電子化檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇電子化檔案管理范文，愿它們成為您寫作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

1 檔案管理電子化的重要性

（一）有利于提高檔案管理工作效率

時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、檢索速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，節(jié)省檔案管理人員時(shí)間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。

（二）能夠?yàn)楣芾頉Q策提供可靠的信息

檔案是一種資源，地方的發(fā)展和單位所開(kāi)展的業(yè)務(wù)都被檔案真實(shí)的記錄。制定決策時(shí)，除了要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際，還要借鑒和參考以前的決策，通過(guò)對(duì)之前決策的分析和對(duì)比，制定幾個(gè)可選方案，優(yōu)中選優(yōu)，從而選出最佳的可行性方案，同時(shí)也可以有效避免錯(cuò)誤決策的重復(fù)出現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)改變了以往翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時(shí)間，降低出錯(cuò)率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

（三）有利于為科研工作提供智能化服務(wù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案電子化在快速分析方面的優(yōu)勢(shì)尤為突出，此外，在進(jìn)行綜合研究上，也表現(xiàn)出其獨(dú)特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時(shí)間，但可以為今后的工作帶來(lái)巨大的效益。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得遠(yuǎn)程服務(wù)成為可能，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，信息二次編著的時(shí)間也大幅減少，信息服務(wù)變得更加智能化和人性化，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率也明顯提高。

2 檔案管理電子化的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業(yè)務(wù)發(fā)展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用，在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。

檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備中，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷，可以隨時(shí)從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進(jìn)行綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，電子檔案隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。

但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴(yán)格以及成本高昂等特點(diǎn)。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務(wù)。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統(tǒng)的保管，是一種對(duì)過(guò)程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產(chǎn)之前就采取控制措施，能有效的預(yù)防影響電子文件安全的因素，確保其真實(shí)、完整、可讀。

3 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及主要問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理電子化的重視程度不足

首先是規(guī)范化問(wèn)題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度作為制約，這就導(dǎo)致有的檔案管理者在處理電子檔案時(shí)存在隨意性，造成檔案的錯(cuò)誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時(shí)間投入，一些單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有定期更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，也會(huì)給檔案管理帶來(lái)不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發(fā)展。

（二）缺乏專業(yè)的電子化檔案管理人才

檔案電子化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)素質(zhì)，還要具備一定的電子技術(shù)能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規(guī)范管理，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)。然而目前，具備全面能力及素質(zhì)的檔案管理人員還相對(duì)缺乏。

4 提高電子化檔案管理水平的途徑

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立電子化管理意識(shí)

新的檔案載體呈現(xiàn)出的特點(diǎn)，要求檔案管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，在實(shí)體檔案管理方法的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關(guān)制度，對(duì)電子檔案的管理加以約束。其次，加強(qiáng)檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對(duì)電子檔案的重視程度，使檔案管理者習(xí)慣使用電子設(shè)備處理龐大的檔案數(shù)據(jù)。提高檔案管理者電子檔案保管意識(shí)，改變傳統(tǒng)的檔案保管理念，做好備份、維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)等工作，時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進(jìn)檔案管理電子化的進(jìn)程。

（二）強(qiáng)化電子化硬件建設(shè)，確保電子化管理的實(shí)現(xiàn)

實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應(yīng)有的現(xiàn)代化管理理念與技術(shù)，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設(shè)備和工具。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，極大的提高了工作效能，實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理的無(wú)紙化和科學(xué)化辦公，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。為了強(qiáng)化和加快檔案管理的電子化發(fā)展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性，購(gòu)置一些有助于檔案信息化建設(shè)的硬件，并及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，保證電子設(shè)備的運(yùn)行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用及時(shí)和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實(shí)處。

（三）培養(yǎng)檔案管理電子化的創(chuàng)新型人才

檔案管理電子化對(duì)檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應(yīng)用，因此建立復(fù)合型的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也是檔案管理電子化的重要環(huán)節(jié)。從管理單位角度，應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、檔案軟件等方面信息化技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力。檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（四）增強(qiáng)電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性

電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。增強(qiáng)檔案管理人員綜合分析處理數(shù)據(jù)、維護(hù)檔案信息的能力，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，是提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性，及時(shí)更新維護(hù)，注意檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，處理檔案的電腦不得連網(wǎng)，不得隨意插入U(xiǎn)盤等，避免病毒的侵害。

5結(jié)語(yǔ)

綜上，在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的時(shí)代，檔案管理以社會(huì)信息化為基礎(chǔ)，應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理電子化，讓檔案管理工作為全社會(huì)提供更好的服務(wù)，也讓檔案管理工作順利健康的持續(xù)發(fā)展。

篇(2)

1檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

篇(3)

中圖分類號(hào)：G275.2；G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-2738（2011）12-0291-01

