公司的檔案管理精品(七篇)

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篇(1)

關(guān)鍵詞： 建筑設(shè)計(jì)公司檔案文件 管理方式

中圖分類號(hào)：S611文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

一、建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理的基本特點(diǎn)

1.1 歸檔內(nèi)容繁雜，文檔數(shù)量多

眾所周知一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目完整的設(shè)計(jì)檔案包括了六個(gè)階段的檔案資料，分別為前期設(shè)計(jì)階段、總規(guī)設(shè)計(jì)階段、方案設(shè)計(jì)階段、擴(kuò)初設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴(kuò)初、施工圖階段需要?dú)w檔的文件資料分為項(xiàng)目管理文件、設(shè)計(jì)依據(jù)性文件、來往函件、設(shè)計(jì)文件四大類；其中設(shè)計(jì)依據(jù)性文件就很多，包含建設(shè)單位上級(jí)機(jī)關(guān)的任務(wù)批準(zhǔn)文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書或招標(biāo)書、規(guī)劃部門批準(zhǔn)的用地范圍及紅線圖、規(guī)劃設(shè)計(jì)要求通知單、建設(shè)單位上級(jí)機(jī)關(guān)的方案批準(zhǔn)文件、建設(shè)單位對(duì)方案的修改意見、初步設(shè)計(jì)審批意見書、上級(jí)機(jī)關(guān)或主管部門批準(zhǔn)的初設(shè)文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、供電、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話、人防等部門的有關(guān)文件、地質(zhì)勘察報(bào)告等；外加各階段設(shè)計(jì)文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要?dú)w檔，比如技術(shù)核定單、建筑工程消防驗(yàn)收證書、試樁、地基驗(yàn)槽記錄、沉降觀測(cè)和建（構(gòu)）工程測(cè)量復(fù)核等測(cè)試記錄等等?？傊臋n種類多，歸檔庫藏?cái)?shù)量大，為建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理工作增加了新難度。

1.2 時(shí)間跨度較長(zhǎng)，材料變更快

建筑設(shè)計(jì)公司檔案形成于工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)之中，一方面反映了建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)水平，是建筑工業(yè)的重要史料；另一方面許多項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間跨度大，基本是跨年度甚至幾個(gè)年度，設(shè)計(jì)歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項(xiàng)目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時(shí)間精力花費(fèi)較大，效率低下。特別是一些設(shè)計(jì)項(xiàng)目面臨政府政策調(diào)整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項(xiàng)目負(fù)成果或中途停建，作為設(shè)計(jì)方有必要進(jìn)行文檔保存，一些項(xiàng)目在設(shè)計(jì)過程中甚至還會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)能的擴(kuò)大或縮減的調(diào)整，需要同步對(duì)設(shè)計(jì)做出相應(yīng)調(diào)整，相應(yīng)增加了檔案整理歸檔等工作的人力財(cái)力成本。

1.3 用戶范圍廣泛，應(yīng)用程度高

設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)科技活動(dòng)的記錄，承載著設(shè)計(jì)專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，體現(xiàn)了現(xiàn)實(shí)的長(zhǎng)期使用功能和價(jià)值，在生產(chǎn)生活中應(yīng)用極為普遍。設(shè)計(jì)檔案的適用性原則也使得設(shè)計(jì)成果存在共享可能，也就是無論在設(shè)計(jì)階段還是施工、竣工階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應(yīng)用。在實(shí)踐中，還存在項(xiàng)目建設(shè)完工之后的后續(xù)設(shè)計(jì)施工，比如一些民用建筑項(xiàng)目需要接受建設(shè)方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門的層層驗(yàn)收，一些商業(yè)地產(chǎn)、住宅項(xiàng)目還需要為個(gè)體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢服務(wù)。

二、 建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理方式的基本趨勢(shì)

2.1 檔案內(nèi)容由多元化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)檔案主要以工程圖紙和技術(shù)文件管理為主，內(nèi)容多數(shù)量大，存儲(chǔ)與維護(hù)較難。信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術(shù)報(bào)告、聲像等多種電子信息檔案，把內(nèi)容龐大的紙質(zhì)形態(tài)的檔案資料實(shí)施電子分類與歸并，并形成數(shù)字信息儲(chǔ)存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務(wù)介質(zhì)，使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進(jìn)了檔案管理工作的革新。

2.2 管理手段由手工向計(jì)算機(jī)操作轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)編排，開展檔案信息化建設(shè)工作，開發(fā)圖檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工程圖紙、設(shè)計(jì)文件等網(wǎng)上自動(dòng)歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡(luò)整理、編目、分類、編號(hào)等功能；增強(qiáng)了實(shí)現(xiàn)建筑設(shè)計(jì)公司內(nèi)部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請(qǐng)、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3 管理方式由紙質(zhì)實(shí)體向信息媒介為主轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設(shè)計(jì)藍(lán)圖、硫酸底圖實(shí)體為主。信息技術(shù)的普及使得建筑設(shè)計(jì)公司檔案工作在積極主動(dòng)做好檔案利用服務(wù)工作的同時(shí)，能夠集中精力放在做好工程參考、質(zhì)量追蹤、各類資質(zhì)申報(bào)、職稱評(píng)聘、質(zhì)量抽查、財(cái)務(wù)審計(jì)等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、 建筑設(shè)計(jì)公司檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1大力推進(jìn)觀念創(chuàng)新

一是要主動(dòng)提高認(rèn)識(shí)。充分認(rèn)識(shí)企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，進(jìn)一步深化檔案信息化建設(shè)的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設(shè)計(jì)公司企業(yè)信息化整體規(guī)劃中的觀念。二是要注重順應(yīng)趨勢(shì)。準(zhǔn)確把握形勢(shì)變化對(duì)檔案工作帶來的新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動(dòng)上適應(yīng)當(dāng)前文件形成電子化、文件管理動(dòng)態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡(luò)化、圖紙儲(chǔ)存數(shù)字化的新趨勢(shì)，進(jìn)一步加快推進(jìn)檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺(tái)，建立與企業(yè)信息化相適應(yīng)的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點(diǎn)要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強(qiáng)化電子圖紙形成、流轉(zhuǎn)、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責(zé)任機(jī)制；加強(qiáng)對(duì)原有紙質(zhì)檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。

3.2大力推進(jìn)管理創(chuàng)新

認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局檔案信息化建設(shè)規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持以企業(yè)信息化建設(shè)為載體，著力推動(dòng)管理機(jī)制和手段創(chuàng)新。一是加強(qiáng)圖檔資料等的編研應(yīng)用，緊密結(jié)合建筑設(shè)計(jì)公司的工作實(shí)際，探索圖書、情報(bào)、檔案一體化的管理模式，有效服務(wù)于建筑設(shè)計(jì)公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內(nèi)容，一方面強(qiáng)化原始檔案材料保管；另一方面要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，積極收集國內(nèi)外核心專業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類建筑設(shè)計(jì)公司的設(shè)計(jì)成果報(bào)道、專業(yè)研究進(jìn)展情況等相關(guān)信息，特別是與本司業(yè)務(wù)有直接相關(guān)的新穎設(shè)計(jì)科學(xué)技術(shù)知識(shí)和成果為我司使用。三是加強(qiáng)特色檔案信息開發(fā)，根據(jù)建筑設(shè)計(jì)公司歷年形成的優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果，重點(diǎn)圍繞技術(shù)先進(jìn)、效益顯著、適用性強(qiáng)的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，做好編研、推介工作。

