檔案管理的原則精品(七篇)

序論：寫(xiě)作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇檔案管理的原則范文，愿它們成為您寫(xiě)作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

一、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的概述

在過(guò)去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中的主要核心是行政部門(mén)的管理，這種管理較為單一化和扁平化，而現(xiàn)代企業(yè)制度嚇得企業(yè)檔案管理則更為全面和立體，這種管理制度將多個(gè)部門(mén)多個(gè)管理進(jìn)行結(jié)合，其工作核心由從前單一的行政檔案管理專項(xiàng)以資產(chǎn)為橋梁的企業(yè)資產(chǎn)檔案管理。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息量呈爆炸式增長(zhǎng)，這對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，因此現(xiàn)代企業(yè)檔案管理更多的需要應(yīng)用科學(xué)的管理知識(shí)和更高效的技術(shù)進(jìn)行復(fù)雜海量信息的管理，這也是區(qū)別于傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)之一。

二、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的四大原則

（一）真實(shí)性原則

企業(yè)檔案管理的作用之一就是為企業(yè)的發(fā)展提供可參考信息，在當(dāng)下激烈的商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)下，一個(gè)企業(yè)能否做出正確合適的決策取決于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理能否為企業(yè)提供正確無(wú)誤的真實(shí)信息。因此，確保信息的真實(shí)性是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的原則之一，在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，務(wù)必要將信息進(jìn)行過(guò)濾篩選，核實(shí)其來(lái)源的可靠性與真實(shí)性。

（二）系統(tǒng)性原則

要保證檔案管理工作的高效性，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理就必須保證其組織架構(gòu)完整且完善，這也就是系統(tǒng)化原則的體現(xiàn)。這種系統(tǒng)化原則能夠使得現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作更加高效、清晰和規(guī)范提高企業(yè)查找、讀取和保存信息的效率，從而提高企業(yè)運(yùn)作效率。

（三）全面性原則

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的全新格局之下，現(xiàn)代企業(yè)所需要處理和管理的信息范圍極為廣闊，當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益發(fā)達(dá)，互聯(lián)網(wǎng)逐漸接入到商業(yè)社會(huì)之中，這讓企業(yè)的貿(mào)易范圍也實(shí)現(xiàn)了前所未有的擴(kuò)張，在這種大環(huán)境下，企業(yè)面臨著信息范圍廣泛、信息成分復(fù)雜的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，這使得企業(yè)檔案管理不再僅僅局限于過(guò)去單純的檔案收集和整理，其要對(duì)各種各樣的信息進(jìn)行全方位的收集和管理。

（四）有效性原則

現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理中一定要遵循信息有效性原則，這種有效性通常被分為兩種，信息的時(shí)間有效性和價(jià)值有效性。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，信息通常都具有極高的時(shí)效性，許多信息都是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)，因此對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理而言，在信息采集和信息管理上務(wù)必保證時(shí)間有效性，這樣才能高效進(jìn)行貿(mào)易。第二個(gè)則是價(jià)值有效性，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的海量信息下，存在大量的無(wú)效信息需要在檔案管理工作中進(jìn)行有效的排除。

三、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的重視程度不高

由于企業(yè)檔案管理工作并不能夠?yàn)槠髽I(yè)直接生成經(jīng)濟(jì)效益，許多現(xiàn)代企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案管理的重視程度并不高，認(rèn)為在企業(yè)管理中，這項(xiàng)工作的存在必要性不大。這種問(wèn)題的產(chǎn)生歸根結(jié)底是企業(yè)對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠清晰和深刻，不明確這項(xiàng)工作的職責(zé)所在及其重要性。

（二）企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式落后于時(shí)代

許多企業(yè)在檔案管理工作上缺乏與時(shí)俱進(jìn)的工作理念和工作方式，當(dāng)下，我國(guó)已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，過(guò)去傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理制度早已落伍，不再適用于當(dāng)下復(fù)雜且海量的信息處理及采集，并且多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，并不能夠全身心地投入到檔案管理工作中，隨著人事調(diào)動(dòng)，其所管理的檔案也將發(fā)生變動(dòng)。除此之外，許多企業(yè)在當(dāng)下社會(huì)仍舊采用落后的紙質(zhì)檔案管理，這種檔案管理對(duì)于如今的海量信息而言效率極低，對(duì)企業(yè)檔案管理造成極大的不便。由于當(dāng)下許多企業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作缺乏一定的安全保障。

四、 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的相應(yīng)對(duì)策

（一）加強(qiáng)企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視程度

企業(yè)需更加重視現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度，完善整個(gè)檔案管理系統(tǒng)，建立有效的工作機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部對(duì)于該項(xiàng)工作的認(rèn)知和學(xué)習(xí)，明確其職能和重要性，是企業(yè)內(nèi)部從上到下充分意識(shí)到企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重大意義，通過(guò)這樣的手段促使企業(yè)完善企業(yè)檔案管理的制度，提高企業(yè)檔案管理的工作效率。

