學生學籍檔案管理精品(七篇)

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摘要：從高等院校教育人才培養(yǎng)的目標來看，學生管理和學籍管理將有新的內(nèi)涵。學生學籍檔案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，這也就使得學籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學生學籍檔案的管理采取一些措施，如：管理人員專業(yè)化、管理手段信息化、檔案管理整理規(guī)范化、檔案利用規(guī)范化、強化領(lǐng)導機制。

關(guān)鍵詞：高等院校；學生學籍；管理

高等院校學生在校的各方面情況一般都是記錄在學籍檔案，學生在校時，學校教務處負責整理和保管學籍檔案，學生離校后，學籍檔案的整理和保管工作就交由學生所在單位人事部門負責，也可以交由學生所在地人才中心負責，學籍檔案既記錄了學生在校時的成績考核，又記錄了學生參與各種涉外活動情況，除此以外，還有學生在校遵守的紀律表現(xiàn)以及綜合相關(guān)老師的評價等都記錄在案。根據(jù)高等院校學籍檔案的內(nèi)容，學校和各個用人單位不但能掌握學生的基本情況，而且可以了解學生的社會能力。因此，管理好學生學籍檔案，不僅有利于保障學生的身心健康和合法權(quán)益，還有利于國家利益的維護以及教育質(zhì)量的保障。

一、學籍管理的內(nèi)涵

1.學籍，實際上也可以說是對學生在校時期的整個過程的記錄。而學籍管理的過程，是指建立學生學籍檔案的過程。學籍檔案管理可分為三大過程：第一，招生、學生報到、新生注冊、發(fā)放學生證；第二，記錄學生成績和其補考情況，處理學生的休學、退學、轉(zhuǎn)學以及復學等事宜；第三，獎勵以及處分，進行畢業(yè)證書的辦理以及發(fā)放。完成學籍檔案管理的整個過程會耗費較長時間，但這個過程能夠客觀并整體反映出學生在校時的各方面表現(xiàn)，包括德、智、體等方面。

2.高等院校學生學籍管理的特性

首先是應用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養(yǎng)模式、培養(yǎng)目標以及任務而言，它主要以一線中急需的技能型應用型人才為培養(yǎng)方向，因此，高等院校的學生學籍檔案，不僅要把普通高校學生在校期間的學習生活情況以及成績考核記錄下來，還要記載學生的黨、團材料。另外，在學生檔案里，不僅僅只有學生專業(yè)技能檔案和藝術(shù)素養(yǎng)檔案具有應用性，還有綜合素質(zhì)考核檔案等其它學生檔案也具有應用性，綜合來看，學生檔案具有應用性這一特點，這一點是尤為重要的。

其次是多樣性 高等院校的生源復雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉(zhuǎn)入學生。另外，高等院校還有許多來自省外各個地區(qū)的優(yōu)質(zhì)生源，生源地區(qū)的文化以及其它各方面存在差異，導致高等院校的學生檔案也具有多樣性。

最后是周期性 在高等院校里，一批畢業(yè)離校學生帶走學生檔案的同時，又會有一批新生檔案注入，因此，學生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學制短、流動性強、穩(wěn)定性差的特點，學生檔案管理的周期性就尤為明顯。

二、高等院校學生學籍管理的重要性

1.學生學籍管理工作的目的是提供利用。學生在就業(yè)、參軍、考級考證、入黨、資助等時候往往需要用到學籍檔案，學籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學籍檔案也成了整個工作的重中之重。從某種程度來看， 高等院校教育也可以說是就業(yè)教育，對學生就業(yè)及創(chuàng)業(yè)而言，學籍檔案的管理工作尤為重要。

2.高等院校教育目的在于培養(yǎng)高素質(zhì)人才，其學院教學與教育的整個過程都被記錄在了學籍檔案中，因此，學籍檔案管理工作對于實現(xiàn)高等院校教育人才培養(yǎng)目標，以及保障教育質(zhì)量與水平而言具有重大意義。把產(chǎn)學研相結(jié)合進行教育當高等院校教育的陽光大道，也是必走之路，把服務區(qū)域經(jīng)濟，凸顯產(chǎn)業(yè)特色作為辦學的方向，把工學結(jié)合作為教學模式的同時還應結(jié)合校企合作模式，通過學籍檔案工作可以把凸顯綜合素質(zhì)并凸顯技能鍛造的教育過程記載下來?？梢?，學籍檔案管理對于教學評估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學質(zhì)量和教育水平。

3.學籍檔案記載著一個學生在校時的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學生的就業(yè)，因此，對于促進高等院校的畢業(yè)生就業(yè)這一程度而言，學籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經(jīng)達到一個高度，用人單位對人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉(zhuǎn)向于電子信息檔案，用人單位考察畢業(yè)學生往往會參考學籍檔案。而于學生而言，就應該不斷完善自己，以通過重重考核。

三、高等院校學生學籍檔案管理工作中的不足

隨著高等院校的擴招，在校學生的增多，高等院校學生學籍管理的問題也越顯得重要。但是遇到的問題也越來越突出。具體主要體現(xiàn)在以下幾點：

1.學籍檔案管理工作人員態(tài)度不認真

學生在校期間的各方面情況通通記錄在了學籍檔案中，學籍檔案也因此成為了用人單位用人時的考慮因素。但在學籍管理過程中，會出現(xiàn)相關(guān)工作人員工作馬虎的情況，主要表現(xiàn)在填寫太隨意，字跡潦草，內(nèi)容不統(tǒng)一，評價不客觀等方面，從而導致原始檔案喪失真實性與完整性，實現(xiàn)不了學籍檔案原本的作用。

2.學生對個人檔案的意識性不強

學生沒有意識到個人檔案的重要性，對待個人檔案不認真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結(jié)不認真，三言兩語地應付完，典型的是在寫思想與生活表現(xiàn)時，不僅內(nèi)容太片面，而且表述都有問題，甚至還會出現(xiàn)錯別字。另外，在畢業(yè)離校后，由于不大在意學籍檔案的保管，可能會造成檔案丟失。

3.電子檔案管理不到位

目前，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)正在快速發(fā)展，學籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統(tǒng)化，因此，對于學籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)學籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對于電子檔案而言，大多數(shù)高校更為傾向于紙質(zhì)檔案，導致學籍檔案容易丟失。

四、加強高等院校學生學籍管理的具體措施

學生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現(xiàn)代化、檔案人員專業(yè)化、檔案材料規(guī)范化、強化領(lǐng)導力量和責任意識管理這“五化”對策，從而促進高等院校完成人才培養(yǎng)目標和教育目標。

1.深刻體會學籍檔案的重要性。

學生學籍檔案記載著學生的重要信息，全體師生都應該意識到其重要性。一方面，對于學生學籍管理的工作人員，應該建立相應的考核機制，并提供給他們專業(yè)培訓的機會，實現(xiàn)學生學籍管理工作的價值。另一方面，學校應帶動其它各個部門參與管理工作，使得學籍檔案管理工作取得更好的效果。

