電子檔案的概念精品(七篇)

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篇(1)

一、國(guó)內(nèi)檔案界對(duì)電子文件虛擬屬性的不同觀點(diǎn)

(一)認(rèn)同電子文件虛擬屬性

1.電子文件虛擬屬性的提出

對(duì)于電子文件虛擬屬性的提出背景，丁海斌教授有如下論述：“關(guān)于電子文件的‘虛擬’屬性，國(guó)外檔案學(xué)者提出得稍早一些，具有代表性的是D?比爾曼先生，他在第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上發(fā)表的《虛擬檔案》一文，被中國(guó)檔案界常常提起。從現(xiàn)有資料看，國(guó)外在這一問題上爭(zhēng)論并不很多。這種情況與國(guó)內(nèi)圖書館界比較相似，國(guó)內(nèi)圖書館界在虛擬圖書館的提法上也較少爭(zhēng)論，但我國(guó)檔案界關(guān)于這一問題的爭(zhēng)論比較多。原因是什么呢?出現(xiàn)這種差異的原因可能有很多，主要的原因是他們?cè)趯?shí)踐上已經(jīng)比我們先行一步，在實(shí)踐中已經(jīng)完全接受了虛擬的空間形態(tài)。”

在1996年召開的第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，美國(guó)(檔案與博物信息)雜志編輯D?比爾曼作的報(bào)告《虛擬檔案》，提出了與物理檔案(Physical archive)和實(shí)態(tài)檔案庫(kù)(Physical repositories of archives)相對(duì)應(yīng)的虛擬檔案(館)(VirtualArchives)的概念。虛擬和檔案這兩個(gè)詞開始越來越多得聯(lián)系在一起被人們提及。需要注意的是：D?比爾曼的報(bào)告中提到的虛擬是英文“Virtual”，其為計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的詞匯。隨著學(xué)術(shù)界對(duì)檔案“虛擬”屬性的逐步深入得研究，“虛擬”已不再是簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的詞匯。

2.電子文件虛擬屬性的論述

認(rèn)同電子文件虛擬屬性的代表還有劉家真教授。劉家真教授認(rèn)為：“虛擬(virtual)是指一種概念性的感覺或效應(yīng)，這是非實(shí)際的事物。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，虛擬檔案將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被人腦理解的文字、數(shù)字、圖象、圖表、符號(hào)等，顯示出用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。”。

丁海斌教授在有關(guān)文章中對(duì)電子文件的虛擬性進(jìn)行了哲學(xué)性質(zhì)的討論，充分肯定了“虛擬”的積極意義，并提出：“檔案學(xué)界應(yīng)對(duì)電子文檔的虛擬性進(jìn)行深入研究，以迎接行將到來的檔案管理中的數(shù)字化世界。”。

雖然檔案界的學(xué)者對(duì)電子文件“虛擬”的認(rèn)識(shí)程度和表述不盡相同，但都一致認(rèn)同：電子文件“虛擬”是一種全新的概念，它符合文件與檔案的屬性，并進(jìn)一步提升了文件與檔案的境界，是檔案界學(xué)術(shù)理論與時(shí)俱進(jìn)的表現(xiàn)。

表一是認(rèn)同電子文件虛擬屬性的代表者及體現(xiàn)其觀點(diǎn)的論著列表。由表中可以看到，隨著近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，檔案界逐漸接受了電子文件“虛擬”這一屬性。

(二)反對(duì)電子文件虛擬屬性

本世紀(jì)初期，檔案界較多的學(xué)者認(rèn)為：“虛擬”不能作為電子文件的一個(gè)屬性，因?yàn)槠渑c檔案的物質(zhì)性和原始性相抵觸。這一觀點(diǎn)的代表者及其觀點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下論著中：

