紙質(zhì)檔案論文精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇紙質(zhì)檔案論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

2環(huán)境條件影響的差異

2.1溫濕度影響的差異

不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實驗證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2.2灰塵影響的差異

灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

2.3外來磁場和機械震動影響的差異

磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。

2.4光線和有害氣體影響的差異

光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強度的降低。而有害氣體和光線，特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

3技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料—紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。

4信息保護的差異

篇(2)

盡管電子化是檔案管理的趨勢，但即使信息化普及，多數(shù)檔案仍需要紙質(zhì)版本備存，紙質(zhì)檔案將長期占據(jù)庫房的大部分空間。

現(xiàn)實中，紙質(zhì)檔案帶傷入庫的現(xiàn)象比較普遍，主要包括孔洞、拉裂、銹損幾個方面。庫房存放較久的紙質(zhì)文書、科技以及人事檔案均出現(xiàn)大量開裂甚至脫落現(xiàn)象，就與入庫前的紙張傷口直接相關(guān)，也必然減損紙質(zhì)檔案的壽命。

一站式裝訂、釘一釘、直角去釘、螺改平、夾袋固定、電子歸檔等小方法、小技巧可盡量減少或避免紙張入庫前的傷害。這些易被忽視的微技術(shù)，相當(dāng)程度上影響著紙質(zhì)檔案的存續(xù)時間。就目前紙質(zhì)檔案仍處主流的現(xiàn)實環(huán)境來說，盡量減少或避免檔案帶傷入庫，無疑對延長紙質(zhì)檔案的生命具有十分積極的意義。文章擬以高校為例，對這些檔案紙張的防損技術(shù)進行討論。

一、防孔洞技術(shù)

檔案紙張的孔洞主要指訂書機產(chǎn)生的釘孔和打孔機帶來的洞眼。

（一）一站式裝訂、釘一釘減釘孔

一站式裝訂指的是紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件整理階段一次性裝訂完好，移交檔案館（室）后，不必再次裝訂的方法。

按照傳統(tǒng)的文書檔案歸檔模式，各教學(xué)單位生成的學(xué)籍文件以及管理部門形成的文書文件往往采用鐵質(zhì)訂書釘裝訂，檔案管理部門接收之后，必需去除鐵釘及重新不銹釘裝訂。取釘與補釘二個環(huán)節(jié)均給紙張帶來拉裂傷害并制造新的釘孔。

解決該問題的關(guān)鍵在避免取釘環(huán)節(jié)。辦法就是在文書生成階段，首次整理文件之時即用不銹訂等工具進行裝訂，歸檔后直接入庫存放，避免檔案管理部門的再次人為損傷。

釘一釘指的是僅用一枚釘子裝訂的方法，可減少釘孔。

移交之前的文件整理及歸檔之后的檔案管護，都存在訂書釘濫用的弊病。導(dǎo)致紙張釘孔多、傷口多，且浪費資源。

因此，應(yīng)提倡釘一釘原則，即盡量免用釘子、盡量使用一枚釘子。該法不僅減少紙張釘孔，同時節(jié)能、環(huán)保。

具體一點說，可以采取分類用釘?shù)牟僮鞣绞剑合缺M量免用釘子：大學(xué)生學(xué)籍卡、成績單等學(xué)籍檔案，以及答辯表決、評閱意見書等學(xué)位檔案直接用檔案盒裝入即可，不必用釘。

其次盡量只用一枚釘子，存在幾種情形：文書檔案中的黨政有編號收發(fā)文等利用率較高，可一件一釘；無編號收文則利用率較低，可批量合訂，一卷一釘。學(xué)籍檔案中的開題報告、學(xué)位授予批材料，以及科技檔案中的專利材料、協(xié)議書等頁碼較多，宜一件一釘；科研材料包含項目申請書、立項通知、結(jié)題報告等若干小類，宜一套一釘。如此，最低限度的用釘，可最大限度的減少釘孔，便于利用。

（二）夾袋固定防洞眼

用夾子或袋子代替釘子或裝訂立柱，可以完全避免紙張產(chǎn)生洞眼。

即便遵循釘一釘原則，文書、科技檔案仍至少存在二個釘孔。而人事檔案，因需使用打孔機，紙張至少存在三個5mm直徑的圓形洞眼。不少檔案還得多次打孔，洞眼倍增，紙張損傷明顯。

用夾子或袋子固定檔案紙張是徹底解決釘孔和洞眼的辦法之一。具體一點說，文書、科技檔案可用大小不同規(guī)格的夾子固定紙張歸檔入庫，不再使用釘子；書頁特少的檔案，回形針即可。

預(yù)防人事檔案洞眼，只需略加調(diào)整現(xiàn)行的卷盒設(shè)計：外部規(guī)格樣式不變，盒內(nèi)可用夾子或袋子代替裝訂立柱?？紤]到人事檔案共有十類，不妨參考查用頻率，采用多個夾子或袋子分類固定檔案：第一、二類的干部履歷表、自傳二者書頁較少且變動小，只有年度考核表每年新增一份，該三類可合用一個夾子；第四類的學(xué)歷職稱材料每年均有升職查用所需，宜用一個夾子；第五、六、七、八類的政審、黨團、獎勵及處分材料變化不大且查用率低，可合用一個夾子；第九類的工資審批表、任免審批表每年均有新增，宜單用一個夾子。如此，最多5個夾子或袋子既可裝訂十類檔案。如果夾子代替裝訂立柱的設(shè)計需費一些思量，采用內(nèi)含5個袋子的公文包樣式就相對簡單。不僅避免紙張的洞眼及摩損，查用及新增也更為便利。

