電子文件論文精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子文件論文范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

[論文摘要]該文闡述電子政務(wù)環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對電子文件實施科學(xué)管理的具體措施和技術(shù)手段。

電子政務(wù)是指運(yùn)用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務(wù)系統(tǒng)實質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務(wù)，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點(diǎn)決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨(dú)立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運(yùn)行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點(diǎn)，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復(fù)勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進(jìn)行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計階段，檔案人員就要參與設(shè)計、進(jìn)行指導(dǎo)；就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關(guān)文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。

1.2“全程管理”原則

根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進(jìn)行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計與運(yùn)行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子文件管理系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計的系統(tǒng)應(yīng)對產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對文件進(jìn)行的技術(shù)操作，包括操作平臺的轉(zhuǎn)換、存儲位置的改變等都應(yīng)該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。

2電子公文的真實性保障

判斷傳統(tǒng)文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實性的準(zhǔn)則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M(jìn)行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運(yùn)作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)措施

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。

二是設(shè)置操作日志，自動記錄實施操作的人員、時間、內(nèi)容等。

三是對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機(jī)構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子文件簽章。

2.2身份識別技術(shù)

身份識別技術(shù)主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機(jī)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機(jī)會將這個通行字與存儲在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行比較驗證。如果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統(tǒng)進(jìn)行訪問；如果驗證不合法，計算機(jī)就會拒絕該用戶對系統(tǒng)進(jìn)行訪問。

2.3防寫技術(shù)

將數(shù)字信息文件設(shè)置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計算機(jī)上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達(dá)到保護(hù)其真實性的目的。

3電子公文的完整性保障

傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標(biāo)準(zhǔn)不再適用于電子文件。

目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機(jī)聯(lián)系的其他相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是指每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時，有關(guān)電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關(guān)的元數(shù)據(jù)都應(yīng)同時歸檔。在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機(jī)聯(lián)系，確保同一活動中形成的檔案信息完整性，應(yīng)盡可能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。對于在不同應(yīng)用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內(nèi)容相關(guān)的電子文件，如有關(guān)同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，則應(yīng)收集齊全并保持有機(jī)聯(lián)系。在電子政務(wù)系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構(gòu)成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應(yīng)納入歸檔的范圍。

4電子文件的可讀性保障

電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機(jī)系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同。這種差異必然導(dǎo)致在利用過程輸出時所使用的技術(shù)與方法的不同。又由于計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時所依賴的計算機(jī)軟硬件技術(shù)不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：4.1采用通用技術(shù)

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應(yīng)把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式；或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以XML文檔和RTF、TXT為通用文件格式；圖像電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；影像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關(guān)的軟件及其應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運(yùn)用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)進(jìn)行讀取。此法一般是針對那些無法轉(zhuǎn)換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)過計算機(jī)處理的動態(tài)影像文件，應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。

4.3拷貝法

拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下，適時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應(yīng)用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機(jī)軟硬件過時所引起的長期保存問題。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指將技術(shù)過時的存儲在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時地轉(zhuǎn)移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時就不再使用計算機(jī)軟硬件技術(shù)讀取，從而避免了計算機(jī)軟硬件過時所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數(shù)字化信息可遠(yuǎn)距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點(diǎn)。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉(zhuǎn)移到紙上或縮微品上。

4.5遷移法

遷移法就是將數(shù)字信息從一種技術(shù)平臺轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)平臺上的復(fù)制方法，它是計算機(jī)軟硬件變化適時改變數(shù)字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數(shù)據(jù)信息從一個存儲載體轉(zhuǎn)移到另一個存儲載體上，以進(jìn)行數(shù)字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對軟件依賴性強(qiáng)的格式遷移到對軟件依賴性低的通用格式上?；蛘邔?shù)字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標(biāo)準(zhǔn)格式中。目前遷移技術(shù)被認(rèn)為是保護(hù)數(shù)字信息長期存取的必須和恰當(dāng)?shù)倪x擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計算機(jī)技術(shù)的升級，還應(yīng)適時再遷移，從而使數(shù)字信息隨技術(shù)更新而一代一代地向下流存。

以上介紹的幾種方法，一般地說，對于使用頻率很高、軟硬件技術(shù)未過時的、僅是存儲載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法；對于使用頻率較高、軟硬件技術(shù)已快過時的，可采用遷移法；對于使用頻率較低、軟硬件技術(shù)已快過時的、并且確有長期保存價值的數(shù)字信息可用再生保存法。

5電子文件的安全性保障

建立健全科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進(jìn)行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強(qiáng)管理，以防不測。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項極為重要的措施。

5.2加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理和教育

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強(qiáng)對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實、可靠重要性的認(rèn)識，提高他們科學(xué)管理電子檔案的素質(zhì)，增強(qiáng)他們工作的責(zé)任感，并樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。

5.3建立全過程的管理制度

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)出了問題，都會影響到電子文件的真實可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失；電子文件歸檔時，要嚴(yán)格檢查相關(guān)文件是否收集齊全，否則就會給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時，要認(rèn)真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都將對數(shù)字信息的真實性與可靠性造成危害。

綜上所述，要實現(xiàn)電子政務(wù)環(huán)境下電子文件的科學(xué)管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應(yīng)的技術(shù)措施和手段，以確保管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2001.

篇(2)

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響

1對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

篇(3)

可能導(dǎo)致?lián)p失的風(fēng)險因素很多，課題組在第一輪調(diào)查問卷中，共挑選了21個“關(guān)鍵風(fēng)險因素”供專家評估，如表1所示。這些風(fēng)險因素涉及機(jī)構(gòu)內(nèi)外兩個方面的因素，其中1.1、1.2、2.1是外部環(huán)境因素，其余主要是機(jī)構(gòu)內(nèi)部因素。

為便于專家評估，課題組將風(fēng)險因素的危險程度分為5個等級，對應(yīng)著5個分值，最高危險等級為5，意指風(fēng)險因素的“負(fù)面影響會帶來嚴(yán)重的損失且波及范圍較大”；其次為危險等級4，意指風(fēng)險因素“負(fù)面影響比較顯著”；危險等級3的含義是指風(fēng)險因素“負(fù)面影響有限且一目了然”；危險等級2的含義是指風(fēng)險因素“負(fù)面影響極為有限”；最低的風(fēng)險等級為1，意指風(fēng)險因素“幾乎沒有任何負(fù)面影響，不需要特殊的保護(hù)措施”。每位被調(diào)查的專家需要分別給每個關(guān)鍵風(fēng)險因素確定分值。

為便于比較分析，我們根據(jù)危險等級平均值（以下簡稱評估值）的高低，將被評估的風(fēng)險因素分為四組，第一組為極嚴(yán)重風(fēng)險因素，評估值在4.5以上：第二組為嚴(yán)重風(fēng)險因素，評估值在4.0～4.5之間，第三組為較嚴(yán)重風(fēng)險因素，評估值在3.5～4.0之間，第四組為中度風(fēng)險，評估值在3.0～3.5之間。