3.3大力推進(jìn)監(jiān)管創(chuàng)新

高度重視設(shè)計(jì)成果信息的長(zhǎng)久保存，積極采取措施防范檔案風(fēng)險(xiǎn)。實(shí)行檔案?jìng)浞葜浦贫龋㈦娮游募蛿?shù)字檔案登記備份中心，對(duì)建筑設(shè)計(jì)公司參與的重大建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)資料、電子圖紙、電子文件實(shí)行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，制定實(shí)施細(xì)則和配套舉措，強(qiáng)化工作落實(shí)。探索多元存儲(chǔ)手段應(yīng)用，綜合運(yùn)用三維設(shè)計(jì)成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲(chǔ)到一次光盤或磁帶等脫機(jī)載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性和可讀性。

3.4大力推進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新

按照“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)和功能的擴(kuò)展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實(shí)施。二是要加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，重點(diǎn)突出建筑設(shè)計(jì)公司歷年積累的紙質(zhì)載體優(yōu)秀設(shè)計(jì)成果、典型項(xiàng)目的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關(guān)用戶提供特色服務(wù)，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價(jià)值，這是建筑設(shè)計(jì)公司在合作競(jìng)爭(zhēng)并存的信息時(shí)代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應(yīng)用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息資源本身的特點(diǎn)和屬性，運(yùn)用合適的工具和方法，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發(fā)自動(dòng)分類，形成主題指南，使之有利于其存儲(chǔ)、傳播、檢索和利用。

3.5大力推進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新

創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，把主動(dòng)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、滿意服務(wù)貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業(yè)化信息服務(wù)模式。按照管理職能和設(shè)計(jì)專業(yè)領(lǐng)域組織檔案信息資源服務(wù)，保障對(duì)用戶需求和用戶環(huán)境的把握，不斷提高信息服務(wù)對(duì)用戶需求和用戶任務(wù)的支持水平。二是樹立個(gè)性化服務(wù)觀念。根據(jù)檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個(gè)性、使用習(xí)慣等，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強(qiáng)檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)向用戶提供個(gè)性化的信息服務(wù)同時(shí)開辟設(shè)計(jì)檔案寄存服務(wù)、個(gè)體業(yè)主檔案維權(quán)服務(wù)、建設(shè)項(xiàng)目跟蹤服務(wù)等項(xiàng)目。

四、結(jié)束語

以上是本人在工作中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，僅供參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱秀宇.淺析創(chuàng)新思考對(duì)現(xiàn)代檔案管理的重要意義[J].黑龍江科技信息，2009（20）：197.

篇(2)

關(guān)鍵詞：保險(xiǎn)檔案 管理 創(chuàng)新

隨著我國社會(huì)保障體系各項(xiàng)法律法規(guī)不斷健全以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的逐步完善，社會(huì)的保障事業(yè)也隨之得到了快速的發(fā)展，當(dāng)前人們的保險(xiǎn)意識(shí)增強(qiáng)，社會(huì)上保險(xiǎn)基金和參保人員數(shù)量在不斷的上升。所以，在現(xiàn)階段保險(xiǎn)事業(yè)高速發(fā)展的前提下，現(xiàn)有的保險(xiǎn)檔案管理就暴露出了很多弊端，傳統(tǒng)的保險(xiǎn)檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前保險(xiǎn)事業(yè)的快速發(fā)展，增強(qiáng)檔案管理水平，進(jìn)一步創(chuàng)新管理，使我國保險(xiǎn)事業(yè)更快的發(fā)展，也為社會(huì)和諧安全發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、新時(shí)期保險(xiǎn)檔案創(chuàng)新的必要性分析

當(dāng)今社會(huì)的日新月異的發(fā)展對(duì)保險(xiǎn)檔案的要求也在提高，需要保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。近幾年來，國內(nèi)各大保險(xiǎn)公司全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，為新時(shí)期的保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。時(shí)代的變革要求與之相適應(yīng)的檔案管理體系，這是因?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)的管理，不論是成本的管理還是資金的管理或是質(zhì)量效益的管理，都與有效、準(zhǔn)確、靈敏的信息服務(wù)有著密切的關(guān)系。然而傳統(tǒng)的體系因?yàn)楣芾?、機(jī)制和體制等各種原因，導(dǎo)致在檔案工作中長(zhǎng)期以來手段落后，觀念陳腐，保存以及形成的信息獨(dú)立散亂，信息內(nèi)容不夠完整，丟失和散失現(xiàn)象很嚴(yán)重，在資產(chǎn)評(píng)估、企業(yè)轉(zhuǎn)制、業(yè)務(wù)發(fā)展等工作中信息的保障作用不能得到有效的發(fā)揮，我國很多保險(xiǎn)公司也因此遭受過很大的損失。所以，要加強(qiáng)保險(xiǎn)檔案管理的改革與進(jìn)一步的創(chuàng)新，摒棄同時(shí)展要求不對(duì)稱的各種弊病，對(duì)檔案信息資源重新的整合，大幅度的提高檔案管理水平，把檔案工作做好，為保險(xiǎn)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展創(chuàng)造更大的空間。

二、新時(shí)期保險(xiǎn)檔案現(xiàn)存的問題

（一）重視不夠

當(dāng)前對(duì)于整個(gè)社會(huì)來講，保險(xiǎn)檔案管理算是一項(xiàng)嶄新的工作，人們對(duì)保險(xiǎn)檔案的重要性認(rèn)識(shí)還不到位。目前保險(xiǎn)公司工作的重點(diǎn)大都集中在擴(kuò)大基本保險(xiǎn)的普及程度，確保企業(yè)離退休員工基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放以及加強(qiáng)保險(xiǎn)基金征繳等方面，卻忽略了保險(xiǎn)檔案的管理，使得很多保險(xiǎn)公司的保險(xiǎn)檔案始終在雜亂的狀態(tài)，其作用沒有充分的發(fā)揮。

（二）管理制度不規(guī)范

現(xiàn)階段從各大保險(xiǎn)公司的檔案管理現(xiàn)狀來看，能夠嚴(yán)格按照國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定來對(duì)自己公司的保險(xiǎn)檔案進(jìn)行管理的公司很少，因?yàn)楫?dāng)前我國還沒有形成統(tǒng)一的保險(xiǎn)檔案管理體系，缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范，導(dǎo)致歸檔的范圍不夠明確，保險(xiǎn)文件材料收集不夠完整，檔案管理方法不得當(dāng)，損毀、涂改甚至丟失保險(xiǎn)檔案的現(xiàn)象依然存在，這些都嚴(yán)重阻礙了保險(xiǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（三）專職人員難落實(shí)