二、直角取釘防拉裂

直角取釘指的是去除金屬物過程中，先將訂書釘?shù)亩€釘腳盡量拉直再取出的方法，可避免大范圍拉裂紙張。

對于已經(jīng)歸檔的文書檔案，必需去除鐵質(zhì)釘子。此過程中，常用的取釘器對紙張造成明顯的拉裂傷害。因為取釘器一般采取正面嵌入方式，強行抓握釘子背脊，將釘子拔出。這種操作會導(dǎo)致紙張的二處損傷：一是取釘器的二個抓扣本身會摩壓紙張；二是訂書釘?shù)亩€釘腳脫離紙張的過程中，嚴(yán)重撕裂紙張；如果文件頁數(shù)較少，取釘器還有可能把訂書釘所占據(jù)的紙張部分全部撕裂。

巧用尖嘴鉗直角取釘可較好解決紙張拉裂問題。

用鉗嘴直接夾住釘子往外拉，破壞效果跟取釘器無異。因此使用尖嘴鉗宜分步操作：先用尖嘴鉗從文件背面分別將二個釘腳拉直，再從正面把釘子緩慢拉出。如果文件較厚，還應(yīng)注意用尖嘴鉗分別夾住訂書釘?shù)膬啥思绫常蛔笠挥抑鸩酵鉅坷?。如此，釘書釘?shù)尼斈_以接近90度的角度脫離紙張，對紙張造成的傷害最小。由此看，取釘器的副作用不小，不妨完全棄用，僅用尖嘴鉗即可。

三、螺改平防摩損

螺改平，指的是將人事檔案卷盒中的螺紋式裝訂立柱改為平滑式立柱?？捎行p輕裝訂立柱對人事檔案紙張的磨損。

2000年開始的人事檔案卷盒改版以來，人事檔案裝訂一直采用螺紋式裝訂立柱?？烧郫B式與和直立式二兩種立柱的螺紋裝置都給紙張帶來明顯的摩擦損傷。

這種摩損主要集中在查閱利用和新增散材料歸檔二個環(huán)節(jié)。每一次查閱利用，檔案都必須經(jīng)歷從立柱拔出和放回二個動作，紙張必然遭受立柱螺紋的二次摩擦。其中，二類檔案的查用，傷害最明顯：查用第四類的學(xué)歷、職稱檔案與第九類工資任免檔案，分別近乎一半的人事檔案和幾乎全部人事檔案經(jīng)歷立柱螺紋的摩損。

就裝訂新增散材料來說，年度考核登記表及工資審批表每年均有歸檔，也就是說，即使排除不定時的日常查閱，每一份在職人事檔案每年至少得經(jīng)歷二次立柱螺紋的摩損；如果算上年度職稱評審、職務(wù)晉升等查用需求，一年之中，至少經(jīng)歷三次螺紋折磨的人事檔案可達一所高校的1/3。

經(jīng)咨詢有關(guān)人士，裝訂立柱的螺紋主要目的在于方便壓條的緊扣。其實該設(shè)計明顯背離現(xiàn)實，因為絕大部分高校職員檔案無需使用壓條。經(jīng)隨機抽查，高校中級職稱以下職員的檔案占用卷盒（310×225×45mm標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格）不到一半；大部高級職稱、職務(wù)職員的檔案也往往不滿一個卷盒，這二類人事檔案占據(jù)高校九成以上的比例，均無需使用壓條。檔案有可能超過一個卷盒的職員僅有少數(shù)博導(dǎo)型教授或干部，其比例不到一成。以華南農(nóng)大為例，博導(dǎo)240人，占現(xiàn)有教職工3200人的7.5% 。其檔案如果采用壓條的辦法勉強用一個卷盒裝訂，壓條的利用率也不到10% 。如需二個卷盒裝訂，壓條仍屬多余。因此螺紋式立柱設(shè)計不僅無效，損傷紙張卻十分明顯。而平滑式立柱的摩擦系數(shù)大大低于螺紋式，不但明顯減輕紙張摩損，還便于查用，設(shè)計更為科學(xué)，同時節(jié)省壓條的費用。

四、電子歸檔防銹損

紙質(zhì)檔案難以避免銹損問題，集中體現(xiàn)在學(xué)位檔案。學(xué)位論文、開題報告等材料多由學(xué)生自己裝訂，往往會濫用鐵質(zhì)訂書釘，一份文件多達4-5個釘子，且開題報告多早于學(xué)位論文開始寫作前完成，等到跟其他學(xué)位材料一并移交歸檔，歷時一年以上，紙張銹跡十分明顯，銹損面積大，釘眼多，檔案更易破損。這種銹損問題難以提前阻止，因為歸檔之前的文件管理不屬于檔案管理部門的范圍。

篇(3)

關(guān)鍵詞：中專，檔案管理，現(xiàn)代化，信息化

 

0.引言隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大量的信息處理已經(jīng)脫離了手工的操作，在檔案管理方面，傳統(tǒng)的手工式檔案存檔、歸類、整理以及查詢已經(jīng)遠不能滿足現(xiàn)在各企事業(yè)單位的需要。各大中專學(xué)校也相繼在檔案管理方面實施大刀闊斧的改革，希望通過現(xiàn)代化的管理方式，提高檔案管理的效率。