中外專家的第一輪評估結(jié)果既存在相同之處，也存在著明顯的差異，表現(xiàn)在如下方面：

1.專家們的評估結(jié)果表示電子文件風(fēng)險客觀存在。雖然本次調(diào)查問卷的結(jié)果不可避免地要受到專家個人背景、知識結(jié)構(gòu)等方面的影響，但由于評估者皆為電子文件管理方面的資深專家，故結(jié)果具有代表性，能夠反映出人們對于電子文件風(fēng)險的一般認(rèn)識。中外專家給每個關(guān)鍵風(fēng)險因素的評估值都在3以上，所有風(fēng)險因素評估值的平均分為4，這說明課題組挑選的風(fēng)險因素切實存在于電子文件管理之中，它們帶給電子文件管理的負(fù)面影響是顯而易見的，確系關(guān)鍵風(fēng)險因素。

2.相對而言，國外專家的風(fēng)險意識要高于國內(nèi)專家。國外專家評定的危險等級超過4.5的極嚴(yán)重風(fēng)險因素有4個，其中有2個風(fēng)險因素的評估值為4.83，另外2個為4.6。國內(nèi)專家評定的極嚴(yán)重風(fēng)險因素只有2個，且評估值僅為4.5。這也許是發(fā)達(dá)國家電子政務(wù)建設(shè)的時間長，電子文件管理不當(dāng)?shù)膽K痛教訓(xùn)較多的緣故。

3.電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)缺失（1.2）、系統(tǒng)功能缺陷（3.13）、未遷移（3.18）是雙方共同認(rèn)定的危險程度很高的風(fēng)險因素。國外專家評估結(jié)果表示，“1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)”排名第一，評估值為4.83，系最嚴(yán)重的風(fēng)險因素；“3.18在系統(tǒng)升級、變換時未遷移電子文件”排名第二，評估值為4.6，是極嚴(yán)重風(fēng)險因素；“3.13電子文件管理系統(tǒng)沒有完整捕獲文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)或者背景信息的功能”排名第四，評估值為4.3，屬嚴(yán)重風(fēng)險因素。

國內(nèi)專家對這三個風(fēng)險因素的評估值均為4.38，并列排名第二，屬于嚴(yán)重風(fēng)險因素。

雙方專家給這三個因素的評估值都大于4.3，排名靠前。這三個因素都和電子文件管理方法的缺失有關(guān)。其中，管理標(biāo)準(zhǔn)為電子文件遠(yuǎn)離風(fēng)險指明了關(guān)鍵的管理步驟和管理方法；而設(shè)計合理的電子文件管理系統(tǒng)則是滿足電子文件管理需求的終極手段，①電子文件管理最終要依賴以軟件系統(tǒng)為中心的綜合性管理方法；②信息系統(tǒng)的頻繁變遷給具有系統(tǒng)依賴性的電子文件的閱讀輸出造成極大的障礙，這是電子文件管理者需要面對的首要難題，遷移是應(yīng)對該難題的一種解決辦法。中外專家對這三個風(fēng)險因素危險程度的共同認(rèn)定，反映了對科學(xué)有效的電子文件管理方法的迫切需求，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。

4.國外專家對威脅電子文件可讀性的風(fēng)險因素的評估值均高于國內(nèi)專家。除了給3.18打了高分之外，國外專家對另外兩個威脅電子文件可讀性的因素的評估值也明顯高于國內(nèi)專家。這兩個因素分別是“3.14沒有規(guī)定文件的格式”和“3.19未保存生成電子文件的軟硬件”。

表1關(guān)鍵電子文件風(fēng)險因素及其評估值

編號關(guān)鍵風(fēng)險因素國外專家國內(nèi)專家國內(nèi)專家

評估值第一次評估值第二次評估值

1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認(rèn)同3.004.134.38

1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)4.834.384.75

2.1沒有明確的主管部門3.504.004.13

3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視4.004.254.50

3.2資金嚴(yán)重不到位3.504.133.88

3.3機(jī)構(gòu)內(nèi)各有關(guān)部門、人員文件管理的職責(zé)不明確3.834.254.38

3.4業(yè)務(wù)人員缺乏責(zé)任心4.603.383.75

3.5文檔人員素質(zhì)不高，技術(shù)、管理能力差(如錯誤操作等)3.503.883.88

3.6機(jī)構(gòu)沒有制定科學(xué)合理的文件操作程序4.174.134.00

3.9未采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證技術(shù)3.673.883.63

3.10未定義各類用戶的存取權(quán)限或定義不當(dāng)3.834.003.75

3.12未采用有效的病毒實時監(jiān)視軟件3.304.003.88

3.13電子文件管理系統(tǒng)沒有完整捕獲文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)或者背景信息的功能4.334.384.38

3.14沒有規(guī)定文件的格式3.673.003.25

3.15沒有對文件生成、管理、利用過程進(jìn)行監(jiān)控、審計4.174.004.13

3.16沒有完善的備份措施4.004.504.63

3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全3.834.504.25

3.18在系統(tǒng)升級、變換時未遷移電子文件4.604.384.50

3.19未保存生成電子文件的軟硬件4.173.383.25

3.20沒有文檔保管場所安全保護(hù)措施4.834.134.38

3.21沒有針對本地易發(fā)天災(zāi)的防范措施4.403.884.00

5.國內(nèi)專家對威脅電子文件完整性的風(fēng)險因素的評估值均高于國外專家?！?.16沒有完善的備份措施”和“3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”是威脅電子文件完整性的風(fēng)險因素。國內(nèi)專家將最高評估值??4.5給了這兩個因素。而國外專家的評估值并不高，分別為4和3.83。這種差別反映了中外文件管理工作對文件質(zhì)量的不同追求。相比而言，我國更重視電子文件的完整，而國外更重視可讀和可用。

6.國外專家對自然因素的評估值明顯高于國內(nèi)專家。在21個風(fēng)險因素中，有兩個風(fēng)險因素是與自然因素直接相關(guān)，分別是“3.20沒有文檔保管場所安全保護(hù)措施”和“3.21沒有針對本地易發(fā)天災(zāi)的防范措施”。國外專家對這兩個風(fēng)險因素危險等級的評估值分別為4.83和4.4，排名分別為第一和第三；而國內(nèi)專家的評估值只有4.13和3.88，危險等級排名為第五和第七。