當(dāng)前有很多保險(xiǎn)公司的保險(xiǎn)檔案部門不健全，缺少專職甚至是兼職人員進(jìn)行檔案管理，嚴(yán)重影響著保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。

（四）保管條件差

很多保險(xiǎn)公司因?yàn)榻?jīng)費(fèi)不足或是場(chǎng)地的限制等諸多問題，保險(xiǎn)檔案保管條件一直沒有健全，甚至有很多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)到現(xiàn)在依然沒有建立固定的場(chǎng)所來存放檔案，長(zhǎng)期堆積下來的檔案只能由經(jīng)辦人員承擔(dān)保管。造成保險(xiǎn)檔案存在很大的安全隱患，也同樣給日常保險(xiǎn)工作帶來不便。

三、新時(shí)期保險(xiǎn)檔案創(chuàng)新途徑

（一）加大宣傳力度，提高檔案管理意識(shí)

當(dāng)前需要加強(qiáng)保險(xiǎn)檔案工作的宣傳力度，通過多種宣傳渠道以及宣傳手段，大力的宣傳保險(xiǎn)檔案管理的重要性，提高公司員工保障意識(shí)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)保險(xiǎn)檔案管理的重視程度。現(xiàn)階段因?yàn)樯a(chǎn)力布局逐步調(diào)整，員工因?yàn)楣ぷ餍枰诓煌貐^(qū)調(diào)動(dòng)較為頻繁，因?yàn)閷?duì)本身的保險(xiǎn)檔案的不重視和不了解甚至是忽視，大部分員工因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動(dòng)時(shí)間比較長(zhǎng)，對(duì)本身的保險(xiǎn)檔案置之不理，不聞不問，造成實(shí)際上屬于脫保的情況。

（二）加強(qiáng)對(duì)保險(xiǎn)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

保險(xiǎn)公司保險(xiǎn)檔案可以直接反映出黨和國家相關(guān)社會(huì)保障體系的法律法規(guī)和政策方針是否落實(shí)到位，同事國家的利益有沒有得到維護(hù)，參保單位以及個(gè)人的合法權(quán)益有沒有得到了保護(hù)。所以，保險(xiǎn)檔案管理是密切聯(lián)系著廣大勞動(dòng)者的利益，是社會(huì)穩(wěn)定和國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工作之一。各大保險(xiǎn)公司要加強(qiáng)保險(xiǎn)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，從維護(hù)和關(guān)心廣大群眾的基本利益出發(fā)，努力做好保險(xiǎn)檔案管理工作。

（三）加快保險(xiǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)

通過保險(xiǎn)公司的現(xiàn)有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系，加快保險(xiǎn)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，加強(qiáng)保險(xiǎn)的各險(xiǎn)種數(shù)據(jù)整合工作。做到各種保險(xiǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及時(shí)有效，并做好檔案管理的軟存儲(chǔ)和硬存儲(chǔ)，同時(shí)定期和不定期相結(jié)合的對(duì)軟存儲(chǔ)和硬存儲(chǔ)加以核對(duì)，確保兩者吻合度相差不大。

（四）建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平

針對(duì)現(xiàn)階段各大保險(xiǎn)公司的保險(xiǎn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，不能適應(yīng)當(dāng)前的保險(xiǎn)檔案管理需要的情況，各大保險(xiǎn)公司應(yīng)及時(shí)通過引進(jìn)或者培訓(xùn)檔案管理專門人才，加強(qiáng)保險(xiǎn)檔案管理人員的整體素質(zhì)的提高，同時(shí)提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)保險(xiǎn)檔案精細(xì)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（五）加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，確保保險(xiǎn)檔案管理的系列化和規(guī)范化

針對(duì)于保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作量大、政策性強(qiáng)、專業(yè)性突出、涉及面廣等特點(diǎn)，保險(xiǎn)公司對(duì)于保險(xiǎn)檔案的管理要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，合理布局。進(jìn)一步說是要根據(jù)本單位保險(xiǎn)檔案規(guī)模、構(gòu)成、特點(diǎn)以及與其他業(yè)務(wù)的聯(lián)系等當(dāng)面，完善建立保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使保險(xiǎn)檔案管理有章可循，有據(jù)可查，確保保險(xiǎn)檔案管理的系列化和規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)：

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篇(3)

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；優(yōu)勢(shì)

隨著全球信息化的快速發(fā)展，更多的企業(yè)認(rèn)識(shí)到將信息化融入企業(yè)發(fā)展血液的重要性，中石化檔案管理系統(tǒng)在本企業(yè)應(yīng)用就是其中之一。企業(yè)檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)充分運(yùn)用于對(duì)檔案信息資源的處置、保存、管理、開發(fā)、提供利用等活動(dòng)中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

本文談?wù)勚惺瘷n案管理系統(tǒng)在本企業(yè)應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)。

一、中石化檔案管理系統(tǒng)流程板塊設(shè)計(jì)合理，可操作性強(qiáng)

中石化檔案管理系統(tǒng)主要包括C/S端的檔案系統(tǒng)客戶端和B/S端的檔案系統(tǒng)網(wǎng)站；共有三個(gè)板塊，一是CS端的檔案管理板塊及檔案配置板塊，二是BS端網(wǎng)頁板塊――檔案網(wǎng)站。

檔案系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程分為6個(gè)，收集整編流程檔案歸檔流程檔案借閱流程檔案共享流程鑒定銷毀流程年報(bào)統(tǒng)計(jì)流程。檔案系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)18個(gè)，收集整編、歸檔審批、檔案檢索、共享管理、鑒定管理、專題編研、年報(bào)統(tǒng)計(jì)、運(yùn)維系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理、提報(bào)管理、借閱管理、集團(tuán)共享、檔案推送、歸檔批處理、庫房管理、續(xù)借管理、外部接口、溫濕度管理。

總的來說系統(tǒng)集檔案收集、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、查詢利用等內(nèi)容管理和電子文件歸檔接口六大主要管理功能于一身，確保了歸檔電子文件真實(shí)、完整可用和安全，在檔案管理中具有可操作性強(qiáng)，可進(jìn)一步提升了茂名分公司檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理水平，為建立中國石化統(tǒng)一檔案信息資源管理、共享檔案管理的平臺(tái)奠定了基礎(chǔ)。

二、中石化檔案管理系統(tǒng)各板塊功能明確齊全，系統(tǒng)性強(qiáng)。

1.中石化檔案管理系統(tǒng)檔案管理板塊

檔案管理主要具有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理，統(tǒng)計(jì)，查詢的功能，使用對(duì)象是檔案專兼職人員及系統(tǒng)關(guān)鍵用戶；檔案管理板塊突出點(diǎn)是能提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能，數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能多樣可導(dǎo)出數(shù)據(jù)模板，進(jìn)行數(shù)據(jù)整理后再導(dǎo)入系統(tǒng)相應(yīng)的檔案類中，可以脫離系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集整理。

