財(cái)務(wù)部檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇財(cái)務(wù)部檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案管理 規(guī)范管理 建議

中圖分類號(hào):F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2010)07-157-02

會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映,也是開展經(jīng)營活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料,規(guī)范、完整的會(huì)計(jì)檔案,可以幫助財(cái)務(wù)人員核查歷史,為工作提供事實(shí)依據(jù),還可以從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí),借鑒到先進(jìn)的管理方法,對(duì)會(huì)計(jì)工作起到推動(dòng)作用。筆者根據(jù)多年管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),談一談企業(yè)全面規(guī)范管理會(huì)計(jì)檔案的一些體會(huì)。本文提出外部會(huì)計(jì)檔案和內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的管理理念,旨在更有效地利用會(huì)計(jì)檔案,服務(wù)企業(yè),提高財(cái)務(wù)工作效率。

一、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和不足

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會(huì)計(jì)體系的日趨完善,財(cái)務(wù)管理的重要性在企業(yè)管理中日益凸現(xiàn)。理論界和企業(yè)界都提出企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心的理念,而這一理念的核心內(nèi)涵就是實(shí)行財(cái)務(wù)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)檔案管理工作是財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié),也是管理的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。

1.會(huì)計(jì)檔案種類不全。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,提出必須保管的會(huì)計(jì)檔案為四類。這四類主要包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。筆者根據(jù)檢查掌握的情況來看,第四項(xiàng)其他類的會(huì)計(jì)檔案中所指的“其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料”,多為銀行對(duì)賬單和調(diào)節(jié)表以及各種榮譽(yù)證書,其他諸如會(huì)計(jì)檔案移交清單以及近年來增加的風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)部控制評(píng)價(jià)等有利用價(jià)值的財(cái)務(wù)資料均未按會(huì)計(jì)檔案管理要求管理,查找起來非常困難,給工作帶來諸多不利。

2.會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量不高。沒有使用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案封面,封面書寫不規(guī)范,簽名蓋章不齊全,裝訂不整齊,沒有編寫頁碼等,查詢工作非常困難。

3.會(huì)計(jì)檔案保管條件較差。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天,財(cái)務(wù)管理工作在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越重要,但會(huì)計(jì)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)工作的最后環(huán)節(jié),并未引起企業(yè)足夠的重視,會(huì)計(jì)資料保管條件差,有的單位未設(shè)立保管庫房,隨意堆放,造成丟失。

4.會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)落后。由于空間的限制,很多單位的會(huì)計(jì)檔案在庫房重疊或零亂放置,查閱困難,沒有采用現(xiàn)代化管理手段,沒有利用信息化技術(shù)管理會(huì)計(jì)檔案。

5.會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。很多單位管理會(huì)計(jì)檔案的人員不懂得會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理,從接收開始至銷毀結(jié)束過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié),都不能按照規(guī)定建立統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,如永久和定期未分別裝訂保存,未按編號(hào)順序由左至右、由上至下排放等等。

二、會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容

按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、各企業(yè)經(jīng)營管理具體情況以及財(cái)務(wù)管理特點(diǎn),筆者認(rèn)為將會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分為兩類分別管理,以提高會(huì)計(jì)檔案利用功效、提高財(cái)務(wù)工作效率。

1.會(huì)計(jì)檔案分類。隨著企業(yè)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、細(xì)致化,財(cái)務(wù)工作內(nèi)容和范圍也不斷延伸和細(xì)化,日后可保存利用的會(huì)計(jì)資料越來越多。

(1)外部會(huì)計(jì)檔案。是指按照《中華人民共和國會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的、定時(shí)移交檔案管理部門保管的會(huì)計(jì)檔案。這類檔案必須按規(guī)定移送至專設(shè)的檔案管理部門妥善保管。

(2)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案。是指與財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)、由財(cái)務(wù)人員根據(jù)崗位分工,在辦理業(yè)務(wù)中形成的或搜集的(除外部會(huì)計(jì)檔外)具有連續(xù)利用價(jià)值的有關(guān)文字和數(shù)據(jù)資料,但未包括在國家規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理范圍內(nèi)。內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部負(fù)責(zé)保管。

2.內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容。外部會(huì)計(jì)檔案可以說人人皆知,本文不再贅述,重點(diǎn)對(duì)電網(wǎng)企業(yè)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位分工提出內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理的一些想法,供探討。

內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)傳遞及管理要求,明確崗位責(zé)任,細(xì)化崗位歸檔內(nèi)容,主要分類有:

(1)預(yù)算管理類。預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為導(dǎo)向,圍繞各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng),采用價(jià)值量和實(shí)物量等形式,通過預(yù)算對(duì)公司業(yè)務(wù)流、資金流、信息流和人力資源流進(jìn)行整合,分配資源,落實(shí)責(zé)任,監(jiān)控執(zhí)行,考核評(píng)價(jià),實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理活動(dòng)。

財(cái)務(wù)預(yù)算依據(jù)業(yè)務(wù)預(yù)算編制,業(yè)務(wù)預(yù)算是基礎(chǔ)、財(cái)務(wù)預(yù)算是核心,所以編制財(cái)務(wù)預(yù)算搜集的業(yè)務(wù)預(yù)算,包括年度預(yù)算和中長(zhǎng)期預(yù)算等;上級(jí)單位預(yù)算的批復(fù)、預(yù)算分解方案、預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告、年度業(yè)績(jī)考核、預(yù)算管理的有關(guān)文件以及其他預(yù)算資料。

