紙質(zhì)檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇紙質(zhì)檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

[關(guān)鍵詞]紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合

中圖分類號：K206 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

一、紙質(zhì)檔案管理概況

紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時(shí)代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時(shí)其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點(diǎn)。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點(diǎn)：

1. 同步歸檔

一線城市房產(chǎn)吸引國內(nèi)、國際熱資，有運(yùn)用資本投資不動(dòng)產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運(yùn)作，在上一次買賣的辦文未完成時(shí)而箍緊下一次的買賣實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國際化都市進(jìn)程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時(shí)完成整理、24小時(shí)完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時(shí)期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機(jī)構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實(shí)現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。

資料虛假、開發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟(jì)糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進(jìn)入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴(yán)格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。

檔案數(shù)字化加工是一個(gè)流水作業(yè)，須多個(gè)作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬份檔案在多個(gè)環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實(shí)到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實(shí)物檔案時(shí)，必須從辦文數(shù)據(jù)庫中調(diào)取電子檔案交接表格，清點(diǎn)數(shù)目與實(shí)際相符后，再進(jìn)行逐件核對。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁數(shù)進(jìn)行核對，無誤后作電子簽署的同時(shí)作手工簽署，缺件、差錯(cuò)、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫房為止。

檔案整理是指把收文資料進(jìn)行加工。拆封前對檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。

2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時(shí)間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時(shí)間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時(shí)代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時(shí)代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時(shí)代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點(diǎn)：

1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計(jì)算，一個(gè)U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個(gè)儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時(shí)空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時(shí)代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時(shí)的檔案資料管理。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：

1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。

2.建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機(jī)制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時(shí)候利用電子檔案進(jìn)行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。

3.將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。

參考文獻(xiàn)：

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篇(2)

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；紙質(zhì)檔案管理；管理人員素質(zhì)；防護(hù)措施

檔案管理是醫(yī)院日常管理工作中不可忽視的內(nèi)容，對改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展具有重要作用。紙質(zhì)檔案是重要的檔案形式，對病例、人事、財(cái)物等信息有詳細(xì)和全面的記錄，方便檔案資料查閱，也為各項(xiàng)工作有效開展提供參考和依據(jù)。因此，為促進(jìn)紙質(zhì)檔案作用的充分發(fā)揮，健全完善管理規(guī)章制度，提高紙質(zhì)檔案管理工作效率是必要。但在日常工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，責(zé)任心不強(qiáng)，制約紙質(zhì)檔案管理水平提升，對醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展也產(chǎn)生不利影響。為轉(zhuǎn)變這種情況，管理人員應(yīng)該結(jié)合新形勢和新情況，健全制度措施，明確相關(guān)人員職責(zé)，促進(jìn)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平不斷提升。

1 新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的意義

紙質(zhì)檔案記錄著各種有效的信息，包括病例、人事、財(cái)務(wù)等內(nèi)容，對醫(yī)院各項(xiàng)工作的有效開展具有積極作用。作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)該充分認(rèn)識紙質(zhì)檔案管理的重要作用，結(jié)合新時(shí)期和新需要，將相關(guān)規(guī)范要求嚴(yán)格落實(shí)到位，促進(jìn)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平提升，也為醫(yī)院各項(xiàng)工作順利開展提供保障。

1.1 滿足使用需要

結(jié)合醫(yī)院新時(shí)期和新情況，采取措施加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理工作，能夠滿足使用者的需要。使用過程中，應(yīng)該由管理人員對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號和處理，做好歸檔管理工作，并將檔案資料存儲于檔案室。在使用過程中根據(jù)需要進(jìn)行查詢，滿足檔案管理需要，對推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作發(fā)展具有積極作用。

1.2 延長使用壽命

紙質(zhì)檔案管理需要做好防水和防火災(zāi)工作，并且重視防止鼠害的發(fā)生，保證檔案材料完整，質(zhì)量狀況良好，延長使用壽命，為檔案資料使用創(chuàng)造條件。具體來說，在管理過程中，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善存儲柜和檔案室的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保室內(nèi)溫度和濕度適宜。并重視醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防潮、防水和防鼠害工作，促進(jìn)紙質(zhì)檔案使用壽命延長，為各項(xiàng)工作開展創(chuàng)造便利。

