學(xué)籍檔案管理精品(七篇)

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篇(1)

“學(xué)籍”專指符合招生規(guī)定條件被正式錄取,并按規(guī)定辦理注冊手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個培養(yǎng)過程中的學(xué)籍注冊、課程選擇、學(xué)習(xí)成績的評定與遷移為中心的考核與管理。學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案的重要組成部分。管理和利用學(xué)籍檔案是中職學(xué)校管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作。健全和完善學(xué)籍檔案的管理,加強(qiáng)學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用,促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化,對規(guī)范中職學(xué)校的教育教學(xué)秩序、提高教育教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成、實現(xiàn)向社會輸送全面發(fā)展的合格人才的最終目的等都有巨大的促進(jìn)作用。

一、中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

為適應(yīng)社會的發(fā)展,服務(wù)地方經(jīng)濟(jì),近年來中職學(xué)校出現(xiàn)了辦學(xué)形式和生源多樣化的轉(zhuǎn)變,學(xué)籍檔案的種類和內(nèi)容也呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣的局面。在這樣的形勢下,學(xué)籍檔案的管理出現(xiàn)了一些不容忽視的問題,主要有:

1.品種繁多,內(nèi)容復(fù)雜,管理難度大。中職學(xué)校為適應(yīng)市場發(fā)展,逐步開設(shè)了名目繁多的專業(yè),這也是為了在劇烈的市場競爭中求得一席之地。中職學(xué)校不僅有中職,還有中專大專連讀、3+2班、大專函授班等辦學(xué)層次,而不同層次的學(xué)籍檔案管理要求不相同,但沒有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度,各行其是,顯得雜亂無章。

2.中職學(xué)?，F(xiàn)行的學(xué)籍管理制度欠完善、欠規(guī)范?，F(xiàn)階段中職學(xué)校的綜合管理工作紛繁復(fù)雜,其內(nèi)部的檔案管理如人事、財務(wù)、校志、教育教學(xué)(包括教學(xué)計劃、課程、教材、考試、學(xué)生成績、學(xué)籍、德育等)等檔案管理也多種多樣;同時,少數(shù)中職學(xué)校把學(xué)籍檔案工作與教學(xué)中心相比較,認(rèn)為學(xué)籍檔案管理無關(guān)學(xué)校整體工作之痛癢,“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此,中職學(xué)校在學(xué)籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。

3.中職學(xué)校的學(xué)籍歸檔程序欠明確、欠適當(dāng),檔案信息的存儲又欠安全。少數(shù)中職學(xué)校的學(xué)籍管理是“摸著石子過河”,對學(xué)籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確;較少使用專用電腦或電腦未加密或未設(shè)置本文由收集整理訪問權(quán)限,檔案數(shù)據(jù)儲存分散,未進(jìn)行備份,防病毒措施較差,易于丟失。

4.中職學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案的歸檔整理不及時,信息完善不足。少數(shù)中職學(xué)校的建校時間較長,學(xué)籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩序存放而導(dǎo)致其積壓堆積眾多;同時,新近學(xué)生的學(xué)籍,應(yīng)做齊資料的卻沒有及時補(bǔ)足,或任意增刪丟棄而導(dǎo)致檔案或遺失或信息不全或索引困難,這都勢必會影響日后檔案的開發(fā)利用。

5.中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的專業(yè)人才缺乏,檔案管理設(shè)備落后。一方面,中職學(xué)校檔案管理的理念、內(nèi)容和方法、人才資源培訓(xùn)和使用的方式依然陳舊,抑制著學(xué)籍檔案的正常管理,另一方面,隨著時間的推移與學(xué)生學(xué)籍檔案不斷增加,原有保存學(xué)籍檔案的存儲條件已不能滿足學(xué)籍檔案的數(shù)量日益增長的需要。

二、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容

學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程中在德、智、體各方面發(fā)展?fàn)顩r的真實記載和反映,是學(xué)生整個在校學(xué)習(xí)過程的原始記錄,是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實習(xí)和社會實踐等一系列教學(xué)活動中直接形成的,具有保存與利用價值的文件材料。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合中職學(xué)校的實際情況,中職學(xué)校學(xué)籍檔案主要包括:(1)招生計劃、新生名冊等;(2)在校學(xué)生名冊、新生登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績卡、學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等)的材料;(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書統(tǒng)計表;(4)各年級實習(xí)計劃和實習(xí)單位合同、學(xué)生實習(xí)情況、實習(xí)報告和實習(xí)成績;(5)學(xué)生獎懲材料:獲獎、評優(yōu)、處分等;(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表;(7)畢業(yè)生就業(yè)單位統(tǒng)計表和簽約單位合同;(8)擴(kuò)展材料,即畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計情況:使用單位對畢業(yè)生質(zhì)量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。

為適應(yīng)社會發(fā)展,服務(wù)地方經(jīng)濟(jì),近年來中職學(xué)校出現(xiàn)了辦學(xué)層次多樣化的轉(zhuǎn)變。招生種類多導(dǎo)致了學(xué)籍檔案復(fù)雜多樣的局面,各教學(xué)部門各行其是,要求不一,甚至該歸檔的不歸檔,這給中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作帶來了一定的困難。另外,隨著高科技的發(fā)展,假畢業(yè)證日益增多,為了更好地杜絕和打擊假證的泛濫,確保畢業(yè)證的真實可信,各中職學(xué)校必須做到有證可查,有據(jù)可依。