原文批量掛接方式多樣，為滿足數(shù)字化掃瞄工作的需求，系統(tǒng)還提供多案卷掛接電子原文的功能，為數(shù)字化工作提供強(qiáng)大的支持。打破原系統(tǒng)只具有的單一的錄入數(shù)據(jù)及電子原文掛接功能，為數(shù)據(jù)的收集整編及原文的掛接提供快速的途徑，大大提高工作效率；它還可定義個(gè)性化錄入界面，個(gè)性化設(shè)置比較強(qiáng)，檔案員可以根據(jù)自己的喜好對(duì)消息提示方式進(jìn)行個(gè)性化的配置，從而滿足個(gè)人需要。

茂名分公司從去年12月開始業(yè)務(wù)重組后，業(yè)務(wù)量大大增加，人員卻不增，新人不進(jìn)，舊員到齡退下，在人員緊張，業(yè)務(wù)量大增的情況下，檔案管理板塊的強(qiáng)大的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能及原文批量掛接方式多樣，給我們茂名分公司檔案員檔案數(shù)據(jù)錄入歸檔，電子原文上傳帶來了便利，提高工作效率。

2.中石化檔案管理系統(tǒng)檔案配置板塊

檔案配置主要是系統(tǒng)配置應(yīng)用；使用對(duì)象是檔案領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng)管理員；檔案配置板塊突出點(diǎn)是機(jī)構(gòu)管理功能能讓系統(tǒng)管理員直觀了解現(xiàn)有的行政組織機(jī)構(gòu)；可以對(duì)組織機(jī)構(gòu)添加，刪除，有效和無效化處理，同時(shí)可以對(duì)組織機(jī)構(gòu)做排序操作，方便管理。

用戶管理功能能對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一使用AD域賬戶作為系統(tǒng)賬戶有利于用戶的統(tǒng)一，為單點(diǎn)登錄的實(shí)現(xiàn)提供方便；視圖配置功能的可以添加、刪除視圖以及視圖目錄樹節(jié)點(diǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)配置和管理；多視圖展示形式支持同一年度使用多個(gè)視圖展現(xiàn)形式；不同單位可制定不同的視圖顯示方式可對(duì)視圖進(jìn)行權(quán)限控制，可限制視圖的使用范圍。

檔案配置板塊的機(jī)構(gòu)管理功能、用戶管理功能及視圖配置功能；讓茂名分公司的檔案領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng)管理員對(duì)茂名分公司的38個(gè)組織機(jī)構(gòu)、5000人左右的用戶，18個(gè)檔案類的視圖目錄樹，一目了然，無論是從管理、還是查詢和使用都帶來了方便，節(jié)省工作時(shí)間。

3.中石化檔案管理系統(tǒng)檔案網(wǎng)站板塊

檔案網(wǎng)站主要是檔案查詢借閱、流程審批、檔案編研、推送；使用對(duì)象是普通用戶及檔案管理員；登錄后，進(jìn)入查詢首頁。左側(cè)為功能區(qū)，右側(cè)為查詢區(qū)。功能區(qū)包括個(gè)人工作平臺(tái)、檔案檢索、檔案編研、檔案推送。查詢區(qū)提供所有檔案文件的查詢、原文的查詢、專題查詢、視圖查詢功能。其中檔案檢索功能包括分類檢索、全文檢索、跨庫目錄檢索、視圖檢索、目錄檢索；用戶可以根據(jù)這些檔案檢索功能在權(quán)限允許的情況下進(jìn)行在線查閱，然后走在線借閱流程。

系統(tǒng)提供在線借閱功能，用戶可以通過“申請(qǐng)借閱”方式，來取得管理員的授權(quán)，只有審批流程通過后，才能有相應(yīng)的瀏覽或下載權(quán)限。

檔案網(wǎng)站板塊的檔案檢索功能多形式化及在權(quán)限許可下、安全性保證的情況的在線借閱功能，解決了茂名分公司的38組織機(jī)構(gòu)，不在同一地方辦公，對(duì)檔案利用困難；讓檔案利用人員來回跑檔案室查借閱的落后管理方式已成為過去；電子文件在線瀏覽、借閱等功能，讓茂名分公司檔案工作人員工作效率得到很大的提高，讓查閱者在網(wǎng)上輕松查閱，借閱，在線瀏覽，大大提高工作效率。還有就是此網(wǎng)站可以實(shí)現(xiàn)中石化查詢；建立中國石化統(tǒng)一的檔案共享平臺(tái)，通過統(tǒng)一的共享平臺(tái)，在權(quán)限允許的前提條件下最大限度的達(dá)到檔案資源共享。

三、中石化檔案管理系統(tǒng)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口相容，兼容性強(qiáng)

建立標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)歸檔接口通過標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)接口，可以接收各業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送的數(shù)據(jù)。只要符合檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，并遵循標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)規(guī)范，即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的歸檔，方便本茂名分公司合同管理系統(tǒng)、本地公文管理系統(tǒng)的集成工作。

四、中石化檔案管理運(yùn)維系統(tǒng)部署運(yùn)維平臺(tái)健全，保障性強(qiáng)

運(yùn)維系統(tǒng)部署一套健全的運(yùn)維平臺(tái)，有一支技術(shù)水平高責(zé)任心強(qiáng)的運(yùn)維隊(duì)伍，有明確的提報(bào)流程，項(xiàng)目上線試運(yùn)行后，系統(tǒng)使用過程中產(chǎn)生的問題和疑問可通過運(yùn)維系統(tǒng)網(wǎng)站提報(bào)，并進(jìn)行流轉(zhuǎn)處理。茂名分公司檔案管理系統(tǒng)從2013年4月運(yùn)行至今，檔案領(lǐng)導(dǎo)及系統(tǒng)管理員經(jīng)電話、走運(yùn)維系統(tǒng)提報(bào)流程等提交的問題有二三十個(gè)，運(yùn)維組都一一及時(shí)的給予解決，為茂名分公司檔案管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行提供保障。

篇(4)

公司檔案管理總體目標(biāo)：構(gòu)建和完善公司檔案分類體系；加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，完善工作流程；強(qiáng)化檔案指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查工作，確保重要資產(chǎn)項(xiàng)目檔案及時(shí)移交；加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，充分開發(fā)檔案信息資源，滿足公司各項(xiàng)工作需要；加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)一支高素質(zhì)地檔案管理隊(duì)伍；實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

現(xiàn)將公司檔案管理有關(guān)情況及建議報(bào)告如下：

一、做好我公司檔案工作的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)的重要依據(jù)，國有企業(yè)檔案是國有企業(yè)全部活動(dòng)的真實(shí)記錄和寶貴財(cái)富，是企業(yè)資產(chǎn)的依據(jù)和憑證。收集和管理好國企檔案對(duì)促進(jìn)國有企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理具有重要的意義。

