電子檔案管理要求精品(七篇)

序論：寫(xiě)作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇電子檔案管理要求范文，愿它們成為您寫(xiě)作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院管理  電子檔案  問(wèn)題  對(duì)策

        隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書(shū)文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問(wèn)題。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)[1]。通過(guò)對(duì)電子文件管理存在問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。

        1  醫(yī)院電子檔案管理中存在的問(wèn)題

        1.1  檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多

        醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專(zhuān)門(mén)的病案室管理，而臨床的一些x線檔案、病理切片檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個(gè)業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門(mén)管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。

        1.2  醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度不健全

        有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實(shí)際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門(mén)人員檔案意識(shí)較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時(shí)單位組織的學(xué)習(xí)多與專(zhuān)業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識(shí)均不夠。同時(shí)，由于對(duì)醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對(duì)落后，跟不上檔案管理的需求。

        1.3  電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

        由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時(shí)由于電子檔案需要依賴(lài)計(jì)算機(jī)貯存，科室在日常計(jì)算機(jī)管理時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時(shí)如何對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識(shí)均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。

        1.4  檔案管理人員素質(zhì)有待提高

        由于醫(yī)療是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識(shí)、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識(shí)不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

        1.5  檔案管理硬件不能滿足要求

        醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計(jì)算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對(duì)較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。

        2  提高醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策

        2.1  建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

        醫(yī)院檔案信息量大、類(lèi)別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)紙化創(chuàng)造契機(jī)[2]。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過(guò)三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門(mén)的檔案管理工作；有利于明確各部門(mén)的職責(zé)；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時(shí)有利于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。

        醫(yī)院的電子檔案管理可以實(shí)行檔案管理與其他信息管理分開(kāi)的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)管理、圖書(shū)管理和計(jì)算機(jī)管理，綜合檔案室主要對(duì)各種門(mén)類(lèi)、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對(duì)本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。二個(gè)部門(mén)職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。

        2.2  制定相應(yīng)的電子檔案管理制度

        要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動(dòng)態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。

        2.3  加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識(shí)

        檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識(shí)。特別是對(duì)于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時(shí)更新自己的知識(shí)才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí),要有科研人員在一絨的自覺(jué)收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對(duì)檔案管理知識(shí)的認(rèn)識(shí)及理解。

        2.4  加大檔案管理的投入

        電子檔案管理的好壞，關(guān)系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要，最終達(dá)到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、軟件，刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運(yùn)行。

        隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。 

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學(xué).2008(20)02：444-445.

篇(2)

1.1電子檔案的管理不規(guī)范

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)學(xué)高校中的普及應(yīng)用，醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案數(shù)量也越來(lái)越多，如何對(duì)這些電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理成為檔案管理人員的工作重點(diǎn)。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規(guī)范，管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行整理時(shí)由于缺少一定的規(guī)范，各自整理的結(jié)果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時(shí)在檔案安全方面，醫(yī)學(xué)高校中也缺少必要的安全管理規(guī)范，很多教師和管理者對(duì)電子檔案進(jìn)行處理時(shí)只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行邏輯歸檔，并沒(méi)有采取相應(yīng)的安全措施對(duì)電子檔案加以保護(hù)，同時(shí)，部分檔案管理者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)了解過(guò)少，對(duì)于如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行安全管理不甚了解，這就使得學(xué)校的電子檔案處于危險(xiǎn)境地中，一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)造成電子檔案的丟失。

1.2缺乏電子檔案管理人才

有的醫(yī)學(xué)高校中對(duì)于電子檔案管理并不重視，也沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，而即使設(shè)立了管理部門(mén)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，但管理部門(mén)的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關(guān)檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導(dǎo)致電子檔案丟失、泄露等問(wèn)題經(jīng)常發(fā)生，歸結(jié)起來(lái)都是缺少相應(yīng)的管理人才造成的。而現(xiàn)有的管理人員自身素質(zhì)又較低，導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)學(xué)高校的電子檔案管理處于低效狀態(tài)中。

2信息時(shí)代電子檔案管理的策略

2.1建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范

醫(yī)學(xué)高校應(yīng)該針對(duì)電子檔案的特殊性質(zhì)，并結(jié)合學(xué)校自身檔案文件情況，建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進(jìn)行明確，并健全相關(guān)電子檔案信息化管理機(jī)制，推動(dòng)醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的信息化發(fā)展。同時(shí)，針對(duì)電子檔案管理中存在的歸檔問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)該建立相應(yīng)的歸檔制度，從檔案的形成到開(kāi)發(fā)利用每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行明確，實(shí)施對(duì)電子檔案的全過(guò)程管理，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，以保證醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案管理能夠有規(guī)范可依。