1.3 提高管理水平

增強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理水平是不可忽視的工作，也是醫(yī)院檔案管理部門不可忽視的內(nèi)容。具體來說，在醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理過程中，要合理配備工作人員，明確他們的職責(zé)。加強(qiáng)紙質(zhì)檔案資料存儲工作，為各項(xiàng)活動(dòng)順利開展創(chuàng)造便利。同時(shí)還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的不足，彌補(bǔ)管理工作存在的缺陷，促進(jìn)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理效果提升。

2 新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的不足

雖然加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理工作具有重要作用，但在醫(yī)院檔案管理的具體活動(dòng)中，一些工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，沒有嚴(yán)格落實(shí)紙質(zhì)檔案管理的規(guī)章制度和相應(yīng)的措施，影響紙質(zhì)檔案管理水平提升和作用的充分發(fā)揮。具體來說，新時(shí)期醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理存在以下方面的缺陷。

2.1 檔案保護(hù)意識淡薄

忽視對紙質(zhì)檔案采取有效的防范措施，日常管理和巡視不到位，難以提升紙質(zhì)檔案管理工作效率。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對紙質(zhì)檔案的重視程度不足，未能在制度、資金、技術(shù)等方面采取完善措施，不利于提升醫(yī)院紙質(zhì)n案管理效果。

2.2 管理人員素質(zhì)較低

很多醫(yī)院檔案管理人員的年齡老化，結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)技能偏低。在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的過程中，沿用傳統(tǒng)方式方法進(jìn)行，難以全面提升管理工作效率。或者對檔案管理人員的管理和培訓(xùn)存在不足，有效的教育學(xué)習(xí)活動(dòng)缺乏，影響檔案管理綜合技能提升。

2.3 檔案防護(hù)措施不足

在利用檔案的過程中，忽視采取措施對紙質(zhì)檔案進(jìn)行防護(hù)。翻閱和復(fù)印檔案資料時(shí)忽視加強(qiáng)管理，對紙質(zhì)檔案造成一定損害，也容易降低紙質(zhì)檔案的使用壽命。

2.4 紙質(zhì)檔案防災(zāi)不足

醫(yī)院紙質(zhì)檔案的防災(zāi)措施不到位，包括火災(zāi)、鼠害等內(nèi)容，要結(jié)合管理需要健全相關(guān)制度，推動(dòng)紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作效率提升。一些醫(yī)院缺乏紙質(zhì)檔案管理的應(yīng)急機(jī)制，一旦發(fā)生危害也難以及時(shí)處理，制約紙質(zhì)檔案管理水平提升。

3 新時(shí)期加強(qiáng)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平的對策

為有效應(yīng)對實(shí)際工作存在的不足，提升醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理水平，結(jié)合新時(shí)期和新形勢，讓紙質(zhì)檔案更好為醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)，可以采取以下改進(jìn)和完善措施。

3.1 提高紙質(zhì)檔案保護(hù)意識

整個(gè)醫(yī)院范圍內(nèi)要重視檔案管理宣傳工作，營造良好氛圍，激發(fā)管理人員熱情，讓他們有效融入檔案管理的各項(xiàng)工作當(dāng)中。管理人員是開展紙質(zhì)檔案管理的首要因素，必須調(diào)動(dòng)他們的主動(dòng)性，滿懷熱情開展紙質(zhì)檔案管理的各項(xiàng)工作。醫(yī)院在日常工作中要增進(jìn)相互交流，明確紙質(zhì)檔案管理的重要性，潛移默化增強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識，有效規(guī)范檔案管理各項(xiàng)工作。

3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院要注重引進(jìn)專業(yè)基礎(chǔ)扎實(shí)、綜合水平高、檔案管理技能強(qiáng)的管理人員，充實(shí)醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理工作隊(duì)伍，有效規(guī)范各項(xiàng)活動(dòng)。構(gòu)建完善的紙質(zhì)檔案管理人員培訓(xùn)制度，采用現(xiàn)場授課、相互交流與合作等形式，提高教育培訓(xùn)活動(dòng)的實(shí)效性。進(jìn)而增進(jìn)相互聯(lián)系，激發(fā)檔案管理人員的主動(dòng)學(xué)習(xí)意識，增強(qiáng)責(zé)任心和管理技能，有效適應(yīng)紙質(zhì)檔案管理工作需要，也為醫(yī)院各項(xiàng)工作的有效開展創(chuàng)造條件。

