建設(shè)工程檔案管理精品(七篇)

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篇(1)

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案；收集；整理

一、建設(shè)工程檔案及管理

筆者認(rèn)為，建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、立項(xiàng)申請(qǐng)、決策、建設(shè)、驗(yàn)收、交付使用與維護(hù)等過程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決可能產(chǎn)生的糾紛以及進(jìn)行后續(xù)維護(hù)具有基礎(chǔ)性意義的各類紙質(zhì)或電子介質(zhì)記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價(jià)值與功能出發(fā)，確定建設(shè)工程檔案的外延。

建設(shè)工程檔案的管理，是指對(duì)建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。換言之，建設(shè)工程檔案的管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，它始于工程項(xiàng)目的提出，伴隨工程有關(guān)建設(shè)進(jìn)程，終于檔案法定保存期限截止，并供工程醞釀建設(shè)開始后的各個(gè)時(shí)代有正當(dāng)需要的人士和機(jī)構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項(xiàng)單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個(gè)部門，涉及人員及檔案材料眾多，一項(xiàng)建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料，因而很難在一個(gè)部門形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案，具有復(fù)雜性。收集、整理和保管好建設(shè)工程檔案，做好建設(shè)工程檔案的查閱服務(wù)，具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體，建設(shè)工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄，是研究建設(shè)工程歷史文明的基礎(chǔ)材料。同時(shí)，檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責(zé)任和法律糾紛的基本證據(jù)材料，對(duì)于分清建筑責(zé)任、解決糾紛具有不可估量的意義。

二、單位建設(shè)工程檔案的收集

所謂檔案收集，就是檔案館根據(jù)各種線索，到社會(huì)上找尋、征集有關(guān)的檔案資料。從建設(shè)工程檔案視角來看，其檔案管理部門眾多，既涉及土地管理部門，建設(shè)審批管理部門，環(huán)保消防等部門，也涉及業(yè)主、建筑單位等，因而就每個(gè)單位的檔案管理部門而言，其檔案的收集范圍要比國(guó)家檔案館收集檔案的范圍小的多，主要是對(duì)本單位各職能部門在項(xiàng)目建設(shè)和使用維護(hù)過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行找尋、征集。因此，一般的建設(shè)項(xiàng)目，其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理，只有一些對(duì)于國(guó)家具有重大意義的建設(shè)項(xiàng)目，才可能在一定時(shí)期統(tǒng)一由國(guó)家檔案館收集檔案。

建設(shè)工程檔案收集是檔案管理的第一步，是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質(zhì)前提 。建設(shè)工程檔案是隨著建設(shè)項(xiàng)目的醞釀和建設(shè)而形成的，往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實(shí)施，因而相關(guān)文件也往往在這些部門保存，一般很少同時(shí)向檔案部門提交。因此，檔案部門一般是在項(xiàng)目建成之后向各部門收集文件。單位建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)注意以下問題：

第一，應(yīng)當(dāng)注意檔案的收集范圍。建設(shè)工程所涉及的文件相當(dāng)多，從項(xiàng)目的醞釀提出就會(huì)產(chǎn)生動(dòng)議性文件，之后逐漸產(chǎn)生論證文件、決策文件、土地使用權(quán)文件、報(bào)批文件、設(shè)計(jì)文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等，這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此，其收集范圍廣泛，并不以是否為本單位制作文件為限，即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關(guān)該建設(shè)項(xiàng)目的文件均在收集之列。收集目標(biāo)更不以紙質(zhì)文件為限，電子文件亦是建設(shè)工程的歷史記錄，自應(yīng)收集。

第二，應(yīng)當(dāng)注意歸檔時(shí)限，及時(shí)歸檔。檔案是對(duì)事件的真實(shí)歷史記錄，收集時(shí)間距離檔案文件產(chǎn)生的時(shí)間越長(zhǎng)，越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動(dòng)導(dǎo)致收集不便等問題。因此，國(guó)家對(duì)各類檔案的歸檔時(shí)限都有嚴(yán)格要求，特別是專項(xiàng)檔案的移交。一般建設(shè)項(xiàng)目的歸檔，亦應(yīng)依法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)歸檔。

第三，建立單位內(nèi)部建設(shè)檔案歸檔程序。單位應(yīng)當(dāng)通過制定建設(shè)工程檔案歸檔程序，明確檔案歸檔的時(shí)限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負(fù)責(zé)人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案的程序等制度，并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作責(zé)任，以保證建設(shè)工程檔案的順利收集。

第四，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)收集檔案。本單位一旦有工程項(xiàng)目建設(shè)，檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)聯(lián)系各部門檔案負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員，了解工程進(jìn)度和工程基本情況，做到心中有數(shù)，在工程結(jié)束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應(yīng)坐在辦公桌前坐等建設(shè)工程檔案，這樣很可能喪失最佳的檔案收集時(shí)機(jī)。

第五，建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。建設(shè)工程檔案在收集時(shí)應(yīng)當(dāng)有所甄別，對(duì)于工程決策、審批資料，工程設(shè)計(jì)圖紙，施工材料與施工方案等根本性資料應(yīng)當(dāng)盡可能地收集齊全，對(duì)于工程建設(shè)的評(píng)價(jià)等資料則可以不收集或少收集。

三、單位建設(shè)工程檔案的整理

檔案整理工作是整個(gè)檔案管理活動(dòng)的核心內(nèi)容，是檔案工作者日常工作的基本內(nèi)容之一。由于單位建設(shè)工程往往在建設(shè)之初的命名與竣工或使用時(shí)的命名不同，各部門移交的文件材料不規(guī)范，或者不齊全，因而常導(dǎo)致單位建設(shè)工程檔案的整理困難。因此，單位建設(shè)工程檔案的整理是一個(gè)較為復(fù)雜的問題，單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程與單位實(shí)際，采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則，不宜以定式常法為據(jù)。

單位建設(shè)工程檔案的整理，雖然難以定法對(duì)待，但仍有條理可循。

第一，以時(shí)間為軸進(jìn)行單位不同建設(shè)工程檔案的整理。單位存在不同建設(shè)工程的，其檔案應(yīng)當(dāng)以工程先后時(shí)間為序進(jìn)行編號(hào)整理。在整理時(shí)應(yīng)當(dāng)以工程竣工日期為建檔順序，而不宜以工程批準(zhǔn)或動(dòng)工日期為序建檔。這是因?yàn)楣こ炭⒐と掌趩我幻鞔_，一般不存在模糊問題，而批準(zhǔn)日期則因工程批準(zhǔn)部門較多，日期一般不統(tǒng)一。難以確定以哪一批文日期為準(zhǔn)，容易形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。同時(shí)，有時(shí)文件規(guī)定的動(dòng)工日期與實(shí)際動(dòng)工日期不一致，因而也難以作為歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。