2.2加強(qiáng)電子檔案形成管理

針對(duì)于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細(xì)進(jìn)行篩選。而為了做到這一點(diǎn)，有必要建立相關(guān)的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時(shí)妥善對(duì)檔案文件進(jìn)行保管，減少信息流失，同時(shí)還可指派專(zhuān)人進(jìn)行電子檔案的累積工作，對(duì)于公務(wù)性電子文件，不論是網(wǎng)上上傳的還是網(wǎng)上下發(fā)的都應(yīng)該進(jìn)行歸檔保存，并且要及時(shí)進(jìn)行打印處理，以防止檔案在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點(diǎn)，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進(jìn)行歸檔處理，并用文本形式進(jìn)行保存；二是對(duì)于歸檔的電子檔案應(yīng)該統(tǒng)一保存在檔案室的電腦硬盤(pán)上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤(pán)上以防丟失；三是對(duì)于從各個(gè)部門(mén)中收集來(lái)的電子檔案文件應(yīng)該統(tǒng)一用殺毒軟件進(jìn)行殺毒處理，以保證檔案的安全。

2.3加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理

制定相應(yīng)的安全管理規(guī)范，從電子檔案的形成到存儲(chǔ)、處理和利用都應(yīng)該制定相應(yīng)的安全措施，例如在存儲(chǔ)電子檔案時(shí)要選取性能好的存儲(chǔ)載體進(jìn)行保存，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)光盤(pán)保存環(huán)境的管理，避免光盤(pán)受到有害氣體或是強(qiáng)光的危害造成電子檔案丟失。再者，對(duì)于存儲(chǔ)在電腦中的檔案文件，管理人員應(yīng)該在電腦上建立相關(guān)的安全保護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)病毒防護(hù)措施，包括安裝殺毒軟件和防護(hù)墻等，保護(hù)電子檔案安全。

2.4提高電子檔案管理人員素質(zhì)

電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，其對(duì)管理技術(shù)的要求更高，因而對(duì)管理者的素質(zhì)要求更高。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理室人員的培訓(xùn)工作，豐富其在電子檔案和計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的知識(shí)，提升管理人員對(duì)電子檔案的管理能力。同時(shí)，要注意培養(yǎng)和引進(jìn)具有專(zhuān)業(yè)電子檔案管理技術(shù)的人才，提高電子檔案管理的人員素質(zhì)，促進(jìn)電子檔案管理水平的提升。

3結(jié)語(yǔ)

篇(3)

企業(yè)檔案部門(mén)要更好地迎接新技術(shù)革命的挑戰(zhàn)，就必須從現(xiàn)在開(kāi)始盡快認(rèn)清形勢(shì)，順應(yīng)時(shí)展的潮流，采取得力措施，盡快掌握現(xiàn)代化管理的有關(guān)知識(shí)和技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子檔案的管理，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的要求。在這種形勢(shì)下，企業(yè)電子檔案如何管理也就成了企業(yè)檔案部門(mén)面臨的新任務(wù)、新課題。

一、企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)企業(yè)電子檔案管理重視不夠。

少數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤地認(rèn)為企業(yè)電子檔案管理就是收收管管的事務(wù)性工作，和企業(yè)安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來(lái)說(shuō)是微不足道的，也不理解電子檔案管理的重要作用和意義。與此同時(shí)，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問(wèn)題，對(duì)企業(yè)電子檔案管理沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)電子檔案管理存在不少誤解，有些人習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門(mén)外，或者只作為資料或副本保管。正是由于一些領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理人員自身就對(duì)電子檔案管理不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案會(huì)出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、遺漏等現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度不健全。

一些企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度不健全，企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度相對(duì)滯后，對(duì)企業(yè)電子檔案管理的要求不夠明確，使企業(yè)電子檔案管理往往無(wú)規(guī)可蹈、無(wú)章可循，不能滿足企業(yè)電子檔案管理的需要。由于缺乏企業(yè)電子檔案管理規(guī)章制度，現(xiàn)有規(guī)章制度對(duì)電子檔案的管理問(wèn)題沒(méi)有針對(duì)性的規(guī)定，一旦電子檔案出現(xiàn)受損情況時(shí)，往往無(wú)法通過(guò)相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行有效的界定。有些企業(yè)雖然已經(jīng)建立了一些管理規(guī)章制度，但是在實(shí)際的執(zhí)行方面力度不夠，效果自然也不夠好。

（三）企業(yè)電子檔案存在一定的安全隱患。

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)面臨著病毒的入侵，同時(shí)也存在被竊聽(tīng)、泄密、篡改和偽造的可能性。尤其是對(duì)于企業(yè)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，由于電子檔案的修改、復(fù)制相對(duì)容易，并且能夠在極短的時(shí)間就將原電子檔案材料進(jìn)行變更而不留處理痕跡；另外，互聯(lián)網(wǎng)病毒也會(huì)侵入到企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，并在網(wǎng)絡(luò)中不斷擴(kuò)散，一旦造成到病毒侵犯，電子檔案將會(huì)出現(xiàn)丟失、打不開(kāi)、無(wú)法正常使用等情況。

（四）企業(yè)電子檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

很多企業(yè)電子檔案管理人員都不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，缺乏較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)電子檔案管理也是相當(dāng)?shù)哪吧?，進(jìn)而在實(shí)際工作過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。從目前來(lái)看，許多企業(yè)檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，企業(yè)電子檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，無(wú)法對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理，企業(yè)檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與企業(yè)電子檔案管理的發(fā)展還不相適應(yīng)。

