現(xiàn)代化檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇現(xiàn)代化檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

現(xiàn)代化檔案管理最主要的就是單位下發(fā)文件以后，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到檔案室進(jìn)行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲(chǔ)?；鶎訂挝滑F(xiàn)在主要的文件使用格式就是Word系統(tǒng)進(jìn)行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統(tǒng)上進(jìn)行掛接，轉(zhuǎn)換成檔案資料，以后進(jìn)行查找。為了防止進(jìn)行修改，現(xiàn)在一般的電腦存儲(chǔ)，頂多改變存儲(chǔ)格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。

即使是用數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，但是在電子技術(shù)日益發(fā)展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對(duì)的困惑。但是，傳統(tǒng)檔案管理就可以避免這類事情的發(fā)生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領(lǐng)導(dǎo)批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進(jìn)入檔案，正式歸檔。

二、現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理各有優(yōu)缺點(diǎn)

現(xiàn)代檔案如發(fā)生電腦零部件老化、系統(tǒng)升級(jí)換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現(xiàn)代化檔案管理不占用空間，節(jié)省人力、物力、成本等，這個(gè)是傳統(tǒng)檔案所不能比擬的。傳統(tǒng)檔案所占用的空間、人力、財(cái)力等，都很大。但是有一點(diǎn)，是代替不了的，就是手稿。新都區(qū)檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當(dāng)時(shí)的新繁縣大豐公社搞試點(diǎn)時(shí)主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領(lǐng)一個(gè)工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊(duì)干部反復(fù)研究，充分聽取群眾意見，根據(jù)中央第二次鄭州會(huì)議精神，制訂了一系列制度、條例、規(guī)定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關(guān)于新繁縣崇義鄉(xiāng)大豐財(cái)務(wù)制度的十條規(guī)定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關(guān)于改進(jìn)供給制的八條規(guī)定》、《關(guān)于分級(jí)管理的體制的初步意見》、《關(guān)于財(cái)權(quán)下放的分級(jí)管理的初步意見》。這些發(fā)黃的紙上，有對(duì)體制問題的意見，對(duì)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，干部守則，各種條例、報(bào)告、會(huì)議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發(fā)黃了的資料還靜靜地躺在新都區(qū)檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對(duì)傳統(tǒng)與現(xiàn)代的影響

逐漸老去的一批檔案管理人員，他們?cè)诮邮墁F(xiàn)代化檔案管理方面，自己很想學(xué)好新知識(shí)、新技術(shù)，但是因?yàn)槟挲g等各方面的原因，確實(shí)也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業(yè)業(yè)，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，能做到幾十年對(duì)每一份文件了如指掌，并在同時(shí)努力接受新的知識(shí)，跟上時(shí)代的步伐。唯一不足之處就是對(duì)計(jì)算的操作的熟練程度及新的系統(tǒng)的升級(jí)接受度要慢一些。

新的檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)操作接受度高，掌握新的知識(shí)也比老同志快，從網(wǎng)上傳來的文件他們能很快的放進(jìn)去，但是要讓他們踏踏實(shí)實(shí)地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們?nèi)ヒ环菀环莸氖占?，就有點(diǎn)困難了。大學(xué)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)生基本上都是到政府機(jī)關(guān)和國有單位，起碼來說現(xiàn)階段不會(huì)到基層的小單位。所以從這個(gè)方面來說，我覺得是一個(gè)應(yīng)該比較現(xiàn)實(shí)的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。

四、總結(jié)

篇(2)

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 現(xiàn)狀 問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271

檔案管理現(xiàn)代化，就是應(yīng)用現(xiàn)代管理學(xué)原理，采用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代管理手段即應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，使檔案的基礎(chǔ)工作、貯藏保護(hù)、提供利用等工作達(dá)到現(xiàn)代化水平，有效地為國家建設(shè)服務(wù)。其包括檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等三個(gè)方面。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化已成為檔案界的熱點(diǎn)。因此，有必要對(duì)我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)情況進(jìn)行深入分析和研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問題并提出對(duì)策，以真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化、提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)。

一、檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程

檔案管理現(xiàn)代化也是一個(gè)與科技發(fā)展同步的漸進(jìn)過程，是一個(gè)有重點(diǎn)、有步驟地代替手工管理、解決實(shí)際問題的發(fā)展進(jìn)構(gòu)。然而，檔案管理現(xiàn)代化也是一個(gè)相對(duì)的概念，過去曾經(jīng)先進(jìn)實(shí)用的技術(shù)與管理方法，現(xiàn)在也許就落后于實(shí)踐發(fā)展了。因此簡要地回顧―下檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展演變過程，有助于探討當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并提供解決問題的對(duì)策。

從世界范圍來看，檔案管理現(xiàn)代化發(fā)端于20世紀(jì)60年代檔案管理自動(dòng)化研究工作。20世紀(jì)60年代初，國外一些檔案工作者在計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的幫助下，開始試用計(jì)算機(jī)管理檔案，并開展了檔案管理自動(dòng)化研究，如美國、英國、法國、南斯拉夫等。1972年，國際檔案理事會(huì)設(shè)立了檔案自動(dòng)化專業(yè)委員會(huì)，負(fù)責(zé)研究、收集和交流各國檔案管理使用汁算機(jī)的情況，并通過召開會(huì)議、出版書籍和開展培訓(xùn)等活動(dòng)，對(duì)各國檔案管理自動(dòng)化起到較好的推進(jìn)作用。