第二，同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類整理。同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案的保管期限有永久、長(zhǎng)期、短期之別，為了便于定期銷毀短期與長(zhǎng)期檔案，永久保存部分重要檔案資料，對(duì)于檔案材料依據(jù)保管期限分類整理頗為必要。

第三，同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設(shè)計(jì)文件、工程項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設(shè)工程的檔案材料更加完整有序，便于日后的檔案查找。

第四，以文檔內(nèi)容為卷內(nèi)各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內(nèi)文檔較多，為便于查找，需要編寫目錄題名。簡(jiǎn)單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫目錄題名不便于查閱，難以與數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)相銜接，故此，應(yīng)以文檔主要事項(xiàng)為題錄，如某某項(xiàng)目可行性報(bào)告等。

總之，單位建設(shè)工程檔案的整理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心認(rèn)真對(duì)待，科學(xué)整理，既要考慮工作效率，又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀，不能簡(jiǎn)單應(yīng)付。

四、單位建設(shè)工程檔案的保管

單位建設(shè)工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設(shè)工程檔案的介質(zhì)和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施，主要包括檔案的庫(kù)房管理、檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)以及保護(hù)檔案的專門措施等。

一般而言，紙質(zhì)檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對(duì)于一些特殊的檔案文件，如照片和聲像資料，則不宜以上架擺列方式保管。因?yàn)檎掌妮d體質(zhì)量雖然相對(duì)可靠，但長(zhǎng)期保存可能會(huì)變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，可能因?yàn)闇囟?、濕度及防磁要求不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致影像質(zhì)量失真，加之經(jīng)常性的復(fù)制，導(dǎo)致資料清晰度下降，保管成本高。

因此，對(duì)于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以保存。如對(duì)于照片檔案文件，可以通過掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子圖像，然后加以保存，同時(shí)對(duì)照片采取常規(guī)方法保存。對(duì)于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，則可以通過數(shù)字技術(shù)保存為數(shù)字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同時(shí)保存原始錄像帶、錄音帶。應(yīng)當(dāng)注意的是，在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時(shí)，應(yīng)加注說明性題名，并在屬性選項(xiàng)注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個(gè)人等

基本資料，以便于查閱。

五、單位建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價(jià)值的檔案信息的專門機(jī)構(gòu)必將廣為信息尋求者所利用。單位內(nèi)部或因工作需要，或因?qū)W習(xí)建筑設(shè)計(jì)，均可能借閱單位建筑工程檔案。有時(shí)還存在外部人員借閱單位建設(shè)工程檔案的情況。故此，做好檔案的利用服務(wù)，是檔案管理人員的又一核心工作。

單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務(wù)工作。

第一，利用單位建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定的查閱條件，檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復(fù)制服務(wù)。單位建設(shè)工程檔案有檔案與非檔案，檔案亦有密級(jí)之別，故此，哪些檔案可以查閱，哪些不能查閱，哪些機(jī)構(gòu)或人員可以查閱，均需要依法進(jìn)行。

第二，單位建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用，特別是檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序，通過申請(qǐng)、核準(zhǔn)、查閱等基本程序，而且查閱地點(diǎn)、方法等均須符合規(guī)定。

篇(2)

關(guān)鍵詞：房屋工程；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271

目前檔案管理的難點(diǎn)，制約著建設(shè)工程乃至整個(gè)建筑企業(yè)的發(fā)展，因此，建筑企業(yè)要通過提高檔案管理意識(shí)、實(shí)行現(xiàn)代化管理水平、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，以及完善檔案管理工作制度等措施，方可實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化管理，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而為建設(shè)工程提供良好的檔案管理環(huán)境。

一、 房建工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)

一般房建工程項(xiàng)目投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作復(fù)雜，所形成的檔案有如下特點(diǎn)：

（一） 數(shù)量大、種類多

房建工程是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，它由多個(gè)子項(xiàng)或?qū)ｍ?xiàng)工程項(xiàng)目組成。從項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、核準(zhǔn)到開工、投資建設(shè)，再到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，長(zhǎng)達(dá)5～10年不等。長(zhǎng)時(shí)間所產(chǎn)生的文件包括勘測(cè)設(shè)計(jì)、招投標(biāo)管理、配套供電交通、土木工程，設(shè)備安裝，管道線路鋪設(shè)、裝飾裝修等資料，并經(jīng)文字、圖紙、圖表、聲像、照片、實(shí)物標(biāo)本等形式記載，形成數(shù)量巨大、種類繁多的工程建設(shè)檔案。

（二） 價(jià)值高

房建工程檔案收集來源于工程各子項(xiàng)的參建各方，在工程建設(shè)過程中，涉及質(zhì)量評(píng)定、材料進(jìn)場(chǎng)核定、事故理賠審定、天氣情況、各階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是在工程建成后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理中不可缺少的參考資料。

（三） 綜合性強(qiáng)

房建工程建設(shè)涉及面廣，它牽涉到市政綠化、土木工程、電力、交通、通訊、消防等各個(gè)方面，從而形成的房建工程檔案專業(yè)性、綜合性強(qiáng)。

二、 房建工程檔案管理的常見問題

從上世紀(jì)90年代中期開始，在我國(guó)住房建行業(yè)中，陸續(xù)推行項(xiàng)目經(jīng)理制、招標(biāo)投標(biāo)管理制、合同管理制及工程監(jiān)理制，房建工程檔案管理也取得了重大進(jìn)步，但房建工程檔案管理目前還存在以下問題：

（一） 管理規(guī)章制度不健全且執(zhí)行不到位

房建工程檔案管理點(diǎn)多、面廣、量大牽涉單位多，且各單位相對(duì)獨(dú)立。由于工程建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全其實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上缺乏完善的約束機(jī)制加上檔案管理不重視，造成執(zhí)行不到位，出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞或者是不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。