二、加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理的對(duì)策

（一）提高對(duì)企業(yè)電子檔案管理的重視程度。

電子檔案的出現(xiàn)也就是近些年的事情，對(duì)許多人來(lái)說(shuō)還是一件新鮮事物，對(duì)這樣的新鮮事物只有通過(guò)宣傳，才能提高人們的認(rèn)識(shí)。尤其是提高檔案管理人員，還包括企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及文件工作者、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等的檔案意識(shí)。通過(guò)增強(qiáng)檔案意識(shí)，使企業(yè)從上到下擺脫傳統(tǒng)管理理念的束縛，真正認(rèn)清電子檔案管理的重要意義。因此，我們要想將企業(yè)電子檔案管理做好，就必須說(shuō)服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員，讓他們能真正地意識(shí)到電子檔案管理的重要性，進(jìn)而支持電子檔案管理。只有不斷地提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對(duì)電子檔案管理的重視程度，才能使電子檔案管理快速、健康地發(fā)展。

（二）健全企業(yè)電子檔案管理的規(guī)章制度。

企業(yè)電子檔案管理僅有理念引導(dǎo)和技術(shù)支持是不夠的，還需要有完備的管理制度作保障，做到有法可依、有法必依。企業(yè)電子檔案管理，首先必須遵循國(guó)家已有的電子文件標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，還必須制定符合自身實(shí)際的電子檔案管理規(guī)章制度。這些規(guī)章制度的制定必須體現(xiàn)技術(shù)的前瞻性、包容性和可操作性，立足當(dāng)前，著眼未來(lái)，反映企業(yè)檔案信息化的應(yīng)用水平。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，必須不斷健全現(xiàn)有的電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，將責(zé)任明確到部門(mén)和個(gè)人，對(duì)電子檔案在生成到利用進(jìn)行嚴(yán)格和全過(guò)程的管理和控制。要通過(guò)完善規(guī)章制度，探索企業(yè)電子檔案管理規(guī)范化的道路。

（三）確保企業(yè)電子檔案的絕對(duì)安全。

對(duì)電子檔案面臨的信息安全問(wèn)題，企業(yè)必須給予足夠的重視，及時(shí)采取有效的措施，不斷加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理。首先，可以在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置專(zhuān)門(mén)的訪問(wèn)控制技術(shù)，即要求必須輸入密碼才可進(jìn)入，此外，還應(yīng)該構(gòu)建文件的備份和恢復(fù)系統(tǒng)，一旦發(fā)生信息的丟失，只需?_啟這個(gè)系統(tǒng)就能將丟失的信息恢復(fù)。對(duì)各種網(wǎng)絡(luò)病毒進(jìn)行預(yù)防，要建立防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等措施，進(jìn)而能夠在一定程度上避免其受到外來(lái)侵犯。在電子檔案接收、鑒定、存儲(chǔ)、應(yīng)用等環(huán)節(jié)，也要提前做好各種準(zhǔn)備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_、傳遞丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

（四）強(qiáng)化企業(yè)電子檔案管理人員的素質(zhì)。

企業(yè)電子檔案管理是一項(xiàng)需要多學(xué)科知識(shí)、多專(zhuān)業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的工作，要求企業(yè)電子檔案管理人員不僅具有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)及專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代通信設(shè)備來(lái)操作網(wǎng)絡(luò)化管理信息系統(tǒng)。為此企業(yè)要以檔案專(zhuān)業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)，加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，使他們掌握最新的管理技術(shù)，進(jìn)而能夠做好電子檔案管理。

篇(4)

紙質(zhì)檔案管理

長(zhǎng)久以來(lái)，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲(chǔ)相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過(guò)檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無(wú)需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過(guò)建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫(kù)，能夠?yàn)閱挝徊块T(mén)提供區(qū)域內(nèi)各類(lèi)地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長(zhǎng)久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲(chǔ)形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對(duì)于地質(zhì)資源檔案這類(lèi)涉及信息門(mén)類(lèi)復(fù)雜的檔案來(lái)說(shuō)，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類(lèi)資源檔案的安全，同時(shí)，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時(shí)地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對(duì)于紙質(zhì)檔案管理者來(lái)說(shuō)，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來(lái)看，當(dāng)單位對(duì)某個(gè)區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時(shí)，或者是勘探出新的資源儲(chǔ)量、類(lèi)型等信息之后，就需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時(shí)就需要對(duì)檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動(dòng)錄入，在更新這些資料的時(shí)候也需要使用同樣的手段，這時(shí)就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對(duì)原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場(chǎng)所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無(wú)法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲(chǔ)空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲(chǔ)信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過(guò)去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過(guò)文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識(shí)，要對(duì)地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專(zhuān)家分析。而電子檔案能夠通過(guò)視頻和音頻形式存儲(chǔ)當(dāng)時(shí)專(zhuān)業(yè)的評(píng)價(jià)，這對(duì)獲取地質(zhì)信息之后對(duì)其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲(chǔ)空間上看，電子信息技術(shù)通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤(pán)中，極大地降低了存儲(chǔ)空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來(lái)看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個(gè)方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對(duì)管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時(shí)，需要管理人員具備對(duì)其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對(duì)文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡(jiǎn)單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說(shuō)明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。盡管存儲(chǔ)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)多是由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)安全問(wèn)題，及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問(wèn)題。