出現(xiàn)這種明顯差異，其原因可能在于9?11事件對于西方發(fā)達(dá)國家的沖擊。2001年9月11日，紐約世界貿(mào)易中心大樓倒塌，位于這座大樓中的許多公司，因為其所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)被毀，無法繼續(xù)業(yè)務(wù)活動，只得申請破產(chǎn)。世界著名的摩根?斯坦利銀行的總部及其數(shù)據(jù)也毀于這次事件中，但是該銀行采用了數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，在數(shù)英里外的新澤西州的蒂內(nèi)克保留著備份數(shù)據(jù)，在重新安裝好硬件系統(tǒng)后，第三天就恢復(fù)了營業(yè)。③

國內(nèi)專家給自然因素打低分的理由是，雖然火災(zāi)、洪水、地震等自然環(huán)境風(fēng)險一旦發(fā)生，造成的損失往往是毀滅性的，但是發(fā)生的概率比較低，而且風(fēng)險應(yīng)對方法比較簡單，比較容易防范。根據(jù)以往歷史記錄，這種自然災(zāi)害造成的風(fēng)險損失不是很突出。

7.國內(nèi)專家對法律、體制和資金因素的評估值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于國外專家。在所有風(fēng)險因素中，中外專家對“1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認(rèn)同”的評估值差別最大。國外專家的評估值僅為3，排名最后；而國內(nèi)專家的評估值高達(dá)4.13。對電子文件實行科學(xué)管理的前提就是承認(rèn)電子文件作為正式文件的法律地位，即電子文件是電子的真實記錄，是政府行使職能合法、有效的憑證，是政府記憶得以延續(xù)的手段。課題組在調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，盡管《電子簽名法》頒布，但是現(xiàn)實世界中電子文件的憑證效力仍然備受懷疑，絕大多數(shù)單位采用了雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決方案，忽視電子文件的全程管理與長久保存。而沒有單軌制的政府電子文件管理，就不可能有全面的電子政務(wù)戰(zhàn)略。與此形成鮮明對比的是沒有一個發(fā)達(dá)國家將雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決之道，所有的研究與探索都以電子證據(jù)的長久保存與資源共享為目標(biāo)。國內(nèi)外評估值的差異恰好反映了我國在電子政務(wù)建設(shè)尚不夠深入。

與體制相關(guān)的因素有三個，分別是“2.1沒有明確的主管部門”、“3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視”和“3.3機(jī)構(gòu)內(nèi)各有關(guān)部門、人員文件管理的職責(zé)不明確”。國外專家的評估值為3.5、4、3.83，危險程度不高；國內(nèi)專家的評估值則為4、4.24和4.25，都屬于嚴(yán)重風(fēng)險因素。由此可見發(fā)達(dá)國家文檔管理的宏觀體制以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理體制相對完善。不過，從評估值來看，國外專家也較為認(rèn)同領(lǐng)導(dǎo)重視的重要性。

無論是開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)、配置計算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、購買存儲載體，還是系統(tǒng)的維護(hù)和更新?lián)Q代都需要一定的資金投入。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不同，國內(nèi)外專家對資金因素（3.2）危險等級的判斷也截然不同，國內(nèi)專家的評估值為4.13，國外專家的評估值僅為3.5。

可見法律、體制、資金都是帶有“中國特色”的風(fēng)險因素。

8.國外專家對業(yè)務(wù)人員責(zé)任心缺失這一風(fēng)險因素的評估值高于國內(nèi)專家。中外專家在“3.4業(yè)務(wù)人員缺乏責(zé)任心”評估值差異也極為明顯，分別為3.38和4.6，分別被判斷為“中度風(fēng)險因素”和“極嚴(yán)重風(fēng)險因素”，僅次于法律風(fēng)險的評估差異。也許在法制傳統(tǒng)比較悠久、制度規(guī)范相對健全的環(huán)境中，人員主觀能動性的重要性便會凸現(xiàn)。

二、第二輪專家評估結(jié)果的分析

第一輪調(diào)查之后，課題組仔細(xì)研究了專家們的評估結(jié)果和研究建議，調(diào)整了調(diào)查問卷的結(jié)構(gòu)，將風(fēng)險因素按照發(fā)生的層面不同劃分為宏觀、中觀和微觀三個層次，新增了5個分布在宏觀和中觀層面的外部環(huán)境因素；在個別問題的描述上也略有改動。

為使本文主題集中，我們?nèi)匀灰栽嫉?1風(fēng)險因素作為比較對象。在本輪評估中，大多風(fēng)險因素的評估值有變化，不過變化幅度并不是太大，未出現(xiàn)顛覆性的意見，上一輪評估結(jié)果中顯示的中外差異仍然存在。由此可見，由于管理體制、信息化水平、觀念等方面的差別，我國的電子文件風(fēng)險確實與發(fā)達(dá)國家存在較為明顯的區(qū)別?？v向比較，國內(nèi)專家第二輪評估結(jié)果顯示：

1.就總體而言，風(fēng)險因素的評估值增高。無論是最高值、最低值，還是平均值，第二輪專家評估值都高于第一輪。這說明專家們對電子文件風(fēng)險的認(rèn)同度增加了。在某種程度上，這樣的變化肯定了電子文件風(fēng)險研究的意義和必要性。

2.電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)缺失（1.2）的評估值升至第一。“1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)”由第一輪中的第二攀升到了榜首，評估值增加了0.37，是評估值增幅最大的兩個風(fēng)險因素之一（另一個是3.4），這再次說明該問題的重要性。隨著美國、歐盟、澳大利亞、加拿大等國家和地區(qū)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的紛紛出臺和推廣應(yīng)用，相比而言，我國在標(biāo)準(zhǔn)制定與貫徹方面的缺陷愈發(fā)令人心焦。

3.法律、體制等軟性風(fēng)險因素的評估值繼續(xù)走高。法律風(fēng)險因素1.1，體制風(fēng)險因素2.1、3.1、3.3在本輪調(diào)查中的評估值高于第一輪。其中“3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視”更是以4.5的得分由“嚴(yán)重風(fēng)險因素”晉升為“極嚴(yán)重風(fēng)險因素”。

4.資金、技術(shù)等硬性風(fēng)險因素的評估值普遍降低。在整體評估值增長的前提下，資金、技術(shù)等硬性風(fēng)險因素的評估值卻呈現(xiàn)下降的趨勢。除了“3.16沒有完善的備份措施”、“3.18在系統(tǒng)升級、變換時未遷移電子文件”這兩個技術(shù)因素之外，資金因素3.2及技術(shù)因素“3.9未采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證技術(shù)”、“3.10未定義各類用戶的存取權(quán)限或定義不當(dāng)”、“3.12未采用有效的病毒實時監(jiān)視軟件”、“3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”的評估值均低于第一輪的評估結(jié)果，3.3、3.10、3.12更是由“嚴(yán)重風(fēng)險因素”降級為“較嚴(yán)重風(fēng)險因素”。