（二） 重工程建設(shè)，輕檔案管理

為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，業(yè)主和參建單位在工程建設(shè)過程中往往只注重工程的形象工程建設(shè)進(jìn)度而忽視建工檔案資料的作用，檔案管理意識(shí)淡薄從而未把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中，尤其是在施工階段面臨工期短、施工任務(wù)繁重等情況下，只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整理等工作，使工程檔案管理與工程建設(shè)未能按時(shí)完成。

（三） 檔案歸檔不及時(shí)且質(zhì)量不高

房建工程建設(shè)長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性，受工程建設(shè)參建單位多，工期長(zhǎng)、人員變動(dòng)大等因素影響，各單位對(duì)建設(shè)過程中形成的資料未及時(shí)收集和妥善保管，檔案資料不能及時(shí)移交和定期整理歸檔。若到工程項(xiàng)目完工需辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，再來組織大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，導(dǎo)致工程竣工檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制。

（四） 檔案管理從業(yè)人員配備不足且素質(zhì)不高

因?qū)こ探ㄔO(shè)檔案管理不重視，發(fā)包單位或施工單位配備的檔案從業(yè)人員配額少且多為兼職人員，人員穩(wěn)定性不強(qiáng)，而且對(duì)建工檔案征集與收集、整理、保管與維護(hù)等要求掌握不全，使得工程檔案管理質(zhì)量較差，無法達(dá)到國(guó)家規(guī)定的建工檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

（五） 檔案現(xiàn)代化管理水平不高且信息資源未共享

在實(shí)際工作中，各建設(shè)單位不同程度地存在著重視紙質(zhì)文件的歸檔，忽略電子文件的收集歸檔，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理，工程檔案信息未實(shí)現(xiàn)共享。

三、 應(yīng)對(duì)房建工程建設(shè)檔案管理問題的措施

（一） 加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)

為加強(qiáng)對(duì)房建工程建設(shè)檔案的有序管理，在工程項(xiàng)目開始時(shí)，就應(yīng)對(duì)來自各參建單位及人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，從而增強(qiáng)工程各人員的檔案意識(shí)，爭(zhēng)取各方面的支持與配合，提高他們做好房建工程檔案管理的自覺性和責(zé)任感，爭(zhēng)取他們的重視和支持，擺脫檔案管理的處于被動(dòng)的局面。

（二） 完善制度，規(guī)范檔案管理

一要根據(jù)國(guó)家及建設(shè)部門的相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合房建工程的實(shí)際情況完善制度，建立科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的工程建設(shè)檔案管理制度，對(duì)組織體系、職責(zé)、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應(yīng)明確規(guī)定，有章可循；二要制定房建工程檔案管理工作約束機(jī)制，將其納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核；三要提高執(zhí)行力，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)定，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎(chǔ)。

（三） 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

一方面配足檔案人員，保證檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定。條件允許的，應(yīng)配備專業(yè)人員專門管理；條件不允許的，也要設(shè)法提高檔案工作者積極性和工作熱情，使其安心工作。另一方面，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要包括三方面的培訓(xùn)：首先是檔案業(yè)務(wù)、工程專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，使檔案人員對(duì)工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識(shí)，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對(duì)工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；最后，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位的檔案專業(yè)人員進(jìn)行工程文件編制的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，提高各方專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。

（四） 加強(qiáng)電子文件管理，開發(fā)檔案信息資源。

首先，有一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印，又能準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、儲(chǔ)存、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作的檔案管理軟件；其次加快紙質(zhì)檔案信息的錄入速度，推進(jìn)檔案信息資源共享，建立檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)；最后要加強(qiáng)電子檔案的管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，開發(fā)重要檔案全息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)重要檔案的全息機(jī)檢，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為房建工程管理服務(wù)。

房建工程項(xiàng)目檔案與一般生產(chǎn)技術(shù)檔案有所區(qū)別，它是由多個(gè)單項(xiàng)工程形成，周期長(zhǎng)、投資大，環(huán)節(jié)多，在整個(gè)工程建設(shè)中形成的檔案數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強(qiáng)。作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，只有通過發(fā)包單位及承建單位做到領(lǐng)導(dǎo)重視，人員落實(shí)，檔案管理制度健全，管理網(wǎng)絡(luò)建立，過程控制和全程跟蹤有效，即可保證搞好房建工程檔案管理工作，從而滿足住房建設(shè)快速發(fā)展要求。

四、總結(jié)

工程檔案管理要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來抓，搞好建設(shè)工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，在促進(jìn)企業(yè)自身現(xiàn)代化管理的同時(shí)，更好地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)和發(fā)展服務(wù)。

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篇(3)

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案管理，完善措施

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、工程資料檔案管理工作的意義

項(xiàng)目建設(shè)中,工程檔案管理是整個(gè)工程管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作,它的形成和積累貫穿于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)全過程。一個(gè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、及竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段所形成的全部文件資料,必須完整準(zhǔn)確的體現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)全過程。特別是大型工業(yè)化裝置,往往伴隨參建單位眾多、專業(yè)性強(qiáng)、體系龐大、建設(shè)周期長(zhǎng)、成果驗(yàn)收復(fù)雜、“三邊”等特征,化工項(xiàng)目更是如此。因此,工程檔案管理工作必須從項(xiàng)目源頭抓起,在實(shí)施過程中進(jìn)行鞏固,并順利完成竣工檔案驗(yàn)收,才可保障項(xiàng)目管理工作的整體可控,進(jìn)而保證工程檔案的完整、規(guī)范。

建設(shè)工程檔案是一個(gè)事關(guān)建設(shè)工程和建設(shè)項(xiàng)目成敗的大問題，應(yīng)該是城建檔案工作關(guān)注的頭等大事。從實(shí)際操作上來講，建設(shè)工程檔案是城建檔案的重要組成部份，是建設(shè)工程在建設(shè)施工全過程中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，真實(shí)地反映了工程施工全過程的實(shí)際情況，是對(duì)建設(shè)工程的真實(shí)寫照，具有依據(jù)、憑證、參考等重要作用。形成并保管工程檔案的目的是為今后的利用提供一個(gè)確切的、科學(xué)的依據(jù)，為城市建設(shè)、城市規(guī)劃和城市管理等服務(wù)。工程檔案利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)是所載信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確度。因此，建設(shè)工程檔案必須做到真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。然而，筆者在長(zhǎng)期工程檔案審核驗(yàn)收和接收管理的實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)目前建設(shè)工程檔案問題比較突出，主要表現(xiàn)在完整性、真實(shí)性差，內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，簽章手續(xù)不到位，竣工圖編制不準(zhǔn)確等方面。這些問題的存在嚴(yán)重削減了建設(shè)工程檔案應(yīng)有的保存和利用價(jià)值，也將對(duì)建設(shè)工程今后的管理和維修、改擴(kuò)建以及權(quán)屬責(zé)任劃分等帶來嚴(yán)重影響。