三、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的特點

1.復(fù)雜性。中職學(xué)校學(xué)籍檔案的內(nèi)容十分復(fù)雜,包含學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況,是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實習(xí)和社會實踐等一系列活動中形成的具有保存和利用價值的文件材料。

2.多變性。中職學(xué)校學(xué)籍檔案產(chǎn)生形成的周期較長,學(xué)生學(xué)籍情況處于不斷的變化中,比如有的學(xué)生考試成績可能從不及格到補(bǔ)考及格;有的可能從受處分到取消處分;有的可能從休學(xué)到復(fù)學(xué)等,這些變化都要及時做好記載,以便準(zhǔn)確反映學(xué)生的學(xué)籍情況。

3.保密性。每份學(xué)籍檔案都記載了學(xué)生的很多個人情況,如姓名、照片、出生日期、身份證號碼、成績記載等,這些都屬于個人隱私,在一定的范圍內(nèi)需要保密,要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。這既是對學(xué)生的愛護(hù),又是學(xué)校防止出現(xiàn)因?qū)W籍檔案管理不善而引發(fā)法律糾紛的必要舉措。

4.利用的頻繁性。學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案利用最頻繁的。學(xué)生報考高一級學(xué)歷層次(如專科或本科)、證書丟失、應(yīng)征入伍等,都需要利用其在校期間的學(xué)籍檔案。用人單位鑒定證書真?zhèn)巍W(xué)生找工作等利用學(xué)籍檔案的也不在少數(shù)。

四、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的措施

1.針對中職學(xué)校辦學(xué)層次多樣化,要逐步完善學(xué)籍檔案管理制度,統(tǒng)一要求,做到學(xué)籍檔案的種類和內(nèi)容合理有序,多而不雜。

2.各級領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心和愛護(hù)基層學(xué)籍檔案管理人員,提高待遇,積極創(chuàng)造條件,通過培訓(xùn)、經(jīng)驗交流、考察學(xué)習(xí)等方式,使他們接受系統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)能力。同時,要堅持檔案管理人員持證上崗制度,確保在崗檔案工作人員的素質(zhì)和要求,使之逐漸形成一支相對穩(wěn)定的、責(zé)任心強(qiáng)、水平較高的專業(yè)隊伍。

3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、程序化和高效化。在中職學(xué)校中要逐步推行電子學(xué)籍檔案管理,利用校園網(wǎng)進(jìn)行學(xué)籍檔案管理,將工作人員從繁雜、低效、重復(fù)的工作中解放出來,改變過去的“經(jīng)驗型”和“手工操作”管理模式,使數(shù)據(jù)可靠、準(zhǔn)確,情況反饋及時、迅速,增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性和時效性。

五、做好中職學(xué)籍檔案管理工作的方法

1.做好學(xué)籍檔案的收集和整理工作,保證學(xué)籍檔案的完整齊全。學(xué)籍檔案的收集、整理是學(xué)籍檔案管理工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),直接決定著學(xué)籍檔案的質(zhì)量和齊全程度,也關(guān)系到提供利用工作能否順利進(jìn)行。因此,做好學(xué)籍檔案的收集、整理工作尤為重要。

(1)做好前期指導(dǎo)工作。一是要與教學(xué)管理部門和學(xué)生管理部門協(xié)商、研究有關(guān)學(xué)籍材料項目的設(shè)計和范圍的確定,尤其重視學(xué)籍材料項目的設(shè)計與學(xué)生的動態(tài)發(fā)展聯(lián)系起來,完整地反映學(xué)生在校期間的全面情況。二是要做好歸檔前的立卷工作,按照檔案整理立卷的規(guī)范,在形成部門移交學(xué)籍檔案前做好相關(guān)指導(dǎo)工作,盡量把問題解決在歸檔前,以保證學(xué)籍檔案進(jìn)館(室)的質(zhì)量。

(2)主動收集,跟蹤收集。由于學(xué)籍檔案具有復(fù)雜多樣、產(chǎn)生形成周期長的特點,如果不熟悉學(xué)校的辦學(xué)模式,不主動了解學(xué)校的辦學(xué)情況,那么很可能出現(xiàn)學(xué)籍檔案收集不齊全的問題。所以,在收集學(xué)籍檔案以前,就要主動收集相關(guān)資料,比如,當(dāng)年畢業(yè)班級數(shù)量、每個班的人數(shù)、各班的畢業(yè)率等。跟蹤收集主要針對畢業(yè)或肄業(yè)學(xué)生學(xué)籍材料的后續(xù)補(bǔ)充收集。由于學(xué)生畢業(yè)或肄業(yè)以后其補(bǔ)充的材料都是由教務(wù)部門形成的,因此檔案部門就要加強(qiáng)與教務(wù)部門的聯(lián)系,并做好宣講工作,尤其要讓相關(guān)人員意識到這些材料的重要性,從而密切配合檔案部門,主動把這些補(bǔ)充材料交到檔案部門。

(3)做好檢查驗收工作。由于學(xué)籍檔案材料的內(nèi)容繁多,加上檔案整理人員繁多,學(xué)籍檔案的立卷整理質(zhì)量就參差不齊。這就要求在收集時進(jìn)行檢查,一旦發(fā)現(xiàn)問題,就立即予以糾正。