我國檔案界于20世紀(jì)70年代末開始了運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的嘗試，至今已有三十幾年時(shí)間，也取得了不小的成就。我國計(jì)算機(jī)檔案管理的發(fā)展，從時(shí)間進(jìn)程上對(duì)以分力四個(gè)階段：即調(diào)查論證階段、初步實(shí)驗(yàn)價(jià)段、技術(shù)攻關(guān)階段、網(wǎng)絡(luò)化及其推廣應(yīng)用階段。

調(diào)查論證階段。1979年開始，個(gè)別檔案館開始對(duì)計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用，進(jìn)行了調(diào)研和可行性論證工作。

初次實(shí)驗(yàn)階段 。1983年.有少數(shù)幾個(gè)檔案館，使用計(jì)算機(jī)開發(fā)了檔案管理實(shí)驗(yàn)性的應(yīng)用系統(tǒng)。開始了檔案著錄標(biāo)引方法的摸索，著手制定檔案著錄標(biāo)引的國家標(biāo)準(zhǔn)。

技術(shù)攻關(guān)階段。從1985年開始，檔案部門攻克了計(jì)算機(jī)應(yīng)用檔案管理的―些技術(shù)難關(guān)，出現(xiàn)了一些比較好的檔案目錄計(jì)算機(jī)管理實(shí)用系統(tǒng)及應(yīng)用結(jié)果。目錄數(shù)據(jù)已開始準(zhǔn)備采用國家標(biāo)準(zhǔn)。

推廣應(yīng)用階段。1987年后，隨著計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的發(fā)展和檔案管理自動(dòng)化研究的深入，計(jì)算機(jī)在檔案部門的應(yīng)用，已開始向檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)擴(kuò)展，檔案管理軟件系統(tǒng)功能也由“點(diǎn)”到“線”再到“面”，呈現(xiàn)不斷提高與完善的趨勢(shì)。

20世紀(jì)90年代以來，我同的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期。90年代中期，現(xiàn)代化管理開始了網(wǎng)絡(luò)化階段；進(jìn)入21世紀(jì)，則開始了以啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)為標(biāo)志的檔案信息化階段。與此同時(shí)，我國檔案部門還進(jìn)行了現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)的制定與完善，如頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤儲(chǔ)存系統(tǒng)的一致性測(cè)試》等。這將有力地促進(jìn)我國檔案管理現(xiàn)代化走上規(guī)范化的發(fā)展道路。

二、我國檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀

近年來，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了很大成績，如適合于機(jī)關(guān)檔案工作的文書工作―體化管理系統(tǒng)已大規(guī)模應(yīng)用，各檔案部門已基本實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理的環(huán)節(jié)，光盤技術(shù)在檔案信息的存儲(chǔ)和檢索中進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用階段，檔案計(jì)算機(jī)管理正逐步走向網(wǎng)絡(luò)化等。

雖然我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)得到了很大的發(fā)展，但此項(xiàng)工作畢竟是一項(xiàng)較大的系統(tǒng)工程，其發(fā)展過程中仍存在著這樣那樣的問題，如不及時(shí)采取措施妥善解決，將制約檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

三、我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題

1、檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)。管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。多年來，檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不夠，大多數(shù)單位也僅僅是把它停留在話題上。由此出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金投入不足，設(shè)備陳舊落后，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的新情況、新問題（如電子文件的管理與利用）缺乏深入研究和具體的解決方法等若干問題，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2、檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。人才現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即計(jì)算機(jī)檔案管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。這就要求檔案工作者不僅需要具備圖書、情報(bào)、檔案學(xué)的專業(yè)知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這些要求，這將成為制約檔案信息化建設(shè)的瓶頸問題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才就成為了當(dāng)務(wù)之急。

3、對(duì)檔案管理現(xiàn)代化缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和強(qiáng)有力的指導(dǎo)。從總體上看，各級(jí)檔案館、各企事業(yè)單位、各系統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)代化工作仍處在“各自為戰(zhàn)”的狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，目標(biāo)不明確，步驟不清楚，重點(diǎn)解決的問題不突出，由此造成購置設(shè)備型號(hào)不一，功能各異，技術(shù)設(shè)備不配套，系統(tǒng)操作平臺(tái)不一，為檔案管理現(xiàn)代化的統(tǒng)一、規(guī)范帶來極大的障礙。

4、技術(shù)設(shè)備問題。由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，部分檔案部門不能在現(xiàn)代化建檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金，使得自身的現(xiàn)代化技術(shù)裝備較差。而且絕大多數(shù)單位檔案室的計(jì)算機(jī)，僅用于檔案的檢索，檢索的卷數(shù)卻僅占檔案室檔案總數(shù)的30%左右，且主要集中在文書檔案，其他各門類的檔案，如會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等仍為手工檢索。

四、解決措施

針對(duì)目前檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題，筆者提出以下解決措施

1、更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，首先是提高領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)，他們握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化管理的命運(yùn)與前途。其次檔案工作人員也要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，克服對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的片面認(rèn)識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，進(jìn)而有計(jì)劃、有步驟積極而穩(wěn)妥地開展檔案現(xiàn)代化建設(shè)。

2、加強(qiáng)檔案人員的培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力。要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)，以人才資源開發(fā)推動(dòng)檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。首先要提高檔案工作人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，樹立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，因?yàn)闄n案人員的標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)如何，決定了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量。其次加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、外語知識(shí)等，從理論和實(shí)踐上認(rèn)真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結(jié)合的問題，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以滿足檔案信息化發(fā)展的需要。