2.加強學籍檔案工作管理規(guī)范化

學籍檔案管理工作主要是整理學生在校期間的各種材料，提供學籍檔案的利用。學籍檔案管理工作是一個動態(tài)的過程，要求這個過程標準、規(guī)范并科學，為了使得學籍管理工作達到這一水平，實現(xiàn)學籍檔案的價值，確保學生身心健康成長，素質(zhì)全面發(fā)展，需要建立一套完備的學籍檔案管理制度來規(guī)范整個工作過程。

3.加強學籍檔案信息化。

如今，網(wǎng)絡與計算機幾乎已經(jīng)進入了家家戶戶的生活與工作，學籍檔案管理越來越趨向于信息化。學籍檔案管理工作也應與現(xiàn)代靠攏，對學姐檔案信息化管理引起重視，強力支持管理信息化。高校學籍檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡來創(chuàng)建一個信息平臺，把學生的學籍檔案整理好并存放在這一信息平臺上，為個人或單位查詢資料提供方便。

4.強化學籍檔案管理人員的素質(zhì)。

一方面，學籍管理人員自身應該努力完善自己。在業(yè)務上，學籍管理人員應該努力加強自己的工作能力，不僅要擅長實踐操作，還應努力學習理論知識，牢牢掌握專業(yè)技能，不斷提升自己的業(yè)務能力；在思想政治上，檔案管理人員應認真學習黨的路線、方針以及政策，做到愛崗敬業(yè)，并認真學習工作相關(guān)法律，樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學校不僅要努力做好學籍管理人員的思想工作，穩(wěn)定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關(guān)心，以使他們能夠?qū)Ｐ?、踏實的工作，還需要加強對學籍管理人員的業(yè)務培訓，進一步提升他們的業(yè)務能力，同時提高業(yè)務素養(yǎng)。

5.做好學籍檔案管理工作， 提供滿意服務

目前，學籍檔案管理在畢業(yè)階段進行得有些雜亂無章。學生在即將離校時，往往需要轉(zhuǎn)走檔案，新生入校時會轉(zhuǎn)進檔案，此時工作會顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來規(guī)范學籍檔案的流動，并不能隨意轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出，盡量在畢業(yè)時就安排好檔案的進出，以避免工作扎堆。一方面要服務于學校。學籍檔案有助于學校各項工作的進行，學校辦學離不開學籍檔案管理，做好學籍檔案管理工作有助于學校辦學質(zhì)量的提高。學籍檔案可以為學校提供查詢服務，學校通過查詢部分學籍檔案，可以大致總結(jié)出某一階段的教學水平，從而制定出有針對性的教學檔案，以期辦學水平再上一個臺階。技師院校的學籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數(shù)量以及各專業(yè)的招生人數(shù)、畢業(yè)生分配去向及社會對其給予的評價等在學籍檔案里有所記載，學校在實施招生計劃時，可以適當?shù)亟栌眠@些內(nèi)容，做好招生宣傳，吸收優(yōu)質(zhì)生源。另一方面學籍檔案要為學生服務在畢業(yè)離校后，學生會經(jīng)常需要用到學籍檔案，以下是需要利用學籍檔案的幾種主要情況：

一是辦理繼續(xù)深造時 如今，就業(yè)難問題愈演愈烈，因此，專科學生傾向于升本，本科學生忙著考研或留學。在這種情況下，這些學生申請報名時往往需要用到學籍檔案，因為無論你申請的是哪所學校，它們都需要了解你的相關(guān)資料，如：原就讀學校蓋章的高考成績和大學時期的成績，畢業(yè)證明以及學位證明。而如果是出國留學，國外的一些學校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學生更為全面的信息，如：學生在原就讀學校的思想政治表現(xiàn)、紀律表現(xiàn)以及學校推薦信，這些都離不開學籍檔案。

二是辦理免修課程 有些學生可能會出國深造，而在國外的學校學習的某些課程可能會與原就讀學校的課程重復，也可能與某些學生自修或自考時的課程相同，這種情況下，學生可以申請免修課程，而申請免修課程需要學生在原就讀學校的該門課程的成績證明，這就需要從學籍檔案里面查詢。

三是補辦畢業(yè)證明書。

部分學生未保管好畢業(yè)證，導致畢業(yè)證丟失時，需要進行重新辦理，而補辦手續(xù)需要一些材料，如：錄取證明、成績單、畢業(yè)證號。

另外學籍檔案要為社會服務。一方面，社會往往會從學生的政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)以及身體素質(zhì)來考察他們，而這些考察因素都要通過查詢學籍檔案來了解，而且學籍檔案可以使造假文憑無所遁形，因此，通過學籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對于學生而言，學籍檔案也是學生人際交往與就業(yè)的一張名片，以便于學生更好地向社會推薦自己。

五、結(jié)語

總之，學生學籍管理就是一項比較復雜的工作。因此，為了提升此項工作的質(zhì)量，確保學籍檔案的真實性與完整性，從而充分實現(xiàn)其服務價值，工作人員一方面需要不斷創(chuàng)新，不斷改進工作方法，使之與現(xiàn)代化接軌，另一方面，工作人員還應該深刻認識到此項工作的重要性，增強責任意識，明確工作職責，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業(yè)技術(shù)學院）

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：高職院?！W生學籍檔案管理　現(xiàn)狀分析

1.學籍檔案管理存在的主要問題

1.1學籍檔案形成的相關(guān)人員意識不到位

學生在學校的學習過程以及思想表現(xiàn)都可以在學籍檔案中得到最真實的反映，檔案的原始性和真實性都是用人單位對學生進行考察的主要依據(jù)。因為有一部分工作人員不能認真地對待工作，這樣的話，原始檔案的不完整現(xiàn)象就會出現(xiàn)，而且在整理過程中，不能實現(xiàn)規(guī)范化。所用的表格和紙張不能達成統(tǒng)一，字跡不工整，填寫不夠規(guī)范化，隨意性較強，沒有統(tǒng)一的內(nèi)容，有些鑒定、評語性的材料不夠客觀，只是做表面工作，不能將學生真實的情況反映出來，這樣的話，它就不能充分地發(fā)揮其使用價值。

1.2學生個人檔案意識淡薄

學生在概括自己在校的表現(xiàn)、社會實踐、個人總結(jié)沒有認真對待，字跡潦草，也沒有認真地做總結(jié)，用簡單的話語就將自己的實習過程闡述完成，在其思想表現(xiàn)、大學生生活的表現(xiàn)上，也不夠全面，更嚴重的是語句不通順，很多錯別字，沒有對自己負起責任。在畢業(yè)以后，對自己檔案的去留問題沒有引起足夠的重視，一旦經(jīng)過太長的時間，從而使檔案出現(xiàn)丟失的可能性或者根本不知道自己的檔案去向。