2.針對中職學(xué)校辦學(xué)形式和生源多樣化,要逐步完善學(xué)籍檔案管理體制,提高管理意識。學(xué)籍檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,完善管理體制,從而加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。要建立和完善歸檔制度,分散收集,集中管理。將學(xué)籍檔案的歸檔作為各部門人員的職責(zé),做到每學(xué)期、每年級按時、完整、準(zhǔn)確歸檔。要從制度上加強(qiáng)對學(xué)籍檔案真實性的認(rèn)證和鑒別,保證其真實可靠。還應(yīng)制定完善的考核管理制度和激勵機(jī)制,獎罰分明。

3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn),提高素質(zhì),穩(wěn)定工作隊伍。學(xué)籍檔案管理是一項非常細(xì)致的工作,具有極強(qiáng)的程序性和專業(yè)性。學(xué)籍檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務(wù)知識和一定的科學(xué)文化知識;必須熱愛檔案事業(yè),忠于職守、遵守紀(jì)律;必須有極大的責(zé)任心和學(xué)習(xí)精神,經(jīng)常研究工作中出現(xiàn)的新情況,解決新問題。要建設(shè)這樣一支隊伍非一朝一夕可以實現(xiàn),中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者必須重視檔案管理人員的培訓(xùn),提高管理人員素質(zhì);必須有針對性地引進(jìn)人才,培養(yǎng)人才,穩(wěn)定學(xué)籍檔案管理隊伍,保證檔案管理工作的嚴(yán)肅性與持續(xù)性。

篇(2)

（一）領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視

現(xiàn)如今，很多高校的學(xué)籍檔案管理工作普遍存在場地面積不足、辦公設(shè)備陳舊、缺少專業(yè)管理人員和缺乏專項業(yè)務(wù)經(jīng)費的情況，之所以會出現(xiàn)上訴情況，跟領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視有著直接關(guān)系。高校學(xué)籍檔案所反映出的價值是具有一定隱性和潛在性的，往往容易被校領(lǐng)導(dǎo)所忽視。想要加強(qiáng)對學(xué)籍檔案的管理是需要進(jìn)行資金投入的，卻無法收到“立竿見影”的效果，這使得高校領(lǐng)導(dǎo)望而怯步，更多的選擇把資金投入到校園的硬件建設(shè)當(dāng)中去。校領(lǐng)導(dǎo)對“硬實力”過于重視，卻忽視了“軟實力”才是高校發(fā)展建設(shè)當(dāng)中的重中之重。

（二）管理人員隊伍建設(shè)不完整

由于高校對學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)識的不足，以至于其被錯誤的放在高校建設(shè)的從屬地位，各院校也沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員來進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理工作，很多檔案管理工作都是校內(nèi)的行政業(yè)務(wù)人員來兼管的，然而由于校內(nèi)行政工作繁重，這使得檔案管理工作人員的流動性非常大，而在職人員也缺乏檔案管理的專業(yè)水平和理論素養(yǎng)，以至于出現(xiàn)了檔案管理隊伍整體業(yè)務(wù)水平低、工作積極性差、檔案管理觀念陳舊等情況，常常無法按照檔案信息管理工作的要求來進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理的收集、整理、和分類歸檔工作，使得學(xué)生學(xué)籍檔案的流失量增大，學(xué)生檔案材料殘缺不齊。不僅影響了高校學(xué)籍檔案的利用效率，更嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案事業(yè)的發(fā)展。

（三）檔案管理工作缺乏規(guī)范性

因為高校對檔案管理工作的錯誤認(rèn)識及重視度不夠，使得高校學(xué)籍檔案管理工作缺乏一套詳細(xì)的、統(tǒng)一的、可以用來約束檔案管理工作的規(guī)章制度，這是致使高校學(xué)籍檔案管理在收集核對、歸檔整理、信息使用傳遞過程中出現(xiàn)問題的重要原因。不僅如此，由于缺少規(guī)范的管理制度，使得管理人員職責(zé)劃分不清，對已出現(xiàn)問題的責(zé)任相互推諉、工作協(xié)作性差，以至于高校學(xué)籍檔案在客觀上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。

二、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)檔案宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

學(xué)籍檔案的管理工作是高校管理工作中重要的組成部分，學(xué)籍檔案質(zhì)量的好壞直接影響到學(xué)校的管理水平。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理工作的重視，是提高學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵所在，因此高校各級黨政管理以及教學(xué)管理部門，都必須充分的認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)檔案管理意識。檔案管理部門和管理人員，要從過去“默默無聞”的被動工作狀態(tài)中走出來，通過校園網(wǎng)絡(luò)媒體、專題講座、宣傳手冊、報告?？榷喾N途徑來宣傳和普及學(xué)籍檔案的基礎(chǔ)知識，加強(qiáng)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及校工作人員對學(xué)籍檔案社會效益及綜合效益重要性的認(rèn)識，以確保學(xué)生能夠提供真實準(zhǔn)確的檔案信息、檔案管理人員能夠認(rèn)真細(xì)致的對檔案進(jìn)行收集管理，校領(lǐng)導(dǎo)能夠嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的加強(qiáng)信息檔案管理建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊伍的素質(zhì)建設(shè)