5.自然風(fēng)險和保管場所風(fēng)險的評估值有所增長。自然風(fēng)險和保管場所風(fēng)險直接針對的是文件的物質(zhì)實體，帶來的危害可能是毀滅性的。因此，第二輪調(diào)查結(jié)果顯示風(fēng)險因素3.20和3.21的評估值都有所增長。

6.“人本”意識有所增強(qiáng)?！?.4業(yè)務(wù)人員責(zé)任心不強(qiáng)”是在法律風(fēng)險因素2.3之外評估值增幅最大的另一風(fēng)險因素，由“中度風(fēng)險因素”躋身于“較嚴(yán)重風(fēng)險因素”，人員主觀能動性的重要程度在本輪調(diào)查中有所提升。

三、對評估結(jié)果的綜合分析

中外專家評估結(jié)果的異同反映了信息化程度不同的國家在電子文件風(fēng)險認(rèn)識上的異同，為我國電子文件管理工作發(fā)展方向的確定提供了依據(jù)。通過本次專家的評估，我們至少可以得出以下幾點(diǎn)結(jié)論：

1.電子文件風(fēng)險管理是電子文件管理的必要組成。專家評估的結(jié)果表明，電子文件風(fēng)險是客觀存在的。被評估的風(fēng)險因素中，超過一半的風(fēng)險因素的危險級別都高于4，負(fù)面影響比較顯著。當(dāng)今社會，危機(jī)管理、風(fēng)險管理已經(jīng)成為政府管理的常態(tài)性工作。將風(fēng)險管理方法引入電子文件管理領(lǐng)域，是電子文件管理的客觀要求，也是電子政務(wù)建設(shè)的必要內(nèi)容。

2.電子文件風(fēng)險來自多個方面，必須構(gòu)筑起全方位的應(yīng)對體系。為中外專家所承認(rèn)的關(guān)鍵風(fēng)險因素多種多樣。無論是極嚴(yán)重、嚴(yán)重、較嚴(yán)重還是中度風(fēng)險因素，都有來自多個層次、多個領(lǐng)域的風(fēng)險因素。為了有效防范和控制風(fēng)險，提高管理質(zhì)量，必須構(gòu)筑起全方位的應(yīng)對體系，關(guān)系到政府機(jī)關(guān)、主管部門、研究團(tuán)體、軟件提供商等多種機(jī)構(gòu)，文件生成、處理、管理、利用的各類的管理人員和操作人員，保管場所、信息基礎(chǔ)設(shè)施、文件管理業(yè)務(wù)、系統(tǒng)設(shè)計、規(guī)范體系、人員素質(zhì)和觀念等多個方面。

3.克服法律、體制、標(biāo)準(zhǔn)方面的障礙，是我國應(yīng)對電子文件風(fēng)險之路上的當(dāng)務(wù)之急。電子管理標(biāo)準(zhǔn)是中外專家公認(rèn)的極嚴(yán)重風(fēng)險因素。但同時，中外專家對于體制、法律風(fēng)險因素的評估卻截然不同，中方的評估值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于外方，而且在得知國外專家評價結(jié)果的情況下，在第二輪評估非但沒有降低評估值，反而加大了分值。這個結(jié)果真實地反映了處于不同發(fā)展階段的電子文件管理工作的社會條件。

隨著電子政務(wù)建設(shè)的推進(jìn)，發(fā)達(dá)國家紛紛建立電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，并憑借著其堅實的法治傳統(tǒng)，通過軟件的標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證、標(biāo)準(zhǔn)咨詢服務(wù)等手段推動電子文件管理工作。而同樣的路徑在我國未見得能夠起到同樣的效果。這是因為我國法治化、規(guī)范化管理基礎(chǔ)較為單薄，而法律、體制的障礙不除，即便標(biāo)準(zhǔn)得以制定，由于欠缺制度上的保障，標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實施過程必定充滿艱辛。因此，法律、體制、標(biāo)準(zhǔn)的完善必須齊頭并進(jìn)。在某種意義上，法律的健全、體制的完善更為重要。

注釋：

①趙屹，陳曉暉．電子文件管理的終極解決之道．檔案學(xué)通訊，2002(2)

篇(4)

【關(guān)鍵詞】開源軟件/電子文件/文件格式選用

1.引言

本文所述的電子文件，指在文件管理體系中起到傳送、鑒定和保存作用的以頁面形式顯示的數(shù)字文件。電子文件廣泛應(yīng)用于圖書出版、檔案管理、電子商務(wù)、電子政務(wù)等領(lǐng)域。目前，普遍接受的兩種的電子文件格式是PDF和DiVu。PDF（PortableDocumentFormat，便攜式文檔格式）是由Adobe公司開發(fā)的格式。DjVu格式是由AT&T實驗室開發(fā)的格式。從實現(xiàn)上來說，PDF和DjVu分別是有代表性的基于圖形的格式和基于圖像的格式。常見的電子文件格式還有微軟的CHM和LIT、華康WDL、方正CEB、超星PDG、書生SEP等。

字處理文件格式有時也起到電子文件的作用，如RTF、微軟DOC、金山WPS等；擴(kuò)展標(biāo)記語言XML經(jīng)常用于信息的共享和交換，在附加樣式單或經(jīng)過轉(zhuǎn)換后也能夠以頁面形式顯示。因為使用它們的主要方式有所不同，本文的討論將不涉及這些格式。

開源軟件的歷史不長，但是已經(jīng)形成了一種潮流。開源軟件對電子文件管理產(chǎn)生了顯著的影響。向大眾開放文件格式的源代碼（包括讀寫、轉(zhuǎn)換、加密等），有利于這種格式增強(qiáng)適用性和可靠性，有利于這種文件格式獲得廣泛接收。選用開源的文件格式有助于文件的長期保存，減少信息丟失的風(fēng)險。

本文以PDF和DjVu為研究對象，對照國外的其他一些格式，從文件流通和文件保存兩個方面比較它們各自的特點(diǎn)和在開源軟件運(yùn)動中所處的地位。本文指出支持開源的程度，將成為今后用戶選用電子文件格式時的考慮的主要因素。

第2節(jié)分析文件格式的開源情況。第3節(jié)和第4節(jié)分別討論開源軟件對文件流通和文件保存環(huán)節(jié)的影響。第5節(jié)是對其他國外格式的一個簡單調(diào)查。第6節(jié)是結(jié)論。

2.開源情況

開源軟件(OpenSourceSoftware)，也稱為自由軟件(FreeSoftware)，其中的“Free”指自由地使用、學(xué)習(xí)、修改和分享軟件。分享開源軟件的自由意味著人們可以使用和翻譯這些軟件而不用支付任何費(fèi)用。有些可以免費(fèi)使用的軟件，如共享軟件(shareware)和免費(fèi)軟件(freeware)，不能被用來研究、修改和分享，所以不是開源軟件。

