高職院校檔案數(shù)字化安全管理研究

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2019年3月，教育部、財(cái)政部下發(fā)《關(guān)于實(shí)施中國(guó)特色高水平高職學(xué)校和專(zhuān)業(yè)建設(shè)計(jì)劃的意見(jiàn)》，拉開(kāi)了中國(guó)特色高水平高職學(xué)校和專(zhuān)業(yè)建設(shè)計(jì)劃的帷幕。在“雙高建設(shè)”過(guò)程中，檔案記錄高職院校建設(shè)發(fā)展的全貌，是高校發(fā)展歷史的“見(jiàn)證人”，是高校文化的積累和沉淀，作為材料的主要來(lái)源和重要支撐，在“雙高計(jì)劃”的申報(bào)、建設(shè)及最終驗(yàn)收等各個(gè)階段都有著舉足輕重的作用，彰顯其資政育人的特色。高職院校檔案涉及黨建、學(xué)籍、科研、人事、基建等大類(lèi)，隨著數(shù)字信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也向著更小體積、更低成本、更高效率的方向發(fā)展。在檔案數(shù)字化大背景下，檔案安全隱患復(fù)雜多變，信息安全的威脅也在不斷提升，帶來(lái)信息泄漏、病毒侵襲等安全方面的問(wèn)題?！半p高建設(shè)”背景下如何提高檔案數(shù)字化的安全管理水平，最大限度地發(fā)揮檔案的能效，構(gòu)建穩(wěn)定的檔案數(shù)字化建設(shè)環(huán)境，成為高職院校檔案工作中亟須解決的問(wèn)題。

一、高職院校檔案數(shù)字化安全管理的意義

1.促進(jìn)高職院校檔案管理工作的開(kāi)展隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，市場(chǎng)對(duì)于人才的需求也在不斷變化，技能型人才走向社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，隨之也受到越來(lái)越多的關(guān)注。當(dāng)前，在國(guó)家大力支持職業(yè)院校開(kāi)展“雙高建設(shè)”大背景下，檔案管理工作也面臨著越來(lái)越高的要求和挑戰(zhàn)，“雙高建設(shè)”過(guò)程中檔案類(lèi)型多、涉及面廣，傳統(tǒng)的檔案管理模式相對(duì)滯后，已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前高職院?？焖侔l(fā)展的需求。當(dāng)前，發(fā)達(dá)的數(shù)字化技術(shù)在推動(dòng)高職院校檔案管理工作中起到了不可替代的作用，伴隨而來(lái)的檔案信息安全問(wèn)題也成了關(guān)注的焦點(diǎn)，因此，需要不斷探索和改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式，推動(dòng)檔案管理工作向前發(fā)展。2.加快高職院校檔案的開(kāi)發(fā)與利用高校傳統(tǒng)檔案管理工作往往將檔案的收集作為工作的重點(diǎn)，并且，檔案的儲(chǔ)存形式都是以紙質(zhì)檔案為主，而紙質(zhì)檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源信息共享，在查閱和利用上費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重制約了高職院校檔案管理工作的開(kāi)發(fā)和利用。當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段能夠有效改善這一弊端，將檔案資源充分開(kāi)發(fā)和利用起來(lái)，真正構(gòu)建屬于高職院校自己的檔案信息資源庫(kù)，極大提高了檔案工作的管理水平，有利于助推“雙高建設(shè)”。

二、高職院校檔案數(shù)字化安全管理的特點(diǎn)

1.存儲(chǔ)密度大，環(huán)保性能好“雙高建設(shè)”為高職院校的發(fā)展帶來(lái)契機(jī)和動(dòng)力，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。高職院校檔案涉及的種類(lèi)繁多，在“雙高建設(shè)”中檔案的數(shù)量和類(lèi)別不斷增加，檔案資料形式和內(nèi)容也變得復(fù)雜多樣，檔案數(shù)字化隨即應(yīng)運(yùn)而生，其以電子檔案為主要管理模式，表現(xiàn)出有別于傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)。檔案數(shù)字化后可以將較大體量的信息存儲(chǔ)在較小的載體上，從而節(jié)省空間成本，在大力倡導(dǎo)無(wú)紙化辦公的今天，檔案數(shù)字化減少了對(duì)紙張的浪費(fèi)，提高了環(huán)保性能，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)與環(huán)保的和諧發(fā)展。2.檢索速度快，工作效率高傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在查閱過(guò)程中，存在工作量大、效率低等問(wèn)題，不利于充分利用檔案資源。檔案數(shù)字化后，檔案管理人員只需具有相關(guān)權(quán)限，同時(shí)遵守保密要求，即可通過(guò)電子檔案系統(tǒng)完成對(duì)所需檔案的精準(zhǔn)調(diào)用?；ヂ?lián)網(wǎng)不會(huì)受地域、時(shí)間等限制，檔案管理人員可以隨時(shí)隨地通過(guò)登錄檔案管理系統(tǒng)查閱調(diào)取檔案，查詢速度、效率和便捷度遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。3.安全性能高，傳輸共享便利紙質(zhì)檔案的安全性能較低，不僅要防盜、防損壞，還要防蟲(chóng)蛀、防潮等，給檔案的保存帶來(lái)困擾，再加上紙質(zhì)檔案很難實(shí)現(xiàn)資源信息的共享，從而制約著高職院校檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化后，檔案信息的管理通過(guò)電子檔案完成，不但檔案的安全性能進(jìn)一步提升，而且能夠?qū)崿F(xiàn)資源的整合和共享，真正為高職院校建立起專(zhuān)屬的檔案信息資源庫(kù)。即便是不同部門(mén)之間，只要獲取相關(guān)權(quán)限，就能消除空間及時(shí)間帶來(lái)的束縛，實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。

