大學(xué)生檔案整理精品(七篇)

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篇(1)

【關(guān)鍵詞】檔案管理；大學(xué)生；　檔案工作1高校學(xué)生檔案工作存在的主要問題

1.1缺少相關(guān)法律法規(guī)的約束。改革開放以來，　國家針對高校的學(xué)生管理頒發(fā)了不少文件，如《高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定》等等。但到現(xiàn)在為止，沒能看到專門針對高校學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)。由于沒有相關(guān)的條文約束，也沒有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，致使高校學(xué)生檔案管理體制不一——有的把學(xué)生檔案放在校綜合檔案室實(shí)行綜合管理；　有的把學(xué)生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理；有的干脆把學(xué)生檔案放在各個(gè)院系，實(shí)行分散管理。不管哪種方式，他們都有一個(gè)共同的特征——學(xué)生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，因?yàn)樗葲]有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經(jīng)費(fèi)及工作量考核標(biāo)準(zhǔn)，所以，誰也不愿意投入大量的人力、物力和財(cái)力實(shí)行專項(xiàng)管理。于是，學(xué)生檔案管理工作在不規(guī)范的環(huán)境中運(yùn)行，其結(jié)果必然是雜亂無序。

1.2學(xué)生檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。高校學(xué)生檔案管理“政”出多門，在缺少“標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范”“公權(quán)力”的約束下，產(chǎn)生的檔案的“權(quán)威性”能不遭遇挑戰(zhàn)抑或質(zhì)疑。說的具體一點(diǎn)：（1）歸檔材料手續(xù)不完備——簽章不符合要求。比如大學(xué)生、碩博士畢業(yè)生登記表，沒有本人簽名。更甚者，沒有學(xué)校公章——用系所印章取而代之；　學(xué)生成績單沒有教務(wù)部門的公章，　用復(fù)印件替代的也時(shí)?？吹?。（2）檔案材料頁面沒有日期記載。最常見的有：論文評審意見書、學(xué)生成績表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、獎(jiǎng)學(xué)金申請表——如果同一類材料（表格）多次出現(xiàn)，便順序不清、無法排序。（3）頁面設(shè)置隨心所欲。多樣的紙張開本和頁邊距設(shè)置，為我們的書法藝術(shù)保留了豐富的想象空間，但在檔案管理中卻要不折不扣地接受“標(biāo)準(zhǔn)化”的約束。大學(xué)生檔案產(chǎn)生過程中人多手雜，隨心所欲的取舍與發(fā)揮，其結(jié)果必然五花八門。用人單位對其人事檔案規(guī)范整理時(shí)，頁面參差不齊，紙張裁剪不能（可能裁掉超出邊距的文字）、折疊不得；橫裝不是、豎裝不能。嚴(yán)重影響了檔案質(zhì)量和檔案的信息化處理。（4）書寫用筆不規(guī)范。我們在整理大學(xué)生（錄用者）人事檔案時(shí)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)他們填寫檔案材料時(shí)采用圓珠筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙，也有的用鉛筆。不規(guī)范的書寫用筆顯然有違《干部檔案整理工作細(xì)節(jié)》［1］。

1.3檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊落后。大學(xué)生在學(xué)期間形成的檔案是其人事檔案的基礎(chǔ)，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點(diǎn)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數(shù)年之前，高中畢業(yè)生的電子檔案已經(jīng)出現(xiàn)。令人不解的是進(jìn)入大學(xué)以后的檔案卻是沿用了數(shù)百年的紙質(zhì)檔案。研究者已經(jīng)注意到這種“返祖還原”現(xiàn)象，指出：目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式中［2］。大學(xué)生檔案管理體制、管理模式、技術(shù)手段滯后于信息時(shí)代。

2高校學(xué)生檔案管理工作的對策與措施

篇(2)

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生類檔案；檔案管理

2008年，教育部與國家檔案局聯(lián)合制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令），與1989年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》相比，在文件材料的歸檔范圍內(nèi)增設(shè)了“學(xué)生類”檔案，這一變化強(qiáng)調(diào)了“學(xué)生”這一主體，充分體現(xiàn)了“以人為本”的理念和與時(shí)俱進(jìn)的原則。在社會(huì)環(huán)境十分復(fù)雜、就業(yè)壓力越來越大的今天，做好學(xué)生類檔案管理和利用工作對促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)顯得尤為重要。然而，目前高校學(xué)生類檔案的管理和利用存在不少問題，需要我們認(rèn)真思考并加以解決，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

一、高校學(xué)生類檔案的管理和利用存在的問題

1.檔案材料不完整、不規(guī)范。學(xué)生檔案材料的形成、收集、歸檔涉及很多部門的領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生，覆蓋面廣，材料多。而大部分高校都沒有一個(gè)嚴(yán)格的監(jiān)管制度，致使材料歸檔不及時(shí)、不完整。那么多學(xué)生的檔案材料最后都集中交給輔導(dǎo)員整理，時(shí)間短、任務(wù)重，輔導(dǎo)員怎么辦呢？只有請學(xué)生幫忙。由于學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，又缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能，致使錯(cuò)放、漏放、丟失、篡改、抽調(diào)處分材料等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的完整性，從而影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。另外，由于檔案意識(shí)薄弱，學(xué)生沒有認(rèn)識(shí)到自己檔案的重要性，在填寫各種材料時(shí)隨意性太強(qiáng)，致使檔案材料很不規(guī)范。

2.信息含量不足，無法滿足社會(huì)需要。高校學(xué)生檔案原有的功能是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下設(shè)置的，內(nèi)容包括高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績表、入黨入團(tuán)材料、體檢表、畢業(yè)登記表等，其中許多內(nèi)容現(xiàn)在已失去意義，而用人單位需要全面了解的大學(xué)生的成長經(jīng)歷、個(gè)性特征、實(shí)踐動(dòng)手能力、創(chuàng)新能力、誠實(shí)守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上學(xué)生檔案形成者包括學(xué)生本人、輔導(dǎo)員、班主任及檔案管理人員檔案意識(shí)薄弱、責(zé)任心不強(qiáng)，致使學(xué)生檔案內(nèi)容單一、空洞，政治術(shù)語多，呈公式化、口號(hào)化特征，無法滿足信息時(shí)代用人單位的信息需求。

