“十四五”時期檔案信息化分析

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2021年，我國正式進入“十四五”規(guī)劃時期，作為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的中長期規(guī)劃，“十四五”規(guī)劃明晰了未來五年的發(fā)展目標和發(fā)展方向。當前新冠肺炎疫情肆虐，國際經(jīng)濟復蘇放緩，國家發(fā)展的內外部環(huán)境更為復雜，充滿了諸多不確定因素。新時代背景下，網(wǎng)絡信息技術不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術成為國民經(jīng)濟發(fā)展的核心動力。對于檔案管理部門而言，要主動適應現(xiàn)代信息技術發(fā)展節(jié)奏，積極推進檔案信息化建設。但當前部分檔案管理部門在推進檔案信息化建設過程中，還缺少宏觀規(guī)劃和整體設計，在檔案信息資源利用開發(fā)過程中與現(xiàn)代信息技術結合得不夠緊密，對國民經(jīng)濟的服務能力有限。因此，有必要將如何推進檔案信息化建設、實現(xiàn)檔案信息資源的合理利用和開發(fā)作為一項現(xiàn)實課題加以研究[1]。

一、“十四五”時期檔案信息化的發(fā)展趨向

隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作也隨即發(fā)生變化?！笆奈濉睍r期，國家更加注重檔案信息化建設，在具體實施過程中應在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一組織之下，充分利用現(xiàn)代信息技術手段，對檔案信息資源進行合理開發(fā)和利用。未來檔案信息化發(fā)展主要集中在三個方面：一是通過檔案信息化建設，完善檔案信息化所需要的物質基礎，滿足檔案信息化建設的基本要求；二是要積極推進檔案標準化和規(guī)范化建設，為檔案信息化建設奠定基礎；三是要充分利用網(wǎng)絡信息技術，實現(xiàn)對各類檔案信息資源的合理開發(fā)利用和共享。

1.檔案信息資源體系面臨重構。當前，隨著網(wǎng)絡信息技術不斷發(fā)展，信息技術對各行各業(yè)發(fā)展都產(chǎn)生了深刻影響。越來越多新知識、新事物、新情況不斷出現(xiàn)，在推動行業(yè)轉型升級的過程中信息技術發(fā)揮的作用越來越大。具體到檔案領域，未來信息技術將會與檔案工作結合得更為緊密，在推動檔案信息化建設過程中，未來檔案信息資源體系也面臨著重構。隨著國家對檔案信息化建設的重視，針對檔案信息化出臺了大量的政策和法規(guī)，積極推動檔案工作在理念、技術、方式、方法、模式等多個層面的創(chuàng)新發(fā)展，為檔案工作注入了新的活力，同時也加速了檔案工作由原來的實體管理逐漸向信息化管理轉型。未來檔案工作將從原來紙質資源開發(fā)利用逐漸轉向數(shù)字檔案資源開發(fā)利用，相應地也對原來的檔案資源體系產(chǎn)生了深刻影響。

2.檔案信息資源共享與社會參與得到強化。當前在推進檔案信息化建設過程中，如果僅僅依靠政府相關部門和檔案管理部門的力量，難以完成檔案信息化建設的各項目標。特別是在“共建、共享、共治”的社會治理格局下，需要通過出臺相關政策機制，鼓勵和支持社會力量參與檔案工作創(chuàng)新，進而實現(xiàn)檔案事業(yè)發(fā)展向現(xiàn)代化邁進。從政策層面看，無論是新修訂的《檔案法》，還是政府出臺的相關配套指導意見，都明確提出了在推動檔案工作中社會力量參與的重要性和必要性。由于當前在檔案信息化建設過程中，相應的配套機制不夠完善，支持體系不夠系統(tǒng)，在一定程度上影響了社會力量參與檔案信息化建設的積極性和主動性。但隨著各級地方政府以及檔案部門對于檔案信息化建設的不斷重視，隨著制度體系的不斷完善，以及通過法律形式明確社會力量參與檔案信息化建設的范圍、形式、權利邊界和具體要求，社會參與將會成為檔案信息化建設的重要推動力量，同時也有助于檔案信息資源共享開發(fā)。未來隨著各項政策機制和法規(guī)標準的不斷落實，將會為檔案信息化建設提供更為強有力的政策支撐，同時也能夠為檔案信息化建設提供更為全面的法律保障，在良好的政策環(huán)境和外部環(huán)境支持下，社會力量有理由，也有信心參與到檔案信息資源共享與開發(fā)之中[2]。