3.3 落實(shí)紙質(zhì)檔案防護(hù)措施

管理人員要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的防護(hù)工作，確保紙質(zhì)檔案綜合性能良好。重視庫房清潔和消毒工作，確保庫房處于適宜的溫度和濕度，并且?guī)旆窟€要具有良好的關(guān)照和通風(fēng)條件，確保紙質(zhì)檔案存放環(huán)境良好，延長紙質(zhì)檔案使用壽命，最大限度降低紙質(zhì)檔案發(fā)生病害的可能，促進(jìn)紙質(zhì)檔案管理的安全性和完整性提升。庫房采取避光措施，防止陽光直射，重視庫房日常清潔和消毒工作，并且對出現(xiàn)的問題及時(shí)清除和處理，有效提升紙質(zhì)檔案管理水平。

3.4 注重紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作

增強(qiáng)管理人員有效應(yīng)對紙質(zhì)檔案管理突發(fā)事件的能力，重視紙質(zhì)檔案防災(zāi)工作，促進(jìn)工作水平提升。根據(jù)醫(yī)院檔案管理需要，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定和制度措施，建立安全事故應(yīng)急處理機(jī)制，提高紙質(zhì)檔案防火、防潮、防鼠害、防地質(zhì)災(zāi)害等各項(xiàng)工作技能。重視實(shí)現(xiàn)演戲和訓(xùn)練，定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)活動(dòng)，促進(jìn)工作人員綜合技能提升。這樣即使當(dāng)突發(fā)事件來臨時(shí)，管理人員能夠明確自己應(yīng)該怎樣做，有效撤離和保護(hù)紙質(zhì)檔案，盡量避免不必要的損失出現(xiàn)。

4 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理是不可忽視的內(nèi)容，也是管理人員必須重視的問題。作為醫(yī)院檔案管理人員，日常工作中應(yīng)該結(jié)合紙質(zhì)檔案管理需要，認(rèn)識加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理的重要意義，明確存在的不足。然后有針對性的采取完善措施。從而更好約束和規(guī)范醫(yī)院紙質(zhì)檔案管理的各項(xiàng)工作，進(jìn)一步提升紙質(zhì)檔案管理水平，為醫(yī)院各項(xiàng)工作有效開展創(chuàng)造便利。

參考文獻(xiàn)

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篇(3)

[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案管理；二級學(xué)院；規(guī)范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119

[中圖分類號]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-02

1 教學(xué)檔案概述

教學(xué)檔案是指二級學(xué)院本科教學(xué)科研以及學(xué)生管理過程中所自然形成的具有存在價(jià)值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價(jià)值的文檔資料對學(xué)校甚至社會有一定的參考作用。檔案是隨著時(shí)間的推移，學(xué)院的發(fā)展，最終一點(diǎn)一滴累積得到的，真實(shí)地記錄了二級學(xué)院的發(fā)展軌跡。

2 教學(xué)檔案的作用

隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級學(xué)院辦學(xué)的自和管理權(quán)也隨之加大，相關(guān)教學(xué)管理工作的范圍也逐漸擴(kuò)展。而教學(xué)檔案的收集管理及保存工作，作為學(xué)院管理工作的重要組成之一，應(yīng)該得到相關(guān)學(xué)校管理人員的重視。

隨著學(xué)院管理范圍的不斷擴(kuò)大，許多教學(xué)、行政相關(guān)文件及實(shí)施都由二級學(xué)院進(jìn)行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)和改變，二級學(xué)院的在檔案管理工作出現(xiàn)很多亟待解決的問題。自我國進(jìn)入21世紀(jì)以來，高等院校的格局組成發(fā)生了很大變化，二級學(xué)院成為我國高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價(jià)值的資料文檔，必須得到二級學(xué)院的高度重視。因?yàn)闄n案是回顧總結(jié)和評估教學(xué)的重要依據(jù)，而且通過研究學(xué)習(xí)檔案能不斷提高教學(xué)水平。這就是檔案作為紙質(zhì)資料的重要意義，要通過自身的優(yōu)秀管理，嚴(yán)格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個(gè)二級學(xué)院中完整的檔案管理系統(tǒng)。并且還要引進(jìn)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)工具，這樣才能真正做好高校二級學(xué)院的檔案的管理工作。

