民營企業(yè)人事檔案精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇民營企業(yè)人事檔案范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

關鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)制度 民營企業(yè) 機械企業(yè) 檔案管理

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息化的發(fā)展，檔案的管理工作已經由傳統(tǒng)的手工管理變?yōu)榱爽F(xiàn)代的以信息化為手段的面向內容的全方位的檔案管理理念。在這樣的趨勢下，現(xiàn)代企業(yè)也就必須要面對全新的企業(yè)管理里面來對傳統(tǒng)的檔案管理工作進行一定的改革。只有使用新的管理模式以及工作的方式才能有效的推動檔案管理的科學發(fā)展。使之形成與現(xiàn)行的企業(yè)制度下相互適應的檔案管理模式以及制度體系。這樣才能夠實現(xiàn)有效的管理平臺以及科學的管理隊伍的建設。進一步的實現(xiàn)使檔案的管理工作從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代化。本文將針對民營機械企業(yè)的檔案管理工作在現(xiàn)代企業(yè)制度下所存在的問題進行一定的探討和分析。

一、 民營機械企業(yè)檔案管理的原則

1、靈活的原則

民營企業(yè)的根本的目的和利益所在就是為了能夠在生產經營活動中獲得更多的經濟利益，所以檔案管理的工作就必須遵照這樣的根本目的，在目的的引導下開展為企業(yè)的經濟發(fā)展的服務性工作。對于檔案管理的工作就是為了能夠方便那些高層的管理人員對已有的信息的查找和利用，若在檔案中存在很多的不適用和僵化的信息將直接的影響到企業(yè)管理者的決策問題。

2、信息的真實性原則

信息的真實性的原則取決于檔案信息的管理是企業(yè)進行決策的依據(jù)所在。只有那些真實正確的信息才是管理者做出科學的決策的前提。所以，保證信息資料的真實性是企業(yè)的社會責任所在。在檔案中如果有很多的虛假的信息，不僅僅會對企業(yè)的決策方向產生很大的影響，還會對企業(yè)的社會形象有很大的影響。

3、信息全面性的原則

信息的包含范圍是企業(yè)的檔案管理中必須要面對的問題。如何處理好企業(yè)的信息的范圍也是一個企業(yè)的檔案管理水平的體現(xiàn)所在。這里所說的企業(yè)檔案信息的全面性，并不是說企業(yè)的檔案管理過程中必須要有那些與企業(yè)的生產經營不相關的信息。企業(yè)的檔案管理的打發(fā)我內上的全面指的是企業(yè)的檔案管理要能夠提供企業(yè)的各個部門所需要的信息。對于對企業(yè)的發(fā)展以及決策有幫助和參考價值的信息要做到及時的更新。這就需要企業(yè)的檔案管理人員對企業(yè)的所在行業(yè)有很好的了解以及扎實的基礎知識。

二、 民營機械企業(yè)檔案管理存在的問題

1、檔案管理的意識問題

一般的民營企業(yè)的企業(yè)規(guī)模是相對比較小的，所以檔案管理的工作一般是不被重視的，很多的企業(yè)認為檔案管理只是對企業(yè)的資源以及時間的浪費?，F(xiàn)在中國的社會管理環(huán)境中，很多的管理層對企業(yè)的檔案管理工作不夠重視，是企業(yè)檔案管理存在的根本問題所在。并且由于民營企業(yè)的工作人員的流動性相對比較大，客戶的穩(wěn)定性也不夠強。所以很多的企業(yè)管理者認為檔案的信息是不重要的。同時，檔案管理的本身問題也是企業(yè)的檔案管理不被重視的一個重要的原因，由于企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)的本身所涉及到的經營范圍的資料的整合和保存工作，所以在平時企業(yè)的檔案管理工作很少能夠發(fā)揮出其根本的作用，只有在很長的時間之后企業(yè)的檔案管理工作的優(yōu)勢才能夠得到有效的體現(xiàn)。

2、企業(yè)的檔案管理方式相對單一

雖然很多的民營企業(yè)開始了企業(yè)的檔案管理的工作，但是很多的企業(yè)的管理模式上，還存在一個不科學的問題，很多的民營企業(yè)為了在管理中能夠節(jié)約成本，或者是受到了企業(yè)的本身經濟條件的限制，在企業(yè)的檔案管理中沒有引進先進的檔案管理設備以及人才，這就存在檔案管理的手段上存在很多的問題，紙質的資料還是檔案管理的一個重要的方式，一般都是人工的填寫的模式，使得企業(yè)的檔案在后期的使用中面臨著比較大的困難。