（二）加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)人員的專業(yè)訓(xùn)練

企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)訓(xùn)練，定期舉行檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)以提升相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其明確自身職責(zé)所在，掌握現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的知識(shí)和技能，相關(guān)人員務(wù)必專職專崗，保證其工作效率。對(duì)于企業(yè)的老職工，因主要以企業(yè)檔案管理的技術(shù)轉(zhuǎn)化為主，例如：對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代所需的計(jì)算機(jī)檔案管理技能。而對(duì)于新入職的管理人員，則首先需要對(duì)他們進(jìn)行最基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，使其明確其中的專業(yè)性理論知識(shí)，可以采用一幫一的模式，讓具有工作經(jīng)驗(yàn)的老職員帶新職員，形成互幫互助的模式和學(xué)習(xí)風(fēng)氣，全方面提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

（三）采用現(xiàn)代化信息化的辦公技術(shù)，提升工作理念

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理的工作理念和工作方式也需要與時(shí)俱進(jìn)，過(guò)去對(duì)于企業(yè)檔案管理單一的認(rèn)識(shí)已經(jīng)落伍，檔案管理部門(mén)需要具備與時(shí)代同步的工作理念，采用先進(jìn)的信息化辦公方法，將容易腐朽丟失且浪費(fèi)資源和空間的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為高效便捷的計(jì)算機(jī)檔案管理，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，運(yùn)用科學(xué)的手段工作，提高檔案管理的效率。

（四）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的安全性

企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻，因此必須保證企業(yè)檔案管理的安全性，才能保證企業(yè)安全有效地運(yùn)作。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的保密制度，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行制度上的約束，以保證其不會(huì)在工作過(guò)程中將企業(yè)檔案和信息外泄，一旦發(fā)現(xiàn)泄密者，務(wù)必嚴(yán)加查辦，并給予嚴(yán)厲處分，以保證企業(yè)檔案的安全性。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息安全也成為了人們的焦點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極普及互聯(lián)網(wǎng)安全知識(shí)，讓員工了解和意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全隱患的嚴(yán)重性，加大IT部門(mén)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全工作的工作力度，保證企業(yè)檔案的安全性。

篇(2)

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了科技的發(fā)展，加快了事業(yè)單位的行政改革，事業(yè)單位為了更好的生存下去，為了更好的發(fā)展下去，應(yīng)該建立一個(gè)比較民主、比較科學(xué)的體制。事業(yè)單位的高效運(yùn)行與檔案的科學(xué)有效管理有著十分密切的聯(lián)系。所以事業(yè)單位應(yīng)該高度重視檔案管理的創(chuàng)新。為了便于事業(yè)單位的評(píng)價(jià)，各個(gè)單位應(yīng)該使自身的檔案制度更加科學(xué)更加規(guī)范，進(jìn)而提高檔案管理的效率。

1.檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，在很大程度上阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展，而且影響了事業(yè)單位在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)中起的作用。

1.1不平衡的重視程度

我國(guó)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視度不高，不同的機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理的重視程度不同，嚴(yán)重的時(shí)候，有些事業(yè)單位完全忽視了事業(yè)單位的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時(shí)間、需要的資金、人力、財(cái)力，而且不能起到很好的監(jiān)督作用。目前來(lái)說(shuō)，有些事業(yè)單位逐步將檔案管理作為本單位的工作計(jì)劃，而且安排了相應(yīng)的人員去付諸實(shí)施，然而在實(shí)際工作中，檔案管理的機(jī)制還是存在很多問(wèn)題的。

1.2較差的保管條件

由于檔案管理剛剛引起相關(guān)部門(mén)的重視，所以很多單位很難滿足事業(yè)單位管理體制統(tǒng)一、規(guī)范、整齊的要求。有的事業(yè)單位的檔案管理成了擺放任何東西的儲(chǔ)存室，而且檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案柜的編碼比較凌亂。總的來(lái)看，事業(yè)單位的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施存在很大的漏洞，嚴(yán)重?fù)p壞了部分檔案。

1.3薄弱的業(yè)務(wù)素質(zhì)

