公司檔案管理精品(七篇)

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篇(1)

關(guān)鍵詞：公司；檔案管理；電子檔案管理

在公司的檔案管理過程中，很多單位均已實現(xiàn)自動化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應(yīng)的計算機系統(tǒng)中，進而制作出電子文件，工作人員則可以通過各種程序來對所有的檔案信息進行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時信息的查找也會更加快捷，故很有必要在公司中構(gòu)建相應(yīng)的信息管理網(wǎng)絡(luò)。

一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺

1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運用計算機信息技術(shù)來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會容易很多。然而，在電子檔案的實際運用過程中，不可避免會遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進而引發(fā)安全問題。2.檔案管理人員素質(zhì)仍有待提升在電子檔案運用過后，其對公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應(yīng)該掌握好各種計算機知識以及相關(guān)技術(shù)，這樣才能更好的運用好電子檔案。然而，當前我國很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認真做好電子檔案管理工作，同時，該崗位人員的流動比較頻繁，這對于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規(guī)范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質(zhì)載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質(zhì)檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對于那些重要信息，由于沒有落實相應(yīng)的標準，使得電子檔案備份管理工作極為混亂。

二、推進公司管理中的電子檔案管理

1.制定電子檔案管理制度通過對電子檔案的特點分析，可以有針對性的對其進行高效管理。電子檔案是通過網(wǎng)絡(luò)信息來構(gòu)成的，故不安穩(wěn)。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應(yīng)的檔案管理制度，認真管理好電子檔案，進而避免信息的遺失。加強對檔案管理人員權(quán)限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強對公司內(nèi)部人員的監(jiān)管，普及《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)條例，強化管理意識和安全保密意識，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進行。2.促使檔案管理人員專業(yè)水平持續(xù)提升檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平，則需管控好人員的流動。由于電子檔案管理所涉及的內(nèi)容雜多，且專業(yè)性非常強，對于管理人員的經(jīng)驗有著較高的要求，故人員的流動不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動學(xué)習(xí)各方面的知識，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構(gòu)建安全保障體系在電子檔案運用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質(zhì)量。公司電子檔案安全保障體系的構(gòu)建包括硬件設(shè)施安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障以及應(yīng)用系統(tǒng)安全保障。在硬件設(shè)施安全保障中，公司需要把握好服務(wù)器的運行狀況，定期更新相應(yīng)的檔案日志，同時還應(yīng)維護好機房的環(huán)境，及時更換那些無法正常運行的設(shè)備，定期展開監(jiān)察。在網(wǎng)絡(luò)安全保障方面，相關(guān)工作人員則需每隔一段時間就核驗全部的檔案信息文件，并制定相應(yīng)的瀏覽權(quán)限，以此來避免該系統(tǒng)被病毒所侵入。同時要通過對防火墻技術(shù)的利用來合理內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，并在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接方面制定嚴格的規(guī)則。

三、結(jié)束語

在公司發(fā)展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進。

參考文獻

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篇(2)

1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

2.管理職責(zé)版權(quán)所有

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實務(wù)指導(dǎo)。

2.2各部門所負責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：

2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

2.3.3負責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作。

2.3.4總結(jié)經(jīng)驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。

3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容

3.1計劃性文件資料

包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術(shù)標準等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

3.3法規(guī)性文件

包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件；公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結(jié)性文件

包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié)報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

3.7匯報性材料

包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認識考勤、人才引進和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

3.9調(diào)研性資料

包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結(jié)后，由財務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據(jù)由財務(wù)部立卷留存；各類報表（應(yīng)收帳報表、銷售報表等）報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務(wù)部立卷留存。

4.1.3業(yè)務(wù)要貨計劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個各種會議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準確。

4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應(yīng)把上級文件于本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

4.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

4.3.11各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，可查閱無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準，方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀，酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會有誤。

5.5必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，責(zé)令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。版權(quán)所有

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。

篇(3)

一、公司檔案信息化管理的意義

企業(yè)檔案信息化管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的一個重要組成部分，不僅是維護企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的有效證據(jù)，更是一種十分重要的信息資源，是關(guān)系企業(yè)經(jīng)濟和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。完整的檔案是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一項有效手段。