麻新純先生指出：“電子是一種運(yùn)動(dòng)著的物質(zhì)，人眼雖不能直接看到它，但它確實(shí)具有物理的形態(tài)。而電子文件的形成和再現(xiàn)過程是先將聲音、圖象、數(shù)據(jù)、文字等信息轉(zhuǎn)換為電信號(hào)記錄在硬盤、軟盤和光盤上，再現(xiàn)閱讀時(shí)又將電信號(hào)轉(zhuǎn)換成可視、可聽的信息。這一過程是一個(gè)電子運(yùn)動(dòng)的過程，這個(gè)過程所形成的電子文件是實(shí)實(shí)在在的物質(zhì)形態(tài)，而非“虛態(tài)”虛擬。由此得出電子文件不是“虛擬文件”的結(jié)論，這一結(jié)論在20世紀(jì)末一經(jīng)提出就被大量得引用在檔案界關(guān)于電子文件虛擬屬性的論著中。

二、我的認(rèn)識(shí)

通過上文對(duì)兩種“對(duì)立”觀點(diǎn)的闡述和研究，我發(fā)現(xiàn)他們產(chǎn)生分歧的根源在于“虛擬”這一概念的混淆不清，爭(zhēng)論的雙方討論的對(duì)象是“虛擬”一詞的不同釋義，討論的對(duì)象不同當(dāng)然得出的結(jié)論也不盡相同。

‘持反對(duì)觀點(diǎn)的學(xué)者認(rèn)為“虛擬”是《辭?！分械慕忉專翰环匣虿灰欢ǚ鲜聦?shí)的、假設(shè)的、虛構(gòu)的。在他們看來，這樣理解下的“虛擬”與電子文件的原始性和物質(zhì)性大相徑庭，完全不可能成為電子文件的一個(gè)屬性。

持認(rèn)同觀點(diǎn)的學(xué)者沒有拘泥于語(yǔ)義學(xué)的片面的解釋，而是聯(lián)系實(shí)踐和社會(huì)的發(fā)展為“虛擬”賦予了新的含義。劉家真教授為“虛擬”下的定義是：“虛擬(Virtual)是指一種概念性的感覺或效應(yīng)，這是非實(shí)際的事物。”。丁海斌教授把“虛擬”定義為：“虛擬是人類意識(shí)及其創(chuàng)造物(外顯)的存在形態(tài)與表現(xiàn)方式、實(shí)踐方式。它是我們表現(xiàn)自己的內(nèi)心世界和自然界的一切所知所見的工具。它也是我們將意識(shí)應(yīng)用于實(shí)踐、進(jìn)行創(chuàng)造的工具?！?。

下面我從“虛擬”這一概念人手，探討電子文件的虛擬屬性。

(一)虛擬的概念

變化是絕對(duì)的，不變是相對(duì)的，哲學(xué)告訴我們要以發(fā)展的眼光看問題。同樣我們應(yīng)該以發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)“虛擬”這一概念，不能膠柱鼓瑟。近幾年來隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，許多詞語(yǔ)在我們熟悉的意思之上被賦予了新的含義。例如，“山寨”這個(gè)詞，我們熟知的含義是：在山中險(xiǎn)要處設(shè)有防守的柵欄的據(jù)點(diǎn)，而現(xiàn)在它被我們賦予了“仿造”的新含義。這就告訴我們，“客觀形勢(shì)發(fā)展了，主觀認(rèn)識(shí)也應(yīng)跟著發(fā)展。認(rèn)識(shí)新形勢(shì)中的新矛盾與新聯(lián)結(jié)?！?。