3.信息可信度不高，失去了檔案的參考作用。自1999年高校擴(kuò)招以來，大學(xué)生就業(yè)壓力越來越大。有些學(xué)生為了謀求一份好的職業(yè)不惜弄虛作假；有些高校目光短淺，為使自己的畢業(yè)生順利就業(yè)，以贏得“生源素質(zhì)好，就業(yè)率高”的口碑，普遍提高學(xué)生專業(yè)成績，擴(kuò)大學(xué)生干部的比例及獲獎(jiǎng)比例，降低考評標(biāo)準(zhǔn)，撤銷處分材料；班主任給學(xué)生寫評語也是報(bào)喜不報(bào)憂。這樣，學(xué)生檔案的真實(shí)性大打折扣，嚴(yán)重干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭，而且不利于用人單位選拔和甄別人才，也不利于學(xué)生自身今后的發(fā)展。

4.歸檔滯后，影響了檔案信息的利用。學(xué)生檔案材料生成的管理部門較多，平時(shí)各職能部門對學(xué)生檔案材料實(shí)行分散管理，學(xué)生畢業(yè)前才交由輔導(dǎo)員集中整理，最后交學(xué)校學(xué)生檔案管理部門統(tǒng)一密封并轉(zhuǎn)遞。而大多數(shù)高校都要在每年春季舉辦人才招聘會(huì)，而此時(shí)學(xué)生檔案仍處于分散狀態(tài)，無法為用人單位選拔人才提供信息服務(wù)，影響了畢業(yè)生就業(yè)。

5.管理手段落后，不能為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。目前許多高校學(xué)生檔案仍是紙質(zhì)檔案，沒將學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，查閱檔案仍是手工操作，查閱速度慢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不利于用人單位快速準(zhǔn)確查閱畢業(yè)生信息。

二、加強(qiáng)學(xué)生類檔案的管理和利用工作建設(shè)，為促進(jìn)學(xué)生就業(yè)服務(wù)

1.增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理制度。教育部第27號(hào)令的頒布實(shí)施，已經(jīng)將學(xué)生檔案管理納入高校檔案管理的重要組成部分。因此，每一位教育管理工作者都要認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案是關(guān)系到學(xué)校加強(qiáng)學(xué)生素質(zhì)教育以及學(xué)生順利就業(yè)的大事，學(xué)校應(yīng)提高學(xué)生檔案管理工作的地位，將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校的綜合管理，制定和完善檔案管理工作的相關(guān)制度；對檔案管理人員提出明確的、具體的工作要求，進(jìn)一步明確檔案管理工作責(zé)任，使之按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行檔案的收集和管理，以保證學(xué)生檔案材料的完整性和規(guī)范性；制定相應(yīng)的監(jiān)督和激勵(lì)機(jī)制。這樣，才能保證學(xué)生檔案管理工作正常、有序、可持續(xù)發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案意識(shí)教育，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。第一，培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識(shí)，引導(dǎo)學(xué)生關(guān)注自己的檔案。新生入學(xué)后，學(xué)校就要對學(xué)生進(jìn)行檔案宣傳，讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。在學(xué)生移交高中檔案及填寫各類有保存價(jià)值的材料時(shí)，要求學(xué)生按檔案整理保管要求認(rèn)真規(guī)范填寫。同時(shí)告訴學(xué)生大學(xué)四年的學(xué)習(xí)生活期間哪些材料需要裝進(jìn)檔案袋及其作用。學(xué)生了解了檔案的重要性，就會(huì)在學(xué)習(xí)和生活中規(guī)范自己的行為，約束自己，努力學(xué)習(xí)，積極表現(xiàn)，為自己留下閃光的檔案。第二，強(qiáng)化輔導(dǎo)員的檔案意識(shí)，增強(qiáng)其責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真做好學(xué)生評語工作。

3.擴(kuò)大歸檔范圍，滿足用人單位的需求。一方面，隨著社會(huì)的發(fā)展，用人單位對人才素質(zhì)的要求越來越高，不僅注重知識(shí)技能，更關(guān)注其思想品德和心理健康。因此，除傳統(tǒng)的檔案材料外，還應(yīng)擴(kuò)大歸檔范圍，增加一些能反映學(xué)生綜合素質(zhì)的內(nèi)容，如人際交往能力、社會(huì)實(shí)踐能力、組織管理能力、誠信和心理健康等，尤其是誠信和心理健康，更受用人單位重視。另一方面，由于社會(huì)環(huán)境復(fù)雜，就業(yè)壓力越來越大，學(xué)生心理疾病日漸凸顯。因此，建立學(xué)生心理健康檔案，關(guān)注學(xué)生的心理健康，及時(shí)給予引導(dǎo)和干預(yù)，促進(jìn)學(xué)生健康發(fā)展，是廣大教育工作者應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。近年，“富士康職工跳樓”事件對企業(yè)界影響很大，企業(yè)在招聘人才時(shí)更加注重學(xué)生的心理健康問題。因此，把能反映學(xué)生誠信品質(zhì)和心理健康的材料納入學(xué)生檔案歸檔范圍，不僅有利于促進(jìn)學(xué)生健康成長，為國家培養(yǎng)合格人才，也有利于用人單位選拔、甄別人才，從而促進(jìn)學(xué)生就業(yè)。

4.及時(shí)收集、整理學(xué)生檔案材料，提升檔案的就業(yè)服務(wù)功能。有些學(xué)校在舉辦人才招聘會(huì)時(shí)，畢業(yè)生檔案仍然分散在各職能部門，沒有集中統(tǒng)一整理，無法為用人單位選拔人才和學(xué)生就業(yè)提供幫助。因此，學(xué)校要從大學(xué)生進(jìn)校起就做好建檔工作，并根據(jù)其專業(yè)、班組群體性，隨時(shí)按照新的歸檔范圍和要求，及時(shí)收集、整理有關(guān)材料，保證學(xué)生各個(gè)階段的各種檔案材料及時(shí)歸檔，以避免學(xué)生畢業(yè)時(shí)突擊整理造成的錯(cuò)裝、漏裝、檔案轉(zhuǎn)遞不準(zhǔn)確等人為錯(cuò)誤，提升學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)。