想要提高學(xué)籍檔案管理工作的管理水平，一支嚴(yán)謹(jǐn)、團(tuán)結(jié)、穩(wěn)定的管理隊伍是必不可少的。學(xué)校應(yīng)該經(jīng)常組織開展檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，積極地為檔案管理人員創(chuàng)造出能夠提高專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平的平臺，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率以及對現(xiàn)代化管理設(shè)備的操作水平得到全面的提升。與此同時，更要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感和事業(yè)心，真正樹立起現(xiàn)代化檔案管理工作人員全新的職業(yè)形象。另外，檔案管理隊伍的穩(wěn)定性，對于檔案管理工作也是非常重要的，高校應(yīng)設(shè)立恰當(dāng)?shù)目己酥贫群酮剟顧C(jī)制，充分調(diào)動起檔案管理工作人員工作的積極性，全面促進(jìn)檔案各管理工作與學(xué)校各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展，更好的為學(xué)生就業(yè)提供便利條件。

（三）建立完善的規(guī)范檔案管理制度

科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、完善的學(xué)籍檔案管理制度，是協(xié)調(diào)、有序、順利開展學(xué)籍檔案管理工作的重要保障。檔案管理部門應(yīng)對檔案的收集整理、檢查歸檔、保管傳遞以及管理職責(zé)等各項工作活動，制定出一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、完整的?guī)章制度，使學(xué)籍檔案管理工作做到有據(jù)可依、有章可循。與此同時，主管部門應(yīng)對現(xiàn)有的各部門各自為政的工作狀態(tài)進(jìn)行切實的改變，促進(jìn)各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作態(tài)度；各級領(lǐng)導(dǎo)要做到把執(zhí)行管理制度作為加強(qiáng)檔案管理部門制度建設(shè)的工作重點來抓，讓學(xué)籍檔案工作制度與其他制度一樣，真正得到貫徹和落實。

篇(3)

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；學(xué)籍檔案；規(guī)范化

學(xué)籍管理與檔案管理都是學(xué)校最基礎(chǔ)的管理工作。學(xué)校檔案中很重要的一部分就是學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍管理、學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化為學(xué)校教學(xué)的有序開展和學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

一、學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)，學(xué)籍狀

態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果學(xué)籍是對學(xué)生身份的確認(rèn)。只有通過高等學(xué)校學(xué)籍管理部門在“中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”（以下簡稱“學(xué)信網(wǎng)”）注冊學(xué)籍，才能正式成為某高校的學(xué)生。只有注冊了學(xué)籍的學(xué)生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學(xué)歷證書。學(xué)籍狀態(tài)反映著學(xué)生學(xué)習(xí)的過程與結(jié)果。

（一）學(xué)生的各類學(xué)籍異動（休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學(xué)生的在校學(xué)習(xí)狀態(tài)。如休學(xué)，有的學(xué)生休學(xué)的原因為身體疾病，表示該部分學(xué)生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學(xué)生休學(xué)的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學(xué)生心理素質(zhì)較差。再以退學(xué)來說，有的學(xué)生退學(xué)的理由是經(jīng)濟(jì)困難而放棄了學(xué)業(yè)；還有的學(xué)生退學(xué)的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應(yīng)的學(xué)分，因而不得不選擇退學(xué)。這些學(xué)籍異動在一定程度上反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)。

（二）學(xué)生的各類獎懲信息直接反應(yīng)了學(xué)生的在校表現(xiàn)。學(xué)生的各種獎勵，如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)干等或反映出學(xué)生思想積極上進(jìn)、或反映出在校學(xué)習(xí)成績優(yōu)異、或反映出學(xué)生具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學(xué)生違反校紀(jì)校規(guī)、或反映學(xué)生成績低劣。

（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學(xué)習(xí)結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學(xué)分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學(xué)位授予條件的學(xué)生，還被授予學(xué)位證書。畢業(yè)證書與學(xué)位證書則是對學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最終宣判。因此，學(xué)籍確認(rèn)了學(xué)生的身份，監(jiān)控著學(xué)生的學(xué)習(xí)過程，反饋了學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果。

二、學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)身份與學(xué)習(xí)過程最有力的證據(jù)

學(xué)籍檔案主要包括：新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學(xué)生學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生成績總表、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生獎懲材料、學(xué)歷學(xué)位證明材料。新生入學(xué)材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學(xué)生參加升學(xué)考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學(xué)考試每門課程的分?jǐn)?shù)。這些材料可以最有力地證明學(xué)生升學(xué)的有效性。學(xué)生的學(xué)籍卡記載了學(xué)生更為詳細(xì)的信息，包括學(xué)生的籍貫、生源地、社會關(guān)系、求學(xué)經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學(xué)生的身份。學(xué)生的學(xué)籍異動材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等），可以成為學(xué)生身份變動或?qū)W習(xí)期限變動的有力憑證。學(xué)生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學(xué)生在校課程學(xué)習(xí)的好壞，平時表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學(xué)生的重要參考資料。

三、學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理相輔相成、相互促進(jìn)

學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進(jìn)的。學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化。