1.3電子檔案管理不到位

伴隨著不斷發(fā)展的計算機技術(shù)，網(wǎng)絡技術(shù)必定會得到較快的發(fā)展，學籍檔案管理的信息化、系統(tǒng)化在此基礎(chǔ)上才能夠得以實現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理大部分都選擇紙質(zhì)的管理和保管方式，但是這種傳統(tǒng)方式已經(jīng)與現(xiàn)代社會和辦公的需求無法相適應。而現(xiàn)在很多高職院校中，對于紙質(zhì)文件檔案材料永遠是最重視的，卻沒有將電子文件的方式充分地利用起來，不能得到有效地保存，與此同時，過于依賴計算機，很多重要的檔案文件的保存或者備份不能及時進行，這樣一來，數(shù)據(jù)就會丟失，或者只是將電子文件打印出來，電子文檔不再進行保存。在這種情況下，一旦將紙質(zhì)材料丟失的話，原始檔案材料在也不可能出現(xiàn)，學校和學生肯定會因此出現(xiàn)一定的損失。

1.4各部門配合不到位，溝通少

因為學籍檔案會涉及到很多部門，檔案需要很長時間才能夠形成，部門之間不能相互配合，通常都會使學生的學籍檔案沒有齊全的材料或者出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。而在這種前提下，當學生需要填寫表格和提交表格的部門是完全不同的兩個部門，混亂現(xiàn)象比較嚴重。

2.加強學生學籍檔案管理的對策

2.1高度重視學籍檔案管理工作

在學校中，唯一可以體現(xiàn)學生學習狀況的就是學籍檔案，而且其準確性和可靠性極高，在學校教學工作中發(fā)揮著及其重要的作用。學校想要得到更寬闊的發(fā)展空間，就需要對學籍檔案進行科學化的管理，并且充分地利用學籍檔案，只有這樣，學校才能有良好的發(fā)展前景，學校中的每個部門中的相關(guān)人員在管理學籍檔案的過程中，要明確地認識到自身的職責所在，更要充分地了解和掌握建檔歸檔的重要性，在此基礎(chǔ)上，將學生學籍檔案的相關(guān)工作越做越好，在進行學籍檔案移交和保存的過程中，應該嚴格按照相關(guān)規(guī)章制度進行，千萬不要出現(xiàn)表面功夫，弄虛作假的現(xiàn)象。與此同時，還要使學生對相關(guān)的檔案知識有充分地認識和了解，從而使學生在填寫自己檔案內(nèi)容的時候引起重視，對畢業(yè)之后檔案的去留問題也可以引起重視。

2.2加強學籍檔案的基本規(guī)范

學院相關(guān)部門在學籍檔案使用各種表單的建立上，基本上都采用相同的樣式?？陀^、真實、用語標準都應該是學院以及各部門對學生基本信息、鑒定以及考核意見應該嚴格遵循的原則。在需要手工填寫的檔案的時候，所選擇的筆應該是碳素墨水或者黑色的簽字筆，要注重字跡的工整，在內(nèi)容上也應該具備絕對的準確性，即使出現(xiàn)錯誤也不應該隨便進行修改。不管是教師還是學生，在填寫相關(guān)表格和信息的時候，一定要規(guī)范化，并且具備準確性和真實性，從而使檔案內(nèi)容真實可靠，有更多的利用價值。

2.3充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強電子檔案建設、實現(xiàn)學籍檔案信息共享

想要實現(xiàn)電子檔案，是需要大量的時間和精力的，因為文件的真實性和原始性，必須有檔案備份、身份驗證、密碼設置等步驟才能實現(xiàn)，而在此基礎(chǔ)上，電子檔案實現(xiàn)過程中的真實性和原始性才能夠得到一定的保障。高職院校的學籍檔案管理工作中應該大范圍地應用計算機技術(shù)，對一些比較先進的學籍管理系統(tǒng)進行開發(fā)和引進，在計算機網(wǎng)絡信息系統(tǒng)和校園網(wǎng)的平臺上，使學籍檔案管理得到一定程度的發(fā)揮，在教務管理部門的支持和幫助下，使學生學籍檔案信息的查詢更為容易和方便，這樣的話，資源共享就得以實現(xiàn)，并且學生學籍檔案的利用率也得到了很大程度的提升。

2.4加強部門之間溝通與協(xié)調(diào)

學籍檔案涉及招生、學工、教務、系、部等多個部門，并且檔案的內(nèi)容多、形成時間長只靠某一個部門是無法完成的，所以，加強部門之間的協(xié)調(diào)和溝通顯得尤為重要。教務部門作為學籍檔案管理的主要負責部門，要加強協(xié)調(diào)、溝通。針對部門之間的協(xié)調(diào)會議應該定期召開，將學籍管理過程中所遇到的相關(guān)問題作為會議研究的主要議題，最終討論和研究出解決的方法，從而使學生學籍檔案管理有效地進行。

參考文獻：

[1]王曉麗.高職院校學生檔案管理中存在的問題及對策研究[J].南通航運職業(yè)技術(shù)學院學報.2008(03)

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關(guān)鍵詞： 學籍檔案管理工作 質(zhì)量意識 價值 認識

高等師范學校學籍檔案管理工作遵循教育主管部門頒布實施的相關(guān)規(guī)章制度，是結(jié)合學校實際情況對學生自入學之日起到畢業(yè)而構(gòu)建的一套完整工作體系，包括學生入學注冊情況、成績考核情況及在校紀律情況等諸方面。誠然，學籍檔案管理工作與學校其他工作沒有可比性，但是，其細致及復雜程度不亞于學校其他任何業(yè)務管理工作，我們只有不斷經(jīng)驗總結(jié)，提高管理層次，才能使學籍檔案在人才培養(yǎng)過程中發(fā)揮更大的作用。筆者擬結(jié)合自身工作實踐，談談對高等師范學校學籍檔案管理工作的認識。

一、高等師范學校學籍檔案管理工作的重要性及特點

高等師范學校學籍檔案客觀反映著學生在學校求學期間各方面的表現(xiàn)情況，因此，它無論對于學生、學校還是用人單位都有著重要的參考價值。同時，高等師范學校學生從入學到畢業(yè)有一段相對漫長的時間，在這一階段中各方面的變化是客觀存在的，學籍檔案管理工作必須客觀地反映學生的發(fā)展和變化。