為了更好的勝任檔案管理的相關(guān)工作，管理人員應(yīng)該有較高的素質(zhì)，才能完成這項(xiàng)技術(shù)性和政策性較強(qiáng)的工作。很多事業(yè)單位的檔案管理人員多是從其他部門(mén)調(diào)過(guò)來(lái)的，一般擔(dān)任好幾個(gè)職務(wù)，太多的工作使得他們迫于應(yīng)付檔案的管理工作，對(duì)于檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性起到了一定的阻礙作用。檔案管理人員的素質(zhì)比較低，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理十分的不利。檔案管理水平的高低與文件歸檔的水平、文件的分類、文件的保管期限有著十分密切的聯(lián)系，較低的素質(zhì)，使得檔案管理不能及時(shí)交底和不能按時(shí)歸檔的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。很多檔案管理人員沒(méi)有責(zé)任性，應(yīng)付檔案管理的工作，這種隨意應(yīng)付的現(xiàn)象使得檔案管理受到了很大的阻礙。

2.檔案管理的創(chuàng)新

2.1健全制度

事業(yè)單位的檔案管理制度應(yīng)該有所完善，所以在建立時(shí)應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則。首先，檔案管理的相關(guān)制度的建立應(yīng)該遵循科學(xué)性和合理性的原則，建立的制度應(yīng)該從自身單位的實(shí)際情況出發(fā)，滿足自身單位的檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)而更好的進(jìn)行本單位的檔案管理的相關(guān)工作。第二，事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)該秉承實(shí)用簡(jiǎn)明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。其次，檔案管理制度的建立應(yīng)該能夠約束員工也能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向的約束性可以較好的發(fā)揮檔案管理制度的管理性，事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)起著引導(dǎo)和榜樣的作用，可以促進(jìn)檔案制度的實(shí)施。最后，檔案管理制度的建立中應(yīng)該將嚴(yán)肅性作為原則。為了更好的執(zhí)行檔案管理制度，在檔案管理的執(zhí)行中應(yīng)該將其權(quán)威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過(guò)程中，應(yīng)該做到獎(jiǎng)罰分明。

2.2加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

各級(jí)行政事業(yè)單位要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)檔案工作實(shí)行定性、定量考核，可按照分級(jí)分類指導(dǎo)的原則，通過(guò)等級(jí)升降來(lái)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理；同時(shí)應(yīng)參考國(guó)家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.3開(kāi)展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。首先，各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

2.4增強(qiáng)檔案人員綜合素質(zhì)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案人員素質(zhì)狀況決定了檔案工作水平高低。因此，構(gòu)建一支穩(wěn)定的檔案人員隊(duì)伍，不斷提高專業(yè)水平與管理能力，已成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的必經(jīng)之路。

篇(3)

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；檔案管理；內(nèi)控制度

當(dāng)前，國(guó)家財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財(cái)務(wù)部門(mén)的號(hào)召來(lái)建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對(duì)象。但是，從實(shí)際的高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來(lái)做好內(nèi)控制度的建設(shè)。

一、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)內(nèi)部控制中的重要性

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)核算過(guò)程中產(chǎn)生和接收的會(huì)計(jì)資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。1.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)控過(guò)程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中具有非常重要的作用，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案本身形成的過(guò)程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)檔案客觀記錄了高校財(cái)務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，全面覆蓋了各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程，無(wú)論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對(duì)賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實(shí)性，不能篡改。因此，會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過(guò)程。2.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國(guó)家財(cái)務(wù)部門(mén)的號(hào)召，注重內(nèi)部控制，在實(shí)施內(nèi)部控制的過(guò)程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實(shí)施過(guò)程中，要對(duì)所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面的控制。同時(shí)，要記載各種具有保存價(jià)值的圖表、文字等會(huì)計(jì)資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會(huì)背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理。內(nèi)部控制方法中對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財(cái)務(wù)管理制度，建設(shè)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實(shí)會(huì)計(jì)人員的崗位責(zé)任制度，并對(duì)會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，并對(duì)會(huì)計(jì)憑證處理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告處理以及會(huì)計(jì)賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會(huì)計(jì)資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實(shí)高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對(duì)高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠?yàn)楦咝５呢?cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控存在的不足