二、當(dāng)前我國(guó)工程檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

自我國(guó)頒發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》以及《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》等相關(guān)檔案管理?xiàng)l例，我國(guó)工程建設(shè)檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理有了很大提高，但由于工程與其他工程相比存在很多特殊性，外界自然狀態(tài)對(duì)于工程的影響較大，導(dǎo)致工程檔案管理工作中存在諸多不足之處。

1、缺乏一定的管理意識(shí)。隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革與完善，國(guó)家政府的職能慢慢轉(zhuǎn)變，工程建設(shè)管理體制改革也不斷深入，相關(guān)的終身制度、建設(shè)監(jiān)理制度、項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制度以及竣工驗(yàn)收備案制度等正在逐步趨于完善，因此新時(shí)期下的工程檔案的載體、形式、內(nèi)容以及相關(guān)制度也發(fā)生了很大變化，對(duì)于工程檔案信息的收集、整理、建檔以及驗(yàn)收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以來都存在重工程輕檔案的現(xiàn)象存在，并沒有正確、全面的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致工程檔案管理工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)，很多工程檔案的收集、整理都不及時(shí)，工程檔案管理沒有充分發(fā)揮其作用。

2、檔案管理體系不健全。工程檔案管理的專業(yè)要求較強(qiáng)，但很多單位只是將檔案管理的職能納入綜合部門里，并沒有設(shè)置專門的獨(dú)立檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理工作的地位低下，并沒有得到員工的重視。雖然國(guó)家及單位也制定了相關(guān)的管理?xiàng)l例，但大部分都是形同虛設(shè)，并沒有起到實(shí)質(zhì)性的監(jiān)督管理作用。因此，在實(shí)際的工作中，缺乏相應(yīng)的操作性較強(qiáng)的管理制度來規(guī)范實(shí)際的工程檔案管理工作，導(dǎo)致工程綜合管理部門以及建設(shè)部門工作較隨意，各自為營(yíng)，經(jīng)常出現(xiàn)人員流動(dòng)現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的收集、管理工作難以順利開展。

3、缺乏專業(yè)性的管理人才。由于很多單位管理者并沒有意識(shí)到工程檔案管理的重要性，并沒有投入過多的人力、物力，很多工程檔案管理人員并非班科出身，缺乏一定的專業(yè)性，都是由工程技術(shù)人員來?yè)?dān)任兼職，只懂得工程的施工技術(shù)，對(duì)于檔案管理知識(shí)缺乏一定的認(rèn)識(shí)和了解，之前也并未接受過相應(yīng)的專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并不熟悉了解工程檔案管理的基本流程、相關(guān)的管理制度以及法律法規(guī)，很多工程檔案管理工作都只是在資料保管方面原地踏步，導(dǎo)致工程檔案管理低下。同時(shí)檔案管理部門中普遍存在的現(xiàn)象是檔案專業(yè)人員較少，新來的工作人員以及工程技術(shù)人員較多，工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平參差不齊，工程檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。

三、如何做好建設(shè)工程檔案的管理

工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個(gè)基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計(jì)和維護(hù)一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系。人是管理的第一要素。

1、要完善法規(guī)，依法治檔。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程檔案管理?xiàng)l例》、《建設(shè)檔案管理規(guī)定》《工程圖紙管理辦法》等一系列檔案管理制度具體的規(guī)法要求，將檔案驗(yàn)收制度、檔案進(jìn)館時(shí)限制度和檔案執(zhí)法制度納入規(guī)劃、建設(shè)、管理程序中，在工程開工前下達(dá)資料任務(wù)單，落實(shí)到人，明確責(zé)任，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化，做到收集更加齊全、分類更加合理、組卷更加科學(xué)、歸檔更加及時(shí)。從根本上保證檔案的內(nèi)在和外在，逐步完善規(guī)范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，加大執(zhí)法力度，實(shí)現(xiàn)工程檔案在新時(shí)期的依法治檔。

2、建設(shè)工程檔案資料是按照工程建設(shè)程序形成的反映項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄。建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料是實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資和安全目標(biāo)的重要保證，規(guī)范檔案資料的管理是做好工程竣工驗(yàn)收和運(yùn)營(yíng)維護(hù)管理的基本要求。為規(guī)范基建處建設(shè)工程檔案資料的編集、保管、查閱和報(bào)送工作，提高建設(shè)工程項(xiàng)目管理水平，根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合基建處各科室項(xiàng)目管理的工作職能，做好檔案工作。

3、以人為本，發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，做好工程檔案的管理工作。一是加強(qiáng)對(duì)工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得上崗證書；對(duì)外，注重檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要定期舉辦檔案管理和業(yè)務(wù)的集中培訓(xùn)班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關(guān)人員就項(xiàng)目檔案工作的文件和標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握，不斷強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，切實(shí)提高參建單位的檔案管理水平，使項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)工作得到有效保障，做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個(gè)環(huán)節(jié)工作，確保工程項(xiàng)目歸檔材料良好、完整規(guī)范、系統(tǒng)配套。三是深入現(xiàn)場(chǎng)，做好對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的服務(wù)工作，主動(dòng)做好對(duì)重點(diǎn)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)，積極做好項(xiàng)目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設(shè)同步，認(rèn)真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動(dòng)態(tài)，即新的項(xiàng)目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時(shí)又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時(shí)將相關(guān)信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對(duì)工程檔案的管理。

結(jié)束語(yǔ)

總之，工程檔案是工程建設(shè)最真實(shí)的反映,是檢驗(yàn)工程的重要依據(jù)。分析研究工程檔案管理實(shí)踐中存在的各類問題,對(duì)于更好提高工程檔案管理水平,提高工程建設(shè)有著積極促進(jìn)作用。目前，檔案工作已趨制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，檔案管理水平有了明顯提高。在新的形勢(shì)下，施工企業(yè)的檔案管理工作面對(duì)新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作只有不斷的適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，按照科學(xué)發(fā)展觀的要求，以狠抓檔案管理為契機(jī)，在鞏固和發(fā)展己有成績(jī)的基礎(chǔ)上，繼續(xù)努力，開拓進(jìn)取，根據(jù)工作發(fā)展的需要，不斷改進(jìn)和完善檔案管理手段，才能更好的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]徐藝真.對(duì)施工企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2013(03)