首先，檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放。其次，決策的及時正確，管理措施的得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業(yè)檔案真實系統(tǒng)地記錄了企業(yè)以往經(jīng)營管理中的經(jīng)驗和失誤，有利于促進企業(yè)組織管理、經(jīng)營決策的創(chuàng)新。再次，檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。企業(yè)檔案存儲和記憶了企業(yè)的各項活動，是企業(yè)文化、知識的歷史積累。

二、檔案管理信息化的基本內(nèi)容

所謂檔案管理信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，用計算機對檔案信息進行收集、篩選和相應(yīng)的加工，使之轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的二次文獻信息供人們參考和利用的過程。

公司在生產(chǎn)運營的過程中每年都會產(chǎn)生大量的檔案資料，內(nèi)容涉及文書、科技、合同、工程等等各種各樣的重要信息，這些信息真實地記錄了單位的發(fā)展歷史，利用計算機將這些信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息分類、存儲在計算機中，以方便公司進行管理。這就是公司的檔案管理信息化，實行檔案信息化管理，必將更好服務(wù)于企業(yè)的規(guī)劃與發(fā)展。

三、當前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及解決方案

（一）當前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題。1.企業(yè)對檔案管理信息化的意識比較淡薄。企業(yè)檔案管理信息化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，投資比較高。有些企業(yè)會錯誤地認為檔案不能直接為企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟效益，他們將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)和產(chǎn)品銷售上，但對于為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的檔案事業(yè)卻疏于管理和建設(shè)，對檔案信息數(shù)字化所需的設(shè)備不予配備或配備不齊，電子文件的整理和歸檔較為混亂。2.企業(yè)檔案管理人員水平有限。很多企業(yè)的現(xiàn)代管理理念不強。它們不注重檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致了檔案管理人員的經(jīng)驗不夠、服務(wù)意識不強，使他們的檔案管理水平、業(yè)務(wù)能力難以適應(yīng)新時期檔案管理的要求。3.檔案信息安全保障體系不夠健全。如設(shè)備損壞、病毒危害、惡意攻擊和入侵、應(yīng)用軟件漏洞等都屬于信息化安全范疇，在提供人事檔案信息服務(wù)以滿足利用需求時，非法用戶的進入人事檔案信息管理系統(tǒng)和傳輸過程中的信息被竊聽是常見的安全問題。

（二）加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施。1.轉(zhuǎn)變企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設(shè)以及信息化的深度和廣度。為促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)把企業(yè)檔案信息化的概念和愿望變?yōu)閷嵺`和現(xiàn)實，意識到企業(yè)檔案管理信息化將來的影響和效益，正視其復(fù)雜性和艱巨性，并關(guān)心和支持這一事業(yè)，積極倡導(dǎo)和鼓勵、支持有所作為的理念和行動，在資金、設(shè)備、人才等方面予以適當?shù)耐度?，并把檔案信息化管理納入本企業(yè)工作計劃和考核范圍。2.增強檔案管理意識，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案管理信息化必須依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。努力建設(shè)一批德才兼?zhèn)?、精干、高效、勇于開拓創(chuàng)新的檔案人才隊伍，是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的保證，也是檔案持續(xù)發(fā)展的根基。3.建立檔案信息安全保障體系。檔案部門要加強對檔案信息的安全管理，建立專人負責(zé)制度，實行檔案信息傳輸安全管理制度。制定嚴格的權(quán)限管理制度，嚴格執(zhí)行上網(wǎng)利用檔案信息審核制度，防止檔案信息失密情況的發(fā)生。

篇(4)

一、檔案歸檔制度

一、文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

10.外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

9.相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

二、檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時做登記。

2.本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

5.查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

6.檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處 理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復(fù)制。

2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒（袋）內(nèi)。

3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。

2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計等設(shè)施，及時做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3.從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。

4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門修改、補充。

5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字

六、檔案保管統(tǒng)計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學(xué)的統(tǒng)計工作。

七、綜合檔案室主任職責(zé)

一、認真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

二、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格把關(guān)。

四、組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發(fā)展。

五、定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發(fā)展規(guī)劃。

七、負責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

八、檔案工作人員崗位職責(zé)

一、認真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。

二、負責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

篇(5)

摘要：隨著電力的飛速發(fā)展和電力改革的不斷深化，檔案管理工作也隨著發(fā)生了變化，面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得尤為重要，論述如何做好縣級供電公司檔案管理工作，更深入了解并做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

Abstract: with the rapid development of electric power and the deepening of the reform of the power, file management also with the change, in the face of the new historical period, the new work needs, it is particularly important to file management, this paper discusses how well the county electric power supply company file management, more in-depth understanding and do the file management.