(2)工程管理類。工程財(cái)務(wù)管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要方面,項(xiàng)目繁多,涉及的資金量非常大,所以財(cái)務(wù)部門要管好工程的核算工作,必須做好日常資料的收集整理工作,如項(xiàng)目批準(zhǔn)立項(xiàng)的有關(guān)資料、工程概預(yù)算、工程投資計(jì)劃、按項(xiàng)目編制的材料設(shè)備領(lǐng)用計(jì)劃和退庫匯總清單、工程管理有關(guān)文件、工程管理報(bào)表、工程項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等。

(3)資產(chǎn)管理類。資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告、資產(chǎn)調(diào)撥手續(xù)、資產(chǎn)管理有關(guān)文件、資產(chǎn)管理報(bào)表。

(4)稅政管理類。單位納稅申報(bào)表、進(jìn)項(xiàng)稅抵扣表、單位代扣個(gè)人所得稅申報(bào)表、稅務(wù)稽查處理等有關(guān)外部檢查決定或意見書、稅政管理有關(guān)文件、稅政管理報(bào)表。

(5)合同管理類。購售電合同、并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、其他與電價(jià)有關(guān)的協(xié)議、其他經(jīng)濟(jì)合同、合同管理臺(tái)賬。

(6)電價(jià)電費(fèi)(包括各種財(cái)政性基金)管理類。營銷部門提供的各種報(bào)表(財(cái)務(wù)報(bào)表編制依據(jù))、電價(jià)電費(fèi)分析報(bào)告、電價(jià)電費(fèi)管理文件、電價(jià)電費(fèi)管理報(bào)表、電力交易電量結(jié)算單。

(7)財(cái)務(wù)稽核類。年度稽核計(jì)劃、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作報(bào)告、被稽核單位整改報(bào)告、年度稽核工作總結(jié)。

(8)其他類。年度財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、年度財(cái)務(wù)工作總結(jié)、財(cái)務(wù)綜合分析報(bào)告、銀行賬戶開戶和銷戶手續(xù)、銀行票據(jù)登記簿(包括作廢票據(jù))、發(fā)票領(lǐng)購申請(qǐng)表、發(fā)票存根、年檢登記、變動(dòng)等資料、會(huì)計(jì)工作移交清單、各種債權(quán)債務(wù)訴訟的有關(guān)資料(包括書、判決書等)、往來詢證函、增值稅發(fā)票確認(rèn)單、企業(yè)年度工作報(bào)告、企業(yè)內(nèi)控評(píng)價(jià)報(bào)告、企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告等。

三、內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理

1.會(huì)計(jì)檔案歸檔原則。

(1)財(cái)務(wù)部門各專責(zé)根據(jù)崗位職責(zé),在日常工作中形成具有保存利用價(jià)值的資料,必須歸檔管理。

(2)歸檔的會(huì)計(jì)資料,必須遵循其自然形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系,充分考慮會(huì)計(jì)檔案的業(yè)務(wù)傳遞及崗位類型特點(diǎn)。

(3)會(huì)計(jì)檔案按外部會(huì)計(jì)檔案和內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案分類歸檔,按年度保持其完整性和時(shí)間銜接性。

(4)根據(jù)財(cái)務(wù)部門崗位設(shè)置情況,篩選各崗位有關(guān)具備連續(xù)性、系統(tǒng)性的內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案資料。

(5)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案具有重點(diǎn)性和適用性。

(6)根據(jù)需要保管的檔案,制定統(tǒng)一格式,實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,便于查詢利用。

(7)會(huì)計(jì)檔案管理專責(zé)具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案接收、整理、存放和移交等工作。

2.建立財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理流程。按照財(cái)務(wù)工作崗位要求、業(yè)務(wù)傳遞順序以及工作特點(diǎn),制定財(cái)務(wù)部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和崗位檔案移交程序,確定會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的歸檔內(nèi)容,從種類、整理、裝訂、保管、移交以及借閱、銷毀等一系列過程進(jìn)行規(guī)范,明確保管內(nèi)容、保管流程和保管期限,保持會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性和會(huì)計(jì)檔案的實(shí)用性。

3.會(huì)計(jì)檔案存放規(guī)定。不管是外部或內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案必須科學(xué)管理,要求單設(shè)庫房或柜架,排列科學(xué)、存放有序;外部會(huì)計(jì)檔案的電子檔案按照國家規(guī)定,必須一式三份,一份封存保管、一份異地保管、一份提供利用,注明內(nèi)容、時(shí)間和姓名,貼好保護(hù)簽封,裝入特制的盒子。注意保密,防火、防盜、防光、防有害氣體、防熱、防潮、防蟲、防塵、防磁等,嚴(yán)防損毀、散失和泄密。

4.利用信息化平臺(tái),積極采用會(huì)計(jì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化,提升科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案,提高會(huì)計(jì)檔案查閱速度和利用效率。

5.培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)人才。會(huì)計(jì)檔案管理人員是集多種技能于一身的復(fù)合型人才,既要熟悉掌握檔案管理的理論及技能,又要精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí),還要具備計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育,解決會(huì)計(jì)檔案制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的根本。

6.內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)管理,根據(jù)利用時(shí)間確定保管期限,內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案屬財(cái)務(wù)部門所有。