3.保障檔案信息服務質量與安全。在推動檔案信息化建設過程中，效率與安全是檔案信息服務的一體兩面。一方面，推動檔案信息化建設就是要對檔案信息資源進行有效整合，實現(xiàn)對檔案信息資源系統(tǒng)開發(fā)，進而通過平臺和渠道為各類服務對象提供“協(xié)同服務”和“一站式服務”。而隨著服務效率和服務質量的提升，也相應地帶來了一系列的信息安全問題和風險，集中表現(xiàn)出動態(tài)泛在性、綜合交叉性、風險集群性等諸多特點。因此，在信息安全的大背景下，要從技術開發(fā)、法律法規(guī)、檔案管理、人員教育培訓等多方面做好檔案信息安全工作，使檔案信息安全覆蓋檔案信息收集、整理、存儲、管理、傳播、利用、開發(fā)、共享等全過程。檔案信息化建設符合國家信息化戰(zhàn)略需求，同時也有助于推動檔案信息資源共享，更好地發(fā)揮檔案信息資源的價值和作用。計劃經(jīng)濟時代檔案信息資源開發(fā)始終處于封閉狀態(tài)，檔案信息只服務于政府相關部門，而隨著信息技術的不斷發(fā)展，需要檔案信息擴大服務范圍，這就要求各級檔案管理部門要轉變傳統(tǒng)管理思路，更新服務理念，拓展服務范圍，以為廣大人民群眾提供更廣泛、高質量的檔案信息服務作為出發(fā)點，進一步提升檔案信息服務質量。

二、“十四五”時期檔案信息化的實踐進路

檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，既需要國家從宏觀層面進行科學規(guī)劃，出臺相應的政策機制，為檔案信息化建設提供充足的制度保障，同時也需要各級檔案管理部門從實際出發(fā)，主動地運用現(xiàn)代信息技術，將檔案信息化建設納入?yún)^(qū)域產(chǎn)業(yè)整體發(fā)展之中，出臺和落實各項配套措施，建立更為完善的考核機制和保障機制，積極推進檔案信息化建設，實現(xiàn)對檔案信息資源的合理開發(fā)和利用。

1.搭建全方位檔案資源體系。大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、5G技術的不斷發(fā)展為檔案信息資源開發(fā)和利用提供了技術條件，同時也為搭建全方位檔案資源體系提供了技術可能。5G技術能夠讓更多設備、更多主體參與到網(wǎng)絡空間各項活動之中，也使終端用戶能夠更加便捷地體驗到網(wǎng)絡服務，并利用各類設備融入網(wǎng)絡世界之中，讓每一個人都能在網(wǎng)絡空間接受檔案信息服務。同時，自身所創(chuàng)造的各類有價值的信息也可以成為檔案管理部門檔案信息的重要源頭，通過對這些有價值信息的收集，能夠進一步豐富檔案部門的檔案資源體系內容。萬物互聯(lián)正在推進檔案管理走向人機融合、全面互聯(lián)階段，智能服務、智慧城市等新場景的出現(xiàn)在記錄人類行為的同時，也生成了大量有價值的檔案信息資源，進一步擴大了檔案信息收集的范圍，也增加了檔案多主體性、動態(tài)性和復雜性，這些數(shù)據(jù)能夠真實反映整個社會全貌，而要對這些信息資源進行收集就需要檔案管理部門與時俱進，積極推進檔案信息化建設，借助更為先進的信息技術對這些檔案信息資源進行存檔，使之成為人類寶貴的數(shù)字記憶，并為未來的開發(fā)提供更為豐富的檔案信息資源。