3、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)交流、合作。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，絕不能各自為政，必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，搞好宏觀管理。檔案行政管理部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，把檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的資金投入，制定統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)備購置、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、應(yīng)用軟件推廣、人員培訓(xùn)等方面統(tǒng)一布置；規(guī)劃好檔案館、機(jī)關(guān)檔案室、科技事業(yè)單位檔案和企業(yè)檔案館（室）的現(xiàn)代化管理工作。需要注意的是檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，各級(jí)檔案部門條件差異較大。因此，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不能一哄而起，要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況，先試點(diǎn)，后鋪開，堅(jiān)持從點(diǎn)到面的方針，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有條不紊地發(fā)展。_

交流、合作，則是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的紐帶和橋梁。檔案工作在國內(nèi)地區(qū)間、省際間的發(fā)展存在著差異，我國與世界上發(fā)達(dá)國家的檔案工作也存在著一定的差距。這就需要及時(shí)地進(jìn)行科學(xué)的交流、學(xué)習(xí)與合作。認(rèn)真對(duì)照、分析、研究，取長補(bǔ)短，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

4、加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。為此，各級(jí)政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，檔案部門應(yīng)努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時(shí)，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的提供利用工作，及時(shí)開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。

5、采用現(xiàn)代化管理。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的主要途徑和必經(jīng)之路。檔案管理包括宏觀管理和微觀管理，前者是指制訂檔案工作發(fā)展目標(biāo)，以及為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等一系列活動(dòng)，后者是運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)方法，做好檔案的收集、整理、保護(hù)、鑒定及開發(fā)利用。檔案部門及檔案工作者應(yīng)遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，采用科學(xué)的管理方法，最大限度地發(fā)揮人、物、財(cái)?shù)男в?，把檔案館建成一流的黨和國家管理的檔案基地和提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的信息中心。

總之，檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，相互配合，共同努力，使檔案工作形成一個(gè)科學(xué)、完整、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動(dòng)化、提高檔案管理的整體水平。

參考文獻(xiàn)：

1、傅榮校 《檔案管理現(xiàn)代化：檔案管理中技術(shù)革命進(jìn)程的動(dòng)態(tài)審視》 浙江大學(xué)出版社 2002年版

2、薛四新、彭榮、陳永生主編《檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)》 機(jī)械工業(yè)出版社2006年版

3、宋寶英 《檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考》 《世紀(jì)橋》 2009.2

4、韓先美 韓 波 《檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題及對(duì)策》 《山東檔案》

篇(3)

[關(guān)鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；信息化

社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有某種或多種積極的不可或缺的作用。但在檔案管理方面，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已滲入社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，以完全改變了傳統(tǒng)的檔案觀念，也給檔案管理提出了新的課題。

一、檔案管理現(xiàn)代化的意義

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先應(yīng)明確檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，這包含以下兩個(gè)方面的基本內(nèi)容。

1.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵。對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的理解，應(yīng)從思維方式現(xiàn)代化和管理方式現(xiàn)代化兩個(gè)方面去把握。所謂思維方式現(xiàn)代化，是指以全新的觀念、超前的思想意識(shí)，按照檔案學(xué)發(fā)展的客觀規(guī)律，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原理和方法，對(duì)檔案工作進(jìn)行正確的評(píng)估、判斷和決策；所謂管理手段現(xiàn)代化，是指應(yīng)該利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、微縮技術(shù)及其它先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，對(duì)檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效控制、高效管理。具體來說，就是要使檔案工作跟上科技發(fā)展的水平，實(shí)現(xiàn)“五化”，即思維超前化、技術(shù)自動(dòng)化、組織網(wǎng)絡(luò)化、體系多元化、結(jié)構(gòu)綜合化。

2.檔案管理現(xiàn)代化的必要性。首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然要求。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)、電子通訊技術(shù)等新科技、新手段在社會(huì)生活各個(gè)領(lǐng)域越來越廣泛的應(yīng)用；各種新載體、新介質(zhì)的檔案資料形式，給檔案工作提出了新的問題、新的挑戰(zhàn)，檔案工作必須適應(yīng)時(shí)展，適應(yīng)科技發(fā)展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是現(xiàn)實(shí)的迫切需要。從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，目前的檔案保護(hù)條件和管理手段還存在著許多不足和嚴(yán)重的問題。據(jù)一份抽樣調(diào)查顯示，建國初期形成的檔案，由于載體材料差，加上保護(hù)手段等因素影響，已有相當(dāng)一部分檔案出現(xiàn)褪變，褪變嚴(yán)重的，已失去了字跡，成了無字檔案。由此看來，檔案本身也向管理現(xiàn)代化提出了急迫的要求，迫切需要用現(xiàn)代化的管理手段提高管理保護(hù)水平。

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是減少勞動(dòng)強(qiáng)度，提高管理效率的必由之路。傳統(tǒng)的手工操作管理方式，不但效率低下，且勞動(dòng)量相對(duì)較大，檔案資料中的各種有害物質(zhì)，也直接影響了檔案管理人員的身體健康。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是將廣大的檔案管理工作者從繁重的體力勞動(dòng)和有害的工作環(huán)境中解放出來，且大大地提高了工作效率。

二、檔案管理現(xiàn)代化的主要技術(shù)標(biāo)志――信息化

現(xiàn)代化的技術(shù)標(biāo)志是信息化，信息技術(shù)是當(dāng)代技術(shù)的前沿，看一個(gè)國家或地區(qū)檔案管理現(xiàn)代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然興起的數(shù)字檔案館的開發(fā)研究和建設(shè)，涉及信息技術(shù)的方方面面，因此可以說，數(shù)字檔案館是檔案信息化管理的集中體現(xiàn)。

