電子檔案管理方式精品(七篇)

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篇(1)

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利與弊；分析；

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01

當(dāng)下正處于信息化時(shí)代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢(shì)，能夠有效地提高管理的效率，滿足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來(lái)越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來(lái)，電子檔案管理會(huì)被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對(duì)電子檔案管理的安全加強(qiáng)重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過(guò)程中，不會(huì)再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專(zhuān)門(mén)的管理軟件進(jìn)行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時(shí)間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時(shí)間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時(shí)間，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行歸檔工作，沒(méi)有束縛。在此期間，文件的建立部門(mén)能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門(mén)進(jìn)行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，為文件的歸類(lèi)等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對(duì)于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過(guò)檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門(mén)，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實(shí)施前做好具有標(biāo)準(zhǔn)性的表格等材料，以方便各部門(mén)之間的發(fā)放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個(gè)不同的檔案文件貼上不同的標(biāo)簽進(jìn)行專(zhuān)門(mén)歸檔，所以造成在程序上具有較復(fù)雜的特點(diǎn)。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因?yàn)樵谶M(jìn)行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會(huì)造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問(wèn)題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專(zhuān)門(mén)的文件管理部門(mén)，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進(jìn)行存儲(chǔ)。而傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對(duì)于保護(hù)環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對(duì)于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進(jìn)行正常的查詢。例如，查詢者只有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)注冊(cè)的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會(huì)員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類(lèi)信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，再由專(zhuān)門(mén)的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢(shì)。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因?yàn)樵跉w檔的時(shí)間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時(shí)間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時(shí)間，采用專(zhuān)門(mén)的軟件對(duì)檔案的數(shù)據(jù)做好歸類(lèi)管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對(duì)紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻(xiàn)。由于減少了對(duì)紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對(duì)樹(shù)木的砍伐，有效地保護(hù)了森林資源，具有更加重要的意義。同時(shí)，采用電子檔案管理的方式能夠降低對(duì)訂書(shū)釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學(xué)技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來(lái)一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國(guó)雖然對(duì)于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒(méi)有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當(dāng)下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴(yán)重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因?yàn)槿绻陂L(zhǎng)期使用的情況下其很可能會(huì)造成無(wú)法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會(huì)引發(fā)文件丟失等問(wèn)題，給檔案管理工作帶來(lái)一定的麻煩。所以，當(dāng)下有關(guān)的電子檔案管理部門(mén)正在尋求各種方式的保護(hù)措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無(wú)法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護(hù)效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中或在實(shí)施共享的時(shí)候，對(duì)于數(shù)據(jù)的安全保護(hù)問(wèn)題也是一項(xiàng)要考慮的問(wèn)題。當(dāng)下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來(lái)便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過(guò)程中很容易對(duì)其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強(qiáng)防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對(duì)于工作人員提出了較高的要求。因?yàn)樵跉w檔程序中具有較復(fù)雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對(duì)于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。

參考文獻(xiàn)：

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[5]張承宇.基于QR碼水印的電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)[D].浙江理工大學(xué)，2013.

篇(2)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，先進(jìn)的通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)得到了迅速發(fā)展，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)飛速發(fā)展的基礎(chǔ)上，電子檔案管理方法在我國(guó)開(kāi)始發(fā)展。在很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，受到經(jīng)濟(jì)條件或者技術(shù)條件的限制，我國(guó)的許多高等院校在實(shí)施電子檔案管理的過(guò)程中遇到了挫折，例如，有的高等院校由于受到通信技術(shù)發(fā)展水平的限制而影響了采用電子檔案管理方法進(jìn)行高效檔案管理的具體實(shí)施；也有的學(xué)校受到計(jì)算機(jī)資源的限制，由于沒(méi)有足夠的計(jì)算機(jī)去從事教學(xué)工作，購(gòu)買(mǎi)或者分配來(lái)的計(jì)算機(jī)被高效的其他教育項(xiàng)目占據(jù)，真正分到高校中專(zhuān)門(mén)從事檔案管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)數(shù)量非常少，根本無(wú)法滿足龐大的檔案管理工作的要求等等各方面的原因，最終導(dǎo)致了我國(guó)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理局面。

（一）紙質(zhì)檔案和電子檔案并存階段的檔案管理理念

在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，整合管理是此檔案管理階段最為主要的管理理念。所謂整合管理理念是指在高等院校進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，將檔案的紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行整合管理，使他們成為一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，由于以紙質(zhì)文件為材料的檔案管理和以電子形式保存的檔案管理方法各有優(yōu)劣點(diǎn)，以紙質(zhì)形式形成的檔案可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的查看，但是工作量比較大，只要檔案管理妥當(dāng)就不會(huì)存在文件丟失的情況；以電子檔案形式保存的檔案查閱起來(lái)非常方便，只需要在保存檔案的計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索即可，省時(shí)省力，但是電子檔案的查閱必須由電力保障和計(jì)算機(jī)運(yùn)行正常為前提。不同的檔案管理形式具有不同的優(yōu)缺點(diǎn)，在當(dāng)時(shí)我國(guó)在諸多原因的影響下，選擇了以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理模式，將紙質(zhì)檔案和電子檔案一并進(jìn)行保存。在紙質(zhì)文件和電子文件并存的檔案管理階段，我國(guó)普遍的認(rèn)為紙質(zhì)檔案和電子檔案具有相同的價(jià)值和說(shuō)服力，二者都被承認(rèn)，都可以作為證明自己的有效憑據(jù)。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的檔案管理階段主要采用的管理方式