1.沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的功能。高校的財(cái)務(wù)部門(mén)在高校中具有非常重要的地位，可以說(shuō)高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開(kāi)財(cái)務(wù)部門(mén)，無(wú)論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門(mén)都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門(mén)之一。但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，大部分的高校財(cái)務(wù)人員都將工作重點(diǎn)放在和財(cái)務(wù)相關(guān)的工作上，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中投入的精力和時(shí)間比較少，沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識(shí)比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)有待升級(jí)。近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，高校的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也越來(lái)越多樣化。所以，會(huì)計(jì)檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要是針對(duì)以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，這種落后的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問(wèn)題和不足，無(wú)法對(duì)海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)進(jìn)行處理。近年來(lái)，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲(chǔ)存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和其他部門(mén)的信息化管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問(wèn)題。不僅如此，高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在電子存儲(chǔ)方面還具有一定的提升空間，在對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行存檔時(shí)雖然比較穩(wěn)定，但是，對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當(dāng)前的高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢(shì)來(lái)快速檢索大量賬目，同時(shí)還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對(duì)于電子檔案還能夠進(jìn)行加密，能夠確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)要及時(shí)升級(jí)。3.高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會(huì)計(jì)檔案管理都?xì)w于獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理只是流于形式，真正來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的還是財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，一般是以我國(guó)的會(huì)計(jì)檔案管理法來(lái)開(kāi)展工作，高校自行制定的會(huì)計(jì)檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財(cái)務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)際的工作中，不知道是按照行政會(huì)計(jì)來(lái)執(zhí)行還是按照企業(yè)會(huì)計(jì)來(lái)執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財(cái)務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨(dú)立的規(guī)定，而很多高校并沒(méi)有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來(lái)制定健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)各種問(wèn)題。4.高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，部分高校財(cái)務(wù)部門(mén)并沒(méi)有專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財(cái)務(wù)部門(mén)設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會(huì)計(jì)檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門(mén)的人員來(lái)兼職，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。

三、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)

1.重視會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制貫徹在會(huì)計(jì)檔案管理全過(guò)程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過(guò)程中做好各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計(jì)劃和活動(dòng)計(jì)劃來(lái)做好預(yù)算。在分配經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，一定要將會(huì)計(jì)檔案管理中的各項(xiàng)必要的支出都充分考慮進(jìn)去，對(duì)于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺(tái)建設(shè)等各項(xiàng)工作都要做好充足的預(yù)算，確?；窘ㄔO(shè)有充足的經(jīng)費(fèi)，建立經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制的有效機(jī)制。制定會(huì)計(jì)控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項(xiàng)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高?？梢越Y(jié)合最新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法來(lái)制定會(huì)計(jì)檔案管理制度和辦法，同時(shí)，也要結(jié)合高校的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的入冊(cè)、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過(guò)有效的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制來(lái)促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)專人專管。高校會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此，應(yīng)該由專門(mén)的人員來(lái)進(jìn)行專業(yè)管理。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施專人專管的制度。在實(shí)際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來(lái)做好會(huì)計(jì)檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員來(lái)審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會(huì)計(jì)檔案入冊(cè)并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行專管，各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個(gè)流程。在會(huì)計(jì)檔案的專人專管過(guò)程中，一定要充分結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的管理制度來(lái)完成對(duì)應(yīng)的工作，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機(jī)制，通過(guò)獎(jiǎng)懲制度來(lái)調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識(shí)，從而高質(zhì)完成對(duì)應(yīng)的工作。3.做好會(huì)計(jì)檔案管理的組織建設(shè)。高校會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開(kāi)好的組織建設(shè)，在會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，如果管理的層級(jí)比較多，那么將會(huì)導(dǎo)致管理的力量分散，會(huì)嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會(huì)計(jì)檔案在管理過(guò)程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過(guò)程以及傳達(dá)指令時(shí)要經(jīng)過(guò)科室來(lái)進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點(diǎn)，要按照制衡性的原則來(lái)進(jìn)行管理，而會(huì)計(jì)檔案的管理當(dāng)前功能不獨(dú)立，沒(méi)有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理職能造成一定的影響，使得會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來(lái)，影響了會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和可靠性。針對(duì)這種情況，就要求高校會(huì)計(jì)檔案要獨(dú)立設(shè)置科室，由會(huì)計(jì)管理部門(mén)直接領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)計(jì)檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會(huì)計(jì)核算功能科室、收費(fèi)功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來(lái)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。在高校的會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，尤其是要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理科室，并選擇2～3人來(lái)做好會(huì)計(jì)檔案管理的專職工作，會(huì)計(jì)檔案保存和查詢有專門(mén)的人員負(fù)責(zé)，建立臺(tái)賬，會(huì)計(jì)檔案的查閱都要做好登記備案，建立對(duì)應(yīng)的臺(tái)賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)管理部門(mén)的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來(lái)確保會(huì)計(jì)檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過(guò)內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會(huì)計(jì)管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時(shí)間，使用完之后一定要及時(shí)歸還。會(huì)計(jì)檔案管理人員要對(duì)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期的清點(diǎn)和整理。5.升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制，升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，使其和財(cái)務(wù)核算的平臺(tái)能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時(shí)應(yīng)用到會(huì)計(jì)檔案的管理過(guò)程中，以此來(lái)強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完善存儲(chǔ)設(shè)施，不僅要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，同時(shí)還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進(jìn)行存檔，這樣在檔案查閱時(shí)就更加便捷，只要通過(guò)憑證號(hào)就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來(lái)。通過(guò)電子檔案?jìng)浞菽軌蜓娱L(zhǎng)檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理崗位的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化培訓(xùn)和會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)部門(mén)面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財(cái)務(wù)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來(lái)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，讓會(huì)計(jì)檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來(lái)適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需求和環(huán)境變化。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃萍.關(guān)于高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度建設(shè)的探討[J].文存閱刊，2019