1.學籍檔案管理工作的重要性

長期以來，人們對學籍檔案的認識僅僅趨向于對學生學習層面的狹隘關(guān)注，事實上，從學籍檔案的生成及發(fā)展過程看，它如實反映著學校教育工作、管理工作、后勤服務等與學生學習、生活緊密聯(lián)系的方方面面，反映著學生在求學期間點點滴滴的進步過程，因而學籍檔案在教育、引領(lǐng)、塑造學生品格過程中發(fā)揮著獨特的作用。具體而言，其重要性可以概括為如下幾個方面：首先，學籍檔案的嚴肅性規(guī)范著學生的學習與生活，為學生健康成長指明了正確的方向，因此，它兼具引領(lǐng)與指向等綜合性特征?？梢韵胂?，學生如果都能夠根據(jù)各種規(guī)范進行學習和生活，那么回饋學生的必然是良好的學習及生活環(huán)境，從而有利于學生積極情感的培養(yǎng)。其次，高等師范學校學籍檔案管理是一項政策性、原則性極強的工作，其結(jié)果如何將影響教學秩序和教學質(zhì)量，并對學校校風與學風建設產(chǎn)生深遠影響，因此我們只有做好學籍檔案管理工作才能實現(xiàn)檔案為學校發(fā)展服務的目的。最后，在社會廣泛尊重知識、敬重人才的今天，通過學籍檔案輔助確定人事工作已經(jīng)成為一種趨勢，基層學校對優(yōu)秀師范生的選擇途徑無疑包含著對學生學籍檔案的考量。因此，高等師范學校必須對學籍檔案進行規(guī)范、科學的管理，確保嚴格、規(guī)范前提下做好學校學籍檔案管理工作，提升學校學籍檔案的可信度，從而實現(xiàn)其應有的社會價值。

2.學籍檔案管理工作的特點

高等師范學校學籍檔案管理工作雖然千頭萬緒，但不是無章可循。事實上，通過分析與對比，我們基本上可以將學籍檔案管理工作分為如下幾個部分。第一，新生入學期間材料的收集與整理。此項工作應該與學生入學同步進行，這樣可以避免由于時間的推移而造成檔案管理工作的被動或者失誤。第二，學生求學期間材料的收集與整理。這是學籍檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，檔案管理者必須確保學生求學期間所形成的德、智、體、美、勞表現(xiàn)情況一一登記造冊。除此之外，還應該客觀反映學生參與各種社團活動的表現(xiàn)。第三，學生畢業(yè)階段材料整理工作。此項工作顯然是建立在之前兩項工作基礎(chǔ)之上的更深層次的工作，具有總結(jié)性特征。誠然，與學生表現(xiàn)相關(guān)的各類材料是上述三項工作的支撐，并呈現(xiàn)著兩大特點：一是材料來源的多向性，即檔案材料來源于學校的不同部門；二是檔案材料來源的時效性，即，材料來自于學生入學起至學生畢業(yè)一個相對較長的時間段。誠然，高等師范學校學籍檔案形式多樣、內(nèi)容豐富，涉及科系眾多，檔案建立從學生入學到畢業(yè)時間跨度大，檔案人員工作量大不言而喻。因此，一方面要形成正確的認識，即，高等師范學校學籍檔案管理工作不是簡單的學校事務性工作，而是一項系統(tǒng)的戰(zhàn)略性工作。另一方面，主管部門需要在人力和財力上給予保證，在制度上給予規(guī)范，為學校學籍檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

二、高等師范學校各組成體對學籍檔案應有的認知

學籍檔案管理工作有效開展的制約性因素很多，其中人的認知因素起著不可低估的作用，這既包括學籍檔案管理人員對本職工作的態(tài)度，又與學生、教師甚至學校領(lǐng)導部門對本工作的認識密切聯(lián)系。因此，只有與學籍檔案管理工作沾邊的組成體都對學籍檔案形成正確的認知才能達成良好的工作效果。

1.學生的正確理解

學生既是教育的對象，又是學習與各種活動的主體，對學籍檔案的認識一直都很片面，即僅僅把自己視為一個被動管理對象，事實上，學生應該把自己看成學籍檔案的中心，即在平時學習、生活中應該以學籍檔案的主體內(nèi)容做為鞭策自己前進的動力，以此審視和反思自己存在的不足，發(fā)揮學籍檔案對自己成長的促進作用。由于諸多因素的影響，學生往往到畢業(yè)時，才可能在檔案移交過程中有幸目睹自己幾年的發(fā)展歷程，對于材料中正面呈現(xiàn)的內(nèi)容也許能夠坦然面對，但是，對于諸多不如意的記載，也許無能為力，悔之晚矣。因此，為了使學生同步知道自己的發(fā)展情況，檔案部門要思考如何在不違反原則和規(guī)定的前提下實現(xiàn)檔案與學生的適時見面，使學生樹立正確的檔案觀。

2.教師的密切配合

毋庸諱言，不乏有教師對學生學籍檔案的理解僅僅滿足于將材料轉(zhuǎn)送至相關(guān)部門，這種認識是片面和錯誤的。尊重學生個性，把學生培養(yǎng)成具有創(chuàng)新精神和實踐能力的人是學校工作的出發(fā)點和落腳點，教師要通過對學生的客觀評價提升檔案的可信度；要通過對檔案的分析，探尋學生的成長足跡，并以此作為對學生進行教育的依據(jù)，提高教育教學工作的針對性，發(fā)揮學籍檔案的警示作用。因此，教師要從對學生負責、對學校負責的高度，與檔案部門緊密配合，客觀、公正地反映學生情況，做到不隨意更改學生學業(yè)情況，確?？己顺煽兊然緮?shù)據(jù)的真實性；不庇護學生的短處，諸如各種違紀行為等，確保檔案對學生激勵和震懾作用的正常發(fā)揮，維護學校正常的教育教學活動。

3.領(lǐng)導的長效規(guī)劃

學校行政部門是學籍檔案工作的直接領(lǐng)導單位，學校領(lǐng)導要真正認識學籍檔案管理工作在學校全面教育體系中的價值和地位，切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)學籍檔案管理思想，與時俱進，強化學校學籍檔案管理意識，完善學校學籍檔案管理職能，確保檔案管理始終納入學校發(fā)展規(guī)劃之中；要通過建立統(tǒng)一的學籍信息管理平臺，確保學校各職能部門對與學生有關(guān)的各種數(shù)據(jù)全面、快捷且又準確地理解，實現(xiàn)管理部門與工作部門的信息共享，加強對學籍檔案管理工作的直接管理，確保學籍檔案管理工作落到實處。只有將學籍檔案管理工作列入學校工作日常安排，主管領(lǐng)導親自組織并帶頭宣傳學籍檔案工作的重要性，才能使全校員工重視學籍檔案管理工作，產(chǎn)生人人重視、大家支持的良好形勢。

4.檔案管理者的應有認知

學籍檔案管理部門作為以學籍工作為中心的職能部門擔負著學籍檔案管理工作的重任，管理人員應該提高對學籍檔案管理工作的認識。一方面，檔案管理人員要以學籍管理人員的崗位職責標準規(guī)范自己工作，體現(xiàn)強烈的責任意識，深刻認識和領(lǐng)悟出自于自己手中的檔案代表著學校的辦學水平、體現(xiàn)著學生的成長。只有對學籍檔案管理工作的認識提高到一個新的高度，才能切實做到依法辦事、遵章辦事。另一方面，平時工作中，檔案管理人員不僅要做好檔案的收集與整理，而且要加強對學籍檔案管理工作的研究，從過去單一的收集、整理工作向研究、開發(fā)縱深方向發(fā)展，確保學籍檔案工作的動態(tài)發(fā)展趨勢，實現(xiàn)學籍檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的目標。

高等師范學校學籍檔案管理工作涉及面廣，要求高，與學生個體、學校形象等諸多方面緊密聯(lián)系，因此，只有體現(xiàn)方法現(xiàn)代化、技術(shù)先進化、理念前衛(wèi)化，才能適應學籍檔案管理工作的要求，確保學籍檔案管理工作再上新臺階。

參考文獻：

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[2]林秀蘭，朱艷.新形勢下高校學籍管理探索與實踐.黑龍江教育，2006.

