會計(jì)電算化內(nèi)部管理控制淺析

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會計(jì)電算化內(nèi)部管理控制淺析:淺談會計(jì)電算化內(nèi)部管理控制制度設(shè)計(jì)

摘要:企業(yè)在建立了電算化會計(jì)系統(tǒng)后,企業(yè)會計(jì)核算和會計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化,大大加快了會計(jì)數(shù)據(jù)處理的速度,會計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到極大的提高,但是,也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來許多前所未有的新問題。從會計(jì)電算化崗位責(zé)任制度和安全控制制度等角度對會計(jì)電算化內(nèi)部管理控制制度進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞:會計(jì)電算化;崗位責(zé)任制度;安全控制制度;企業(yè)

內(nèi)部控制是任何企業(yè)或事業(yè)單位進(jìn)行有效管理和經(jīng)營的基礎(chǔ),無論該企業(yè)或事業(yè)單位的會計(jì)資料是手工處理還是計(jì)算機(jī)處理,內(nèi)部控制都是必不可少的。建立電算化會計(jì)系統(tǒng)后,更需要加強(qiáng)內(nèi)部控制,因?yàn)闀?jì)信息處理的不可見性和高度集中性,也給電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來了高風(fēng)險(xiǎn)性和脆弱性。會計(jì)電算化系統(tǒng)潛在的控制問題比手工會計(jì)信息系統(tǒng)更多、更為復(fù)雜,其技術(shù)性也更高。如果會計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在漏洞,一旦造成損害,會導(dǎo)致比手工系統(tǒng)更為嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。隨著企業(yè)組織形式的不斷發(fā)展、電子商務(wù)的興起、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件的日益普及,使封閉型的內(nèi)部控制系統(tǒng)不可避免地向開放型的內(nèi)部控制系統(tǒng)轉(zhuǎn)化,加劇了電算化系統(tǒng)效率與安全之間的矛盾,會計(jì)信息的正確性、有效性受到威脅。要使電算化系統(tǒng)既高效又安全地向有關(guān)各方提供完整準(zhǔn)確的會計(jì)信息,必須強(qiáng)化電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制,降低系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn),提高系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性,建立完善的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,因此,會計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)非常重要。

會計(jì)電算化內(nèi)部管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度,以加強(qiáng)和完善對計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)涉及的各個(gè)部門和人員的管理和控制,是會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度的重要組成部分。

一、會計(jì)電算化崗位責(zé)任制度設(shè)計(jì)

職責(zé)分工是內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié),企業(yè)為防止舞弊或欺詐,應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度,分離不相容職責(zé),對每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底,必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān),同時(shí),還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。分離不相容職責(zé)的一般原則是將四種基本職能,即業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、記錄和資產(chǎn)保管予以分開。在計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)中,不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展職務(wù)與系統(tǒng)操作職務(wù);數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù);數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù);系統(tǒng)操作職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。

通過建立會計(jì)電算化崗位責(zé)任制,明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍,定人員、定崗位,明確分工,各司其職,有利于會計(jì)工作程序化、規(guī)范化,有利于落實(shí)責(zé)任和會計(jì)人員鉆研分管業(yè)務(wù),有利于提高工作效率和工作質(zhì)量。

按照這一原則和會計(jì)電算化工作的特點(diǎn),在實(shí)施會計(jì)電算化過程中,根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和工作需要,會計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位。

基本會計(jì)崗位可分為:會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算各崗、稽核、會計(jì)檔案管理等工作崗位;電算化會計(jì)崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。以上兩種工作人員之間不得兼任,即系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)人員不應(yīng)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理工作;還要明確軟件開發(fā)人員、維護(hù)人員不能兼任操作員;建立各崗位人員的崗位責(zé)任制度,且分工科學(xué),責(zé)任明確,各崗位都要得到一定的授權(quán),并用密碼控制,防止非法操作、越權(quán)操作,這樣各崗位人員之間可形成互相制約和內(nèi)部牽制,從而降低出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

(一)基本會計(jì)崗位

1.會計(jì)主管

制定會計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃,為總會計(jì)師提供重大硬件、軟件使用的決策依據(jù),根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)合理地設(shè)置電算化管理崗位及配備崗位人員,檢查崗位人員的工作情況。嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任制對各崗位人員經(jīng)濟(jì)現(xiàn)任的約束條款。

2.會計(jì)核算各崗位主管

各崗位主管應(yīng)合理進(jìn)行分工和授權(quán),崗位設(shè)置應(yīng)做到:

(1)記賬憑證的制單和審核不能是同一人。

(2)出納不應(yīng)兼任記賬憑證的輸入。

(3)憑證的輸入和記賬、結(jié)賬等工作應(yīng)分離。

(4)支票管理功能由專人負(fù)責(zé)。

3.稽核崗

(1)審核原始憑證的合法性及是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。

(2)審核憑證制作底稿是否規(guī)范,運(yùn)用會計(jì)科目是否合理,借貸是否平衡。

(3)發(fā)現(xiàn)不合理的原始憑證及傳票制作底稿,及時(shí)退回業(yè)務(wù)發(fā)生崗位進(jìn)行處理。

(4)鑒于業(yè)務(wù)處理時(shí)間問題,至少一周內(nèi)對所有原始憑證及憑證制作底稿全面審核一次,確保憑證制作質(zhì)量。

(5)稽核后的憑證要加蓋崗位人員的名章,并對所有因人為因素造成又未及時(shí)稽核發(fā)現(xiàn)的憑證制作質(zhì)量問題負(fù)責(zé)。

4.復(fù)核崗

(1)對計(jì)算機(jī)記賬前憑證制作質(zhì)量起到把關(guān)的作用。

(2)復(fù)核計(jì)算機(jī)憑證與制作底稿的一致性,配合稽核人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)原始憑證、憑證底稿的質(zhì)量問題。

(3)按日整理當(dāng)日所有原始憑證、憑證底稿及計(jì)算機(jī)憑證,完整地交付裝訂人員進(jìn)行裝訂。

(4)按日進(jìn)行每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)憑證的復(fù)核,發(fā)現(xiàn)問題后,屬于操作問題通知操作人員進(jìn)行處理,屬于系統(tǒng)維護(hù)問題通知系統(tǒng)管理進(jìn)行處理。

(5)負(fù)責(zé)審核計(jì)算機(jī)操作人員的操作結(jié)果并對審核結(jié)果負(fù)責(zé),復(fù)核后的憑證要加蓋崗位人員印章。

(二)電算化會計(jì)崗位

電算化會計(jì)崗位和工作職責(zé)一般可劃分如下。

1.電算主管

負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作,要求具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識以及相關(guān)的會計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn)。

2.電算維護(hù)

負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行,管理機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)。此崗要求具備計(jì)算機(jī)和會計(jì)知識,經(jīng)過會計(jì)電算化中級知識培訓(xùn)。維護(hù)員一般不對實(shí)際會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。

3.電算審核

負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行,防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。審查人員要求具備會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識,達(dá)到會計(jì)電算化中級知識培訓(xùn)的水平。