Keywords: file management; Problem; countermeasures

0縣級供電公司檔案管理現(xiàn)狀

縣級供電企業(yè)的檔案管理工作由于意識不強、制度不健全、人員配置不到位等原因，造成檔案管理工作處于被動、滯后散亂、無人管理的狀態(tài)，致使企業(yè)檔案有效資源的開發(fā)與利用受到限制。

1 當前縣級供電公司檔案管理存在的問題

（1）檔案意識不強。檔案的經(jīng)濟效益具有潛在性，它為企業(yè)創(chuàng)造的經(jīng)濟效益和社會效益往往無法在當年體現(xiàn)，常常是間接或若干年后開始逐漸顯現(xiàn)。因此，檔案工作在一定程度上很難得到領(lǐng)導(dǎo)的重視與認可。對檔案的重視程度又直接影響到檔案機構(gòu)的設(shè)置、人員編制、檔案庫房的建立、檔案保管設(shè)施的配置以及檔案制度的建立與執(zhí)行。

（2）檔案管理制度不健全。多數(shù)縣級供電公司制定的檔案管理制度不夠健全，檔案未實行統(tǒng)一管理，有的雖建立了一些管理制度卻沒有依法遵規(guī)，檔案管理制度形同虛設(shè)，使檔案資料的收集、整理長期處于極端被動狀態(tài)，造成文件資料堆積如山、丟失等現(xiàn)象。

（3）檔案人員待遇低、素質(zhì)參差不齊。由于檔案人員待遇低，所以有些縣級供電公司配置的檔案員素質(zhì)不高，如經(jīng)常是將一些老弱病殘的放在檔案室，有如養(yǎng)老院或身兼數(shù)職。

（4）對企業(yè)信息化、現(xiàn)代化趨勢認識不足。有些縣級供電公司領(lǐng)導(dǎo)不能充分認識檔案數(shù)字化和管理現(xiàn)代化的緊迫性，對企業(yè)利用數(shù)字檔案信息技術(shù)可以及時將所需信息進行加工、處理、分析，快速反映，提出應(yīng)變辦法，從而提高企業(yè)經(jīng)濟效益相關(guān)知識知之甚少，致使數(shù)字檔案資源管理信息系統(tǒng)在縣級供電公司投入使用3年，仍有部分公司沒有發(fā)揮數(shù)字檔案的作用，造成檔案管理水平嚴重滯后。

（5）各項規(guī)章制度及標準執(zhí)行不到位。每到檢查工作發(fā)現(xiàn)問題，追其根源才發(fā)現(xiàn)原因為人員對標準制度的學(xué)習(xí)不到位，理解不透徹。標準制度成了擺在桌子上的擺設(shè)。

2做好縣級供電企業(yè)檔案管理的幾個途徑

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，增強檔案意識。加強《檔案法》的學(xué)習(xí)，增強公司干部職工的檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為公司發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與公司業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，要大力宣傳檔案工作，是公司領(lǐng)導(dǎo)、管理者、職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

（2）規(guī)范檔案管理機制，強化工作責(zé)任。建立完善的檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)、檔案管理辦法、“三納入”、“四參加”、“四同步”等有關(guān)檔案管理健全檔案管理規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。明確職責(zé)，根據(jù)“檔案產(chǎn)生部門負責(zé)檔案整理、移交歸檔”要求，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。

（3）垂直管理，強化培訓(xùn)。在全省電力系統(tǒng)開展各專業(yè)進行垂直管理，檔案專業(yè)也對縣公司實施垂直管理，針對縣級供電公司檔案人員學(xué)歷、工作能力、綜合管理素質(zhì)等相對較低，進對各縣電力公司檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)工作。電業(yè)局檔案人員深入各縣市供電公司，切實開展檔案調(diào)研摸底，采取到電業(yè)局檔案部門輪崗的辦法、現(xiàn)場觀摩與現(xiàn)場提問、現(xiàn)場解答進行培訓(xùn)，手把手地教，通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，增強了檔案員的責(zé)任感與使命感，提高了檔案管理業(yè)務(wù)水平。