在《辭海》中，“虛擬”的解釋是：不符合或不一定符合事實(shí)的、假設(shè)的、虛構(gòu)的。這一釋義只是虛擬的語(yǔ)義學(xué)解釋，更傾向于應(yīng)用在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域，例如今天我們經(jīng)常提及的“虛擬社區(qū)”、“虛擬商店”，在這里虛擬是一個(gè)抽象的概念，與真實(shí)相對(duì)。然而在我們檔案界所涉及的虛擬則與之截然不同?！疤摂M，是人對(duì)世界、對(duì)象、活動(dòng)、意義等的人化形式的構(gòu)建，這些人化形式主要是語(yǔ)言、符號(hào)、規(guī)則、數(shù)字等?！薄Ｗ屛覀兓氐缴瞎艜r(shí)期，那個(gè)時(shí)候語(yǔ)言、文字、數(shù)字還沒有發(fā)明，人們向他人表達(dá)自己的思想(主觀意識(shí))是困難的。這時(shí)為了表述頭腦中的思想(主觀意識(shí))，人們假設(shè)某一特定圖形、聲音來代表頭腦中試圖表達(dá)的事物，并把這一假設(shè)規(guī)定下來成為一個(gè)范圍內(nèi)的共識(shí)，這樣被假設(shè)的圖形、聲音和要表述的主觀意識(shí)之間就形成了一對(duì)一的關(guān)系固定下來，也就形成了最初的文字和語(yǔ)言。打個(gè)比方來說，我們的祖先想表達(dá)“山”這個(gè)事物，他們假設(shè)用“”來表示它，并把這一假設(shè)告知一定范圍的人，這一范圍的人都應(yīng)用這一假設(shè)。這時(shí)最初的文字就產(chǎn)生了，而這樣一個(gè)“意識(shí)一假設(shè)一共識(shí)一文字(符號(hào))”的過程就是上述“虛擬”，也正是虛擬的不同于語(yǔ)義學(xué)的哲學(xué)層面的含義。

從更深層次上講，“意識(shí)是人腦對(duì)外部客觀存在的反映，但這種反映不是客

觀對(duì)象直接進(jìn)入人腦，只是客觀對(duì)象在人腦中的觀念映象，因而它是虛擬的。這種虛擬不是一種單一的反映形式，而是各種反映形式的總和。這種虛擬首先是通過感覺、知覺、表象等感性的反映形式獲得對(duì)客觀現(xiàn)實(shí)的感性經(jīng)驗(yàn)，然后通過概念、判斷、推理等理性的反映形式，形成思想、觀念、理論、計(jì)劃、方案等等，反映事物的本質(zhì)與規(guī)律。這種反映是能動(dòng)的虛擬。”。

據(jù)此，我把“虛擬”定義為：人類意識(shí)及其外在表現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)它們的過程。

(二)電子文件的存在形式

在論述電子文件的載體之前首先要明確電子檔案的概念。電子文件的定義有很多，本文采用的是：“以數(shù)字代碼形態(tài)存在，通過電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行信息記錄、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件。”。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范GB／T18894―2002》中電子文件的定義是：“指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！逼渲刑岬降拇艓?、磁盤、光盤等是電子文件的存儲(chǔ)載體，并非我正探尋的電子文件的存在形式。在紙質(zhì)檔案時(shí)代，文件、檔案以紙張的形式存在。那么，電子文件的存在形式是什么呢?

把電子文件和紙質(zhì)檔案作對(duì)比分析：紙質(zhì)檔案的信息載體是文字、圖形、數(shù)字等符號(hào)；電子文件的信息載體除了文字、圖形、數(shù)字等符號(hào)外還包括視頻、圖像、語(yǔ)音等。紙質(zhì)檔案要保存在檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面；電子文件要保存在磁帶、磁盤、光盤等里面。紙質(zhì)檔案要從檔案袋、檔案夾、檔案盒等里面取出查閱時(shí)需要一定的方式―手工拆封，取出檔案；電子文件要從磁帶、磁盤、光盤等里面讀取查閱時(shí)也需要一定的方式

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。

在上面的比較中，存放電子文件的磁帶、磁盤、光盤等和紙質(zhì)檔案的檔案袋、檔案夾、檔案盒等對(duì)應(yīng)，那誰(shuí)來和紙質(zhì)檔案的紙張對(duì)應(yīng)呢?我認(rèn)為是電子文件的數(shù)字代碼。電子文件的數(shù)字代碼能夠運(yùn)載各種信息載體收集、歸檔、整理、保管，并在整個(gè)過程中和信息載體(文字、圖形、數(shù)字、視頻、圖像、語(yǔ)音等)不可分離，是信息載體承載信息、傳遞信息的必要介質(zhì)。