以有序的信息空間和開放的信息環(huán)境為特征的完整意義上的數(shù)字檔案館，不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡(luò)，而是包含在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數(shù)字資源構(gòu)成的、具有強(qiáng)大服務(wù)功能的跨機(jī)構(gòu)、跨地域的信息系統(tǒng)，是繼數(shù)字圖書館之后，在網(wǎng)上扮演重要角色的又一知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，是國家的數(shù)字信息基礎(chǔ)工程。

數(shù)字檔案館不僅僅是館藏檔案的數(shù)字化，也不只是停留在整個(gè)檔案工作流程的計(jì)算機(jī)化，而是代表了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與法規(guī)的制定和推行、軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建、應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)、數(shù)字資源的建設(shè)、人才隊(duì)伍的培養(yǎng)等方面的內(nèi)容，是一個(gè)與軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、計(jì)算機(jī)工程、信息組織工程等密切相關(guān)的系統(tǒng)工程。

三、檔案現(xiàn)代化管理對(duì)檔案工作人員的要求

檔案人才是知識(shí)管理人才，信息的知識(shí)性及檔案工作的專業(yè)性決定了檔案工作者的勞動(dòng)是知識(shí)性勞動(dòng)。檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，即檔案的計(jì)算機(jī)管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算能力和極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，給檔案工作者帶來了科學(xué)的管理手段和先進(jìn)的檢索方法，為了讓電子時(shí)代人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長期或永久的保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段―檔案計(jì)算機(jī)管理及電子文件的歸檔與管理的知識(shí)與技能。這就要求檔案管理人員必須電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則，是無法適應(yīng)計(jì)算機(jī)時(shí)代檔案管理工作的。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備，進(jìn)行電子文件的制作，使用和維護(hù)。

篇(4)

1.1檔案管理體制不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全以及相關(guān)的操作不夠規(guī)范是如今醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的主要問題。檔案管理工作主要涉及職能科室、使用科室和檔案室，但在實(shí)際工作中，職能科室、使用科室和檔案室的責(zé)任和分工不夠明確，工作不協(xié)調(diào)，不能充分發(fā)揮各個(gè)科室的職能，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂分散，且各個(gè)部門的檔案由不同的人員分開管理，信息資料的完整性和連續(xù)性難以保證，且可能重復(fù)收集信息，浪費(fèi)資源的同時(shí)增加了查找的困難，不能實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化[3]。

1.2缺少專業(yè)管理人員，缺乏專業(yè)精神

大部分醫(yī)院檔案管理人員并非是專業(yè)人員，行政、護(hù)理、醫(yī)技等人員均可能轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作，文化水平差異較大，人員流動(dòng)性大。由于醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)的管理人員，兼職人員對(duì)檔案管理工作缺乏專業(yè)精神，重視度不夠，不能集中精力專心從事檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)展緩慢，難以創(chuàng)新[4，5]。另外，目前從事檔案管理的工作人員法制意識(shí)較為薄弱，在工作中難以做到有法可依。

1.3現(xiàn)代化管理水平低

由于目前醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂分散，檔案管理人員缺乏專業(yè)精神，檔案管理的現(xiàn)代化步伐緩慢。傳統(tǒng)的檔案管理采用手工提取數(shù)據(jù)，出錯(cuò)概率較高，且難以保證相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，難以適應(yīng)新形勢(shì)新醫(yī)改的發(fā)展趨勢(shì)[6]。在實(shí)際工作中，多數(shù)醫(yī)院只重視對(duì)醫(yī)療設(shè)備的考察、論證、引進(jìn)。引進(jìn)新的醫(yī)療設(shè)備后只重視醫(yī)療設(shè)備的安裝、驗(yàn)收和調(diào)試，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作抓得不到位，沒有專人負(fù)責(zé)管理醫(yī)療設(shè)備檔案，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案資料收集不全甚至丟失。

1.4重管輕用

目前絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理普遍存在重管輕用的現(xiàn)象，醫(yī)院在收集整理保管檔案后就很少再被利用，難以開發(fā)檔案信息資源，浪費(fèi)了許多極為寶貴的對(duì)醫(yī)療、科研、教學(xué)具有重要意義的病歷檔案。不能充分利用醫(yī)院檔案信息，則失去了檔案管理的意義。傳統(tǒng)的檔案管理查找困難，信息不全。由此可見，重管輕用嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展[7，8]。

1.5檔案管理重視度不夠，不能很好地利用檔案

在醫(yī)院，通常更加重視醫(yī)療工作，將醫(yī)療工作視為醫(yī)院的首要頭等大事，但醫(yī)院常常忽略了對(duì)檔案管理的重視，領(lǐng)導(dǎo)干部在思想意識(shí)上缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，領(lǐng)導(dǎo)干部將醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益放在首位，沒有考慮到醫(yī)院衛(wèi)生檔案對(duì)醫(yī)院未來的發(fā)展、對(duì)醫(yī)院醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)的傳承、對(duì)科研工作等多方面的重要性[9]。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作投入較少，甚至忽略檔案管理工作，這將導(dǎo)致檔案管理工作者對(duì)做好醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的意識(shí)更加淡薄，不能與時(shí)俱進(jìn)，總是持著舊的思路來工作，不能充分利用檔案，檔案利用率低，檔案室在醫(yī)院形同虛設(shè)。