篇(4)

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期電力；工程建設(shè)；檔案管理

新時(shí)期以來，經(jīng)濟(jì)建設(shè)在日新月異的發(fā)展，科技水平也有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)管理效能與電子信息系統(tǒng)的服務(wù)功能逐步完備，已為各行業(yè)的自動(dòng)化信息處理帶來了極大方便，同時(shí)也迎來了業(yè)務(wù)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化的全新信息時(shí)代，同時(shí)由于數(shù)據(jù)處理的電子化水平在不斷創(chuàng)新發(fā)展，使得電力建設(shè)工程已經(jīng)基本完全進(jìn)入計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與管理的科技化時(shí)代，全面實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化設(shè)計(jì)指導(dǎo)作業(yè)全程的理想。

一、電力建設(shè)工程檔案管理的重要價(jià)值

隨著科技化與信息化的發(fā)展，對(duì)于大規(guī)模的電力建設(shè)項(xiàng)目來說，加強(qiáng)其檔案管理工作非常必要，它可為施工建設(shè)過程中的各種工作流程提供極為方便的指導(dǎo)，也可為今后的工程項(xiàng)目的預(yù)決算提供可靠資料保存，有很重要的參考價(jià)值。把電力工程項(xiàng)目管理作為重點(diǎn)對(duì)象，為其中的多種專業(yè)性、技術(shù)性、服務(wù)性工作程序提供了有效保障，使電力建設(shè)逐步趨向科學(xué)化管理發(fā)展目標(biāo)。這是一項(xiàng)很重要的技術(shù)參數(shù)歷史化基礎(chǔ)工作，很可能為將來的建筑史提供專業(yè)的資料記載。工程檔案管理在電力建設(shè)項(xiàng)目的開始做好同步進(jìn)行工作，一直貫穿電力建設(shè)項(xiàng)目的全過程，直至工程完成交付使用才告一段落，它從某種程度上全面反映了電力施工企業(yè)的概況，也是工程建設(shè)全過程的真實(shí)記錄。對(duì)未來的同類工程建設(shè)提供了一份寶貴的極具參考價(jià)值的資料寶藏，受到電力建筑行業(yè)的高度重視，成為電力施工單位進(jìn)行現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要組成部分，有利于維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電力建筑工程檔案資料的管理有了新的進(jìn)展。大量事實(shí)證明，做好電力工程建筑的檔案管理也是一項(xiàng)不可或缺的重要內(nèi)容，由于零星的存在工期長(zhǎng)短不統(tǒng)一、施工項(xiàng)目有差別，施工地點(diǎn)較分散等特點(diǎn)，為確保有效的集中管理，根據(jù)實(shí)時(shí)記載和反映工程建設(shè)詳細(xì)情況的檔案，必須重點(diǎn)關(guān)注，及時(shí)整理材料，對(duì)有問題的地方及時(shí)提出應(yīng)對(duì)策略。對(duì)于較大的電力基本建設(shè)項(xiàng)目，則因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)，參與的施工單位多，技術(shù)性要求高和專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，導(dǎo)致管理的精細(xì)和繁雜，更離不開實(shí)時(shí)有效的檔案管理。

二、電力建設(shè)工程檔案管理規(guī)范新要求

在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于記載和反映工程建設(shè)全過程的工程檔案，存在與工程一樣的形成周期長(zhǎng)、專業(yè)復(fù)雜、成套性強(qiáng)和數(shù)量大的特點(diǎn)。檔案的管理人員要勤于與工程建設(shè)的具體項(xiàng)目管理部門加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)與具體施工單位做好溝通，必須把檔案室內(nèi)部工作流程與企業(yè)的現(xiàn)代化管理目標(biāo)相結(jié)合，盡可能做到檔案工作記錄與建設(shè)工程的同步進(jìn)行。在項(xiàng)目一開始就要對(duì)工程檔案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，及早參與工程建設(shè)的項(xiàng)目前期工作，實(shí)時(shí)掌握工程建設(shè)的時(shí)刻信息，充分了解工程進(jìn)展情況與動(dòng)態(tài)。在工程基本結(jié)束時(shí)，有效配合工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收工作，提供及時(shí)的真實(shí)可靠的信息檔案，對(duì)工程中的相關(guān)資料進(jìn)行對(duì)比檢查，幫助企業(yè)管理者及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并提出有依據(jù)的合理整改計(jì)劃，積極主動(dòng)地開展工程檔案的全程收集記錄工作，嚴(yán)格把好電力建設(shè)工程檔案的質(zhì)量關(guān)。電力建設(shè)工程檔案包括工程建設(shè)的內(nèi)容質(zhì)量和案卷質(zhì)量。其中電力建設(shè)工程檔案管理的內(nèi)容質(zhì)量特別強(qiáng)調(diào)檔案所反映的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，電力建設(shè)工程檔案管理的案卷質(zhì)量要求工程檔案的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。為有效配合電力企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)的順利開展，檔案工作人員需要全身心投入到企業(yè)管理的全過程，及時(shí)做好材料記錄與信息收集工作，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步為電力施工企業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

三、電力建設(shè)工程檔案信息化管理

工程檔案管理信息化是電力建設(shè)工程發(fā)展的方向和需要，把辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)引入工程建設(shè)管理工作中，可在諸多方面促進(jìn)檔案的使用價(jià)值和利用效益，從未來工作角度講，基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享。與此同時(shí)，信息管理員可將大量重要的信息資料輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，既方便管理人員在工程管理過程中的及時(shí)查找，也有利于今后查閱各種參考信息，提高了工作效率。由于電子文件的大量使用，使檔案管理很快向數(shù)字化方向發(fā)展，同時(shí)積累了相關(guān)的大量信息內(nèi)容，為日后的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用和普及提供了資料信息的保障。為進(jìn)一步推動(dòng)檔案室的數(shù)字化建設(shè)與管理工作，及時(shí)為檔案信息管理注入新的內(nèi)容，使工程建設(shè)的相關(guān)數(shù)據(jù)從文字到圖表，從語(yǔ)音到視頻資料，得到更加形象而完整的展示。為此，電力建設(shè)工程管理中電子文檔的收集工作非常重要，包括檔案的全面接收和有效整理等。當(dāng)前的電子工程設(shè)計(jì)檔案僅支持以紙張為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)，這從根本上阻礙了檔案的利用率。檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)載體向數(shù)字栽體的轉(zhuǎn)化，并能夠在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，完成檔案的信息化建設(shè)與管理。通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案的集中存儲(chǔ)，并將數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行有效處理，將多種多樣的檔案資源轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字化信息資料加以保存，為施工企業(yè)提供可靠方便的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。電力建設(shè)工程的檔案信息管理，以建立科學(xué)而且適用的文件記錄與查找系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化管理的同步發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