開源軟件由一些志愿者發(fā)起，已經(jīng)開發(fā)出了OS、GUI以及大量的應(yīng)用程序。Linux是開源軟件的典型代表，在質(zhì)量、外觀和健壯性上都能與私有軟件（如Windows）媲美。著名的開源軟件社區(qū)有SourceForge()等。像IBM和Sun這樣的大型計算機(jī)公司也支持和開發(fā)開源軟件。

越來越多的歐美地區(qū)的管理部門已經(jīng)制定或正在制定提倡使用開源軟件代替私有系統(tǒng)的政策。這不僅使它們不再依賴于商業(yè)軟件供應(yīng)商，而且也幫助扶持了自己的軟件開發(fā)產(chǎn)業(yè)。由于開源軟件成為潮流，而且質(zhì)量上乘，許多政府選擇開源軟件進(jìn)行本地化，為政府信息化服務(wù)。

PDF是商業(yè)公司開發(fā)的一種文件格式，已經(jīng)有很長的歷史。PDF的規(guī)范是公開的，如最新的PDF1.5規(guī)范可以網(wǎng)上免費(fèi)獲取。Adobe公司的電子文檔閱讀器AcrobatReader是免費(fèi)的。但是，處理PDF文件的主要應(yīng)用軟件Acrobat、Distiller、Designer等是商業(yè)軟件，價格比較昂貴。

由于PDF格式非常復(fù)雜，特別是使用了對象技術(shù)，開發(fā)PDF應(yīng)用是一項復(fù)雜的工作。KPDF是Unix/Linux的第三方閱讀器。一些免費(fèi)的PDF庫，如PDFlib和xpdf，是二進(jìn)制的，而且功能不夠完整。這就形成了一個技術(shù)壁壘。國內(nèi)只有很少的商業(yè)公司有能力開發(fā)PDF應(yīng)用軟件。

近年來，隨著開源運(yùn)動的發(fā)展，出現(xiàn)了很多開源的PDF項目。其中，規(guī)模較大的是iText，它是一個由Java編寫的開源的PDF庫，帶有簡單的GUI。同時，這個項目組用C#編寫了iTextSharp，供平臺上的用戶使用。iText對PDF的讀寫提供了全面的支持。

比較而言，DjVu最初是由實驗室開發(fā)的，設(shè)計的出發(fā)點(diǎn)就支持開源。DjVu的主要資源網(wǎng)站有等。DjVu的參考庫包含了由C++編寫的解碼程序和部分編碼程序，其中解碼程序具有基于Qt技術(shù)的GUI以及NS瀏覽器插件，編碼程序是一些命令行子程序。另外，Windows平臺上開源項目WinDjView是一個小巧的DjVu閱讀器，功能較完善，并提供VisualC++的源代碼。

AT&T實驗室把DjVu的商業(yè)開發(fā)權(quán)利轉(zhuǎn)讓給了LizardTech公司()。LizardTech的主要DjVu產(chǎn)品有免費(fèi)DjVuSolo，收費(fèi)的DocumentExpressEditor和DocumentExpressEnterprise。DjVuSolo支持由圖像制作單個DjVu文件。DocumentExpressEnterprise是一個工作流式的制作工具，目前最新的版本是5.1。它能夠從圖像文件或PDF/PS文件批量制作DjVu文件。另外，它支持中英文的OCR，以及添加數(shù)字水印。

3.文件流通

電子文件的流通，是指電子文件在機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動中的發(fā)文、文件流轉(zhuǎn)和收文等過程。在電子文件的生命周期中，文件的流通是很重要的環(huán)節(jié)。在現(xiàn)實中，各機(jī)構(gòu)使用的平臺和軟件多種對樣。如果發(fā)送方與接收方的軟件不兼容，那么即使文件傳送成功，接收方也未必能讀取信息，為此，需要選擇一種通用的文檔格式，使電子文件能實現(xiàn)無障礙流通。

PDF文檔由一系列的頁面組成，每幅頁面都包括正文、字形、邊緣、版面、圖形和背景等數(shù)據(jù)。PDF文件能夠在各種軟件中生成，并保留原有文件的內(nèi)容和外觀。PDF文檔顯示風(fēng)格一致，能夠滿足政府、法律、財經(jīng)和IT等行業(yè)對于文檔或表單的嚴(yán)格規(guī)范要求。

PDF支持動態(tài)表單系統(tǒng)，提供加注釋標(biāo)記或數(shù)字簽章的功能，為文件收發(fā)雙方針對電子文件的交互流動提供了可能，適用于機(jī)構(gòu)內(nèi)部公文呈轉(zhuǎn)或在線交易。PDF提供不同級別的安全控制，有利于文件的安全管理。PDF提供比較、鑒定工具，有利于確認(rèn)文件的真實性、完整性。不過，這些功能只有Adobe的軟件才能很好地支持。

DjVu格式將圖像分為背景層（紋理和圖片）、前景層（文本和線條）和掩碼層（形狀庫）。DjVu用高分辨率來還原文字，從而最大限度地提高可辨性；同時用較低的分辨率來壓縮背景圖片，從而使整個圖像的質(zhì)量得到了保證。DjVu采用分層顯示，而不是等到整幅圖片都被解碼之后才顯示，使得圖片顯示的速度有很大提高。

DjVu具有與PDF類似的超鏈接、注釋、元數(shù)據(jù)功能。DjVu的前景層能夠被OCR識別，識別的結(jié)果入到可搜索的隱藏文本層中。目前，OCR引擎沒有包含在DjVu的開源代碼中。由于尚缺乏中文OCR的開源代碼，這將成為DjVu進(jìn)入中文市場的一個不利因素。

DjVu格式能夠與數(shù)字水印系統(tǒng)相結(jié)合，保證數(shù)字文件的真實性和在網(wǎng)絡(luò)上被合法使用?？梢詫⒁粋€標(biāo)識圖像與宿主圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行疊加，形成帶可見水印的圖像，或者將一個特定的序列號經(jīng)過加密算法嵌入宿主圖像數(shù)據(jù)得到不可見水印。

開源對文件的流通和使用有下面兩個方面的影響：

(1)適用性。開源軟件能夠按照具體的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行定制或進(jìn)行有效的二次開發(fā)。Adobe公司并沒有提供PDF的開源代碼，因此相當(dāng)長時期內(nèi)PDF的定制就顯得非常困難。需要指出的是，DjVu的開源代碼數(shù)學(xué)性很強(qiáng)，修改起來并不容易。DjVu代碼的可讀性和可修改性都有提高的必要。