（4）跟蹤檢查促提升。在檔案專業(yè)實施垂直管理的過程中，不僅對縣級供電公司的檔案工作要進行多次指導(dǎo)、培訓(xùn)，還要定期跟蹤、督促、檢查檔案工作的組織建設(shè)、信息化建設(shè)、制度建立、業(yè)務(wù)工作、檔案工作設(shè)施設(shè)備等方面的進展。檔案的歸檔率、完整率、準確率是否達到標準，使縣電力公司檔案工作步入正常運行軌道。

（5）將檔案管理工作徹實納入到企業(yè)計劃、納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟責(zé)任制、崗位責(zé)任制中。讓管理層人員對檔案工作有一個正確的認實，要及時研究解決檔案工作中的困難和問題，加大投入，著力解決好現(xiàn)實問題。要認識到檔案工作是歷史、工作成果的最后沉淀；要認識到歸檔工作是工作最終完結(jié)的一種體現(xiàn)。讓領(lǐng)導(dǎo)干部真正重視檔案工作，分配足夠合理的人力及財力資源，確保檔案工作的順利進行以及提供保障檔案安全的環(huán)境。

3完善供電企業(yè)檔案管理工作的幾點建議

（1）檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，檔案信息化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。

（2）經(jīng)過研究，一個主動完成工作的人與被動接受工作的人相比較，工作效率前者是后者2倍，完成結(jié)果也是大不相同。主動就是不用別人告訴你，你就能出色地完成工作。次之，就是別人告訴你一次，你就能去做，再次之，就是別人告訴了他們兩次，他們才會去做，更次之，就是有些人只有在形勢所迫時才能把事情做好。要充分掌握好尺度，抓大放小，讓各管理人員發(fā)揮積極主動性，變“要我做”為“我要做”。在上下同一標準指導(dǎo)下，通過對檔案管理工作不斷創(chuàng)新使得檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。

（3）所有的標準制度都有，但執(zhí)行的力度卻不盡理想。如果對公司下發(fā)的標準制度不認真進行學(xué)習(xí)思考，依然按照老習(xí)慣老辦法在做工作。公司下發(fā)的檔案管理制度已非常全面，但做好檔案管理工作，不僅僅需要專職檔案人員來執(zhí)行這些制度及標準，更多層面還需要全體員工執(zhí)行及配合才能達到管理的閉環(huán)。管理制度、標準的執(zhí)行具有“強制性”的特點，要執(zhí)行達到閉環(huán)，需要動用行政手段，將檔案管理徹實列入績效考核條款是保證執(zhí)行的方法之一，再次就是專職檔案人員要嚴格按照制度執(zhí)行，對違反標準制度的人員不當“老好人”，通過考核來規(guī)范公司人員的檔案工作行為，最終使得全公司人員自覺并習(xí)慣各類檔案管理工作標準制度的執(zhí)行，使得全公司檔案管理工作具有良性循環(huán)的氛圍。

（4）在檔案管理過程中，迎難而上，逐步向信息化、科學(xué)化邁進，進一步加強檔案的利用，創(chuàng)新利用的方式以達到資源共享的目的，使之與公司整個層面的管理形成合力。

4結(jié)束語

縣級供電企業(yè)通過提高檔案管理意識，嚴格按照國家和上級檔案管理要求，認真貫徹落實各項工作標準，加大檔案軟硬件投入，進一步加強好促進的檔案管理工作，方能實現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻：

篇(6)

關(guān)鍵詞：信息時代；規(guī)劃院；檔案管理；創(chuàng)新；

中圖分類號：F208文獻標識碼： A 文章編號：

知識經(jīng)濟社會是一個創(chuàng)新性很強的社會,進入信息化時代的規(guī)劃院檔案部門應(yīng)是一個創(chuàng)新能力極強的職能部門。今天,創(chuàng)新能力已經(jīng)成為評價檔案部門服務(wù)水平,特別是檔案部門工作效率的重要標準。無論從國際發(fā)展趨勢來看,還是從我國實際現(xiàn)代化的要求來看,都需要改革創(chuàng)新。在信息和網(wǎng)絡(luò)時代飛速發(fā)展的今天,信息技術(shù)有力地支撐了檔案工作創(chuàng)新活動,建立電子檔案、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺、開辟檔案網(wǎng)站。檔案信息化建設(shè),已成為檔案工作創(chuàng)新的重要途徑和必然選擇。入世后,信息業(yè)、咨詢業(yè)的發(fā)展成為新的增長點,以現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供優(yōu)勢、快捷的信息咨詢服務(wù)成為大勢所趨。因此,檔案信息服務(wù)的對象日益廣泛,服務(wù)的需求更加多樣化。為適應(yīng)這種國際化、信息化的挑戰(zhàn),檔案部門以及檔案工作者必須。