3 教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容

3.1 學(xué)院的管理類文檔

管理類檔案有學(xué)院教學(xué)相關(guān)資料、學(xué)院的管理機(jī)制、學(xué)院設(shè)施管理、各類學(xué)院會議的文字記錄以及學(xué)院一些重大活動(dòng)的資料，其中包括文字、影視等形式。

3.2 教學(xué)科研類檔案

教學(xué)科研類檔案作為學(xué)院教學(xué)工作的一個(gè)重要組成部分，包括教學(xué)中的成果與改革創(chuàng)新、研究課題申報(bào)立項(xiàng)的驗(yàn)證資料以及科研成果取得的證書等關(guān)于科研類的檔案文檔。

3.3 教學(xué)日常運(yùn)行的管理類檔案

主要包括教師的每日課程狀態(tài)、課程教案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)事故等有關(guān)資料，同時(shí)也包括各個(gè)學(xué)科的專業(yè)建設(shè)材料、教學(xué)質(zhì)量的管理材料、實(shí)踐教學(xué)材料等。

3.4 學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)考核、畢業(yè)設(shè)計(jì)類的文檔

其中存放有全部學(xué)生學(xué)籍及各類考試考核的原始試卷和成績單、畢業(yè)設(shè)計(jì)的資料，以及四年的獎(jiǎng)勵(lì)和懲戒的材料。

4 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施

4.1 設(shè)備管理人員要配備齊全

本科教學(xué)檔案資料庫的構(gòu)建，本身就是一項(xiàng)日?；慕虒W(xué)管理工作，需要長期進(jìn)行歸檔存檔。所以相關(guān)工作人員必須重視起來，由院長等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭監(jiān)督管理，制定相關(guān)管理規(guī)則，成立獨(dú)立的機(jī)構(gòu)管理工作，要做到任務(wù)分工明確，落實(shí)好每個(gè)管理人員的任務(wù)，責(zé)任到人，長久地定期檢查工作。

為了更好地管理二級學(xué)院本科的教學(xué)工作，加強(qiáng)學(xué)院教學(xué)檔案管理，建議學(xué)院必須成立專門檔案室，專門進(jìn)行存檔歸檔等工作，并要依據(jù)相關(guān)檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對溫度、光線、濕度等的要求。因?yàn)闄n案資料大多是紙質(zhì)文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關(guān)的調(diào)節(jié)溫度濕度的設(shè)備，則要把溫度的變化控制在2℃之內(nèi)，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。

4.2 建立并完善檔案管理的相關(guān)制度

檔案管理工作下放到二級學(xué)院后，相關(guān)工作便成了學(xué)院教職工教學(xué)工作必不可少的一部分內(nèi)容，需得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。二級學(xué)院自不斷擴(kuò)大，相關(guān)管理體系和制度也要進(jìn)行適應(yīng)性的改變。

從目前情況來看，大多數(shù)二級學(xué)院并未在此問題上進(jìn)行改善，仍然存在諸多相關(guān)問題，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，加快完善相關(guān)管理制度。具體的著力點(diǎn)應(yīng)該在二級學(xué)院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負(fù)責(zé)，職責(zé)也不明確，教學(xué)檔案沒有進(jìn)行及時(shí)整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級學(xué)校的檔案管理工作中時(shí)有發(fā)生，降低了檔案管理工作的意義。

建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規(guī)范化的基礎(chǔ)。學(xué)院在擁有更多自的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇面對挑戰(zhàn)，真正做好學(xué)院檔案管理工作，結(jié)合自身的實(shí)際情況和相關(guān)檔案管理的規(guī)則要求，制定一套符合自身發(fā)展的制度規(guī)則。在管理機(jī)構(gòu)的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性。

4.3 嚴(yán)格把控檔案內(nèi)容，明確教學(xué)檔案收集入檔的時(shí)間點(diǎn)