[3]殷濤.如何提高高校學籍管理工作水平.重慶文理學院學報，2010.

篇(4)

［關(guān)鍵詞］ 高職院校； 學籍檔案管理

近年來，隨著我國職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔負著培養(yǎng)社會主義經(jīng)濟建設急需的技能型、應用型、實操型的高級專門人才的任務。要實現(xiàn)這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩(wěn)定教學秩序、提高教學效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學目標的實現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競爭日益激烈的今天，各個企業(yè)、各個部門的競爭， 更是各類專業(yè)人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發(fā)揮著重要的價值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強關(guān)于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W化、正規(guī)化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 “學籍管理規(guī)定”、“學籍收集整理制度”、 “學籍管理人員崗位職責”等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會化服務

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，學籍檔案管理也逐漸實現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現(xiàn)代化管理要求的方法，將計算機技術(shù)引入學籍檔案管理工作中。高職院校可以建立先進的教學管理系統(tǒng)，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號等，由教務部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規(guī)范化。

3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質(zhì)

加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學籍檔案管理科學化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學習黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認真學習檔案法律法規(guī)，維護學籍檔案的真實面貌；其次，在業(yè)務方面，學籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學習檔案管理方面的專業(yè)知識和技能，熟練使用計算機等現(xiàn)代化管理設備，與時俱進，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，在理論上和實踐上成為學籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學籍檔案人員隊伍的相對穩(wěn)定，關(guān)心和激勵學籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業(yè)心和責任感。學校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動學籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進高職院校學籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化。

總之，高職院校學籍檔案管理工作是一項涉及學生個人、高校、社會機構(gòu)等多方面利益的服務工作，學生就業(yè)、提干、晉級、考評、學歷認證等都離不開學籍檔案，只有充分運用科學的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學籍檔案的管理，加強學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學籍檔案的管理工作適應學校教學發(fā)展和社會發(fā)展的需要。

主要參考文獻

［1］ 李玉萍． 高校學籍檔案管理的問題與對策分析［J］． 齊齊哈爾醫(yī)學院學報，2008，29（17）．

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［3］ 陶改蘭． 淺談技工學校學籍檔案管理［J］． 數(shù)字與縮微影像，2008（1）．

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關(guān)鍵詞：學籍檔案；服務功能；管理對策

中圖分類號：G643 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）34-0005-02

一、高校學籍檔案的特征

高校學籍檔案是大學生被錄入高校后的高考成績、學籍表、在校學習成績、獲獎情況、畢業(yè)證書登記及畢業(yè)派遣等諸多方面信息的真實記錄和反映，是學生在校學習的重要個人信息記錄。學生學習成績表是大學生在校期間學習成績的記錄。學生畢（結(jié)）業(yè)證、學位證登記表是對學生學歷學位教育結(jié)果狀況的信息記錄。上述信息做為大學生在校學習生活的信息記錄，為他們在未來的繼續(xù)教育、就業(yè)及社會保障服務等方面做證明具有意義。高校學籍檔案具有如下基本特征：

1.高校學籍檔案具有真實性特征。高校檔案是由不同的學生管理單位，根據(jù)高校教育管理規(guī)定，在大學生入學的不同階段，對學生學籍檔案材料分別整理匯編而成。如招生部門根據(jù)本地區(qū)的招生計劃及本高校的招生簡章，與本地區(qū)教育部門協(xié)調(diào)共同完成招生工作，在工作過程中形成新生錄取方面的學籍檔案。學生成績檔案及畢業(yè)證、學位證登記表等學籍檔案是由教務處、各院系在學生成績管理過程和畢業(yè)登統(tǒng)過程中形成的關(guān)于學生成績表、畢業(yè)證登記等方面的學籍檔案。由于它們是在學生錄取，學生成績管理、學生畢業(yè)登統(tǒng)過程中形成并歸納整理出來的文檔，故具有原始性、真實性。

2.高校學籍檔案內(nèi)容具有多樣性特征。高校學籍檔案內(nèi)容豐富，材料多樣，包含新生錄取登記表、學生成績登記表、學生在校期間獲獎材料、四六級英語考試成績、學生畢業(yè)證學位證登記、畢業(yè)生學籍等多方面內(nèi)容材料，是記錄學生高校生活材料的綜合體。

3.高校學籍檔案形成具有分散性特征。高校學籍檔案的材料由不同的職能部門分別形成。如招生部門形成：新生錄取檔案，教務部門形成學生成績表、畢業(yè)生登記表等檔案，學生管理部門形成學生的各種獎懲記錄檔案，各院系形成學生學籍登記等學籍檔案。校檔案館（室）綜合管理全校學籍檔案，并提供檔案利用服務。

4.高校學籍檔案利用的頻繁性特征。高校學籍檔案是高校利用頻率最高的檔案。學生在繼續(xù)升學、就業(yè)、出國留學活動中需要查閱并出示學習成績表、畢業(yè)證中（英）文證明等證明材料。目前在社會保障活動中有些需要社會化存檔者和一些即將退休人員在整理退休材料時也需查閱補辦相關(guān)學籍檔案材料，以提供其相關(guān)畢業(yè)和分派遣證等方面的證明。另外還有一些畢業(yè)證書學位證書丟失者在評職稱等需要時，也要求補辦學歷學位證明等等。諸多方面的需求，使學生檔案得到頻繁利用。

高校學籍檔案諸多特點中，真實性是它的首要特征，決定了高校學籍檔案的其他特征，也決定了它作為信用憑證材料，能夠起到服務學校管理和服務社會的雙重作用。

二、高校學籍檔案的服務功能

概括地講，學校學籍檔案具有服務校內(nèi)外的兩方面功能。高校學籍檔案服務校內(nèi)是指：一方面學籍檔案是供高校內(nèi)部各職能部門查閱關(guān)于學生學籍等方面的情況，另一方面是給在校學生的繼續(xù)升學、出國留學時為相關(guān)單位提供證明。服務校外是指：為已經(jīng)畢業(yè)的學生提供在高考錄取證明、研究生錄取證明，本科或研究生成績單，畢業(yè)證學位證證明及畢業(yè)分配或派遣證明等。具體看，學籍檔案具有以下幾方面的功能：