（一）學(xué)籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善

學(xué)籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進(jìn)行歸類存檔，必然有助于學(xué)籍檔案材料的豐富與完善。一個學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學(xué)，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業(yè)的時候，成績表、畢業(yè)生登記表及學(xué)歷學(xué)位證明的材料都會作為重要的原始資料進(jìn)行存檔。學(xué)籍管理過程的規(guī)范化可以使學(xué)生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理人員在完成必要的學(xué)籍管理工作之后還需要把學(xué)生各類原始資料進(jìn)行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當(dāng)前更要著眼將來，為學(xué)生、學(xué)校的歷史負(fù)責(zé)。

（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學(xué)籍管理的規(guī)范化

檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會對歸檔條目進(jìn)行細(xì)分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進(jìn)行按類歸檔。這樣必然倒逼學(xué)校各部門，包括學(xué)籍管理部門進(jìn)行規(guī)范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學(xué)籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學(xué)生學(xué)籍的操作必須按照規(guī)范的程序進(jìn)行并留存記錄；因為要存檔，任何負(fù)責(zé)人在簽字的時候就必須得謹(jǐn)慎，違反國家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠(yuǎn)記錄，簽發(fā)者必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細(xì)化管理倒逼學(xué)籍管理走向規(guī)范化?？傊?，學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案的管理都是學(xué)校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學(xué)籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學(xué)校有著規(guī)范的學(xué)籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學(xué)的有序開展與學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學(xué)教務(wù)處館員

參考文獻(xiàn)：

[1]成小芬.近二十年高校學(xué)籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報,2014,(2).

[2].解穎嫻.高校學(xué)籍檔案管理存在問題與解決對策[J].宿州教育學(xué)院學(xué)報,2008,(1).

篇(4)

一、制定完善檔案管理工作制度。

為了使學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作有章可循，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對傳統(tǒng)的管理制度進(jìn)行相應(yīng)的完善，以明文對檔案工作進(jìn)行規(guī)范，以適應(yīng)現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理工作。還有對檔案的使用、保管、銷毀等工作進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定，從而使學(xué)校教務(wù)檔案管理工作制度化，規(guī)范化。這樣在明確的規(guī)章指導(dǎo)下，就能提高教務(wù)檔案管理的水平。

二、樹立良好的學(xué)籍檔案管理的觀念

更新觀念，確立適合學(xué)籍工作發(fā)展需要的檔案管理模式。要檔案管理人員積極參與學(xué)籍工作管理活動，及時發(fā)現(xiàn)了解學(xué)籍工作的發(fā)展動態(tài)，找準(zhǔn)管理的切入點，積極地、有針對性地研究開發(fā)檔案信息資源，改進(jìn)服務(wù)方式和手段，尋找適合的管理模式，以實現(xiàn)檔案資源的最佳配置，走出一條檔案管理新路，充分發(fā)揮檔案的作用，為教育事業(yè)的發(fā)展當(dāng)好參謀助手。

三、建立學(xué)籍檔案分類的合理化

檔案建設(shè)的分類應(yīng)遵循易保管、便利用的原則。一般說來，學(xué)籍檔案可分為四類。一是招生檔案的管理，包括學(xué)生報到、學(xué)校復(fù)查，復(fù)查合格后注冊、發(fā)放學(xué)生證的檔案；二是學(xué)生成績檔案，包括學(xué)生正常成績的記載及補(bǔ)考成績的記載等；三是學(xué)生學(xué)籍變更的檔案，包括學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)事宜的處理及相關(guān)檔案；四是畢業(yè)證書發(fā)放的檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《中國檔案分類法》和《教育檔案分類表》的分類標(biāo)準(zhǔn), 結(jié)合學(xué)校和部門實際進(jìn)行分類,并嚴(yán)格按類立卷,以便查找。

四、建立學(xué)籍檔案管理的信息化

電子計算機(jī)是檔案管理人員辦公自動化的核心設(shè)備，它可以使學(xué)籍檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作，向運用先進(jìn)的現(xiàn)代電子技術(shù)進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。運用計算機(jī)技術(shù)對檔案的自動化管理主要包括以下幾個方面：計算機(jī)自動管理文件的收發(fā)工作、計算機(jī)自動整理編目、計算機(jī)自動統(tǒng)計、計算機(jī)自動檢索、計算機(jī)完成檔案的日常管理工作、計算機(jī)與通訊技術(shù)相結(jié)合，建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案自動化管理系統(tǒng)，進(jìn)行遠(yuǎn)距離的檔案檢索，等等。如學(xué)生成績、學(xué)籍檔案管理, 管理人員可以使用軟件設(shè)計人員設(shè)計的應(yīng)用軟件――“學(xué)生學(xué)籍管理通用程序”對學(xué)生成績、學(xué)籍檔案等教務(wù)資料實施有效的管理。

篇(5)

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理 網(wǎng)絡(luò)化 問題與對策

高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實際制定的實施細(xì)則和規(guī)章制度，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊、成績考核、紀(jì)律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點。

一、學(xué)籍檔案管理工作存在的問題

近年來，高校學(xué)籍檔案管理中存在一些問題，如一些學(xué)生和教師對學(xué)籍管理缺乏正確的理解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個被動對象；教師視學(xué)籍管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)，且有些教學(xué)管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。有些學(xué)生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象不聞不問或隱瞞實情，對嚴(yán)重違紀(jì)問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學(xué)生管理等規(guī)章制度形同虛設(shè)，影響正常的教學(xué)秩序。