確定歸存內(nèi)容，建立“本學(xué)科教學(xué)基本原始資料庫”目錄，這是建設(shè)本科教學(xué)基本資料庫的第一步。從各學(xué)院有第一屆本科生的學(xué)期開始，二級學(xué)院本科教學(xué)資料庫的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時(shí)間是由資料本身的存在價(jià)值所決定的，要對各類文檔資料進(jìn)行分類歸檔，劃分不同的保存時(shí)間。對于那些關(guān)于學(xué)院發(fā)展和建設(shè)的資料要長期保存，如重大事件或者優(yōu)秀的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文；對于學(xué)生考卷或者一般類畢業(yè)設(shè)計(jì)論文，保存4年即可；對于學(xué)生日常的實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)等相關(guān)資料保存至學(xué)生畢業(yè)后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。

對于一些日常的教學(xué)資料文檔，一般在學(xué)期末進(jìn)行歸檔整理，但要注意對一些跨學(xué)期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學(xué)季，學(xué)校都會對各學(xué)院本科的檔案庫進(jìn)行檢查和評價(jià)。在學(xué)期中，學(xué)院也會根據(jù)管理規(guī)定對各學(xué)院的教學(xué)工作進(jìn)行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時(shí)也會對相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行復(fù)查。因?yàn)閷W(xué)校對二級教學(xué)單位的年度考核很重要的依據(jù)便是本科教學(xué)基本的原始檔案庫的建設(shè)和維護(hù)情況。這樣做能促使檔案庫相關(guān)工作人員積極工作，避免檔案庫建設(shè)完善工作卻無人執(zhí)行的現(xiàn)象。

5 結(jié) 語

教學(xué)檔案工作作為一個(gè)本科二級學(xué)院對教學(xué)管理和發(fā)展軌跡的真實(shí)記錄，是對高等學(xué)校教學(xué)水平和管理水平評價(jià)的重要指標(biāo)和依據(jù)，也是高等學(xué)校檔案工作的重點(diǎn)所在。它能真實(shí)記錄整個(gè)教育過程，對高校的未來發(fā)展有很好的輔助作用，能為今后的教學(xué)工作提供借鑒。所以，要重視和發(fā)展高校二級學(xué)院教學(xué)檔案工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作流程，及時(shí)建檔歸檔，構(gòu)筑高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的完整體系，并不斷引進(jìn)高科技的管理方式，應(yīng)用計(jì)算機(jī)相關(guān)快捷便利的管理系統(tǒng)，真正做好檔案管理工作。

主要參考文獻(xiàn)

[1]皺琦.高校二級院系教學(xué)檔案管理體系關(guān)鍵工作探析及對策[J].遼寧科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（3）.

[2]熊躍萍，黃建平.高校二級教學(xué)檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建[J].浙江理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2008（6）.

篇(4)

1 紙質(zhì)檔案與電子檔案

1.1 紙質(zhì)檔案

以紙張為載體的檔案被我們稱為紙質(zhì)檔案，這類檔案具備著不易被篡改、檔案原始記錄性得以實(shí)現(xiàn)較好保存的特性。在紙質(zhì)檔案的具體應(yīng)用中，其本身擁有著載體穩(wěn)定、使用壽命較長、能夠?yàn)槠髽I(yè)提供充分的查考依據(jù)等優(yōu)點(diǎn)，而同時(shí)紙質(zhì)檔案也存在著占用庫房面積大、易于磨損、造成紙張浪費(fèi)、難以實(shí)現(xiàn)信息資源共享等劣勢，這些優(yōu)勢與劣勢的存在使得我們能夠較為深入的認(rèn)識紙質(zhì)檔案[1]。

1.2 電子檔案

與紙質(zhì)檔案對應(yīng)的，通過?算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲的檔案被稱為電子檔案，其本身與紙質(zhì)檔案在載體上便存在著本質(zhì)性的不同。對于電子檔案來說，其本身具備著處理便捷、易于共享的優(yōu)點(diǎn)，這些優(yōu)點(diǎn)的存在使得電子檔案在現(xiàn)代化社會中能夠發(fā)揮遠(yuǎn)勝于紙質(zhì)檔案的功用。不過值得注意的是，電子檔案本身也存在著技術(shù)依賴性較高、面臨多重安全風(fēng)險(xiǎn)等劣勢，這些也必須引起我們的高度重視[2]。