具有預(yù)見性和前瞻性,改變傳統(tǒng)的工作方法,創(chuàng)新服務(wù)方式,加快檔案工作信息化的建設(shè)。

一、規(guī)劃院檔案工作創(chuàng)新勢在必行

檔案工作創(chuàng)新就是指檔案職能部門適應(yīng)信息化發(fā)展變化,適應(yīng)外在環(huán)境需要,形成新的結(jié)構(gòu)、流程和服務(wù)方式。創(chuàng)新是現(xiàn)代檔案工作增強自身生命力的特性、過程和方法。檔案工作通過創(chuàng)新,可以更快地實現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、改進觀念以及運行機制和管理服務(wù)方式的再設(shè)計與建造,全面提高工作效率和服務(wù)水平,提高檔案資源的利用率。隨著經(jīng)濟發(fā)展、社會生活的變遷和公共需求的演進,檔案工作的管理體制、運行機制和服務(wù)模式正面臨著變革. 一方面,傳統(tǒng)的、封閉的、狹隘的自我發(fā)展觀念,缺乏整體意識,獨自追求體系完備,自我封閉,不求合作,盲目追求“實體”的擁有。這些都嚴重影響了檔案資源的社會共享和信息增值,導(dǎo)致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一面,檔案管理中的重藏輕用的傳統(tǒng)服務(wù)觀念,制約著信息化的進程。在信息時代,檔案工作者只有將其所掌握的檔案專業(yè)知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,才能得到社會的認可。盡管檔案界已認識到開發(fā)檔案信息資源為社會服務(wù),是檔案事業(yè)賴于生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。但積習(xí)難改,陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進程。

20世紀90年代以來,經(jīng)濟全球化程度迅速加深,以信息技術(shù)為代表的高新技術(shù)和知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展,給檔案工作的運行機制和公共管理服務(wù)帶來了巨大的壓力和挑戰(zhàn),檔案工作在這種背景條件下,只有順應(yīng)時代潮流,大力深化改革,強化自身職能,使檔案工作信息化的普及應(yīng)用變成生動的現(xiàn)實。

二、檔案拓展服務(wù)領(lǐng)域的創(chuàng)新工作

1、信息服務(wù)的社會化、多主體

由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為為社會全方位服務(wù),已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得更復(fù)雜,越來越離不開信息服務(wù)。對檔案信|邑的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2、興辦服務(wù)實體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

知識經(jīng)濟時代,檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。對于檔案信息開放和開發(fā),檔案工作者應(yīng)當樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識,面向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面:開發(fā)科技信息,幫助企業(yè)開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品;開發(fā)經(jīng)濟信息,為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù);開發(fā)市場信息,為企業(yè)提供營銷機會;開發(fā)法律信息,維護企業(yè)合法權(quán)益。

3、加強橫向聯(lián)合,實現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時代的發(fā)展,人類知識和信息總量急劇增長,面對浩瀚的文獻資源,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。

三、信息時代背景下的檔案創(chuàng)新工作

1、利用知識管理理念重塑檔案工作,實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新

如果說信息管理是一種技術(shù)創(chuàng)新的話,知識管理則是基于信息管理之上的管理理念的創(chuàng)新。知識管理包含了信息時代的許多先進管理理念,其中不少是檔案工作可以借鑒的。知識管理主張運用集體的智慧整合企業(yè)各種形式的知識資源,提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力,實現(xiàn)顯性知識和隱性知識的共享;企業(yè)知識創(chuàng)新的源泉在于知識的轉(zhuǎn)化,知識轉(zhuǎn)化的核心在于隱性知識顯性化和顯性知識內(nèi)部化。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種記錄,是固化的知識,屬于顯性知識。因此,基于知識管理的理念,檔案部門僅僅局限于管理已經(jīng)文本化的企業(yè)檔案資料是很不夠的,而應(yīng)該根據(jù)自己在企業(yè)管理中的地位和工作性質(zhì),在做好檔案信息資源開發(fā)利用的同時,積極推進企業(yè)顯性知識的擴散,適當介入隱性知識的挖掘,促進不同種類的知識在企業(yè)內(nèi)部的傳播、共享和創(chuàng)新。