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較

對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進(jìn)行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，降低其存在問(wèn)題帶來(lái)的影響，從而更好地進(jìn)行檔案信息化工作。存儲(chǔ)形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進(jìn)行比較，能夠更加清楚地認(rèn)識(shí)到兩者之間的差異。從風(fēng)險(xiǎn)視角來(lái)看，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)是以實(shí)物空間實(shí)現(xiàn)的，這種存儲(chǔ)形式受到紙張保存要求的限制，對(duì)其所在場(chǎng)所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案盡管存儲(chǔ)形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風(fēng)險(xiǎn)，其內(nèi)部的存儲(chǔ)元器件對(duì)所處環(huán)境的塵埃、磁場(chǎng)等因素都有著要求，一旦存儲(chǔ)元器件受到傷害，其保存的信息同樣會(huì)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，這是兩者在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的相似之處。而兩者所面臨風(fēng)險(xiǎn)的不同則較為直觀，相對(duì)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案對(duì)物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達(dá)到長(zhǎng)久保存效果的物理場(chǎng)地進(jìn)行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進(jìn)行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲(chǔ)元器件對(duì)防塵、防磁場(chǎng)等方面也有著一定要求，目前大部分場(chǎng)所基本都能夠達(dá)到這種要求。也就是說(shuō)，除了極端塵埃和磁場(chǎng)的場(chǎng)所外，電子檔案存儲(chǔ)元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風(fēng)險(xiǎn)概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來(lái)看，紙質(zhì)檔案對(duì)管理環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，而電子檔案管理的要求則相對(duì)更為寬松。但同時(shí)必須注意到的一點(diǎn)是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對(duì)紙張?jiān)斐傻挠绊懯情L(zhǎng)時(shí)間的，不會(huì)瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會(huì)出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢方式的異同從查詢方式來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過(guò)一定的查詢方式來(lái)定位信息所在存儲(chǔ)位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計(jì)算機(jī)進(jìn)行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時(shí)間等定位信息的存儲(chǔ)位置，進(jìn)而獲得所查詢的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時(shí)間內(nèi)定位到所需的信息，無(wú)疑是更為高效、精確的。當(dāng)然，電子檔案的這種高效、精準(zhǔn)查詢信息的優(yōu)勢(shì)也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢方式。這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢依靠人工實(shí)現(xiàn)，而人類(lèi)具有機(jī)器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計(jì)算機(jī)所定位的只是單純的字段、指令，但是通過(guò)人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。

檔案管理信息化對(duì)策

通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對(duì)比可以看到，對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化而言，要進(jìn)行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡(jiǎn)單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時(shí)考慮到當(dāng)前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對(duì)此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對(duì)策。強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因而各事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過(guò)對(duì)比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當(dāng)在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)?；谶@種觀點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)化工作不僅是對(duì)單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對(duì)接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過(guò)程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對(duì)部分類(lèi)型地質(zhì)資源檔案進(jìn)行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的內(nèi)容，同時(shí)，對(duì)于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要?jiǎng)?wù)。另一方面，事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個(gè)管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲(chǔ)和使用這兩個(gè)主要過(guò)程，還要在建檔、存儲(chǔ)、銷(xiāo)毀等所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)銜接，通過(guò)信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。

強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡(jiǎn)單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個(gè)角度來(lái)看，這意味著在工作推進(jìn)的過(guò)程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過(guò)程中，對(duì)極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時(shí)，要對(duì)部分檔案進(jìn)行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當(dāng)作新增備份，同時(shí)電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點(diǎn)有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案?jìng)?cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過(guò)程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時(shí)紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實(shí)現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)檢索信息匱乏的不足。強(qiáng)化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過(guò)渡，可以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過(guò)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對(duì)比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過(guò)程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對(duì)此，研究認(rèn)為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、善于鉆研的人員進(jìn)行信息化管理培養(yǎng)。研究通過(guò)對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對(duì)策。當(dāng)下事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化的重視程度越來(lái)越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)兩者進(jìn)行直觀對(duì)比，能夠相對(duì)客觀地認(rèn)識(shí)到這一過(guò)程中的重點(diǎn)工作，并最大程度地規(guī)避工作開(kāi)展過(guò)程中的不利因素?；谶@一觀點(diǎn)，當(dāng)前事業(yè)單位在實(shí)際檔案管理信息化工作推進(jìn)中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭磊.談電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)化管理[J].商業(yè)文化,2022(05):74-75.

[2]劉瑞.紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化分析——提升地質(zhì)檔案管理能力的重要途徑[J].辦公室業(yè)務(wù),2022(02):135-136.

[3]戚芳.紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理分析[J].黑龍江檔案,2021(06):146-147.