3、企業(yè)的檔案管理工作缺乏正確的企業(yè)檔案主體認識

在很多的機械企業(yè)的檔案管理的認知水平上存在著一定的誤差，很多的檔案管理企業(yè)錯誤的將傳統(tǒng)的人事檔案管理當做企業(yè)的檔案管理的全部，也就是可以說現(xiàn)在的很多的企業(yè)的檔案管理工作者對于其工作的范圍還沒有一個很明確的界定?；蛘呤呛芏嗟娜穗m然認識到了檔案的管理工作不僅僅是傳統(tǒng)的人事檔案的管理工作，但是實際的工作中還是以人事檔案的管理工作作為重點。因此，企業(yè)的很多的珍貴的資料就在這樣的過程中流失掉了。所以，對于企業(yè)檔案管理的主體上的認識需要我們對于企業(yè)的檔案管理的工作進行全方位的改革，改變傳統(tǒng)的檔案管理的意識，只有這樣才能進一步促進企業(yè)的發(fā)展。

三、民營機械企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化

1、引起企業(yè)足夠的重視

政府部門要在企業(yè)的檔案管理的過程中發(fā)揮出本身應有的作用，要梳理企業(yè)的哪敢管理的危機意識，促進民營企業(yè)的檔案管理的工作進入正軌。加大檔案管理的宣傳力度提醒企業(yè)提高檔案管理的意識，樹立成功企業(yè)的典型也是一個相對比較好的模式。只要企業(yè)嘗到了企業(yè)的檔案管理的甜頭之后，企業(yè)才會有熱情建立起檔案管理新模式的愿望。

2、運用現(xiàn)代化的機械管理設備

隨著科學技術的發(fā)展，計算機已經成為了現(xiàn)代化的企業(yè)經營管理的一個重要的工具，現(xiàn)代化的民營企業(yè)的檔案管理也應該脫離傳統(tǒng)的以人為主要的管理工具的模式，擺脫對人的依賴。而對信息化技術的依賴是檔案管理的一個必經之路。在民營企業(yè)中有必要購入現(xiàn)代化的檔案管設備以增強企業(yè)的檔案管理的可靠性以及資料的實用性。

3、優(yōu)化檔案管理模式

對于不同的企業(yè)，檔案管理的模式可以是不同的，很多大型民營企業(yè)財務集中統(tǒng)一的管理模式來進行檔案的管理，這樣的管理模式不僅僅管理的標準高，而且要求相對比較嚴格，使得檔案管理的體系更加的科學完善，這就能夠促進檔案管理工作能夠更好的為了企業(yè)本身做出決策上的服務。中小型的民營企業(yè)可以采取分散管理的模式，正確的對待自身的情況來促進檔案管理工作的開展。這就可以使得檔案管理的過程不僅僅能夠滿足信息化的過程，而且還可以在檔案管理的過程中逐漸的滿足系統(tǒng)化的要求，逐步的建立起一個比較系統(tǒng)完善的檔案管理體系。

參考文獻：

[1]陳曉曄，談如何做好企業(yè)的檔案管理[J]，廣東檔案，2009，(02)

[2]張春玲，淺談企業(yè)檔案管理的原則和措施[J]，西部煤化工，2008，(01)

[3]馬淑芬，知識管理對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的要求[J]，經營管理者，2011，(06)

篇(2)

論文摘要：在我國社會實現(xiàn)由計劃經濟向市場經濟轉型的過程中,人才的流動已經成為一種客觀的事實,,但是在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發(fā),從人才強國的戰(zhàn)略高度,提出了相應的改革意見和建議。

檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，對了解歷史、查考現(xiàn)實、總結經驗教訓、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發(fā)展藍圖時，都要參考檔案資料;又如學校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責任感、榮譽感、歸屬感等等。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強

傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規(guī)定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現(xiàn)實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位;也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應我國經濟的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。

（三）社會主義市場經濟進程中呈現(xiàn)“棄檔族”

過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業(yè)單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業(yè)，不關心員工人事檔案

與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業(yè)在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業(yè)經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業(yè)占了調查總數(shù)的80%。在政府機關或國有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的。”如今，企業(yè)必須在市場上尋找最優(yōu)秀的人才，以應對激烈的競爭。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國公司、民營企業(yè)、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經濟的發(fā)展和各種所有制市場參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進的原因

人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰(zhàn)略的具體實施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業(yè)介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

二、對新型人事檔案管理制度的設想

（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質

在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質上屬于公共服務，而且?guī)в泻軓姷恼涡?。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系。

（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業(yè)都應在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。

個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作?！睘榱诉m應服務人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容。”這些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容,也是發(fā)揮檔案作用，促進經濟發(fā)展的有效途徑。

(四)執(zhí)行“收支兩條線”

為了保證規(guī)定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執(zhí)行物價部門批準的標準，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務費要如數(shù)上繳政府財政部門，不得私自截留?！笆罩蓷l線”是對行政事業(yè)費的管理措施，對企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個側面說明了企業(yè)是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業(yè)行為。超級秘書網(wǎng)

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺上實現(xiàn)共贏，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點和作用[J].科技，2004,(10).