[2]胡苗.從內(nèi)部控制視角談高校會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[3]王利榮.淺析高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)[J].內(nèi)蒙古師大學(xué)報(bào)(哲社漢文版)，2018

[4]周愛(ài)蘭.從內(nèi)部控制視角談高校會(huì)計(jì)檔案管理建設(shè)[J].智庫(kù)時(shí)代，2018

[5]張紫蓓.完善會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部控制制度策略分析[J].卷宗，2016

[6]黃金玲.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)研究[J].中國(guó)管理信息化，2020

[7]張小光.淺談高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)[J].卷宗，2019

[8]孔莉.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制制度建設(shè)分析[J].中國(guó)新通信，2020

[9]卿春莉.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案存在的問(wèn)題及其解決思路探討[J].現(xiàn)代交際，2020

[10]馬明欣.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)及應(yīng)用分析[J].納稅，2020

[11]孔利娟.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)探究[J].卷宗，2020

篇(4)

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書(shū)檔案管理；堅(jiān)持原則

作者簡(jiǎn)介：趙文輝（1969-），女，遼寧大連人，國(guó)網(wǎng)遼寧省電力有限公司大連培訓(xùn)中心辦公室，館員。（遼寧 大連 116023）

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2013）27-0176-02

文書(shū)檔案，即作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的公文。它具有三個(gè)特征：一是它的形成者是黨和國(guó)家的各級(jí)機(jī)關(guān)及社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，也包括以個(gè)人名義出現(xiàn)而代表一定組織的負(fù)責(zé)人；二是它產(chǎn)生于公務(wù)活動(dòng)，是公務(wù)活動(dòng)實(shí)踐的結(jié)晶，具有參考性、憑證性、信息存儲(chǔ)性；三是它是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，這種轉(zhuǎn)化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對(duì)日后工作有一定的參考價(jià)值，按一定規(guī)律集中存放而形成文件的組合。

文書(shū)檔案管理是企業(yè)管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業(yè)中的文書(shū)檔案一般歸屬于企業(yè)黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業(yè)文書(shū)檔案管理必須堅(jiān)持的原則進(jìn)行了闡述。

一、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的保密化原則

文書(shū)檔案如同科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，文書(shū)的秘密程度可分為：絕密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家核心機(jī)密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受重大損害的公文；機(jī)密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家重要秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重?fù)p害的公文；秘密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家一般秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受一定損害的公文；內(nèi)部文件——是指內(nèi)容雖不涉及秘密，但不宜公開(kāi)或不必對(duì)社會(huì)公開(kāi)，只限在國(guó)內(nèi)某系統(tǒng)、某單位內(nèi)部使用的公文。

電力企業(yè)文書(shū)檔案的秘密級(jí)別也可依據(jù)以上規(guī)定劃分，但絕密文件、機(jī)密文件極少，只是秘密文件或大量的內(nèi)部文件。電力企業(yè)把自身的安全穩(wěn)定當(dāng)做生存發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書(shū)檔案管理必須從維護(hù)企業(yè)的根本利益出發(fā)，從維護(hù)職工隊(duì)伍的穩(wěn)定局面出發(fā)，堅(jiān)持保密化原則。由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，現(xiàn)代通信、辦公自動(dòng)化設(shè)備的普及，使泄密渠道增多，高新技術(shù)被廣泛運(yùn)用于竊密活動(dòng)，保密及防范工作無(wú)論從形式到內(nèi)容都面臨著許多挑戰(zhàn)。為此，文書(shū)檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現(xiàn)代意識(shí)和創(chuàng)新姿態(tài)，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發(fā)展的步伐，不斷更新保密手段，增強(qiáng)技術(shù)防范能力和檢查能力。

堅(jiān)持文書(shū)檔案管理保密化原則，要采取被實(shí)踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責(zé)任制落實(shí)到人。機(jī)要秘書(shū)和文書(shū)檔案管理人員是最主要的人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負(fù)責(zé)部門(mén)，這些人員和部門(mén)要進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為己任，力爭(zhēng)做到保密工作不出現(xiàn)任何紕漏。

但是在堅(jiān)持文書(shū)檔案管理保密化原則的同時(shí)，也要正確處理好保密工作與企業(yè)中心工作的關(guān)系。文書(shū)檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書(shū)檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴(yán)格劃分保密等級(jí)，做好保密工作的同時(shí)，要盡量公開(kāi)文書(shū)檔案的范圍，該放開(kāi)的一定放開(kāi)，堅(jiān)決破除文書(shū)檔案管理的神秘化色彩。