我公司檔案是公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始?xì)v史記錄，是以后工作的考查憑據(jù)，為以后明確責(zé)任，對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，有及其重要的作用，必須要對(duì)我公司檔案進(jìn)行規(guī)范的、持續(xù)性管理。

二、我公司檔案管理現(xiàn)狀

在新__公司組建以來，檔案管理主要做了一下工作：

1、根據(jù)公司做大做強(qiáng)的需要，制定了《成都__資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理有限公司檔案管理暫行辦法》，使公司檔案管理基本做到有“法”可依。

2、根據(jù)公司檔案管理暫行辦法，明確了公司各部門兼職檔案管理人員，初步建立了公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

3、在基本設(shè)備方面，購置了縫紉機(jī)、裝訂機(jī)、打碼機(jī)、市檔案局監(jiān)制的標(biāo)準(zhǔn)無酸檔案盒等檔案用具；在檔案軟件方面，購買了市檔案局參與編寫的“紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)”軟件ams增強(qiáng)版。

4、在檔案實(shí)體方面，目前已經(jīng)完成公司歷年文書檔案的立卷工作。全部文書檔案已按永久、定期30年、定期10年進(jìn)行了分類，目前正在進(jìn)行文書檔案目錄的電子錄入工作及校對(duì)、補(bǔ)充完善工作，下一步將對(duì)公司資產(chǎn)項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。

5、在人員培訓(xùn)方面，20__年1月25日，邀請(qǐng)了市檔案局的謝老師對(duì)我公司及子公司專職、兼職檔案管理人員進(jìn)行了檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的簡(jiǎn)短培訓(xùn)，通過這次培訓(xùn)增強(qiáng)了公司檔案管理人員收集各類檔案的意識(shí)。

三、現(xiàn)階段我公司檔案管理存在的主要問題

自老鼎力公司成立以來，就沒有對(duì)公司檔案進(jìn)行規(guī)范化要求及整理立卷，也沒有相應(yīng)的檔案管理辦法及制度，導(dǎo)致公司檔案管理方面一直比較薄弱。公司部分員工在檔案的歸集方面比較隨意，借出公司檔案不及時(shí)歸還、長(zhǎng)期占有，沒有樹立良好的檔案歸檔意識(shí)，部分子公司檔案管理存在較多問題。具體表現(xiàn)在：

1、經(jīng)過對(duì)公司歷年檔案的清理，發(fā)現(xiàn)少部分文件只有文件主體，文件附件不全。主要原因在于立卷歸檔部門不注重公司檔案的平時(shí)收集、歸檔工作，部分員工歸檔意識(shí)薄弱，對(duì)自己經(jīng)手的外送文件沒有存檔留底習(xí)慣。

2、公司重要會(huì)議的原始記錄缺失，公司人員外出考查學(xué)習(xí)及公司組織的員工活動(dòng)的檔案資料嚴(yán)重欠缺，公司聲像檔案資料及公司各部門形成的已正式報(bào)送文件的電子檔案至今還是一片空白。

各部門兼職檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)這方面資料的收集，根據(jù)檔案內(nèi)容整理好并向公司檔案室進(jìn)行移交。

3、涉及公司保密的檔案資料歸檔有一定難度，比如公司人事檔案，獎(jiǎng)懲考核方面檔案、薪酬方案檔案等。這部分檔案由于涉及公司內(nèi)部管理的保密問題，是歸檔立卷還是由當(dāng)事人作臨時(shí)保存不歸檔，都是個(gè)難題。

4、在總公司范圍內(nèi)，其他未正常經(jīng)營(yíng)又具有法人主體資格單位的檔案歸檔問題，不好解決。如蓉海公司檔案管理問題，金達(dá)通公司檔案管理問題，成都市市級(jí)機(jī)關(guān)處置領(lǐng)導(dǎo)小組的檔案問題及其已處置完畢的浣花山莊的檔案問題，即將處置的萬和公司的檔案問題。這部分檔案比總公司的檔案還多、還亂，一是沒有專門的檔案管理人員，二是沒有進(jìn)行規(guī)范化整理立卷，僅文件的清理及文件目錄的電子錄入工作就是一個(gè)較大的問題。

隨著公司業(yè)務(wù)量的增多、業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，處置單位（資產(chǎn)）的增多，這部分問題將會(huì)越來越多，越來越嚴(yán)重。如總公司將子公司檔案集中存放，檔案庫房及檔案管理人員將嚴(yán)重不夠，如分別存放，誰又來負(fù)責(zé)檔案管理責(zé)任問題。

5、公司代管的市信托檔案問題

根據(jù)原鼎力公司與市信托公司簽訂的有關(guān)協(xié)議，市信托注銷后，其檔案存放于我公司位于西安中路1號(hào)房產(chǎn)的地下金庫，由我公司代保管30年?，F(xiàn)由于地下金庫密不透風(fēng)，潮濕嚴(yán)重，保存檔案條件惡劣，部分檔案已有發(fā)霉跡象。

以上檔案管理方面存在的問題，在公司領(lǐng)導(dǎo)的重視下，已經(jīng)有了初步改善，特別是公司本部檔案在分類整理及立卷上，有了較大改觀。

四、做好公司及子公司檔案管理工作的建議

檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大，需要大量的時(shí)間和精力才能做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

1、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，公司同仁精誠團(tuán)結(jié)，勇于奉獻(xiàn)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

檔案管理工作平時(shí)不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但檔案工作又是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的起依據(jù)憑證和延續(xù)歷史作用的極其重要的工作。要能很好地完成檔案管理工作，必須有公司領(lǐng)導(dǎo)的重視及大力支持，還要靠公司同仁同心協(xié)力、相互支持、勇于奉獻(xiàn)，更需要各立檔部門的大力支持，規(guī)范整理，做好資料的歸檔工作。

根據(jù)四川省企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理要求，檔案工作要做到“三納入”、“四參加”、“四同步”?！叭{入”即檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入有關(guān)工作程序、計(jì)劃，納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制；“四參加”即檔案部門參加

基建工程竣工驗(yàn)收會(huì)，參加設(shè)備開箱會(huì)，參加科研課題鑒定會(huì)，參加產(chǎn)品定型會(huì)或有關(guān)業(yè)務(wù)工作會(huì)；“四同步”即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文件材料的歸檔要求，檢查計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況，評(píng)審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時(shí)出具專題歸檔情況證明材料。2、加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，與市檔案局保持聯(lián)系，爭(zhēng)取其業(yè)務(wù)指導(dǎo)。公司應(yīng)適時(shí)組織參加檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)其他單位管理檔案工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，力爭(zhēng)公司專職檔案管理人員都持證上崗。

在提高檔案管理人員素質(zhì)的同時(shí)，要健全檔案管理制度，建立檔案管理的新模式，最重要的是改變重管輕用的現(xiàn)狀，多途徑地開發(fā)利用檔案信息資源。