[2]孫鵬.人事檔案如何更好地發(fā)揮作用[J].中國科技信息，2005,(06).

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【關鍵詞】流動人員;檔案管理;新時期

在新的時期，社會的各個方面需要改革和創(chuàng)新。只有重視流動人員人事檔案管理工作，找出其存在的問題并妥善解決，才能給社會帶來長足進步，才能適應新時期社會發(fā)展的需要。解決目前我國流動人員人事檔案管理存在的問題，需要相關部門和工作人員的共同努力。

1目前我國流動人員人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

流動人員最主要的特點是具有流動性，隨著社會經濟的發(fā)展，這一特性也不斷增強。流動人員加大了區(qū)域的流動性，縮短了流動時間，這加強了流動人員人事檔案管理的工作量。雖然部分組織已經意識到存在的挑戰(zhàn)，也加強了管理，但仍然存在效率低下等問題。

1．1對流動人員人事檔案管理工作缺乏重視

雖然部分組織已經加強了對流動人員人事檔案管理工作的重視程度，但是仍有部分組織，如一些非公有制企業(yè)和中小民營企業(yè)，由于缺乏重視，對于流動人員人事檔案管理的投入過小，方法過于陳舊，設備也沒有進行更新，不能很好適應社會發(fā)展帶來的機遇和挑戰(zhàn)。

1．2流動人員人事檔案管理方法并不很合理

目前社會上存在一些不利于流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，如存在部分不具備管理流動人員人事檔案資質的組織和機構私自提供有償服務，擾亂了流動人員人事檔案管理的秩序。隨著信息技術的發(fā)展，信息化設備也在不斷進步，但部分流動人員人事檔案管理機構仍采用舊的機器設備，管理方法落后，不能適應社會發(fā)展的要求。

1．3流動人員人事檔案管理交接流程存在漏洞

由于對于流動人員人事檔案管理工作缺乏相應的法律意識，部分企業(yè)員工在離開自己的工作崗位之后，并沒有按照制度進行相應的交接工作，給檔案管理工作帶來了一定的困難。還有部分組織沒有統(tǒng)一保管員工的檔案，而是交給員工私自保管，大大加大了檔案出現(xiàn)損壞或丟失的幾率，也降低了流動人員人事檔案管理的效率，加大了許多不必要的損失。此外，部分企業(yè)為了降低管理成本，尋求一些不具備檔案管理工作的機構進行管理，破壞了檔案管理現(xiàn)有的制度，增加了其混亂程度。

2加強流動人員人事檔案管理工作的方法

2．1增強對流動人員人事檔案管理的重視程度

對于流動人員人事檔案管理重視程度體現(xiàn)的是思想層面的問題，只有加強流動人員人事檔案管理的重視度，才能從根本上改進我國的檔案管理工作。組織和機構對于流動人員人事檔案管理工作足夠重視就會合理安排相應的工作人員，安排具有專業(yè)知識、專業(yè)素養(yǎng)的檔案工作人員進行檔案管理。企業(yè)和組織要對在崗檔案管理工作人員進行適當?shù)男麄鞴ぷ?，對于企業(yè)職工進行相應的宣傳工作，引起大家對于流動人員人事檔案管理的重視，提高企業(yè)人員的責任感。此外，企業(yè)要加大對于流動人員人事檔案管理的資金投入，用于相應設備的更新?lián)Q代，用于加大對于工作人員的技能培訓，用于對于意外事件帶來的損失彌補等。此外，要加強對于相關法律的宣傳力度，規(guī)范檔案工作的程序，提高企業(yè)人員的法律意識。

2．2健全流動人員人事檔案管理制度

制度是規(guī)范人員的工具，只有健全的制度才能規(guī)范相應人員的管理行為。在新時期下，健全相應的流動人員人事檔案管理制度是大勢所趨。對于部分組織和企業(yè)，要嚴格按照相應的關于檔案管理的法律法規(guī)的有關規(guī)定，規(guī)范檔案管理工作人員的行為。此外，要加強對于流動人員人事檔案管理的監(jiān)督力度，進行定期和不定期的審查，對于不合法的行為要進行適當?shù)呐u教育，對于是否認真填寫流動人員人事檔案管理，應作為一項考核指標，納入企業(yè)員工的考核。

2．3增強流動人員人事檔案管理的規(guī)范度

除了要健全流動人員人事檔案管理相關的制度，還要對于流動人員人事檔案管理進行科學化規(guī)范管理。要引導流動人員人事檔案管理走科學化、規(guī)范化的正確道路，不斷向標準靠攏。要增強流動人員人事檔案管理的規(guī)范程度，就要加大對于檔案管理的保護程度，不僅要保證檔案的安全，還要保證檔案的私密性，尊重流動人員的隱私。對于流動人員人事檔案管理的查閱、借閱，要進行規(guī)范的登記，進行檔案的查閱要提出查閱的請求，企業(yè)和組織要進行嚴格的審查，此外，要登記仔細查閱的日期、人員等。