1.學籍檔案服務學校職能部門的功能。學籍檔案是高校教學管理部門和學生管理部門對學生管理過程中形成的原始材料，是對學校學生在校期間綜合信息的反映。學籍檔案服務學校職能部門的功能，是指學籍檔案為學校職能部門提供查詢服務的功能。第一，學籍檔案為教學管理服務。學籍檔案管理與教學管理工作緊密相連，相互促進。一方面，學籍檔案是學校教學與管理工作結(jié)果的詳細記錄，如歷年成績記載、學籍變動、畢業(yè)證書登統(tǒng)等真實地記載在學籍檔案中；另一方面，學籍檔案中的記錄反過來為教學和管理工作的提高提供了數(shù)據(jù)支持，學籍檔案的記錄可以反映出一段時間內(nèi)學院教學水平的來源與去向、學生的培養(yǎng)層次、學校教育教學改革的方向及教學管理工作的水平。職能部門通過查詢調(diào)取學籍檔案資料，分析數(shù)據(jù)，為制定新的計劃、規(guī)劃查詢依據(jù)。如通過教學質(zhì)量檢查或教學水平評估材料，從中隨機抽取學生成績做調(diào)查統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)當前工作的不足，及時調(diào)整制定新的教學計劃，促進教學質(zhì)量的進一步提高。第二，學籍檔案為學生管理服務。學籍檔案記錄了學生多方面情況，如學生年齡、出身，家庭主要成員和所從事的職業(yè)、職務，家庭經(jīng)濟情況以及本人成長經(jīng)歷等。學生管理部門的老師從中可以了解學生的成長環(huán)境，所受到的影響和成長中可能出現(xiàn)的各種問題，以便及時加以正確引導，從而促進了學生管理工作的順利進行。第三，學籍檔案為學校發(fā)展提供信息支持。學籍檔案的動態(tài)形成過程及靜態(tài)實證材料分析，直接為學校的改革發(fā)展提供依據(jù)。如畢業(yè)生的畢業(yè)去向，直接反映了社會對大學生的需求狀況，為高校專業(yè)調(diào)整和學校發(fā)展提供原始信息。

2.學籍檔案服務在校大學生的功能。學籍檔案是大學生在校成長全部過程的真實材料記載。在校大學生在出國留學或就業(yè)時都要向相關(guān)部門提供學籍檔案材料。如在校學生在出國留學時需提供學生入學時的高考成績、在校學習成績單等；用人單位在與畢業(yè)生簽約時，用人單位要核實學生的畢業(yè)證和學位證，以確認學生身份，避免假學歷學位濫竽充數(shù)。學籍材料的歸檔及未來的信用憑證作用，對在校生也影響頗深，對督促和激勵學生努力學習和鍛煉有積極的意義。

3.學籍檔案服務畢業(yè)生、服務社會的功能。高校畢業(yè)生在就業(yè)后，對學籍檔案也有很多需求。主要表現(xiàn)在如下方面：（1）國外就業(yè)的畢業(yè)生在繼續(xù)求學時，要求高校提供他在國內(nèi)高校就讀的學習成績，學歷學位材料。（2）國內(nèi)畢業(yè)生在就業(yè)后，在職稱評定時被要求高校提供畢業(yè)證、學位證材料對其畢業(yè)證、學位證加以認證。（3）畢業(yè)生畢業(yè)證結(jié)業(yè)證不慎丟失，補辦相關(guān)證件，要根據(jù)畢業(yè)生的學籍檔案材料，提取其畢業(yè)證學位證等材料加以認證。（4）畢業(yè)生在辦理退休時社會保障部門要確認其工齡時，需要查閱學籍檔案材料，提取他的畢業(yè)就業(yè)派遣證等方面的證明，對其畢業(yè)情況加以認證。高校學籍檔案服務畢業(yè)生的這些社會功能，對學生能否繼續(xù)完成升學、再就業(yè)、計算工資工齡等有重要影響。學籍檔案服務社會的功能在當前市場經(jīng)濟的條件下，社會保障日益完善的社會環(huán)境下，保障個人合法權(quán)益，具有重要的現(xiàn)實意義。學籍檔案服務學校職能部門、服務在校生的功能是學籍檔案的基本職能，學籍檔案服務畢業(yè)生是學籍檔案服務社會的重要內(nèi)容，也是學籍檔案日益被社會重視的重要表現(xiàn)。學籍檔案服務社會的功能要求高校的學籍檔案管理要立足現(xiàn)實，重溫歷史，加強學籍檔案的整理和補救工作，以期更好地實現(xiàn)學籍檔案的社會化服務。

三、完善學籍檔案管理提高學籍檔案服務質(zhì)量

學籍檔案管理是一個動態(tài)的管理過程，既承上啟下，又繼往開來。在檔案管理中存在舊問題，不利于新時期學籍檔案服務社會的新要求；新時期學籍檔案服務社會功能的強化，又要求高校檔案管理不斷創(chuàng)新。

（一）目前學籍檔案管理過程中存在的問題

學籍檔案是學生被高校錄取、在學校學習、從高校畢業(yè)及分配或派遣等一系列個人信息記錄，作為其為社會服務的信用憑證，其內(nèi)容是否先進，是否便于查詢，對于高校檔案能否高效便捷地為學生提供服務關(guān)系重大。在高校檔案管理過程中恰恰出現(xiàn)了相關(guān)的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.受歷史條件限制，學籍檔案材料內(nèi)容不完整。由于歷史的原因或管理不完善，造成學籍檔案不完備。缺少學籍檔案實證材料。再如由于管理不完善，相關(guān)部門或院系歸檔不全，造成學籍檔案信息不完備等等。

2.受管理部門的影響，學籍檔案記錄不規(guī)范。比如，畢業(yè)生成績單，應有三個部門的公章：學生所在院系，教務處及院系主管領(lǐng)導的名章。如由于某些部門疏忽，致使學生成績單會缺少其中的某個印章，使學生成績公信度受到影響。再如，畢業(yè)學籍表應記載學生從入學到畢業(yè)的全部信息材料。院系在檔案形成過程中，記錄不規(guī)范，缺少學生在校的某些信息，使學生在利用學籍檔案時要增加其他部門的附加材料加以佐證，導致服務水平降低。

3.受計算機管理系統(tǒng)限制，學籍檔案管理手段不先進，電子化程度不高。受檔案電子化程度的影響，有些學校的學籍檔案沒有進入到電子查詢階段，靠人工查詢，費時費力，不利于紙質(zhì)檔案的保管，也影響服務質(zhì)量的提高。

4.受高校檔案館水平建設的限制，檔案收集和整理不到位。由于有些高校的檔案管理依然是檔案室的水平，檔案員數(shù)量少檔案員自身管理水平限制，使學籍檔案收集、檔案整理、管理工作不到位，也會影響學籍檔案服務社會的質(zhì)量。

發(fā)現(xiàn)問題是解決問題的前題，研究對策是解決問題的最好方法，我們要從現(xiàn)實存在的問題出發(fā)，不斷研究檔案管理的理論和實踐，提高服務質(zhì)量。