“雙套卷”是在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中經(jīng)常出現(xiàn)的詞匯，所謂“雙套卷”是指電子檔案和紙質(zhì)檔案構(gòu)成的兩份相同的檔案信息。在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，在檔案管理方式上有兩種，一是將現(xiàn)有的人為書(shū)寫(xiě)的紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描儀等先進(jìn)設(shè)備轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行識(shí)別和編輯的電子檔案；二是將已經(jīng)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的電子檔案通過(guò)打印機(jī)等設(shè)備傳輸轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，供人們使用和保存。眾所周知，在我們的戶口管理過(guò)程中，我們每個(gè)人都會(huì)對(duì)應(yīng)一個(gè)號(hào)碼，這個(gè)號(hào)碼是一一對(duì)應(yīng)的也是唯一的，如果在戶口管理的過(guò)程中出現(xiàn)兩個(gè)人擁有相同的號(hào)碼則說(shuō)明戶口在管理過(guò)程中出現(xiàn)了錯(cuò)誤。同樣高等院校的檔案管理也是如此，每個(gè)高等院校的學(xué)生都對(duì)應(yīng)著唯一的檔案號(hào)碼，每個(gè)學(xué)生的檔案號(hào)碼是不變的，也就是說(shuō)無(wú)論是采用電子形式保存的電子檔案還是以紙質(zhì)形式保存的檔案，其檔案號(hào)碼是一樣的，檔案的內(nèi)容信息也是完全吻合的，當(dāng)然由于紙質(zhì)檔案在制作過(guò)程中存在一定的滯后性，所以當(dāng)電子檔案和紙質(zhì)檔案存在微小的偏差時(shí)也是有可能的。

二、以電子檔案為主的檔案管理方式

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和信息化程度的不斷提高，我國(guó)的許多高等院校為了節(jié)省時(shí)間、提高辦公效率都建立了屬于自己的OA網(wǎng)和各式各樣的管理系統(tǒng)，例如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等。近幾年，隨著電子簽名技術(shù)的發(fā)展，以電子檔案為主的檔案管理方式正在迅速發(fā)展。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的大力支持下，我國(guó)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)也取得了飛速發(fā)展。采用電子檔案為主的檔案管理形式可以將各個(gè)部門(mén)形成的檔案進(jìn)行匯總，具體來(lái)講就是每所高等院校都建有自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，當(dāng)分管部門(mén)對(duì)學(xué)生的檔案形成可靠的電子文件以后，可以通過(guò)本校的專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將個(gè)人檔案發(fā)送到學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)管理庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)檔案的匯總與融合。同時(shí)采用這種檔案管理形式，可以使學(xué)生的檔案在管理形式上統(tǒng)一化、正規(guī)化，在學(xué)校的檔案管理過(guò)程中，專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作的學(xué)校教務(wù)人員會(huì)對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，統(tǒng)一管理，有效防止不法分子對(duì)既定的檔案進(jìn)行修改，使之失去建設(shè)意義。采用電子檔案為主的檔案管理方式在管理形式上主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)交流，制作學(xué)生檔案的分管部門(mén)在檔案制作完成后將檔案文件通過(guò)某一接口將檔案?jìng)魉椭凉潭ǖ姆?wù)器，由檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，上傳到服務(wù)器上的學(xué)生檔案被事先編制好的歸檔程序按照一定的規(guī)律進(jìn)行邏輯歸檔和物力歸檔，以確保電子檔案存放的完整性和規(guī)律性，便于需要提檔的學(xué)生進(jìn)行實(shí)時(shí)提檔。采用電子檔案的形式進(jìn)行檔案管理可以實(shí)現(xiàn)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上的及時(shí)提供和利用，檔案管理部門(mén)可以將制作好的檔案按照需要分發(fā)給學(xué)生，例如，當(dāng)我們快要大學(xué)畢業(yè)時(shí)，我們都需要擁有自己的成績(jī)單檔案，學(xué)校就會(huì)將我們的成績(jī)單逐個(gè)的發(fā)到我們的郵箱中供我們打印和使用。電子檔案具有快速、準(zhǔn)確的優(yōu)點(diǎn)，大大提高了我國(guó)高等院校檔案管理的效率。

三、結(jié)語(yǔ)

篇(3)

【關(guān)鍵詞】電子檔案　事業(yè)單位檔案

一、事業(yè)單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

（一）充分利用現(xiàn)代技術(shù)