5.加快檔案信息化建設(shè)，為促進(jìn)學(xué)生就業(yè)服務(wù)。當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)高效管理和為學(xué)生就業(yè)服務(wù)的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、存儲(chǔ)量大、壽命長、成本低等優(yōu)勢成為現(xiàn)代檔案管理的新趨勢。學(xué)生檔案電子化管理一是減輕了管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度；二是有利于用人單位快速、準(zhǔn)確地查找畢業(yè)生信息，為選拔任用人才提供依據(jù)，進(jìn)而增加畢業(yè)生就業(yè)的機(jī)會(huì)；三是可以充分利用電子檔案管理系統(tǒng)跟蹤畢業(yè)生就業(yè)信息，通過對畢業(yè)生就業(yè)狀況進(jìn)行分析，了解市場對人才的需求狀況，進(jìn)而改進(jìn)人才培養(yǎng)模式，及時(shí)調(diào)整教學(xué)計(jì)劃，更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

總之，高校學(xué)生檔案管理是高校的一項(xiàng)重要工作，學(xué)生檔案是學(xué)校或用人單位培養(yǎng)人、使用人的可靠憑證，有著不可替代的作用。為使學(xué)生檔案管理跟上時(shí)代的步伐，必須進(jìn)一步改革學(xué)生檔案管理制度，使學(xué)生檔案更有利于學(xué)生就業(yè)，更有利于學(xué)生今后的發(fā)展，更好地發(fā)揮其服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人才的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王玉鵬等.從大學(xué)生就業(yè)看高校學(xué)生檔案存在的問題及對策[J].蘭臺(tái)世界,2009,(10).

[2]賀紅香.高校學(xué)生檔案存在的問題及對策[J].山西檔案,2007,(2).

[3]于基伯等.高校學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能研究[J].蘭臺(tái)世界,2010,(11).

[4]梁曉玲等.高?！皩W(xué)生類”檔案中幾個(gè)問題的思考[J].檔案與建設(shè),2010,(11).

篇(3)

一、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理中存在的問題

1.缺少相關(guān)的法律法規(guī)。雖然我國針對高校學(xué)生管理頒發(fā)了不少文件，但到目前為止，卻沒有頒布專門針對高校學(xué)生檔案管理方面的法規(guī)。對學(xué)生檔案管理的歸屬并沒有作出明確的規(guī)定。另外，在管理過程中也沒有形成統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，故導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理體制不一：一些高校為了便于利用，實(shí)行分散管理即把學(xué)生檔案存放在各個(gè)院系；一些高校把學(xué)生檔案放在校綜合檔案室實(shí)行綜合管理；還有一部分高校把學(xué)生檔案存放在校人事處與干部人事檔案一起管理。但上述這些管理方式都存在一個(gè)共同的問題：學(xué)生檔案的管理工作都是歸屬于某個(gè)部門，它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經(jīng)費(fèi)及工作量考核標(biāo)準(zhǔn)，所以相關(guān)部門都不會(huì)投入大量的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行專項(xiàng)管理。在這種不規(guī)范的環(huán)境中進(jìn)行學(xué)生檔案的管理，勢必導(dǎo)致其運(yùn)行雜亂無序。

2.檔案的收集不夠全面、整理不夠規(guī)范。目前高校學(xué)生的檔案所涉及的材料和內(nèi)容較為繁多，加之缺少建檔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案的收集不夠全面、整理不夠規(guī)范。經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)像材料書寫不規(guī)范、紙張規(guī)格不一、材料缺失等諸多問題。許多反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料得不到及時(shí)的歸檔，如計(jì)算機(jī)等級(jí)證書復(fù)印件、大學(xué)生英語四、六級(jí)證書復(fù)印件、大學(xué)生能力、技能競賽證書復(fù)印件及各類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料，等等?，F(xiàn)有大多數(shù)歸檔材料只是大學(xué)生高考錄取時(shí)的材料、學(xué)習(xí)成績總表、入黨入團(tuán)材料、校畢業(yè)生登記表、體檢表等，這不利于全面了解每一位學(xué)生的實(shí)際情況和個(gè)性特點(diǎn)。在強(qiáng)化素質(zhì)教育，提倡培養(yǎng)復(fù)合型人才的今天，如果仍然沿用傳統(tǒng)的歸檔范圍，那是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

3.檔案管理模式老套、技術(shù)陳舊落后。大學(xué)生在學(xué)期間形成的檔案是其人事檔案的基礎(chǔ)，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點(diǎn)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數(shù)年之前，高中畢業(yè)生的電子檔案已經(jīng)出現(xiàn)。令人不解的是進(jìn)入大學(xué)以后的檔案卻是沿用了數(shù)百年的紙質(zhì)檔案。研究者已經(jīng)注意到這種“返祖還原”現(xiàn)象，指出目前還沒有推出一套完整適用、統(tǒng)一規(guī)范的學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，學(xué)生檔案的管理基本上還處于傳統(tǒng)的、原始的、手工操作的實(shí)體管理模式中。大學(xué)生檔案管理體制、管理模式、技術(shù)手段滯后于信息時(shí)代。

二、解決高校學(xué)生檔案管理問題的對策

1.引起重視，統(tǒng)一觀念?，F(xiàn)在的高校普遍對學(xué)生的檔案管理工作不重視，這使得高校學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)的設(shè)備和技術(shù)的運(yùn)用都存在著很多的不足，為了能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代化信息化的檔案管理方式，就需要對高校檔案管理工作進(jìn)行重新的全面的認(rèn)識(shí)，只有認(rèn)識(shí)到其對于整個(gè)高校的人事檔案管理工作、學(xué)生的學(xué)習(xí)就業(yè)、學(xué)校的人才戰(zhàn)略等發(fā)展的重要性，進(jìn)行統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)思想高度，才能抓好相關(guān)檔案管理工作的落實(shí)，不能存在絲毫懈怠。