故而，我認(rèn)為電子文件的存在形式是數(shù)字代碼，磁帶、磁盤、光盤等是存放電子文件數(shù)字代碼的容器――存儲(chǔ)載體。

(三)電子文件之完全虛擬

紙質(zhì)檔案是半虛擬的，因?yàn)槠涑休d的信息載體(如：文字、圖形、數(shù)字等)都是符號(hào)，也就是人類意識(shí)的外在表現(xiàn)即上文中定義的虛擬，然而紙質(zhì)檔案的載體――紙張既不是人類的意識(shí)也不是其外在表現(xiàn)，更不是人類假設(shè)的，而是來源于物質(zhì)的，是一種實(shí)體而非虛擬。兩者的結(jié)合使紙質(zhì)檔案處于半虛擬的狀態(tài)。

篇(2)

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

篇(3)

【關(guān)鍵詞】檔案管理　計(jì)算機(jī)技術(shù)　電子文件

高?，F(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著高?，F(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著高校經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在高?，F(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1　現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于高校管理信息系統(tǒng)(MIS)的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于高校管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了高校管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)人事編制和人事檔案調(diào)度的計(jì)算機(jī)化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理?，F(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代高校加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是高校管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于高校管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

2　現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

2.1由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些高校已經(jīng)自行開發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

2.2第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各高校應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。不管高校應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3　電子文件階段

3.1電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日一13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。1998年8月18-20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

3.2關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！眹?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678―1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念――機(jī)讀文件入手。機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40一50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息?？梢?，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是高校管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代高校管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、高校管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

篇(4)

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。超級(jí)秘書網(wǎng)

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

篇(5)

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

篇(6)

【關(guān)鍵詞】電子文件；管理原則；方法

隨著信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件已大量涌現(xiàn)，各企業(yè)均建立了一套完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），但由于電子文件對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的依賴性、易變性、電子文件信息與載體的可分離性，以及其操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小、信息容量大等特點(diǎn)，如何利用、保護(hù)電子文件和電子檔案工作已經(jīng)成為企業(yè)管理中一個(gè)急待解決的問題。

一、電子文件的概念和特點(diǎn)

1.定義

指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。是?shù)字信息和文件的組合體，包括內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)三要素。國(guó)際檔案界電子文件專家認(rèn)為，完整的電子文件由文件內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)組成，并形象化地將文件與元數(shù)據(jù)比作信的內(nèi)容和信封，文件是用元數(shù)據(jù)封裝起來的對(duì)象，元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件。

2.特點(diǎn)

（1）非直讀性。電子文件載體的非直讀性體現(xiàn)在很多方面：一是數(shù)字編碼序列記錄在載體上，人的眼睛無(wú)法分辨；二是載體上的信息記錄密度極大，即使在高倍顯微鏡下可以看到光盤記錄痕跡，但讀不懂那些痕跡表示什么；三是載體的數(shù)字信息往往是經(jīng)過壓縮、加密處理，即使有設(shè)備，如果不解壓、解密，也不能讀取其內(nèi)容。電子文件載體的非直讀性增加了電子文件保管及長(zhǎng)期保存的困難性、復(fù)雜性。

（2）對(duì)系統(tǒng)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)的依賴性。由于電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，這就決定了電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性。不同軟件環(huán)境形成的電子文件存儲(chǔ)在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后不解密就無(wú)法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無(wú)法讀取等。

（3）易更改性。信息容易變動(dòng)可以不留痕跡，電子文件產(chǎn)生后不可能不改，為此要防止電子文件信息受到誤改或篡改，這成了解決檔案真實(shí)性問題的關(guān)鍵。

（4）信息的共享性與安全性。電子文件的共享性是其運(yùn)作環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化決定的。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，對(duì)電子文件極為重要的網(wǎng)絡(luò)安全問題已日益突出，可以說網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。

（5）信息和載體的可分離性。電子文件信息可以毫無(wú)損害地從一種載體轉(zhuǎn)移到另一種載體上。為此對(duì)原件的概念提出質(zhì)疑。檔案的真實(shí)性問題被提出討論，檔案管理僅依靠載體管理的方法已經(jīng)不能達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。