1.6檔案管理工作不規(guī)范，檔案歸檔內(nèi)容不清晰

伴隨社會(huì)的日益發(fā)展，現(xiàn)代化社會(huì)科技發(fā)展與日俱進(jìn)，醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)日顯陳舊且不規(guī)范，檔案管理工作者甚至不能很好地界定歸檔內(nèi)容，醫(yī)院總是根據(jù)自己的需要來收集管理醫(yī)療衛(wèi)生檔案，具有較大的盲目性和隨意性[10]。許多有價(jià)值的醫(yī)療衛(wèi)生檔案資料沒有得到足夠重視和有效收集，造成資源的浪費(fèi)，破壞了檔案工作的完整性。伴隨醫(yī)院檔案管理的變化，醫(yī)院必須制定一套統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案進(jìn)行管理，否則將無法適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院經(jīng)營管理的新模式。

1.7檔案管理制度不完善，歸檔工作不及時(shí)

大部分的醫(yī)院在醫(yī)院的管理考核體系中缺乏對(duì)檔案管理工作考核的具體內(nèi)容，缺乏專業(yè)的檔案管理組織架構(gòu)、沒有統(tǒng)一的檔案管理流程和制度、檔案管理工作人員職責(zé)不明確，缺少對(duì)檔案管理工作具體情況檢查考核評(píng)價(jià)措施。檔案管理制度不完善、檔案管理措施不到位，檔案管理工作者工作積極性不高，檔案移交不及時(shí)、檔案收集難度大、檔案管理工作效率低，大大降低了醫(yī)院檔案信息的有效利用率[11]。

1.8檔案監(jiān)管機(jī)制不完善、檔案信息安全無法保障

目前部分醫(yī)院的檔案管理仍處于各個(gè)臨床科室分散管理的狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的監(jiān)管機(jī)制[12]。這種管理方式極其不利于檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理，難以發(fā)揮檔案信息資源的整體優(yōu)勢(shì)，無法保障檔案的信息安全。借閱檔案人員，不能及時(shí)歸還借閱的檔案，造成檔案遺失、破損，喪失了檔案應(yīng)有的價(jià)值。

2醫(yī)療衛(wèi)生檔案對(duì)醫(yī)院管理及醫(yī)院發(fā)展的意義

2.1醫(yī)療衛(wèi)生檔案可以為醫(yī)院的管理工作提供發(fā)展動(dòng)力

醫(yī)療衛(wèi)生檔案屬于無形資產(chǎn)的一種，是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分之一，醫(yī)療衛(wèi)生檔案對(duì)醫(yī)院的管理具有精神推動(dòng)作用，把醫(yī)療衛(wèi)生檔案貫穿整個(gè)醫(yī)院的管理、經(jīng)營、臨床、科研等實(shí)踐活動(dòng)中，并對(duì)其進(jìn)行完整地記錄，可為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供前進(jìn)的動(dòng)力[13]。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案資料中蘊(yùn)藏著極為豐富的智力資源和極有價(jià)值的科研潛力，把這些智力資源和科研潛力應(yīng)用到醫(yī)院的管理實(shí)踐中，可調(diào)動(dòng)醫(yī)院全體職工的工作積極性，在工作中發(fā)揮員工的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，有助于促進(jìn)醫(yī)學(xué)知識(shí)創(chuàng)新與現(xiàn)代化和科學(xué)化的醫(yī)院管理。

2.2醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院管理工作的信息來源

醫(yī)療衛(wèi)生檔案真實(shí)地記錄了往復(fù)不斷的現(xiàn)象和過程，使瞬間的疾病有了永恒的記錄，為人們研究疾病的本質(zhì)、準(zhǔn)確尋找疾病的內(nèi)在規(guī)律提供可靠的依據(jù)。憑借真實(shí)記錄的醫(yī)療衛(wèi)生檔案，有助于醫(yī)務(wù)人員了解過去、把握今日、創(chuàng)新明日。醫(yī)療衛(wèi)生檔案通過文字、數(shù)據(jù)、表格、影像、彩圖等資料真實(shí)地反映出醫(yī)療、教學(xué)、科研等信息，這些檔案資料作為原始素材有助于提高醫(yī)療技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，醫(yī)院管理者可通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案總結(jié)過去、把握現(xiàn)在、開創(chuàng)未來，加快醫(yī)院的全面協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。

2.3醫(yī)療衛(wèi)生檔案為醫(yī)院管理者提供科學(xué)決策依據(jù)

醫(yī)院的日常管理中，醫(yī)療衛(wèi)生檔案信息應(yīng)滲透到管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，通過積累和傳承各種檔案信息資料，促進(jìn)醫(yī)院管理工作發(fā)展。利用醫(yī)療衛(wèi)生檔案促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量的進(jìn)步，為新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的開展提供科學(xué)的原始依據(jù)，醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院落實(shí)“以質(zhì)量為核心”的根本保證，醫(yī)療衛(wèi)生檔案可促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研成果與技術(shù)的發(fā)展，可通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案綜合研究各種常見病、多發(fā)病和疑難病，提高醫(yī)學(xué)診療技術(shù)。醫(yī)療衛(wèi)生檔案還可推動(dòng)醫(yī)院管理決策更加科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，有助于提高醫(yī)院管理者的能力和水平。

2.4開發(fā)利用檔案應(yīng)為醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略服務(wù)