2、配合知識管理,適當?shù)瘷n案管理的邊界,拓展檔案管理的外延

知識管理是從創(chuàng)造價值的角度來考察企業(yè)的所有運作,并把對知識的管理滲透到企業(yè)的各種具體管理之中, 因此,知識管理的對象非常寬泛。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作的邊界則是比較清晰的,主要是對企業(yè)活動中已經(jīng)形成的具有保存價值的文件材料進行保管,目的是作為日后的憑證、參考。這雖然鑄就了檔案工作在企業(yè)工作中的特殊地位,但也限制了檔案工作的進一步發(fā)展。因此,有必要配合知識管理,適當?shù)瘷n案工作的邊界,拓展檔案工作的外延。具體而言,檔案部門應(yīng)配合知識管理的實施,進一步樹立大檔案觀,加強與圖書、情報等部門在信息資源搜集、整理和提供利用上的分工協(xié)作,提升圖書、情報、檔案一體化水平,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供強有力的信息支持。這樣,檔案部門不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動做出更大貢獻,還可以進一步提升自己在企業(yè)中的地位。

3、借用知識管理的先進信息技術(shù),提升檔案管理的技術(shù)水平

知識管理并不是企業(yè)管理的全部,也并不是與企業(yè)其他方面的管理相對立。知識管理只是從創(chuàng)造價值的角度考察企業(yè)的所有運作,并將企業(yè)的知識管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場營銷、人力資源管理、生產(chǎn)管理等方面,從而使知識管理成為所有管理的中心和關(guān)注的重點。實施知識管理需要強大的現(xiàn)代信息技術(shù)支持,比如,知識管理體系中的通訊網(wǎng)絡(luò)、群件技術(shù)、推拉技術(shù)、多維度分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等, 這些技術(shù)不一定都適合檔案部門,但檔案部門肯定能從中受益。因此,借助企業(yè)實施知識管理的機會,帶動檔案工作信息化建設(shè)的升級,是檔案工作實現(xiàn)自我發(fā)展的一條捷徑。

結(jié)束語

總之,規(guī)劃院檔案工作者應(yīng)在檔案創(chuàng)新工作上投入更多的精力,進行更深層次的思考,采取更有效的措施。檔案創(chuàng)新工作是未來檔案利用的必然趨勢,通過檔案工作者的共同努力,檔案機構(gòu)必定能夠改變檔案工作的現(xiàn)狀,有效發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢,為利用者提供更多更全更好更有實效的檔案信息。

參考文獻：

[1]蔡姍.影響規(guī)劃院檔案管理的主要因素及對策分析[J].科學(xué)之友,2010(12):84- 85.

篇(7)

Abstract： With the industrial restructuring of coal enterprises， circular economy developed rapidly. The structure of main coal production and the coexistence of a variety of industrial structures formed. Large group enterprises of coal appeared. Each sub-branch， sharing and holding companies work under the unified leadership of large group enterprises， which proposes new thinking topics for archives of coal enterprises about what a records management network need to be built and how to adapt to the development of coal enterprises as soon as possible.

關(guān)鍵詞： 煤炭企業(yè)；檔案管理網(wǎng)絡(luò)；思考

Key words： coal enterprises；records management network；thinking

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）03-0178-02

0 引言

隨著煤炭企業(yè)改革開放的不斷深入發(fā)展，循環(huán)經(jīng)濟得到較快發(fā)展，特別是立足煤、延伸煤、超越煤，拉長產(chǎn)業(yè)鏈條，形成了以煤炭生產(chǎn)為主多種產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)并存的格局，煤炭企業(yè)紛紛成立了各大集團公司，這就使檔案館的工作必然擔(dān)負起集團公司下屬的各子、分公司、參股、控股公司的全部檔案管理工作的任務(wù)，建立怎樣檔案管理網(wǎng)絡(luò)？形成怎樣的工作體制、運行機制，是擺在我們面前的緊迫課題，需要深入思考，進行一一探討。