在具體實(shí)施會計(jì)電算化過程中,可根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求對上述電算化會計(jì)崗位進(jìn)行必要地調(diào)整,基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位,可在保證會計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置,各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。

二、會計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全控制制度和檔案管理制度設(shè)計(jì)

(一)數(shù)據(jù)安全控制制度

會計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)是為了確保會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除,主要內(nèi)容包括:必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)的丟失,每日必須對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)資料在計(jì)算機(jī)硬盤中進(jìn)行備份,數(shù)據(jù)保存要實(shí)行雙備份。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé),數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)操作。另外,應(yīng)制定會計(jì)電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時(shí)會計(jì)數(shù)據(jù)的維護(hù)制度,以解決因發(fā)生意外事故而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問題。

1.對重要資料進(jìn)行備份

為了維護(hù)會計(jì)數(shù)據(jù)的安全,必須對重要資料進(jìn)行備份。防止因各種軟硬件故障、病毒入侵和黑客破壞等原因?qū)е孪到y(tǒng)崩潰,造成重大損失。因此,當(dāng)天的資料分兩處備份,一份備份到服務(wù)器上,一份備份在自己機(jī)器上的邏輯硬盤上。

2.防病毒安全

計(jì)算機(jī)病毒對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的影響是災(zāi)難性的,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的主要來源有兩種:一種來自文件的下載,這些被瀏覽的或是通過Internet下載的文件中可能存在病毒,而這些病毒就會感染共享文件和各種可執(zhí)行文件;另一種主要來自電子郵件,大多數(shù)的Internet郵件系統(tǒng)提供在網(wǎng)絡(luò)間傳送附帶格式化文檔郵件的功能,受病毒感染的文檔或文件就可能通過網(wǎng)關(guān)和郵件傳入局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行傳播。有效地防止病毒入侵,必須安裝防病毒軟、硬件。

3.設(shè)置防火墻

對于內(nèi)部局域網(wǎng),可以通過在路由器上進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置或購買更為強(qiáng)大的防火墻產(chǎn)品來進(jìn)行。對于路由器產(chǎn)品而言,可通過內(nèi)置的IOS防火墻的設(shè)置,防范部分的攻擊,而購買的硬件防火墻,可以進(jìn)一步保證局域網(wǎng)的安全性。

4.信息保密防范

為了保障網(wǎng)絡(luò)安全,可以利用網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)所提供的保密措施,進(jìn)行用戶名登錄注冊,設(shè)置登錄密碼。由網(wǎng)絡(luò)管理員增加用戶時(shí),設(shè)置原始密碼,并在用戶登錄時(shí)自己修改原始密碼。對文件目錄設(shè)置訪問權(quán)限和密碼,以控制什么用戶訪問什么樣的目錄和文件。

(二)電算化會計(jì)檔案管理制度

電算化會計(jì)檔案具有磁性化、不可見及易修改的特點(diǎn),因此,電算化會計(jì)檔案管理是非常重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作,企業(yè)必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的管理。計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時(shí)存檔,建立和健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理。一個(gè)合理完善的檔案管理制度一般包括合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外,還應(yīng)有定期對所有檔案進(jìn)行備份的措施,并保管好這些備份。為防止檔案被破壞,企業(yè)應(yīng)制定出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時(shí)相應(yīng)的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。企業(yè)使用的會計(jì)軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時(shí)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

1.數(shù)據(jù)資料管理與保密

機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報(bào)表,應(yīng)按有關(guān)財(cái)會制度使用、保管。

(1)現(xiàn)金、銀行記賬憑證及日記賬的輸出及保管

現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金記賬憑證一律由專職會計(jì)人員手工做記賬憑證,審核無誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記賬頁,審核后交現(xiàn)金出納員核對現(xiàn)金庫存,相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章,按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印,年終將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊,加蓋封印妥為保管。

銀行記賬憑證分機(jī)制憑證和手編記賬憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證,當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記賬,以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后,出納和主管會計(jì)簽字蓋章,按日裝訂成冊,年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊,并加蓋封印,妥為保管。

(2)轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管

轉(zhuǎn)賬憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種,有關(guān)會計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證,輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出,并與手編憑證同樣裝訂成冊,妥為保管。

(3)科目匯總表、賬簿打印時(shí)間

現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印;銀行余額調(diào)整表每月打印一次;總分類賬和各種明細(xì)分類賬每月打印一次;現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次,并同該本記賬憑證一起裝訂。會計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表,按管理要求和時(shí)間打印輸出,經(jīng)有關(guān)財(cái)會人員審核無誤后簽字生效。

由機(jī)器打印輸出的會計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí),必須補(bǔ)充打印,并由操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章,財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。

2.數(shù)據(jù)備份管理

(1)由于會計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性,必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。

(2)在日常工作中,準(zhǔn)備兩個(gè)移動(dòng)硬盤循環(huán)使用,隔日進(jìn)行備份,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對工作的干擾。

(3)需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

(4)機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表,應(yīng)視同會計(jì)資料按月分別使用兩個(gè)移動(dòng)硬盤備份,交會計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方,妥為保管。

3.會計(jì)檔案管理

(1)會計(jì)檔案存檔手續(xù):打印輸出的憑證、賬冊、報(bào)表,必須有會計(jì)主管的簽章才能存檔保管。

(2)為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份的移動(dòng)硬盤須存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

(3)由打印輸出的憑證、賬冊、報(bào)表等書面形式的會計(jì)檔案,按《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。

(4)隨計(jì)算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計(jì)核算系統(tǒng)軟件,和以上軟件的備份硬盤,作為會計(jì)檔案保管。

(5)各類會計(jì)檔案的出借,均必須經(jīng)過會計(jì)主管審批同意并簽字蓋章,如果對備份硬盤的操作可能危及該備份硬盤的完整性,應(yīng)制作該備份硬盤的復(fù)制件,使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

會計(jì)電算化內(nèi)部管理控制淺析:會計(jì)電算化內(nèi)部管理探討

摘要 從建立健全會計(jì)電算化崗位責(zé)任制、明確電算化會議崗位的工作職責(zé)、建立會計(jì)電算化內(nèi)部牽制制度、建立電算化會計(jì)檔案管理制度等方面介紹了會計(jì)電算化內(nèi)容管理，以供參考。

關(guān)鍵詞 會計(jì)電算化；崗位責(zé)任制；內(nèi)部管理

會計(jì)電算化是把電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)工作中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬和報(bào)賬，以及部分代替人腦完成對會計(jì)信息分析、預(yù)測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財(cái)會管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作的現(xiàn)代化。目前，我國決大多數(shù)企事業(yè)單位都已全部或部分使用了會計(jì)電算化，會計(jì)手工操作正逐步被會計(jì)電算化所取代，除配備適用的會計(jì)軟件和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、相應(yīng)的會計(jì)電算化工作人員，還應(yīng)建立嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度[1]。因此，對會計(jì)電算化人員的培養(yǎng)、會計(jì)電算化內(nèi)部管理及相關(guān)制度的建立、執(zhí)行的要求成為迫在眉睫的任務(wù)。