1.檔案管理面臨的問題傳統(tǒng)的檔案管理中存在很多的問題，從建檔到存檔，以及其中相關(guān)信息的收集、編入等等環(huán)節(jié)，都采取人工的方式親力親為，一方面要投入大量的人力，另一方面在存檔的過程中，由于檔案保管環(huán)境要求的不達標(biāo)也經(jīng)常會使檔案遭到損壞等。檔案管理的現(xiàn)代化，不僅僅是大量電子設(shè)備的購入和網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，這些只是檔案管理走向現(xiàn)代化的技術(shù)支持和基礎(chǔ)，真正的信息化管理，還要依靠建立完善的檔案管理體系，將硬件設(shè)施與新的管理模式相結(jié)合，才能發(fā)揮檔案管理的真正作用。首先檔案管理要考慮到檔案本身內(nèi)容的準(zhǔn)確性，在建立文件式檔案的同時，電子檔案的建立為檔案的查詢提供了方便的條件，在信息更新方面要始終保證電子檔案與文件式檔案內(nèi)容的統(tǒng)一。論文大全。

2.加快檔案館現(xiàn)代化進程的對策2.1提高對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高對檔案管理工作的重視程度，充分理解檔案管理現(xiàn)代化的意義和作用。組織檔案管理人員對其他大中專院校的檔案管理工作進行考察學(xué)習(xí)，借鑒相關(guān)的優(yōu)化方式結(jié)合本校自身的條件和特點，重新審視自身檔案管理工作的不足，加快對本校檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

2.2加大檔案館現(xiàn)代化建設(shè)的投入檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是一個學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的一部分，檔案管理型人才的引進，現(xiàn)代化管理設(shè)備的投入等等都需要校方的大力支持和資金的投入。除此以外，檔案保管環(huán)境的改善，也需要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，進行翻新或重建，這一系列的前期投入都是為了實現(xiàn)檔案管理的長期長效性打下堅實的基礎(chǔ)。

3.檔案館現(xiàn)代化進程的建立數(shù)字檔案館概念的提出，顛覆了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案，為檔案管理工作提出了新的方向和要求。論文大全。在校園網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達的今天，很多校內(nèi)工作都已經(jīng)推廣到網(wǎng)絡(luò)化的層面上了，數(shù)字圖書館的成功構(gòu)建，為數(shù)字檔案館的建立提供了新的思路導(dǎo)向，也使信息資料的數(shù)字化成為可能。同樣，我們也可以借助計算機技術(shù)為依托，將檔案管理和服務(wù)工作數(shù)字化。論文大全。檔案的管理工作包括檔案的收集、整理、保管、編研、提供利用等，通過以上工作在開展中遇到的問題來反映當(dāng)下檔案學(xué)科的發(fā)展和研究方向。數(shù)字化檔案館的建立，不僅是檔案管理工作的革新，也是檔案學(xué)研究的新課題。從信息的錄入開始，將教職工的全部檔案內(nèi)容編輯整理后，錄入計算機，并對相關(guān)內(nèi)容進行分級，按照保密資料與非保密資料的標(biāo)準(zhǔn)進行劃分，對于非保密部分可以提供查詢服務(wù)，涉密級別的檔案，只能通過檔案的使用權(quán)限來開啟。電子檔案建立的同時，并不等于棄掉紙質(zhì)的檔案文件，相反不但要將紙質(zhì)檔案保存完好，信息同步，而且要確立紙質(zhì)檔案的原始憑據(jù)思想，電子檔案僅僅是便于服務(wù)性的檔案副本。與此同時，也對網(wǎng)絡(luò)的安全性提出了更高的要求，電子檔案內(nèi)容信息的防盜防竄改，數(shù)據(jù)的備份等工作也相繼成為檔案館數(shù)字化推行中要克服的難題。[3]

4.推進檔案館現(xiàn)代化進程應(yīng)注意的問題檔案管理的現(xiàn)代化給我們指明發(fā)展方向的同時也給我們的檔案工作帶來了新的難題。首先是檔案管理人員要具備現(xiàn)代化管理的知識與技能，這為檔案管理的從業(yè)人員提出了新的能力要求，其次是檔案管理模式改革的決心和投入，數(shù)字檔案館的改革變動和投入相對較大，而且在建成后也要定期的進行硬件設(shè)備及管理系統(tǒng)軟件的維護和更新，以保證數(shù)字檔案館的安全性和可操作性。與此同時，在檔案的借閱和查詢過程中，因為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)的可復(fù)制性所帶來的安全問題，也要通過強大的計算機技術(shù)支撐來解決，因此要給數(shù)字檔案館配備專門的計算機技術(shù)部門，做到發(fā)現(xiàn)問題能夠及時解決或排除，第一時間保障檔案的信息資料的安全和保密工作。

5.結(jié)語檔案管理的現(xiàn)代化改革不是一朝一夕的工作，而是一個漫長的從觀念到技術(shù)再到實際應(yīng)用的轉(zhuǎn)變過程，是中專學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)的一部分，與學(xué)校的硬件基礎(chǔ)建設(shè)一樣，是從辦公能力和效率上對學(xué)校的綜合評價之一。在中專學(xué)校的橫向比較過程中，除了辦學(xué)的師資力量，現(xiàn)代化的校園管理方式也是學(xué)校綜合能力的集中體現(xiàn)，因此檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)無論對檔案管理本身還是學(xué)校的整體實力都是非常重要的。

[參考文獻]

[1]楊公之.檔案信息化建設(shè)務(wù)實[M].北京：中國檔案出版社．2009:12-13.