四、建立內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

會(huì)計(jì)檔案具有原始性和不可替代性,管理強(qiáng)調(diào)“及時(shí)收藏、妥善保管、充分利用”。建立內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理制度具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.有利于提升財(cái)務(wù)管理的整體水平。財(cái)務(wù)集約化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,貫穿于財(cái)務(wù)工作始終,會(huì)計(jì)資料保存的越多、越細(xì),借鑒的作用就越大,工作效率越高。但由于專門的檔案管理部門不能也不會(huì)收納規(guī)定以外的會(huì)計(jì)檔案,為了財(cái)務(wù)工作整體水平的提高,財(cái)務(wù)部門必須建立本部門內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定,明確內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)事項(xiàng),確定各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn),體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

2.快捷、便利查詢,最大限度地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。對(duì)于沒有集中保存在檔案管理部門的內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案,由于存放在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部,可以隨用隨查,不受時(shí)間、人員限制,查閱起來非常方便,檔案的利用功效得到了有效提高,極大地提高了工作效率。

3.便于財(cái)務(wù)人員更換(包括調(diào)離、輪崗等人員變動(dòng))后即刻開展工作。財(cái)務(wù)工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性,為了防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),崗位設(shè)置必須符合不相容原則,同時(shí)財(cái)務(wù)工作必須定期輪崗制度,財(cái)務(wù)工作所具有的這些特性,決定了會(huì)計(jì)檔案保管的必要性和重要性。為了使輪崗或新老交替后的財(cái)務(wù)人員能盡快地熟悉、接任新工作,則查閱前任留存的工作資料(內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案)是最好最便捷的途徑,這樣就可以避免因人員更換造成工作無法即刻開展的被動(dòng)局面,避免崗位換人后不能借鑒前者的工作長(zhǎng)處,造成工作效率低下,影響整體財(cái)務(wù)工作。

4.適應(yīng)高效配合外部監(jiān)管要求。近年來,國資委和上級(jí)管理部門為了實(shí)現(xiàn)監(jiān)督管理職責(zé),確保國有資產(chǎn)保值增值,經(jīng)常直接或聘請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)實(shí)施各種監(jiān)督檢查和審計(jì)。不同的檢查和審計(jì)機(jī)構(gòu),需要提供相同的財(cái)務(wù)資料,為了高效配合檢查和審計(jì)工作的有效開展,避免不必要的重復(fù)勞動(dòng),內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案功不可沒,既減少再次查找的麻煩,又極大地降低了勞動(dòng)成本。

篇(2)

[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)管理；會(huì)計(jì)檔案；創(chuàng)新實(shí)踐

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

[中圖分類號(hào)]F233；G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）16-000-01

1 會(huì)計(jì)檔案管理要點(diǎn)

1.1 會(huì)計(jì)檔案收集與整理階段

會(huì)計(jì)檔案收集是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標(biāo)，是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會(huì)計(jì)檔案的收集范圍，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。

1.2 會(huì)計(jì)檔案形成與保管階段

會(huì)計(jì)檔案形成與保管是會(huì)計(jì)檔案管理的重點(diǎn)。在收集與整理會(huì)計(jì)資料后，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷，并按要求裝訂成冊(cè)。把會(huì)計(jì)檔案放在財(cái)務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊(cè)，然后由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)檔案要放在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。

1.3 會(huì)計(jì)檔案移交階段

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存?！币虼耍瑱n案部門要嚴(yán)格遵照國家法律規(guī)定，按期點(diǎn)收，不得找借口托辭。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會(huì)計(jì)檔案即時(shí)移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時(shí)編制好會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。

1.4 會(huì)計(jì)檔案借閱階段

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位的財(cái)務(wù)部門保管1年?！逼髽I(yè)要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，避免出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財(cái)務(wù)部門要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度。

內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會(huì)計(jì)檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時(shí)間和會(huì)計(jì)檔案名稱，經(jīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。

外部單位借閱、查詢會(huì)計(jì)檔案時(shí)，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完好性，仔細(xì)核實(shí)有無涂改、損壞情況，防止會(huì)計(jì)檔案在流動(dòng)過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。

1.5 會(huì)計(jì)檔案銷毀階段

會(huì)計(jì)檔案銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的最后一個(gè)階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對(duì)過期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值估算，并銷毀沒有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財(cái)務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對(duì)檔案逐冊(cè)、逐頁進(jìn)行鑒定，對(duì)確無保管價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀清冊(cè)。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊(cè)一同存入檔案。

2 會(huì)計(jì)檔案的管理策略

第一，結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)際需求，建立完善的會(huì)計(jì)管理機(jī)制，以全面規(guī)制會(huì)計(jì)工作內(nèi)容，從而保證會(huì)計(jì)工作流程的規(guī)范性、有效性。

第二，把所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都?xì)w入會(huì)計(jì)監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會(huì)計(jì)檔案工作特色，實(shí)施精細(xì)化、電子化管理模式，嚴(yán)控會(huì)計(jì)檔案歸口，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會(huì)計(jì)管理工作有效進(jìn)行。

3 會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐

3.1 會(huì)計(jì)檔案電子化、信息化革新

紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)今會(huì)計(jì)檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件從遠(yuǎn)光到FMIS，再到ERP、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會(huì)計(jì)電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的最新要求，2014年，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財(cái)務(wù)管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對(duì)電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，滿足會(huì)計(jì)電子檔案異地、防災(zāi)存儲(chǔ)的要求。在地市沒有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實(shí)現(xiàn)對(duì)以前年度會(huì)計(jì)信息進(jìn)行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。