有效的、科學(xué)化、信息化完備的工程檔案是一個(gè)工程全過程的真實(shí)反映，是一種能夠長(zhǎng)久利用的信息化與科技化完美結(jié)合的寶貴財(cái)富，是建筑工程史上的重要參考資料與文化資源。為進(jìn)一步加強(qiáng)建筑工程檔案管理，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)在工程建項(xiàng)目檔案管理中不斷制定和完善有關(guān)制度，及時(shí)研究解決重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的問題，有計(jì)劃地對(duì)各工程項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并有效利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)工程檔案進(jìn)行錄入、整理、存儲(chǔ)?？傊娏こ虣n案管理要立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)、立足于企業(yè)需求，立足于制度創(chuàng)新，立足于以人為本。

參考文獻(xiàn)

[1]陳春麗.做好電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理[J].華北電業(yè),2005,5

篇(5)

【關(guān)鍵詞】 建設(shè)工程；電子檔案；數(shù)字化平臺(tái)

建設(shè)工程檔案簡(jiǎn)稱工程檔案，是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值和利用價(jià)值的文字、圖表、工程價(jià)款結(jié)算書、審計(jì)結(jié)論、聲像等各種形式的歷史記錄。隨著信息技術(shù)的快速提高，醫(yī)院各個(gè)項(xiàng)目的檔案管理也從以往的紙質(zhì)管理提升為電子檔案管理，管理模式也發(fā)展為多形式、多方面、多層次的模式，強(qiáng)化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)的手段和效率，跟上社會(huì)信息電子化發(fā)展的步伐，經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)[1]?，F(xiàn)通過對(duì)醫(yī)院工程建設(shè)電子檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行探討，提出相應(yīng)應(yīng)對(duì)策略，從而提高醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案管理的質(zhì)量。

1 醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院建設(shè)工程項(xiàng)目時(shí)，組成相應(yīng)的檔案管理部門，使內(nèi)部各部門承擔(dān)相應(yīng)自己的職責(zé)的檔案責(zé)任，對(duì)于外部根據(jù)相應(yīng)的檔案管理?xiàng)l例，明確承接單位與本單位之間的檔案事務(wù)關(guān)系以及本單位與涉及到的工程項(xiàng)目單位簽定的各種合同得到有力的執(zhí)行的重要保證。電子檔案是檔案管理部門通過數(shù)字電子設(shè)備生成以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依靠計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行閱讀處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的電子文件，它具有一般檔案的特性，即記錄的原始性。其本身是含有科學(xué)技術(shù)信息的資料，如果能正確的利用好這些資料，將會(huì)提高工作效率和質(zhì)量、在人力、物力、財(cái)力上也能節(jié)省，甚至于可以縮短整個(gè)工程設(shè)計(jì)、工程施工及工程結(jié)算周期；因此工程電子檔案為醫(yī)院的工程建設(shè)提供詳盡的治療信息，為醫(yī)院基建領(lǐng)導(dǎo)果斷正確地決策提供有價(jià)值的參考。對(duì)工程電子檔案充分的認(rèn)識(shí)和正確的科學(xué)的使用醫(yī)院工程建設(shè)檔案管理中提供的信息及其使用價(jià)值，就能體現(xiàn)出電子檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好的服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)。建設(shè)工程電子檔案是檔案的一種，建設(shè)工程電子檔案歸納起來有專業(yè)性、成套性、階段性、動(dòng)態(tài)性、依賴性等特點(diǎn)。

2 醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案的作用

醫(yī)院建設(shè)工程電子檔案比紙質(zhì)檔案更具有優(yōu)勢(shì)，因?yàn)殡娮訖n案具有幾乎不占據(jù)物理空間的優(yōu)點(diǎn)，建設(shè)工程檔案隨著醫(yī)院規(guī)模的飛速擴(kuò)大，文件資料愈來愈多，運(yùn)用電子文件及電子檔案可縮小占用儲(chǔ)存面積，解決檔案庫(kù)房不夠的問題。電子檔案的建立、處理和保存都比紙質(zhì)檔案方便，備份管理得當(dāng)，也不會(huì)丟失，更不會(huì)老化，隨著電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的文件會(huì)以電子文件的應(yīng)用形式產(chǎn)生和存儲(chǔ)。通過拷貝到移動(dòng)u盤或刻錄成只讀光盤等方式多份備份，以提高建設(shè)工程檔案抵御自然災(zāi)害、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保建設(shè)工程檔案的安全，充分發(fā)揮建設(shè)工程檔案在醫(yī)院擴(kuò)建重建和房屋日常維修等工作中的重要作用，建設(shè)工程檔案的作用自然也就得到認(rèn)可和提高。

3 建設(shè)工程電子檔案的歸檔管理

在歸檔時(shí)間上有一定的要求，要求要在竣工驗(yàn)收后的三個(gè)月內(nèi)，將所有文件移交給檔案部門；建設(shè)工程電子文件檔案應(yīng)與紙質(zhì)工程文件歸檔的檔案內(nèi)容完全一致，例如文本文件、圖樣文件、各類表格文件等等。在實(shí)際工作中因?yàn)楦鞣矫娴脑螂娮訖n案管理中也存在一定的問題，由于對(duì)這個(gè)專業(yè)的重視程度不夠，往往工作人員都是非專業(yè)的，從而缺乏建設(shè)工程檔案的專業(yè)知識(shí)導(dǎo)致在檔案資料整理中出現(xiàn)一些不完整，不夠真實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y料，甚至將電子檔案信息資源隨意丟失、損毀，這樣給檔案的管理帶來了許多困境，還有檔案管理人員的管理水平底下、思想觀念陳舊都是直接影響檔案管理水平提高的不利因素；再次檔案管理的重視度不夠，硬件資金投入不足，電子檔案管理的設(shè)備匱乏，掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員相對(duì)較少，這些因素都是導(dǎo)致電子檔案管理不能滿足要求的重要原因。