[2]周毅.全緬準(zhǔn)確地認(rèn)識檔案信息化建設(shè)[J].檔案學(xué)通訊．2009,(4):45-46.

[3]丁光勛．信息時代檔案學(xué)理論研究與實踐[M]．上海：上海三聯(lián)出版社．2009:78-79.

篇(4)

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)論文管理；數(shù)字化；研究

中圖分類號：TP39 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）23-0213-03

0 引言

近年來，隨著招生規(guī)模的不斷擴大，高校畢業(yè)生數(shù)量持續(xù)增加，老師要承擔(dān)起更多的畢業(yè)論文指導(dǎo)任務(wù)，但教學(xué)資源，特別是軟件畢業(yè)生論文指導(dǎo)教師非常不足。各高校傳統(tǒng)的人工管理方式不能更好的滿足越來越繁重以及多樣化的論文管理工作，逐漸實現(xiàn)畢業(yè)論文管理的信息數(shù)字化。如濟南大學(xué)計算機工程學(xué)院開發(fā)了畢業(yè)設(shè)計題目申報與管理系統(tǒng)等，給我們帶來了值得學(xué)習(xí)借鑒的好經(jīng)驗。現(xiàn)在各高校越來越清晰的認(rèn)識到本科畢業(yè)設(shè)計 （論文）的重要性，依據(jù)事實，與專業(yè)特色聯(lián)系起來，質(zhì)量管理體系逐漸完善。筆者從工作實際出發(fā)，了解到雖然現(xiàn)在僅有不到10%的高校未將畢業(yè)論文管理工作作為教學(xué)工作的重要部分納入教育信息化進程，但不少高校仍沒有提高對其重要性和緊迫性的認(rèn)識，克服和解決這一問題迫在眉睫，勢在必行。傳統(tǒng)手工管理畢業(yè)論文的趨勢，必須從數(shù)字化構(gòu)建畢業(yè)論文管理平臺著手。

1 畢業(yè)論文信息數(shù)字化管理的必要性

目前，在對學(xué)生綜合素質(zhì)以及學(xué)校教學(xué)情況進行檢驗時，重點依據(jù)的就是高校畢業(yè)生的畢業(yè)論文，它在整個指標(biāo)體系中的地位很高。除了是高校人才培養(yǎng)計劃的重要一部分外,也能考察學(xué)生獨立分析和解決問題的能力，對于培養(yǎng)學(xué)生追求真理、提升科研能力也具有重要的意義。我們所說的高校學(xué)生畢業(yè)論文，具體來講包括本科生、碩士研究生及博士研究生的論文三種類型，分為優(yōu)秀和普通論文二個等級制。這些論文大多數(shù)成為學(xué)校教研利用的重要資料之一，具有較高的學(xué)術(shù)和利用價值，其質(zhì)量是衡量教學(xué)水平以及學(xué)生畢業(yè)與學(xué)位資格認(rèn)證的重要依據(jù)，同時，還促進了學(xué)校信息的公開數(shù)字檔案室實時接收來自辦公平臺及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的大量第一手的新鮮檔案資料，師生們可隨時突破時空限制足不出戶便可查詢相關(guān)論文教研檔案資料，改變了原有手工被動的查檔方式，論文的保管與利用價值得到了進一步體現(xiàn)。因此，科學(xué)及時有效實行數(shù)字化管理畢業(yè)生論文，對高校教學(xué)、科研的發(fā)展以及教學(xué)檔案管理，都具有重要的現(xiàn)實意義。

現(xiàn)在大部分高校在儲存印刷品論文或采用雙軌制同時收藏電子版的論文制作成光盤，但效果不是很好,究其原因主要有：①學(xué)生論文太多，制成印刷品在儲存上存在困難,制成光盤在擴充上存在困難；②運用以上兩種方式收藏論文,在查詢時不方便；③紙質(zhì)文檔數(shù)量大，往往“沉睡”在庫房不易開放，造成師生查閱受限，利用率低下而且占用庫房面積，極大浪費了庫存空間。由此可知，由于畢業(yè)論文數(shù)據(jù)量大、效率不高、差錯率高等因素的影響，信息數(shù)字化管理應(yīng)運而生，其發(fā)展前景也非常廣闊，而在高校畢業(yè)論文管理平臺的協(xié)助下，可達到解決這些問題的目的。傳統(tǒng)的人工管理加紙質(zhì)存檔方式需要大量的人力、物力、財力，同時造成以下問題：

1.1 管理效率低下 在管理論文時，要發(fā)放很多文件，填寫各種表格。那么多的文件在管理時容易出錯。若將這些文件表格進行網(wǎng)上集中管理、查閱、填寫等，將大大提高工作效率。

1.2 互動渠道不暢 如果不依托網(wǎng)上信息技術(shù)，就不能建立一個有助于各級管理人員、師生間面對面溝通交流的互動平臺，很可能出現(xiàn)信息和接收不一致、不能準(zhǔn)確傳遞信息等情況。論文的統(tǒng)一格式和修改則需要教師逐字逐句地在文中作標(biāo)注或通過電郵的方式發(fā)送等。

1.3 答辯成績共享難 最后進行的是畢業(yè)論文總評，給學(xué)生確定一個客觀、公正的畢業(yè)設(shè)計（論文）的總評成績不是件簡單的事情，是很復(fù)雜，這其中的困難可想而知。傳統(tǒng)方式一般采取等級制，進行小組表決，最后確定該生的總評成績。這種方法耗費的時間比較多，主觀性比較強。如使用系統(tǒng)答辯功能，將答辯記錄、答辯小組意見等結(jié)果提交等，為答辯小組成員共享資料提供科學(xué)便利，同時，老師對論文給出建議成績和答辯成績，折算提交后自動進入數(shù)據(jù)庫，學(xué)生可自行查詢成績，不必進行人工匯總。