二、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化原則

文書(shū)檔案固然是文書(shū)，但是并不是所有的文書(shū)都是文書(shū)檔案，只能說(shuō)文書(shū)是文書(shū)檔案的基礎(chǔ)和來(lái)源。文書(shū)檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學(xué)管理方法。文書(shū)檔案管理要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，或者說(shuō)文書(shū)檔案工作要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。電力企業(yè)盡管有其獨(dú)特性，但是在文書(shū)檔案管理上卻不能獨(dú)出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》，又要遵循上級(jí)主管部門(mén)指定的各種文書(shū)檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴(yán)格執(zhí)行。即在文書(shū)檔案管理的實(shí)際工作中，對(duì)文書(shū)檔案的管理原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，都要實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以求得協(xié)調(diào)統(tǒng)一的最佳的程序與效益。

文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容很多，可以說(shuō)包羅萬(wàn)象，其中主要內(nèi)容包括：專業(yè)名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)、庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、制成材料標(biāo)準(zhǔn)以及文書(shū)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等標(biāo)準(zhǔn)。如：文書(shū)來(lái)源的標(biāo)準(zhǔn)名稱，可分為對(duì)外文件（簡(jiǎn)稱發(fā)文，是指本單位向外單位包括上級(jí)部門(mén)發(fā)出的文件）、收來(lái)文件（簡(jiǎn)稱收文，是指外單位包括上級(jí)部門(mén)送至的文件）、內(nèi)部文件（是指限于本單位內(nèi)部制定、運(yùn)行和使用的文件）。按文書(shū)的行文關(guān)系和行文方向的標(biāo)準(zhǔn)名稱，可分為上行文（是指下級(jí)單位向隸屬的上級(jí)單位報(bào)送的行文）、平行文（是指同級(jí)或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)單位對(duì)所屬的下級(jí)單位的行文）。再如：文書(shū)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)是在企業(yè)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤(pán)等）必須立卷歸檔，歸檔的文書(shū)必須準(zhǔn)確反映企業(yè)工作的真實(shí)歷史面貌，歸檔文書(shū)必須進(jìn)行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業(yè)職代會(huì)工作報(bào)告、黨委工作總結(jié)、黨委及總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要、企業(yè)的重要命令、決定、通報(bào)等，均符合歸檔要求，理所當(dāng)然地列為文書(shū)檔案。

文書(shū)檔案管理堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，便于應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高管理質(zhì)量和利用價(jià)值。

三、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的信息化原則

文書(shū)按物質(zhì)載體大致可分為紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件、電子文件四種。其中，紙質(zhì)文件是指用紙張印刷、書(shū)寫(xiě)的文件。感光介質(zhì)文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質(zhì)載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質(zhì)文件是指以磁帶、磁盤(pán)等磁性材料為物質(zhì)載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計(jì)算機(jī)磁帶文件和磁盤(pán)文件、磁光盤(pán)文件等。電子文件是指借助于電子計(jì)算機(jī)生成、傳輸和處理的文件。

在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的歷史階段，文書(shū)檔案中幾乎全是紙質(zhì)文件，充其量有少許感光介質(zhì)文件。而當(dāng)今是一個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)鋪天蓋地。由于信息網(wǎng)絡(luò)具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對(duì)獨(dú)立等優(yōu)勢(shì)，綜合了報(bào)刊、廣播、電視、圖書(shū)、錄音錄像等媒介的所有優(yōu)點(diǎn)，而文書(shū)檔案中的四種物質(zhì)載體都可以運(yùn)行于信息化網(wǎng)絡(luò)中，如其中的紙質(zhì)文件經(jīng)過(guò)掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業(yè)中盛行無(wú)紙化辦公，大量公文可以通過(guò)上網(wǎng)公布、審閱、批復(fù)等。文書(shū)檔案的信息化潮流勢(shì)不可擋，越來(lái)越廣泛地運(yùn)用于文書(shū)檔案管理中。

檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，而且可以在網(wǎng)絡(luò)上完成檢索查詢，也給使用者提供了方便。但是也應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，由于紙質(zhì)文件具有保存壽命長(zhǎng)的優(yōu)點(diǎn)，具有原始性、真實(shí)性、權(quán)威性以及法律地位不可替代性的特點(diǎn)，它在文書(shū)檔案中的主導(dǎo)地位是不可動(dòng)搖的。

為此，堅(jiān)持文書(shū)檔案信息化的出發(fā)點(diǎn)是要堅(jiān)持管理現(xiàn)代化，也就是文書(shū)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化，其主要標(biāo)志是文書(shū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)用于檔案的接收、編目、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作。另外，可采用信息化網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)與現(xiàn)代化技術(shù)相配套的文書(shū)檔案科學(xué)管理方法和組織手段。如紙質(zhì)文件易磨損，當(dāng)前許多電力企業(yè)將紙質(zhì)文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿足了使用者的需要，而且使紙質(zhì)文件得以有效保護(hù)。