（6）對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴性。元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，如電子文件上下文關(guān)系和結(jié)構(gòu)的描述。電子文件的元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否則將無(wú)法恢復(fù)電子文件的原貌。此外，電子文件的運(yùn)作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，操作者互不見面，體現(xiàn)行政背景的元數(shù)據(jù)就不那么完整、詳細(xì)。如果不特意提供或補(bǔ)充這些元數(shù)據(jù)，那么就可能給電子文件保管和長(zhǎng)期保存帶來問題。

電子文件技術(shù)的特點(diǎn)影響了信息的生成、處理、傳遞、保存，雖然利用方便快捷，但信息的真實(shí)、完整、可讀、安全遇到了挑戰(zhàn)。我國(guó)現(xiàn)正處于電子政務(wù)的初期，在這種環(huán)境下各級(jí)政府產(chǎn)生的文件已是電子版本，大部分都是通過網(wǎng)絡(luò)傳輸和處理。由此使以保管文書檔案為主的檔案部門的職能重點(diǎn)從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理、知識(shí)管理，從物理控制轉(zhuǎn)向智能控制。

二、電子文件的管理原則

電子文件管理原則是在管理電子文件的過程中，為了保證電子文件真實(shí)、完整、安全和有效利用而應(yīng)遵循的行為準(zhǔn)則。這些原則包括：

1.全過程管理原則

電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，對(duì)于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性十分重要。維護(hù)電子文件真實(shí)性的管理措施涉及從電子文件形成、處理、收集、積累、整理、歸檔，到電子檔案的保管、利用的全過程，可以稱之為“電子文件全過程管理”。電子文件的全程管理原則應(yīng)該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定，管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行，管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在其整個(gè)生命周期受到嚴(yán)密的控制。

2.前端控制原則

在文件從形成到永久保存或銷毀過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。傳統(tǒng)文件、檔案管理的特征是分階段、分環(huán)節(jié)控制，文件、檔案管理的全部目標(biāo)和要求被分解到不同的階段、環(huán)節(jié)和步驟之中。前端控制則是對(duì)整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。前端控制可以有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的損傷和破壞，確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀，提高管理效率。

3.真實(shí)性原則

電子文件真實(shí)性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等經(jīng)遷移、傳輸后須與形成時(shí)原始狀態(tài)一致。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性與法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史真實(shí)、具有價(jià)值得以作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存的前提。電子文件對(duì)信息技術(shù)的軟硬件有較強(qiáng)的依賴性，不同格式的文件轉(zhuǎn)換時(shí)可能造成信息失真，在進(jìn)行電子文件遷移過程中也可能造成信息失真。因此電子文件管理必須遵循真實(shí)性原則。

4.完整性原則

作為企業(yè)活動(dòng)真實(shí)記錄的電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義：一是作為記錄企業(yè)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。電子文件在存儲(chǔ)或傳輸過程中保證不被偶然或故意增加、刪除、修改、偽造、亂序、重放等，也是文件完整性的體現(xiàn)。

5.可讀性原則

電子文件的可讀性是指電子文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后，應(yīng)能夠以人可以識(shí)別、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。計(jì)算機(jī)軟硬件不同，生成的電子文件的格式也不盡相同。計(jì)算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代，可能會(huì)造成對(duì)舊的軟硬件不兼容。電子文件對(duì)系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟硬件系統(tǒng)后，文件就變成了無(wú)法識(shí)別的“死文件”。另外，如果感染了病毒也可能造成文件信息的無(wú)法讀取。因此電子文件管理必須遵循可讀性原則。

三、電子文件管理的基本方法

1.始終保持電子文件的“原始性”

電子文件的上述特點(diǎn)使我們無(wú)法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性，需要為這建立一個(gè)新的“原始性”概念。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，即允許文件載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為唯一標(biāo)準(zhǔn)。它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根據(jù)，是電子檔案“享有”與紙制檔案同樣憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。