2 電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀

在簡單了解電子檔案與紙質(zhì)檔案后，為了能夠更為深入完成本文研究，我們還需要明晰電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理現(xiàn)狀。在筆者的實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案在電力設(shè)計(jì)企業(yè)的日常運(yùn)行中都發(fā)揮著較為重要的作用，其中電子檔案主要滿足企業(yè)中同類型的工程設(shè)計(jì)圖紙參考與套用的需求，而這一需求的滿足就使得電力設(shè)計(jì)企業(yè)的工作效率實(shí)現(xiàn)了較好提升，以往使用人工調(diào)曬底圖4min/1張到電子檔案支持下實(shí)現(xiàn)的打印機(jī)出圖2.5s/1張就是電子檔案優(yōu)越性的最好體現(xiàn)；而在電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案的應(yīng)用中，紙質(zhì)檔案主要用于工程驗(yàn)收、決算等工作中，這一應(yīng)用主要是由于紙質(zhì)檔案具備著原始記錄性這一真實(shí)可信的法律憑證所致。結(jié)合電子檔案與紙質(zhì)檔案在電力設(shè)計(jì)企業(yè)中的應(yīng)用我們不難發(fā)現(xiàn)，兩種檔案都存在著較高的存在必要性，但由于電力企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理往往需手工操作，并存在著耗時(shí)長、效率低的問題，這就使得電力設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案管理本身需要改變當(dāng)下的管理現(xiàn)狀[3]。

3 電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的思考

結(jié)合上文論述我們能夠較為深入的了解電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，而想要保證兩種檔案能夠較好滿足電力設(shè)計(jì)企業(yè)運(yùn)行需求，我們就必須實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)勢互補(bǔ)，即電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理，而結(jié)合相關(guān)文獻(xiàn)資料與自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，筆者提出了重要電子檔案文件紙質(zhì)化、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存、正視電子檔案管理難點(diǎn)三方面建議。

3.1 重要電子檔案文件紙質(zhì)化

為了保證電子檔案與紙質(zhì)檔案更好服務(wù)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)，電力設(shè)計(jì)企業(yè)首先就需要實(shí)現(xiàn)重要電子檔案文件紙質(zhì)化，這樣才能夠保證自身檔案管理工作更好服務(wù)于企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展實(shí)現(xiàn)。上文中筆者曾提到，紙質(zhì)檔案本身具備著較強(qiáng)的原始記錄性，而這一特性恰恰是電子檔案所不具備的，而由于我國當(dāng)下的電子檔案的憑證價(jià)值較低，這就使得電力設(shè)計(jì)企業(yè)必須將可能用于生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟(jì)糾紛、事故責(zé)任認(rèn)定的電子檔案文件紙質(zhì)化，這樣才能保證檔案管理更好服務(wù)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)[4]。

3.2 電子檔案與紙質(zhì)檔案并存

除了重要電子檔案文件紙質(zhì)化外，想要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的電力設(shè)計(jì)企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理，電力設(shè)計(jì)企業(yè)還必須實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存，這里的并存指的是電力設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理工作需要既保存電子檔案又保存紙質(zhì)檔案。具體來說，電力設(shè)計(jì)企業(yè)需要將需要永久保存的電子檔案紙質(zhì)化，將具備企業(yè)信息資源共享需求的紙質(zhì)檔案電子化，這樣才能夠保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存實(shí)現(xiàn)，二者也才能夠更好服務(wù)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)，為其長期可持續(xù)發(fā)展的實(shí)現(xiàn)提供有力支持[5]。

3.3 正視電子檔案管理難點(diǎn)