(2)可靠性。源代碼對于理解文件格式的工作原理和修補(bǔ)文件格式的錯誤是很重要的。PDF是一種復(fù)雜的結(jié)構(gòu)化文件格式，有理由對它的安全漏洞和“后門”問題給予更多的關(guān)注，特別是在敏感的應(yīng)用場合。國內(nèi)用戶有時更愿意選擇類似PDF的國產(chǎn)格式，如方正CEB等。

4.文件保存

電子文件格式的選

擇對保證數(shù)字信息的可讀性起到關(guān)鍵的作用。產(chǎn)生電子文件的部門處于不同的領(lǐng)域、有不同的事務(wù)處理需求，在工作中產(chǎn)生了各種各樣格式的文件。軟件開發(fā)商有針對性，很少考慮到文件格式的長期保存能力。為了使各種數(shù)字文件信息能夠在將來繼續(xù)被利用，必須在繁多的文件格式中進(jìn)行選擇，選取有利于長期保存的電子文件格式。

PDF在世界上擁有眾多用戶，有許多第三方公司支持。PDF有可能成為電子出版物的國際標(biāo)準(zhǔn)。廣泛的支持者和眾多的合作者，成為PDF格式長期發(fā)展的基礎(chǔ)。PDF可以從任何支持標(biāo)準(zhǔn)印刷語言PostScript的應(yīng)用系統(tǒng)中產(chǎn)生。AcrobatWriter支持把常見的字處理文件如.txt、rtf和.doc等轉(zhuǎn)換為PDF文件。PDF還可以從掃描文檔中產(chǎn)生，使傳統(tǒng)文件數(shù)字化后得到外觀非常接近于原件的電子文檔。

迄今為止，已公布的PDF規(guī)范的版本都是向下兼容的。不過，由于數(shù)據(jù)遷移的窗口時間較短暫，對PDF文件仍需要合理規(guī)劃以減少數(shù)據(jù)丟失。PDF采用CCITTGroup4無損壓縮算法。由掃描文件制作的PDF文件體積較大，有時需要進(jìn)一步壓縮。

如今DjVu的用戶數(shù)量遠(yuǎn)不如PDF。但是，AT&T開放參考庫的做法為DjVu在開源社區(qū)爭取到了很多支持。已經(jīng)開發(fā)的項目有不同平臺上的瀏覽器、圖像轉(zhuǎn)換器、javascript搜索引擎、在線格式轉(zhuǎn)換服務(wù)器()等。在美國，DjVu已經(jīng)擁有很多政府、企業(yè)以及檔案部門等的客戶。

DjVu對背景層采用小波壓縮算法IW44，壓縮后文件大小非常理想，能夠顯著地節(jié)省存儲空間。對包括文字和圖像的彩色文件來說，DjVu文件在同等質(zhì)量下其大小通常只有JPEG文件的1/5-1/10。對由掃描文件制作的黑白PDF文件來說，DiVu文件只相當(dāng)于它們的1/2-1/4。

文件保存方面與開源有關(guān)的兩個關(guān)鍵問題是：

(1)保存成本。擁有源代碼使用戶可以自主控制應(yīng)用中與文件格式有關(guān)的模塊，而不必受制于格式的開發(fā)者。PDF本身很復(fù)雜，而且功能擴(kuò)充很快，對第三方開源項目的升級來說是一個挑戰(zhàn)。大多數(shù)PDF用戶仍依賴于Adobe的技術(shù)支持。DjVu的發(fā)展時間還不長，已經(jīng)轉(zhuǎn)入了商業(yè)開發(fā)。未來DiVu能夠繼續(xù)保持完全開源的地位，存在一些不易預(yù)測的變數(shù)。

(2)信息耗損。作為一種長期保存的文件格式，要盡量降低格式轉(zhuǎn)換或數(shù)據(jù)壓縮造成的信息損耗。PDF的矢量圖形元素不會耗損，圖像采用無損壓縮也不會耗損。DjVu技術(shù)同時支持無損壓縮和有損壓縮，采用無損壓縮時壓縮性能有較大的下降。需要注意的是，DjVu的開發(fā)者對開源代碼有一定保留，公開的算法并不一定是最優(yōu)的。

5.其他格式

與微軟公司的字處理文件DOC不同，它的電子文件格式并不普及。CHM格式是微軟的基于HTML的幫助文件。CHM支持與HTML相關(guān)的各種技術(shù)，并可以通過URL與Internet聯(lián)系在一起。CHM可以直接在Windows系統(tǒng)上打開，制作工具有WinCHM和PowerCHM等。LIT格式是軟件MicrosoftReader的專有格式。MicrosoftReader是一個易用的電子文件閱讀器，但是目前還不支持中文。

此外，國外的電子文件格式還有SWB、EBX、EBK等。SWB格式是軟件WinEbookCompiler的專有格式；EBX格式是軟件GlassbookReader的專有格式；EBK格式是Voyager公司制定的格式。這幾種格式主要用于電子圖書，而且市場份額不大。

6.結(jié)論

開源軟件對電子文件格式及其支持軟件產(chǎn)生了深刻影響。PDF和DjVu是國外的兩種主流電子文件格式。一方面，完整的第三方開源軟件的出現(xiàn)，對Adobe的壟斷地位提出了挑戰(zhàn)。另一方面，PDF原先的技術(shù)壁壘降低了，這有利于PDF的進(jìn)一步普及。DjVu作為一種技術(shù)先進(jìn)的開源軟件出現(xiàn)，近些年得到快速發(fā)展，已經(jīng)轉(zhuǎn)入大規(guī)模的商業(yè)開發(fā)。

從技術(shù)上看，基于圖形的格式和基于圖像的格式有互補(bǔ)性，分別側(cè)重不同的應(yīng)用場合。同時，文件格式的開發(fā)機(jī)構(gòu)之間存在一定的協(xié)作關(guān)系，主流文件格式之間通常有可轉(zhuǎn)換性。用戶在選用格式時有很大的余地。可以預(yù)見，在國內(nèi)市場上這兩種格式以及其他格式將形成長期競爭的局面。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉家真主編.電子文件管理——理論與實踐.科學(xué)出版社，2003

[2]馮惠玲主編.電子文件管理教程.中國人民大學(xué)出版社，2001

[3]Adobe,PDFReference(fourthedition),/devnet/pdf/pdfs/PDFReference15_v5.pdf

[4]BottouL,etal.HighQualityDocumentImageCompressionwithDjVu.JournalofElectronicImaging,7(3):410-428,1998

[5]Microsoft,RTFspecification,version1.8,/downloads

篇(5)

關(guān)鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理

隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，電子文檔被廣泛的應(yīng)用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導(dǎo)致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強(qiáng)建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我國建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀

我國建筑工程電子文檔與發(fā)達(dá)國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導(dǎo)致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認(rèn)識到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強(qiáng)的操作，因此對于相關(guān)文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無法完成復(fù)雜的文件檔案管理工作，這就導(dǎo)致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責(zé)界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責(zé)界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計算機(jī)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，但計算機(jī)技術(shù)人員由于缺乏相關(guān)的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。1.3電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴(yán)重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導(dǎo)致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強(qiáng)。1.4對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質(zhì)的文件檔案進(jìn)行替換。對紙質(zhì)文檔的替換工作十分復(fù)雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準(zhǔn)確完整的情況。

2實現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施

針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應(yīng)的措施，來保證良好的文件管理，從而實現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎(chǔ)。2.1對建筑工程電子文件實行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復(fù)雜，如果沒有統(tǒng)一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。2.2明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責(zé)可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設(shè)立專門的檔案管理人員，對相關(guān)電子文件進(jìn)行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強(qiáng)對于檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作專業(yè)性，增強(qiáng)電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關(guān)的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進(jìn)行整理，在工程項目進(jìn)行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業(yè)人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。2.5提高對于電子文件的鑒定技術(shù)。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關(guān)項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內(nèi)容?；谶@樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術(shù)，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性?？梢云赣脤I(yè)的鑒定人員，對電子文件的內(nèi)容進(jìn)行查詢，確保電子文件沒有相關(guān)內(nèi)容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關(guān)體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內(nèi)容需要進(jìn)行核實，另一方面，對于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵導(dǎo)致文件受損等情況的發(fā)生。同時要嚴(yán)防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。

建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎(chǔ)，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準(zhǔn)確的記錄工程項目中的各項內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準(zhǔn)確真實。只有實現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發(fā)展空間。

作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項目評審中心

參考文獻(xiàn)

篇(6)

以燕山大學(xué)為例，電子文獻(xiàn)資源的語種包括中文和外文兩種；所屬學(xué)科包含經(jīng)濟(jì)/管理、法律/政治、材料科學(xué)、機(jī)械工程、生物科學(xué)/生物工程、體育、光學(xué)/儀器、化學(xué)/化工、環(huán)境科學(xué)、交通運(yùn)輸、電氣/控制/自動化、藝術(shù)/傳媒、語言/文學(xué)、哲學(xué)/宗教、數(shù)學(xué)/物理、信息科學(xué)/計算機(jī)/電子技術(shù)、土木工程/建筑、動力/能源/礦業(yè)、圖書館/情報/檔案，共19個學(xué)科；應(yīng)用學(xué)院包括機(jī)械工程學(xué)院、材料科學(xué)與工程學(xué)院、電氣工程學(xué)院、信息科學(xué)與工程學(xué)院、軟件學(xué)院、建筑工程與力學(xué)學(xué)院、車輛與能源學(xué)院、環(huán)境與化學(xué)工程學(xué)院、經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院、理學(xué)院、外國語學(xué)院、文法學(xué)院、公共管理學(xué)院、學(xué)院、藝術(shù)與設(shè)計學(xué)院、體育學(xué)院，共16個學(xué)院；資源類型包括期刊、學(xué)位論文、報紙、視頻、年鑒、參考工具、電子圖書、工具書、專利、會議論文、標(biāo)準(zhǔn)、音頻、案例、科技成果、法律法規(guī)、事實型數(shù)據(jù)，共16種；揭示深度包括全文、文摘、題錄、目錄、事實5種；文獻(xiàn)來源分為購買數(shù)據(jù)庫、免費(fèi)數(shù)據(jù)庫、NSTL提供、國家圖書館提供、自建數(shù)據(jù)庫、試用數(shù)據(jù)庫6類。另一方面，電子文獻(xiàn)資源的采購方式和采購年限也并不統(tǒng)一。中文電子文獻(xiàn)資源多采用自主談判的方式進(jìn)行，外文電子資源分為DRAA組團(tuán)和自主談判兩種采購方式。采購年份根據(jù)學(xué)校經(jīng)費(fèi)情況以及DRAA聯(lián)盟采購方案要求分為1年合同、2年合同以及多年合同。電子文獻(xiàn)資源類型的多樣化、采購方式及采購年限的差異化加大了高校圖書館電子文獻(xiàn)資源采購管理工作的難度，對電子文獻(xiàn)資源采購工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化管理成為圖書館建設(shè)的重中之重。高校圖書館迫切需要一套基于網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的、可內(nèi)部共享的、便于使用與維護(hù)的電子文獻(xiàn)資源采購管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)對電子文獻(xiàn)資源生命周期全過程的高效管理。

2電子文獻(xiàn)資源采購流程的設(shè)計

電子文獻(xiàn)資源在圖書館的生命周期包括選擇評估、提供試用、試用情況評估、溝通談判、組織購買、使用評估幾個階段。其中，對于參加DRAA聯(lián)盟組團(tuán)的外文電子文獻(xiàn)資源的采購可以省去溝通談判環(huán)節(jié)。在電子文獻(xiàn)資源的采購工作中，資源評估是前提工作，談判購買是核心工作。高校圖書館要對每一個新增電子文獻(xiàn)資源進(jìn)行試用前評估，分析新增資源是否與已有資源重復(fù)、是否能對教學(xué)科研起到輔助作用以決定是否提供試用；要對每一個試用電子文獻(xiàn)資源在試用期內(nèi)的使用情況進(jìn)行評估，以決定是否組織購買；要對每一個購買數(shù)據(jù)庫在合同期內(nèi)的使用情況進(jìn)行評估，以決定是否續(xù)訂。對通過評估的電子文獻(xiàn)資源，圖書館可以通過參加DRAA聯(lián)盟組團(tuán)和自行談判兩種方式開展采購工作。

3系統(tǒng)功能實現(xiàn)

圖書館電子文獻(xiàn)資源采購管理系統(tǒng)讀入圖書館采購電子文獻(xiàn)資源的基本信息、年度采購信息、聯(lián)系人信息以及集團(tuán)采購方案信息，可按照年度查詢本年度電子文獻(xiàn)資源采購?fù)瓿汕闆r以及下一步工作任務(wù)，可按照指定數(shù)據(jù)庫查詢該數(shù)據(jù)庫歷年采購情況，以明確數(shù)據(jù)庫價格漲幅情況，并對數(shù)據(jù)庫的采購價格進(jìn)行預(yù)測。該系統(tǒng)還具有電子文獻(xiàn)資源合同信息掃描件上傳的功能，實現(xiàn)電子文獻(xiàn)資源采購信息的數(shù)據(jù)化。另外，系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)儲存時指定文件上傳的物理路徑并對上傳電子文獻(xiàn)資源信息的命名格式化。該系統(tǒng)操作簡便、實用性強(qiáng)、功能齊全，實現(xiàn)電子文獻(xiàn)資源購買和相關(guān)服務(wù)的流程化、規(guī)范化、平臺化管理，提高電子文獻(xiàn)資源采購、信息維護(hù)、服務(wù)、保存等業(yè)務(wù)和管理工作的效率。