1.4 數(shù)據(jù)缺乏同一性 畢業(yè)論文管理參與人員太多而且不集中，容易造成信息的不一致。如學(xué)生最初選題和最終論文題目，如果在論文秀做過程中有所改變，就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致；論文寫作中會經(jīng)過多次修改，不同的修改稿會由于手工管理出現(xiàn)錯誤進而導(dǎo)致提交錯誤等。

2 建立高校畢業(yè)論文管理信息平臺可行性

應(yīng)用高校畢業(yè)論文管理系統(tǒng)整合那些分散的信息，讓師生在一個互動的平臺上完成論文過程，對于改善論文管理工作的質(zhì)量和效率都是非常有幫助的。另外，系統(tǒng)中工作流技術(shù)的應(yīng)用，可使各高校充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)計算機豐富資源并根據(jù)各自不同的論文管理過程靈活選擇工作流程，具有較好的普適性。

長期以來，學(xué)校的教室?guī)缀醭蔀榱藢W(xué)生接受系統(tǒng)教育的唯一場所,而且教學(xué)活動的時間也受到了限制?，F(xiàn)在各種專題數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用就是很好的例子，師生可以使用專用軟件平臺、各種即時通訊軟件，用文字、音頻、視頻進行即時的交流，即使教師不能即時回答問題，學(xué)生也可以用發(fā)帖的方式留言。因此教學(xué)的場所可以是任何互聯(lián)網(wǎng)所能觸及的地方，教學(xué)時間可以是任意的。如果能充分挖掘和合理利用即時計算機通訊軟件的功能，并且在教學(xué)中因勢利導(dǎo)，可以使教學(xué)突破時空的限制，不但可以成為教師教學(xué)非常有效的輔助教學(xué)手段，而且還能最大限度地激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，同時，系統(tǒng)的應(yīng)用，也將促進了畢業(yè)生論文檔案管理質(zhì)量的提高，達到了論文教與學(xué)以及檔案數(shù)字化管理的雙贏目的。

篇(5)

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案數(shù)字化；OCR識別技術(shù)；FlexPaper；在線瀏覽

中圖分類號：G434 文獻標(biāo)識碼：A 論文編號：1674-2117（2016）09-0092-04

引言

高校的教學(xué)和管理會涉及大量紙質(zhì)檔案的簽發(fā)與存儲，如入學(xué)登記表、學(xué)籍異動申請、學(xué)籍卡等，常規(guī)做法是把檔案的基本信息存儲到計算機上，使用時先查詢這些信息確定檔案位置，然后再去檔案室手動翻找。這種做法一方面給檔案查找工作帶來諸多不便，另一方面也不利于檔案原件的保存。

針對這一現(xiàn)狀，筆者從紙質(zhì)檔案的數(shù)字化展示入手，結(jié)合高校檔案存儲、使用過程中的實際情況，利用開源的“FlexPaper文檔瀏覽器”組件，輔助OCR識別技術(shù)，設(shè)計了一套紙質(zhì)檔案數(shù)字化平臺建設(shè)方案。

功能分析

1.檔案類型

根據(jù)高校工作的實際情況，筆者將紙質(zhì)檔案分為單文件型和列表型兩類。單文件型是指該文件只涉及一件事情、一個主體對象，如學(xué)生的學(xué)籍異動申請、學(xué)籍卡、處分文件等。列表型是指該文件涉及多個主體對象，常以列表的形式呈現(xiàn)，如新生的錄取名冊、分班情況等。這種分類能夠使平臺數(shù)據(jù)庫的建設(shè)更加清晰明了。

2.操作分類

為了便于平臺的管理，按公開程度的不同，筆者把紙質(zhì)檔案又分為公共文件、部門文件和特殊文件三類。公共文件是開放給所有瀏覽者的檔案信息，部門文件是針對某一個或多個相關(guān)部門的檔案信息，特殊文件則是只授權(quán)給某些人看的檔案信息。這種分類可以有效地簡化平臺權(quán)限的分解。

3.使用者權(quán)限

根據(jù)以上分析，筆者把使用者分為普通瀏覽者、部門員工和管理者三種。普通瀏覽者只能查看公共檔案文件，無法進行復(fù)制、打印、下載等操作；部門員工可以查看、打印、下載屬于該部門和授權(quán)給其個人的檔案文件；管理者則可以統(tǒng)籌規(guī)劃整個平臺及管理文件分發(fā)權(quán)限。

系統(tǒng)設(shè)計

1.總體結(jié)構(gòu)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化平臺主要包括文件上傳轉(zhuǎn)換、前端展示和權(quán)限分解三個模塊，在前期準(zhǔn)備工作階段又分為檔案整理編號和掃描識別兩個步驟?？傮w結(jié)構(gòu)如下頁圖1所示。

2.前期準(zhǔn)備階段

由于高校檔案涉及對象復(fù)雜，事項繁多，前期紙質(zhì)檔案的整理編號工作就尤為重要。除了常規(guī)按年份、事項、順序編號外，根據(jù)本平臺的設(shè)計要求，還應(yīng)著重標(biāo)明檔案的類型、面向的對象以及操作分類。