3.2 優(yōu)化人員配置，確保會(huì)計(jì)檔案專業(yè)專職管理

財(cái)務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理崗位，配備專業(yè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，在保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的同時(shí)，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。注重會(huì)計(jì)檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會(huì)計(jì)檔案管理人員必須具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書，大學(xué)專科及以上學(xué)歷，且有5年以上會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會(huì)計(jì)崗位輪換制，采用A、B崗機(jī)制確保會(huì)計(jì)檔案管理有序進(jìn)行，工作銜接流暢，財(cái)務(wù)管理職能進(jìn)一步強(qiáng)化。

3.3 重視業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)管理

會(huì)計(jì)檔案管理人員除應(yīng)兼顧財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)。因此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對(duì)高于其他崗位。定期或不定期地對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和道德素質(zhì)，使其能勝任檔案管理工作。

篇(3)

【關(guān)鍵詞】 高校 會(huì)計(jì)檔案 管理

引言

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案就是高校建設(shè)、教學(xué)、科研過程中經(jīng)濟(jì)事務(wù)的主要載體。本文就高校會(huì)計(jì)檔案的管理工作談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。

1. 高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案保管不規(guī)范

按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但是，在實(shí)際工作中，許多高校的財(cái)務(wù)部門，不能按要求將會(huì)計(jì)檔案及時(shí)移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財(cái)務(wù)部門人員不足，沒有專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財(cái)務(wù)部門為了自己使用方便，不愿意將會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)等會(huì)計(jì)檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。

1.2管理程序不合理

會(huì)計(jì)檔案管理程序不合理，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要是檔案交接前沒有充分的準(zhǔn)備工作；移交點(diǎn)收不規(guī)范；沒有專人監(jiān)督，或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責(zé)；交接后的事項(xiàng)辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟?；檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門未共同派人員監(jiān)銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。

1.3檔案資料不齊全

會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)帳薄類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。許多高校在收集會(huì)計(jì)資料時(shí)，往往將財(cái)務(wù)報(bào)表類中的上級(jí)有關(guān)文件、財(cái)務(wù)制度財(cái)務(wù)活動(dòng)分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會(huì)計(jì)下的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁介質(zhì)重要資料，沒有按會(huì)計(jì)檔案的要求歸檔保存。高校普及會(huì)計(jì)電算化已有十年的歷史，對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，目前還沒有制定相應(yīng)的管理辦法，未將其納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇。不少學(xué)校只存放紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，對(duì)會(huì)計(jì)電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒有及時(shí)備份、拷貝和歸檔。由此導(dǎo)致了電算會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的正常使用，例如，進(jìn)行軟件的變更或升級(jí)時(shí)，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，將導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取。

1.4管理制度不完善

除《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則。這使得高校會(huì)計(jì)檔案工作在本行業(yè)上缺少針對(duì)性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書合同等會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據(jù)可依，無章可循。

2. 提升高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效策略

2.1明確會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍

對(duì)會(huì)計(jì)文件資料內(nèi)容進(jìn)行分析，屬于歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，二級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料、設(shè)備管理部門和房產(chǎn)管理部門建立的固定資產(chǎn)卡片，也屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，應(yīng)收集、整理、立卷，并按規(guī)定移交檔案管理部門歸檔保管。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的高校，從會(huì)計(jì)檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發(fā)，不僅要將打印紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等立卷歸案，也應(yīng)將電算會(huì)計(jì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息電子數(shù)據(jù)、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進(jìn)行備份，用光盤存儲(chǔ)保管，與紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案資料一并歸檔。

2.2嚴(yán)格執(zhí)行管理程序

按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)間、內(nèi)容、程序要求來推進(jìn)工作的順利進(jìn)展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時(shí)、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行；檔案交接前做好充分的準(zhǔn)備工作；移交時(shí)認(rèn)真點(diǎn)收；專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項(xiàng)等。銷毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行；造冊(cè)登記；未了事項(xiàng)另行立卷；檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派人員監(jiān)銷；銷毀徹底，防止泄密等。

2.3完善檔案管理制度

建立健全高校會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。同時(shí)，將校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書合同等方面的會(huì)計(jì)檔案管理納入學(xué)校檔案工作的總體。要使高校會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化，必須制定高校會(huì)計(jì)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保管制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保密制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案移交與銷毀制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循。

參考文獻(xiàn)：

[1] 金桂英.淺談當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理凸現(xiàn)的問題及對(duì)策.經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息[J].2008.20.

篇(4)

關(guān)鍵詞：電子；會(huì)計(jì)檔案；管理；安全；真實(shí)

中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）06-0244-01

2015年12月，財(cái)政部、檔案局令第79號(hào)新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，明確提出電子會(huì)計(jì)檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的合法性，為各單位節(jié)省成本，節(jié)約資源，提高工作效率。