1 面臨的問題

1.1 檔案工作運行機制與煤炭企業(yè)發(fā)展脫軌 目前，不少煤炭企業(yè)總是以追求利益最大化為目標，認為檔案工作不會給企業(yè)帶來直接、明顯的經(jīng)濟利益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的部門或機構(gòu)的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關(guān)部門的作用，不能有序形成以煤炭企業(yè)檔案館為中心，以二級單位檔案科（室）為重點，部門檔案資料網(wǎng)點補充的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。致使檔案管理混亂，機構(gòu)變更、兼并重組、整合過程中出現(xiàn)檔案歸屬無著落，文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象嚴重。很多企業(yè)決策者和管理者還未意識到煤炭企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長遠利益中所起的重要作用，企業(yè)檔案工作被忽視。

1.2 檔案工作管理模式不適應(yīng)煤炭企業(yè)發(fā)展需要 隨著煤炭企業(yè)改革、改組、改制的不斷深入，集團化大公司不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質(zhì)各異、區(qū)域分散，比如：潞安集團公司是以煤炭為主業(yè)，同時始終把循環(huán)經(jīng)濟作為資源型企業(yè)，發(fā)展煤、電、油、化、硅五大產(chǎn)業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團。現(xiàn)有企業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)性企業(yè)內(nèi)部管理體制，企業(yè)集團和股份制公司企業(yè)之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關(guān)系，已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐再Y產(chǎn)為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關(guān)系，企業(yè)集團原有的內(nèi)部行政管理關(guān)系迅速削弱。企業(yè)的生產(chǎn)關(guān)系、基本職能、組織機構(gòu)、管理體制、經(jīng)營方式、分配方式等都發(fā)生了深刻的變化，企業(yè)檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規(guī)律也發(fā)生了相應(yīng)變化。再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關(guān)系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業(yè)個性化的要求，不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開展。

1.3 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應(yīng) 檔案工作是一項十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干，沒有技術(shù)含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業(yè)各個職能部門工作性能，生產(chǎn)經(jīng)營特點及相關(guān)的土建、安裝、礦建等等工程技術(shù)方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應(yīng)對自如。而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對檔案知識的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)煤炭企業(yè)檔案工作的需要。

2 煤炭企業(yè)檔案管理存在問題的成因

2.1 沒有形成一套強有力的管理網(wǎng)絡(luò)核心 形式多樣、性質(zhì)各異的子、分公司存在，造成煤炭企業(yè)檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨行，沒有統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)核心，不能準確把握上級指示精神和要求。在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運行程序銜接不上，職責(zé)不明確。

2.2 沒有形成一套系統(tǒng)完備的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度 不少煤炭企業(yè)檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業(yè)特色的檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度。這就給煤炭企業(yè)檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，某些企業(yè)工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導(dǎo)致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，致使同一煤炭企業(yè)下的各立檔單位檔案分類管理沒有統(tǒng)一標準，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準確、系統(tǒng)、有機聯(lián)系在一起。再如：沒有形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)制度或檔案管理網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，大型設(shè)備不經(jīng)檔案人員參與驗收簽字，隨意開箱運行，造成檔案資料丟失。

2.3 企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識 不少單位往往不設(shè)立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備，必然導(dǎo)致檔案缺失。

2.4 在企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動中，企業(yè)和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失 如一些公司在關(guān)停過程中檔案隨意堆放；在破產(chǎn)清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設(shè)備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調(diào)出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等，都會給國家、企業(yè)造成不可挽回的損失。

3 決解問題的辦法

3.1 建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理 規(guī)范全宗管理，統(tǒng)一全宗號。充分發(fā)揮檔案核心管理體系，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向，及時進行監(jiān)督、指導(dǎo)，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團公司為例：1988年潞安集團公司檔案館成立，為確保企業(yè)發(fā)展到哪里檔案工作就服務(wù)到哪里，集團公司檔案館改進工作思路，及時對公司所屬各單位進行調(diào)查摸底，對符合構(gòu)成全宗三要素的單位，給予全宗號。并對有全宗號的單位進行嚴格管理、規(guī)范，并下發(fā)“關(guān)于潞安集團公司調(diào)整、變更檔案管理全宗號的通知”。構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)有機整體，便于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，有效地保護和利用檔案。