2．4加強流動人員人事檔案管理方法的創(chuàng)新

改革和創(chuàng)新能為流動人員人事檔案管理制度增加新的生機與活力。企業(yè)可以根據(jù)自身情況進行適度的制度調整，根據(jù)實際發(fā)生的狀況，創(chuàng)新性的運用方法解決問題。創(chuàng)新流動人員人事檔案管理方法不會破壞制度本身的規(guī)范性，相反，可以解決許多實際的問題。

2．5加強流動人員人事檔案管理隊伍建設

人是一切工作的核心，因此，提高流動人員人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質是十分必要的。企業(yè)要安排流動人員人事檔案管理工作人員的培訓，通過培訓來提高工作人員的專業(yè)技能。還要加強對于檔案工作人員的法律意識和道德意識的培養(yǎng)，增強管理人員的責任感和法律意識。

3結語

目前，我國流動人員人事檔案管理已經取得了一定的進步，但仍然不滿足新時期的要求。為了更好面對新時期帶來的挑戰(zhàn)，企業(yè)和組織要進行足夠的準備和重視，不斷解決流動人員人事檔案管理過程中遇到的問題。希望本文對于流動人員人事檔案管理現(xiàn)狀的分析，對于改進流動人員人事檔案管理方法的總結能對我國流動人員人事檔案管理的發(fā)展起到一定的積極作用。

參考文獻:

［1］吳軍．對加強人事檔案管理工作的幾點思考［J］．中國職工教育，2014(6):151～152．

［2］莫玉芬．流動人員人事檔案管理的重要性及政策措施研究［J］．管理觀察，2015(14):28～29．

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民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒有落實就業(yè)單位的學生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內可以進行免費存放。

二、民辦院校就業(yè)檔案服務程序

1.開具證明。擇業(yè)期內未落實就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業(yè)生可以享受一下服務：憑就業(yè)報到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業(yè)期內沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業(yè)、出國留學、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內自謀職業(yè)或自費出國留學以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學籍檔案是指學生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機構簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報到證后才能得以實現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業(yè)生進入國家機關、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權的單位違規(guī)接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關規(guī)程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。

五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補辦辦法

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關鍵詞：企業(yè)人事檔案管理；路徑依賴；路徑選擇；信息化

“路徑依賴”最早是由生物學家在理論分析中提出的。后來，north等經濟學家引入新制度經濟學和進化經濟學當中。路徑依賴是指今天的選擇受歷史因素的影響，人們過去做出的選擇決定了其現(xiàn)在可能的選擇[1]，類似于物理學中的“慣性”。由于某種現(xiàn)象具有先動優(yōu)勢，即使后來環(huán)境發(fā)生了改變，它也有可能繼續(xù)自我增強，最后“鎖定”在次優(yōu)的狀態(tài)。隨著我國經濟的迅猛發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也是日新月異。而企業(yè)人事檔案是企業(yè)選人、用人、開發(fā)人力資源的基礎，也是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。因此，研究企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴問題具有重要的現(xiàn)實意義。

一、企業(yè)人事檔案管理中的路徑依賴

1. 企業(yè)人事檔案管理管理制度不完善，手段落后。

企業(yè)以追求最大利潤為價值取向，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為企業(yè)與員工是一種雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。長此以往，這種現(xiàn)象不斷自我強化，導致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全、缺乏科學性、先進性。加之現(xiàn)在還有很多企業(yè)的人事檔案管理仍停留在經驗管理和手工管理階段，這種方式制約人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。

2. 企業(yè)人事檔案內容簡單雷同，個人材料分散。

目前，仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種計劃經濟體制下制定的企業(yè)人事檔案內容顯然已不適應新形勢的發(fā)展。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，挫傷了員工的創(chuàng)新熱情，失去了真正意義上的參考價值[2]。另外，長期以來，人事檔案管理、利用形成了一種分散局面。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料。而反映員工工作業(yè)績的材料在檔案中卻沒有收集，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整統(tǒng)一， 使之不能全方位地反映員工的真實面貌。

3. 企業(yè)人事檔案管理不規(guī)范，利用率低。

有些民營企業(yè)是從家庭小作坊發(fā)展起來的，管理本來就不是很規(guī)范，人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業(yè)主口頭上說了就算的現(xiàn)象，使員工的工資級別、職務任免等材料根本無法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范，產生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執(zhí)行，對當前配置以及未來人力資源的供求造成負面影響。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規(guī)范[3]。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。這些原因相應地造成了企業(yè)人事檔案價值不高，利用率降低。