除了上述兩方面外，電力設(shè)計(jì)企業(yè)想要較好實(shí)現(xiàn)自身的紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理，還必須正視電子檔案管理難點(diǎn)。對于電力設(shè)計(jì)企業(yè)的電子檔案管理來說，這一電子檔案管理本身對于電子檔案對存儲條件、使用技術(shù)條件、網(wǎng)絡(luò)安全等都存在著較高的要求，這些要求的存在本身就對電力設(shè)計(jì)企業(yè)的紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理提出了較高挑戰(zhàn)，為此電力設(shè)計(jì)企業(yè)必須高度重視自身檔案管理工作，大力看展計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開發(fā)、優(yōu)質(zhì)檔案管理平臺的構(gòu)建、做好機(jī)密檔案的加密等都屬于電力設(shè)計(jì)企業(yè)可以開展的具體措施。值得注意的是，電力設(shè)計(jì)企業(yè)的電子檔案管理需要實(shí)現(xiàn)主頁美觀、界面友好、檢索方便、數(shù)據(jù)安全的信息資源共享，這樣才能保證電子檔案管理更好服務(wù)于電力設(shè)計(jì)企業(yè)。

篇(5)

一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

（一）電子檔案優(yōu)點(diǎn)

1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、報(bào)告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時(shí)間、人力和物力。此外，經(jīng)過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環(huán)保利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點(diǎn)是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實(shí)現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點(diǎn)

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實(shí)性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在電子檔案的技術(shù)難點(diǎn)是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

（一）紙式檔案的優(yōu)點(diǎn)

紙式檔案的特點(diǎn)是確保原始性和真實(shí)性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機(jī)器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實(shí)性。

（二）紙式檔案的缺點(diǎn)

隨著紙式檔案保存時(shí)間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張?jiān)诟邷?、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學(xué)分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補(bǔ)性

無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務(wù)的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時(shí)也起到了互補(bǔ)互進(jìn)的作用。如何加強(qiáng)辦公紙式和電子辦公檔案的互補(bǔ)呢？要從以下幾點(diǎn)著手：

（一）重視紙式檔案向電子當(dāng)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量

紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行入庫和存檔時(shí)，要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應(yīng)該是按照科學(xué)的制度實(shí)施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實(shí)性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補(bǔ)紙式檔案的不足，在工作中應(yīng)當(dāng)避免機(jī)械相加等現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學(xué)制度指導(dǎo)才能保證管理的規(guī)范和有章可循。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學(xué)的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應(yīng)對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復(fù)歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護(hù)人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團(tuán)隊(duì)是提高檔案管理水平的有效途徑。

四、結(jié)論

篇(6)

【關(guān)鍵詞】科研項(xiàng)目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項(xiàng)目中的檔案整理工作也越來越多。科研項(xiàng)目，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，這些活動(dòng)有著一個(gè)明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實(shí)生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時(shí)代的需求，電子檔案在科研項(xiàng)目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡便、省時(shí)、易攜帶等特點(diǎn)，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個(gè)事物，客觀面對紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并適當(dāng)對其加以利用。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時(shí)代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會交流與國際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項(xiàng)目管理中，電子檔案緊緊依賴于計(jì)算機(jī)而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，且其記憶速度和運(yùn)算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費(fèi)的時(shí)間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時(shí)間長、存儲容量大、儲存困難等特點(diǎn)。在科研項(xiàng)目中，電子檔案可對檔案資料進(jìn)行長時(shí)間的儲存，科研檔案在科研管理活動(dòng)中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計(jì)劃、科研政策的制定具有重要的參考價(jià)值。因此，電子檔案長時(shí)間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計(jì)算機(jī)的特殊功能對科研項(xiàng)目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計(jì)算機(jī)的依賴性強(qiáng)，一旦計(jì)算機(jī)受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會對科研項(xiàng)目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項(xiàng)目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運(yùn)算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時(shí)間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢。除此之外，電子檔案可以長時(shí)間保存相關(guān)信息，不會隨時(shí)間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個(gè)信息全球化的社會，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項(xiàng)主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時(shí)，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點(diǎn)即存儲信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機(jī)密性文件可能因?yàn)楹诳偷那秩攵斐蓢?yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)?？蒲许?xiàng)目中的檔案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時(shí)可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項(xiàng)目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點(diǎn)也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費(fèi)，不僅能夠簡化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項(xiàng)目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時(shí)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無誤地對紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項(xiàng)目的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，電子檔案永遠(yuǎn)無法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項(xiàng)目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)科研項(xiàng)目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用?？蒲许?xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)才能有效完成科研項(xiàng)目的檔案管理工作。電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點(diǎn)特征明顯，因此在科研項(xiàng)目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點(diǎn)整合利用過程，相關(guān)人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點(diǎn)加以最大程度地利用，而對于其缺點(diǎn)，要盡量避免，實(shí)現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補(bǔ)，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚(yáng)長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚Я?，此方面不可替代的?yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。

三、結(jié)束語

在高速發(fā)展的信息時(shí)代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項(xiàng)文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實(shí)際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項(xiàng)目檔案管理工作水平。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]董建萍.產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移和信息化條件下會計(jì)檔案的安全管理措施[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計(jì)，2015(4)：220-221.