2.建立完善的管理體制。由于高校有著自己的人事檔案管理系統(tǒng)，其工作人員具有豐富的檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，為了能夠最大程度地發(fā)揮其作用，可以使高校學(xué)生檔案管理部門掛靠在高校的人事檔案管理部門，這樣不但能夠發(fā)揮其專業(yè)人才的作用，還能更快地建立和完善高校學(xué)生檔案管理部門，由于學(xué)生檔案管理部門的檔案流轉(zhuǎn)性相對較高，需要給予其足夠的專業(yè)人才和設(shè)備保證，這樣才能保證高校檔案管理工作能夠更加順利地進(jìn)行。

篇(4)

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的全面記錄，能比較全面地、客觀地、歷史地反映出每名學(xué)生的成長歷程，科學(xué)、合理地利用和管理學(xué)生檔案，對于學(xué)生管理、學(xué)生就業(yè)、選拔人才以及高校教學(xué)質(zhì)量的提高和保障教學(xué)秩序都具有重要作用。

1 高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

（1）管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一。2008年9月教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，首次明確將“學(xué)生類”檔案與其他十類檔案一同納入高校檔案實(shí)體管理體系。然而，在實(shí)際工作中，由于學(xué)生檔案的產(chǎn)生部門多，內(nèi)容復(fù)雜，高校專職檔案人員數(shù)量較少，學(xué)生檔案管理工作尚不能由檔案部門獨(dú)立完成。目前，學(xué)生檔案管理在實(shí)際運(yùn)作中分屬于學(xué)生管理部門、學(xué)校各院系、或是教務(wù)部門、檔案部門，各高校由于實(shí)際情況不同，在學(xué)生檔案的管理中，各部門所承擔(dān)的任務(wù)，角色輕重各有不同。

（2）管理方式不規(guī)范。學(xué)生檔案的流動(dòng)性強(qiáng)，它不歸高校檔案部門長期或永久保存，因此不少高校并不重視學(xué)生檔案工作。此外，上級(jí)檔案行政部門的評估工作通常也不涉及學(xué)生檔案，這就使學(xué)生檔案管理工作缺少規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)。

①材料收集不齊全。學(xué)生類文件材料的歸檔范圍包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。然而，在實(shí)際工作中，高校接收到的新生檔案材料內(nèi)容參差不齊，究其原因，新生來自于全國各地，各省市對學(xué)生檔案的標(biāo)準(zhǔn)要求不同，導(dǎo)致新生檔案內(nèi)容多寡的地區(qū)差異。學(xué)生在校期間，學(xué)生檔案雖然由學(xué)生部門或檔案部門保存，但材料的收集、整理工作涉及學(xué)校的多個(gè)部門，由于一些高校尚未制定學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范，造成學(xué)生材料的收集沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，一些社會(huì)實(shí)踐、畢業(yè)論文等反映學(xué)生能力的材料沒有歸入檔案。

②“棄檔”現(xiàn)象普遍存在。近年來畢業(yè)生回母校查詢個(gè)人檔案、補(bǔ)辦學(xué)籍檔案等情況非常多。究其原因，一些畢業(yè)生在臨近畢業(yè)時(shí)由于沒有找到合適的工作，往往會(huì)將檔案留在畢業(yè)院校，按有關(guān)規(guī)定，學(xué)?？纱鸀楸９軝n案1年～2年，過期后會(huì)根據(jù)學(xué)生原戶口所在地將其檔案寄往當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?，也有一些學(xué)校沒有將檔案寄出，將其存放在學(xué)校的某個(gè)部門。很多畢業(yè)生不知道自己的檔案究竟在哪兒，因?yàn)闆]有及時(shí)轉(zhuǎn)遞檔案或是找不到檔案，造成工齡斷檔或是無法晉級(jí)等，給個(gè)人帶來很大麻煩。

（3）管理手段落后。目前，各高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理已全面展開，而學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)則相對滯后，各高校還沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，大部分高校仍采用傳統(tǒng)的手工操作。學(xué)籍檔案雖然是學(xué)生檔案中最重要的部分，但是學(xué)生的社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、發(fā)明專利等體現(xiàn)學(xué)生能力和個(gè)性的紙質(zhì)檔案卻無法進(jìn)行數(shù)字化檢索和利用，只能通過人工查找，不僅效率低，而且容易造成檔案的損壞和丟失。

2 高校學(xué)生檔案管理存在問題的原因

（1）制度規(guī)范不完善。當(dāng)前，我國大部分高校檔案管理水平不高，沒有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程等，制度規(guī)范的不完善造成學(xué)生檔案材料內(nèi)容不完整、不規(guī)范，常常會(huì)出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯(cuò)、假的情況，為學(xué)生將來就業(yè)、職稱晉升、考評等方面帶來一定影響。

（2）學(xué)生檔案意識(shí)薄弱。大學(xué)生檔案知識(shí)匱乏、檔案關(guān)注度低、檔案意識(shí)淡薄是普遍存在的現(xiàn)象，很多學(xué)生對檔案沒有形成正確的認(rèn)識(shí)，對檔案管理法律法規(guī)、大學(xué)生檔案基本材料內(nèi)容和大學(xué)生檔案功能的認(rèn)知相當(dāng)有限，沒有把檔案同個(gè)人未來的工作、生活緊密聯(lián)系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現(xiàn)象的原因之一。

（3）檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。隨著學(xué)生畢業(yè)，學(xué)生檔案將轉(zhuǎn)至工作單位或戶口所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，實(shí)際保留在學(xué)校的只是學(xué)籍部分的內(nèi)容，因此很多檔案人員不太重視對學(xué)生檔案的管理。有些學(xué)校，在新生入學(xué)時(shí)將學(xué)生檔案送至檔案部門集中保存，待臨近畢業(yè)時(shí)突擊整理，很多檔案材料沒有及時(shí)歸檔，這勢必影響學(xué)生檔案的質(zhì)量，對學(xué)生將來就業(yè)產(chǎn)生不利。

3 改善高校學(xué)生檔案管理的對策

（1）完善相關(guān)制度規(guī)范。學(xué)生類檔案涉及的學(xué)生檔案材料內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，為保證學(xué)生檔案的質(zhì)量，各高校檔案部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況制定具體的實(shí)施細(xì)則，對學(xué)生檔案的收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)作出規(guī)范性的規(guī)定，增強(qiáng)檔案管理的可操作性，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保學(xué)生檔案歸檔材料規(guī)范、齊全、完整。