在當(dāng)今各行各業(yè)的發(fā)展中，現(xiàn)代信息技術(shù)得到了充分的利用。不管是在企業(yè)的發(fā)展中，還是在我國(guó)的教育工作中，通過(guò)信息技術(shù)來(lái)促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)以及教育發(fā)展的現(xiàn)象已經(jīng)非常的普遍。信息技術(shù)以其信息量大、利用便捷等優(yōu)勢(shì)受到了人們的歡迎。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，現(xiàn)代信息技術(shù)也得到了利用。在管理事業(yè)單位的檔案時(shí)以電子檔案的方式來(lái)進(jìn)行是一個(gè)良好的選擇。在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，電子檔案的發(fā)展非常的迅速，其利用率也非常之高。

（二）便于管理

電子檔案的建立為檔案的管理工作帶來(lái)了極大的便利。電子檔案具備較高的靈活性，能夠根據(jù)具體的需要對(duì)原有的信息進(jìn)行更改或者完善，相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子檔案具有巨大的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，能夠減少記錄信息時(shí)的人力、物力以及財(cái)力?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展具有許多優(yōu)點(diǎn)，電子檔案所具備的優(yōu)勢(shì)也是得益于先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)。事業(yè)單位需要管理大量的檔案，為了減少其中的失誤，將管理工作做得更好，選擇電子檔案的管理方式是非常有必要的。

（三）存在安全隱患

電子檔案的發(fā)展得益于現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，它來(lái)源于現(xiàn)代技術(shù)，也必定會(huì)受到現(xiàn)代技術(shù)的不良影響。電子檔案優(yōu)點(diǎn)眾多，但是在使用的過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)許多弊端。比如在文件保存的過(guò)程中，如果有人出于不良目的而任意更改其中的內(nèi)容，就難以被辨別出來(lái)，造成不必要的損失。此外，病毒的干擾也是電子檔案在發(fā)展中所容易遇到的問(wèn)題，病毒容易導(dǎo)致電子檔案內(nèi)容的消失，對(duì)電子檔案的管理造成不良影響。安全隱患的存在仍然是現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題之一。[1]

二、電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用

（一）提高管理效率

電子檔案的管理方式充分利用了現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理的電子化能夠節(jié)約人力、物力與財(cái)力。通過(guò)利用計(jì)算機(jī)，完成對(duì)信息以及各種資料的錄入工作，能夠減少工作量，并且達(dá)到高效的工作效果。對(duì)于信息的修改，也能夠做到方便而不留痕跡。在事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案的運(yùn)用已經(jīng)是大勢(shì)所趨，這種管理方式高效便捷，也是今后檔案管理方式的不二選擇。

（二）提高管理質(zhì)量

在事業(yè)單位的檔案管理中，專(zhuān)業(yè)的工作人員通過(guò)對(duì)檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入，能夠提高檔案管理的質(zhì)量。相比于以手寫(xiě)為主的傳統(tǒng)檔案錄入方式，電子檔案具有清晰大方的優(yōu)點(diǎn)，能夠隨時(shí)隨刻實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的修改與完善。電子檔案能夠促進(jìn)工作人員工作質(zhì)量的提高，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，在意識(shí)到電子檔案優(yōu)勢(shì)的前提下不斷完善自身的工作，做好事業(yè)單位檔案的管理工作。

（三）有利于事業(yè)單位的健康發(fā)展

檔案管理是事業(yè)單位必須要做好的工作之一，事業(yè)單位的健康發(fā)展離不開(kāi)檔案管理的高效化與科學(xué)化。電子檔案的利用不僅降低了工作人員的工作難度，而且促進(jìn)了工作效率的提高。在事業(yè)單位需要運(yùn)用到相關(guān)檔案時(shí)，通過(guò)電子檔案就能夠做到高效便捷，提高事業(yè)單位的運(yùn)行效率，不斷改進(jìn)其在發(fā)展中的不足部分。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位工作效率的提高，讓員工形成效率與質(zhì)量?jī)?yōu)先的工作態(tài)度。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)講，電子檔案的運(yùn)用能夠促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。[2]

三、更好地發(fā)揮電子檔案作用的措施

（一）提高工作人員的素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理工作必須有由專(zhuān)門(mén)的工作人員負(fù)責(zé)，才有利于后期的查詢、更改等工作的正常高效進(jìn)行。因此，工作人員的素質(zhì)必須達(dá)到相關(guān)要求，不僅要具備過(guò)硬的理論知識(shí)，而且還需要根據(jù)檔案內(nèi)容以及性質(zhì)的特點(diǎn)，進(jìn)行合理的規(guī)劃，做到整齊劃一，增加檔案的視覺(jué)性效果，便于人們查閱相關(guān)信息。