摘要：文書檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)提高文書檔案管理的水平，及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息具有重要作用，但是在電子化的過(guò)程中也遇到了一些問(wèn)題。筆者將探討文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)缺點(diǎn)，同時(shí)對(duì)其劣勢(shì)提出解決辦法。

關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化

文書檔案重要的內(nèi)容是社會(huì)發(fā)展歷史。它通過(guò)歷史的客觀記錄，來(lái)反映在某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)、問(wèn)題處理等的過(guò)程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。隨著信息化的到來(lái)，使人們進(jìn)入了電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，許多的信息通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。目前國(guó)家提出了文書檔案管理的改革――文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來(lái)提高文書檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。

一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)

首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問(wèn)題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時(shí)間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲(chóng)蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。

第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無(wú)法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無(wú)法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫(kù)內(nèi)，人們可以通過(guò)協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級(jí)部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

第四，提高了文書檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆Γ幻鈺?huì)出現(xiàn)在傳輸過(guò)程中資料的丟失，并且通過(guò)郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問(wèn)題，不僅保證文書檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)

首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出。目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

第四，電子文件兼容問(wèn)題。隨著信息化得普及，電子文件的問(wèn)題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問(wèn)題丞待解決。

三、改革措施和解決辦法探討

針對(duì)在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，筆者提出以下舉措。第一，針對(duì)安全性問(wèn)題，在文書檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過(guò)這個(gè)隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。最簡(jiǎn)單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過(guò)設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。第二，針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。通過(guò)在工作中的培訓(xùn)，讓管理人員及時(shí)掌握最新的電子化管理方法。同時(shí)，提法他們的綜合文化水平，比如外語(yǔ)水平、計(jì)算機(jī)操作水平等。

參考文獻(xiàn)：

[1]張寧紅. 淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].黑龍江檔案, 2011,(01) .

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[3]殷素芬. 電子檔案應(yīng)用中的利與弊[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理,2006,(04) .

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[5]趙思媛. 淺談文書檔案計(jì)算機(jī)管理的利弊[J].沿海企業(yè)與科技,2010,(12)

篇(4)

1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，意味著檔案管理的水平會(huì)有突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強(qiáng)檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，因?yàn)榧堎|(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備就行，不會(huì)造成空間的浪費(fèi)。各種檔案都可以統(tǒng)一進(jìn)入到電子檔案進(jìn)行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時(shí)可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)供工作使用，而且在選擇信息的時(shí)候只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無(wú)誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，而紙質(zhì)檔案則沒(méi)有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。

2 我國(guó)目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足

雖然目前我國(guó)的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問(wèn)題。首要面臨的問(wèn)題是規(guī)范化問(wèn)題。我國(guó)目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機(jī)密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲(chǔ)電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒(méi)有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲(chǔ)有電子檔案的設(shè)備遺失，就會(huì)造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國(guó)家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識(shí)到檔案管理的重要性，要時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能提高事業(yè)單位工作的效率。

上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問(wèn)題，一是檔案管理人員的問(wèn)題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問(wèn)題和漏洞。一些事業(yè)單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，沒(méi)有及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題和故障，那么存儲(chǔ)在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，給檔案管理帶來(lái)了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，及時(shí)更新電子存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。

3 提高檔案管理水平的途徑

首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來(lái)抓。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息化和電子化。如果檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)如何應(yīng)用好電子設(shè)備來(lái)處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。

提高目前檔案管理水平的第二個(gè)方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)必須作為基本任務(wù)來(lái)重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)會(huì)如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護(hù)檔案信息，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性。要經(jīng)常及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，及時(shí)更換必要的硬件設(shè)施，保證電子設(shè)備的運(yùn)營(yíng)能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用及時(shí)和有效。

篇(5)

1 高校檔案管理電子化的必要性

高校學(xué)生的檔案是未來(lái)國(guó)家重要人力資源檔案信息的基礎(chǔ)，所以學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然要求。然而，現(xiàn)今學(xué)生檔案的管理基本上還處在傳統(tǒng)、原始、手工操作的管理模式階段。不推行檔案管理的電子化，就不能使學(xué)生檔案材料得到更有效地利用。例如由于沒(méi)有建成學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，就不能為學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)，為用人單位服務(wù)?！度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中強(qiáng)調(diào)：“適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)?！蔽覈?guó)著名的檔案學(xué)家吳寶康教授也曾經(jīng)說(shuō)過(guò)“檔案必須利用，通過(guò)利用來(lái)充分發(fā)揮其作用，為社會(huì)服務(wù)，并同社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)、教育等各方面緊密的聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值?！痹谌珖?guó)乃至全球檔案管理電子化的背景下，高校檔案管理的信息化、數(shù)字化、文檔一體化已勢(shì)在必行。