二、企業(yè)人事檔案管理的路徑選擇

企業(yè)不同于其他組織的最大特點就是它是以追求利潤為目標的經濟組織。企業(yè)是依法設立的以盈利為目的的從事生產經營活動的獨立核算的經濟組織。企業(yè)的一切管理工作都是以是否有利于企業(yè)獲得利潤為目標的。企業(yè)檔案管理的存在和發(fā)展必須來自其內在的、本質的需要。如果企業(yè)的人事檔案管理能夠滿足企業(yè)的這種內在需要，它就能生存和發(fā)展[4]。因此，針對企業(yè)的特點，應突破傳統(tǒng)人事檔案管理的路徑依賴，選擇信息化、現(xiàn)代化的新路徑。信息化是從原始靜態(tài)檔案管理到動態(tài)檔案信息化管理的革命，是人事檔案工作的深入，是工作方法的改變，也是人事檔案管理與時俱進、開拓創(chuàng)新的起點。這一路徑的選擇對企業(yè)人事檔案管理提出了新的要求。

1.完善人事檔案管理制度是信息化的基礎

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析， 對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別， 注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設提供更好的服務，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎。

2.依托專業(yè)人才是信息化的有力保證

由傳統(tǒng)的檔案實體管理轉變?yōu)樾畔⒐芾恚徽莆諅鹘y(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應的。因此，要實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，企業(yè)必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理員和者的角色轉換，要提高人事檔案管理人員的計算機應用能力，能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。對專業(yè)人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業(yè)務技能培訓，檔案人員應具備扎實的檔案學基礎理論知識，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關的技術；二是現(xiàn)代化信息技術培訓，培訓重點應放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運用及網(wǎng)絡知識的運用等方面。通過培訓使檔案人員能夠掌握計算機技術在檔案管理工作中的應用，掌握檔案管理應用軟件的各種功能，成為檔案信息化管理的行家能手，確保檔案管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常的運行。只有這些相應人才素質的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力，從而更為有效地實施檔案管理信息化工作，為企業(yè)服務。

3.建設人事檔案管理系統(tǒng)是信息化的重點

利用計算機技術對人事檔案進行信息儲存、查找，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，是當前人事檔案管理信息化的重點。人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能如下圖所示：

人事檔案管理系統(tǒng)

 

數(shù)據(jù)復制

 

文件傳輸

 

報表管理

 

員工管理

 

系統(tǒng)安全

一方面，通過該系統(tǒng)能夠實現(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理、鑒定并確定密級和保管期限，然后進入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統(tǒng)隨時掌握文書，業(yè)務部門的管理動態(tài)，及時進行指導，從而實現(xiàn)檔案的超前性、預見性管理[5]。

另一方面，企業(yè)文書、業(yè)務部門可以隨時將形成的有查考利用價值的文件歸檔存儲到服務器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲到服務器上。當用戶通過身份確定就可以在企業(yè)局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為企業(yè)生產建設提供了快捷、高質量的服務。

三、路徑選擇中應注意的問題

1.信息化檔案管理面臨的經費問題。

檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，管理服務的現(xiàn)代化，都需要不斷的更新設備和技術等。為此，企業(yè)在選擇進行信息化建設的過程當中，就得花大量的人力、物力、財力去解決這些問題。這就制約了一部分企業(yè)，尤其是中小企業(yè)去選擇信息化的新路徑，而“鎖定”在傳統(tǒng)的人事檔案管理上。

2.檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。

信息網(wǎng)絡已經不斷的深入到各個領域。在網(wǎng)絡環(huán)境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素，檔案管理人員的檔案安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意信息，對的信息缺少嚴格的審查和管理；二是技術問題，當前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些勢必引起企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的高度重視，需加以研究解決。

總結

綜上所述，本文分析了我國企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理中的一些問題及原因，認為企業(yè)人事檔案管理應走信息化、現(xiàn)代化的路徑，并提出了路徑選擇中應注意的一些問題。我們認為，企業(yè)人事檔案管理，以網(wǎng)絡建設為依托，以各種先進技術為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實際效能，為企業(yè)提供服務。

參考文獻：

[1] 諾思.制度、制度變遷與經濟績效[m].上海：三聯(lián)書店，1994

[2] 劉琴.人事制度改革對人事檔案管理的影響[j].檔案學通訊，2005，5：10-12

[3] 張新芳.人事檔案工作如何適應新時代企業(yè)人力資源管理的新要求[j].蘭臺世界，2006，12：41-42

篇(6)

Abstract： Personnel archives of enterprises in the selection， use， development of human resources， play a growing role， but， in the enterprise personnel file management， there is a low investment， management tools lag， information content is not complete， the backwardness of management problems. Therefore， in order to promote human resources better services for enterprises， enterprises need to lead the raise awareness， increase investment in hardware and software archives management， strengthen the institutional construction of archives management， improve the information degree， more effectively play the role of personnel files in the management of enterprise human resources， talents， create positive energy economic efficiency in the enterprise.