1 建立健全會計(jì)電算化崗位責(zé)任制

電算化會計(jì)與傳統(tǒng)手工會計(jì)相比有諸多優(yōu)點(diǎn)，如簡化會計(jì)工作程序、減輕會計(jì)人員工作強(qiáng)度等，但實(shí)行的某個(gè)環(huán)節(jié)中如果因操作不當(dāng)將會造成無法彌補(bǔ)的損失，且遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)手工記賬會計(jì)的損失。很多單位在會計(jì)軟件實(shí)行初期要手工和電算化會計(jì)并行，以實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)過度。因此，各單位要根據(jù)實(shí)際情況，明確各個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管、人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。電算化會計(jì)崗位包括電算主管、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位，并與單位的會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算、稽核、會計(jì)檔案管理工作相配合，將傳統(tǒng)的會計(jì)崗位與電算化會計(jì)工作崗位合二為一地設(shè)置。

2 明確電算化會計(jì)崗位的工作職責(zé)

2.1 電算主管人員

負(fù)責(zé)單位的計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備較高的會計(jì)和計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)知識及相關(guān)的會計(jì)電算化組織管理經(jīng)驗(yàn)，可以由會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會計(jì)主管兼任。電算化主管相當(dāng)于單位會計(jì)軟件的系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)單位電算化軟件操作人員的權(quán)限設(shè)置、工作內(nèi)容和操作密碼的設(shè)定等工作[2]。電算主管有權(quán)進(jìn)行對會計(jì)軟件各個(gè)模塊的系統(tǒng)進(jìn)行操作，而這是單位其他人所沒有的權(quán)利。

2.2 軟件操作人員

負(fù)責(zé)輸入、輸出單位原始憑證和記賬憑證等會計(jì)數(shù)據(jù)、進(jìn)行部分會計(jì)數(shù)據(jù)處理工作。要求能夠熟練操作一定的會計(jì)軟件，達(dá)到會計(jì)電算化初級知識培訓(xùn)的水平。軟件操作崗位的工作可由一般會計(jì)人員辦理，但這項(xiàng)工作應(yīng)與憑證的審核、記賬工作相分離，還應(yīng)與出納員業(yè)務(wù)相分離，軟件操作人員沒有現(xiàn)金員的操作權(quán)限，不能辦理單位的現(xiàn)金與銀行存款日記賬的記賬工作，這項(xiàng)工作需要出納員在另一個(gè)模塊單獨(dú)進(jìn)行。

2.3 審核記賬

負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行、對輸入計(jì)算機(jī)的會計(jì)數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核、記賬，對打印輸出的帳簿、報(bào)表進(jìn)行審核、確認(rèn)并且打印。此崗位要求具備較高的會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識，要求相關(guān)人員需達(dá)到會計(jì)電算化中級知識培訓(xùn)的水平，可以由會計(jì)稽核人員或主管會計(jì)兼任。

2.4 維護(hù)分析人員

負(fù)責(zé)保證單位計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。此崗位不僅要對軟、硬件進(jìn)行維護(hù)，還要對計(jì)算機(jī)內(nèi)部的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和分析，規(guī)范計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)，維護(hù)會計(jì)業(yè)務(wù)日常操作，提供數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，一旦數(shù)據(jù)被破壞，可以順利地進(jìn)行恢復(fù)操作[3-4]。在軟件系統(tǒng)維護(hù)過程中應(yīng)該建立維護(hù)記錄，詳細(xì)記錄網(wǎng)絡(luò)操作、維護(hù)、故障時(shí)間等內(nèi)容，特別要注意對計(jì)算機(jī)病毒的防范，嚴(yán)格限制外來軟盤、光盤在系統(tǒng)內(nèi)的使用，如果必須與外部進(jìn)行數(shù)據(jù)交換時(shí)，應(yīng)該檢測后進(jìn)行操作。對硬件設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)處理，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。此崗位要求具備較高的會計(jì)和計(jì)算機(jī)知識，達(dá)到會計(jì)電算化中級知識培訓(xùn)的水平，可由專職人員負(fù)責(zé)或由主管會計(jì)兼任。

3 建立會計(jì)電算化內(nèi)部牽制制度

根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《會計(jì)電算化管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合單位的工作需要，將基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位適當(dāng)合并、交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定、相互聯(lián)系、相互補(bǔ)充，通過設(shè)置各自不同的權(quán)限來建立會計(jì)電算化內(nèi)部牽制制度。例如：軟件操作人員有權(quán)錄入會計(jì)憑證但無審核權(quán)利，不經(jīng)審核的會計(jì)憑證不能記賬；而審核人員有審核權(quán)利卻沒有錄入權(quán)利，不能更改會計(jì)憑證，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計(jì)軟件，這樣就達(dá)到了內(nèi)部牽制的目的[5]。因此，對用戶授權(quán)和系統(tǒng)權(quán)限管理控制是目前充分發(fā)揮系統(tǒng)自身的安全防護(hù)功能，建立內(nèi)部牽制制度的有效辦法。

4 建立電算化會計(jì)檔案管理制度

電算化會計(jì)檔案管理是重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作。電算化會計(jì)檔案一般包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)及磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形

式的會計(jì)數(shù)據(jù)。電算化會計(jì)檔案管理要求由專人負(fù)責(zé)，做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在2個(gè)不同的地點(diǎn)[6]；要定期檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止磁性介質(zhì)或光盤損壞而導(dǎo)致會計(jì)檔案的丟失。會計(jì)檔案在做好電算化數(shù)據(jù)的保管外，還不能放松對數(shù)據(jù)紙質(zhì)檔案的管理工作，這是財(cái)政部門對會計(jì)檔案管理工作的基本要求。

會計(jì)電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是會計(jì)工作的發(fā)展方向，各級領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)當(dāng)重視這一工作。各單位不僅應(yīng)在硬、軟件選擇上，而且應(yīng)在會計(jì)電算化日常工作方面給予支持，重視會計(jì)電算化的內(nèi)部管理，是開展會計(jì)電算化工作、促進(jìn)會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。

會計(jì)電算化內(nèi)部管理控制淺析:會計(jì)電算化的內(nèi)部管理制度建設(shè)

摘要：人類進(jìn)入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)融入了當(dāng)今社會的各行各業(yè)，其發(fā)展速度之快令人咋舌。要確保會計(jì)工作的發(fā)展和不斷完善就要先制定和執(zhí)行會計(jì)電算化管理制度，這是基礎(chǔ)和前提。

關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化；崗位責(zé)任制；內(nèi)部管理

一、前言

就當(dāng)前我國情況而言，大部分機(jī)構(gòu)和單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化，先進(jìn)的會計(jì)電算化正在逐步取代傳統(tǒng)的會計(jì)手工操作。實(shí)現(xiàn)會計(jì)的電算化，要配備相應(yīng)的會計(jì)軟件和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備以及掌握了相關(guān)技能的工作人員，除此之外，還得建立其一套嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度，才能讓會計(jì)電算化工作正常運(yùn)作，為社會大眾提供更加優(yōu)質(zhì)和快捷的服務(wù)。因此，培養(yǎng)會計(jì)電算化人才、加強(qiáng)會計(jì)電算化內(nèi)部管理并建立其管理制度及其執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等是當(dāng)務(wù)之急。

