平 單位:中國二十二冶集團有限公司