三、高職院校檔案數(shù)字化管理中存在的安全隱患

1.軟硬件存在的安全問(wèn)題檔案的數(shù)字化管理需要保障其載體與信息的雙重安全。首先，要確保載體安全，如果儲(chǔ)存數(shù)字檔案的硬件遭到了破壞，那么，數(shù)字檔案的信息也會(huì)不可避免地遭受破壞。為了防止因存儲(chǔ)設(shè)備破壞而造成對(duì)檔案安全的威脅，需要不斷提高檔案的存儲(chǔ)密度，盡可能延長(zhǎng)存儲(chǔ)設(shè)備的使用壽命，提高其適應(yīng)外部各種環(huán)境的能力等。其次，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全問(wèn)題主要體現(xiàn)在能否保障數(shù)字檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)安全，若系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤，則不能有效運(yùn)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致檔案服務(wù)癱瘓。最后，在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中需要應(yīng)用到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，由于網(wǎng)絡(luò)本身具有的風(fēng)險(xiǎn)性和開(kāi)放性等特點(diǎn)，在信息的傳輸過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)一定的安全隱患，信息竊取者可能通過(guò)架設(shè)接收器、搭線等方式竊取數(shù)據(jù)。此外，操作系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞會(huì)造成更大的損失，一旦被利用，則會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)被篡改、外泄或者刪除，嚴(yán)重?cái)_亂檔案數(shù)字化的安全管理。

2.外部環(huán)境存在的安全問(wèn)題檔案數(shù)字化作為一種傳輸更加有效、儲(chǔ)存更加多樣的檔案形式，其管理難度也越大，安全風(fēng)險(xiǎn)也越高。病毒攻擊是檔案數(shù)字化管理中存在的一大難題，病毒的侵入方式也開(kāi)始變得的多樣化，雖然高校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)多年的探索，經(jīng)歷了數(shù)次升級(jí)和換代，具備一定的抗攻擊能力，但計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極強(qiáng)，一旦遭到攻擊將造成難以彌補(bǔ)的損失。目前，高校檔案管理系統(tǒng)大多是以外購(gòu)為主，由軟件開(kāi)發(fā)公司開(kāi)發(fā)，其安全策略主要是一些常規(guī)內(nèi)容，如身份識(shí)別、權(quán)限控制、自動(dòng)備份，針對(duì)檔案工作特有安全策略相對(duì)較少。

3.內(nèi)部管理存在的安全問(wèn)題高校檔案數(shù)字化的安全管理離不開(kāi)強(qiáng)有力的內(nèi)部支撐，內(nèi)部管理出現(xiàn)的安全隱患主要體現(xiàn)在安全管理制度的缺失以及檔案數(shù)字化管理人才不足方面。一方面，大多數(shù)高職院校檔案數(shù)字化安全管理的制度相對(duì)匱乏，許多管理制度過(guò)于陳舊，而針對(duì)當(dāng)前檔案數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題重視程度不夠，雖然有些高職院校制定了相關(guān)制度，但在落實(shí)過(guò)程中大打折扣，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不完整或不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。另一方面，檔案數(shù)字化管理的復(fù)合型人才不足，檔案管理者的素質(zhì)參差不齊、保密意識(shí)不強(qiáng)、信息技術(shù)綜合能力薄弱、沒(méi)有具備良好的檔案管理能力與素養(yǎng)，尤其是當(dāng)前大部分檔案管理人員年齡偏大，對(duì)人工智能等相關(guān)技術(shù)了解不夠全面深入，對(duì)檔案管理過(guò)程中可能面對(duì)的黑客攻擊和病毒風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有清醒的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為只要設(shè)置好密碼或者是安裝殺毒軟件就能完成檔案數(shù)字化的安全管理工作，從而引發(fā)一些安全方面的威脅和隱患。