（2）提高師生的檔案意識(shí)。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)采用各種措施通過各種渠道宣傳學(xué)生檔案的重要性，一方面輔導(dǎo)員要加強(qiáng)對學(xué)生檔案意識(shí)的教育，另一方面檔案機(jī)構(gòu)可以通過講座、培訓(xùn)、選修課等形式對學(xué)生宣講檔案的重要性，同時(shí)也可利用檔案網(wǎng)站、校園廣播、校報(bào)等校園媒介宣傳學(xué)生檔案的內(nèi)容、價(jià)值等，從而提高學(xué)生的檔案意識(shí)，使學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案是人事檔案的前身，它在未來工作和生活中起著重要的憑證作用，無論是考研、出國、工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡計(jì)算、職稱申報(bào)等都離不開檔案，檔案是自己權(quán)益的最好保障。

（3）加快學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行。目前，學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)主要是依托學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，通過采集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，將學(xué)生在校期間的成績、獎(jiǎng)勵(lì)、社會(huì)實(shí)踐、特長、獲得資格等信息進(jìn)行數(shù)字化管理，及時(shí)予以補(bǔ)充和更新，同時(shí)對有關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的網(wǎng)上查閱、畢業(yè)生電子檔案的快捷轉(zhuǎn)接等，學(xué)生本人可通過設(shè)定的名稱和密碼在校園局域網(wǎng)內(nèi)查閱瀏覽自己的檔案信息，學(xué)校也可利用電子檔案與用人單位溝通、推薦，憑借一站式的檔案查詢、利用服務(wù)最大程度地發(fā)揮畢業(yè)生檔案資源的作用。

篇(5)

【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生，學(xué)籍檔案，管理方法

高校學(xué)生檔案記載了高校學(xué)生的詳盡個(gè)人信息，它包括學(xué)生入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、黨籍、團(tuán)籍、表彰每學(xué)年度三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、體檢表等。它是真實(shí)記錄學(xué)生在校期間求知與探索知識(shí)的直接產(chǎn)物，也是大學(xué)生就業(yè)的主要依據(jù)。在招聘就業(yè)過程中， 是用人單位考核人才的第一原始材料，并且將來參加工作后如有工作調(diào)動(dòng)或?qū)W歷提升或定級(jí)轉(zhuǎn)正等情況時(shí)所必需的重要憑證。近些年來，隨著高校招生人數(shù)的劇增， 高校學(xué)生檔案管理工作也出現(xiàn)了許多問題，做好高校學(xué)生檔案管理工作，對于維護(hù)學(xué)生利益可起到重要影響。

一、高校學(xué)生工作檔案管理存在的主要問題

（一）學(xué)生檔案管理重視不夠，制度不健全

高校學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，但是各高校往往對教學(xué)檔案工作比較重視，但對學(xué)生檔案工作的重要性卻沒有足夠的認(rèn)識(shí)，存在著“只要不出錯(cuò)就算管好了”或者“只要學(xué)生檔案送走了就算管好了”這樣落后的管理的理念，很少將學(xué)生檔案管理工作提到學(xué)校議事日程，更不用說將學(xué)生檔案管理開展得很好壞與檔案管理部門的業(yè)績掛鉤，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，沒有進(jìn)行有關(guān)的制度建設(shè)，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理制度明顯不完善。

（二）學(xué)生檔案的收集歸檔內(nèi)容陳舊，無法滿足用人需要

目前高校學(xué)生檔案承載的信息量是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下設(shè)置的，歸檔材料涉及的一般只是高校招生報(bào)名表，入學(xué)登記表、學(xué)籍、成績、黨（團(tuán)）材料等。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些材料有的已經(jīng)過時(shí)，有的卻是“分量”不足，無法滿足信息時(shí)代用人單位的信息需求。而當(dāng)前的檔案中往往缺少這些記載，少量的檔案雖有涉及，但更多是形式、公式化、口號(hào)式、千人一面，沒有個(gè)性特征，與用人單位的期望值相差甚遠(yuǎn)。

（三）學(xué)生檔案管理手段單一

目前，一些高校檔案管理人員在進(jìn)行學(xué)生工作檔案材料收集的過程中，不能夠隨著時(shí)代的發(fā)展而改進(jìn)工作方法和手段，仍然延續(xù)傳統(tǒng)的管理手段，特別是沒能真正把反映社會(huì)對人才的衡量指標(biāo)和學(xué)生成長軌跡、關(guān)注的側(cè)重點(diǎn)有機(jī)地結(jié)合起來，往往在學(xué)生畢業(yè)前才整理歸納學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、綜合測評、獎(jiǎng)懲情況、思想政治表現(xiàn)、身心素質(zhì)等學(xué)習(xí)和活動(dòng)情況。另外，部分高校沒有使用檔案管理系統(tǒng)軟件，學(xué)生檔案數(shù)量龐大，工作難度加大，需花費(fèi)更多的人力物力。同時(shí)，不能夠借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作檔案信息資源的共享。

（四）學(xué)生檔案意識(shí)差，對檔案不聞不問

近年來，大學(xué)畢業(yè)生對自己的檔案不聞不問現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，原因是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人才流動(dòng)等外部環(huán)境的逐步寬松，特別是組織人事政審工作相對減少，加之像私企、民企、外企等一些沒有人事主管權(quán)的用人單位，導(dǎo)致畢業(yè)生忘記了自己的檔案，長期不過問，待將來政審、調(diào)資、出具證明、職稱晉升等需要以檔案材料為依據(jù)時(shí)，才想起來找，但是由于時(shí)間長，單位變動(dòng)多等因素，常常是不知檔案去向，只好回原所在高校補(bǔ)辦，也只能補(bǔ)辦其中個(gè)別的材料，大部分材料無法補(bǔ)辦，給自己的帶來無法彌補(bǔ)的損失。

二、加強(qiáng)學(xué)生工作檔案管理的對策

當(dāng)前，加強(qiáng)高校學(xué)生工作檔案管理，確保檔案信息資料的準(zhǔn)確、真實(shí)和完整，是高校檔案管理工作中一項(xiàng)極其重要的工作，必須認(rèn)真對待。個(gè)人認(rèn)為，實(shí)踐中我們要通過以下幾個(gè)方面加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)生工作的檔案管理。