醫(yī)療衛(wèi)生檔案可真實(shí)反映醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的歷史，醫(yī)療衛(wèi)生檔案是醫(yī)院提高醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的必要條件。醫(yī)院在制定其長期發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略和工作目標(biāo)時(shí)，醫(yī)療衛(wèi)生檔案可為其提供翔實(shí)依據(jù)，有了醫(yī)療衛(wèi)生檔案的資料與信息的支持和保障，醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃才能長久可持續(xù)。有效合理f開發(fā)利用醫(yī)院檔案資源，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)是醫(yī)院檔案管理的主要目的。

3新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作新思路

3.1健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式

健全醫(yī)院檔案管理制度可從多方面開始執(zhí)行：如完善檔案的利用及保管，制定檔案保管的期限，制定相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)科室及檔案管理人員的工作積極性[14]。同時(shí)醫(yī)院制定的檔案管理制度應(yīng)符合醫(yī)院的具體情況，選擇從事檔案管理時(shí)間較長的具有管理經(jīng)驗(yàn)的人員組成檔案管理小組，同時(shí)檔案管理小組中應(yīng)包括相關(guān)的技術(shù)人員，必要時(shí)給予專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，檔案管理小組應(yīng)廣泛收集各臨床科室的意見，認(rèn)真總結(jié)臨床科室的具體要求，同時(shí)結(jié)合檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，制定切實(shí)可行的管理制度，規(guī)范管理模式，讓醫(yī)院檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規(guī)范化管理，保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。

3.2強(qiáng)化管理意識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平

醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量[15]。醫(yī)院檔案管理工作，并不是將各臨床科室的檔案簡單集中起來進(jìn)行保管，醫(yī)院檔案管理是將醫(yī)院檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化，這就要求檔案管理人員具備一定的業(yè)務(wù)水平。但當(dāng)今醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，醫(yī)院可通過組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方法來強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)。醫(yī)院應(yīng)將培養(yǎng)醫(yī)院檔案人員納入人才培養(yǎng)計(jì)劃重視培養(yǎng)復(fù)合型人才。專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方法均可提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理工作人員也應(yīng)定期進(jìn)行考核、制定獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，使其熱衷于檔案管理工作，有利于發(fā)揮檔案管理的創(chuàng)新性。提高醫(yī)院所有人員對(duì)檔案的管理意識(shí)，得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，提高全院對(duì)檔案管理的重視，同時(shí)還應(yīng)提高檔案管理人員的法制觀念。

3.3引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

篇(5)

1黃委計(jì)算機(jī)檔案管理工作的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高和發(fā)展,計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已滲透到各個(gè)領(lǐng)域。經(jīng)過幾年的艱苦努力,我委檔案部門在計(jì)算機(jī)的使用方面已具有一定的規(guī)模和水平。全河共有綜合檔案科室160個(gè),保管檔案近百余萬卷,其中80%以上的檔案室都配備了計(jì)算機(jī),部分大局院檔案科室還建立了自己的數(shù)據(jù)庫,檔案工作基本上實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理,有些單位還上了內(nèi)部網(wǎng)。委檔案館建立了“治黃檔案信息計(jì)算機(jī)管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”,錄入檔案目錄條目20余萬條,圖書目錄庫3萬余條,期刊全文庫有水利及相關(guān)專業(yè)文獻(xiàn)204萬篇,初步形成了以治黃信息為主體的覆蓋國內(nèi)水利信息的數(shù)字資源體系,并實(shí)現(xiàn)了檔案信息系統(tǒng)與黃委辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的連接,可以自動(dòng)接收和處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件,這些數(shù)字資源已在我委內(nèi)網(wǎng)上開放,我委辦公網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍內(nèi)的委屬各單位都可以登錄查詢。基本實(shí)現(xiàn)了檔案檢索、提供利用、利用統(tǒng)計(jì)電腦化,大大提高了工作效率。

黃委檔案館的“治黃檔案信息計(jì)算機(jī)管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)”項(xiàng)目完成后,將在此基礎(chǔ)上,應(yīng)用先進(jìn)的Intranet組網(wǎng)技術(shù),充分利用委檔案館的館藏資源,通過國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)和虛擬專用網(wǎng)絡(luò),建立一個(gè)覆蓋廣泛的增值網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái),建成一個(gè)虛擬的綜合的數(shù)字檔案館和全河檔案目錄中心,為黃委領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工提供決策支持及信息服務(wù)。這樣,既可以提高檔案的利用水平,增加檔案的館藏量,實(shí)現(xiàn)資源共享,又能使檔案管理信息化、自動(dòng)化,提高工作效率。

2黃委計(jì)算機(jī)檔案管理人員的狀況

黃委現(xiàn)有專職檔案人員218人,兼職檔案人員498人,專職檔案人員中35歲以下的有73人。據(jù)了解,在眾多的檔案人員中至今還沒有一名從事計(jì)算機(jī)的專業(yè)人員,只有部分人員參加了黃委系統(tǒng)內(nèi)部舉辦的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)培訓(xùn)班。他們經(jīng)過學(xué)習(xí),雖初步掌握了電腦的基本理論和一般的操作技能,但也只能完成基本的計(jì)算機(jī)管理工作,對(duì)工作中出現(xiàn)的電腦硬件或軟件問題還不能排除。也有少部分同志通過實(shí)踐和學(xué)習(xí),積累了豐富的經(jīng)驗(yàn),能夠勝任目前的工作。但是,隨著計(jì)算機(jī)知識(shí)更新的加快,硬件設(shè)備更新?lián)Q代的加快,黃委檔案的計(jì)算機(jī)管理將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)嶄新的局面。實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理是我們的目標(biāo),這就需要大批計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才,根據(jù)檔案部門的現(xiàn)有條件,靠引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才是不現(xiàn)實(shí)的,因此培養(yǎng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才成為檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。