（二）增加安全性

電子檔案極易受到病毒的侵襲，因此，為了解決這個(gè)問(wèn)題，在事業(yè)單位檔案的管理工作中就必須解決技術(shù)上的問(wèn)題，增加電子檔案的安全性。此外，由于計(jì)算機(jī)功能的強(qiáng)大，生成一份一模一樣的電子檔案也已經(jīng)成為可能，這就不利于電子檔案安全性的保持。為了解決這個(gè)問(wèn)題，不但要做好對(duì)電子檔案的備份工作，而且還要利用高科技手段，對(duì)檔案進(jìn)行安全程序的設(shè)立，避免電子檔案出現(xiàn)不必要的安全隱患。在事業(yè)單位檔案的安全性保護(hù)方面，檔案室應(yīng)該承擔(dān)此項(xiàng)責(zé)任，為了今后單位的需要，要將最原始的檔案進(jìn)行備份與處理，便于今后對(duì)此進(jìn)行有效的利用。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督

事業(yè)單位的檔案管理工作也需要進(jìn)行監(jiān)督，才能夠防止不良現(xiàn)象的產(chǎn)生。為了增加電子檔案的安全性，任何需要對(duì)檔案進(jìn)行修改的行為都應(yīng)該得到證實(shí)，在得到準(zhǔn)許之后才能夠進(jìn)行檔案的修改工作，要防止修改工作的隨意性，對(duì)此進(jìn)行一定的控制與監(jiān)督，有利于事業(yè)單位檔案管理工作的合理化與有序化。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁亞楠.電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(14):94.

篇(4)

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;紙質(zhì)檔案;電子化

一、我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的問(wèn)題

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對(duì)于加強(qiáng)我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會(huì)文化與經(jīng)濟(jì)建設(shè)都有著重要的意義，但我國(guó)目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的狀況不容樂(lè)觀。目前我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不足，認(rèn)識(shí)不到檔案管理對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)建設(shè)的重要意義，缺乏對(duì)檔案管理工作的有效安排;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機(jī)制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實(shí)際操作缺乏規(guī)范性，影響檔案管理工作的質(zhì)量;檔案管理設(shè)備落后，技術(shù)更新緩慢，鄉(xiāng)鎮(zhèn)受制于發(fā)展速度與水平等因素，很多地區(qū)在檔案管理設(shè)備上不能及時(shí)有效地更新，甚至在檔案保護(hù)設(shè)備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質(zhì)量，還埋下了檔案因缺乏有效保護(hù)出現(xiàn)丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動(dòng)，交接工作復(fù)雜繁瑣，易出現(xiàn)漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術(shù)要點(diǎn)，加之缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效果不理想。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式

紙質(zhì)檔案管理，我國(guó)大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中人主要應(yīng)用紙質(zhì)檔案，對(duì)紙質(zhì)檔案的管理在管理過(guò)程中的很多環(huán)節(jié)相對(duì)較復(fù)雜，工作量也較大，這些都是由與紙質(zhì)檔案的載體紙張的特點(diǎn)決定的。紙質(zhì)檔案在使用中存在著一定的優(yōu)點(diǎn)，有與紙質(zhì)檔案不易修改，及時(shí)修改后也會(huì)留下痕跡，如果重新抄錄也很難時(shí)間內(nèi)完成，這也增加了紙質(zhì)檔案的真實(shí)性與可靠性。但與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質(zhì)檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隨著經(jīng)年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質(zhì)檔案的體積十分龐大，對(duì)檔案存儲(chǔ)空間也有很大的要求。

電子檔案管理，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)與信息化辦公技術(shù)在政府工作中廣泛得到應(yīng)用，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也通過(guò)有效的改革措施，加強(qiáng)了辦公現(xiàn)代化信息化的建設(shè)，在檔案管理方面，也逐漸開(kāi)始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的錄入，通過(guò)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過(guò)檔案管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)的操作來(lái)完成，相對(duì)紙質(zhì)檔案管理繁瑣的過(guò)程，具有更強(qiáng)便捷性。電子化的檔案管理也將是我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠安全有效的實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存。紙張的易損性導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在保存的過(guò)程中容易出現(xiàn)腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無(wú)法辨認(rèn)，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應(yīng)用中，只需將檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入管理系統(tǒng)，并通過(guò)電子信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行有效保存，在保存中不會(huì)出現(xiàn)腐蝕或損壞的問(wèn)題。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠更方便實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計(jì)算機(jī)操作能夠更快的進(jìn)行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優(yōu)勢(shì)，同時(shí)計(jì)算機(jī)的信息處理能力也能夠更好的實(shí)現(xiàn)大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫(kù)中翻找的麻煩，只需簡(jiǎn)單的操作，就能將檔案調(diào)出進(jìn)行查閱，檔案的修改也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)輕松完成。

四、檔案管理紙質(zhì)到電子化對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的必要性

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化是檔案管理信息化建設(shè)的要求

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既是鄉(xiāng)、縣制訂計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作的依據(jù)，也是落實(shí)黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開(kāi)展農(nóng)業(yè)科研，發(fā)展農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)所必須的參考資料，對(duì)于豐富縣檔案館館藏也是一個(gè)重要的來(lái)源。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要性，在2000年的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中國(guó)家檔案局明確把信息化檔案建設(shè)作為“十五”期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)確定下來(lái)，隨后2002年了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與推廣作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，要求全國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)落實(shí)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的電子化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)貫徹執(zhí)行國(guó)家加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)的戰(zhàn)略方針的必然要求。