（一）提高認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新管理理念

檔案工作是高校整體工作中不可缺少的重要組成部分。提高高校學(xué)生工作檔案管理人員特別是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識(shí)，是搞好高校學(xué)生工作檔案管理的先決條件。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生工作檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》，培養(yǎng)檔案管理意識(shí)，熟悉檔案歸檔范圍，杜絕檔案工作說起來重要、做起來次要、忙起來不要的實(shí)用主義短期行為。其次，針對部分檔案管理人員對學(xué)生工作檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、支持不夠的現(xiàn)狀，高校必須創(chuàng)新管理理念，通過網(wǎng)絡(luò)媒體、專題講座、宣傳櫥窗等途徑，不僅普及檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、宣傳做好檔案工作的重大意義，而且還要讓學(xué)生了解個(gè)人檔案的歸檔內(nèi)容，進(jìn)而形成協(xié)調(diào)統(tǒng)一、上下一致的學(xué)生工作檔案管理體系。

（二）建立健全管理制度，規(guī)范和完善檔案工作

首先，建立學(xué)生工作檔案的收集補(bǔ)充、定期移交歸檔制度。學(xué)生工作檔案的管理人員要根據(jù)學(xué)生專業(yè)、年級(jí)、班級(jí)的特點(diǎn)，對學(xué)生工作檔案分門別類、規(guī)范存放，明確歸檔材料的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、渠道和時(shí)間，以確保學(xué)生工作檔案材料的全面系統(tǒng)、真實(shí)準(zhǔn)確。其次，學(xué)生工作檔案管理人員要按照工作要求對檔案進(jìn)行分類、著錄、編目和標(biāo)引，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案信息資源建設(shè)和開發(fā)打好基礎(chǔ)。另外，為了保證學(xué)生工作檔案管理保存的規(guī)范和利用的有序，檔案保存空間要科學(xué)合理，以使各種質(zhì)地的檔案有科學(xué)合理的保存空間，減少因溫度、灰塵等原因造成檔案的失效。第三，高?？梢愿鶕?jù)學(xué)生管理部門設(shè)置少、學(xué)生工作檔案管理人員兼職多的特點(diǎn)，采取靈活多樣的管理方式，如建立院系立卷歸檔制度，即輔導(dǎo)員只負(fù)責(zé)各類文件材料的整理工作，主要保證歸檔文件材料的齊全完整，而將其他檔案整理工作交給學(xué)生管理部門的檔案人員去完成，以保證學(xué)生工作檔案材料的及時(shí)歸檔。

（三）加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)。

近年來，高校檔案管理的信息化現(xiàn)代化進(jìn)度也在不斷加深，實(shí)施信息化管理迫在眉睫。各高校應(yīng)從本校的實(shí)際情況出發(fā)，選擇合適的檔案管理工作數(shù)據(jù)庫，力求實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校還應(yīng)建立檔案信息查詢功能、排序功能和匯總功能等，與此同時(shí)，應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息的公開查閱。新的形勢要求檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，檔案工作人員應(yīng)不斷創(chuàng)新，把檔案信息開發(fā)成動(dòng)態(tài)的、開放的、現(xiàn)代化的信息資源，以便更好地為高校的建設(shè)和人才發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]樂蘭珍，學(xué)籍檔案管理問題的思考[J]，蘭臺(tái)世界，2007，（5）

篇(6)

【關(guān)鍵詞】高校 學(xué)生檔案 管理

一、高校學(xué)生檔案管理中存在的問題及其原因

1.缺少合理完善的學(xué)生檔案管理機(jī)制。目前，高校學(xué)生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)。制度的缺位制約了高校學(xué)生檔案管理水平的提高。除《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》及《高等學(xué)校檔案管理辦法》外，教育部當(dāng)前還沒有一部針對高校學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)性、具體性、可操作性的制度，更沒有明確規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，造成大多數(shù)高校學(xué)生檔案管理部門職責(zé)不清，管理混亂的局面。

2.檔案來源缺少統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，造成學(xué)生檔案內(nèi)涵不能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。目前，教育部尚沒明確考生檔案標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)涵要求。不同省市考生檔案內(nèi)容各異、五花八門，有的省市考生檔案內(nèi)容豐富：有考生報(bào)名登記表、考生志愿表、考生體檢表、高中畢業(yè)生登記表、高中生學(xué)籍卡片等，而有的省市考生檔案中只有高中學(xué)籍卡片或?qū)W生成長記錄冊、高中學(xué)生發(fā)展報(bào)告等名目。但對于考生檔案中到底應(yīng)具備哪些材料，教育部沒有明確規(guī)定。學(xué)生畢業(yè)后，用人單位則以較全面、豐富的學(xué)生檔案來要求，致使部分畢業(yè)生返校要求學(xué)校補(bǔ)充檔案內(nèi)容，而實(shí)事上對于高考檔案材料，學(xué)校只能以各省招生辦所寄檔案材料填充，對于考生檔案中缺少的材料，高校也無能為力。因此，教育部應(yīng)從高中階段的檔案內(nèi)容開始規(guī)范要求。由于高考檔案材料各異，造成高校建立學(xué)生檔案時(shí)無法標(biāo)準(zhǔn)化要求。

3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理水平尚處于初級(jí)階段。高校學(xué)生檔案管理員素質(zhì)直接關(guān)系到高校學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，而大部分高校沒有專職檔案管理人員，多為兼職，且人員變換頻繁，隊(duì)伍薄弱。高校領(lǐng)導(dǎo)及職能部門重視程度不夠，各檔案收集部門配合不力，加之檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，檔案知識(shí)欠缺，管理意識(shí)淡泊，管理模式陳舊，管理手段落后等等原因造成學(xué)生檔案丟失、管理混亂、檢索困難等情況發(fā)生。檔案管理水平的好壞，取決于檔案人員的主觀意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。目前的管理水平僅僅是簡單的收集、整理、登記、裝訂、歸檔的初級(jí)階段，相距現(xiàn)代化的檔案信息化管理模式的實(shí)現(xiàn)較遠(yuǎn)。