3如何培養(yǎng)黃委檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才

根據(jù)黃委檔案的計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的需要和檔案干部的人員結(jié)構(gòu),培養(yǎng)計(jì)算機(jī)管理技術(shù)人才要實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)規(guī)劃和短期計(jì)劃相結(jié)合,既要滿足當(dāng)前的急需,又要兼顧中長期發(fā)展的需求。

3.1利用委信息中心的設(shè)備和技術(shù)力量,舉辦短期電腦培訓(xùn)班

可計(jì)劃在1~2年內(nèi)舉辦三期初級(jí)班,讓40歲以下的檔案人員普遍接受一次電腦基礎(chǔ)知識(shí)教育,初步掌握電腦基礎(chǔ)知識(shí)和一般的操作技能,使他們能勝任一般的計(jì)算機(jī)管理工作。然后舉辦兩期提高班,讓有一定電腦基礎(chǔ)知識(shí)和操作經(jīng)驗(yàn)的檔案人員參加學(xué)習(xí),提高他們的電腦綜合應(yīng)用能力。

初級(jí)班對(duì)象:40歲以下并且未參加過電腦培訓(xùn)的檔案人員。

教學(xué)目的:通過學(xué)習(xí),使學(xué)員掌握電腦基本知識(shí),掌握操作電腦的基本方法及簡單軟件的應(yīng)用。

教學(xué)內(nèi)容:中文錄入法、OFFICE辦公軟件、WINDOWS、電腦著錄。提高班對(duì)象:參加過初級(jí)班學(xué)習(xí)并且經(jīng)過一年以上的電腦實(shí)際應(yīng)用的檔案人員。

教學(xué)目的:通過學(xué)習(xí),提高學(xué)員電腦綜合應(yīng)用能力,使他們的操作技能得到進(jìn)一步鞏固和提高,掌握電腦維護(hù)的一般技能。

教學(xué)內(nèi)容:操作系統(tǒng)及常用軟件的安裝和使用、多媒體、硬件維護(hù)。

3.2委托高校代培檔案計(jì)算機(jī)管理專門人才

短期培訓(xùn)班只能滿足當(dāng)前的急需,隨著我委檔案管理的現(xiàn)代化和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案部門對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才需求會(huì)越來越迫切。培訓(xùn)檔案的計(jì)算機(jī)管理專門人才,光靠檔案部門的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的師資力量和先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,委托他們?yōu)闄n案部門培養(yǎng)專門的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。根據(jù)我委檔案部門具體情況和對(duì)計(jì)算機(jī)人才的需求,有目的地挑選檔案系統(tǒng)中那些德才兼?zhèn)洹⒂志邆溆?jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的年輕干部參加學(xué)習(xí),經(jīng)過系統(tǒng)學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),將來成為檔案的計(jì)算機(jī)管理專門人才。根據(jù)黃委檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的需要,應(yīng)盡快委托地方高校舉辦一個(gè)電腦應(yīng)用技術(shù)高級(jí)培訓(xùn)班?？刹扇≈v授和自學(xué)相結(jié)合的教學(xué)方式,每次集中進(jìn)行半個(gè)月的學(xué)習(xí),全部課程在一年半內(nèi)完成。教學(xué)內(nèi)容應(yīng)包括:

(1)數(shù)據(jù)庫:數(shù)據(jù)庫基本原理、Foxpro基本知識(shí)、運(yùn)用Foxpro開發(fā)應(yīng)用程序。

(2)網(wǎng)絡(luò)技術(shù):計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基本概念、局域網(wǎng)的構(gòu)造、Internet&Intranet、網(wǎng)絡(luò)綜合布線。

(3)主頁制作:HTML簡介、FrontPage。

(4)計(jì)算機(jī)硬件;計(jì)算機(jī)基本組成原理及結(jié)構(gòu)、計(jì)算機(jī)故障排除方法,(5)計(jì)算機(jī)安全防護(hù):計(jì)算機(jī)病毒及防治,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全,計(jì)算機(jī)日常維護(hù)。

篇(6)

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

眾所周知計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。

那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多時(shí)間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范。沒有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范。有些標(biāo)題不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無參考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3.結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

4.統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5.規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有請(qǐng)示報(bào)告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫請(qǐng)示凡不要求批復(fù)的文件則寫報(bào)告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應(yīng)該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準(zhǔn)備工作必須按照社會(huì)的實(shí)際需要分清重點(diǎn)，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎(chǔ)性工作，需要管理人員綜合社會(huì)的發(fā)展現(xiàn)狀，將所有的檔案進(jìn)行重點(diǎn)和次重點(diǎn)的整體分類。

2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合及著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用關(guān)鍵詞替代主題詞，簡化查找時(shí)間，提高效率

主題詞雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認(rèn)為可以采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關(guān)系。

篇(7)

一、現(xiàn)代化檔案管理存在的問題

第一，缺少檔案管理投入。在現(xiàn)代化檔案管理中，其最大障礙則是經(jīng)費(fèi)不足，這又決定于管理者對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)程度。當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不高，致使管理缺少資金投入，無法配置現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)備，特別是那些基層單位, 仍舊是簡陋的檔案室，基礎(chǔ)條件不好，沒有充足的安全措施，亦或建設(shè)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，更談不上數(shù)字化、信息化檔案建設(shè)與管理。