二、會計(jì)電算化與內(nèi)部控制管理制度

（一）會計(jì)電算化

會計(jì)電算化就是在會計(jì)領(lǐng)域里引入電子計(jì)算機(jī)，在會計(jì)工作中利用電子計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)來完成會計(jì)工作目的的現(xiàn)代化做賬手段。傳統(tǒng)的手工記賬、人工算賬和報(bào)賬、分析和利用會計(jì)信息等過程用計(jì)算機(jī)來替代。會計(jì)電算化的發(fā)展是人類會計(jì)發(fā)展史上的一個(gè)飛躍，它從更深層次上解放了人的勞動(dòng)，進(jìn)一步完善了會計(jì)工作。

（二）會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度

內(nèi)部會計(jì)控制指的是為了確保會計(jì)信息的準(zhǔn)確性、完整行、可靠性和安全性，為了確保本企業(yè)的效益，企業(yè)和單位在確保貫徹和執(zhí)行國家法律法規(guī)的前提下在企業(yè)內(nèi)部采取一系列的控制程序、措施和方法來達(dá)到加強(qiáng)資金控制、改善企業(yè)內(nèi)部管理，盡可能提高本企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益等目的。

（三）加強(qiáng)會計(jì)電算化內(nèi)部控制的重要性

電算化會計(jì)系統(tǒng)的建立能夠改變會計(jì)核算和會計(jì)管理的環(huán)境，這種變化表現(xiàn)在兩個(gè)方面：有利的一面。由于企業(yè)使用了計(jì)算機(jī)來處理會計(jì)數(shù)據(jù)，其工作速度得到了很大的提高，會計(jì)工作在核算階段的準(zhǔn)確行和可靠性也得到了保障和提高，而人工操作會因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽大意或計(jì)算失誤都造成誤差或差錯(cuò)。

三、會計(jì)信息化制度建設(shè)中存在的問題

（一）會計(jì)信息化系統(tǒng)存在缺陷

因?yàn)槟壳拔覈暮芏嚯娝慊瘯?jì)系統(tǒng)是企業(yè)的財(cái)務(wù)工作者和合作的計(jì)算機(jī)工作人員合伙進(jìn)行開發(fā)的，這種合作方式有一個(gè)大弊端：開發(fā)于使用存在脫節(jié)現(xiàn)象，設(shè)計(jì)出來的系統(tǒng)往往存在諸多問題，無法準(zhǔn)確反映出企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際情況。這種來自會計(jì)電算化系統(tǒng)的缺陷回引發(fā)出一系列的問題，這些問題會使企業(yè)內(nèi)部控制無法正常而有效的運(yùn)作。

（二）制度體系有待完善

當(dāng)今社會企業(yè)要運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展都離不開財(cái)務(wù)管理，實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化是財(cái)務(wù)工作的一個(gè)開端，如果會計(jì)工作者從更深的層面來理解會計(jì)電算化內(nèi)部管理制度的話，將大大有利于加快其實(shí)現(xiàn)的步伐。在《會計(jì)電算化工作規(guī)范》中指出：會計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理及數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計(jì)檔案管理制度等等一系列的制度是企業(yè)和單位在實(shí)施會計(jì)電算化的過程中要建立和完善的。

（三）內(nèi)部監(jiān)控落實(shí)不嚴(yán)

就目前的國內(nèi)實(shí)際情況而言，我國很多企業(yè)都或多或少地在會計(jì)管理系統(tǒng)上存在著違法違紀(jì)的現(xiàn)象，用一些欺詐舞弊的手段來欺國欺世。造成這種局面實(shí)際上主要是因?yàn)槲覈谋O(jiān)督機(jī)制還不健全，進(jìn)而造成控制出現(xiàn)漏洞。企業(yè)中的很多工作人員利用企業(yè)內(nèi)部控制上的疏漏、監(jiān)督上的混亂等漏洞來大量地進(jìn)行違法違紀(jì)的行為，他們有的收受賄賂、挪用和盜取或貪污公款，有的企業(yè)內(nèi)部人員勾結(jié)不法商人假開發(fā)票達(dá)到非法侵占企業(yè)資金的目的。

四、加強(qiáng)制度建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）完善系統(tǒng)開發(fā)與控制

資金的預(yù)算和可行性研究是計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)開發(fā)和發(fā)展控制的兩個(gè)前提工作。對系統(tǒng)進(jìn)行分析、設(shè)計(jì)和實(shí)施等是開發(fā)過程中必不可少的環(huán)節(jié)，另外對當(dāng)前系統(tǒng)的評價(jià)和估計(jì)，系統(tǒng)更新是否可行，其更新方案是什么等問題都囊括在開發(fā)過程當(dāng)中。總的來說可以歸結(jié)為以下內(nèi)容：要符合國家標(biāo)準(zhǔn)和國家規(guī)范。也就是說不管是自行組織還是購買他人開發(fā)的軟件，計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項(xiàng)目都要遵循國家相關(guān)部門的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（二）強(qiáng)化對制度建設(shè)監(jiān)督

當(dāng)前我國主管部門和各級財(cái)政對基層會計(jì)工作的評審和考核主要采用的是本地區(qū)管好本地區(qū)，本系統(tǒng)管好本系統(tǒng)的模式，因此財(cái)政部門主要加強(qiáng)督促基礎(chǔ)單位建立起其管理制度，并積極主動(dòng)地組織和開展各種培訓(xùn)活動(dòng)，借此來提高基層單位的制度建設(shè)能力和管理水平等。

（三）嚴(yán)格落實(shí)內(nèi)部管理

查錯(cuò)防弊一直是內(nèi)部管理工作的一項(xiàng)重要職能。內(nèi)控人員對會計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部管理的過程中對于發(fā)現(xiàn)的一些徇私舞弊現(xiàn)象以及一些違規(guī)現(xiàn)象要嚴(yán)格按照內(nèi)部管理制度進(jìn)行處罰，堅(jiān)決杜絕員工存在的僥幸心理。

五、總結(jié)

信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)在迅猛發(fā)展，在迅速興起的電子商務(wù)時(shí)期，要求有更高的會計(jì)電算化系統(tǒng)來為其服務(wù)，因而會計(jì)電算化這一系統(tǒng)的誕生和發(fā)展將大大有利于提高會計(jì)工作的效率。雖然計(jì)算機(jī)給實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化帶來了便捷，可也不是無懈可擊的，所制定的制度也絕不可能是天衣無縫的，因此，各企業(yè)或單位在順應(yīng)時(shí)展的潮流的同時(shí)，要將更為科學(xué)化的電算化內(nèi)部管理制度要進(jìn)一步完善，以求提高企業(yè)和單位的會計(jì)工作水平及其工作質(zhì)量，這樣才能確保取得高效和精確的會計(jì)電算化工作效率，進(jìn)一步保障自身財(cái)產(chǎn)的安全性，給內(nèi)部和外界提供更為完整和準(zhǔn)確的信息，利于決策的有用性，更好地為企業(yè)和單位實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理、提高自身經(jīng)濟(jì)利益服務(wù)。

