建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理探析

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一、建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要性

建設(shè)項(xiàng)目檔案是由建設(shè)項(xiàng)目文件轉(zhuǎn)化而來的，是建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、招標(biāo)投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、設(shè)備材料采購(gòu)、施工、監(jiān)理、檢測(cè)、試生產(chǎn)及竣工驗(yàn)收等過程中形成的文字、圖表、聲像、電子等形式的文件中具有證據(jù)和參考利用價(jià)值的原始記錄，具有形成時(shí)間長(zhǎng)、形成單位多、管理復(fù)雜的特性。標(biāo)準(zhǔn)化管理是指為在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對(duì)實(shí)際或潛在的問題制定規(guī)則的活動(dòng)。標(biāo)準(zhǔn)化是一種非常有效的工作方法。

（一）是行業(yè)發(fā)展的要求

2018年4月8日，國(guó)家檔案局的《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）中，以“項(xiàng)目文件和檔案全生命周期”管理理論為指導(dǎo)思想，對(duì)建設(shè)單位各部門、各參建單位及相關(guān)人員的項(xiàng)目文件管理要求和需要履行的職責(zé)，提出了標(biāo)準(zhǔn)化要求，是行業(yè)發(fā)展的必然。

（二）是基建文件齊全完整的保障

基建文件是建設(shè)項(xiàng)目依據(jù)性文件，包括決策立項(xiàng)階段、取得合法土地階段、勘察設(shè)計(jì)階段、招投標(biāo)階段、開工手續(xù)辦理階段形成的各種文件，其形成時(shí)間長(zhǎng)，形成單位多，重要性程度高。對(duì)于建設(shè)單位而言，從項(xiàng)目的提出到工程開工，需要經(jīng)過一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的論證、審批過程，如果遇到規(guī)劃調(diào)整、資金等方面的問題，更會(huì)加長(zhǎng)基建文件的形成時(shí)間?；ㄎ募男纬刹块T涉及發(fā)改委、規(guī)劃、國(guó)土、住建、財(cái)政等諸多行業(yè)主管部門，以及勘察設(shè)計(jì)院、招投標(biāo)、消防、人防、交通、園林、環(huán)保等專業(yè)部門。建設(shè)單位內(nèi)部基建文件的管理部門包括投資發(fā)展、規(guī)劃設(shè)計(jì)、成本管理、工程管理等部門。如果不建立基建文件的收集標(biāo)準(zhǔn)化管理，很容易造成文件的丟失。

（三）是施工文件材料統(tǒng)一編制的需要

分部分項(xiàng)劃分工作是建設(shè)項(xiàng)目開工前的一項(xiàng)重要準(zhǔn)備工作，不論是房建還是市政工程，通常都會(huì)被劃分為若干個(gè)標(biāo)段同時(shí)施工，在施工內(nèi)容相同、施工工法無異的情況下，由于施工人員對(duì)工程理解的不同，會(huì)出現(xiàn)同一工程不同分部分項(xiàng)劃分的情況，如果沒有統(tǒng)一劃分分部分項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)要求，不僅會(huì)給竣工驗(yàn)收帶來麻煩，還會(huì)導(dǎo)致施工文件材料編制的混亂，不利于工程的統(tǒng)一管理。

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的現(xiàn)實(shí)意義

（一）有利于提高建設(shè)單位管理水平

建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是基于流程的管理，不因人的變化而變化，一個(gè)建設(shè)單位往往同時(shí)管理著幾個(gè)、十幾個(gè)、甚至幾十個(gè)在建工程，建設(shè)單位的檔案工作人員，按照標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔以及建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作，減少管理成本，提高管理效益。

（二）有利于參建各方統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

同一單項(xiàng)工程不同單位工程的參建各方，執(zhí)行建設(shè)單位統(tǒng)一的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采用的規(guī)程、執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)不會(huì)產(chǎn)生歧義，有利于參建各方建設(shè)項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一管理。