[4]武韶佳.紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性探究[J].城建檔案,2021(12):161-162.

[5]吳英.事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2021(09):4-6.

[6]郭亞麗.電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存之思考[J].山西檔案,2019(02):132-133.

[7]關(guān)英霞.論電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合管理[J].黑龍江檔案,2012(04):108.

篇(5)

（一）高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和基層組織檔案管理意識(shí)薄弱

高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和基層組織檔案管理意識(shí)薄弱，主要表現(xiàn)在：第一，不嚴(yán)格遵守《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》中關(guān)于權(quán)利和義務(wù)的約定。第二，沒(méi)有對(duì)檔案的管理建設(shè)進(jìn)行全面地規(guī)劃，有的甚至不配合各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)和人員的工作。第三，在公文起草和簽發(fā)中使用鉛筆、圓珠筆等不符合檔案管理要求的書(shū)寫(xiě)工具。

（二）高校電子檔案服務(wù)的層面狹隘

許多高校的電子檔案管理部門(mén)把為學(xué)校的黨政部門(mén)服務(wù)作為其主要任務(wù)，狹隘的服務(wù)面導(dǎo)致電子檔案的利用率低。電子檔案的管理人員缺乏積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)。在業(yè)務(wù)上表現(xiàn)生疏，盡管是電子檔案，查閱的速度還是偏低。這些都會(huì)直接影響檔案的利用率。其次，高校在電子檔案方面的宣傳力度不夠，師生對(duì)電子檔案的使用意識(shí)模糊。

（三）專(zhuān)業(yè)管理人才缺乏，技術(shù)水平落后

目前，根據(jù)調(diào)查，90%以上的高校電子檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的、系統(tǒng)的、正規(guī)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)培訓(xùn)。他們?nèi)狈?zhuān)業(yè)系統(tǒng)的電子檔案管理知識(shí)。同時(shí)，高校也缺乏先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備及相關(guān)的軟件。相對(duì)與高校優(yōu)秀的教學(xué)資源來(lái)說(shuō)，大部分高校在電子檔案管理方面的計(jì)算機(jī)水平是落后的。

（四）電子檔案存在安全隱患

網(wǎng)絡(luò)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是通過(guò)重重傳輸分段傳送至目的地的，其中的任何站點(diǎn)都可以攔截、讀取或者破壞信息。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展日新月異，隨著新技術(shù)的產(chǎn)生會(huì)不斷產(chǎn)生新的應(yīng)用方式，而安全技術(shù)總是在對(duì)抗中產(chǎn)生的，是滯后的。因此，這就給電子檔案的管理帶來(lái)了不安全的因素，甚至?xí)a(chǎn)生泄密的風(fēng)險(xiǎn)。這樣就會(huì)給電子檔案的管理造成一定的影響。

二、解決高校電子檔案存在問(wèn)題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)和提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的重視和關(guān)注

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理的重視和關(guān)注是搞好高校電子檔案管理的基礎(chǔ)。電子檔案管理工作是一項(xiàng)瑣碎、細(xì)致的工作，做起來(lái)是很不容易的，這就需要全體師生的理解和配合。同時(shí)，電子檔案的管理工作也不是孤立的，需要人力、物力的積極配合。因此，領(lǐng)導(dǎo)的支持和配合是很有必要的，領(lǐng)導(dǎo)越是重視和關(guān)注對(duì)電子檔案的管理，老師和同學(xué)們的檔案意識(shí)就越強(qiáng)。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把電子檔案管理列入議事日程，做到有計(jì)劃、有條理、有記錄、有總結(jié)。其次，是切實(shí)解決電子檔案管理中涉及的人、財(cái)、物等。第三，建立相關(guān)的電子檔案管理制度，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子檔案的管理，從而真正做到關(guān)心電子檔案、形成電子檔案、保管電子檔案，使電子檔案管理處于良性循環(huán)狀態(tài)。

（二）拓寬高校電子檔案服務(wù)層面，提升服務(wù)質(zhì)量

高校電子檔案的管理人員首先應(yīng)該改變服務(wù)理念。要具有創(chuàng)新精神、創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力?？朔ぷ髦薪虠l主義和經(jīng)驗(yàn)主義的禁錮，積極改變不適應(yīng)電子檔案發(fā)展的條條框框。逐步樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、用戶意識(shí)和科技意識(shí)，為高校電子檔案管理打下良好的思想基礎(chǔ)。第二，要根據(jù)高校教師和學(xué)生的需求，建立跟蹤服務(wù)、預(yù)約服務(wù)、查詢服務(wù)等不同的服務(wù)類(lèi)型。第三，改進(jìn)服務(wù)方法，更新服務(wù)手段。隨著高校體制的改革和發(fā)展，電子檔案已經(jīng)變得越來(lái)越重要。這就要求電子檔案管理人員將那些重要的、使用頻率高的電子檔案整理出來(lái)，利用網(wǎng)絡(luò)傳遞、發(fā)送信息，實(shí)現(xiàn)資源的共享。

（三）提升電子檔案管理人員素質(zhì)