會計(jì)電算化內(nèi)部管理控制淺析:會計(jì)電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度優(yōu)化方案研究

摘要：隨著社會的發(fā)展，社會逐漸向信息化方向和技術(shù)化方向發(fā)展。在這個(gè)過程中，我國經(jīng)濟(jì)也進(jìn)行著飛速發(fā)展，因此也需要一些更先進(jìn)的方法來進(jìn)行經(jīng)濟(jì)的管理工作等。在這個(gè)過程中，會計(jì)行業(yè)的優(yōu)化逐漸受到重視。會計(jì)行業(yè)一向以繁瑣和復(fù)雜著稱，但這一職業(yè)所進(jìn)行的工作卻是非常重要的，一個(gè)公司會計(jì)的好壞可以直接影響到這個(gè)公司的規(guī)模和發(fā)展好壞，因此，會計(jì)電算化這種新鮮的高效率工作方式逐漸進(jìn)入人們的視線。但這一創(chuàng)新要運(yùn)用到企業(yè)中必須能夠與員工相協(xié)調(diào)。本文就是對會計(jì)電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度優(yōu)化方案的研究。

關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化；企業(yè)；內(nèi)部管理制度；優(yōu)化方案；深入研究；人機(jī)結(jié)合；創(chuàng)新

在當(dāng)今企業(yè)中，會計(jì)電算化已經(jīng)有了一定的普及和應(yīng)用。由于會計(jì)電算化并不是完全的一個(gè)自動(dòng)化過程，因此一定會與會計(jì)人員有相應(yīng)的聯(lián)系，而在這個(gè)聯(lián)系的過程中，往往就是企業(yè)的一個(gè)管理盲點(diǎn)，最容易出問題。因此，如何將會計(jì)電算化的效率提升到最高，讓會計(jì)電算化由會計(jì)人員很好地掌握與控制，達(dá)到高效率，高準(zhǔn)確性的目的，成為本文討論的重點(diǎn)。在討論兩者的結(jié)合之前，首先要了解會計(jì)電算化這種新型的管理手段，同時(shí)了解其中的一些不足，從而對之進(jìn)行改善，達(dá)到優(yōu)化的目的。

一、在會計(jì)電算化條件下實(shí)行企業(yè)內(nèi)部管理制度的必要性

隨著會計(jì)電算化的普及，計(jì)算機(jī)已經(jīng)完全替代了手工記賬，而這種會計(jì)工作手段的改變，也對會計(jì)工作的方方面面產(chǎn)生了重大影響。在這種情況下，為了使會計(jì)電算化更好地實(shí)行，建立健全的企業(yè)內(nèi)部管理制度成為一個(gè)首要問題。

當(dāng)計(jì)算機(jī)入駐會計(jì)工作環(huán)境之后，許多工作方式都需要改變。比如在以前，會計(jì)人員的主要工作是記賬，填寫報(bào)表，對賬本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等；在有了會計(jì)電算化之后，會計(jì)人員只需要按時(shí)將相關(guān)憑證輸入計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)就可以自動(dòng)完成記賬、制作報(bào)表等工作。因此會計(jì)工作人員的工作重點(diǎn)也相應(yīng)地發(fā)生了改變。而會計(jì)人員在有了會計(jì)電算化的主要工作就是管理工作，他們要對系統(tǒng)安全，記賬的憑證與審核等進(jìn)行內(nèi)部控制，這就需要制定新的內(nèi)部控制制度。因此，在會計(jì)電算化的企業(yè)中，要保障企業(yè)資金的安全性，確保企業(yè)各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有效性，都需要重視企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善，而這種制度相對以前也更加復(fù)雜了。只有是這種制度得到優(yōu)化，才能夠更好地實(shí)行計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。

二、會計(jì)電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度存在的問題

前文我們討論了在會計(jì)電算化條件下建立和完善企業(yè)內(nèi)部管理制度的必要性和重要性，在不同的大小企業(yè)中，隨著會計(jì)電算化的普及，也已經(jīng)開始改善企業(yè)的內(nèi)部管理制度。但是，在改善內(nèi)部管理制度的過程中，我們也看到了一些建設(shè)過程中產(chǎn)生的問題。因此，下面就來討論在會計(jì)電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度存在的問題。

（一）企業(yè)內(nèi)部對制度的建立不夠重視，制度流于形式

在會計(jì)電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度，應(yīng)該與“企業(yè)內(nèi)部”產(chǎn)生緊密的聯(lián)系。因?yàn)椴煌闹贫柔槍Φ氖遣煌钠髽I(yè)，如果兩個(gè)企業(yè)具有不同的管理方式，不同程度的會計(jì)電算化發(fā)展，卻采用相同的內(nèi)部管理制度，那么必然會出現(xiàn)一些問題。而在實(shí)際工作中，也確實(shí)存在這種問題。有一些企業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)或者是會計(jì)人員沒有意識到一個(gè)適合自己企業(yè)的管理制度的重要性，甚至認(rèn)為制度只是一種擺設(shè)，這樣他們就很有可能在制定制度的時(shí)候照搬照抄，這樣子就沒有與企業(yè)自身的工作方式，管理方式，人員分配等做出相應(yīng)的調(diào)整，那么制度出來的制度也沒有辦法有針對性的實(shí)行。在這種情況下，如果內(nèi)部管理制度不能落實(shí)，可能會有很嚴(yán)重的后果。比如：系統(tǒng)癱瘓，數(shù)據(jù)丟失等問題。因此，制定適合企業(yè)自身的內(nèi)部管理制度是非常重要的。

（二）制度形成后相關(guān)部門對制度的檢查落實(shí)力度不夠

通過上一點(diǎn)的分析，我們看到企業(yè)對于制度的正確建立重視不夠，這就會導(dǎo)致一些不利于企業(yè)發(fā)展的問題。因此企業(yè)需要認(rèn)真建立制度。但是，建立了一個(gè)適合企業(yè)的內(nèi)部管理制度，并不一定就能夠達(dá)到很好的效果。因?yàn)椋?許多企業(yè)即使建立了非常適合企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部管理制度，也沒有很好地去實(shí)行，這是因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)沒有在制定制度后對相關(guān)制度的實(shí)行與否進(jìn)行檢查和落實(shí)。因此，重視制度建立卻輕視制度檢查與落實(shí)的做法是不可取的。而對制度檢查落實(shí)的力度不夠，是因?yàn)橐韵聝蓚€(gè)原因。一個(gè)是有些企業(yè)可能本身就不重視制度的建立，這種情況下自然也不會重視對制度的檢查和落實(shí)。第二個(gè)原因是形成了恰當(dāng)?shù)膬?nèi)部管理制度，卻沒有形成一個(gè)有效的考核監(jiān)督體系。這種情況下許多企業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)不知道應(yīng)該怎么去考核和監(jiān)督，這就會導(dǎo)致內(nèi)部工作無法做好，間接導(dǎo)致了不當(dāng)使用會計(jì)電算化，從而造成一些嚴(yán)重的后果。這種情況其實(shí)比制度沒有建立好還要嚴(yán)重，因?yàn)樵趯χ贫冗M(jìn)行考核和監(jiān)督的過程中已經(jīng)開始了制度的實(shí)行，如果制度沒有執(zhí)行好，也沒有被發(fā)現(xiàn)，那么這就會成為一個(gè)越來越嚴(yán)重的問題存在于會計(jì)電算化的條件下，產(chǎn)生非常不利的影響。