3.1系統(tǒng)安全登錄

系統(tǒng)嚴(yán)格審核執(zhí)行電子文獻(xiàn)資源采購任務(wù)的工作人員的角色和權(quán)限，根據(jù)工作人員角色、權(quán)限的可定制功能實現(xiàn)用戶分級管理，超級管理員可實現(xiàn)對整個系統(tǒng)的讀寫操作，一般采購人員只可實現(xiàn)讀操作，不可進(jìn)行寫操作。由于圖書館電子文獻(xiàn)資源采購管理系統(tǒng)中涉及電子文獻(xiàn)資源合同期限以及價格等敏感信息，為了保證系統(tǒng)內(nèi)容的隱私性，系統(tǒng)對管理員的活躍時間進(jìn)行限制。如果管理員超過15min未對系統(tǒng)進(jìn)行任何操作，系統(tǒng)默認(rèn)管理員已經(jīng)離開，再次操作時會出現(xiàn)超時提示。

3.2按年度查詢采購情況

系統(tǒng)可提供指定年度電子文獻(xiàn)資源采購統(tǒng)計信息，包括采購電子文獻(xiàn)資源總數(shù)、續(xù)訂電子文獻(xiàn)資源總數(shù)和新增電子文獻(xiàn)資源總數(shù)，方便管理人員明確采購的方向。同時在電子文獻(xiàn)資源列表中將電子文獻(xiàn)資源采購重點(diǎn)信息展示，方便資源查看和對比。系統(tǒng)采用JS控制實現(xiàn)將新增電子文獻(xiàn)資源高亮顯示，方便管理員查看。

3.3按資源查詢采購情況

系統(tǒng)可以實現(xiàn)按照電子文獻(xiàn)資源名稱查詢特定電子文獻(xiàn)資源的歷年采購情況。在電子文獻(xiàn)資源詳情頁面可顯示電子文獻(xiàn)資源采購的年度信息、基本信息、聯(lián)系人信息，并提供電子文獻(xiàn)資源的掃描文獻(xiàn)下載專區(qū)和集團(tuán)采購方案下載專區(qū)。其中，年度信息提供電子文獻(xiàn)資源歷年合同起止時間、合同價格信息、數(shù)據(jù)庫商以及付款商合同簽署時間、發(fā)票時間以及沖賬時間；基本信息提供電子文獻(xiàn)資源的內(nèi)容、類型、回溯年限、涉及科目、網(wǎng)址等基本信息；聯(lián)系人信息提供電子文獻(xiàn)資源采購聯(lián)系人的基本信息以及聯(lián)系方式；掃描文件下載專區(qū)提供歷年采購合同、回執(zhí)、發(fā)票等紙質(zhì)文件掃描版下載；集團(tuán)采購方案下載專區(qū)提供歷年采購方案掃描版的下載。

超級管理員登錄系統(tǒng)后可實現(xiàn)對電子文獻(xiàn)資源采購信息的上傳提交，分為基本信息提交、年度信息提交、聯(lián)系方式提交、掃描文件上傳、采購方案上傳5個子模塊。其中，基本信息提交、年度信息提交、聯(lián)系方式提交是電子文獻(xiàn)資源基本信息，對年度采購信息以及聯(lián)系人信息進(jìn)行人工錄入系統(tǒng)。掃描文件上傳、采購方案上傳是將電子文獻(xiàn)資源的采購紙質(zhì)文件以及采購方案電子化并上傳到指定的物理路徑。

3.5后臺數(shù)據(jù)存儲

系統(tǒng)通過掃描文件上傳頁面以及采購方案上傳頁面上傳的電子化文件，按照程序指定的物理路徑進(jìn)行存儲。同時，系統(tǒng)的一大特色是對上傳電子文獻(xiàn)資源信息的格式化命名功能，上傳的電子文件在上傳至指定文件夾的同時，會自動將文件命名格式化。例如，電子文獻(xiàn)資源的采購信息在上傳后，文件名稱自動格式化命名為“年份【數(shù)據(jù)庫名稱】（開始時間—結(jié)束時間）文件類別”。通過指定文件上傳的物理路徑以及對上傳電子文獻(xiàn)資源信息的格式化命名，后臺數(shù)據(jù)存儲更加規(guī)范化，電子文獻(xiàn)資源采購人員可以清晰地根據(jù)文件夾名稱以及文件名稱快速找到所需要的信息。

4結(jié)語

篇(7)

    論文摘要:檔案管理向信息化發(fā)展,是時代的必然,信息技術(shù)的應(yīng)用給繁雜的交通運(yùn)輸部門檔案管理提供了許多方便,節(jié)省成本,減少工作量。本文針對檔案信息化的應(yīng)用提出了電子文件的管理方法,最后結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗,探討了檔案管理信息化建設(shè)過程中應(yīng)采取的具體措施。 

 引 言 

 隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求是全面提升檔案工作為社會服務(wù)能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè),力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面,在各項管理活動中,電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件,如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。 

 一、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容 

 (一)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 

 軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。 

 (二)檔案信息資源建設(shè) 

 檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一,它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù),是檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵。 

 (三)檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè) 

 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等,逐步形成關(guān)于中國檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。 

 (四)檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè) 

 這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣,關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量,集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。 

 (五)信息化人才隊伍建設(shè) 

 這是檔案信息化成功之本,對其他各個要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。在“信息化”的時代的今天,信息技術(shù)快速發(fā)展,掀起了以數(shù)字革命為特征的信息技術(shù)浪潮,改變了人們的時間和空間的概念以及思維方式。信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,對經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。檔案管理工作也不例外,同樣需要現(xiàn)代化。目前,我國各級檔案管理部門也紛紛加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)。加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作,是適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇,是加快檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求,也是提高服務(wù)水平的唯一途徑。 

 二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對策 

 (一)建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng) 

 在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺。建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng),發(fā)揮網(wǎng)站的作用,使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求,采購必要的硬件設(shè)備,為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平,為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。 

 (二)加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵 

1.電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞,隨著計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前,又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔,應(yīng)由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。 

 2.電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成,應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。 三個部門的職能應(yīng)用于相互滲透,揚(yáng)長避短,發(fā)揮各自的優(yōu)勢,在電子文件歸檔中集成一體,共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。 

 3.做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說,通過采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫的不可更改的文件,從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。 

 4.解決好檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時間短,缺乏實際貯存的驗證。所以,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。 

 總之,加快檔案信息化建設(shè)的步伐,是提高交通運(yùn)輸管理水平的重大舉措,在改善交通運(yùn)輸狀況,發(fā)展經(jīng)濟(jì)方面發(fā)揮著重要的作用。 

 

參考文獻(xiàn):