4.學(xué)生檔案收集、整理的動(dòng)態(tài)化管理制度尚未建立。學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的獎(jiǎng)懲材料、借貸和還貸情況、學(xué)籍異動(dòng)材料、思想品德評定等材料是逐步形成，逐漸歸檔。而大多高校學(xué)生檔案管理從入校時(shí)初步建立（即高考檔案內(nèi)容）后，中間過程靜止，只至畢業(yè)前方從各部門收集整理。幾年的學(xué)習(xí)過程中，由于輔導(dǎo)員的變動(dòng)或部門老師管理意識(shí)淡泊，致使學(xué)生檔案材料不全或丟失。因此，最終的畢業(yè)生檔案中能夠反映學(xué)生學(xué)習(xí)過程、思想品德、創(chuàng)造性思維的材料太少，使用人單位無法從檔案中全面了解學(xué)生的在校學(xué)習(xí)過程。

二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的對策

1.建立合理完善的學(xué)生檔案管理機(jī)制。高校應(yīng)明確學(xué)生檔案管理主體部門，隸屬于學(xué)生學(xué)籍管理部門，實(shí)行檔案分級(jí)管理。按照“分級(jí)管理、分級(jí)負(fù)責(zé)，誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，從“有利于學(xué)生檔案收集，有利于學(xué)校規(guī)范管理，有利于學(xué)生檔案信息化管理，有利于學(xué)校的科學(xué)發(fā)展”出發(fā)，建立“學(xué)校黨政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，職能部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，相關(guān)部門齊抓共管，二級(jí)學(xué)院和輔導(dǎo)員具體落實(shí)，全校師生參與監(jiān)督的學(xué)生檔案管理工作運(yùn)行機(jī)制。學(xué)校校長是學(xué)生檔案管理工作第一責(zé)任人，對學(xué)生檔案管理工作負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任；分管學(xué)生檔案工作副校長是學(xué)生檔案管理工作直接主管責(zé)任人，承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)管責(zé)任。學(xué)校學(xué)生檔案管理部門為學(xué)生處，負(fù)責(zé)人承擔(dān)組織實(shí)施責(zé)任；教務(wù)處、招生就業(yè)處、二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人是學(xué)生檔案管理工作直接責(zé)任人，二級(jí)學(xué)院的學(xué)生檔案管理人員負(fù)責(zé)本院學(xué)生檔案編目、整理、歸檔工作，輔導(dǎo)員是學(xué)生檔案收集、造冊、整理、移交的具體責(zé)任人。這樣才能有效地解決高校目前學(xué)生檔案管理中各自為政的問題，才能做到學(xué)生檔案管理工作中的“形散神不散”。

2.規(guī)范高中檔案，建立高校檔案內(nèi)涵規(guī)范化要求。高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。因此，高校學(xué)生檔案內(nèi)涵一定要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。首先，要從檔案來源開始規(guī)范。其次，雖然目前教育部沒有具體的學(xué)生檔案管理規(guī)定，高?？筛鶕?jù)當(dāng)前高等教育改革和大學(xué)生就業(yè)工作的整體形勢，再結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定出適合本校的具針對性和操作性的學(xué)生檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則，明確任務(wù)目標(biāo)和歸檔范圍，細(xì)化檔案的生成、組檔、轉(zhuǎn)遞等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化要求，提高學(xué)生檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。

3.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員素質(zhì)。眾所周知，管理水平?jīng)Q定管理質(zhì)量，而管理質(zhì)量的好壞又決定于管理人員的綜合素質(zhì)。高校要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)，首先要給檔案員制訂考核目標(biāo)，促使檔案員做到業(yè)務(wù)精通、愛崗敬業(yè)。其次，高校要根據(jù)檔案信息化發(fā)展需要，對檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅對檔案專業(yè)知識(shí)理論進(jìn)行培訓(xùn)，還需要對計(jì)算機(jī)輔助管理水平進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)對檔案員的實(shí)操水平進(jìn)行考核。最后，提高檔案管理人員的服務(wù)水平，熱情服務(wù)，不計(jì)個(gè)人得失，甘于奉獻(xiàn)的精神；加強(qiáng)檔案員的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不為名利敢于抵制誘惑，守口如瓶、嚴(yán)守秘密的政治素質(zhì)。

4.建立學(xué)生檔案動(dòng)態(tài)化管理制度，多部門齊抓共管。高校學(xué)生檔案主管部門，要掌握各部門、各階段檔案形成時(shí)間、內(nèi)容，制定全年歸檔計(jì)劃，明確要求及目標(biāo)。其他部門配合共同收集建檔，并將鑒定為有價(jià)值的檔案整理移交檔案管理部門及時(shí)歸檔，推進(jìn)學(xué)生檔案動(dòng)態(tài)化管理，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，使其能夠適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高學(xué)生檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔變成“活”檔，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用和價(jià)值。

總之，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案工作是當(dāng)前高校和社會(huì)發(fā)展的需要，也是檔案信息化發(fā)展的需要。我們必須根據(jù)社會(huì)形勢的發(fā)展變化和檔案發(fā)展的需要不斷探索創(chuàng)新，積極尋求解決現(xiàn)存問題的辦法和策略，使高校學(xué)生檔案工作得到進(jìn)一步發(fā)展和完善，以改變當(dāng)前普通存在的高校學(xué)生檔案工作相對落后的現(xiàn)狀，加快檔案管理信息化步伐。

參考文獻(xiàn)：

［1］馬潔，佟丞，劉衛(wèi)智：提高高校學(xué)生檔案管理水平的理性思考與路徑探究.教育理論與實(shí)踐，2011/09

篇(7)