（三）有利于與建設(shè)項(xiàng)目主體工程實(shí)現(xiàn)同步管理

建設(shè)工程一般由外業(yè)（施工實(shí)體）和內(nèi)業(yè)（建設(shè)項(xiàng)目檔案）共同組成，內(nèi)業(yè)是工程最終能否如期竣工的重要保證，只有在建設(shè)項(xiàng)目過程中加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)行同步監(jiān)督檢查，才能確保外業(yè)竣工時(shí)，建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠同步完成，從而保證工程全面竣工。

三、建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)施方法

北投集團(tuán)在單位內(nèi)部實(shí)行組織機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化管理，對(duì)外加強(qiáng)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)檔案管理，編制《施工現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施手冊(cè)》，實(shí)行工程進(jìn)度與建設(shè)項(xiàng)目檔案同步實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（一）組織制度建立

健全的組織機(jī)構(gòu)和專業(yè)的人員保障，是做好施工現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)項(xiàng)目文件材料管理的前提。作為建設(shè)單位，北投集團(tuán)在內(nèi)部搭建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，管理落實(shí)到人，同時(shí)要求所有參建單位必須建設(shè)完善的組織保障機(jī)構(gòu)，實(shí)行現(xiàn)場(chǎng)總工負(fù)責(zé)制，層層抓管理，現(xiàn)場(chǎng)資料員一律持證上崗，并在建設(shè)單位進(jìn)行備案。

（二）設(shè)備設(shè)施保障

安全管理是檔案工作重中之重，建設(shè)單位內(nèi)部檔案集中統(tǒng)一管理，要求施工現(xiàn)場(chǎng)必須設(shè)置專用檔案室，實(shí)現(xiàn)“三鐵八防”的檔案保管基本要求，制定防汛等應(yīng)急預(yù)案，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案安全。

（三）統(tǒng)一編制標(biāo)準(zhǔn)

工程資料編制是推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提。北投集團(tuán)從編制計(jì)劃、執(zhí)行規(guī)范、收集范圍、使用軟件等方面進(jìn)行統(tǒng)一要求。

1．依據(jù)施工組織設(shè)計(jì)制定建設(shè)項(xiàng)目檔案編制計(jì)劃

在施工單位進(jìn)場(chǎng)前，檔案部門提前就檔案編制工作提出要求，要求參建的監(jiān)理、施工單位在開工前根據(jù)施工組織設(shè)計(jì)、工程進(jìn)度安排，提交建設(shè)項(xiàng)目檔案編制計(jì)劃，為后期建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理提供保障。

2．制定統(tǒng)一《工程分部分項(xiàng)劃分》方案

各施工單位與監(jiān)理單位共同針對(duì)本工程討論編制分部分項(xiàng)劃分方案，并要求各標(biāo)段之間相互探討，使各標(biāo)段劃分標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。這一做法得到施工、監(jiān)理單位的極大認(rèn)同，達(dá)到了規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目施工資料收集標(biāo)準(zhǔn)一致的目的。

3．制定適合本工程的《建設(shè)項(xiàng)目檔案收集范圍表》

建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集整理一般依據(jù)地方標(biāo)準(zhǔn)《建筑工程資料管理規(guī)程》《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》等開展，但規(guī)程只是推薦性標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋內(nèi)容比較龐雜，建設(shè)單位還需與各參建單位共同編制符合本工程特點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目檔案收集范圍表，這個(gè)表針對(duì)性強(qiáng)，使建設(shè)、勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工各方檔案收集范圍更加明確，更有利于執(zhí)行，方便操作。

（四）建設(shè)項(xiàng)目檔案同步檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督落實(shí)

1．依照施工進(jìn)度、檔案編制計(jì)劃進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案檢查

