醫(yī)院發(fā)展中檔案管理的作用

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一、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理上的創(chuàng)新，推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)

首先，醫(yī)院若要提高醫(yī)院檔案的利用率，應(yīng)加快建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，雙管齊下才能保證電子檔案的有效利用。硬件系統(tǒng)方面，醫(yī)院應(yīng)該隨著時代的發(fā)展逐漸更新硬件設(shè)備，增加內(nèi)存量以存放越來越多的醫(yī)院檔案材料，形成一整套完整的醫(yī)院檔案管理體系。軟件系統(tǒng)則包括了查詢端軟件和管理端軟件，一個是供用戶使用，另一個是供管理人員使用，只有做好兩個軟件之間的聯(lián)系才可以形成綜合服務(wù)模式。其次，網(wǎng)絡(luò)安全問題目前困擾著眾多醫(yī)院，加強(qiáng)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)安全的防范已經(jīng)刻不容緩。醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)安全部門要對服務(wù)器和終端計算器建立起防火墻，保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)不受外界的非法訪問和侵入；還可以通過對服務(wù)器的訪問控制去掉不必要的網(wǎng)絡(luò)訪問，從根源上防止被入侵。另一方面要安裝有效的網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件，對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行監(jiān)控，了解新型電腦病毒的類型并做好安全防范措施，防患于未然。最后一點，也是最重要的一點，每份檔案我們可以為其專門制作一個條碼，這樣不僅能在一定程度上節(jié)約時間、節(jié)省人力，還能降低錯誤的產(chǎn)生，保證醫(yī)院檔案信息的真實可靠性，我們要將電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢互相結(jié)合，雙向利用。為此，我們可以在紙質(zhì)檔案上印上為醫(yī)院人員一對一制作的二維碼。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案的靈活運(yùn)用，充分發(fā)揮其價值

共享壁壘是目前檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的一個問題。檔案的開發(fā)與利用，是檔案科學(xué)管理的基本出發(fā)點，醫(yī)院醫(yī)院檔案的價值就是在開發(fā)與利用的矛盾運(yùn)動中，以其參與社會和教育科研等各種活動，并在其中發(fā)揮參考、借鑒、憑證作用而慢慢體現(xiàn)出來的。醫(yī)院檔案在醫(yī)院期間，為了更好地讓醫(yī)院掌握醫(yī)院人員的實際情況，就必須嚴(yán)格管理醫(yī)院檔案，推動醫(yī)院檔案向服務(wù)化方向發(fā)展。

（一）醫(yī)院檔案編研角度。醫(yī)院檔案要做到靈活運(yùn)用就要從檔案的編研著手，在發(fā)展日新月異的當(dāng)代，一成不變的編研形式已經(jīng)阻礙檔案編研向更深層次發(fā)展。醫(yī)院檔案的編研需要大量真實有效的檔案材料，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)將分散、殘缺、雜亂無章的檔案材料進(jìn)行整理和提煉，但絕不是簡單的堆砌和羅列。首先我們要事先確定一個中心思想，后續(xù)圍繞著這個中心思想進(jìn)行一系列的選材，凡是圍繞中心思想的材料，都可以留下，如果有些材料偏離了中心思想，即使再優(yōu)秀，也要舍棄。其次，選材一定要注重真實性。只有真實的檔案材料才會在編研結(jié)果中展現(xiàn)說服力，同時，編研結(jié)果要想吸引人，讓更多的人有興趣看、有耐心看，選材一定要注重新穎性。我們可以將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案編研結(jié)合起來進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)編研，即以網(wǎng)絡(luò)為媒介，來實現(xiàn)醫(yī)院檔案的編研，這樣的話，不僅會有全新的編研的載體形式，還用新的傳播媒介創(chuàng)造了全新的傳播方式，可以讓更多的人了解醫(yī)院檔案，知道醫(yī)院檔案。

（二）醫(yī)院檔案利用空間角度。要注意多方位、多角度拓寬醫(yī)院檔案的利用空間。醫(yī)院檔案對醫(yī)院人員職業(yè)生涯將產(chǎn)生較重要的作用。醫(yī)院檔案的作用不僅僅體現(xiàn)在醫(yī)院內(nèi)，還體現(xiàn)在醫(yī)院外，當(dāng)醫(yī)院人員離職的時候，有部分考上公務(wù)員或其他事業(yè)單位的人員，他們在報到時就要求帶上自己的醫(yī)院檔案，所以對于這部分人員來說，提前對醫(yī)院檔案做一下了解是十分必要的，這樣在離職之后才能真正意識到醫(yī)院檔案的作用。對于檔案工作人員來說，要培養(yǎng)主動服務(wù)的意識，除了向提出具體要求的需求者提供具體服務(wù)之外，還應(yīng)當(dāng)主動向檔案利用者提供咨詢服務(wù)，進(jìn)一步了解和掌握他們的需求。另外，還得加強(qiáng)相應(yīng)配套服務(wù)軟硬件設(shè)備的升級和完善，可以在醫(yī)院檔案館中專門成立咨詢室，并建立起一套完整的查詢系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，建立起醫(yī)院人員數(shù)據(jù)庫，定義任一檢索條件，使用戶在使用時能快速而準(zhǔn)確地獲取到從不同角度篩選出由檢索系統(tǒng)提供的檔案信息。

（三）醫(yī)院檔案的作用角度。讓不法分子無計可施就要充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用，利用醫(yī)院檔案進(jìn)行嚴(yán)格的打擊假履歷行動。第一步就是要加強(qiáng)對醫(yī)院檔案形成過程的監(jiān)控，檔案部門應(yīng)與各醫(yī)院密切聯(lián)系，了解并掌握醫(yī)院人員從入學(xué)到離職這段時間內(nèi)檔案材料的錄入情況，從根源防止不法分子有機(jī)可乘。第二步，由于履歷證書的注冊會與計算機(jī)中原有的掃描照片對應(yīng)起來，這對于廣大師生和管理者來說無意是一大福音。另外，相關(guān)人員還應(yīng)將醫(yī)院人員證書號碼與他在醫(yī)院內(nèi)產(chǎn)生的信息等聯(lián)系起來，一起放進(jìn)一個專門的檔號，以便查詢，所以，用人單位可以根據(jù)醫(yī)院人員所提供的證書號碼來查詢信息的真假，這在一定程度上給予了真履歷擁有者極大的保障，也有助于徹底根除制假行為。第三步，在《檔案法》的法律保障之下，違法制作假履歷會被處以警告并罰款，所以，大家可以采取法律武器維護(hù)自己的權(quán)益，不能給造假者和用假履歷的人留下一點機(jī)會。