新時期圖書檔案信息化管理探析
時間：2022-09-25 09:04:30
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現(xiàn)階段，我國大部分圖書館在檔案管理工作中開始逐步利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，來提高檔案信息化管理水平。圖書館檔案管理工作中通過引進(jìn)大量先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，借助計算機信息技術(shù)的優(yōu)勢條件，使得檔案管理的操作流程更加簡單，方便和快捷，節(jié)省了大量的時間成本和人力成本，有效轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)檔案管理模式，有利于提高工作效率，縮短工作時間。另外，加強圖書館檔案信息化管理，有利于充分發(fā)揮圖書館的共享價值，檔案管理人員可以利用信息技術(shù)，通過數(shù)字化的方式將檔案資料傳至圖書館專屬APP軟件、微信公眾號以及微博等多媒體信息交互平臺上，使用戶可以用手機，電腦等設(shè)備進(jìn)行實時地查找和閱讀，便于資料的共享，提高用戶對圖書館檔案管理工作的滿意度，使圖書館與用戶之間的聯(lián)系日益緊密。
2分析新時期圖書館檔案信息化管理工作面臨的困境
2.1缺乏足夠認(rèn)識和重視，檔案信息化管理觀念薄弱
當(dāng)前，圖書館中負(fù)責(zé)檔案管理的部分領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息化管理的觀念較為薄弱，仍然對檔案信息化管理工作缺乏足夠的重視和支持，沒有緊跟時展變化趨勢和現(xiàn)實情況需要而做出一定的改變，難以使現(xiàn)代信息技術(shù)與圖書館檔案管理工作結(jié)合起來，在檔案信息化管理方面資金保障不到位，沒有足夠的經(jīng)濟能力來購進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，使基本的檔案管理設(shè)備配置不健全，沒有建立起信息化的檔案管理系統(tǒng)，而且相關(guān)工作人員在檔案信息化管理中只是做表面形式，敷衍了事，對于錯誤和已經(jīng)過時的檔案信息并沒有進(jìn)行及時的修改和完善，使檔案管理信息數(shù)據(jù)不夠真實和完整并且在檔案管理安全建設(shè)方面，也沒有樹立網(wǎng)絡(luò)安全的意識，從而在檔案管理中出現(xiàn)電腦病毒或是黑客入侵等問題，使圖書館檔案信息化管理面臨著嚴(yán)重的安全隱患，使圖書館檔案信息化管理工作環(huán)境較差。
2.2圖書館檔案信息化管理的相關(guān)制度建設(shè)不夠完善
目前，圖書館檔案信息化管理制度中諸多規(guī)定已不適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理工作需要，使得檔案管理制度不夠規(guī)范和完善。首先，一些圖書館檔案信息化管理中，現(xiàn)行的檔案管理制度中對檔案部門及工作人員的權(quán)責(zé)不夠明確，缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。另外，圖書館對檔案員的職業(yè)考核制度和監(jiān)督管理制度不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案員可能會出現(xiàn)消極怠工，違法違紀(jì)行為，而又缺乏對其有力地懲戒措施，使檔案信息化管理工作效率較低，工作效果較差，使圖書館檔案信息化管理工作難以健康發(fā)展。
2.3檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)有待提高
在圖書館檔案信息化管理中還存在著相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)等方面能力較差的問題。由于圖書館缺乏專業(yè)優(yōu)秀，熟悉計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理員，而且圖書館檔案人員不穩(wěn)定，也不會定期進(jìn)行檔案信息化管理專家座談會等規(guī)范化和職業(yè)化的培訓(xùn)工作，使得圖書館檔案管理員的工作觀念和方法較為落后，應(yīng)用計算機能力水平較差，工作責(zé)任心較差，極易出現(xiàn)檔案信息化信息收集不完備，不及時等各種工作失誤情況，從而給圖書館檔案信息化管理工作造成較大的危害。
3提出合理有效的對策完善圖書館檔案信息化管理工作
3.1提供專項的資金技術(shù)支持，改善檔案信息化管理環(huán)境