電子檔案的管理人員作為電子檔案管理的主體，其素質(zhì)高低直接影響電子檔案管理的進(jìn)行。有學(xué)者認(rèn)為：“可靠的政治素質(zhì)、高尚的道德素養(yǎng)、必備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、良好的心理素養(yǎng)、精湛的技術(shù)素養(yǎng)和較強(qiáng)的科研素養(yǎng)是對(duì)電子檔案管理人員提出的新要求”。因此，高校電子檔案管理人員必須提高自身的素質(zhì)。首先，需要電子檔案管理人從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。其次，要具有高度的責(zé)任感、創(chuàng)新能力和計(jì)算機(jī)知識(shí)。第三，電子檔案管理人員要不斷用新知識(shí)充實(shí)自己，不斷提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保護(hù)，提高信息安全

篇(6)

[關(guān)鍵詞]電子檔案；存在問(wèn)題；解決對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）08-0211-01

前言

電子檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的步伐步入信息網(wǎng)絡(luò)管理時(shí)代，具備方便與高效的同時(shí)，也迎來(lái)了一系列的安全問(wèn)題。電子檔案的安全問(wèn)題是目前面臨最大的挑戰(zhàn)。以下就筆者根據(jù)多年工作實(shí)踐，對(duì)電子檔案管理中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策進(jìn)行闡述。

一、當(dāng)前電子檔案管理存在的問(wèn)題

筆者結(jié)合多年的電子檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)分析及總結(jié)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前電子檔案管理存在如下問(wèn)題：

（1）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理重視不夠。

就某企業(yè)建設(shè)管理處電子檔案管理工作而言，存在問(wèn)題：一是沒(méi)有人員配備。一個(gè)大型單位成立了，沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理工作人員，只就這方面說(shuō)，可以看出領(lǐng)導(dǎo)不夠重視電子檔案管理工作。如果沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，就很難保證文件材料收集的完整和系統(tǒng)，導(dǎo)致整理編目時(shí)的不規(guī)范，增加利用工作的難度，查找起來(lái)很費(fèi)時(shí)費(fèi)事。二是檔案室設(shè)置不合理。就該企業(yè)建設(shè)管理處電子檔案管理室來(lái)說(shuō)，將檔案室設(shè)置在最頂樓，無(wú)法保證檔案的安全保管，隱患較多。還有檔案室里沒(méi)有齊全的檔案設(shè)施配置，如說(shuō)要求安裝空調(diào)，讓檔案室的溫度一般控制在14-24°，但是沒(méi)有配置空調(diào)，不能保證室內(nèi)的溫度。

（2）部分職工對(duì)檔案管理工作不夠理解。

因?yàn)椴糠致毠げ涣私鈾n案在一個(gè)單位中所起的作用――檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料，在需要他們簽字辦理借閱手續(xù)時(shí)，表現(xiàn)得非常不滿意，認(rèn)為都是自己?jiǎn)挝坏穆毠ぃ栌靡幌沦Y料之類(lèi)的都還要簽字，是不是不信任或是小題大做，表現(xiàn)得非常不情愿。從這些現(xiàn)象中，可以看出大部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔(dān)的責(zé)任（不想簽字就是一種逃避責(zé)任的行為，簽了字就意味著必須歸還檔案，就不能隨意的處理檔案）。還有的職工會(huì)將一些重要的文件隨便放置，等到要用到時(shí)才到處去翻找，有時(shí)就會(huì)有找不到的情況，這樣就會(huì)使一些重要的檔案或文件資料遺失。

（3）電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)大。

由于電子檔案管理涉及到網(wǎng)絡(luò)信息，所以會(huì)受到外界的干擾多，常常會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)存在。稍微做得不夠好不夠保密，檔案資料就可能受到外泄或損失等。

二、解決當(dāng)前電子檔案管理存在問(wèn)題的對(duì)策

根據(jù)電子檔案管理存在的問(wèn)題，要求我們要如何采取措施，解決當(dāng)前電子檔案管理存在的問(wèn)題呢？辦法是：

（1）領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電子檔案管理工作。

單位領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注電子檔案管理工作，要將此項(xiàng)工作納入單位管理的一個(gè)重要范疇。在人員配置上，一定要配備專(zhuān)人進(jìn)行管理，并對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范歸檔，保證檔案資料隨要隨時(shí)可以查找查到，并配備配齊有利于檔案管理的相關(guān)設(shè)備設(shè)施。

（2）加強(qiáng)單位職工對(duì)電子檔案管理工作的理解。

單位領(lǐng)導(dǎo)在要單位全職會(huì)上，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，教育單位職工借閱檔案要按時(shí)歸還，不能想怎么樣就怎么樣，要認(rèn)識(shí)到電子檔案管理在管理方面的重要作用。如企業(yè)哪里出現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)查到找建設(shè)時(shí)的各種檔案資料，根據(jù)檔案資料及時(shí)進(jìn)行分析總結(jié)，查找出現(xiàn)問(wèn)題可能存在的原因。