關鍵詞： 加快；檔案；管理；信息化；步伐

Key words： accelerate；archives；management；informatization；pace

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）24-0187-02

0 引言

國有企業(yè)人力資源管理的一個重要方面就是人事檔案管理，在企業(yè)選人、用人以及開發(fā)人力資源等方面，科學有效的管理人事檔案發(fā)揮的作用越來越大。為了促進企業(yè)能夠合理的科學的使用人才，必須有效提高企業(yè)人事檔案管理信息化的水平。

1 目前國有企業(yè)人事檔案管理中存在的突出問題

第一，由于人事檔案基礎建設投入不足而導致管理手段滯后。企業(yè)的終極目標就是追求最大的經濟效益，因此，企業(yè)領導在生產經營上花費了大量的精力和資金，然而卻忽視了檔案管理的基礎建設以及信息化水平的投入。甚至很多企業(yè)的領導錯誤的認為，投入大量的人力物力在人事檔案管理上是一種浪費，因為不產生直接的經濟效益。長期下來，就形成了現(xiàn)在這種人事檔案管理說起來重要，但是實際上置之不理的現(xiàn)象。因此，我國對于認識檔案的經驗管理以及手工操作還處于原始階段，缺乏管理上的先進性，這些都嚴重的制約了我國認識檔案作用的最大發(fā)揮。

第二，目前很多人事檔案人員的現(xiàn)代化計算機和網(wǎng)絡信息化水平較差從而導致工作效率低下。目前從事檔案管理的人員多是不能夠上生產一線的非技術人員或者是受照顧的老弱病殘對象，由于他們的學習能力低，接受現(xiàn)代化信息技術的能力差等，對提高企業(yè)認識檔案信息化管理帶來了很多困難。

第三，由于不科學的記載檔案內容，不能為企業(yè)選人用人提供有效的參考價值。目前很多企業(yè)的人事檔案僅是簡單的記錄了員工的姓名以及文化程度等，沒有充分反映員工的特長以及潛力功能等。由于在檔案中沒有反映員工的業(yè)績，因此，不能有效的對員工進行能力評估。加之，人事檔案管理上的條塊分割制嚴重影響了人事檔案綜合效能的發(fā)揮。這樣的人事檔案不僅浪費了人力財力，還不能完整的反正員工的真實情況，因此，失去了人事檔案在管理中的價值和作用。

第四，不健全的現(xiàn)代化管理制度導致了人事檔案的漏洞較多。很多企業(yè)普遍存在人事檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象。在這些企業(yè)當中，員工職務的升降以及薪資待遇隨意性大，從而導致員工的工資級別以及職務任免等信息無法形成書面資料。這種不規(guī)范的人事管理造成了許多不良后果：首先，有人利用人事檔案管理的不規(guī)范性以及漏洞，篡改工齡等制造有利于自己的虛假資料；其次，由于檔案程序上存在的不嚴肅性，導致有的人已經離職，但是該人的檔案沒有按照規(guī)定轉遞等。

2 信息化管理是提高國有企業(yè)人事檔案管理水平的必由之路

在信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡化的時代，如果企業(yè)仍舊對人事檔案采用手工方式進行粗放的管理，檔案管理上的一些漏洞將會一直延續(xù)，造成的人力財力的浪費還將繼續(xù)存在。因此，為了使得檔案能夠更好的服務企業(yè)，最大化檔案的潛在作用，必須突破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，走信息化的管理之路并建立現(xiàn)代管理制度。

第一，通過培養(yǎng)提高和吸納信息化水平較高的專業(yè)人才來管理檔案。人事檔案管理信息化的操作是由人來完成的，這就要求企業(yè)的領導首先要高度重視培養(yǎng)信息化水平較高的檔案管理人才，為人事檔案管理的信息化大開方便之門。只有提高企業(yè)領導對人事檔案管理信息化的認識，才能更好的解決專業(yè)人事檔案人才培養(yǎng)以及外面引入的問題。在用人方面，對于本企業(yè)現(xiàn)有的人員應當通過最大程度的培訓來提高他們的綜合素質，使得他們在盡量短的時間熟練掌握以及運用計算機進行人事檔案的管理。同時，還要努力充實信息化水平較高的檔案管理人才，以充分發(fā)揮其帶動提高的作用。為了培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)化人才，一方面，不斷的強化管理人員的理論知識以及業(yè)務技能，在具備扎實的檔案管理理論知識的同時還具備運用計算機處理文件以及檔案的方法以及相關技術；另一方面，加快檔案信息化技術培訓，應當重點培訓數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運用以及計算機網(wǎng)絡知識的運用等方面。通過培訓，最終形成一支檔案信息化管理的隊伍，以確保檔案管理的規(guī)范、安全和平穩(wěn)。