很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊、召開主題班會等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時間才適應(yīng)大學(xué)生活。

高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多系統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統(tǒng)，增加了工作量，信息無法達(dá)到共享，重復(fù)勞動多、準(zhǔn)確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

二、提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化對策

規(guī)范管理，樹立“以服務(wù)為主”的觀念。建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，并不斷對學(xué)籍管理制度加以修訂。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)系為主，實行過程管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著高校自身發(fā)展的需要以及學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作應(yīng)在新的管理模式下，圍繞學(xué)校的中心工作，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專業(yè)設(shè)置和申報、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。

利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍管理?，F(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)高效、公正、準(zhǔn)確、科學(xué)的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)的基本條件。隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。學(xué)生可通過網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息、考試成績、課表等，從而實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

積極探索、推行學(xué)分制。學(xué)分制是高等教育大眾化形勢下改革學(xué)籍管理制度的必然選擇，它允許學(xué)生根據(jù)個人情況對所學(xué)知識和學(xué)習(xí)進(jìn)程上的自主選擇，是一種全新的教學(xué)管理制度和人才培養(yǎng)模式。學(xué)籍管理應(yīng)當(dāng)以適應(yīng)學(xué)生個體的差異化、多樣化為原則，根據(jù)學(xué)校實際情況，積極探索推行學(xué)分制。學(xué)分制應(yīng)依據(jù)“拓寬基礎(chǔ)、淡化專業(yè)、加強(qiáng)素質(zhì)教育和注重創(chuàng)新能力培養(yǎng)”的原則，制定切實可行的人才培養(yǎng)計劃。學(xué)生只要修滿了學(xué)校規(guī)定的各項學(xué)分，就可以提前畢業(yè)。學(xué)分制的實行能極大調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)熱情，減少學(xué)生壓力，改善考風(fēng)考紀(jì)，有利于學(xué)生根據(jù)自身特點構(gòu)建自己的知識體系。

加強(qiáng)考試管理，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。課程考核是學(xué)籍管理中的重要內(nèi)容，它可以檢驗教師的教學(xué)成果，還可以檢驗學(xué)生對知識的理解程度和運用能力。它是評定學(xué)生能否按照教學(xué)計劃學(xué)習(xí)的客觀依據(jù)，也是對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍處理的重要依據(jù)。加強(qiáng)考試管理，制定考試工作職責(zé)及處理辦法，對考試各個環(huán)節(jié)作嚴(yán)格規(guī)定，還應(yīng)建立校、院兩級巡考制度，為嚴(yán)肅考風(fēng)、考紀(jì)提供保證。

學(xué)籍檔案管理工作是一項細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作，從事這項工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專門學(xué)科知識責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]李玲.淺談學(xué)籍管理信息化的現(xiàn)狀[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報，2010.

篇(6)

一、當(dāng)前基層電大學(xué)籍檔案管理中存在的突出問題

（一）學(xué)籍檔案材料收集不及時、不完整。一是招生材料收集不及時、不完整。由于擴(kuò)招、補(bǔ)錄等原因延長了招生期，導(dǎo)致招生材料難以及時、完整收集。二是學(xué)生成長記錄材料收集不及時、不完整。學(xué)生在學(xué)期間的評優(yōu)評先獎勵材料及其作弊、違紀(jì)、處分材料和社會實踐文書表格等反映學(xué)生成長過程的材料形成于不同時間，涉及多個部門，難以及時、完整收集。三是學(xué)籍異動材料收集不及時、不完整。當(dāng)前學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍異動呈現(xiàn)增多態(tài)勢，其學(xué)籍材料形成時間較長，難以及時、完整收集。

（二）學(xué)籍檔案收集內(nèi)容不統(tǒng)一。目前我國高校學(xué)籍檔案的內(nèi)容缺乏相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個學(xué)校要求收集的學(xué)籍檔案內(nèi)容要求各不相同。從電大系統(tǒng)學(xué)籍檔案歸檔材料的內(nèi)容看，歸檔材料雜亂無序，內(nèi)容少且質(zhì)量差，該歸檔的材料沒有收集，該寫明的內(nèi)容空白，該重點反映的信息缺失，收集的檔案材料內(nèi)容不全，質(zhì)量不高，格式不規(guī)范，呈現(xiàn)“四多四少”現(xiàn)象：一是記錄政審和社會關(guān)系方面的材料多，反映培養(yǎng)成長過程中技術(shù)能力、協(xié)調(diào)能力和創(chuàng)新能力方面的材料少；二是記錄成績格式化的材料多，反映參加學(xué)習(xí)實踐和考核的材料少；三是記錄學(xué)生優(yōu)點和特長的材料多，反映學(xué)生缺點和不足的材料少；四是原始記錄不完整的檔案多，齊全規(guī)范的檔案少。

（三）歸檔整理不規(guī)范。當(dāng)前學(xué)籍檔案歸檔整理距離分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊、保管安全的規(guī)范要求尚有較大差距：一是時間編排和材料分類混亂，如有的按學(xué)生入學(xué)年度編，有的按學(xué)生畢業(yè)年度編，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；二是組卷裝訂不規(guī)范，有時按一個班組卷，有時按幾個班一起組卷，有時又按專業(yè)、年級組卷，組卷裝訂缺乏規(guī)范性；三是卷內(nèi)目錄填寫不規(guī)范，該填寫的內(nèi)容完全空白或未填寫完整、或填寫不規(guī)范，有得甚至用圓珠筆、鉛筆書寫，字跡龍飛鳳舞，內(nèi)容難以辨別；四是缺乏專用的檔案保存庫房，沒有專用的保管框架，沒有良好的衛(wèi)生環(huán)境，缺乏防火、防潮、防塵、防蛀、防污染的安全防護(hù)措施，存在嚴(yán)重的安全隱患。