第二，檔案標(biāo)準(zhǔn)化需完善。在檔案管理現(xiàn)代化中，檔案標(biāo)準(zhǔn)化是其重要構(gòu)成部分與主要條件。自20世紀(jì)80年代起，我國制定了系列的標(biāo)準(zhǔn)化文件, 并逐漸形成管理體系。因檔案本身存在復(fù)雜性，這使得檔案管理體系也具有復(fù)雜性、管理分散性等特征。又因歷史原因，我國的檔案管理往往是自給自足、各自為政，不同單位依據(jù)自身實(shí)力來選取設(shè)備，呈現(xiàn)五花八門、參差不齊的現(xiàn)象。目前，許多檔案系統(tǒng)軟件，未依據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)，缺少標(biāo)準(zhǔn)化水平，功能單一，數(shù)據(jù)零散，共享性不高，甚至存在較大的盲目性。這些都影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，阻礙了檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。

第三，專業(yè)管理人員不足。在現(xiàn)代化檔案管理中，管理人員按照不同層次可分為三種：第一種為高級(jí)檔案管理館員；第二種是檔案管理館員；第三種則為檔案助理管理員。

其中，第一種管理人員，通常具備較強(qiáng)的政策水平與政治理論；具有較高的現(xiàn)代化管理技術(shù)與文化素質(zhì)，擅長檔案管理，可以科學(xué)擬定檔案發(fā)展計(jì)劃；具有較高的決策與組織、協(xié)調(diào)能力。在現(xiàn)代化檔案管理中，對(duì)檔案管理者提出了更高的要求。第二種管理人員，其學(xué)歷較第一種偏低。缺少既懂得現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與檔案管理，又懂得經(jīng)濟(jì)管理與社會(huì)科學(xué)的復(fù)合人才。第三種，則普遍素質(zhì)較低，這直接影響了新方法與新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

二、檔案管理現(xiàn)代化問題的解決對(duì)策

第一，增加投入力度，加強(qiáng)管理意識(shí)。在檔案管理現(xiàn)代化中，需要一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，如資金、設(shè)備等。所以，為推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，各單位需注意如下幾點(diǎn)。一是各方應(yīng)加大設(shè)備與資金的投入，培養(yǎng)優(yōu)秀人才，將檔案管理現(xiàn)代化融于單位計(jì)劃中，并及時(shí)考核。二是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，特別是檔案主管領(lǐng)導(dǎo)，需定期開展工作匯報(bào)，以掌握檔案工作狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與解決問題，為后面的檔案管理奠定基礎(chǔ)。三是注重工作的合作交流，集思廣益，補(bǔ)足檔案管理現(xiàn)代化的缺陷，增強(qiáng)現(xiàn)代化管理。四是做好檔案的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，做好專項(xiàng)預(yù)算，如檔案信息化建設(shè)、檔案維護(hù)或搶救等方面的花費(fèi)，需重點(diǎn)保障。五是嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，建立綜合性檔案室，做好各項(xiàng)保護(hù)措施，如防火、防潮、采光、通風(fēng)等。條件允許下，可添加掃描儀、電腦、空調(diào)等現(xiàn)代設(shè)備，以提升信息化管理水平，保證安全利用檔案，避免損壞或丟失檔案資料，同時(shí)保障檔案信息嚴(yán)密性，避免泄密、失密。

第二，促進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)化，提高管理效率。在檔案管理現(xiàn)代化中，其基礎(chǔ)是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。只有基于先進(jìn)技術(shù)、明確分工、廣泛協(xié)作，才可實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。在現(xiàn)代社會(huì)，我們進(jìn)行檔案管理時(shí)，需一定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)信息共享與網(wǎng)絡(luò)溝通加以規(guī)范，比如傳遞檔案數(shù)據(jù)、交換檔案信息、共享檔案資源等，均需制定與構(gòu)建不同的管理標(biāo)準(zhǔn)，以建立管理體系，保證現(xiàn)代化檔案管理各項(xiàng)工作依照一定的標(biāo)準(zhǔn)順利進(jìn)行。在檔案管理中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)側(cè)重本單位的特殊性, 不可更改管理方式的現(xiàn)象。實(shí)際上，這拒絕了或無視了管理的標(biāo)準(zhǔn)化，限制了現(xiàn)代化管理的發(fā)展。而有些標(biāo)準(zhǔn)涉及的因素多，如數(shù)據(jù)格式、運(yùn)行環(huán)境等，因而需花費(fèi)一定的物力與人力，這就需要廣泛協(xié)作，不斷推進(jìn)。

第三，培養(yǎng)復(fù)合型人才，提升管理人員素質(zhì)。在檔案管理中，人起著十分重要的作用。在檔案管理現(xiàn)代化中，對(duì)人員的要求則更高，不但需具備豐富的檔案管理理論與實(shí)踐知識(shí)，也需具備一定的寫作、信息技術(shù)與經(jīng)濟(jì)等綜合知識(shí)。因此，企業(yè)應(yīng)提升人員素質(zhì)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。其次，還需強(qiáng)化管理人員的繼續(xù)教育與培訓(xùn)，通過全方位、多形式，如一專多才、一專多能、復(fù)合型的教育與培訓(xùn)，以優(yōu)化人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)人員的操作與管理能力。同時(shí)，培養(yǎng)管理人員的優(yōu)良品質(zhì)，使其能甘于奉獻(xiàn)、吃苦耐勞，為檔案管理現(xiàn)代化，其積極推進(jìn)作用。