第二，建全人事檔案信息化管理的規(guī)章制度。規(guī)章制度的約束和保障是確保工作順利實施以及繼續(xù)開展的前提和基礎。對于人事檔案的信息化管理也是如此，必須及時改革那些不適應新形勢、新要求以及新手段的規(guī)章制度，及時制定科學的、合理的以及規(guī)范的認識檔案管理制度，以保證人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化以及科學化。因此，要及時完整的收集與之相關的檔案，堅持“去偽存真”的原則保存為電子檔案，并不斷的補充完善相應的規(guī)章制度，尤其要及時補充和手機檔案的新內容。只有維護了人事檔案的真實性和嚴肅性，才能發(fā)揮其有效性，才能為企業(yè)的人事決策提供準確的參考價值，才能促進國有企業(yè)又好又快地發(fā)展。

第三，加大資金的投入，為人事檔案的信息化管理通過硬件以及技術保障。檔案的信息化管理需要硬件設施的支持以及應用軟件、管理人員的知識不斷的更新補充來保證。而不斷的更新檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，需要投入一定的人力、物力和財力。因此，為了有效的保證信息化所需設備以及軟件的更新，企業(yè)每年都應當對其列出專項開支。企業(yè)人事檔案管理部門領導要在保證管理系統(tǒng)正常運行的情況下，及時根據(jù)檔案一體化管理的最新動態(tài)，對管理人員不斷進行“充電”。在這一點上，中小型國有企業(yè)要重視，民營企業(yè)也應該借鑒。

第四，加強對檔案工作的領導，采取有效措施，確保檔案信息化管理有效運行。檔案信息化在為我們提供便捷服務的同時，也會受到網(wǎng)絡黑客和一些別有用心的人為的威脅。因此，我們要積極設法預防各種影響檔案保密和安全的因素。檔案管理人員首先要增強檔案安全意識和保密意識，不在管理檔案的專用電腦上聊天、在線觀看視頻和玩游戲，不在檔案網(wǎng)頁上隨意信息，對應當?shù)男畔?，要經過上級的嚴格審查。另外，在當前電腦病毒泛濫的情況下，要采取有效的措施，積極預防電腦黑客對檔案信息安全帶來的威脅，也要防止泄密。

總之，加快國有企業(yè)人事檔案管理的信息化步伐，對推動企業(yè)人力資源更好地為企業(yè)服務，有著十分重要的作用，理應引起國有企業(yè)負責人的高度重視。

參考文獻：

[1]編委會.最新檔案管理工作實踐與探索[M].中國知識出版社，2008.04.

[2]吳良勤，雷鳴.信息工作與檔案管理.2011.08.

篇(7)

一、檔案管理工作的發(fā)展過程

在很長時期，我國企、事業(yè)單位的人事檔案與人力資源管理交織在一起，形成了具有中國特色的人事檔案管理模式，即人檔捆綁管理模式、人檔靈活管理模式和人檔分離管理模式。

（一）人檔捆綁管理模式

是“計劃經濟時期”的管理模式。所有從業(yè)人員均為“單位人”，由詳細記錄每個人從業(yè)情況構成其人事檔案主體；由所在單位人事部門管理；實行一人一檔制度，人員流動以檔案流動先行；檔案決定從業(yè)人員的可流動性、身份及“待遇”。

（二）人檔靈活管理模式

是“經濟轉型前期”的管理模式。針對民營企業(yè)、外資企業(yè)的出現(xiàn)，從業(yè)人員的流動性增加，出現(xiàn)了“臨時工”人事檔案，只記錄個人部分情況；在不同單位有不同的檔案，出現(xiàn)一人多檔的“特例”。

（三）人檔分離管理模式

是“經濟轉型期”模式，采用聘任制，人事檔案由人才交流中心托管，人檔分離管理。雖然不同時期有不同的管理模式，起到了相應的管理作用，但隨著我國改革開放的深入發(fā)展，更需要適應于經濟發(fā)展的、新的人事檔案管理模式，即信息化管理模式。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)代醫(yī)學技術的發(fā)展突飛猛進，與之相對應的醫(yī)院內涵建設得到了無限延伸與發(fā)展，硬件設施、軟件服務、人才梯隊、文化建設、人文關懷、歷史傳承等無不面面俱到。相反，由于人事檔案不能在短時期內體現(xiàn)出價值，不能直接為醫(yī)院帶來經濟效益，因此領導重視不夠，特別是在管理方式、科學管理水平、規(guī)范化及利用率、人性化管理等方面，導致管理工作嚴重滯后，成為了所有醫(yī)院的普遍現(xiàn)象。而由于人事檔案管理落后，導致人事檔案信息不能很好地為醫(yī)院建設所利用，對醫(yī)院人才建設帶來的隱性負面影響也越來越突出，主要表現(xiàn)為以下幾點：