三、會計(jì)電算化條件下的企業(yè)內(nèi)部管理制度的優(yōu)化方案

經(jīng)過前文的討論，我們首先看到了會計(jì)電算化對當(dāng)今會計(jì)工作的重大改變，對企業(yè)造成的影響，其次看到了會計(jì)電算化在企業(yè)中還不夠完善，還存在一些問題，因此就需要企業(yè)內(nèi)部管理制度來完善會計(jì)電算化，而前文我們又分析了現(xiàn)有企業(yè)內(nèi)部管理制度的不足之處，因此，最后我們重點(diǎn)來討論在會計(jì)電算化條件下企業(yè)內(nèi)部管理制度的優(yōu)化。

（一）要對員工開展有關(guān)企業(yè)內(nèi)部管理制度的理論學(xué)習(xí)

之所以企業(yè)內(nèi)部管理制度還沒有很好的展開，就是因?yàn)閱T工對于在會計(jì)電算化條件下企業(yè)內(nèi)部管理制度的轉(zhuǎn)變并不十分了解。因此，應(yīng)該組織相關(guān)的理論學(xué)習(xí)來對員工進(jìn)行教育，讓員工了解到在會計(jì)電算化條件下他們職責(zé)的轉(zhuǎn)變。在員工當(dāng)中，對財(cái)務(wù)部門會計(jì)人員的管理最為重要。對他們進(jìn)行教育，讓他們更加了解當(dāng)今制度的變化，充分增強(qiáng)他們對電算化內(nèi)部管理制度的理解把握能力。

（二）內(nèi)部管理制度中要明確不同會計(jì)人員的分工

在內(nèi)部管理中，重要的一個(gè)方面就是對不同職務(wù)的分離。計(jì)算機(jī)會計(jì)和手工會計(jì)具有一個(gè)共性，就是他們都需要在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)對可能造成欺詐和舞弊的行為進(jìn)行分工，這樣才能減小風(fēng)險(xiǎn)。因此，就需要建立一套具有職務(wù)劃分的內(nèi)部管理制度，而在會計(jì)電算化的條件下，就應(yīng)該在新型內(nèi)部管理制度中添加專門針對于會計(jì)電算化的人員分工。比如，要根據(jù)會計(jì)電算化的特點(diǎn)增設(shè)監(jiān)控和檢查方面的人員，而可以減少或者合并記賬的人員，同時(shí)也要對操作人員制定嚴(yán)格的規(guī)定，禁止越權(quán)操作、非法操作等行為。這樣才能夠確保會計(jì)電算化的正常運(yùn)行。

（三）要加強(qiáng)對制度的監(jiān)控和指導(dǎo)

在一個(gè)企業(yè)中，具有相關(guān)的管理部門，同時(shí)還有各級的財(cái)政和主管部門。這些部門都應(yīng)該對內(nèi)部管理制度做出一定的貢獻(xiàn)。他們主要能做的就是加強(qiáng)對制度的監(jiān)控，保證內(nèi)部管理制度的正常運(yùn)行，同時(shí)保證內(nèi)部管理制度能夠?qū)?jì)電算化產(chǎn)生促進(jìn)作用。另一方面，管理部門看問題的角度是比較宏觀的，因此我認(rèn)為他們應(yīng)該能夠?qū)ο嚓P(guān)的內(nèi)部管理制度進(jìn)行相關(guān)的指導(dǎo)工作，從而更好地令相關(guān)部門完善內(nèi)部管理制度。

四、總結(jié)

通過前文的分析，我們看到了很多現(xiàn)今需要關(guān)注的問題。首先我們了解了隨著社會和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)電算化已經(jīng)逐漸取代手動(dòng)會計(jì)在企業(yè)中逐漸成長起來。但是，會計(jì)電算化畢竟是一種新興的事物，因此它在企業(yè)中生存和發(fā)展時(shí)還存在著各種各樣的問題，需要采用不同的方法對之進(jìn)行改善。一個(gè)非常重要和有效的方法就是優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的管理制度。因此我們首先對現(xiàn)今企業(yè)內(nèi)部的管理制度進(jìn)行了介紹，同時(shí)也提出了這其中還存在著不少的問題，之后就提出了相關(guān)的優(yōu)化方案，一方面是對企業(yè)內(nèi)部人員的管理，另一方面使企業(yè)內(nèi)部不同管理部門也需要做一些事情，同時(shí)還要加大對制度本身的管理，從而讓企業(yè)內(nèi)部管理制度得到更好的優(yōu)化，從而在會計(jì)電算化條件下讓企業(yè)更好的發(fā)展！

（作者單位：連云港供電公司）

會計(jì)電算化內(nèi)部管理控制淺析:會計(jì)電算化內(nèi)部管理簡述

摘要：隨著計(jì)算機(jī)在會計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用與普及，會計(jì)信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計(jì)信息系統(tǒng)。由此，加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當(dāng)前企業(yè)要解決的首要問題。

關(guān)鍵詞：會計(jì)信息系統(tǒng)；控制措施；方法

隨著計(jì)算機(jī)在會計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用與普及，會計(jì)信息系統(tǒng)由傳統(tǒng)手工會計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展到電算化會計(jì)信息系統(tǒng)，傳統(tǒng)的會計(jì)核算手段、操作技能、信息傳輸及應(yīng)用環(huán)境、內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督對象等都發(fā)生重大變化，這使在與之相應(yīng)的會計(jì)理論基礎(chǔ)上形成的會計(jì)核算的內(nèi)容、方法、程序和對象發(fā)生了重大變化，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會計(jì)工作帶來了全新的變革。因此，加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施與方法成了當(dāng)前企業(yè)要解決的首要問題。

一、電算化環(huán)境下內(nèi)部控制系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)分析

（一）軟件開發(fā)和設(shè)計(jì)中存在的風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)有的通用財(cái)務(wù)軟件中，由于財(cái)務(wù)信息軟件開發(fā)人員考慮問題不夠全面，在財(cái)務(wù)軟件開發(fā)過程中，難以與實(shí)際工作中的一些情況相吻合，開發(fā)的軟件存在微小漏洞，給犯罪分子以可乘之機(jī)，正是這一空隙，犯罪分子運(yùn)用技術(shù)化、智能化等高科技手段進(jìn)行犯罪活動(dòng)。

（二）人為風(fēng)險(xiǎn)