1 高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

高校會(huì)計(jì)結(jié)算以自然年度為周期，主要來源于教學(xué)、科研、日常管理及建設(shè)等項(xiàng)目，由于高校的教學(xué)是以學(xué)年為周期，每到學(xué)期末、科研結(jié)題的時(shí)候財(cái)務(wù)部門最繁忙，財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳好像春運(yùn)排隊(duì)購買火車票一樣，報(bào)賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費(fèi)大量時(shí)間排隊(duì)報(bào)賬，財(cái)務(wù)人員每天面對(duì)大量報(bào)賬人員連喝水的時(shí)間都沒有，每一個(gè)人都或多或少有些煩躁情緒，報(bào)賬已經(jīng)嚴(yán)重影響教職工的正常工作?？梢娫械臅?huì)計(jì)管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)校園的高速發(fā)展，隨著高校教學(xué)、科研等數(shù)字化的發(fā)展，后勤集團(tuán)產(chǎn)業(yè)化，財(cái)務(wù)電算化軟件的更新，急需實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)管理電子化。

會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財(cái)務(wù)部門沒有專門的檔案庫房，不具備檔案保管條件，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發(fā)生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時(shí)，基本上是查閱人員自己到庫房翻找，再自行復(fù)印，在查找、復(fù)印過程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞現(xiàn)象，耗時(shí)幾天甚至幾周時(shí)間才能完成查詢工作，嚴(yán)重影響審計(jì)等各項(xiàng)工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會(huì)計(jì)檔案需實(shí)行電子化管理，進(jìn)行網(wǎng)上查閱，保護(hù)會(huì)計(jì)檔案，提高各部門的工作效率。

2 電子會(huì)計(jì)檔案管理

2.1 電子會(huì)計(jì)檔案管理的必要性及制度完善

電子商務(wù)平臺(tái)推進(jìn)了電子合同、電子發(fā)票的利用，各合作單位利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，信息的網(wǎng)上傳遞交流節(jié)省工作人員的查驗(yàn)時(shí)間，查閱人員通過輸入關(guān)鍵詞就能檢索到相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務(wù)水平，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案編研。

通過編研為利用者提煉出有價(jià)值的信息，為學(xué)校管理決策服務(wù)。在校園各辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)置會(huì)計(jì)系統(tǒng)的終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的資源共享。

規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案的管理制度，財(cái)務(wù)部門配有專門的兼職檔案管理人員，規(guī)范會(huì)計(jì)資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護(hù)電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全，財(cái)務(wù)部門在電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)制作填寫《電子會(huì)計(jì)檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財(cái)務(wù)備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細(xì)的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會(huì)計(jì)電子檔案；電子源文件的元數(shù)據(jù)及背景信息存檔。完善電子會(huì)計(jì)檔案查詢系統(tǒng)，提高財(cái)務(wù)、審計(jì)人員查檔效率。

2.2 電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性完整性

歸檔電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的第三方認(rèn)證的電子簽名，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)聯(lián)同背景信息及元數(shù)據(jù)一同歸檔，保證電子會(huì)計(jì)檔案的完整讀??；所有數(shù)據(jù)均備份并異地保存，確保自然災(zāi)害不影響電子會(huì)計(jì)檔案的利用。電子發(fā)票的歸檔保存要進(jìn)行網(wǎng)上比對(duì)，保證接收電子發(fā)票的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.3 電子會(huì)計(jì)檔案的安全性

電子會(huì)計(jì)檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，大量的會(huì)計(jì)信息在網(wǎng)上公開，如何保護(hù)電子檔案的存儲(chǔ)、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應(yīng)為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會(huì)計(jì)檔案原件分開存儲(chǔ)，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權(quán)限，對(duì)于重要檔案只能到館后查閱；設(shè)置防火墻，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行，只有系統(tǒng)安全才能保證電子檔案的真實(shí)完整。

2.4 電子會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)要求

定期組織會(huì)計(jì)人員參加檔案專業(yè)知R的培訓(xùn)教育，提高會(huì)計(jì)電子檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)檔案管理人員參加會(huì)計(jì)培訓(xùn)、繼續(xù)教育，熟練掌握會(huì)計(jì)軟件的操作技能，會(huì)計(jì)及檔案人員之間經(jīng)常溝通交流，增強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)和水平。

電子會(huì)計(jì)檔案是新生事物，檔案管理者適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案電子化的管理過程中，要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成有效的管理方法，創(chuàng)新管理思路；將來的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)包含會(huì)計(jì)辦公系統(tǒng)和會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)辦理完畢，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子會(huì)計(jì)檔案，并能提供檔案的利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

參考文獻(xiàn)

[1]韓豐.論高校財(cái)務(wù)檔案的優(yōu)化管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2010，（16）.

篇(5)

1制訂規(guī)章制度,強(qiáng)化基礎(chǔ)工作管理

會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作在整個(gè)會(huì)計(jì)核算中,是數(shù)據(jù)最原始的積累,是核算的開始、結(jié)束,沒有嚴(yán)格的規(guī)范化管理,勢(shì)必影響整個(gè)核算流程,因此,漣鋼財(cái)務(wù)部制訂了《漣鋼會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范細(xì)則》、《ERP會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作細(xì)則》、《漣鋼會(huì)計(jì)檔案管理制度》、《漣鋼財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)憑證管理辦法》、《會(huì)計(jì)報(bào)表編制及要求》、《票據(jù)管理辦法》、《內(nèi)部結(jié)算管理辦法》、《資金收付內(nèi)部控制制度》等一系列規(guī)章制度,強(qiáng)化基礎(chǔ)工作管理,建立《財(cái)務(wù)檢查考核辦法》,由會(huì)計(jì)科實(shí)施定期與不定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施,將錯(cuò)誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費(fèi)用歸口管理