3、建立一支穩(wěn)定、專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

要建立公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，建立專、兼職檔案管理隊(duì)伍，保證公司檔案管理工作的良性發(fā)展。應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)的發(fā)展情況適時(shí)增加檔案管理人員，以利于公司檔案日常編研工作的開展，有利于公司檔案管理的連續(xù)性，為以后的檔案管理及檔案接收工作做好人員儲(chǔ)備。要做好檔案管理工作，需要較多的基礎(chǔ)投入和人才建設(shè)。

4、強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，調(diào)動(dòng)員工參與檔案建設(shè)的積極性

根據(jù)公司新的檔案管理暫行辦法，公司實(shí)行“統(tǒng)一管理、分部負(fù)責(zé)、人人參與”的檔案管理體制。公司員工要在以后的工作中逐漸強(qiáng)化歸檔意識(shí)，要知道檔案的收集、歸檔不僅僅是檔案管理員的事情，人人都是公司檔案的產(chǎn)生者、責(zé)任者，人人都必須對(duì)公司的檔案負(fù)責(zé)。公司應(yīng)營(yíng)造上下一心，全員參與的檔案管理氛圍，以適應(yīng)檔案管理工作的需要。

要使公司檔案管理達(dá)到一定水平，而且使公司檔案管理工作保持長(zhǎng)期穩(wěn)定，公司的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一納入公司發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，部門及個(gè)人檔案工作的管理和考核應(yīng)納入部門及個(gè)人績(jī)效考核管理體系。

5、完善檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

根據(jù)檔案管理有關(guān)要求，庫房建設(shè)要符合保管要求，檔案庫房、辦公室、閱覽室應(yīng)實(shí)行三分開，檔案庫房要為以后檔案的歸檔預(yù)留10年的發(fā)展空間。

隨著時(shí)間的推移，公司規(guī)模逐步的擴(kuò)大，人員不斷的增多，日常檔案查閱及維護(hù)工作量的增加，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難，管理方法手段的落后將直接影響檔案的使用質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。檔案管理現(xiàn)代化，不僅要設(shè)備配置現(xiàn)代化，還要管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，管理技術(shù)及管理思想現(xiàn)代化。

6、20__年?duì)幦∵_(dá)到省三級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)公司檔案規(guī)范化建設(shè)

以四川省檔案局目標(biāo)管理評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)為指標(biāo)，以達(dá)省檔案管理三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)為目標(biāo)進(jìn)行準(zhǔn)備工作，公司本部檔案管理在年內(nèi)爭(zhēng)取達(dá)到四川省三級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。通過升級(jí)達(dá)標(biāo)活動(dòng)，促進(jìn)公司檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

7、對(duì)子公司檔案管理

（1）待公司檔案管理基本規(guī)范化后，組織力量摸清子公司檔案管理現(xiàn)狀。

（2）督促制定相應(yīng)管理制度，根據(jù)各自情況制定相應(yīng)整改措施。

（3）對(duì)普遍存在的問題，邀請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中授課。

篇(5)

從最新公開的《南方摩托股份有限公司關(guān)于中國證監(jiān)會(huì)長(zhǎng)沙特派辦巡回檢查的整改報(bào)告》、《華意壓縮機(jī)股份有限公司關(guān)于2003年巡回檢查有關(guān)問題的檢查報(bào)告》、《廈門汽車股份有限公司巡檢問題的整改報(bào)告》中發(fā)現(xiàn)，中國證監(jiān)會(huì)及其派出機(jī)構(gòu)在對(duì)上市公司的例行檢查中，檔案問題引起了他們的嚴(yán)重關(guān)切。這些問題包括：南方摩托股份有限公司未設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，各項(xiàng)檔案、產(chǎn)權(quán)資料均由控股股東檔案館統(tǒng)一管理；華意壓縮機(jī)股份有限公司檔案保存不完整、不規(guī)范，第二屆五次、七次董事會(huì)會(huì)議通知等部分檔案資料遺失，公司內(nèi)控制度存在一定缺陷，至今尚未建立募集資金管理辦法和檔案管理制度；廈門汽車股份有限公司第三屆四次、五次、六次、七次、八次以及第四屆二次監(jiān)事會(huì)會(huì)議缺少會(huì)議通知。

上述上市公司的檔案缺陷包括三個(gè)方面：重要材料歸檔不全或不完整；沒有建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)；沒有制定完善的檔案管理制度，這些問題在證監(jiān)會(huì)的整改意見中被認(rèn)定為內(nèi)部控制問題。檔案缺陷以及上市公司的其他問題，是一些股份制公司現(xiàn)代企業(yè)制度還沒有完全建立起來的表現(xiàn)，也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)育不完善的表現(xiàn)。對(duì)其不嚴(yán)格進(jìn)行監(jiān)管，不僅將會(huì)損害廣大股民的利益，而且還會(huì)阻礙市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展，長(zhǎng)遠(yuǎn)地說，企業(yè)本身的發(fā)展也會(huì)受到影響。同時(shí)，我們看到，對(duì)于被稱為內(nèi)部控制的“檔案問題”也被置于證監(jiān)會(huì)的嚴(yán)格監(jiān)督之下，令人有些想不到：一個(gè)企業(yè)的檔案少幾頁、沒有對(duì)檔案規(guī)范整理、檔案管理制度不完善、沒有建立獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，用得著這么大驚小怪嗎？

既然是股份制公司，特別是上市的股份公司，它們拿著大伙的錢，就得對(duì)大伙負(fù)責(zé)，就得按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的規(guī)則辦事，否則就會(huì)罰出場(chǎng)外。我們高興地看到，上述的幾家公司按照證監(jiān)部門的意見一條一條地進(jìn)行認(rèn)真整改，并將整改措施向社會(huì)公開。南方摩托股份有限公司控股股東南方公司作為一家大型國有企業(yè)，擁有一套較為完備的檔案管理系統(tǒng)，公司委托南方公司為公司提供檔案管理方面的服務(wù)，并且在實(shí)際運(yùn)作中其費(fèi)用也得到了南方公司的免除，因此公司沒有另行設(shè)立單獨(dú)的檔案管理部門。隨著公司重組改制工作的完成，這一問題即將得到妥善解決；華意壓縮機(jī)股份有限公司已修訂了董事會(huì)檔案管理制度，今后將嚴(yán)格按照該制度保存公司有關(guān)檔案；廈門汽車股份有限公司近年來公司監(jiān)事會(huì)會(huì)議事先都發(fā)出了書面通知?熏但由于對(duì)資料歸檔工作的疏忽，公司檔案中沒有上述會(huì)議的通知文件。今后，監(jiān)事會(huì)將做好每次會(huì)議后的資料歸檔工作。

篇(6)