2.構建檔案信息化服務體系。一方面，檔案管理部門要給予檔案信息化足夠的資金支持，加強檔案信息化基礎設施建設，改造和升級檔案管理部門檔案室，使之符合檔案存儲相關要求。購置先進的電子計算機設施和配套設施，為開展檔案信息化建設提供必要的網(wǎng)絡信息技術保障。同時，也要借助大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術實現(xiàn)對傳統(tǒng)紙質檔案的數(shù)字轉換，將轉換的數(shù)據(jù)檔案存儲到數(shù)據(jù)庫中，并完善相應的檢索服務，利用服務端口可以快速地對數(shù)據(jù)庫檔案信息進行全面檢索，進一步提升檔案信息服務質量。另一方面，要積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設，進一步提升檔案管理部門接收電子檔案的能力和水平，積極搭建全文數(shù)字和多媒體接收窗口，實現(xiàn)對各種類型檔案信息的數(shù)字化接收和管理。同時，要加強電子檔案歸檔管理，結合當前檔案信息化建設實際需求，制定更為嚴格、精準的電子檔案歸檔制度和標準，確保歸檔檔案信息的真實性、完整性。

3.應用新技術升級檔案利用服務。一方面，要為用戶提供個性化的檔案信息服務。通過大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術能夠實現(xiàn)對檔案信息的精準識別、精準整合和精準加工，進而結合不同的需求對象提供定制化的檔案信息服務，甚至可以根據(jù)需求者的興趣、閱讀偏好等個性特征，為需求者提供精準匹配的檔案信息推送。另一方面，可以為用戶提供虛擬與現(xiàn)實相融合的交互服務。隨著網(wǎng)絡信息技術的應用和更新，在推動檔案信息化建設的同時也實現(xiàn)了檔案信息服務的轉型升級，憑借虛擬增強技術、5G技術與檔案信息服務的深度融合，為檔案信息化建設創(chuàng)造了有利條件，實現(xiàn)了信息交互方式的再升級，檔案管理部門可以通過VR技術實現(xiàn)檔案場景的真實再現(xiàn)，需求者可以在逼真的場景中零延時地觀看檔案場景，實現(xiàn)對檔案場景的完美復刻[3]。

4.構筑檔案信息化安全防護體系。當前，隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，在推動檔案信息化建設的同時也引發(fā)了新的信息安全風險。一方面，在推進檔案信息化進程中容易出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)泄露和遭受攻擊的風險。檔案管理部門在推動檔案信息化建設過程中必然會將設備接入到互聯(lián)網(wǎng)，既可以在互聯(lián)網(wǎng)上獲得海量的檔案信息數(shù)據(jù)，同時也能夠為檔案需求者提供多樣化服務，但相應地也增加了遭受攻擊的風險，數(shù)據(jù)安全問題日益突出。特別是隨著信息技術的不斷發(fā)展，針對檔案進行的網(wǎng)絡攻擊更呈現(xiàn)出復雜性、隱蔽性的特征。這就要求檔案管理部門要結合檔案信息化建設的實際需要，完善信息安全防護體系，進一步提升網(wǎng)絡設備、防火墻的外部抵御能力。另一方面，要加大對檔案管理人員的安全教育培訓，引導檔案管理人員樹立正確的安全意識，在具體工作開展過程中嚴格遵守相關制度要求，切實保障檔案信息安全。

總之，新形勢下，在信息技術的驅動下，檔案信息化將會成為檔案管理主流，原來的紙質檔案將會逐漸被電子檔案所取代。隨著信息技術的不斷創(chuàng)新發(fā)展，也迫切地要求檔案工作升級，對檔案工作人員提出更高要求，需要檔案工作人員開闊視野，優(yōu)化知識結構，唯有如此，才能夠更好地適應檔案信息化發(fā)展的實際需要。

參考文獻

[1]張智娟.檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].卷宗，2020（2）：108.

[2]謝智莉.事業(yè)單位財務檔案管理信息化及發(fā)展趨勢研究[J].蘭臺內外，2020（12）：54-55.

[3]張鴻艷.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息資源建設的現(xiàn)狀與進路研究———基于檔案數(shù)據(jù)管理視角[J].山西檔案，2020（1）：81-86.

作者:房榮軍 單位:西安交通大學檔案館