漣鋼在2003年實(shí)施ERP,會(huì)計(jì)核算由二級(jí)成功轉(zhuǎn)換為一級(jí)核算,原來成本費(fèi)用劃分到二級(jí)單位控制。實(shí)施ERP后,統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部各科室分類控制管理,駐二級(jí)單位財(cái)務(wù)人員制作憑證必須由相應(yīng)主管科室審核,各主管科室將成本費(fèi)用細(xì)分工落實(shí)到人。成本類由成本預(yù)算科審核控制,費(fèi)用類由費(fèi)用科歸口控制,福利、工資、資金等由會(huì)計(jì)科匯總審核。做到成本費(fèi)用專人?？瓶刂乒芾?。實(shí)施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產(chǎn)成本較年度目標(biāo)計(jì)劃降低22706萬元,在同行業(yè)排名21名。

3統(tǒng)一采購付款,加強(qiáng)明細(xì)帳管理

漣鋼實(shí)施ERP前,采購付款是由駐采購部財(cái)務(wù)科、駐進(jìn)出口部財(cái)務(wù)科根據(jù)所在單位計(jì)劃付款。有的供應(yīng)商在幾個(gè)部門都有業(yè)務(wù),既是供應(yīng)商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應(yīng)商,供應(yīng)商又欠公司銷售貨款,浪費(fèi)資金資源。實(shí)施ERP后,在系統(tǒng)內(nèi)將信息資源共享,同一客戶應(yīng)收應(yīng)付款抵減,隨時(shí)可查客戶余額情況。在實(shí)際操作中,根據(jù)財(cái)務(wù)部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計(jì)劃統(tǒng)一審核支付,避免重復(fù)或應(yīng)抵減銷售貨款款項(xiàng)支付,相應(yīng)節(jié)約了資金資源和財(cái)務(wù)費(fèi)用,財(cái)務(wù)費(fèi)用1~2月較年目標(biāo)計(jì)劃節(jié)約2189萬元。應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳由銷售結(jié)算科、采購結(jié)算科專門管理,賬目清晰,差錯(cuò)率為0。

4規(guī)范憑證制作、傳遞,保障原始單據(jù)完整、真實(shí)

漣鋼在ERP系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)人員按崗位職責(zé)給予權(quán)限,由專人負(fù)責(zé)管理,嚴(yán)格規(guī)定憑證摘要、科目設(shè)置、附件說明等,使系統(tǒng)按照憑證科目歸集成本費(fèi)用、應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳,確保明細(xì)帳與總帳相符。漣鋼財(cái)務(wù)部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡(jiǎn)潔明確是查詢的基礎(chǔ),因此根據(jù)《漣鋼財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規(guī)范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時(shí)間浪費(fèi)。由于會(huì)計(jì)憑證號(hào)是系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)連貫生成,憑證匯集需各個(gè)科室協(xié)助完成,漣鋼財(cái)務(wù)部實(shí)際操作是:付款憑證由會(huì)計(jì)人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現(xiàn)收現(xiàn)付憑證由資金科銀行核算會(huì)計(jì)整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會(huì)計(jì)裝訂成冊(cè)。避免了原始單據(jù)丟失、憑證缺號(hào),保障原始單據(jù)完整、真實(shí)。

5利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),規(guī)范報(bào)表

在現(xiàn)代企業(yè)中,以計(jì)算機(jī)為中心,加強(qiáng)信息溝通,已成為規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要手段。會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)核算工作最終總報(bào)告,是企業(yè)經(jīng)營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據(jù)。漣鋼下屬11個(gè)子公司,在合并報(bào)表中占有重要地位,財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)科利用計(jì)算機(jī)區(qū)域信息網(wǎng)絡(luò),規(guī)范子公司報(bào)表格式、報(bào)出時(shí)間,使數(shù)據(jù)信息共享,加快報(bào)表報(bào)出時(shí)間,提高合并報(bào)表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率,為領(lǐng)導(dǎo)決策贏得時(shí)間。

6完善檔案體系,保障會(huì)計(jì)核算成果真實(shí)性、完整性

會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作貫穿整個(gè)核算過程,從原始數(shù)據(jù)、票據(jù)取得到報(bào)表報(bào)出、檔案歸檔,涉及面非常廣泛,如采購經(jīng)辦人員、銷售人員、班組核算員、成本數(shù)據(jù)獲取人員、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入員、成本費(fèi)用會(huì)計(jì)、資金收付會(huì)計(jì)、報(bào)表會(huì)計(jì)等等,只有明確分工,銜接到位,既分工又合作,才能將會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作有始有終完成。

篇(6)

一、電算化會(huì)計(jì)檔案對(duì)高校的重要性

電算化會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位綜合檔案的重要部分，它既具有原始憑證性與連續(xù)性，又具有嚴(yán)密性、專業(yè)性和廣泛性等特點(diǎn)。電算化會(huì)計(jì)檔案由單位控制、管理，并在高校管理決策中發(fā)揮重大作用。

1.電算化會(huì)計(jì)檔案是真實(shí)記錄高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的證明材料。記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)體系是由最初的會(huì)計(jì)憑證發(fā)展到會(huì)計(jì)賬簿，再發(fā)展到會(huì)計(jì)報(bào)表的，最終形成的會(huì)計(jì)報(bào)表是各項(xiàng)經(jīng)營事項(xiàng)的反映，由它匯集成的資料是高校過去運(yùn)行管理的經(jīng)驗(yàn)。