【關(guān)鍵詞】模擬實(shí)踐教學(xué)法 檔案管理

如今的21世紀(jì)是信息高速發(fā)展的社會(huì)。而信息化時(shí)代檔案學(xué)科的發(fā)展，使得檔案管理的教學(xué)模式由原來的文科式教學(xué)向應(yīng)用型、管理型模式轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)檔案應(yīng)用型人才的信息素養(yǎng)和信息化技能的培養(yǎng)是社會(huì)人才需求的需要。職業(yè)教育要為每個(gè)學(xué)生展示自我創(chuàng)造條件，盡最大的可能把每個(gè)學(xué)生培養(yǎng)成為具有“個(gè)性”的復(fù)合型人才。為此，教師要把握時(shí)代的脈搏，審時(shí)度勢(shì)，不再滿足于學(xué)生被動(dòng)接受知識(shí)的狀況。

一、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案管理課程的現(xiàn)狀

在職業(yè)學(xué)校，對(duì)檔案管理這一課程學(xué)習(xí)感興趣的同學(xué)屈指可數(shù)。從就業(yè)情況上看，從事檔案管理這一職業(yè)的文秘學(xué)生也是鳳毛麟角。但普通公司對(duì)初級(jí)檔案管理員的需求卻逐年穩(wěn)增。究竟是什么原因造成當(dāng)今的局面？

（一）學(xué)科性質(zhì)與學(xué)生基礎(chǔ)的沖突

檔案管理這一學(xué)科，教學(xué)內(nèi)容從概念到理論都比較艱澀。而中職學(xué)生文化基礎(chǔ)太薄弱，缺乏學(xué)習(xí)興趣，沒有良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣和學(xué)習(xí)方法，自制能力差，因此對(duì)于內(nèi)容相對(duì)枯燥而艱澀的課程內(nèi)容望而卻步。

（二）教師教學(xué)方法

檔案存在很多的概念性和條款性的內(nèi)容，因此許多老師在檔案管理課程教學(xué)上選擇以講授法作為基本的教學(xué)方法。講授法容易使學(xué)生產(chǎn)生“假知”從而導(dǎo)致知識(shí)與能力的脫節(jié)。

教師運(yùn)用講授法，把現(xiàn)成的知識(shí)教給學(xué)生，往往使人產(chǎn)生一種錯(cuò)覺，似乎學(xué)生只要認(rèn)真聽講就可徑直地獲得知識(shí)。而實(shí)際上，學(xué)生對(duì)任何知識(shí)的真正掌握都是建立在新舊知識(shí)的有機(jī)結(jié)合和自己的獨(dú)立思考上。而在講授法中，教師把知識(shí)講解得清清楚楚，學(xué)生以聽講代替思考，即使有自己的思維參與，也是被教師架空起來的，因?yàn)橐處熗竭M(jìn)行，這樣也就把學(xué)生在獨(dú)立思考中所必然要碰到和解決的各種必要的疑問、障礙和困難隱蔽起來。結(jié)果，學(xué)生聽起來好像什么都明白，事后卻又說不清，一遇新問題就會(huì)手足無措。這樣不靠思維獲得知識(shí)，不僅知識(shí)本身掌握不牢固，更談不上舉一反三加以遷移應(yīng)用，從而促進(jìn)能力的發(fā)展。

此外，講授法容易使學(xué)生產(chǎn)生依賴和期待心理，從而抑制了學(xué)生學(xué)習(xí)的獨(dú)立性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性

二、模擬實(shí)踐教學(xué)法

要使學(xué)生對(duì)檔案管理學(xué)習(xí)感興趣，就得轉(zhuǎn)換思維，采用新教法，而模擬實(shí)踐教學(xué)法就能很好地改善這一情況。所謂模擬實(shí)踐教學(xué)法，就是在教學(xué)中為學(xué)生建立一個(gè)與實(shí)踐類似的仿真環(huán)境，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生解決實(shí)際問題的能力。它是中職教學(xué)手段的重要組成部分，也是傳授知識(shí)，開發(fā)智力的有效途徑。通過實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)，可以使學(xué)生將理論知識(shí)和實(shí)踐知識(shí)、抽象知識(shí)和形象思維相結(jié)合，對(duì)培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)造性思維有著重要的作用。

三、模擬公司實(shí)踐教學(xué)模式的應(yīng)用

在課堂中建立模擬公司，能夠使學(xué)生有更為清晰的學(xué)習(xí)目標(biāo)，極大地豐富了課堂教學(xué)。

（一）專業(yè)實(shí)訓(xùn)

圍繞人才培養(yǎng)目標(biāo)，在模擬實(shí)踐公司中開展專業(yè)實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)，提高學(xué)生的專業(yè)素質(zhì)和動(dòng)手能力，增強(qiáng)專業(yè)教學(xué)的效果。利用公司的模式開展學(xué)生的專業(yè)實(shí)訓(xùn)活動(dòng)，具有目標(biāo)性強(qiáng)、實(shí)踐性強(qiáng)、仿真性強(qiáng)、系統(tǒng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，能讓學(xué)生真正體驗(yàn)到檔案從制作到管理的整個(gè)過程。

（二）加強(qiáng)校企業(yè)聯(lián)系

由于校內(nèi)模擬公司的存在，通過為其他中小公司整理檔案、代管檔案等實(shí)訓(xùn)活動(dòng)，建立了對(duì)外聯(lián)系的渠道，加強(qiáng)了學(xué)校與行業(yè)、企業(yè)溝通與合作；使企業(yè)能夠更好地了解學(xué)校、了解學(xué)生，也為相關(guān)專業(yè)的教師創(chuàng)造了一個(gè)接近社會(huì)、走入企業(yè)、獲取實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的良好契機(jī)，使學(xué)校與一些企業(yè)建立較穩(wěn)定合作關(guān)系成為可能。

（三）學(xué)生勤工儉學(xué)

學(xué)校給予模擬公司很多優(yōu)惠政策，例如，檔案制作室、各種設(shè)備（電動(dòng)打孔機(jī)、錐子、檔案盒、電腦、打印機(jī)、檔案密集架等）都是學(xué)校作為學(xué)生實(shí)習(xí)設(shè)備無償提供的。而公司運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生了很好的經(jīng)濟(jì)效益。公司招工優(yōu)先錄用貧困生績(jī)優(yōu)生，既可為家庭貧困的學(xué)生解決了學(xué)習(xí)和生活問題，又可作為鼓勵(lì)學(xué)生好好學(xué)習(xí)的動(dòng)力。

（四）招生與就業(yè)

通過模擬公司的實(shí)習(xí)活動(dòng)，一方面，提高了學(xué)生的專業(yè)素質(zhì)和動(dòng)手能力；另一方面，加強(qiáng)了學(xué)生與企業(yè)的聯(lián)系，從而提高畢業(yè)生的就業(yè)率。通過模擬公司的運(yùn)營(yíng)，學(xué)生既可獲得一定的收入，又能提高就業(yè)率，這也成為學(xué)校招生時(shí)的一大亮點(diǎn)。