（二）檔案管理電子化是解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題的有效途徑

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展有著重要的意義，它真實(shí)準(zhǔn)確地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)在新時(shí)代變革中的各項(xiàng)決策、事務(wù)留下憑證和依據(jù)。然而我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實(shí)際工作中，存在著很多問(wèn)題，檔案管理電子化對(duì)于接解決我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的一些問(wèn)題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過(guò)簡(jiǎn)便的錄入操作，進(jìn)行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過(guò)管理權(quán)限的設(shè)定促進(jìn)檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規(guī)范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡(jiǎn)單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過(guò)程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時(shí)，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領(lǐng);除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門(mén)檔案積存過(guò)多，檔案庫(kù)數(shù)量及存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對(duì)檔案管理的重視，將能夠有力的推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性以及面臨的主要問(wèn)題

1.1 醫(yī)院檔案的作用

醫(yī)院的檔案具有很多的作用，首先醫(yī)院的檔案可分為醫(yī)院人員檔案和病患的檔案，這兩種檔案對(duì)醫(yī)療工作都具有重要的作用。

病患檔案可以相當(dāng)于病歷，記載了了病人之前所患病癥，相應(yīng)的處理方式，以及有無(wú)家族病史、過(guò)敏史等重要醫(yī)療資料。這些資料對(duì)于病患的醫(yī)療工作有著極大的幫助，一方面可以免去醫(yī)生詢問(wèn)病情的一些步驟，同時(shí)對(duì)醫(yī)生判斷病人疾病的發(fā)展有著很大的幫助，醫(yī)生可以參考之前的用藥方式，然后在根據(jù)現(xiàn)在病人的狀況，提出適合病人醫(yī)療的一個(gè)方案，醫(yī)療方案具有針對(duì)性，醫(yī)療效果更好。同時(shí)醫(yī)院可以根據(jù)一個(gè)時(shí)期的病歷進(jìn)行分析，研究相應(yīng)的流行病的趨勢(shì)，對(duì)工作重心進(jìn)行合理的調(diào)配，起到預(yù)防流行病作用。醫(yī)院人員檔案是醫(yī)院對(duì)于人員管理的檔案，記錄了醫(yī)院工作人員的工作能力，以及相應(yīng)的病患評(píng)價(jià)，然后根據(jù)相應(yīng)的情況對(duì)有關(guān)人員的工作進(jìn)行鼓舞、獎(jiǎng)勵(lì)、或勉勵(lì)等。這種方式能提高醫(yī)院人力資源的優(yōu)化。

1.2 醫(yī)院檔案管理中的主要問(wèn)題

在醫(yī)院現(xiàn)在的檔案管理中，有些知名醫(yī)院以及開(kāi)始了網(wǎng)上掛號(hào)，網(wǎng)上病歷的模式。但是還未普及到鄉(xiāng)鎮(zhèn)上的醫(yī)院。大部分的醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)都是存在很大的提升空間的。隨著環(huán)境污染和食品安全問(wèn)題的加重，以及養(yǎng)生健康話題在自媒體上的大量傳播，人們對(duì)健康越來(lái)越重視，醫(yī)院的患者也不斷的增加，這給醫(yī)院的醫(yī)療能力提出了較大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院面臨人手不足的狀況，在這種形勢(shì)下，檔案管理工作人員被壓縮，因此造成了檔案管理工作的推擠。有關(guān)人員為了相應(yīng)的工作進(jìn)度，簡(jiǎn)化了病歷建設(shè)工作，只對(duì)病人的基本信息進(jìn)行記錄，對(duì)病人的病情和用藥等信息記錄減少，同時(shí)因?yàn)槿蝿?wù)重所以容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和偏差，因此在醫(yī)生的利用病歷時(shí)得不到有效的信息或者信息錯(cuò)誤，導(dǎo)致醫(yī)療判斷失誤，造成治療效果的下降。同時(shí)在檔案的查找中存在一定的問(wèn)題，經(jīng)常出現(xiàn)查找失敗的結(jié)果。對(duì)于檔案的日常維護(hù)和安全也是醫(yī)院檔案管理面臨的重要問(wèn)題。利用局域網(wǎng)建立的網(wǎng)絡(luò)安全性較低，沒(méi)有相應(yīng)的防火墻措施，所以對(duì)非法入侵的地域能力較差，一般泄露就會(huì)對(duì)病人的大量個(gè)人信息造成侵犯。另一個(gè)方面，醫(yī)院人員的電腦操作能力一般不高，長(zhǎng)時(shí)間使用不進(jìn)行一定的系統(tǒng)維護(hù)，有著很大的系統(tǒng)崩潰的危險(xiǎn)。所以檔案信息化的系統(tǒng)維護(hù)管理是影響檔案管理工作的一個(gè)重要因素。