2.電算化會(huì)計(jì)檔案是高校進(jìn)行財(cái)務(wù)分析的直接依據(jù)。在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中，高校獲得的各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)的具體情況都會(huì)被詳細(xì)地記錄在高校的會(huì)計(jì)檔案里，以便為以后的財(cái)務(wù)預(yù)決算與高校內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理等活動(dòng)提供重要參考。

3.電算化會(huì)計(jì)檔案是高校解決經(jīng)濟(jì)糾紛、懲治腐敗的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案記錄了高校詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與賬目往來，司法部門可以通過對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案的調(diào)查來監(jiān)督它們的經(jīng)營活動(dòng)，稽查違法亂紀(jì)的行為，防止貪污受賄活動(dòng)，保護(hù)國家和高校財(cái)產(chǎn)不被侵犯?？梢哉f高校完整的會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域內(nèi)堵塞漏洞、懲治腐敗的重要依據(jù)。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案載體的特性帶來的問題。以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存于硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)中的會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)電算化軟件安裝光盤等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案很容易被損壞、修改、復(fù)制和失效，而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息失真、泄露，甚至被破壞，從而使會(huì)計(jì)檔案失去價(jià)值。計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)本身也存在漏洞，如會(huì)計(jì)電算化操作人員的權(quán)限設(shè)置不嚴(yán)格、沒有對(duì)數(shù)據(jù)庫保存的數(shù)據(jù)加密以及計(jì)算機(jī)病毒侵害與黑客攻擊等等。

2.計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件版本使用不一致。由于財(cái)務(wù)軟件開發(fā)商之間沒有統(tǒng)一的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，使得市面上的財(cái)務(wù)軟件種類繁多，而財(cái)務(wù)人員熟悉的財(cái)務(wù)軟件又是有限的，不能對(duì)每一款軟件都很了解，這就在使用時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。另一方面由于會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的變化也會(huì)使財(cái)務(wù)軟件不斷發(fā)生變化。

3.電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全?，F(xiàn)行單位對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等缺乏明確的規(guī)章制度，加之以電子形式存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案的易損性和易修改性，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息資源不能被準(zhǔn)確無誤地運(yùn)用。

4.缺乏現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)檔案管理人才。電算化會(huì)計(jì)檔案管理涉及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、會(huì)計(jì)、檔案管理等多方面的專業(yè)知識(shí)，不僅要求檔案管理人員既懂得計(jì)算機(jī)操作，又要懂得會(huì)計(jì)和檔案管理專業(yè)知識(shí)，并能對(duì)財(cái)務(wù)部門的立卷管理進(jìn)行指導(dǎo)。因此，很多檔案管理工作人員由于自身整體素質(zhì)不足，對(duì)檔案管理需要用到的專業(yè)知識(shí)有所欠缺。而目前復(fù)合型電算化會(huì)計(jì)檔案管理人才相當(dāng)匱乏，不能滿足電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求。

三、完善高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

為了更好的實(shí)行信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的管理，解決上述問題，我們認(rèn)為可以從以下方面加以綜合考慮，找出應(yīng)對(duì)策略。

1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)資料控制，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全。會(huì)計(jì)資料是單位的經(jīng)濟(jì)機(jī)密，一旦泄漏將給單位帶來不可估量的損失，而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會(huì)計(jì)資料極易泄漏而不易發(fā)現(xiàn)，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管員負(fù)責(zé)保管；打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后（包括記錄輸出時(shí)間、文件頁數(shù)及操作人員姓名）及時(shí)送達(dá)指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內(nèi)容，以便日后備查；確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。同時(shí)，應(yīng)健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施。

2.統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理軟件，理順數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系。選擇財(cái)務(wù)軟件不僅要選擇軟件功能好的，還要看軟件的開發(fā)者是否具有好的信譽(yù)、充足的開發(fā)資金和足夠的能力。也要注意會(huì)計(jì)電子檔案與選擇的財(cái)務(wù)軟件版本要保持一致，將會(huì)計(jì)電子檔案的格式隨著文檔技術(shù)的發(fā)展不斷升（下轉(zhuǎn)第31頁）（上接第18頁）級(jí)，使在任何時(shí)候形成的電子檔案都具有兼容性。同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化檔案不同于普通的會(huì)計(jì)電算化檔案，它還包括通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)運(yùn)算和分析而得出的高校決策所需的參考信息，因此在對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案進(jìn)行保存時(shí)，還應(yīng)注意這些信息與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于更好達(dá)到內(nèi)控的目的。

3.健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，完善歸檔借閱銷毀程序。從會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等建立切實(shí)可行的管理制度。第一，建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。首先保證資料齊全、立卷規(guī)范并及時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管，按類別和時(shí)間順序?qū)堎|(zhì)會(huì)計(jì)檔案、機(jī)讀會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本以及與之配套的安裝光盤等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案進(jìn)行立卷歸檔。第二，建立嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同時(shí)批準(zhǔn)，并且做詳細(xì)的查閱記錄。第三，保管期滿需要銷毀的電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)后編制銷毀清冊(cè)，有關(guān)部門派人監(jiān)督，方可進(jìn)行銷毀。

4.加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理水平。會(huì)計(jì)檔案工作需要不斷完善、優(yōu)化，建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案干部隊(duì)伍，是會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。因此，除了要加強(qiáng)搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀念，使高校會(huì)計(jì)檔案的管理職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)管理制度的要求。