2.大力推進(jìn)文檔一體化

文件運(yùn)動(dòng)周期理論告訴我們，從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)統(tǒng)一的、前后銜接的過程，將這樣一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整個(gè)過程納入一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)之中產(chǎn)生文件和檔案的一體化管理是理所當(dāng)然的。所謂一體化，并非去抹煞不同運(yùn)動(dòng)階段文件管理的特點(diǎn)，而是要求在一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)之內(nèi)，有統(tǒng)一的控制中心，統(tǒng)一的工作制度，統(tǒng)一的、前后各有特點(diǎn)又互相銜接的工作程序。也就是說對(duì)原來相隔在文書和檔案兩個(gè)工作部門，且相對(duì)獨(dú)立，但又有不少具體工作環(huán)節(jié)互相雷同和重復(fù)的兩個(gè)管理系統(tǒng)，真正從組織制度和工作程序上結(jié)合在一起，成為一個(gè)統(tǒng)一的管理體系。這樣就能從文件的形成時(shí)起對(duì)其運(yùn)動(dòng)的全過程進(jìn)行比較全面、有效和統(tǒng)一地控制，既精簡(jiǎn)了工作程序，減少了不必要的重復(fù)勞動(dòng)，又能避免因現(xiàn)行文件管理不善致使檔案部門有可能收集不到系統(tǒng)、完整檔案的弊端，提高了案卷質(zhì)量，達(dá)到了以較小的耗費(fèi)取得較大的效益的目的。

3.積極探索電子文檔管理規(guī)范化

篇(7)

關(guān)鍵詞:高校數(shù)字檔案館;必要性;建設(shè)

中圖分類號(hào):TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B 文章編號(hào):1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

(一)高校檔案利用現(xiàn)代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經(jīng)過規(guī)范化整理,編制了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學(xué)校對(duì)檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統(tǒng)的手工操作,用戶利用檔案時(shí),要反復(fù)調(diào)閱原件并逐個(gè)查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴(yán)重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需要。一流的大學(xué)必須有一流的管理和一流的信息服務(wù),數(shù)字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學(xué)籍卡、校內(nèi)外新聞錄像及專題片等數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內(nèi)通過校園網(wǎng)下載、打印。海內(nèi)外校友也可通過互聯(lián)網(wǎng)將自己畢業(yè)后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務(wù)器上,將重要獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品原樣掃描上載到服務(wù)器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯(lián)網(wǎng)可向全國(guó)、全世界宣傳自己的學(xué)校和學(xué)校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時(shí)采集電子文檔歸檔平臺(tái)的需要。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表,早就應(yīng)用了計(jì)算機(jī),這就產(chǎn)生了大量的電子文檔資料和各種信息數(shù)據(jù)庫(kù)等等。同時(shí)高校數(shù)字化校園環(huán)境的不斷完善,各單位都在校園網(wǎng)上建立了自己的網(wǎng)頁(yè),這又制作了大量現(xiàn)行的網(wǎng)頁(yè)電子文檔。

二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的任務(wù)