（3）加強(qiáng)電子檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)。

電子檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平直接影響著電子檔案的信息。因此電子檔案工作人員要不斷提高自己的技術(shù)水平，要讓自己掌握新技術(shù)，學(xué)會(huì)設(shè)置密碼保護(hù)等外，還要學(xué)會(huì)一些先進(jìn)的防范措施和技術(shù)，減少外界因素帶來(lái)的干擾。

（4）制定電子檔案管理制度。

為了保證電子檔案管理信息的安全，單位要根據(jù)管理方案制定嚴(yán)格的管理章程，做到制度嚴(yán)格而起到預(yù)防事故發(fā)生、信息機(jī)密外泄、檔案程序混亂等。在制定制度的過(guò)程中，可以授權(quán)給具有檔案管理技能的人員根據(jù)實(shí)際情況制定。如規(guī)定不需要查找資料，沒(méi)事的人員不能隨便進(jìn)入檔案室。除檔案直管人員外，不得動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的電腦等配備。需要查閱相關(guān)資料，應(yīng)由檔案管理人員直接操作。

（5）做好消除風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備。

由于電子信息檔案主要載體是電腦，而電腦本身就存在許多風(fēng)險(xiǎn)，所以時(shí)時(shí)做好消除電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備是很有必要的。特別是在計(jì)算機(jī)維修的時(shí)候一定要做到全面監(jiān)控，做好防范，能備份的一定要備份，盡量把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。如有些系統(tǒng)對(duì)計(jì)算機(jī)的異常反應(yīng)比較敏感，就要采取有效的策略來(lái)預(yù)防和應(yīng)對(duì)潛在的問(wèn)題，盡量清除風(fēng)險(xiǎn)，做到安全防護(hù)，保護(hù)數(shù)據(jù)完好。如何做好消除風(fēng)險(xiǎn)的辦法呢？一是讓風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)得到分散。因?yàn)殡娮訖n案信息具有系統(tǒng)性、網(wǎng)絡(luò)性和抽象性。在檔案受到風(fēng)險(xiǎn)侵襲時(shí)最好及時(shí)轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)分散法把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。如建立聯(lián)機(jī)配置模式，通過(guò)共享或備份而轉(zhuǎn)移電子檔案信息，也可以實(shí)施購(gòu)買(mǎi)安全可靠的保修，跟建立系統(tǒng)的服務(wù)商簽訂合同等來(lái)分散電子檔案風(fēng)險(xiǎn)。二是建立電子檔案硬件一定要牢固，價(jià)值要高，特別是與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商立下可靠協(xié)議，讓他們提供的計(jì)算機(jī)等配備一定要符合電子檔案管理的需要。如安裝專(zhuān)用的檔案管理軟件，讓工作人員輕松查找和組織被關(guān)注的文檔信息，根據(jù)OAIS（開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)）提供數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔號(hào)組合、信息展示、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)方案等一系列信息平臺(tái)定制特性，快速實(shí)現(xiàn)新的檔案信息應(yīng)用模式，并建立SIP（提交信息包）、AIP（存檔信息包）、DIP（分發(fā)信息包），將元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、規(guī)則信息組合形成檔案信息包，幫助實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)一檢索與長(zhǎng)期保存。 將歸檔的范圍、元數(shù)據(jù)、格式標(biāo)準(zhǔn)前置于前端信息生成系統(tǒng)，形成完整、符合標(biāo)準(zhǔn)的SIP（提交信息包），調(diào)用Web Service服務(wù)，啟動(dòng)歸檔信息合法性校驗(yàn)、電子文件格式轉(zhuǎn)換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)真正意義的前端控制與文檔一體化管理。并通過(guò)OAIS提供強(qiáng)大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術(shù)，結(jié)合全文檢索在線提取素材，在線編研，減少專(zhuān)題信息整合的時(shí)間和難度，提高主動(dòng)、定向服務(wù)的能力。采用Flash 3D技術(shù)遠(yuǎn)程動(dòng)態(tài)展示庫(kù)房全貌、檔案位置、排架空間、批量上架、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、立體瀏覽，從而全面提高工作效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，電子檔案管理是企業(yè)建設(shè)和其它工作順利完成的有效保障，管理建設(shè)單位要順應(yīng)時(shí)代的要求，盡量把電子技術(shù)用于檔案管理過(guò)程中，為管理單位的信息改編、儲(chǔ)存、查閱等提供方便。同時(shí)，作為電子檔案管理工作人員，必須提高電腦掌控技術(shù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)分析電子檔案管理中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效的措施來(lái)提高電子檔案管理的安全保障。

參考文獻(xiàn)

篇(7)

電子文檔是科技發(fā)展的產(chǎn)物，現(xiàn)代化企業(yè)中，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使得電子文檔的應(yīng)用更加頻繁，也促進(jìn)了電子文檔的發(fā)展。檔案管理工作中，電子文檔的應(yīng)用，是檔案工作進(jìn)入辦公自動(dòng)化時(shí)代的體現(xiàn)，這是檔案管理事業(yè)的一個(gè)新起點(diǎn)，因此，做好新時(shí)期的檔案管理工作，不管是對(duì)社會(huì)，還是對(duì)企業(yè)，個(gè)人都具有非常重要的意義。電子檔案管理，是應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的采集，記錄以及分享。它在提高了檔案管理工作的工作質(zhì)量，還促進(jìn)了我國(guó)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。文章分析了電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)，從中得到了提高檔案管理工作的方法。希望可以為人們提供一些參考和幫助。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