3.2 健全檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，堅持依法辦事 建立健全煤炭企業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標、有考核、有監(jiān)督。有目標：開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執(zhí)行，從而推動檔案工作開展；有考核：根據(jù)每年的工作目標，相應(yīng)制定考核辦法，進一步推進和完善了公司檔案工作以考核方式引導(dǎo)各立檔單位加強文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能，增強為集團的服務(wù)意識。

3.3 創(chuàng)新管理模式 建立檔案協(xié)助方陣 為建立起“管理科學(xué)、服務(wù)高效、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，門類齊全、結(jié)構(gòu)合理”的煤炭企業(yè)檔案資源管理利用新模式，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源集約化、人員素質(zhì)現(xiàn)代化、業(yè)務(wù)建設(shè)標準化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會優(yōu)質(zhì)化。潞安集團是山西五大煤炭企業(yè)集團之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區(qū)，規(guī)模增大，機構(gòu)層級增多，辦公地點分散，這就使得檔案管理工作范圍擴大。潞安集團公司檔案館根據(jù)各立檔單位的性質(zhì)、職能、及地理位置，積極創(chuàng)新檔案管理模式。實施了檔案工作協(xié)作方陣管理。將90個立檔單位根據(jù)地域，交通情況，劃分十二個方陣，每一方陣設(shè)有協(xié)作負責(zé)單位。這些單位是經(jīng)公司檔案館深入摸底、調(diào)研、經(jīng)過反復(fù)考慮，權(quán)衡管理水平、人員素質(zhì)之后，才被列入負責(zé)單位。采用這種管理模式，一方面可以加強各立檔單位之間檔案工作的交流學(xué)習(xí)和聯(lián)系；另一方面又解決路途遙遠，不必要的人力、物力、財力浪費，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進公司檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展，提高檔案信息資源開發(fā)利用，推進公司檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化建設(shè)，更好地為集團公司服務(wù)。

3.4 全面夯實檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案工作走向規(guī)范化、標準化軌道 由于煤炭企業(yè)檔案工作發(fā)展不平衡，各種性質(zhì)的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設(shè)施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫房亂堆亂放雜物等等，嚴重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，確保檔案作走向規(guī)范化、標準化軌道非常必要的。以潞安集團公司為例：該公司檔案館為全面推動集團公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階，積極與所在省、市檔案局聯(lián)合，制定各項管理措施、下發(fā)各種針對性業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件、建立檔案執(zhí)法檢查制度，開展評比、達標活動。經(jīng)過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫，并嚴格按照檔案管理“八防”要求執(zhí)行、同時配備了相應(yīng)的專職檔案管理員，制定了相應(yīng)的檔案管理制度，建立了符合本單位實際情況的檔案分類標準，大大夯實了檔案工作基礎(chǔ)，為集團公司全面推動檔案工作日趨走向規(guī)范化、標準化、科學(xué)化打下良好基礎(chǔ)。

3.5 用檔案管理網(wǎng)路控制單位、控制人員，防止企業(yè)檔案流失 煤炭企業(yè)檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》，根據(jù)自己所管轄各立檔單位，有針對性地下發(fā)年報統(tǒng)計文件，及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向，從而及時掌握破產(chǎn)企業(yè)狀況，并精心組織、安排對關(guān)閉破產(chǎn)單位開展檔案指導(dǎo)工作，督促這些單位夯實責(zé)任，加強檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調(diào)動制度。

3.6 培訓(xùn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)檔案人員，需建立靈活多樣培訓(xùn)機制，提高人員素質(zhì) 要有一批以煤炭企業(yè)檔案館為核心的管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)的能勝任煤炭企業(yè)檔案工作的管理人員。培訓(xùn)管理網(wǎng)絡(luò)圈內(nèi)檔案管理人員，可根據(jù)本單位實際情況而定。一種方法：選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，穩(wěn)定檔案專業(yè)隊伍。另一種方法：直接邀請上級檔案主管部門選派專業(yè)骨干人員深入基層，改變以往站在講臺理論教學(xué)模式，采用和學(xué)員互動教學(xué)或直接親自手把手教學(xué)，以干代訓(xùn)，讓從事檔案工作人員盡快掌握檔案工作基本原則、工作流程、分類方法，同時熟悉了解本單位生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、安全、基建等等方面工作內(nèi)容，提高檔案人員的綜合素質(zhì)和服務(wù)本領(lǐng)。

參考文獻：

[1]徐建民.檔案管理中心[Z].中遠集裝箱運輸有限公司年鑒，2002.