4 醫(yī)院工程建設(shè)電子檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)

醫(yī)院基建工程電子檔案可以重復(fù)利用，也可作為日常保養(yǎng)維護(hù)提供依據(jù)，在突飛猛進(jìn)的信息化時(shí)代，現(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院電子檔案數(shù)字化管理提供了便利的條件，也搭建了這樣一個(gè)平臺(tái)，當(dāng)然也對(duì)檔案管理提出了更高的要求，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。鑒于醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理的重要性，認(rèn)真搞好建設(shè)工程檔案的建設(shè)，就是要把建設(shè)工程的檔案收集、整理和管理提到相應(yīng)的工作日程上，我們急于做好以下幾個(gè)方面的工作。①制定完善的健全的電子檔案數(shù)字化管理制度，也就是要建立電子檔案保管制度、歸檔范圍、歸檔保管期限等規(guī)定，使醫(yī)院的基建工程電子檔案按規(guī)范化、合理化的流程進(jìn)行管理。②加大人力資源力量，加強(qiáng)電子檔案管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)，采取積極措施要讓檔案人員更新知識(shí)、提高技術(shù)人員的水平，使其適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展的需要。因此，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作者迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策[2]。③加大財(cái)力即資金的投入，改善硬件設(shè)施，配備性能能滿足需要質(zhì)量可靠的計(jì)算機(jī)、軟件，刻錄儀器等設(shè)備，在應(yīng)用方面要選擇科學(xué)合理的存貯方式，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，為電子化提供技術(shù)支撐?？梢笤O(shè)計(jì)單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計(jì)變的更完整地在圖紙上進(jìn)行反映，對(duì)以前大量的有保存價(jià)值的圖紙檔案，可通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，如有條件可進(jìn)一步對(duì)文件進(jìn)行矢量化，以便于直接利用[3]。

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理也發(fā)生相應(yīng)的改變，醫(yī)院建設(shè)工程的檔案管理要提高管理意識(shí)、改變管理方法、采用更便捷、更科學(xué)的管理手段不斷的創(chuàng)新，建立建設(shè)工程電子檔案為的工程建設(shè)提高完整的、科學(xué)的、真實(shí)的記錄，為以后工程的維護(hù)保養(yǎng)提高詳盡的資料，醫(yī)院建設(shè)工程電子的檔案的管理可以反映一個(gè)醫(yī)院工程建設(shè)的整體水平，可見工程建設(shè)的電子檔案數(shù)字化管理的重要性，只有不斷地加強(qiáng)其建設(shè)，加大對(duì)檔案管理工作的投入，認(rèn)識(shí)在醫(yī)院建設(shè)中的重要作用，以使更好的發(fā)揮其作用，更好的實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用建設(shè)工程電子檔案數(shù)字化管理。

參考文獻(xiàn)

[1] 蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理[J].西部醫(yī)學(xué)，2008，02（20）：444-445.

篇(6)

建筑工程是人類社會(huì)生活的重要組成部分，是人們生活棲息的主要場(chǎng)所，因此工程質(zhì)量的高低直接決定了人們生活質(zhì)量的高低，影響到人們生命財(cái)產(chǎn)安全。從工程建筑參照標(biāo)準(zhǔn)的角度看，工程檔案為其提供了豐富的經(jīng)驗(yàn)借鑒，從工程質(zhì)量事故分析角度看，工程檔案為其原因分析、事故認(rèn)定、責(zé)任判斷、過程還原等提供了參考資料和依據(jù)，從工程質(zhì)量監(jiān)督和審核驗(yàn)收角度來看，工程檔案為其提供了建筑過程監(jiān)督和保障。因此，工程檔案管理是保證項(xiàng)目工程順利進(jìn)行、質(zhì)量有效提升的重要保證，在建筑工程項(xiàng)目中具有非常重要的地位和作用，為本文的課題研究提供了推動(dòng)力。

一、工程檔案在建設(shè)工程中的地位和作用

1.工程檔案與工程建設(shè)是相互依存的整體

工程檔案的建立早于工程建設(shè)，這是由工程檔案所包含內(nèi)容所決定的，同時(shí)，工程檔案與建設(shè)工程施工是同步進(jìn)行的，且在工程施工結(jié)束之后，工程檔案仍在繼續(xù)，直到建設(shè)項(xiàng)目完全交付使用之后，工程檔案才著手與歸檔。在整個(gè)建設(shè)工程施工過程中，檔案與工程是不可分割的整體，二者相互作用與制約。在工程施工之前，建設(shè)項(xiàng)目的所有前期工作記錄與文件是工程檔案積累的開始，比如項(xiàng)目決策、審批、確立，以及項(xiàng)目預(yù)算、概要、施工框架文件、勘察測(cè)量、工程設(shè)計(jì)等。這部分前期的工程檔案是建設(shè)項(xiàng)目順利開展的前提條件。在項(xiàng)目施工進(jìn)程中所形成的文件同樣是工程檔案的重要組成部分，包括建筑材料的合格檢驗(yàn)文件、工程進(jìn)度等。

2.工程檔案反映了工程質(zhì)量的高低

隨著建設(shè)項(xiàng)目量化分析和精細(xì)化管理的推動(dòng)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目工程質(zhì)量有了一系列精確的評(píng)價(jià)體系，這個(gè)評(píng)價(jià)體系的建立與實(shí)施離不開工程檔案。在量化分析和精確化管理推動(dòng)下，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的評(píng)價(jià)不再以簡(jiǎn)單的現(xiàn)場(chǎng)觀摩與感受評(píng)價(jià)，經(jīng)驗(yàn)化的審驗(yàn)將會(huì)被數(shù)據(jù)化、圖紙化評(píng)價(jià)替代。精確數(shù)據(jù)與詳細(xì)圖紙的體系是建立在工程檔案基礎(chǔ)上的，因此這種綜合測(cè)評(píng)是以工程檔案為基礎(chǔ)的。整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目工程進(jìn)度是分層次的，在施工過程中，往往會(huì)出現(xiàn)上一層次的工序被下一層次工序所覆蓋，這就說通常說的隱性工程，對(duì)這部分工程的綜合測(cè)評(píng)是需要工程檔案所提供的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)資料來確定的。因此，工程檔案在綜合測(cè)評(píng)中就起到了不可替代的作用，直接反應(yīng)了工程施工質(zhì)量的高低。