（五）“以實(shí)訓(xùn)養(yǎng)實(shí)訓(xùn)”，節(jié)約實(shí)訓(xùn)教學(xué)成本

學(xué)生實(shí)訓(xùn)需要一定的經(jīng)費(fèi)，而經(jīng)費(fèi)不足是職業(yè)學(xué)校組織學(xué)生開展專業(yè)實(shí)訓(xùn)碰到的難題之一，利用實(shí)訓(xùn)公司則可以“以實(shí)訓(xùn)養(yǎng)實(shí)訓(xùn)”，以商資學(xué)。實(shí)訓(xùn)公司籌建時(shí)，學(xué)校除了劃給模擬場(chǎng)地、必要的設(shè)備及一定的啟動(dòng)資金外，其他營(yíng)運(yùn)資金采取“股份制”的方式，要求凡是直接參與實(shí)習(xí)公司經(jīng)營(yíng)的教師和學(xué)生都必須按“責(zé)、權(quán)、利”的原則認(rèn)購一定的股份，此部分資金主要用作公司的流動(dòng)資金。參加“工作”的學(xué)生，可以從公司的盈利中提取一定的金額作為薪酬（原來都需從學(xué)校實(shí)訓(xùn)費(fèi)用中開支）。公司的后續(xù)運(yùn)作完全實(shí)現(xiàn)企業(yè)化、市場(chǎng)化，學(xué)校不再投入實(shí)訓(xùn)費(fèi)用，節(jié)約了辦學(xué)成本。 模擬公司實(shí)行在專業(yè)教師指導(dǎo)下由學(xué)生自主經(jīng)營(yíng)、自主管理、自我服務(wù)、自負(fù)盈虧的管理模式。

四、存在問題

當(dāng)然，模擬公司實(shí)踐教學(xué)模式在實(shí)際運(yùn)作中還存在一些問題，例如，學(xué)生需要純手工操作相關(guān)流程，但他們實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)欠缺，仍需加強(qiáng)指導(dǎo)等等，這些都是需要我們進(jìn)一步探討的問題。

【參考文獻(xiàn)】

篇(7)

我將在今后的工作中，牢牢把握“與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新”這個(gè)關(guān)鍵，把檔案信息資源開發(fā)利用作為工作重點(diǎn)，把創(chuàng)新作為一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。

——黃曉莉

各位評(píng)委、各位同事：

大家好！首先我要感謝公司領(lǐng)導(dǎo)給我這樣一個(gè)鍛煉的機(jī)會(huì),不論這次成功與否，我都將獲益匪淺，對(duì)我今后做好本職有很大幫助。我今天競(jìng)聘的是負(fù)責(zé)科技、會(huì)計(jì)、聲像檔案管理工作的四級(jí)職員崗位，我之所以競(jìng)聘這個(gè)崗位，是因?yàn)槲蚁嘈抛约阂呀?jīng)具備擔(dān)任這項(xiàng)職務(wù)的基本條件。

我叫黃曉莉，現(xiàn)年37歲，中專學(xué)歷，會(huì)計(jì)員職稱，原司辦檔案室檔案員。1991年我畢業(yè)于陜西省高等教育職業(yè)技術(shù)學(xué)校，工作后通過考試取得了中央黨校經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)學(xué)校大專學(xué)歷，先后從事過基層財(cái)務(wù)出納、內(nèi)部銀行儲(chǔ)蓄代辦等工作，1999年調(diào)入檔案室從事會(huì)計(jì)檔案和聲像檔案管理工作至今。

一、對(duì)競(jìng)聘崗位的認(rèn)識(shí)

這次機(jī)關(guān)全員下崗，競(jìng)聘上崗是企業(yè)精兵簡(jiǎn)政，提高工作效率，整頓機(jī)關(guān)干部工作作風(fēng)的一大舉措，作為機(jī)關(guān)的一名員工我積極響應(yīng)和擁護(hù)，因?yàn)槠髽I(yè)只有以市場(chǎng)為導(dǎo)向，抓品牌拓市場(chǎng)，抓管理增效益。才能提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。[找材料到 --網(wǎng)上服務(wù)最好的文秘資料站點(diǎn)]

二、個(gè)人優(yōu)勢(shì)

1、具有較強(qiáng)的會(huì)計(jì)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。本人自1991年中專畢業(yè)從事財(cái)務(wù)工作至今已經(jīng)8年多了，1999年調(diào)入檔案室從事會(huì)計(jì)檔案和聲像檔案管理工作至今也有6個(gè)年頭，對(duì)國家金融政策、會(huì)計(jì)制度、業(yè)務(wù)流程等比較熟悉，會(huì)計(jì)知識(shí)、銀行業(yè)務(wù)技術(shù)功底扎實(shí)，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富，具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2、具有較強(qiáng)的檔案管理能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力。我先后參加過鐵道部組織的檔案管理培訓(xùn)班、總公司組織的《電子文檔管理》培訓(xùn)班、鐵道部對(duì)我公司目標(biāo)管理升級(jí)復(fù)查活動(dòng)，積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，已經(jīng)熟悉和掌握了公司的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，能夠輕車熟路地掌握各類檔案的業(yè)務(wù)技能，并得到集團(tuán)公司檔案科和主管領(lǐng)導(dǎo)的一致認(rèn)可。

3、取得助理會(huì)計(jì)師資格的我，具有任勞任怨的黃牛精神，作風(fēng)踏實(shí)，具有一絲不茍的敬業(yè)精神，認(rèn)真工作、思維活躍，為人正直善良,愛好廣泛，能歌善舞是我的強(qiáng)項(xiàng)。

各位領(lǐng)導(dǎo)，如果公司領(lǐng)導(dǎo)聘用我，我將充分運(yùn)用我的會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)和會(huì)計(jì)管理知識(shí)，做好檔案工作。

三、履行職責(zé)的打算

1、明確職責(zé)。編制好檢索工具，嚴(yán)格檔案借閱、復(fù)印審批和保密制度，對(duì)到保管期限的檔案提出鑒定銷毀意見。積極開展檔案利用工作，自覺樹立為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的意識(shí)，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)敏銳性、服務(wù)預(yù)見性和工作的前瞻性，積極為公司各部門提供多方位、多層次的服務(wù)，確保檔案的查考工作快而準(zhǔn)。

2、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)管理。認(rèn)真貫徹實(shí)施總公司的《檔案管理實(shí)際細(xì)則》并組織實(shí)施。把好收集進(jìn)口關(guān)，提高公司檔案的整體案卷質(zhì)量，確保檔案的安全和完整。

3、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。通過去年總公司組織的《電子文檔管理》的學(xué)習(xí)，充分利用現(xiàn)代化先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，配置檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)與機(jī)關(guān)大樓辦公網(wǎng)安全鏈接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檢索和檔案信息共享，為今后的文檔一體化管理打下良好基礎(chǔ)。

總之，我非常熱愛自己的工作。如果我競(jìng)聘上了這個(gè)工作崗位，我將更加珍惜這次機(jī)會(huì)，并在今后的工作中，牢牢把握“與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新”這個(gè)關(guān)鍵，把檔案信息資源開發(fā)利用作為工作重點(diǎn)，把創(chuàng)新作為一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。我深信如果組織給我這次機(jī)會(huì)，我有信心，有能力干好這份工作，不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和同志們的期望。