二、存在上述問題的原因分析

（一）檔案意識薄弱，對學(xué)籍檔案的重要性認(rèn)識不足。當(dāng)前電大領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)籍檔案管理人員檔案意識薄弱，對學(xué)籍檔案管理重要性的認(rèn)識不足，一是錯誤認(rèn)為現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育條件下學(xué)籍檔案的作用不大，錯誤認(rèn)為現(xiàn)在是以文憑取人，以能力用人，只要工作崗位有用人需要，有文憑為證、有能力展現(xiàn)即可，有沒有學(xué)籍檔案無所謂；二是錯誤認(rèn)為電大學(xué)籍檔案簡單，容易整理，檔案材料無非是填幾張表格、蓋幾個公章、找?guī)讉€人簽字，學(xué)籍檔案有沒有收集整理關(guān)系不大，真有需要學(xué)籍檔案，到時候臨時補(bǔ)辦還來得及；三是電大系統(tǒng)普遍存在重學(xué)校人事檔案、輕學(xué)籍檔案，重教師檔案、輕學(xué)生檔案，重學(xué)生考試成績記錄、輕實踐能力材料收集的現(xiàn)象，導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料收集不完整。

（二）學(xué)籍檔案管理人員配備不全，專業(yè)素質(zhì)不高。目前學(xué)籍檔案管理人員配備不全，缺乏專職的學(xué)籍檔案管理人員，檔案管理人員身兼數(shù)職，難以滿足日益重要的學(xué)籍檔案管理需求。另一方面，現(xiàn)有學(xué)籍檔案管理人員專業(yè)知識不足，絕大多數(shù)學(xué)籍檔案管理人員之前缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，有的甚至沒有從事過跟檔案管理有關(guān)的工作，也沒有參加過有關(guān)檔案管理工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)與檔案管理工作的實際要求存在較大差距，客觀上缺乏規(guī)范做好檔案管理工作的能力和時間。

（三）學(xué)籍檔案管理制度不規(guī)范，信息化程度不高。目前基層電大學(xué)籍管理工作缺乏系統(tǒng)有效的管理規(guī)章制度，學(xué)籍管理人員應(yīng)具備何種業(yè)務(wù)能力要求、管理職責(zé)是什么、學(xué)籍檔案材料的立卷、材料收集、歸檔整理、使用管理、保管存放等工作如何開展，有何監(jiān)督制約機(jī)制，均缺乏明確的、可操作的管理規(guī)范。另一方面，在提倡建設(shè)數(shù)字化校園的今天，紙質(zhì)檔案尚未全部掃描或翻拍成照片格式上傳至相關(guān)的信息系統(tǒng)，學(xué)籍管理信息化程度總體上處于低水平狀態(tài)。

三、規(guī)范學(xué)籍檔案管理的對策思考

（一）提高檔案意識，加強(qiáng)隊伍建設(shè)。思想是行動的先導(dǎo)，提高檔案意識對于規(guī)范學(xué)籍檔案管理工作至關(guān)重要。要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將其納入學(xué)校教務(wù)整體發(fā)展規(guī)劃，堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，科學(xué)劃分層級管理。同時要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員的隊伍建設(shè)，將計算機(jī)操作能力強(qiáng)、協(xié)作精神好、吃苦耐勞、具有檔案和管理專業(yè)知識的人員調(diào)整充實到學(xué)籍檔案管理崗位，優(yōu)化檔案管理人員配置，建立一支知識結(jié)構(gòu)合理并相對穩(wěn)定的專業(yè)化隊伍。

（二）建立健全規(guī)章制度，推動檔案管理工作制度化。要根據(jù)《檔案法》、國家教育部和中央電大的有關(guān)精神和文件，結(jié)合工作實際，建立和完善學(xué)籍檔案管理規(guī)章制度，包括學(xué)籍檔案管理實施辦法、學(xué)籍管理人員崗位責(zé)任制、學(xué)籍檔案室管理規(guī)定和學(xué)籍檔案材料收集、整理、歸檔工作規(guī)范等學(xué)籍檔案管理制度，使學(xué)籍管理工作有章可循、有據(jù)可依，努力做到學(xué)籍注冊規(guī)范化、成績管理檔案規(guī)范化、畢業(yè)辦證手續(xù)規(guī)范化和學(xué)籍檔案資料的收集、整理、歸檔規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)，堅持紙質(zhì)學(xué)籍檔案與電子學(xué)籍檔案共存管理。設(shè)計、開發(fā)和優(yōu)化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機(jī)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、方便快捷的優(yōu)勢，對學(xué)生的錄取名冊、學(xué)籍表、成績表、學(xué)籍變更等情況進(jìn)行及時記錄更正，確保學(xué)籍檔案的齊全、完整和真實有效，并實現(xiàn)學(xué)籍檔案信息資源共享。同時，鑒于紙質(zhì)學(xué)籍檔案和電子學(xué)籍檔案各有其優(yōu)、缺點，應(yīng)堅持紙質(zhì)學(xué)籍檔案與電子學(xué)籍檔案共存管理。紙質(zhì)學(xué)籍檔案便于長期永久保存，具有法律憑證作用，但查找、利用較為不便；電子學(xué)籍檔案便于檢索和利用，但法律憑證作用存在爭議，永久保存的難題有待解決。因此，在加強(qiáng)電子學(xué)籍檔案管理的同時，也要重視收集具有法律效力及原始憑證性質(zhì)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案，并通過高速掃描、數(shù)碼成像、大容量存儲和數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容完整儲存在學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)中。