3.工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

從上文可知，工程檔案管理是工程項(xiàng)目施工質(zhì)量的重要保證，因此在建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)程中，工程檔案管理也應(yīng)成為工程項(xiàng)目的關(guān)鍵部分，成為質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程檔案是一個(gè)文件資料體系，是靜態(tài)存在的概念，而工程檔案管理則是一個(gè)過程，是動(dòng)態(tài)存在的，并且這個(gè)動(dòng)態(tài)存在的檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案的完整化、準(zhǔn)確化、系統(tǒng)化。真實(shí)化。工程檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)控主要表現(xiàn)在對(duì)施工組織和施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量的控制。通常來說，質(zhì)量控制的內(nèi)容包括“人、材料、機(jī)械、方法、環(huán)境”五大因素。工程檔案管理通過對(duì)這些因素的控制，保證了建設(shè)工程質(zhì)量，成為工程項(xiàng)目質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

4.工程檔案管理是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段

工程檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強(qiáng)制性，這種強(qiáng)制性往往與建設(shè)行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項(xiàng)目竣工審查程序的一部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個(gè)內(nèi)容。從這些行政行為可看出，工程檔案管理是作為一種手段來體現(xiàn)對(duì)工程質(zhì)量的控制。這些行政行為并未直接作用于建設(shè)工程施工進(jìn)程上，而是作用于工程檔案管理上，但是卻通過檔案管理，監(jiān)視和控制了工程項(xiàng)目施工的順利、合規(guī)的進(jìn)行。因此說，工程檔案管理是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段。

二、做好工程檔案管理的措施

1.完善法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)范等相關(guān)制度

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，人們的法律意識(shí)逐漸加強(qiáng)，我國(guó)也逐漸步入法治社會(huì)，依法行政是法治社會(huì)的顯著特征。在各行各業(yè)進(jìn)入法制環(huán)境的情況下，檔案管理也不應(yīng)例外。鑒于工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量的保證和控制作用，我國(guó)相關(guān)部分做了充分研究，并逐漸制定了《建設(shè)工程文件歸檔要求與整理規(guī)范》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與管理規(guī)范》等相關(guān)制度。在此基礎(chǔ)上還應(yīng)結(jié)合當(dāng)?shù)厍闆r，更為詳盡、準(zhǔn)確的編制相關(guān)工程檔案管理法律、規(guī)定等條文。比如地方性房屋建設(shè)、市政基礎(chǔ)設(shè)施、管線建設(shè)、基礎(chǔ)建設(shè)等等法律法規(guī)條文。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

工程檔案是靜態(tài)媒介，實(shí)在建設(shè)工程中形成的文件資料，而工程檔案管理則是動(dòng)態(tài)的，是對(duì)形成資料文件的整理與編制，是對(duì)工程進(jìn)度事件的記錄描述，是由人來完成的，因此需要建立與之要求相適應(yīng)的管理隊(duì)伍。一方面通過工程檔案管理宣傳，提升全社會(huì)的檔案意識(shí)和法律意識(shí)；另一方面，通過專業(yè)培訓(xùn)、借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立高素質(zhì)、專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。

3.最好項(xiàng)目中重點(diǎn)步驟的工程檔案質(zhì)量控制

篇(7)

一、提高路橋建設(shè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

在施工項(xiàng)目中，路橋建設(shè)檔案管理人員都是一人身兼數(shù)職。既要抓路橋建設(shè)檔案管理，又要身兼處室文秘、內(nèi)外勤工作。由于工作人員少，建設(shè)項(xiàng)目多，路橋建設(shè)檔案管理參差不齊。檔案管理人員在項(xiàng)目竣工的審計(jì)決算中，常常為補(bǔ)充資料費(fèi)盡周折。為了提高路橋建設(shè)檔案的管理和服務(wù)水平，就要不定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，做到工程建到哪里檔案就整理到哪一步，力爭(zhēng)在建設(shè)過程中就保證竣工資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、齊全、真實(shí)，并做到原始資料圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。提高檔案人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的水平，確保檔案人員高質(zhì)量、高效率地全面完成路橋建設(shè)檔案工作。

二、提高竣工資料歸檔的積極性

工程建設(shè)中普遍存在著對(duì)工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。要認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，引起各方面重視，爭(zhēng)取檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，在《經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核》上進(jìn)行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對(duì)分公司經(jīng)理及項(xiàng)目經(jīng)理的一項(xiàng)考核內(nèi)容。工程資料收集歸檔不及時(shí)、不齊全的，與各單位獎(jiǎng)金掛鉤，進(jìn)行扣罰，為搞好檔案管理工作提供保證。

三、強(qiáng)化檔案材料編制工作

按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)要求。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。公路工程的行業(yè)特征決定了其檔案的特殊性，一道工序所需資料就能達(dá)10多張甚至20張，那么隨著施工的進(jìn)展，一個(gè)分項(xiàng)下來，其數(shù)量之多而雜。如果不在資料產(chǎn)生源頭抓，等工程進(jìn)展快結(jié)束時(shí)來收集，資料容易流失，此時(shí)編制假資料就會(huì)發(fā)生。因此，在檔案管理的產(chǎn)生、收集、整理中應(yīng)把檔案嚴(yán)格分類，并把各種類別的產(chǎn)生人、收集人、整理人，分別給予明確，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。工程檔案生成后，制定嚴(yán)格的收集整理歸檔制度。檔案管理中千頭萬緒的問題自然就迎刃而解。

四、建立健全工程檔案管理制度

要使檔案工作有序進(jìn)行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始，就要向各施工項(xiàng)目分發(fā)《中華人民共和國(guó)檔案法》、交通部《關(guān)于公路工程竣工驗(yàn)收辦法》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、《湖南省公路建設(shè)工程 竣工文件編制及檔案管理辦法》，同時(shí)發(fā)放本企業(yè)的項(xiàng)目文件歸檔制度說明，使檔案管理員在收集和編制竣工資料時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量。

五、開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。工程技術(shù)人員和施工人員對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目的管理、設(shè)計(jì)及施工組織的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術(shù)人員利用。對(duì)于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確地提供給工程技術(shù)人員，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作，從而保證工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：