4.保障體系不健全導(dǎo)致的安全問(wèn)題相對(duì)于數(shù)字檔案的系統(tǒng)建設(shè)及資源建設(shè)而言，大多數(shù)高職院校在安全策略建設(shè)方面的投入都不夠大，缺少獨(dú)立的安全保障體系。一是在硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全方面，更多的高職院校選擇將服務(wù)器托管到學(xué)校網(wǎng)絡(luò)管理部門(mén)，或者申請(qǐng)?zhí)摂M服務(wù)器，將安全問(wèn)題完全交給學(xué)校網(wǎng)絡(luò)主管部門(mén)負(fù)責(zé)，造成對(duì)校園網(wǎng)的過(guò)度依賴(lài)，不符合新時(shí)代檔案信息化建設(shè)的要求。二是在檔案數(shù)字化的備災(zāi)方面，各高校檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)技術(shù)水平差異較大，沒(méi)有達(dá)到數(shù)字檔案信息安全存儲(chǔ)的備災(zāi)要求，沒(méi)有做到對(duì)重要的電子文件和數(shù)字化檔案實(shí)行異地備份，以及不同存儲(chǔ)介質(zhì)之間的相互備份。

四、提升高職院校檔案數(shù)字化安全管理水平的對(duì)策

1.開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管控，提升技術(shù)防范手段檔案數(shù)字化是人工智能、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體、密碼學(xué)等多種技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都可能導(dǎo)致檔案信息安全隱患，因此，應(yīng)建立一套完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管控機(jī)制，分析各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和發(fā)生的概率，從而最大程度地降低檔案管理過(guò)程中帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)隱患。除了做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，還應(yīng)不斷提升技術(shù)防范手段來(lái)加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理。一是引進(jìn)數(shù)據(jù)加密技術(shù)，創(chuàng)新加密方式。給檔案信息進(jìn)行加密是提升檔案數(shù)字化安全的重要手段，也是限制他人隨意進(jìn)行操作的有效方法。通過(guò)加密文件將其信息轉(zhuǎn)換為密文，指定專(zhuān)人保管密鑰，從而提高檔案數(shù)字化管理的安全性，更好地為“雙高建設(shè)”服務(wù)。二是加強(qiáng)信息監(jiān)控技術(shù)。高校應(yīng)大力完善監(jiān)控技術(shù)，對(duì)所有開(kāi)放檔案信息的軟件端口進(jìn)行有效監(jiān)控，或是將本地網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離，禁止外網(wǎng)隨意訪問(wèn)，增強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的可靠性。三是制定科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)備份策略。采用多種方式并行保管，做到檔案數(shù)字化信息至少保存一式三套，利用異地保存形式，如在不同高校檔案館之間建立互信體系，實(shí)施異地備份，確保在發(fā)生緊急事故時(shí)，重要的檔案數(shù)據(jù)信息能夠得到迅速恢復(fù)。

2.完善制度保障體系，制定科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范高校檔案數(shù)字化管理離不開(kāi)扎實(shí)的制度保障。一方面，作為教育主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案數(shù)字化安全體系建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一的指導(dǎo)和部署，組織相關(guān)專(zhuān)家研究建立高校檔案數(shù)字化的安全法規(guī)，從全局角度做好檔案數(shù)字化安全建設(shè)的總體規(guī)劃，同時(shí)建立健全科學(xué)合理的檔案數(shù)字化安全管理法律法規(guī)，給高校檔案管理部門(mén)提供政策依據(jù)和制度參考，為其建設(shè)提供良好的環(huán)境。另一方面，高校作為本單位檔案管理的主體，應(yīng)結(jié)合發(fā)展的實(shí)際制定科學(xué)合理、責(zé)任明確、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化安全管理制度，構(gòu)建符合本校發(fā)展的管理制度體系，制定更加精細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和執(zhí)行細(xì)則，完成檔案數(shù)字化的安全管理。同時(shí)，高校還應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的借閱審批、歸檔移交標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)字化管理措施到位、責(zé)任到位，以此來(lái)保證檔案數(shù)字化在收集、歸檔、整理、利用、存儲(chǔ)和研編等環(huán)節(jié)中能夠依靠相關(guān)制度有效推進(jìn)。在檔案數(shù)字化管理工作中，若是出現(xiàn)安全問(wèn)題，則會(huì)導(dǎo)致在短時(shí)間內(nèi)丟失大量的檔案信息，還有可能遭到篡改，為有效避免此類(lèi)情況的發(fā)生，應(yīng)當(dāng)在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中構(gòu)建全方位、多角度的檔案信息安全應(yīng)急處置機(jī)制，增強(qiáng)其應(yīng)急處理能力，使檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)得以快速恢復(fù)正常，有效實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的安全管理。此外，還應(yīng)建立健全檔案安全管理獎(jiǎng)懲制度，分工明確，責(zé)任到人，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和主人翁意識(shí)，更好地提高檔案數(shù)字化管理的安全性、可靠性。