對(duì)一個(gè)事物產(chǎn)生興趣的前提，是了解它的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)。電子檔案管理，作為新時(shí)期社會(huì)建設(shè)中重要的工作內(nèi)容。其強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力以及時(shí)效性，是人們廣泛關(guān)注它的關(guān)鍵。電子檔案還能實(shí)現(xiàn)資料的統(tǒng)一整理，存儲(chǔ)以及調(diào)取。對(duì)于各種資料信息能夠快速的分門(mén)別類(lèi)。對(duì)其經(jīng)行整理，編輯和存儲(chǔ)。

1、在歸檔時(shí)間上具有及時(shí)性。電子檔案可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)備份或傳輸給檔案管理部門(mén)，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類(lèi)號(hào)設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。

2、歸檔方式的準(zhǔn)確性。電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、在管理方式上具有科學(xué)性。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類(lèi)號(hào)或主題詞，即可查找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

4、在查詢利用方式上具有安全性。由于電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)具備了存儲(chǔ)密度大、容納信息多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)，使得電子檔案有效地節(jié)約占用空間；由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的作用得以充分發(fā)揮，檔案管理員可以通過(guò)簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行查詢和利用，從傳統(tǒng)的檔案管理工作中解放出來(lái)，從而有效地提高工作效率。

三、電子檔案的不足

1、電子檔案的安全性易受到黑客和病毒的破壞電子檔案在存儲(chǔ)、傳輸、查閱等過(guò)程中容易被計(jì)算機(jī)病毒和黑客的攻擊，導(dǎo)致電子檔案信息的泄露和破壞。所以做好電子檔案的安全工作不是一件容易的事情。

2、電子檔案對(duì)檔案管理人員要求比較高隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理人員不僅要具有一定的計(jì)算機(jī)操作水平，還要具有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，更要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。因此，電子檔案對(duì)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)知識(shí)提出了更高的要求，要求檔案工作者要不斷的學(xué)習(xí)，適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要。

3、電子檔案的原始性不易判斷確認(rèn)在計(jì)算機(jī)上文件很容易被復(fù)制和修改，檔案的真實(shí)性容易失真，有時(shí)真假難辨。同時(shí)，電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障，編輯時(shí)容易造成丟失。

4、電子檔案的可讀性問(wèn)題

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新技術(shù)在不斷的應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐中，可能導(dǎo)致電子檔案的可讀性受到影響。

四、做好電子檔案管理的措施

1、建章立制，嚴(yán)格按照檔案管理的規(guī)章制度，設(shè)置不同的權(quán)限，利用技術(shù)手段保護(hù)好檔案的真實(shí)性、完整性、價(jià)值性等。檔案管理人員應(yīng)按照電子檔案管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范電子檔案的管理工作，實(shí)行文件管理和電子檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃。制定統(tǒng)一的、科學(xué)的、合理的電子文檔歸檔制度。各部門(mén)、各單位按照不同的權(quán)限等級(jí)級(jí)別對(duì)電子文檔進(jìn)行收集、歸檔、查閱、傳輸和打印，確保文檔的真實(shí)性、完整性和價(jià)值性。

2、加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。每一個(gè)檔案管理者不僅要具有較高的檔案業(yè)務(wù)水平，同時(shí)還應(yīng)具有熟練的計(jì)算機(jī)使用和操作水平。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)的培養(yǎng)，讓他們充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，有力地提高他們的工作責(zé)任心。

3、嚴(yán)格控制電子檔案的修改、轉(zhuǎn)換，保證電子檔案的真實(shí)和完整?？梢酝ㄟ^(guò)將電子文檔設(shè)置為只讀文件或?qū)ξ臋n進(jìn)行加密，也可以將電子文檔設(shè)置為禁止修改、復(fù)制、打印等，以確保文檔的安全性。

4、加強(qiáng)電子檔案的安全管理。一是在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)外設(shè)置隔離，通過(guò)路由器、防火墻等將內(nèi)外網(wǎng)隔離。二是對(duì)使用權(quán)限進(jìn)行審核，對(duì)利用權(quán)限進(jìn)行認(rèn)定，向系統(tǒng)注冊(cè)登記。三是通過(guò)對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，以確保文檔的安全。

5、要不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施。要注重電子檔案管理軟件的研究和開(kāi)發(fā)，建立電子檔案網(wǎng)頁(yè)網(wǎng)站，加強(qiáng)電子檔案管理的學(xué)習(xí)、交流和提高。總之，要加大檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理逐步數(shù)字化，不僅要注重電子檔案管理中的硬件建設(shè)，同時(shí)也要注重軟件建設(shè)，從而使檔案更好的為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，促進(jìn)人類(lèi)社會(huì)更好更快地發(fā)展。