2 我校檔案管理電子化的幾點(diǎn)建議

當(dāng)前，我校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的辦公自動(dòng)化為檔案工作的電子化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為我校廣大師生進(jìn)行靈活的檔案查詢、用戶檢索和檔案利用提供便利條件，為此，我們應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：

2.1 建立檔案館查詢系統(tǒng)，開(kāi)展網(wǎng)上查詢服務(wù)

檔案部門將充分利用教師辦公系統(tǒng)制作自己的檔案查詢系統(tǒng)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上教師辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為廣大師生提供更好的服務(wù)。

目前，國(guó)內(nèi)許多高校檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。我們要以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是檔案目錄及電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如，輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫(kù)及部分非保密內(nèi)容文檔管理數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上公開(kāi)部分檔案目錄及部分非保密內(nèi)容電子文件，方便查詢檢索；另外，檔案棺與宣傳部門密切配合，可以將我校重大活動(dòng)中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于宣傳和利用，為各部門的工作提供全面的可靠的資料。

2.2 建立“檔案電子文件數(shù)據(jù)管理中心”

檔案館與各學(xué)院及部門的信息管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)密切配合，建立“檔案電子文件數(shù)據(jù)管理中心”。該中心是我校信息資源庫(kù)的重要組成部分。檔案電子文件數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在系統(tǒng)中提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富、及時(shí)，利用率高。

2.3 電子文件的自動(dòng)上傳收集

目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在教師辦公系統(tǒng)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口或通過(guò)內(nèi)蒙古科技大學(xué)教師辦公系統(tǒng)上傳檔案全文，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便各學(xué)院及部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送自己部門非保密的檔案全文，檔案館通過(guò)內(nèi)蒙古科技大學(xué)教師辦公系統(tǒng)下載檔案全文，建立“電子文件全文自動(dòng)上傳歸檔系統(tǒng)”。該系統(tǒng)可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動(dòng)上傳到檔案服務(wù)器歸檔，也不必交光盤。

2.4 開(kāi)展在線、預(yù)約服務(wù)

篇(6)

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；改善途徑；信息化；電子化

1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，意味著檔案管理的水平會(huì)有突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強(qiáng)檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，因?yàn)榧堎|(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備就行，不會(huì)造成空間的浪費(fèi)。各種檔案都可以統(tǒng)一進(jìn)入到電子檔案進(jìn)行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時(shí)可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)供工作使用，而且在選擇信息的時(shí)候只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無(wú)誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，而紙質(zhì)檔案則沒(méi)有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。

2 我國(guó)目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足

雖然目前我國(guó)的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問(wèn)題。首要面臨的問(wèn)題是規(guī)范化問(wèn)題。我國(guó)目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機(jī)密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲(chǔ)電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒(méi)有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲(chǔ)有電子檔案的設(shè)備遺失，就會(huì)造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國(guó)家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識(shí)到檔案管理的重要性，要時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能提高事業(yè)單位工作的效率。上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問(wèn)題，一是檔案管理人員的問(wèn)題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問(wèn)題和漏洞。一些事業(yè)單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，沒(méi)有及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題和故障，那么存儲(chǔ)在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，給檔案管理帶來(lái)了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，及時(shí)更新電子存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。

3 提高檔案管理水平的途徑

首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來(lái)抓。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息化和電子化。如果檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)如何應(yīng)用好電子設(shè)備來(lái)處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。提高目前檔案管理水平的第二個(gè)方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)必須作為基本任務(wù)來(lái)重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)會(huì)如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護(hù)檔案信息，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性。要經(jīng)常及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，及時(shí)更換必要的硬件設(shè)施，保證電子設(shè)備的運(yùn)營(yíng)能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用及時(shí)和有效。

4 結(jié)論

檔案管理工作雖然復(fù)雜煩瑣，但卻是不可或缺的，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)更是重中之重。隨著現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式方法的迅速發(fā)展，事業(yè)單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。要及時(shí)維護(hù)電子存儲(chǔ)設(shè)備，保障事業(yè)單位日常工作的效率和有序進(jìn)行。檔案管理的時(shí)代性要求事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)，確保檔案工作穩(wěn)步開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張紅生.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題的討論[J].活力，2011（23）：48.

