科研院所檔案管理多元性探索

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0引言

隨著科技的快速發(fā)展和時代的進步，我國對科研的實施和推廣力度日益加強，而重大科研項目的積極開展離不開眾多高校及科研院所的鼎力支持，因此，為加強企業(yè)間交流、增強科研院所戰(zhàn)略合作、提升自身科研水平同時，各類型的文件及檔案將頻繁被使用，齊全的檔案管理體制將使得企業(yè)自身優(yōu)越性得到提升，從而抓住機會，迎接挑戰(zhàn)。檔案規(guī)范化管理對科研項目順利開展起到關(guān)鍵性作用，摒棄陳舊的亂堆亂放查閱繁瑣不便、手工記錄速度慢、無借閱及歸還記錄檔案丟失等管理制度，采用新型的管理體系使得檔案管理制度化、集中化、信息化、常態(tài)化才能保障檔案在存放和查閱過程中具有安全、持久、高效等優(yōu)勢，提高科研院所的團隊運營效率，增強技術(shù)創(chuàng)新，為我國的檔案管理提供參考，為科技發(fā)展做出貢獻。

1檔案管理制度化

目前科研院所檔案管理中存在人員管理意識欠缺、設(shè)備陳舊老化、軟件更新不存在更新?lián)Q代等缺點，這就需要對相關(guān)設(shè)備硬件及軟件進行更換，讓電子檔案管理的優(yōu)勢得到發(fā)揮，讓管理人員的職能發(fā)揮作用。建立一套完善的規(guī)章制度，做到工作職責明確、業(yè)務(wù)銜接順暢、技術(shù)規(guī)范清晰。①建立檔案管理責任制。編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，同時編制檔案應(yīng)用狀況影響和檔案信息。并且隨時做好向檔案管理部門填報機關(guān)單位檔案工作統(tǒng)計及其他調(diào)查統(tǒng)計表，方便上級部門快速了解該單位，提升監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作效率。②建立檔案保管制度。檔案管理人員須至少4人以上，并定期檢查、清點庫藏檔案和資料，發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復(fù)。同時檔案保存，檔案和資料，也必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。此外，檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。③檔案使用和保密制度。檔案管理人員應(yīng)嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按科研院所管理體系嚴格執(zhí)行，其中保密檔案及文件材料要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。

2檔案管理集中化

從運行情況看，分散的數(shù)據(jù)管理易造成：檔案管理粗放、占用資源較多、存放地點分散，檔案人員素質(zhì)參差不齊。從集中化的管理角度分析，科研院所應(yīng)做到：①加強檔案儲存管理方式，集中各學(xué)院與部門檔案資料設(shè)立單獨檔案儲存室，并對現(xiàn)有檔案按年限、按種類歸檔，由專門檔案管理員負責管理確定檔案實效性并適時更新或銷毀，并對人員定期進行考核、考評。②加強檔案管理人員間工作協(xié)作、經(jīng)驗交流、業(yè)務(wù)考察和培訓(xùn)等活動，提升專業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平，擴充檔案管理人員的視野。同時檔案管理人員要真正以實際行動處罰，不斷學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)知識，提升自己綜合素質(zhì)，從而進一步檔案集中化管理水平。③加強檔案的內(nèi)部控制管理，積極做好每項工作，并在集中化、規(guī)范化基礎(chǔ)上，協(xié)調(diào)其他人員積極完善檔案的全方位管理。

3檔案管理信息化

傳統(tǒng)的檔案管理方式由于認為輸入與管理檔案信息，并無其他設(shè)備輔助管理十分復(fù)雜而且速度較慢，而機械化的認為管理難免會出現(xiàn)一些錯誤，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障。從信息化的管理角度分析，科研院所應(yīng)做到：①將“信息”、“資源共享”、“儲存與檢索”等信息學(xué)理論與名詞引入檔案學(xué)，將檔案信息資源管理融為一體，提高檔案借閱查看率，增進體制內(nèi)部人員知識水平。②將檔案信息公開化。做到科研信息資源共享、人員技術(shù)能力可見的社會化程度，解決科研院所“孤軍奮戰(zhàn)”、“互不關(guān)聯(lián)”的傳統(tǒng)體制，解放被禁錮的科研思維，不僅能夠其他使用者全面、準確、快速、方便地提供信息價值，也便于科研院所密切注視社會實踐的新發(fā)展、新動向，提高知名度。③建立文件查詢管理體系。檔案管理者在了解自身需求基礎(chǔ)、發(fā)展趨勢的前提下，系統(tǒng)性地編制檔案目錄、索引、指南、種類等檢索體系材料，有效地幫助檔案管理部門快速檢索檔案資料狀況，引導(dǎo)檔案使用部門順利便捷查找檔案。④建立無紙化辦公系統(tǒng)。以檢驗檢測報告為例，其出具過程中涉及多人員簽字程序，若相關(guān)人員因公外出則導(dǎo)致報告出具拖延；報告完成后，在郵寄給相關(guān)企業(yè)過程中亦有可能造成丟失、損壞等現(xiàn)象；企業(yè)在保存報告時，同樣存在丟失、損壞、周轉(zhuǎn)不及時等因素，對企業(yè)及單位本身都會造成影響。為適應(yīng)新形勢下節(jié)能環(huán)保和物聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，無紙化辦公因具有易學(xué)易用性、高度的網(wǎng)絡(luò)安全性、高度的靈活性等特性，可做到：加快信息傳遞、規(guī)范包公管理流程、提高辦事效率。此外，合理的無紙化辦公系統(tǒng)可為單位政務(wù)信息、公文流轉(zhuǎn)、溝通交流、知識管理、日常事務(wù)、個人事務(wù)、公共信息、系統(tǒng)維護等八大部分提供有力的保障，并能夠協(xié)同辦公系統(tǒng)與人力資源管理、項目管理、資產(chǎn)管理、客戶關(guān)系管理、檔案管理、車輛管理等系統(tǒng)共同構(gòu)成和暢協(xié)同辦公平臺、數(shù)據(jù)共享，從而徹底消除了企業(yè)內(nèi)部的信息膨脹和信息孤島。

4檔案管理常態(tài)化

檔案管理工作比較瑣碎、細致，要求檔案管理人員腦勤、口勤、手勤，同時也要求檔案使用人員積極配合管理者積極主動地做好檔案工作，在檔案使用中需做到：①在源頭上掐斷檔案涂改造假的可能。檔案在提交管理時必須由當事人簽字，確保原件真實性，同時管檔科室還需建立相應(yīng)的臺賬，杜絕蒙混過關(guān)的現(xiàn)象，確保單位檔案的公信度。②注明檔案保管及借出種類。由檔案管理人員填寫《檔案使用歸還登記表》，并由負責人簽字，必要時加蓋公章。檔案工作人員對所歸材料逐一仔細核對，不符合借出時的原始條件，堅決拒收，并向上級匯報。③做好日常管理的考勤及班次交接，要求檔案管理人員積極動手、相互協(xié)助、積極交流，按照“一事一記、一年一審”要求，日常獎懲情況和履責評議年終考核情況逐一記錄在冊，著實做好對各類檔案的日常管理。

5總結(jié)

綜上所述，科研院所的檔案管理工作對于單位自身意義重大，檔案管理人員的作用也更需加強。通過建立檔信息制度化、集中化、信息化、常態(tài)化等多元素相結(jié)合才能對自身情況做充分的了解，才能及時有效的發(fā)揮各種檔案的重要作用，更有助于提高工作效率、提升知名度，才能抓住合作機遇，積極推動科技進步。