掃描識別階段主要涉及文件的掃描存儲和文件內(nèi)容的OCR識別。根據(jù)上一步檔案分類的不同，單文件型的檔案只需手動標(biāo)識出文件的主要內(nèi)容和涉及的對象，列表型的檔案則需識別出關(guān)鍵信息。筆者采用ABBYY FineReader軟件進行內(nèi)容識別，該軟件能夠快速、高效地把靜態(tài)紙質(zhì)文件和PDF文件轉(zhuǎn)換成可管理的電子數(shù)據(jù)，并能夠直接存儲為RTF、TXT、DOC、CSV、XLS或HTML等格式，且能保持表格與圖片中原始頁面的設(shè)計。

通過上述的前期準(zhǔn)備工作，紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成了電子掃描版和文字識別版兩個版本，這兩個版本會在平臺模塊中關(guān)聯(lián)展示。

3.平臺模塊

紙質(zhì)檔案數(shù)字化平臺通過上傳轉(zhuǎn)換模塊把紙質(zhì)檔案的掃描件或圖片上傳到平臺，服務(wù)器會自動把上傳的文件轉(zhuǎn)換成前端展示模塊可以識別的格式，并按相關(guān)的權(quán)限展示給使用者。

平臺主要識別圖片、PDF、Office文檔等類型的文件，總體流程如圖2所示。文件上傳后，系統(tǒng)會自動識別文件格式，如果是平臺不可識別的文件則彈出錯誤，進程結(jié)束；如果是圖片格式或者PDF文檔，則調(diào)用SWFTools工具將其轉(zhuǎn)換為SWF文件，前端展示模塊識別這種格式后，再調(diào)用開源的FlexPaper組件來進行展示；如果是Office文檔，則調(diào)用FlashPaper工具進行相應(yīng)的文件轉(zhuǎn)換。

SWFTools和FlashPaper是兩款電子文檔轉(zhuǎn)換工具，它們可以將需要的文檔快速地處理成分頁的SWF格式的Flas文件，原文檔的排版樣式和字體顯示都不會受到影響。所有使用者都可以通過網(wǎng)絡(luò)自由查看，并能夠?qū)嵤┓糯?、縮小、翻頁、搜索等操作，執(zhí)行效率高。另外，SWF格式的文件可以有效控制復(fù)制和下載傳播，保護檔案文件安全。其中SWFTools工具主要負(fù)責(zé)圖片和PDF文件的格式轉(zhuǎn)化，而FlashPaper主要針對各種Office文檔進行相關(guān)操作。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化平臺主要利用ASP編程語言設(shè)計開發(fā)，在上傳轉(zhuǎn)換模塊需要調(diào)用服務(wù)器端安裝調(diào)試好的上述轉(zhuǎn)換工具才能進行操作。關(guān)鍵代碼如下：

調(diào)用SWFTools：

Set WshShell=Server.CreateObject（“Wscript.Shell”）

IsSuccess=WshShell.Run（"SWFTools＼pdf2swf.exe "&pdf文件路徑&"-o"&swf存儲路徑&" -T 9 -f -s languagedir= SWFTools＼xpdf＼xpdf-chinese-simplified"，0，true）

調(diào)用FlashPaper：

Set WshShell=Server.CreateObject（“Wscript.Shell”）

IsSuccess=WshShell.Run（"FlashPaper＼FlashPrinter.exe "&pdf文件路徑&" -o "&pdf文件路徑，0，true）

前端展示模塊的核心是經(jīng)過二次開發(fā)的FlexPaper組件。FlexPaper是一款開源輕量級的在瀏覽器上顯示SWF格式文檔的組件，該組件除了能夠很好地執(zhí)行文檔顯示功能外，更重要的是能夠?qū)崿F(xiàn)文本閱讀的相關(guān)操作，如上下翻頁、文本縮放、查找全文等。通過Adobe Flash Builder軟件對FlexPaper進行二次開發(fā)，最終編譯成可在HTML中使用的Flash版本，并通過ASP編程語言對其進行調(diào)用和細(xì)節(jié)設(shè)定，如文件縮放、是否可用全屏、頁面的長度和寬度、在頁面的位置等，從而完成文檔的展示功能。

在二次開發(fā)過程中，主要針對原版組件操作按鈕功能控制問題和識別中文文件亂碼問題進行編譯。由于本平臺需要通過權(quán)限分解模塊進行相關(guān)的打印下載操作，故而需要禁用組件中的打印按鈕和右鍵菜單的打印操作，此時需要修改FlexPaperViewer.mxml頁面中的public var_PrintEnabled：Boolean代碼為false，同時把本頁面中的st：GradientImageButton icon="{MenuIcons.PRINT_ICON}"打印按鈕代碼注釋掉，其他和平臺設(shè)計有沖突的按鈕和功能也可以通過修改FlexPaperViewer.mxml頁面代碼來關(guān)閉或刪除。右鍵打印菜單則需要注釋掉FlexPaperViewer_Base.mxml頁面中的contextMenu.customItems.push（cmi_print）代碼。識別中文文件亂碼問題則需要修改FlexPaperViewer.mxml頁面中的public var_localeChain：String為zh_CN。