（一）檔案的規(guī)章制度不夠完善

醫(yī)院人事檔案管理制度不健全，是各大醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象。在醫(yī)院檔案信息化建設的過程中發(fā)現(xiàn)“有檔無人，有人無檔”的現(xiàn)象比比皆是。而且，由于醫(yī)院檔案管理模式過分的強調保密性原則，人事檔案的查詢、調遣門檻高，利用僅僅局限于政審、調資、年終考核、辦理退休幾個方面，對于人事檔案的利用率極低，這樣的管理模式也使得人事檔案信息化建設步履維艱。

（二）人事檔案管理方式比較落后

長期以來，有關人事檔案信息基本基于紙質檔案的建立與歸檔管理，沒有儲存電子文檔。即使配備計算機，但一般僅用于目錄的存儲與檢索，做一些簡單的利用，信息存儲量少，實用性較差。此外，由于在檔案信息特別是個人檔案信息的利用上，主要依靠紙質檔案的歸檔和查閱，因而利用效率尤顯低下。大量的紙質文檔，不僅給保存帶來不便，也增加了因查閱而出現(xiàn)失散的可能。

（三）資料信息收集不及時、不全面，檔案資料不完整

在日常工作中醫(yī)院每年都有晉升專業(yè)技術職稱、學歷繼續(xù)教育、調整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫(yī)院多個部門，材料時間不一，收集難度較大，因此，人事資料信息收集往往不夠及時，不夠全面，從而導致人事檔案資料不夠完整。

（四）檔案資料利用度不夠，社會利用效率低

醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務、科研和管理人員長期從事實踐活動的結果，但目前對檔案資料的使用價值重視不夠，對檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務的目的不明確，人事檔案資料利用領域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價值，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務于社會。

三、人事檔案信息化管理的必要性

（一）有利于人事檔案資料的充分利用

人事檔案完整的記錄了個人的學習經歷、工作經歷和職稱等相關信息，是人事部門決定聘用、職稱評審及人員調動的重要依據(jù)。加強醫(yī)院人事檔案信息化管理建設，有利于迅速查閱員工相關信息，為醫(yī)院制定合理人才規(guī)劃，實施績效管理和組織員工培訓等提供科學依據(jù)，最大限度的實現(xiàn)人事檔案資料價值。

（二）有利于提高檔案管理工作的效率

醫(yī)院人事檔案數(shù)量多，信息量大，通過引進專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，建立完善的數(shù)據(jù)庫，不僅有利于醫(yī)院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫(yī)院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數(shù)據(jù)庫對信息進行交叉查詢、統(tǒng)計和分析，節(jié)省翻閱紙質檔案的時間，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）有利于對原始檔案資料的保護

傳統(tǒng)的博物館式的紙質檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢時，需要翻閱原始的紙質檔案，不僅工作量大，查詢時間長，而且不利于原始檔案的保管，加快醫(yī)院人事檔案的信息化管理，可以減少對紙質檔案的翻閱，降低因人為操作不當對紙質檔案原件損害的幾率，延長紙質檔案的使用壽命。

（四）檔案信息儲存更全面、及時

快速建立醫(yī)院人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，除了要加大數(shù)據(jù)庫信息完整、準確，提高數(shù)據(jù)庫的查全率和查準率；還要及時修改補充信息數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)庫信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時耗力地在檔案室進行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點擊某個按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。

四、人事檔案信息化管理的方法

（一）建立長期有效的信息化系統(tǒng)的管理制度

要保障人事檔案信息化系統(tǒng)運行的安全、規(guī)范，必須在人事檔案原有的規(guī)章制度上建立信息系統(tǒng)的規(guī)章制度，只有在這樣的制度約束下進行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開展?？芍贫ㄐ畔⑾到y(tǒng)科學的用戶權限使用制度，系統(tǒng)的維護要經常和定期的對系統(tǒng)進行維護和升級更新，平時也要有定期備份數(shù)據(jù)庫，做到有備無患。

（二）強化培訓，提高對人事檔案管理信息化的認識

單位應鼓勵檔案管理工作人員積極參加檔案相關管理部門組織的檔案和檔案信息系統(tǒng)的相關培訓，應組織與人事檔案材料收集密切相關科室和個人學習宣傳貫徹《檔案法》，平時應通過海報、網(wǎng)絡等形式及時傳達最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識就會自然而然的增強，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時也可以及時更新和維護信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，從而使得人事檔案信息系統(tǒng)能及時主動地為醫(yī)院的人事、科研、教學等各項工作服務。

（三）加強信息系統(tǒng)的建設與維護