雖然企業(yè)應(yīng)用現(xiàn)代化管理工具替代了陳舊落后、繁瑣的手工核算，減輕了會計(jì)人員的重復(fù)勞動(dòng)，但企業(yè)管理者在思想觀念上沒能及時(shí)轉(zhuǎn)變，嚴(yán)格而科學(xué)管理往往只停留在形式上。犯罪分子利用內(nèi)部防范制度的薄弱環(huán)節(jié)，不惜以身試法，利用合法身份，濫用或盜用操作密碼進(jìn)行越權(quán)操作，從而達(dá)到侵吞企業(yè)財(cái)產(chǎn)的目的。例如密碼過于簡單、電算主管授權(quán)沒有嚴(yán)格按照要求辦理、財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的初始數(shù)據(jù)和記賬憑證的修改沒能按規(guī)定進(jìn)行等。

（三）計(jì)算機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)

在財(cái)務(wù)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，會計(jì)核算，貨幣資金，信息存儲與傳遞等都采用電子文件形式存于計(jì)算機(jī)內(nèi)，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。由于在電算化系統(tǒng)下會計(jì)信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改而不會留下痕跡，往往使應(yīng)用人員和維護(hù)人員疏忽潛在危險(xiǎn)的存在。另外，不正常的程序結(jié)束操作也會造成存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)（如硬盤）部分或全部遭到破壞。蓄意的計(jì)算機(jī)病毒侵入并惡意攻擊，也會干擾和破壞系統(tǒng)的設(shè)置，破壞程度正常執(zhí)行及數(shù)據(jù)的完整。

二、電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施與方法

（一）從控制的形式上看

1制度控制，即完備有效的內(nèi)部控制制度是電算化內(nèi)部控制的基本保證。俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。每一事物的產(chǎn)生，都有其內(nèi)在的運(yùn)行規(guī)則，會計(jì)電算化代替手工也同樣有自己獨(dú)特運(yùn)行規(guī)則，需要一套完備的制度來約束。

2組織機(jī)構(gòu)控制。隨著會計(jì)電算化的快速發(fā)展，會計(jì)機(jī)構(gòu)也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整，如人員崗位責(zé)任制：人員崗位包括基本會計(jì)崗位和電算化崗位，其中基本會計(jì)崗位分為會計(jì)主管、出納、核算、稽核和檔案人員等。而電算化會計(jì)崗位則是操作員、電算維護(hù)員、電算主管。以上兩種工作崗位不得兼任，還要明確軟件開發(fā)人員、維護(hù)人員不能兼任操作員。建立各崗位人員的崗位責(zé)任制度，分工合理，責(zé)任明確。各崗位都得到一定的授權(quán)，并用密碼控制，防止非法操作，越權(quán)操作。這樣各崗位人員互相制約和互相牽制，從而防止違法行為的發(fā)生和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。

3程序的設(shè)計(jì)和操作控制。軟件的研制、開發(fā)一定要規(guī)范，開發(fā)、研制的軟件必須進(jìn)行全面、深入的調(diào)查，科學(xué)系統(tǒng)地分析和設(shè)計(jì)，必須符合財(cái)政部的《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。開發(fā)、研制出的軟件在投入運(yùn)行前必須經(jīng)上級有關(guān)部門的評審、鑒定，軟件的有關(guān)文檔資料必須齊全。會計(jì)電算化操作應(yīng)嚴(yán)格遵循會計(jì)業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行，在會計(jì)軟件中設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。

4數(shù)據(jù)的輸入、輸出和安全控制。會計(jì)電算化系統(tǒng)主要是由數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)通訊、數(shù)據(jù)保存，數(shù)據(jù)輸出幾個(gè)部分構(gòu)成。在這些環(huán)節(jié)中分析出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的可能性，分析系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中是否在實(shí)現(xiàn)各個(gè)功能時(shí)嵌入相應(yīng)的內(nèi)部控制措施，嵌入的內(nèi)部控制措施是否發(fā)揮作用，對于一些潛在的可預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)是否在系統(tǒng)中采取預(yù)防措施，是否對不可預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)的處理留有系統(tǒng)空間等等。由此保證各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、有效和全過程會計(jì)電算化的安全完整。在會計(jì)電算化工作中，電腦原始數(shù)據(jù)是由人工事先進(jìn)行審核和確認(rèn)后輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)的，因而自動(dòng)處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性完全依賴原始數(shù)據(jù)輸入時(shí)的準(zhǔn)確性。會計(jì)資料是單位的絕對機(jī)密，一旦泄露將給單位帶來不應(yīng)有的損失，而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會計(jì)資料極易泄露而不易發(fā)現(xiàn)。故會計(jì)電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理，以防被人竊取和篡改。存載數(shù)據(jù)介質(zhì)本身可能存在安全性能以及蓄意的計(jì)算機(jī)病毒的侵害是危害數(shù)據(jù)安全的兩大重要隱患。

5會計(jì)處理控制。要健全企業(yè)內(nèi)部定期檢查制度，對會計(jì)資料定期檢查，主要檢查全計(jì)電算化賬務(wù)處理正確與否，看是否遵照會計(jì)法規(guī)行事，審核費(fèi)用簽字是不是符合本單位的內(nèi)控制度要求，憑證附件是否完整等。審核計(jì)算機(jī)內(nèi)部數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如輸出的工資單與職工花名冊進(jìn)行對照檢查，防止錯(cuò)發(fā)工資等。

（二）從電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制內(nèi)容來看

1加強(qiáng)制度建設(shè)，增強(qiáng)制度意識。純粹的制度建設(shè)，如果沒有有效的執(zhí)行，也就等于沒有了制度。我們一方面在加強(qiáng)制度建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)該進(jìn)一步增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的制度意識，保證執(zhí)行力。當(dāng)然，建立健全的會計(jì)電算化制度，是電算化正常運(yùn)行的首要任務(wù)，包括建立會計(jì)電算化操作基本要求、會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份及軟盤管理制度、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和計(jì)算機(jī)病毒防治制度、電算化微機(jī)檔案管理制度等。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、組織和規(guī)劃，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員有關(guān)制度意識的教育，不僅僅是企業(yè)會計(jì)信息化發(fā)展的要求，更是企業(yè)會計(jì)電算化安全、有效運(yùn)行的保證。

2加強(qiáng)程序操作記錄。單位應(yīng)建立日常操作記錄制度，記錄操作時(shí)間，操作人員姓名，操作內(nèi)容等。另外，軟件的修改是難以避免的，對會計(jì)軟件進(jìn)行修改應(yīng)經(jīng)過周密計(jì)劃和嚴(yán)格記錄，修改過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。