FlexPaper組件進行二次開發(fā)以后，就可以在平臺中部署和調(diào)用了。

ASP編程語言調(diào)用FlexPaper組件的關(guān)鍵代碼如下：

var swfurl="swf文件地址"

var fp = new FlexPaperViewer（

'FlexPaperViewer'，

'viewerPlaceHolder'，

{ config ： {配置文件}}

）；

4.平臺框架

目前，紙質(zhì)檔案數(shù)字化平臺已完成主要的模塊設(shè)計和整合，系統(tǒng)框架如圖3所示。

左側(cè)框架為檔案文件的展示模塊。該模塊可以展示檔案文件的電子掃描版，并能進行放大、縮小、翻頁、搜索等相關(guān)操作，原始痕跡一目了然，數(shù)字化操作方便快捷。

右側(cè)框架上半部分為檔案文件的說明操作模塊。該模塊會展示文件涉及的對象、時間，以及事件的概述等，若文件類型為列表型，此處則額外展示檔案文件文字識別版本的鏈接地址和數(shù)據(jù)信息。在權(quán)限分配的前提下，本模塊會顯示打印、下載等相關(guān)操作按鍵，方便快捷。

右側(cè)框架下半部分為相關(guān)文件展示模塊。該模塊會根據(jù)權(quán)限分配和瀏覽歷史等因素顯示相關(guān)的檔案文件。

結(jié)束語

本平臺一方面保護了原版紙質(zhì)檔案文件，另一方面也提高了檔案文件的利用率，為無紙化高效辦公提供了可能。該平臺也可以在高校報紙編輯部、圖書館等相關(guān)部門推廣應(yīng)用。

參考文獻：

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[2]岳展弘.高校數(shù)字檔案館建設(shè)策略研究[A].決策論壇――系統(tǒng)科學(xué)在工程決策中的應(yīng)用學(xué)術(shù)研討會論文集（上）[C].2015.

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篇(6)

論文關(guān)鍵詞：電子文件，檔案工作，影響

 

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。本文就新時期電子文件對檔案工作的影響及我們的對策談些淺見。

一、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1．傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件夾的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后信息傳播，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2．由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

3．由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件夾的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處中國。

二、電子文件對檔案學(xué)理論的影響

1．對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始性記錄一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其他信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機方案處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別信息傳播，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定？電子文件能否作為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2．對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機關(guān)、組織、機構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件夾的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3．對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究工作必不可少的內(nèi)容。

三、當(dāng)前我們應(yīng)采取的對策

1．做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2．解決好電子文件的保存問題

以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的信息傳播，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份以及有割據(jù)體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。

3、使檔案管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服工作的重視，使利用工作和其他基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

4．檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫

我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，就必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的在果，使檔案人員適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的改變，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工人迎接信息技術(shù)革命的最根本對策。

5．依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，并以各單位計算機與信息管理人員為主體，重新建立歸檔工作隊伍。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠信息傳播，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，忙使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任中國。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

四、運用計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化

1．建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)

隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的見頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案館（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2．建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”

檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3．電子文件的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作信息傳播，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤和軟盤。

4．開展在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

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篇(7)

關(guān)鍵詞：國土資源檔案，數(shù)字化建設(shè)，對策

 

國土資源檔案是國土資源管理部門在各項工作活動中直接形成的、具有保存價值的經(jīng)過整理歸檔的文字、圖表 、聲像 、實物 、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，國土資源管理部門面臨著新的形勢和要求，如何科學(xué)地管理好國有土地，提高國土資源管理的效率和水平，充分、合理地利用好有限的國土資源，已成為急需解決的問題。國土資源檔案管理工作必須緊跟國家檔案信息化建設(shè)的步伐，積極加快國土資源檔案數(shù)字化進程，才能更好地適應(yīng)經(jīng)濟和社會發(fā)展的需要，更好發(fā)揮國土資源檔案在經(jīng)濟建設(shè)和社會各項事業(yè)建設(shè)中的作用。

一、國土資源檔案數(shù)字化的涵義及其意義

國土資源檔案數(shù)字化是指利用計算機、掃描儀、圖像處理技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)將傳統(tǒng)介質(zhì)的國土資源檔案，進行數(shù)字化處理，進而形成數(shù)字檔案信息資源的過程。國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，也是國土資源管理工作不可或缺的有機組成部分，它對依法管地、合理開發(fā)用地、解決土地糾紛、農(nóng)村土地承包、制定土地利用總體規(guī)劃及繳納土地租金、征繳國有土地使用稅等很多方面都起到了很重要的作用。隨著新的土地管理法的正式實施，國土資源管理制度和方式都發(fā)生了很大的變化，耕地保護、土地用途管制、國土資源執(zhí)法、礦產(chǎn)管理等管理職能都得到了增強，基本農(nóng)田保護、土地開發(fā)整理、用地報批、征地實施等各項具體工作都有了新的政策、法規(guī)和程序,由此形成的國土資源檔案數(shù)量也日益增多。

雖然現(xiàn)存的具體國土資源檔案多數(shù)是以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，但隨著電子計算機的廣泛應(yīng)用和辦公自動化的逐步普及，近年來產(chǎn)生了越來越多的涉及國土資源管理的電子文件和電子檔案，從而出現(xiàn)檔案的載體從以傳統(tǒng)紙質(zhì)為主，發(fā)展到紙質(zhì)載體、磁性載體、光介質(zhì)載體和其它各類實物載體多元化并存的局面。如何管好用好這些內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大的國土資源檔案已成為當(dāng)前檔案管理工作的一個急需解決的問題。目前比較普遍的看法是將傳統(tǒng)國土資源檔案進行數(shù)字化處理，建立電子文件數(shù)據(jù)庫和電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，并通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)國土資源檔案的合理存儲與有效開發(fā)利用，實現(xiàn)國土資源檔案的社會共享。實踐表明，只有通過檔案信息化，才能更好地實現(xiàn)信息資源共享，才能有效提高檔案信息的利用率，才能更加準(zhǔn)確、快捷、方便地提供利用，提高經(jīng)濟效益和社會效益。

