檔案管理工作的重要性探索

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一、檔案貫通古今的內涵

什么是檔案呢？簡而言之，就是對重要事件的一個記錄，中國自古以來就有檔案之類的記載，但歷朝歷代的名稱不同。比如《史記》，記錄下來留給了后人，算是一筆珍貴的財富?！皺n案”這個名稱直到清代才被確立下來?？v觀古今，那么可以得出結論，檔案管理工作至關重要，為當代也為后代提供依據和借鑒。

二、現今檔案管理工作的現狀及其重要性

越來越多的檔案面臨許多的現實問題，由于許多檔案是紙質記錄，隨著時間的歷練，紙質檔案不易保存，極易老化，甚至紙張變黃，變脆變質，最后不能使用，所以檔案管理條件不足，而管理庫房是達不到保存檔案標準的，而復制的工作量太多，也容易將資料弄亂弄混。所以要從實踐看來，檔案管理工作迫在眉睫，一方面要延長資料檔案的壽命，一方面也更要完善檔案管理機制。檔案管理中心，包括就業(yè)檔案管理中心的中心任務是維護檔案的安全與完整。以就業(yè)資料的方面看來，檔案管理工作只有保證了完整性，才能保證查詢資料的輕易便捷，而不是發(fā)現查無可證，甚至是資料丟失，那么這個檔案管理就失去了意義。二是檔案管理的保密性，特別是就業(yè)檔案，它涉及機密，如果泄露就會引起社會的混亂，管理工作也會加大難度。檔案管理工作的現實意義和后世借鑒意義。在就業(yè)檔案管理中，有序的資料管理和整合，是就業(yè)管理工作的重要保證。在一項工作中，如果能及時調出所需資料，既能節(jié)約時間，又能體現出工作的效率性，這樣保證了當前工作的效率，還能降低工作的難度。像古書記載一樣，檔案館里的歷史性對后代有極大的借鑒作用，國家倡導科學發(fā)展觀，資源的循環(huán)利用，如果檔案管理得當，保存時間長，后代可以根據記載尋找所要探求的規(guī)律，這樣可以少走許多的彎路。

三、檔案管理的幾點借鑒措施

新時代的中國檔案管理工作取得了極大的突破，現代檔案管理部門越來越多，這是一個單位的正確認識，并且事業(yè)單位在檔案管理部門上下了很多工夫來保證整個單位的有序運行。但從實際想來，檔案管理工作還是有些許不足，值得大家去改進和提升。首先是要加大檔案管理工作的經費投入，增強政府有關事業(yè)管理部門對檔案管理工作的重視程度。檔案管理部門作為一個管理機構的重要的分支部門，檔案管理屬于后臺，不易引起上級的高度重視，因為檔案的管理工作不需要擺在臺面上，不會被外界看見，因此管理部門對檔案管理的工作的方面經費投入較少。但從上述檔案管理工作的重要性，以及最終投入經費較少的結果看來，檔案管理工作具有十分重要的性質，比如紙質稿的管理檔案就可以借鑒實行電子檔案，運用互聯網加電子科技，把檔案輸入電子系統(tǒng)，可以增加檔案的備份數量，需要閱讀的人就不用等待前面閱讀的人歸還書本了，需要閱讀的人就可以在網絡即時閱讀。更多的經費投入要用在關鍵點上，有效幫助更好地管理檔案，這樣紙質稿的一些缺陷就能夠得到充分的彌補。還有很重要的是要提升檔案管理，和工作人員的職業(yè)素質。這大致可以從兩方面入手，一個是招聘高學歷的工作人員。當然，這也需要足夠的經費去支持。另外就是開設專門的培訓班，從而提升管理人員的素質，這樣對口對專業(yè)的培訓，更能夠有針對性地去對檔案進行管理，特別是就業(yè)管理部門的檔案管理，因為它涉及到民生，涉及到國民經濟發(fā)展，所以專業(yè)素養(yǎng)的培訓是極其重要的。提高檔案管理工作的信息化程度，除了使用電子檔案之外，管理系統(tǒng)也可以通過電子系統(tǒng)管理。檔案管理工作部門應當建立自己的區(qū)域網絡，配齊所必需的硬件設施，包括計算機、服務器等等。只有當電子系統(tǒng)更加完備，跟得上時代信息化的發(fā)展，那么才能夠將檔案進行有效的運用，才能深入民情，促進國民經濟的發(fā)展。當需要提取一定的檔案材料時，就可以通過電子系統(tǒng)簡單提取省時省力，而不需要到圖書館或檔案室去，挨個查看紙質資料。提高管理部門的創(chuàng)新意識，針對問題尋找新的創(chuàng)新，解決問題的角度。時代的步伐在緊追不舍，所以傳統(tǒng)產業(yè)也應適當結合創(chuàng)新思維。要善于提出檔案管理工作方面的不足，并且提出一些可行的措施，那么檔案管理工作就可以不斷發(fā)展。最重要的一點，從制度方面著手，就是要建立健全就業(yè)檔案管理工作部門的制度。基本都是怎樣管理檔案的制度，還有建立懲戒獎勵機制，對提出有利建議的工作人員，給予獎金和獎品的鼓勵，對于泄露檔案資料的工作人員予以批評甚至開除。