2 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新工作

2.1 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理方式過(guò)于單一，造成管理難度大的問(wèn)題。在過(guò)去的檔案管理中，計(jì)算機(jī)并不是十分流行，因此主要采用紙質(zhì)檔案的管理方式，紙質(zhì)檔案在管理中存在較多的安全隱患，一旦發(fā)生火災(zāi)等險(xiǎn)情，這些檔案就會(huì)不復(fù)存在。并且長(zhǎng)時(shí)間的保管中，還會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)變黃的情況，造成信息的缺失。在這種情況下，隨著新時(shí)代的來(lái)臨，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也更加普遍。將檔案管理朝著電子化的方向發(fā)展具有重要的實(shí)踐意義。電子檔案管理方式能夠有效的避免上述問(wèn)題的出現(xiàn)，并且還能夠?yàn)獒t(yī)院節(jié)省出大量的空間，無(wú)論病人多少，只要將信息資料輸入進(jìn)電腦之中，就能實(shí)現(xiàn)管理的目的。這樣一來(lái)，醫(yī)院的檔案就能得到更加有效的保護(hù)。在現(xiàn)代化的發(fā)展過(guò)程中，信息技術(shù)確實(shí)為檔案管理起到了重要的作用。例如在病人取藥的過(guò)程中，醫(yī)生會(huì)將藥方輸入進(jìn)電腦中，患者只要前往藥房取藥即可，實(shí)現(xiàn)了信息一體化的進(jìn)程，同時(shí)也大大提升了工作效率。

2.2 檔案電子化管理中的安全措施

第一，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。很多大型醫(yī)院的因?yàn)槿肆髁看螅ぷ魅藛T多，所以無(wú)限制的訪問(wèn)權(quán)利只會(huì)讓檔案丟失，因而要限定檔案管理的訪問(wèn)權(quán)利。一般而言，只有主治醫(yī)生及醫(yī)院管理階層的人有訪問(wèn)權(quán)限。這樣訪問(wèn)的范圍就控制在了較小的范圍內(nèi)，保證了檔案的安全性。

第二，專(zhuān)業(yè)管理人員。雖然減去了紙質(zhì)檔案的很多麻煩問(wèn)題，但是電子檔案管理依然需要專(zhuān)業(yè)人員的及時(shí)管理和維護(hù)。一般而言，除了每天及時(shí)入檔以外，管理人員還要及時(shí)清理已經(jīng)超過(guò)保管日期的檔案，對(duì)電腦進(jìn)行及時(shí)的保養(yǎng)維護(hù)，防止因?yàn)橄到y(tǒng)崩盤(pán)而使檔案丟失的情況發(fā)生。

第三，技術(shù)維護(hù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，越來(lái)越多的地方開(kāi)始普及計(jì)算機(jī)，實(shí)行電子管理。但是同時(shí)隨之而來(lái)的是黑客技術(shù)的不斷進(jìn)步。很多著名的醫(yī)院，他們經(jīng)常會(huì)接待一些重要的人物，這些人在社會(huì)上有重要的地位，同時(shí)他們也更加看重這些信息的安全性。黑客入侵醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，竊取他們的私人信息，為了防止類(lèi)似情況的發(fā)生，醫(yī)院要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，定期對(duì)電腦進(jìn)行清理和檢查，防止黑客入侵導(dǎo)致信息外泄。

2.3 檔案電子管理中的問(wèn)題和要求

雖然計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展極大的方便了醫(yī)院檔案的管理，但是在管理技術(shù)上依舊不是很完善，還存在有很多漏洞，不斷提高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，加強(qiáng)安全性能管理是現(xiàn)代電子化管理的一大要求。醫(yī)院在這一方面的發(fā)展也是不容忽視的。只有重視計(jì)算機(jī)發(fā)展問(wèn)題，不斷從中提高管理水平，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作，確保患者的隱私安全。4、檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的未來(lái)。

檔案的創(chuàng)新管理是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用管理，是電子化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、智能化的管理。同時(shí)也是不斷面臨挑戰(zhàn)的管理。檔案管理也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，保證管理技術(shù)的及時(shí)更新發(fā)展，最新技術(shù)的及時(shí)接收學(xué)習(xí)，這樣發(fā)展的檔案管理的未來(lái)才是更加優(yōu)越的管理技術(shù)和管理方式。新時(shí)期的檔案管理的發(fā)展未來(lái)是值得期待的，也是難以預(yù)測(cè)的。

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1進(jìn)一步解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，營(yíng)造機(jī)關(guān)檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展的良好環(huán)境