為了有效促進(jìn)圖書館檔案信息化管理工作的健康發(fā)展，就要提供專項的資金和技術(shù)支持，以此有效改善圖書館檔案信息化管理環(huán)境。首先，圖書館檔案管理工作中需要引進(jìn)大量先進(jìn)的計算機，掃描儀以及打印機等相關(guān)的檔案管理技術(shù)設(shè)備，為電子檔案的科學(xué)管理提供有效的技術(shù)支持，滿足大量復(fù)雜的檔案管理工作需要，提高圖書館檔案管理的服務(wù)手段和使用效率，以此推進(jìn)圖書館檔案管理信息化發(fā)展。另外，圖書館應(yīng)建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，加強檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，注重對機密性較高檔案文件的安全保護，防止不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞來擅自修改和盜取圖書館的檔案信息，提高圖書館數(shù)字檔案信息化安全水平。
3.2建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案管理工作
現(xiàn)代化的圖書館應(yīng)該建立健全科學(xué)合理的檔案信息化管理制度，使檔案管理部門及工作人員可以依照相關(guān)制度規(guī)定進(jìn)行工作，實現(xiàn)檔案管理工作的有法可依，執(zhí)法必嚴(yán)，有效規(guī)范圖書館檔案信息化管理工作。首先，圖書館檔案信息化管理制度應(yīng)該隨實際發(fā)展情況不斷調(diào)整和完善，保證各項檔案管理工作可以規(guī)范有序的開展，有效避免出現(xiàn)一些不必要的檔案管理問題，從而提高檔案信息化管理工作水平。另外，圖書館制定嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度和獎懲制度，明確檔案管理工作人員的工作職責(zé)，使檔案管理人員可以自覺遵守相應(yīng)的制度規(guī)定，規(guī)范操作檔案信息的存儲、修改等工作，提高檔案管理制度的震懾力，提高圖書館檔案信息化管理工作效果。
3.3轉(zhuǎn)變紙質(zhì)檔案管理工作模式，采取創(chuàng)新性的工作方法
在圖書館檔案信息化管理中，要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變以往紙質(zhì)文件形式的檔案管理工作模式，采取創(chuàng)新性的檔案管理工作方法。首先，圖書館要加強對各類檔案信息的收集整理及加工，檔案機構(gòu)在收集檔案信息中，要利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)拓寬查檔方法，也要將圖書館的檔案信息進(jìn)行分門別類，科學(xué)規(guī)范整理。另外，圖書館要在當(dāng)前社會經(jīng)濟發(fā)展的新形勢下建立更符合實際服務(wù)需求的檔案管理模式，提高檔案信息化管理工作的主動創(chuàng)新性，強化檔案管理的服務(wù)意識，最大限度的發(fā)揮檔案信息的利用價值，促進(jìn)圖書館檔案管理工作能力的提高。
3.4加強檔案管理人員的綜合培訓(xùn)，提高工作能力
圖書館檔案管理工作人員的工作能力是直接影響檔案信息化管理水平的重要因素，因此，加強對圖書館檔案管理人員的在信息化方面專業(yè)知識和技術(shù)，職業(yè)素養(yǎng)等綜合培訓(xùn)，使得檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平得到提高，可以保質(zhì)保量，高效率的完成圖書館檔案信息化管理工作。首先，圖書館要提高檔案管理人員的招聘門檻，不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時能夠有積極向上的工作態(tài)度，可以認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作。另外，圖書館要不斷加強對在職檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，懂得應(yīng)用數(shù)據(jù)庫等基本檔案管理知識，并且可以熟練應(yīng)用計算機等檔案管理相關(guān)設(shè)備，提高工作人員的檔案管理綜合能力。同時，圖書館要提高工作人員檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)，使其在工作中能給嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行檔案管理工作。
4結(jié)語
目前，隨著時代的發(fā)展變化和我國科技水平的提高，對于圖書館信息化檔案管理工作也越來越重視，不僅可以有效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作效率較低，工作時間較長的問題，也能創(chuàng)新符合新時期發(fā)展的新型檔案管理工作模式。雖然在圖書館檔案信息化管理工作中存在著認(rèn)識不足，重視較少，相應(yīng)的制度建設(shè)和人員管理工作較差等諸多的問題，但是只要樹立先進(jìn)的檔案信息化管理觀念，在此方面投入更多的資金、技術(shù)和人力等資源支持，并且不斷完善檔案信息化管理制度，等科學(xué)有效的措施，進(jìn)一步改善圖書館檔案信息化管理的工作環(huán)境，才能促進(jìn)圖書館檔案信息化管理工作的順利發(fā)展。