1.檔案管理意識(shí)比較淡薄。隨著高校招生規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)增多，學(xué)生檔案也隨之增多。即便如此，許多高校對學(xué)生檔案管理工作還不是很重視，有的領(lǐng)導(dǎo)和老師沒有充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案工作的重要性和必要性，有的甚至認(rèn)為這項(xiàng)工作無關(guān)緊要，應(yīng)付一下就可以了。受這種思想認(rèn)識(shí)的影響，許多高校沒有建立專門的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)，缺少足夠的管理工作人員，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作基礎(chǔ)不牢。由于高校工作支持力度不大、投入不夠多，學(xué)生檔案工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)的地方還不少。另一方面，由于學(xué)校對學(xué)生檔案工作的宣傳較少，學(xué)生對檔案知識(shí)了解甚少，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案對個(gè)人發(fā)展的重要性，有的學(xué)生在填寫個(gè)人檔案資料時(shí)不認(rèn)真，所填的信息不全面、不規(guī)范，有的學(xué)生甚至對個(gè)人檔案的去向不知情。學(xué)生本人對個(gè)人檔案的不重視、不關(guān)心，對檔案管理工作不夠配合，在一定程度上影響了學(xué)生檔案管理工作。

2.學(xué)生檔案管理不規(guī)范。一是歸口管理不明確。雖然許多高校設(shè)立了檔案館，但并沒有把在校學(xué)生的檔案劃歸檔案館管理。對于學(xué)生檔案管理工作，各高校并沒有統(tǒng)一的運(yùn)行管理模式，有的高校由學(xué)生處負(fù)責(zé)，有的高校由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)。由于沒有明確的專門管理機(jī)構(gòu)，職責(zé)劃分不明確，學(xué)生檔案管理相對比較分散。二是管理方式比較粗放。目前，有相當(dāng)多的高校采取把新生入學(xué)檔案直接劃轉(zhuǎn)到各二級(jí)院系分散管理的方式，待到學(xué)生畢業(yè)時(shí)再由學(xué)生處等有關(guān)部門統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。學(xué)生檔案的整理工作，基本是由學(xué)生管理者（如輔導(dǎo)員、班主任）等完成的，他們僅經(jīng)過簡單的培訓(xùn)，檔案專業(yè)技能不高，再加上檔案整理的時(shí)間短、工作量大，檔案整理工作質(zhì)量大打折扣，有的甚至出現(xiàn)學(xué)生檔案“缺、漏、錯(cuò)”等現(xiàn)象。三是管理機(jī)制不健全。許多高校沒有建立完善的學(xué)生檔案實(shí)時(shí)歸檔機(jī)制，基本是臨近畢業(yè)突擊整理的。歸檔內(nèi)容也比較單一，主要包括高中階段材料、招生錄取材料、學(xué)習(xí)成績卡、入黨（團(tuán)）相關(guān)材料、在校期間獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)生基本情況表、畢業(yè)生登記表等，而反映大學(xué)生成長、體現(xiàn)學(xué)生綜合素質(zhì)的相關(guān)材料并沒有裝入學(xué)生檔案。

3.學(xué)生檔案管理信息化水平不高。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的新發(fā)展，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)已在高校普及，這為檔案信息化管理奠定了良好的基礎(chǔ)，但是許多高校學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平還比較低，突出表現(xiàn)為：學(xué)生檔案大多是紙質(zhì)文檔，學(xué)生檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)遞等工作基本是手工操作，工作強(qiáng)度大、效率低下。學(xué)生檔案內(nèi)容包括學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、思想政治、道德品格、科研能力、平時(shí)表現(xiàn)等方方面面的信息，涉及學(xué)校學(xué)生處、教務(wù)處、團(tuán)委、各學(xué)院等部門和單位。因高校學(xué)生檔案管理相對分散，再加之學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，使得信息得不到及時(shí)交流和充分共享，影響了學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。此外，大多數(shù)高校的檔案管理工作主要是由輔導(dǎo)員、班主任等人兼職負(fù)責(zé)，他們畢業(yè)于各類專業(yè)，計(jì)算機(jī)技術(shù)水平參差不齊，直接影響了學(xué)生檔案管理的信息化水平。

二、信息化背景下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的對策

1.提高檔案信息化意識(shí)，改善學(xué)生檔案工作條件。高校學(xué)生檔案管理者和工作者要高度重視，充分認(rèn)識(shí)做好學(xué)生檔案管理工作的重要意義，切實(shí)增強(qiáng)工作責(zé)任感和使命感。要進(jìn)一步增強(qiáng)信息化意識(shí)，不斷適應(yīng)信息化背景下的學(xué)生檔案管理工作，努力提高學(xué)生檔案的管理水平和服務(wù)水平。另一方面，要針對學(xué)生檔案意識(shí)薄弱這一問題，從大一新生就開始抓好檔案宣傳教育工作，將其融入到大學(xué)生的日常教育管理工作中，努力提高學(xué)生的檔案意識(shí)和信息化意識(shí)。高校要加大投入，建設(shè)專門的學(xué)生檔案保管場所，購置計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，加強(qiáng)學(xué)生檔案的規(guī)范管理，為推進(jìn)學(xué)生檔案管理的信息化提供有力保障。已設(shè)立檔案館的高校，應(yīng)充分發(fā)揮檔案館的專業(yè)優(yōu)勢和指導(dǎo)作用，協(xié)助做好學(xué)生檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。

2.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)學(xué)生檔案管理信息化。要實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理，就要建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、管理規(guī)范的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)。高校應(yīng)在校園網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮高?，F(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)和軟件開發(fā)人才等方面的優(yōu)勢，開發(fā)和完善學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用過程中，在學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容、數(shù)據(jù)采集、信息安全維護(hù)等方面都要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息管理系統(tǒng)具有可操作性，又要保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性，為實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要積極推進(jìn)學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)與教學(xué)、學(xué)生工作等部門的信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)對接，將分散于各個(gè)部門、各個(gè)單位的學(xué)生信息及時(shí)匯總、上傳到該信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，以便系統(tǒng)自動(dòng)生成學(xué)生個(gè)體的檔案信息。這樣就可以較好地把學(xué)生檔案的分散管理和集中管理有機(jī)結(jié)合起來，既保證了學(xué)生檔案信息的及時(shí)歸檔，又克服了紙質(zhì)檔案材料收集整理過程中“缺、漏、錯(cuò)”等問題，提高了檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。此外，要嚴(yán)格管理制度和操作規(guī)程，加強(qiáng)學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)防火墻建設(shè)，強(qiáng)化信息安全管理，防止學(xué)生檔案信息外泄。