建設(shè)單位根據(jù)檔案工作計(jì)劃，結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)具體實(shí)施情況對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的同步收集工作進(jìn)行檢查。建設(shè)單位內(nèi)部各部門在取得立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可、開工證等每一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的批復(fù)文件后，第一時(shí)間移交檔案部門保管。施工現(xiàn)場(chǎng)，例如在地基與基礎(chǔ)階段，建設(shè)單位需重點(diǎn)檢查樁基的施工資料，檢查鋼筋、混凝土等重要材料是否齊全完整，各種物資資料之間是否交全等。對(duì)監(jiān)理單位形成的過程性監(jiān)理文件同步進(jìn)行檢查，確保監(jiān)理單位工程資料的同步跟蹤、落實(shí)。通過檢查不斷促進(jìn)檔案的同步收集整理。

2．加強(qiáng)監(jiān)督分類指導(dǎo)提高檔案專業(yè)技能

在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，采用召開檔案工作例會(huì)的方式，集中解決共性問題，若遇到解決不了的問題，會(huì)及時(shí)請(qǐng)檔案專家到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行授課，幫助參建單位解決難題。檔案例會(huì)制度在很大程度上保證了建設(shè)項(xiàng)目檔案收集整理的質(zhì)量。

3．整改落實(shí)促檔案質(zhì)量提升

在加強(qiáng)檢查、指導(dǎo)工作同時(shí)，積極監(jiān)督問題的整改落實(shí)，下發(fā)整改通知，限時(shí)整改，并將整改結(jié)果以書面形式向建設(shè)單位檔案部門匯報(bào)，檔案部門根據(jù)整改情況進(jìn)行進(jìn)一步的抽查，直至整改完成。這一舉措促進(jìn)了建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的不斷提升。

（五）加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理單位的管理要求

監(jiān)理單位是代建設(shè)單位在現(xiàn)場(chǎng)行使管理權(quán)利的機(jī)構(gòu)，不僅對(duì)建筑質(zhì)量負(fù)有責(zé)任，同時(shí)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集管理也負(fù)有責(zé)任，監(jiān)理單位往往對(duì)內(nèi)業(yè)資料重視不夠。建設(shè)單位應(yīng)通過合同約定，要求監(jiān)理加強(qiáng)施工過程中資料的管理，發(fā)揮監(jiān)理的監(jiān)管職能，切實(shí)起到促進(jìn)作用。

（六）加強(qiáng)驗(yàn)收管理

1．參與分部驗(yàn)收促建設(shè)項(xiàng)目檔案過程收集

過程中嚴(yán)格要求，在驗(yàn)收中檔案部門具有充分的發(fā)言權(quán)，北投集團(tuán)分部驗(yàn)收單上有檔案部門簽字欄，檔案部門參與過程驗(yàn)收，使參建單位一直繃緊檔案工作這根弦不放松，促進(jìn)了建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集工作。

2．檔案是單位工程驗(yàn)收不可缺少的部分

在單位工程驗(yàn)收時(shí)，檔案部門全程參與，從依法、合規(guī)的角度在驗(yàn)收單上簽署關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案整理情況的意見，檔案管理工作成為工程竣工驗(yàn)收不可缺少的一部分。

3．檔案移交驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)化

成立建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收小組，由規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程管理、安全生產(chǎn)、成本管理等業(yè)務(wù)部門和檔案部門共同組成，對(duì)工程竣工檔案與實(shí)際竣工工程做最后的把關(guān)驗(yàn)收，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠真實(shí)地反映竣工工程情況，這種做法在北投集團(tuán)取得了非常好的效果，為竣工后建設(shè)項(xiàng)目檔案的利用起到強(qiáng)有力的保障作用。建設(shè)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理在北投集團(tuán)已初見成效，可以嚴(yán)格工程施工過程管理、增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控效果，實(shí)踐證明標(biāo)準(zhǔn)化管理可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，提高管理水平，可以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，不因人員的流動(dòng)而對(duì)工作產(chǎn)生重大影響。