（二）加強高校學籍檔案管理，提高高校學籍檔案服務社會的質(zhì)量

1.加強檔案隊伍建設，不斷提高學籍檔案工作人員的素質(zhì)。學籍檔案管理人員必須認真學習高校檔案管理辦法，提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務水平。學籍檔案管理人員要有定期的崗位素質(zhì)培訓，進行檔案管理專業(yè)知識的系統(tǒng)學習和專業(yè)技術(shù)培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)水平；加強檔案管理人員的思想教育，提高對學籍檔案管理工作的地位和作用的認識。

2.建立學籍檔案管理體系，健全管理制度。實行實體化管理體制，高校可根據(jù)實際情況，明確規(guī)定以學籍管理部門為依托，建立以院、系（部）單位為支點的學籍管理體系；明確學籍管理部門的檔案管理人員，各院系的教學人員為兼職的檔案員，全力輔助學籍管理部門完成學籍檔案的收集、整理、歸檔等工作，為全面管理學籍檔案提供可靠的組織保證。健全學籍檔案管理制度，學籍檔案制度必須掌握學籍管理的原則，既要嚴格執(zhí)行學籍檔案的法規(guī)，又要以對學生高度負責的態(tài)度，做到以事實為依據(jù)，以管理制度為準繩，做到有章可循，有據(jù)可依。

3.加快學籍檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進程。學籍檔案管理的現(xiàn)代化是以信息為基礎(chǔ)的，要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要實現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化。學籍管理人員要充分認識到學籍檔案工作在市場經(jīng)濟建設中的作用，以靈活多樣的形式，開展多種形式的服務。其次，管理方法的現(xiàn)代化。高校應根據(jù)實際情況，把計算機手段運用到學籍檔案的管理中，建立學籍檔案數(shù)據(jù)庫，運用計算機系統(tǒng)查詢、打印服務系統(tǒng)，提高工作效率。

綜上所述，學籍檔案管理作為高校檔案工作的一個組成部分，應當在實踐中不斷摸索，總結(jié)經(jīng)驗，讓檔案信息真正能及時有效地為社會提供服務，使檔案開發(fā)工作逐步走上規(guī)范化、制度化、科學化的軌道。

參考文獻：

[1]李玉萍.高校學籍檔案管理的問題與對策分析[J].齊齊哈爾醫(yī)學院學報，2008，29（17）.

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【關(guān)鍵詞】學籍，高校，檔案，管理

高校學籍管理工作直接對學校的教學質(zhì)量、社會名譽等有所影響。因此，為了可以適應時代的發(fā)展，完善人才培養(yǎng)制度，高校一定要加強對學生的學籍檔案管理。但在目前，高校學籍檔案在管理、利用等都存在一些急需要改善的地方。

一、高校學籍檔案特點

1.信息量龐大。伴隨我們國家教育教學的不斷優(yōu)化、改革，以經(jīng)多種教育形成的推廣。各大高校在擴招的同時也在擴大自己學校的專業(yè)內(nèi)容、種類、科目，而且越來越復雜。這些情況也決定了學籍檔案向著龐大、多元的形勢發(fā)展。一般來說，學生的學籍檔案包括了靜態(tài)及動態(tài)信息。靜態(tài)信息：學生基本信息（名字、出生日、住址、聯(lián)系電話、家屬聯(lián)系電話、學號、錄取成績及錄取號、專業(yè)等等）；動態(tài)信息：所學的科目信息、考試成績（包括正考以及補考的內(nèi)容）、平時作業(yè)、論文、畢業(yè)資格審核等等。

2.準確、真實性。學籍檔案記錄了學生從入學開始一直到畢業(yè)的各種信息。這種記錄一定是可以真實反映學生在高校學習、生活階段的各項真實的內(nèi)容。如在學校的基本情況、學業(yè)完成度、學生在校得獎或受罰的記錄等等。這些資料是在有關(guān)學籍管理規(guī)定中所形成的，根據(jù)有關(guān)要求整理而得，因此所有的檔案都必須是真實且準確的。

3.周期采編及動態(tài)擴充特點。在學校，每個學年的開始、結(jié)束等，都是學生綜合素質(zhì)變化的真實記錄的一個重要階段，同時也是學籍管理方面文件材料形成最多的一個階段，這樣就決定了學籍檔案其文件材料的形成是具有周期性的。同時，一整套賽事的學籍檔案是基于對學生基本素質(zhì)發(fā)展的記錄、收集、整理，通常是以階段為單位進行開展的，有的內(nèi)容每學期一記，有的則是一學年一記，如遇特殊情況，還要隨時記錄。

二、高校學籍檔案管理現(xiàn)存問題

1.要求不統(tǒng)一，制度不明確。無論是何種工作都要有制度方面的制約，有的高校只是簡單給檔案館擬定了一些管理規(guī)定，而對管理人員未提出明確需求，而這樣不單讓工作人員無法意識到學籍檔案管理的重要性，同時對學籍檔案管理工作不盡職。有的高校本科生學籍檔案一般都存放在學生工作辦公室、團支等等，因為從事有關(guān)管理工作人員具有比較大的流動性，且缺少檔案管理的專業(yè)知識，未能統(tǒng)一管理，制度不完善，存在責任不明確、安全性弱、保密性不強等情況。再加上學籍檔案數(shù)量比較多、存放的空間有限，無法做到好的管理。很多都是學生干部來對檔案內(nèi)容進行更新、管理等，檔案管理無法做到安全、保密、完整。

2.檔案管理過于復雜。檔案管理復雜是因為當前高校本身的教育方式所決定的。很多高校不單單有學歷教育，同時也存在著非學歷教育。例如全日制教育、成人教育、遠程教育、單科教育、大專教育等等。不同的教育系統(tǒng)都有自己的檔案管理，而且管理方式也不統(tǒng)一，這樣就在某種程度上決定了檔案管理的復雜性，也正因為這種復雜性，在管理方面不具有條理性，讓管理的難度加大，也是當前極需要改善的一個問題。

3.信息化落后，管理手段陳舊。高校學籍管理仍以分部門而治的多個系統(tǒng)管理的方式，未有統(tǒng)一信息管理的平臺，每一個部門均有自己的一整套信息的系統(tǒng)，增加了工作量不說，也讓信息無法達到共享的狀態(tài)，重要勞動多、準確性過低等等都是管理手段陳舊的表現(xiàn)。雖然當前教育部已向各大高校推動了無紙化的辦公、網(wǎng)絡教學等現(xiàn)代化手段，但是真正把電腦、網(wǎng)絡教學等現(xiàn)代化手段，但真正把電腦以及網(wǎng)絡運用在檔案管理中的仍是少數(shù)，多數(shù)的高校還是采用手工錄入、查詢的方式，再加上檢索工具落后，在查找學籍檔案時存在很多問題。