電子政務(wù)建設(shè)是新生事物，一些檔案部門(mén)開(kāi)始未同步跟進(jìn)，主客觀原因均有。各級(jí)政府機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)要積極主動(dòng)、敢于參與到本部門(mén)的政務(wù)建設(shè)工作，為政務(wù)建設(shè)與機(jī)關(guān)檔案管理融為一體獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，要樹(shù)立五個(gè)意識(shí)：一要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)和前瞻意識(shí)，按電子政務(wù)建設(shè)的程序，有規(guī)律地介入，提出與之配套管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、留存與開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)原則；二要樹(shù)立市場(chǎng)意識(shí)，根據(jù)現(xiàn)狀，預(yù)測(cè)未來(lái)信息市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，提出檔案信息在“三網(wǎng)一庫(kù)”建設(shè)中的作用，為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)；三要樹(shù)立公眾意識(shí)，堅(jiān)持以政府信息公開(kāi)為原則，以不公開(kāi)為例外，不斷滿足社會(huì)、政府對(duì)信息資源的需求；四要樹(shù)立效益意識(shí)，必須以能獲得社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益為前提，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的雙提高；五要樹(shù)立國(guó)際接軌意識(shí)?！八街梢怨ビ瘛?，要學(xué)習(xí)國(guó)際上電子政務(wù)建設(shè)的先進(jìn)管理方式，勇于嘗試或應(yīng)用最新的適用技術(shù)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加速檔案管理在電子政務(wù)建設(shè)中的國(guó)際化進(jìn)程，推動(dòng)與世界各國(guó)聯(lián)通，盡早實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息在更廣泛的范圍內(nèi)共享。

2創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理體制，與電子政務(wù)建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一

要改變目前政府機(jī)關(guān)檔案部門(mén)被排斥于電子政務(wù)建設(shè)之外的狀況，將機(jī)關(guān)檔案管理作為電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，共同確定政務(wù)信息的價(jià)值取向和流向。機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)作為電子政務(wù)建設(shè)的成員，發(fā)揮自身職能優(yōu)勢(shì)，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳播、上網(wǎng)、開(kāi)放、公布、移交進(jìn)館及與歸檔紙質(zhì)文件的配套管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、安全保密、政務(wù)服務(wù)等提出相應(yīng)的管理原則和制度，形成與電子政務(wù)建設(shè)相協(xié)調(diào)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)程序，以及各相關(guān)環(huán)節(jié)銜接貫通為一體的管理體系，為政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、信息化提供組織保證。

3整合、拓展檔案管理職能，規(guī)范機(jī)關(guān)檔案工作行為

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【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案管理工作一直是我國(guó)一個(gè)非常重要的工作內(nèi)容。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，我國(guó)的檔案工作也面臨著諸多的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀， 電子檔案管理迅速興起。采用電子檔案的管理方式，可以有效延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間，提高檔案信息檢索的效率，為利用者節(jié)省大量的時(shí)間。但由此也帶來(lái)諸多弊端，如丟失信息、信息庫(kù)被黑客入侵、破壞了完整的數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)病毒的傳播等等。針對(duì)這些問(wèn)題，必需采取有效的措施予以解決，使其能夠更好的發(fā)揮積極的作用。

1.電子檔案概述

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們開(kāi)始認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)對(duì)于檔案管理的重要作用。1961年在倫敦舉行的第九次國(guó)際檔案圓桌會(huì)議上曾將數(shù)據(jù)自動(dòng)化處理列入會(huì)議的議程，十年后即第十三次國(guó)際檔案圓桌會(huì)議上達(dá)成共識(shí)，即需要依靠信息化的手段來(lái)進(jìn)行檔案的管理。此后近二十年間由于計(jì)算機(jī)技術(shù)瓶頸的影響，對(duì)于采用計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案的呼吁聲音也逐漸消失。直到20世紀(jì)80年代，國(guó)外一直沒(méi)有正式提出“電子文件”一詞。其專(zhuān)門(mén)術(shù)語(yǔ)的發(fā)展大致經(jīng)歷了機(jī)讀文件、機(jī)讀檔案、電子文件等幾個(gè)階段，直到計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的近幾年，才出現(xiàn)了電子檔案這一說(shuō)法。

電子文件檔案在中國(guó)的發(fā)展開(kāi)始于上個(gè)世紀(jì)90年代，1996年9月18日家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，組織力量對(duì)電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理進(jìn)行研究。在2002年的時(shí)候，我國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，在這一文件中，將電子文件檔案定義為“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。

2.電子檔案管理存在的問(wèn)題

進(jìn)入信息化時(shí)代后，許多單位都采用了自動(dòng)化辦公的運(yùn)作方式，檔案的管理也轉(zhuǎn)換成了電子檔案管理方式，這可以省去大量的工作者來(lái)參與到檔案的管理工作。但由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理的契合度并不高，使得檔案的管理工作，還存在一些技術(shù)上的銜接問(wèn)題。有的單位的檔案管理人員，由于缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，不能夠很好地勝任這一工作，使得我國(guó)電子檔案的管理工作，面臨著諸多亟需解決的問(wèn)題。

2.1 原始性、真實(shí)性問(wèn)題

原始性和真實(shí)性是一份檔案最重要的兩個(gè)屬性，電子檔案同樣也不例外。若是該檔案采用紙質(zhì)化的制作方式，很容易就能夠分辨出該檔案是否是原始檔案，內(nèi)容是否真實(shí)。但是在形成電子檔案的時(shí)候，人們可以任意就改變檔案當(dāng)中的具體內(nèi)容，這使得電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。同時(shí)，電子檔案并不是和其載體密不可分，其一旦離開(kāi)了原有的載體，原始性就易受到破壞。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程當(dāng)中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤(pán)上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤(pán)中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。在這樣的情況下，人們就很難分辨出這個(gè)檔案是否還是原始、真實(shí)的檔案。