3加強(qiáng)會計(jì)人員職能控制。由于會計(jì)電算化功能的相對集中，我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制，將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，以相應(yīng)的管理規(guī)章對系統(tǒng)中的各類人員進(jìn)行嚴(yán)密分工。通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會計(jì)信息的真實(shí)和可靠，減少發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性。職責(zé)分工首先是會計(jì)電算化使用部門與業(yè)務(wù)部門的職責(zé)相分離（業(yè)務(wù)部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員），盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，其次是財(cái)務(wù)部門電算化崗位內(nèi)部的職責(zé)分離。通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以補(bǔ)救不相容職能集中化的不足。例如在手工會計(jì)信息系統(tǒng)中其崗位設(shè)置一般為會計(jì)主管、出納、稽核、會計(jì)核算各崗等基本會計(jì)工作崗位。以電力系統(tǒng)會計(jì)電算化內(nèi)部控制管理為例，在實(shí)行電算前，會計(jì)部門的職能分工為會計(jì)主管、會計(jì)信息管理、資產(chǎn)管理、資金管理、預(yù)算管理、出納等。會計(jì)信息管理人員負(fù)責(zé)日常成本核算工作，資產(chǎn)管理人員負(fù)責(zé)工程及固定資產(chǎn)管理，資金管理人員負(fù)責(zé)資金的籌集，預(yù)算管理人員負(fù)責(zé)各項(xiàng)資金預(yù)算、成本預(yù)算以及工程預(yù)決算等，會計(jì)主管人員負(fù)責(zé)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合規(guī)、合法性審核，出納人員負(fù)責(zé)資金的結(jié)算，以上各崗位按照會計(jì)制度規(guī)定實(shí)行不相容崗位分離。在實(shí)行電算化后，各項(xiàng)職能分工均按照會計(jì)制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，有電算主管或系統(tǒng)管理員按照不相容崗位分離的原則對上述電算崗位設(shè)置相應(yīng)的功能權(quán)限、賬套權(quán)限、操作時(shí)間權(quán)限等。在功能權(quán)限設(shè)置上負(fù)責(zé)審核人員，不賦予制證權(quán)限，不兼任出納工作，對業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性以及完整性負(fù)責(zé)。制證人員賦予審核權(quán)限，出納人員不賦予除固定資產(chǎn)管理之外的其他工作，電算主管和系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)日常監(jiān)督、系統(tǒng)安全運(yùn)行、數(shù)據(jù)安全以及協(xié)調(diào)各工作人員關(guān)系等。會計(jì)檔案人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)光盤、系統(tǒng)光盤及各類紙制資料的保管工作，但系統(tǒng)光盤和數(shù)據(jù)光盤應(yīng)分開保管。

4加強(qiáng)會計(jì)人員的電算化培訓(xùn)工作。會計(jì)電算化信息系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件開發(fā)公司提供足夠的培訓(xùn)機(jī)會和時(shí)間。在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn)，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度、會計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、會計(jì)信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等。

5加強(qiáng)程序操作流程控制。為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率，應(yīng)制定相應(yīng)的上機(jī)守則與操作規(guī)程，規(guī)范程序操作。上機(jī)守則主要是對電腦機(jī)房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了會計(jì)業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。對日記賬和已結(jié)賬業(yè)務(wù)設(shè)置不可修改或逆操作程序，要修改必須通過編制記賬憑證沖正或補(bǔ)充登記來更正，以保證會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性。

6加強(qiáng)安全管理和控制。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制是指如何采取有效的內(nèi)部控制方法和措施來保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全，保證系統(tǒng)可靠地運(yùn)行。系統(tǒng)的安全控制包括系統(tǒng)的接觸控制、后備控制和環(huán)境安全控制等內(nèi)容。具體包括：

（1）嚴(yán)格按照會計(jì)人員崗位設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，對不相容崗位進(jìn)行嚴(yán)格分離。

（2）對電算主管、各操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、程序開發(fā)人員等的密碼設(shè)置做嚴(yán)密規(guī)定，禁止設(shè)置簡易的密碼，防止不相關(guān)人員盜用。

（3）建立日常數(shù)據(jù)備份制度，采用兩種以上方式定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式包括：服務(wù)器和工作站雙重備份、數(shù)據(jù)整體備份和分模塊備份。

（4）定期對財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，采取應(yīng)有的“病毒”防御措施，定期進(jìn)行殺“毒”，防止“病毒”入侵。

（5）禁止財(cái)務(wù)工作站與互聯(lián)網(wǎng)相連，切斷“病毒”入侵系統(tǒng)可能途徑，對數(shù)據(jù)的輸入進(jìn)行嚴(yán)格管理，輸入數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)人員的檢查無“病毒”后方可輸入。

（6）各級操作人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，除了按照規(guī)定做好會計(jì)人員交接工作外，還應(yīng)對用戶登錄名稱和密碼數(shù)據(jù)文件進(jìn)行備份，并防止用戶名和密碼被盜用。

7檔案管理控制。進(jìn)行微機(jī)檔案管理控制可以有效保證數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到損壞情況下，可以及時(shí)恢復(fù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，保證會計(jì)資料不會丟失，同時(shí)也保證了會計(jì)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。具體控制措施有：

（1）建立計(jì)算機(jī)檔案管理制度，注冊名、科目體系、報(bào)表數(shù)據(jù)來源、運(yùn)算關(guān)系、勾稽關(guān)系等各種初始化資料應(yīng)作為檔案保存。

（2）每月所有的賬簿、科目匯總表、清理賬戶清單、輔助賬頁應(yīng)及時(shí)分類歸檔保存。

（3）所有光盤、軟盤備份應(yīng)貼好明細(xì)標(biāo)簽歸檔，妥善保管，作為檔案資料保存。

（4）做好對會計(jì)電算化檔案的防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放于兩個(gè)不同的地點(diǎn)。同時(shí)，定期對磁性介質(zhì)保存的會計(jì)檔案進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計(jì)檔案丟失。

8加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是電算化會計(jì)下實(shí)施內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督的一種手段。在會計(jì)電算化環(huán)境下，由于審計(jì)對象的表現(xiàn)形式發(fā)生了改變，對內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。

首先應(yīng)加大對審計(jì)人員的高層次培訓(xùn)，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、電算化信息系統(tǒng)等方面培訓(xùn)，使審計(jì)人員能適應(yīng)會計(jì)信息化審計(jì)需要。其次，由于審計(jì)人員的能力有限，不可能對諸多領(lǐng)域全方位了解，故應(yīng)在外聘請專家協(xié)助審計(jì)。比如參與軟件的開發(fā)階段的可能性分析，軟件運(yùn)行環(huán)節(jié)升級可靠性審計(jì)、日常處理是否符合內(nèi)部控制要求等。最后，我們在制定完備的控制制度的同時(shí)，如果沒有有限的執(zhí)行，也是徒勞。從目前的國內(nèi)形式來看，由于執(zhí)行力不夠，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度失效時(shí)有發(fā)生，所以在制定制度的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)。

隨著電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，會計(jì)電算化的普及程度也越來越高，內(nèi)部會計(jì)控制中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對會計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的深入研究，必將使在會計(jì)電算化下形成新的會計(jì)理論和方法得到進(jìn)一步完善和發(fā)展，也使得電算化會計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善，真正做到保證會計(jì)信息的真實(shí)性、完整性和可靠性，為企業(yè)做出正確的決策提供有效的信息，給企業(yè)創(chuàng)造良好的會計(jì)效益。