四、堅(jiān)持文書(shū)檔案管理的最大化利用原則

具體而言，企業(yè)文書(shū)有五個(gè)作用：一是指導(dǎo)作用。文書(shū)是上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的一種工具。上級(jí)單位通過(guò)指示、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等公文，對(duì)下級(jí)單位的工作進(jìn)行具體的指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)。這些公文一經(jīng)發(fā)出，下級(jí)單位必須執(zhí)行。離開(kāi)了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態(tài)。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規(guī)范作用。企業(yè)通過(guò)公文的法律、法令、法規(guī)、規(guī)章制度一經(jīng)制定和生效，必須堅(jiān)決執(zhí)行。它們不僅是企業(yè)員工的行為準(zhǔn)則，也是企業(yè)員工進(jìn)行各項(xiàng)工作、開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)的具體依據(jù)。三是溝通作用。上下級(jí)或平級(jí)單位是通過(guò)公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的。通過(guò)公文能及時(shí)處理具體問(wèn)題，獲得相關(guān)信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開(kāi)展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達(dá)某一方針政策，或針對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中普遍存在的問(wèn)題或認(rèn)識(shí)偏差，通過(guò)啟發(fā)誘導(dǎo)，使員工明白確立什么立場(chǎng)，堅(jiān)持什么原則，應(yīng)該怎么做的同時(shí)，還要說(shuō)明為什么要這樣做。五是憑證和依據(jù)作用。各種公文反映了制發(fā)單位的意圖，同時(shí)也是證實(shí)這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問(wèn)題的依據(jù)。

文書(shū)通過(guò)收集、選擇、整理而轉(zhuǎn)化為文書(shū)檔案。企業(yè)文書(shū)檔案的作用盡管不完全等同于文書(shū)的作用，但是絕不能小瞧了這些“昨日黃花”。文書(shū)檔案是企業(yè)公務(wù)活動(dòng)的查考憑據(jù)，是企業(yè)管理的必要因素，是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要依據(jù)，是企業(yè)重大活動(dòng)的反映材料，是宣傳教育職工真實(shí)生動(dòng)的素材，也是企業(yè)管理者與領(lǐng)導(dǎo)者依法決策的參謀。文書(shū)檔案管理的落腳點(diǎn)，就是充分發(fā)揮文書(shū)檔案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定現(xiàn)行文書(shū)，文書(shū)檔案也有著重要的借鑒作用，可使之保持連續(xù)性、可行性、一貫性。

篇(5)

關(guān)鍵詞：檔案管理；私營(yíng)企業(yè)；經(jīng)濟(jì)效益

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2017）07-0183-03

私營(yíng)企業(yè)和國(guó)營(yíng)企業(yè)是國(guó)家經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案采取集中統(tǒng)一管理的模式，具體表述為：在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案室或是檔案中心，有相應(yīng)的機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)將所有檔案放入檔案室，統(tǒng)一管理和調(diào)配促進(jìn)國(guó)營(yíng)企業(yè)的工作順利開(kāi)展。國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案受到上級(jí)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和審查，使得國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案管理有序化、透明化。但私營(yíng)企業(yè)因?yàn)椴⒉皇苌霞?jí)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和審查，私營(yíng)企業(yè)主并沒(méi)有引起足夠的重視，使得私營(yíng)企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)了混亂狀態(tài)，私營(yíng)企業(yè)的檔案管理中存在“死檔”“棄檔”的現(xiàn)象。由于電子檔案的出現(xiàn)，一些私營(yíng)企業(yè)開(kāi)始利用電子檔案對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理，但如何合理利用電子檔案，如何開(kāi)發(fā)電子檔案的利用價(jià)值，如何使電子檔案和紙質(zhì)檔案更好地結(jié)合，依舊是一個(gè)需要解決的問(wèn)題。