(一)檔案信息資源建設(shè)。1、將現(xiàn)有館藏檔案信息資源數(shù)字化。其原則是“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、逐步擴(kuò)展”,指導(dǎo)部分檔案的全文數(shù)字化的實(shí)施。所謂搶救優(yōu)先,就是在全文數(shù)字化中優(yōu)先考慮因特定時(shí)期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導(dǎo)致部分損毀的檔案、紙質(zhì)較差或酸度較高的檔案,優(yōu)先進(jìn)行了全文數(shù)字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數(shù)字化十分必要。所謂利用優(yōu)生,就是根據(jù)目前高校利用的實(shí)際情況,優(yōu)先把“涉民”檔案全文數(shù)字化。把那些涉及人民利益的如:學(xué)生學(xué)籍卡、錄取名冊(cè)、成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)生電子注冊(cè)編碼、照片、底片、基建圖紙、學(xué)校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺(tái),各單位兼職檔案員要對(duì)本單位所產(chǎn)生的電子文檔、網(wǎng)頁(yè)及時(shí)集、上傳,否則所產(chǎn)生的電子文檔過段時(shí)間后會(huì)自動(dòng)刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來?yè)p失。3、檔案網(wǎng)站的建設(shè)(把數(shù)字檔案在網(wǎng)上出來)。提出控制論的數(shù)學(xué)家維納,在其著名的、包含人文關(guān)懷的著作《人與人的用處――控制與社會(huì)》中明確指出:信息的價(jià)值在于傳播,而不在儲(chǔ)藏,任何“意義”、“價(jià)值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無(wú)意義與無(wú)價(jià)值的。檔案部門要及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展,盡量采取現(xiàn)代信息處理技術(shù)傳播檔案信息,以最大限度地發(fā)揮檔案的作用。各高?？梢越⑿@網(wǎng)、外部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng),同時(shí)把上述非保密的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng),向全校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務(wù)。(三)檔案信息化保障體系建設(shè)1、人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍建設(shè)包括:信息處理技術(shù)隊(duì)伍、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用與數(shù)據(jù)錄用隊(duì)伍、檔案信息開發(fā)利用隊(duì)伍的建設(shè)。建立數(shù)字化檔案館人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵,因此,各高校要重視檔案隊(duì)伍建設(shè),要對(duì)年輕的檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平,更新知識(shí)結(jié)構(gòu),另一方面,學(xué)校檔案館要不斷引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,并對(duì)其進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),只有這樣才能使他們既懂業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。2、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)猶如交通規(guī)則,這是數(shù)字檔案館能否有條不紊、順利建設(shè)的有力保障,現(xiàn)在各高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)普遍存在的問題是管理系統(tǒng)不統(tǒng)一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經(jīng)濟(jì)上的大量浪費(fèi),而且各高校之間的經(jīng)驗(yàn)交流也受阻,不利于發(fā)展。因此,名高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)要強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括:管理性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。(四)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1、數(shù)字檔案館的概念結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng),它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結(jié)構(gòu)最能體現(xiàn)數(shù)字檔案館信息的流向,在數(shù)字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經(jīng)過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數(shù)字檔案管的概念結(jié)構(gòu),說明了人與人之間的關(guān)系、人與計(jì)算機(jī)之間的關(guān)系。2、數(shù)字檔案館的軟件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng)必須依靠軟件才能實(shí)現(xiàn)其功能,數(shù)字檔案館的軟件就是我們平時(shí)所說的管理系統(tǒng)。各高校要根據(jù)自己本單位的實(shí)際情況,選擇適合自己的軟件。當(dāng)前國(guó)內(nèi)從事數(shù)字檔案館軟件開發(fā)的廠商不少,不同的軟件其結(jié)構(gòu)和功能均不一樣。3、數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu),它主要由輸入子系統(tǒng)、輸出子系統(tǒng)、存儲(chǔ)子系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)等組成。其中的硬件投入各高校可根據(jù)自己的需要選擇,它主要是描述數(shù)字檔案館硬件的組成部分及其關(guān)系,硬件結(jié)構(gòu)圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數(shù)字檔案館的規(guī)模及數(shù)據(jù)量而定,并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。其中輸入子系統(tǒng)包涵著檔案數(shù)字化技術(shù):由掃描儀、照片機(jī)、攝像機(jī)、視頻集等構(gòu)成;輸出子系統(tǒng)包涵有數(shù)字化輸出技術(shù):由打印機(jī)、彩噴機(jī)、畫圖儀、展覽、出版等構(gòu)成;存儲(chǔ)系統(tǒng)包涵有數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù):由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構(gòu)成;服務(wù)系統(tǒng)包涵有數(shù)字化技術(shù):由網(wǎng)上信息、新聞媒體構(gòu)成。

作者單位:湖南人文科技學(xué)院

作者簡(jiǎn)介:譚偉貞,女,湖南人文科技學(xué)院綜合檔案室。

參考文獻(xiàn):

[1]鄭鷗.關(guān)于檔案全文數(shù)字化工作的思考[J].中國(guó)檔案,2007(2)