2.2 保管性問(wèn)題

電子文件在保管、使用、傳輸?shù)臅r(shí)候都需要依靠載體，這就會(huì)受到計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)等各方面因素的影響，同時(shí)也會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、以及數(shù)字化環(huán)境的制約。其中存儲(chǔ)載體對(duì)以上諸多因素的要求也會(huì)比較高，一旦遇到了一些惡劣的自然環(huán)境、黑客的入侵、病毒的迅速蔓延、硬盤(pán)損害、電壓不穩(wěn)定以及具體操作中的失誤等，都可能造成載體的崩潰，所負(fù)載的電子文件也會(huì)隨之消滅，重要信息會(huì)丟失。

2.3 安全性問(wèn)題

如今是全球信息化的時(shí)代，全球每個(gè)角落的人們都能夠自由享受到網(wǎng)絡(luò)帶給大家的便捷，因特網(wǎng)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性，其覆蓋了全球各個(gè)地區(qū)，每個(gè)人都能夠自由地進(jìn)入因特網(wǎng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)資源的共享。這也帶來(lái)了信息管理方面的安全性問(wèn)題。在電子政務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，很多重要文件的傳輸都是通過(guò)因特網(wǎng)來(lái)進(jìn)行，電子文件在傳輸?shù)倪^(guò)程中，很容易遭到黑客的攻擊，導(dǎo)致其內(nèi)容泄露出來(lái)，或者內(nèi)容被偽造。由于電子檔案的保密性能不高、信息泄露、對(duì)原始檔案刪改的不易查處等問(wèn)題，困擾著電子檔案的正常接收、發(fā)送的工作，也妨礙了存儲(chǔ)、歸檔檔案的工作的正常進(jìn)行，而現(xiàn)有的防火墻等防御技術(shù)，對(duì)蓄意入侵的黑客還難以防范。因此電子檔案的信息管理，還存在著嚴(yán)重的安全性不足的問(wèn)題。

3.電子檔案管理對(duì)策分析

3.1 健全電子檔案管理的相關(guān)法律

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全具有重要的意義。檔案管理部門(mén)應(yīng)不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性、簡(jiǎn)明實(shí)用性和制度約束的雙向性。同時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，維護(hù)制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，提高制度的權(quán)威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應(yīng)重點(diǎn)健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)提高警惕性，自覺(jué)遵守和貫徹相關(guān)的法律、法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)，依法對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。

3.2 加強(qiáng)電子檔案管理技術(shù)措施

電子檔案管理需要采用相關(guān)的技術(shù)措施，保證電子檔案管理的原始性、真實(shí)性和完整性，提高電子檔案的可信度。因此我國(guó)在管理電子檔案的時(shí)候，應(yīng)該針對(duì)我國(guó)實(shí)際國(guó)情，分析我國(guó)的技術(shù)水平，制定一個(gè)科學(xué)的、可行的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案從原先的制作、收集，到隨后的整理、使用等，都能夠受到嚴(yán)格的制度規(guī)范，保證該檔案始終保持其原來(lái)面貌，內(nèi)容足夠真實(shí)。這就需要加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備。另一方面，積極運(yùn)用信息技術(shù)與多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等全面整合檔案信息資源，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案目錄中心建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運(yùn)行。

3.3 加強(qiáng)電子檔案管理人員的培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫(xiě)作等綜合方面的知識(shí)。各級(jí)檔案管理部門(mén)要摒棄傳統(tǒng)工作理念，積極改變工作思路，樹(shù)立現(xiàn)代性的檔案管理理念，可通過(guò)培訓(xùn)等手段強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化的理解和認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新檔案管理方式及服務(wù)方式，以更好的適應(yīng)時(shí)展的新需求。一方面要加快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才，加強(qiáng)他們對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)、電子檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和思想素質(zhì)的學(xué)習(xí)，使他們精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、熟悉檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、熱愛(ài)檔案事業(yè)、素質(zhì)高、責(zé)任性強(qiáng)，為電子檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。同時(shí)也要重視和加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)從事電子檔案管理工作人員的培訓(xùn)。增強(qiáng)他們的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高他們的素質(zhì)，同時(shí)讓他們與時(shí)俱進(jìn)，熟悉和使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理操作，做到檔案管理現(xiàn)代化。

進(jìn)入信息時(shí)代后，我國(guó)更多的文件管理工作都會(huì)依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，紙質(zhì)化的文件逐漸會(huì)被電子文件所取代。電子檔案管理可以利用先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備提高檔案管理效率和利用率，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)傳輸。但我們也要及時(shí)認(rèn)識(shí)到我國(guó)電子文件檔案在管理過(guò)程中存在的各種問(wèn)題，仔細(xì)分析原因，提出相應(yīng)的解決措施，確保電子檔案管理的工作質(zhì)量，更好地服務(wù)社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭沙沙.關(guān)于電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析.決策與信息（中旬刊），2015（6）：103.