二、加速國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

（一）加速傳統(tǒng)載體國土資源檔案的數(shù)字化步伐

傳統(tǒng)載體國土資源檔案的數(shù)字化是實現(xiàn)國土資源檔案信息化管理的基礎(chǔ)。目前檔案數(shù)字化的方式主要有數(shù)據(jù)錄入、檔案掃描、視頻與音頻轉(zhuǎn)換、光學(xué)字符識別轉(zhuǎn)換等方式。為了加快數(shù)字化步伐，國土資源管理部門應(yīng)該增加經(jīng)費投入，購置數(shù)字化建設(shè)必需的設(shè)備，為數(shù)字化建設(shè)提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。

實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化一般需要分兩步進行：第一步是建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫；第二步是檔案內(nèi)容的數(shù)字化。

建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，就是對檔案進行主題詞、分類號等標(biāo)引項的錄入，形成機讀目錄。機讀目錄相對于傳統(tǒng)的簿冊式、卡片式等手工檢索工具來說是一種很大的進步，可以根據(jù)利用者的需求，按館藏檔案的主題類別、形成者，形成時間等重要特征分別歸類，便于利用者通過計算機快捷、準(zhǔn)確地查找到所需的檔案。免費論文，對策。

檔案摘要，在一定權(quán)限范圍內(nèi)實現(xiàn)檔案資源的復(fù)制、編輯等。

由于館藏檔案往往數(shù)量龐大，所以館藏檔案數(shù)字化往往需要分步進行。筆者認(rèn)為，應(yīng)該認(rèn)真分析館藏情況，根據(jù)國土資源檔案價值和實際利用工作的需要，具體確定館藏檔案內(nèi)容數(shù)字化的范圍與內(nèi)容。應(yīng)重點考慮以下三個因素：

1、利用因素。首先應(yīng)選擇社會利用面廣，使用頻率高的檔案內(nèi)容進行數(shù)字化，盡快滿足社會利用者對這些檔案信息的需求。

2、價值因素?？煽紤]優(yōu)先將有較高價值的檔案信息數(shù)字化。免費論文，對策。所謂較高價值：一是指具有長遠利用價值的檔案信息；二是指具有歷史價值和文物價值的珍貴原始資料；三是指具有證據(jù)價值和情報價值的檔案信息。

3、搶救因素。某些傳統(tǒng)介質(zhì)檔案因年代久遠或保存環(huán)境條件差，致使檔案瀕臨損毀，需盡快實現(xiàn)數(shù)字化，使之得到搶救性保護。

4、特色因素。即注重選擇本地區(qū)、本系統(tǒng)有特色的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。在人、財、物力限制較多的情況下尤其要考慮這一因素。一般情況下這些特色檔案是其他檔案部門所沒有的, 它可以體現(xiàn)本檔案部門的特色價值。免費論文，對策。

（二）加速國土資源檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，假如沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，各單位、各部門各自為政、各行其是，必然會出現(xiàn)互不統(tǒng)一，互不協(xié)調(diào)，互不銜接的混亂狀況，其結(jié)果必將是難以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。因此，規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫形式是檔案數(shù)字化建設(shè)取得成功的生命所在。實施國土資源檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化就是要科學(xué)地制訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使國土資源檔案工作逐步走向規(guī)范化。當(dāng)前，特別要規(guī)范數(shù)字化加工的過程管理，在掃描、圖像處理數(shù)據(jù)錄入、圖文編輯等工作流程中，必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進行。國土資源檔案往往具有成套性、動態(tài)性和綜合性的特點，更要強調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化。為了實現(xiàn)國土資源檔案信息數(shù)據(jù)的有效共享，就必須按照檔案數(shù)據(jù)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范制作檔案數(shù)據(jù)。一般檔案數(shù)據(jù)制作起碼要做到三個統(tǒng)一：統(tǒng)一著錄項目、統(tǒng)一著錄格式和統(tǒng)一檢索語言。同時，還要注意數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可靠性和實用性。只有這樣，才能為國土資源檔案信息資源共享打好堅實的基礎(chǔ)。免費論文，對策。

（三）加速國土資源檔案信息化人才隊伍建設(shè)

人才是保證檔案信息化建設(shè)取得成效并持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，因此必須十分重視國土資源檔案信息化專門人才的培養(yǎng)，以滿足國土資源檔案信息化建設(shè)的人才需求。免費論文，對策。

檔案信息化將使檔案部門管理的信息資源的形式特征、工作內(nèi)容和服務(wù)模式都發(fā)生很大的變化。免費論文，對策。因此，作為現(xiàn)代國土資源檔案管理的人員不但要掌握一般的檔案管理的基本知識，國土資源檔案管理的專業(yè)知識，還要掌握計算機技術(shù)應(yīng)用的基本技能。因為要做好國土資源檔案數(shù)字化建設(shè)和利用工作，檔案管理人員就必須掌握較先進的信息處理技術(shù)，否則是無法勝任工作的。所以，國土資源檔案管理部門一方面要注意吸納、引進專業(yè)人才，另一方面應(yīng)該加強對在職檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們計算機管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平和檔案管理系統(tǒng)的運用能力，以利更好地開展國土資源檔案管理信息化工作。

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