三、解決高校學籍檔案管理現(xiàn)存問題的解決方法

1.構(gòu)建服務觀，規(guī)范管理。在不斷加劇競爭的今天，無論對對哪一個領(lǐng)域而言，都是人才間的意識，而在這一種人才競爭中，高校學籍檔案管理發(fā)揮著極為重要的價值、作用，直接關(guān)系著學生畢業(yè)后的就業(yè)。因此，高校的領(lǐng)導、各部門、教師、學生等都要重視學籍的檔案管理，要自覺更新、完善檔案。由于學籍檔案管理所涉及的內(nèi)容極多，在收集整理時具有一定難度，因此構(gòu)建起規(guī)范的管理制度是做好學籍管理工作的前提，同時對這些制度不斷加以修訂。擬定一整套完整的收集、保管、和、安全保護等系列的規(guī)章制度。同時，伴隨高校本身發(fā)展的需求和學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作需要在新管理方式下，以學校的中心工作開展，如招生、就業(yè)、專業(yè)設置等等，構(gòu)建起以服務為主觀念，進一步加大服務功能。

2.開展靈活多元的管理方式。學籍管理方式一定是針對不同專業(yè)學生開展的，具有可靠且靈活的管理方式，開展分專業(yè)、分層次多元管理。當前，很多高校均是執(zhí)行學分制，學生可根據(jù)自己本身情況來選擇學習的方式，在這一期間內(nèi)，學生可在本系跨年級選課，或是在全校范圍內(nèi)跨專業(yè)選題，這樣為學籍管理帶來挑戰(zhàn)，要讓這部分的學籍管理得到最大限度拓展，需要跟蹤并了解他們選課以及成績的考核情況，要因人而宜分別登記、注冊。

3.以信息技術(shù)為手段，構(gòu)建網(wǎng)絡化學籍管理。伴隨計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)的不斷發(fā)展，學籍檔案管理也一步一步實現(xiàn)了信息化。之前以保密及單純?yōu)橹鞴芾矸绞揭矡o法實現(xiàn)當前社會需求。高校學籍檔管理一定要與時代同步，改革不適應現(xiàn)代化管理要求方法，把計算機技術(shù)加入學籍檔案管理工作中。高?？蓸?gòu)建起先進的教學管理系統(tǒng)、將選課、學籍等管理集中，通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)構(gòu)建管理平臺，實現(xiàn)資料共享。

四、結(jié)語。總之，學籍檔案是學校檔案信息資源一種非常重要的形式，同時更是學校的財富。高校只有加強的學籍檔案管理并重視其開發(fā)、利用，才可更好為教學及高校發(fā)展服務。雖然就目前而言，高校學籍檔案管理仍存在一些問題。但我們只要找到這些問題的核心所在，就一定可以提升高校學籍管理的效率。

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關(guān)鍵詞：學籍管理；學籍檔案；規(guī)范化

學籍管理與檔案管理都是學校最基礎(chǔ)的管理工作。學校檔案中很重要的一部分就是學生學籍檔案。學籍管理、學籍檔案管理的規(guī)范化為學校教學的有序開展和學校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

一、學籍是對學生身份的確認，學籍狀

態(tài)反映著學生學習的過程與結(jié)果學籍是對學生身份的確認。只有通過高等學校學籍管理部門在“中國高等教育學生信息網(wǎng)”（以下簡稱“學信網(wǎng)”）注冊學籍，才能正式成為某高校的學生。只有注冊了學籍的學生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學歷證書。學籍狀態(tài)反映著學生學習的過程與結(jié)果。

（一）學生的各類學籍異動（休學、退學、轉(zhuǎn)學、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)等），從一定程度上反映了學生的在校學習狀態(tài)。如休學，有的學生休學的原因為身體疾病，表示該部分學生在校期間，身體素質(zhì)較差；有的學生休學的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學生心理素質(zhì)較差。再以退學來說，有的學生退學的理由是經(jīng)濟困難而放棄了學業(yè)；還有的學生退學的原因是無法在規(guī)定的年限內(nèi)完成相應的學分，因而不得不選擇退學。這些學籍異動在一定程度上反映了學生的學習狀態(tài)。

（二）學生的各類獎懲信息直接反應了學生的在校表現(xiàn)。學生的各種獎勵，如三好學生、優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀團干等或反映出學生思想積極上進、或反映出在校學習成績優(yōu)異、或反映出學生具有較強的組織協(xié)調(diào)能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學生違反校紀校規(guī)、或反映學生成績低劣。

（三）畢、結(jié)業(yè)結(jié)論，反映了最終的學習結(jié)果。在規(guī)定的年限內(nèi)，修完規(guī)定的學分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結(jié)業(yè)離校。符合學位授予條件的學生，還被授予學位證書。畢業(yè)證書與學位證書則是對學生學習結(jié)果的最終宣判。因此，學籍確認了學生的身份，監(jiān)控著學生的學習過程，反饋了學生的學習結(jié)果。

二、學籍檔案是學生學習身份與學習過程最有力的證據(jù)

學籍檔案主要包括：新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學生學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉(zhuǎn)學、退學等）、學生成績總表、學生學籍卡、學生獎懲材料、學歷學位證明材料。新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學生參加升學考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學考試每門課程的分數(shù)。這些材料可以最有力地證明學生升學的有效性。學生的學籍卡記載了學生更為詳細的信息，包括學生的籍貫、生源地、社會關(guān)系、求學經(jīng)歷、家庭住址等，更能有效證明學生的身份。學生的學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學、退學等），可以成為學生身份變動或?qū)W習期限變動的有力憑證。學生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學生在校課程學習的好壞，平時表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學生的重要參考資料。

三、學籍管理與學籍檔案管理相輔相成、相互促進

學籍管理與學籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進的。學籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學籍管理的規(guī)范化。

（一）學籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善

學籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進行歸類存檔，必然有助于學籍檔案材料的豐富與完善。一個學生從入學到畢業(yè)，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業(yè)的時候，成績表、畢業(yè)生登記表及學歷學位證明的材料都會作為重要的原始資料進行存檔。學籍管理過程的規(guī)范化可以使學生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負責的學籍管理人員在完成必要的學籍管理工作之后還需要把學生各類原始資料進行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當前更要著眼將來，為學生、學校的歷史負責。

（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學籍管理的規(guī)范化

檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會對歸檔條目進行細分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進行按類歸檔。這樣必然倒逼學校各部門，包括學籍管理部門進行規(guī)范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學籍管理必要的程序就不能省去。任何有關(guān)學生學籍的操作必須按照規(guī)范的程序進行并留存記錄；因為要存檔，任何負責人在簽字的時候就必須得謹慎，違反國家或?qū)W校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠記錄，簽發(fā)者必須承擔相應的責任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細化管理倒逼學籍管理走向規(guī)范化?？傊?，學籍管理與學籍檔案的管理都是學校管理的基礎(chǔ)工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學校有著規(guī)范的學籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學的有序開展與學校的持續(xù)發(fā)展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學教務處館員

參考文獻：

[1]成小芬.近二十年高校學籍檔案管理研究綜述[J].宿州教育學院學報,2014,(2).

[2].解穎嫻.高校學籍檔案管理存在問題與解決對策[J].宿州教育學院學報,2008,(1).