篇(7)

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理運(yùn)用

一、會(huì)計(jì)檔案的作用

1.憑證作用。會(huì)計(jì)檔案如實(shí)記錄了企業(yè)資金周轉(zhuǎn)活動(dòng)的全過程，利用它對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)管理、開展專項(xiàng)工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。

2.依據(jù)作用。會(huì)計(jì)檔案又是會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)檢查的主要依據(jù)。利用它可以進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的數(shù)量分析，并針對(duì)實(shí)際情況找出差距、發(fā)現(xiàn)問題最終提出改進(jìn)工作的建議和措施。

3.史料作用。通過對(duì)歷年會(huì)計(jì)檔案的研究，發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)管理規(guī)律性特點(diǎn)，總結(jié)企業(yè)發(fā)展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計(jì)劃、決策。

二、會(huì)計(jì)檔案管理與實(shí)際運(yùn)用間存在的問題與對(duì)策

筆者經(jīng)過幾年對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理與運(yùn)用存在著一些尷尬對(duì)峙。淺敘如下：

1.帳簿與憑證的對(duì)應(yīng)管理

現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對(duì)應(yīng)的現(xiàn)金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應(yīng)帳簿卻要獨(dú)自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據(jù)，這樣一來獨(dú)存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。

對(duì)策：配合帳簿的管理相應(yīng)憑證順延管理至帳簿到期或業(yè)務(wù)結(jié)束。

2.會(huì)計(jì)檔案中其它類的工資、獎(jiǎng)金的管理與實(shí)際

工資、獎(jiǎng)金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎(jiǎng)金做為工齡錯(cuò)誤、遺失的唯一原始憑證（考勤表也可，而實(shí)際其又不在歸檔范圍中，故并未保存），使得我單位的工資、獎(jiǎng)金面臨著只是按管理規(guī)定移出庫存而根據(jù)實(shí)際需要卻不能銷毀的尷尬。

這一問題的解決需要社會(huì)保險(xiǎn)、勞資、檔案等多個(gè)部門協(xié)商解決。

3.財(cái)務(wù)機(jī)制資料與檔案裝具矛盾

自2003年始我公司的財(cái)會(huì)帳簿、報(bào)表等改用“用友”軟件機(jī)制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會(huì)計(jì)檔案保管的裝具（標(biāo)準(zhǔn)A4檔案盒）一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹(jǐn)慎地再加工（去其邊角卻又不能傷其筋骨）。

對(duì)策：制作時(shí)即應(yīng)考慮到今后數(shù)十年的保管方便。

4.延期收集的必需及問題

會(huì)計(jì)檔案的收集為第三年，即考慮到財(cái)務(wù)工作實(shí)際的需要，在本會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，其當(dāng)年產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門自行保管一年，以滿足其中未結(jié)事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進(jìn)入檔案管理階段，這其中就有了一個(gè)實(shí)際問題—檔案的未及時(shí)收集（這是目前全國統(tǒng)一執(zhí)行的歸檔例外），這樣經(jīng)過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。

這就需要財(cái)務(wù)部門和檔案部門協(xié)同動(dòng)作，財(cái)務(wù)部門要對(duì)所暫管的上年度會(huì)計(jì)檔案認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格管理；檔案部門也要經(jīng)常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負(fù)責(zé)的認(rèn)識(shí)和想法。

5.檔案到期可其中債權(quán)債務(wù)未了結(jié)

會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、明細(xì)賬應(yīng)獨(dú)立抽出，另行立卷，列入“其它會(huì)計(jì)檔案”，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止或未了結(jié)事項(xiàng)完結(jié)五年后，或至超過法定期限—這時(shí)其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進(jìn)行銷毀。

由此可見，會(huì)計(jì)檔案（尤其是會(huì)計(jì)憑證，因?yàn)槠錇樵搭^）的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權(quán)債務(wù)關(guān)系是否結(jié)束等因素。

6.保管要兼顧檔案的證據(jù)作用、查考價(jià)值等因素

實(shí)際中，憑證的證據(jù)作用、查考價(jià)值是不會(huì)隨著債權(quán)債務(wù)關(guān)系的結(jié)束而結(jié)束的，對(duì)欠債不還的企業(yè)，哪怕已經(jīng)列入呆賬，債權(quán)人也可以保持對(duì)其隨時(shí)追索的權(quán)力；而涉及經(jīng)濟(jì)、民事、刑事等法律案件糾紛的時(shí)候，憑證更是隨時(shí)可以作為至關(guān)重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補(bǔ)。

因此，在保管期滿并已結(jié)清債權(quán)債務(wù)情況下，會(huì)計(jì)憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、法律等多方面的作用是否已經(jīng)結(jié)束，這里也蘊(yùn)含著許多難以人為預(yù)料的因素。

7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會(huì)造成另外一些困惑

首先，隨著檔案的不斷增長(zhǎng)，檔案部門要持續(xù)不斷地投入人力、物力、財(cái)力，建設(shè)檔案庫房、購買檔案設(shè)備、加強(qiáng)檔案管理，這對(duì)企業(yè)的經(jīng)營管理來說，無疑是一個(gè)較重的負(fù)擔(dān)。其次，已過期的和未過期的會(huì)計(jì)檔案混同保管，難以區(qū)分保管價(jià)值，無法對(duì)重要會(huì)計(jì)檔案實(shí)行重點(diǎn)保管，從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。