3.強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)安全教育意識(shí)高職院校在檔案管理工作中若想真正有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字化安全管理，檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)也非常關(guān)鍵。無(wú)論是硬件設(shè)備安全，還是軟件系統(tǒng)安全，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員都是確保落實(shí)安全策略的重要組成部分，從日常的安全檢查、系統(tǒng)監(jiān)控，到安全維護(hù)、故障檢修，都要求檔案管理人員既要精通檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)，還要擅長(zhǎng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，只有真正具備了高素質(zhì)復(fù)合型檔案數(shù)字化管理人才，才能從根本上保障檔案信息的安全。一方面，高職院校在選擇檔案數(shù)字化管理工作人員時(shí)，應(yīng)到充分考慮其是否具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景，選擇綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員。另一方面，可以通過(guò)外招聘、內(nèi)培訓(xùn)的方式加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。在人才招聘過(guò)程中，優(yōu)先聘用具有相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)或工作學(xué)習(xí)經(jīng)歷的人員，對(duì)高職院?，F(xiàn)有的檔案管理人員，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全技能培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案安全管理意識(shí)，提高利用現(xiàn)代化手段管理檔案的水平，使其成為能夠熟練掌握和應(yīng)用計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)及檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，對(duì)現(xiàn)有難以勝任本職工作的管理人員可進(jìn)行調(diào)崗，確保檔案數(shù)字化管理人員人盡其用，進(jìn)一步優(yōu)化檔案數(shù)字化的安全管理結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案安全管理工作有序?qū)嵤?

4.加大資金投入，強(qiáng)化軟硬件設(shè)施在高職院校檔案數(shù)字化安全管理過(guò)程中，若是缺少完善的軟件或高質(zhì)量的硬件設(shè)施作為基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化安全管理工作也就無(wú)從著手。因此，在“雙高建設(shè)”中，高校應(yīng)加大資金投入，加強(qiáng)技術(shù)支持，強(qiáng)化軟硬件設(shè)施，從而構(gòu)建一個(gè)安全性能高、綜合性強(qiáng)、輻射面廣的檔案數(shù)字化管理體系。另外，還可以聘請(qǐng)檔案數(shù)字化安全防控的專(zhuān)業(yè)技術(shù)顧問(wèn)，由檔案數(shù)字化安全領(lǐng)域的相關(guān)專(zhuān)家進(jìn)行指導(dǎo)，開(kāi)展檔案數(shù)字化安全建設(shè)工作，定期與校內(nèi)檔案數(shù)字化管理人員溝通交流，分析研判當(dāng)前安全管理形勢(shì)，更好地取得檔案安全管理的效果。還可以在兄弟院校之間擬定檔案數(shù)字化安全合作協(xié)議，集中力量共同建立檔案數(shù)字化安全防控體系，并明確工任務(wù)分工，從而高效整合利用各方資源，解決依靠單一高校無(wú)法解決的安全問(wèn)題。

五、結(jié)語(yǔ)

高職院校檔案數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的必然要求，是順應(yīng)科技發(fā)展的新型管理模式，在“雙高建設(shè)”背景下，構(gòu)成高職院校檔案數(shù)字化安全隱患的原因是多樣的，當(dāng)前，檔案數(shù)字化管理工作面臨的環(huán)境復(fù)雜多變，高職院校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路和理念，充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化對(duì)于檔案管理工作的雙面性，正確對(duì)待數(shù)字化這把雙刃劍，在享受其帶來(lái)便利的同時(shí)，對(duì)檔案數(shù)字化帶來(lái)的安全問(wèn)題制定針對(duì)性的措施，建立健全安全管理制度機(jī)制，定時(shí)開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)隱患評(píng)估，不斷提升技術(shù)防范手段，選優(yōu)配強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍，構(gòu)建完善的安全制度保障體系，推動(dòng)高職院校檔案數(shù)字化安全管理走向新征程，再上新臺(tái)階。

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作者:張阿敏 單位:楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院