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關(guān)鍵詞：檔案信息 電子化現(xiàn)狀必要性

前言：檔案信息電子化就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案信息電子化對(duì)檔案管理的影響是深遠(yuǎn)的，也是檔案發(fā)展的必然結(jié)果。

1.檔案信息電子化的現(xiàn)狀

我國(guó)檔案管理應(yīng)用信息電子化得時(shí)間不是很久，在應(yīng)用上仍存在著很多問(wèn)題。

1.1 軟件缺少通用性

在全國(guó)各大檔案管理部門，使用的辦公設(shè)備的型號(hào)完全是根據(jù)自己的喜好而配置的，缺乏統(tǒng)一性，形成一種檔案管理各自為政的局面，所開(kāi)發(fā)的軟件也只適合一定的范圍，缺乏通用性，這位管理帶來(lái)了不便，而且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，因此，電腦將無(wú)法完成信息的管理，著嚴(yán)重阻礙了信息電子化的進(jìn)程和發(fā)展。

1.2 無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

我國(guó)的檔案管理部至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，我國(guó)現(xiàn)有的電子信息規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，無(wú)法到達(dá)用戶的共享要求以及同行業(yè)之間的共享。

1.3 基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待提高

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息管理電子化，檔案信息管理的基礎(chǔ)工作必須達(dá)到一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但由于社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等多種原因，我國(guó)檔案信息管理自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，都是各自的系統(tǒng)適應(yīng)各自的工作或者適應(yīng)某一個(gè)專業(yè)，無(wú)法全面的實(shí)施、推廣。

1.4 管理方法意識(shí)有待提高

部分檔案管理人員在檔案的收集整理上仍按照最初的方式，這無(wú)法適應(yīng)檔案信息電子化的發(fā)展要求。

1.5 管理人員的素質(zhì)仍需提高

檔案信息電子化仍需要專業(yè)的人去管理，只有專業(yè)素質(zhì)的人才才能實(shí)現(xiàn)電子信息化，因此，檔案信息管理人員要求有較高的專業(yè)素質(zhì)以及對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)達(dá)到一定的水平，從我國(guó)目前的電子信息化發(fā)展來(lái)看，需要的是專業(yè)型的復(fù)合知識(shí)人才，實(shí)現(xiàn)真正的檔案信息電子化。

2.檔案信息電子化的發(fā)展

隨著電子信息不斷的進(jìn)入各個(gè)行業(yè)的管理，現(xiàn)在的辦公都是無(wú)紙化辦公，這算是辦公的最大變革，這對(duì)檔案管理是一個(gè)沖擊，檔案從紙質(zhì)閱讀到現(xiàn)在的機(jī)讀文件是一個(gè)很大的進(jìn)步。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。眾多檔案利用者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.檔案信息電子化出現(xiàn)的必然性

3.1 檔案信息電子化將提高信息的利用率

檔案管理部門是為社會(huì)上需要信息的人提供信息為目的，傳統(tǒng)的檔案管理均為紙質(zhì)的資料，使用者需要到檔案管理室去一本本的查閱，一段段的摘抄，電子信息化的出現(xiàn)，改變這一現(xiàn)狀，一切實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，利用電子設(shè)備提高應(yīng)用信息的利用率。

3.2 提高信息的時(shí)效性

相較于傳統(tǒng)的信息加工模式，檔案信息電子化大大提高了這一速度從文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及時(shí)效性。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3.3 經(jīng)費(fèi)限制的障礙消失了

檔案信息電子化投入的經(jīng)費(fèi)是一次投入，多次產(chǎn)出，與傳統(tǒng)手工編研信息成果出版相比節(jié)省了很多的經(jīng)費(fèi)。

3.4 檔案信息電子化的傳播速度快

檔案信息電子化的電子信息結(jié)果可以通過(guò)電子的形式迅速的傳播到需要的用戶手里，節(jié)約成本的同時(shí)擴(kuò)大了社會(huì)的影響，增加了服務(wù)的范圍，檔案管理部門的工作效率也得到了很大的提高。

3.5 縮短與國(guó)際化接軌的進(jìn)程

檔案信息通過(guò)檔案信息電子化可以更快的與國(guó)際最新的相關(guān)技術(shù)接軌，雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段，但各行各業(yè)都應(yīng)該意識(shí)到他是社會(huì)發(fā)展的總方向，要做高提前的應(yīng)對(duì)措施，適應(yīng)這一歷史的必然選擇，在信息高速公路通車的時(shí)候可以做到最好的應(yīng)對(duì)。

4.檔案信息電子化的建議

面對(duì)檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，伴隨出現(xiàn)的問(wèn)題也亟待解決，主要有以下幾方面的建議

4.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略

具體的操作就是通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

4.2 正確面對(duì)電子文件的保存

從理論上看，電子文件的保存性肯定好于傳統(tǒng)性的文件，電子文件不存在磨損等傳統(tǒng)的問(wèn)題。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展

以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。

4.4 重視人員的結(jié)構(gòu)調(diào)整

我國(guó)對(duì)檔案文化的重視程度是足夠的，但是我國(guó)檔案人員的素質(zhì)要緊跟時(shí)代的步伐，要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。這是適應(yīng)檔案信息電子化得根本對(duì)策，必然途徑。