篇(7)

關(guān)鍵詞：高職院校 學(xué)籍檔案 管理對策

高職院校學(xué)籍檔案是在教學(xué)、實踐以及管理等活動中，由教師與學(xué)生的相互作用形成的，其記錄了學(xué)生自入校起一直到畢業(yè)離校時，主要在德智體美等方面的表現(xiàn)。例如學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、品行、獎懲情況、活動與操作能力、興趣愛好等內(nèi)容，是對學(xué)生綜合方面的評價。高職院校學(xué)籍檔案管理具有周期性、分散性以及保密性三個特點。

一.高職院校學(xué)籍檔案管理存在的問題

（一）缺少規(guī)范、科學(xué)的管理經(jīng)驗

當(dāng)前，在高職院校學(xué)籍檔案管理中，管理方法太隨性，缺少科學(xué)管理方法，從而導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案材料的雜亂。其主要表現(xiàn)為：學(xué)籍檔案的時間編排混亂，在編排中有的是按照入學(xué)年度編排、有的是按照學(xué)習(xí)專業(yè)，還有的是依照畢業(yè)年度進(jìn)行編排。組卷缺少規(guī)定，未能劃分學(xué)院、系別、年級、專業(yè)等層級，再就是一些組卷在裝訂過程中缺少規(guī)范性。

（二）學(xué)籍管理缺少完善、健全的規(guī)章制度

隨著高職不斷的擴(kuò)招，學(xué)生規(guī)模日益壯大，但是學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，還是以教務(wù)處管理為主，這種管理體制不能夠有效的發(fā)揮出高職中學(xué)院或者系部的管理優(yōu)勢，且由于任務(wù)重，極易出現(xiàn)差錯，再就是造成了辦事效率低的現(xiàn)狀。

1.缺少先進(jìn)的管理手段

高職學(xué)生學(xué)籍管理檔案的管理手段相對落后，當(dāng)前多數(shù)高職院校依然以手工為主，不僅管理效率低，而且管理人員的工作量大、任務(wù)繁重。這種缺少準(zhǔn)確性與精確性的管理方式，不足以滿足現(xiàn)代化教育的需求，最終不利于教育管理效果與作用的提升。

2.管理人員素質(zhì)相對不高

在高職院校學(xué)生學(xué)籍管理人員隊伍中，工作人員專業(yè)能力、管理素質(zhì)不高，他們在上崗之前未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，在工作中只能通過工作實踐不斷摸索學(xué)習(xí)，同時還缺少主動創(chuàng)新性。

二.高職院校學(xué)籍檔案管理的對策

針對高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的一系列問題，我們主要從以下幾方面給出相應(yīng)的解決對策：

1.不斷更新學(xué)籍檔案管理理念

為適應(yīng)今天快速發(fā)展的高職院校，應(yīng)不斷加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理理念，倡導(dǎo)工作人員積極主動的開展管理工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從科學(xué)化、信息化著手，讓學(xué)生認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理的重要性。

完善學(xué)籍檔案管理制度

學(xué)籍檔案管理是一項繁重的工程，因此，只有健全的學(xué)籍檔案管理制度，才能不斷適應(yīng)發(fā)展規(guī)模日益壯大的高職院校，并有效的監(jiān)督學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，使學(xué)生學(xué)習(xí)情況、教學(xué)質(zhì)量更加規(guī)范化，有效的提高教學(xué)管理效率和教學(xué)水平。

2.在高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中加強(qiáng)現(xiàn)代化手段的運用。

為提高學(xué)籍檔案管理的效率，最為重要的就是對計算機(jī)、校園網(wǎng)等現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，通過這些舉措實現(xiàn)信息資源的共享，有效的提高管理效率，加強(qiáng)教學(xué)單位之間的信息的交流互動。在學(xué)籍檔案管理中，對現(xiàn)代化科技手段的運用，將顯著的促進(jìn)和提高高職院校教學(xué)改革與發(fā)展。

3.加強(qiáng)工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提升

學(xué)籍檔案管理質(zhì)量的提高，關(guān)鍵還是提高管理質(zhì)量，因而學(xué)籍管理工作人員須不斷學(xué)習(xí)，提升自身的綜合素質(zhì)。在學(xué)籍檔案管理中，工作人員除了掌握豐富的科學(xué)文化知識、教育理論知識等，而且還要具備超強(qiáng)的決策能力、組織能力、溝通能力、創(chuàng)新能力，而工作人員綜合能力的提高，需要在日常工作中不斷總結(jié)和學(xué)習(xí)。

三.結(jié)論