篇(7)

電子檔案逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展方向，這也可以說是劃時(shí)代的變化，這項(xiàng)檔案管理系統(tǒng)，對于管理人員來說，也算是一種挑戰(zhàn)，能更有效的提高管理人員的管理水平。

（一）電子檔案呈現(xiàn)計(jì)算機(jī)的數(shù)字化信息形態(tài)電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質(zhì)檔案關(guān)系文件轉(zhuǎn)變成為一個(gè)小小的光盤、磁盤等幾億字的數(shù)據(jù)，可見這般變化可謂驚人。

（二）電子檔案管理信息是獨(dú)立的，紙質(zhì)的檔案載體和內(nèi)容是不可分離的一個(gè)整體但是，伴隨著電子檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理的信息已經(jīng)呈現(xiàn)更大的獨(dú)立性。并且其內(nèi)存的位置還不是固定的，可以從一個(gè)儲存載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，并且，其中的內(nèi)容信息不會發(fā)生改變，卻可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

二、電子檔案管理

（一）現(xiàn)在，很大部分的檔案室都會

將電子文件的檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件進(jìn)行保存主要是因?yàn)殡娮游募n案的管理制度、管理設(shè)備、證據(jù)性、管理技術(shù)與方法、通訊設(shè)備等各個(gè)方面還依舊存在問題。當(dāng)然，在這些問題沒有得到更好的解決辦法之前，對于這種電子文件和紙質(zhì)文件雙套的歸檔狀況，一定會存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統(tǒng)中，如果沒有技術(shù)過硬的員工，優(yōu)越的科學(xué)管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來替代紙質(zhì)文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據(jù)這樣的方式就可以實(shí)現(xiàn)雙套歸檔的局面形成?？烧f在相當(dāng)長的一段時(shí)間里，電子文件檔案和紙質(zhì)文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續(xù)存在。隨著社會的不斷進(jìn)步，檔案管理技術(shù)的成熟以及各個(gè)方面的條件一應(yīng)俱全時(shí)，將會有越來越多的電子文件逐漸轉(zhuǎn)換成為電子檔案①。在建立起的雙套歸檔管理中，會對管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統(tǒng)要建立起準(zhǔn)確的標(biāo)識關(guān)系。如：在電子檔案管理中的每個(gè)內(nèi)容都要詳細(xì)的標(biāo)注相互對應(yīng)的紙質(zhì)檔案管理庫的目錄、柜號、編號等詳細(xì)信息；同樣，在紙質(zhì)檔案中也要同樣詳細(xì)標(biāo)注相互對應(yīng)的電子檔案的編號、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對應(yīng)，內(nèi)容相互一致②。

（二）可靠性的原則

電子檔案管理是必須準(zhǔn)確無誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說電子檔案管理要比紙質(zhì)檔案管理有著很多的優(yōu)勢，紙質(zhì)檔案管理在修改內(nèi)容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點(diǎn)卻在于此，在電子檔案管理中要進(jìn)行修改或者文件簽署上都是直接在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數(shù)據(jù)的可靠性和證據(jù)性確是電子檔案管理的生命，這也是人們?yōu)槭裁磿陔娮訖n案管理的可靠性和證據(jù)性有著過多的疑慮。這個(gè)問題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關(guān)于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的③。在歸檔電子檔案管理的過程中，要嚴(yán)格的規(guī)范工作人員嚴(yán)格遵循工作制度，不僅要對收集的資料嚴(yán)格檢查把關(guān)，確保歸檔的電子文件的數(shù)據(jù)要有著真實(shí)性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調(diào)閱、復(fù)制、鑒定、整理等各個(gè)環(huán)節(jié)都要保證依照正規(guī)的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應(yīng)的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導(dǎo)致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴(yán)守遵循的。

（三）效率原則