一、私營(yíng)企業(yè)檔案管理與經(jīng)濟(jì)效益之間的關(guān)系

1.科學(xué)的私營(yíng)企業(yè)檔案管理能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。首先，需要明確什么是企業(yè)檔案這個(gè)概念。企業(yè)檔案是指借助文字、表格、數(shù)據(jù)、報(bào)告、論文等形式記錄企業(yè)的過(guò)去和現(xiàn)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等方面的成果。企業(yè)檔案不僅是對(duì)過(guò)去和現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展的總結(jié)，更主要的是通過(guò)檔案企業(yè)可以安排生產(chǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在發(fā)揮企業(yè)的發(fā)展和預(yù)測(cè)企業(yè)的發(fā)展動(dòng)力等方面，發(fā)揮著不可替代的作用?，F(xiàn)有的企業(yè)檔案的類型分為人事檔案、科技檔案和會(huì)計(jì)檔案等類型[1]。私營(yíng)企業(yè)的發(fā)展中企業(yè)檔案通過(guò)對(duì)社會(huì)和企業(yè)的相關(guān)方面，對(duì)各類信息進(jìn)行再加工，解釋企業(yè)出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)而對(duì)企業(yè)進(jìn)行合理規(guī)劃，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。其中，企業(yè)檔案中的人事檔案是指在某一時(shí)期，企業(yè)所任免的員工的基本信息、職位、履歷勞動(dòng)合同、績(jī)效考核、人員調(diào)動(dòng)以及員工所具有的能力的信息。人事檔案是一個(gè)無(wú)形的資產(chǎn)，可以很清楚地搜索員工的信息，并且能夠形成具體職位的員工應(yīng)該具有怎樣的素質(zhì)。為員工的升遷提供重要的參考項(xiàng)目，能夠做到真正的任人唯賢。人力資本的正確使用能夠促進(jìn)企業(yè)人力資本的開(kāi)發(fā)，評(píng)估企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α？萍紮n案是指企業(yè)在發(fā)展時(shí)記錄企業(yè)科技人員的科技成果和智慧。在科技檔案的記錄中，企業(yè)的科技成果和智慧代表著企業(yè)的創(chuàng)新和創(chuàng)造能力，宣示了企業(yè)的發(fā)展動(dòng)力。一個(gè)企業(yè)的科技檔案越豐富，證明企業(yè)人員的積極性和創(chuàng)造力得到了很大程度的開(kāi)發(fā)，提高企業(yè)的發(fā)展水平。會(huì)計(jì)檔案是指企業(yè)在一個(gè)時(shí)期收支情況的明細(xì)。一個(gè)企業(yè)是盈利還是虧空，在會(huì)計(jì)檔案中能夠很清楚地顯示。會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)企業(yè)檔案的重要組成部分，代表了企業(yè)生存和發(fā)展的結(jié)果。會(huì)計(jì)檔案中含有企業(yè)的保密信息，在檔案管理中藥明確檔案的性質(zhì)和檔案的重要性。只有合理的檔案管理，才能促進(jìn)企業(yè)工作的更新和發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的正規(guī)化和品牌化。

2.客觀的私營(yíng)企業(yè)檔案管理，能夠評(píng)估企業(yè)的發(fā)展動(dòng)力。私營(yíng)企業(yè)的檔案的管理不僅包括企業(yè)檔案的管理，而且還包括檔案的保存。只有合理地保存，才能開(kāi)展下一步的管理。企業(yè)的檔案管理要做到不能有“死檔”“棄檔”，所有檔案的資料齊全，才能進(jìn)行檔案的管理。在企業(yè)的人事管理檔案方面，通過(guò)對(duì)員工的評(píng)估和員工的晉升能夠很容易地判斷員工的發(fā)展?jié)摿?，人力資本的開(kāi)發(fā)能夠更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展動(dòng)力。當(dāng)然，對(duì)員工等人力資本的評(píng)估要做到公正客觀。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Τ巳肆Y本外，還需要財(cái)力和物力的支持。人、財(cái)、物的充分開(kāi)發(fā)，才能評(píng)估到企業(yè)的發(fā)展動(dòng)力。會(huì)計(jì)檔案和科技檔案有著不可替代的作用，會(huì)計(jì)檔案能夠?yàn)樗綘I(yíng)企業(yè)理清企業(yè)的財(cái)務(wù)，為企業(yè)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障；科技檔案是一個(gè)企業(yè)人力資本得到最大程度的開(kāi)發(fā)的依據(jù)能夠?yàn)槠髽I(yè)和員工個(gè)人的發(fā)展提供更多的無(wú)形資產(chǎn)。對(duì)各個(gè)方面檔案的評(píng)估能夠評(píng)估私營(yíng)企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α５F(xiàn)存的私營(yíng)企業(yè)的檔案存在流動(dòng)性大、規(guī)范性不足等問(wèn)題，所以私營(yíng)企業(yè)需要建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范。

3.規(guī)范的私營(yíng)企業(yè)的檔案管理能夠有理有據(jù)地解決糾紛。在法治社會(huì)中，在企業(yè)界有經(jīng)濟(jì)往來(lái)的私營(yíng)企業(yè)免不了會(huì)發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛。對(duì)待經(jīng)濟(jì)糾紛，最好的方式是能夠達(dá)成某種經(jīng)濟(jì)利益的一致，如果達(dá)不成一致的意見(jiàn)，只能尋求法律途徑解決。在尋求法律途徑時(shí)，要想打贏官司，必須有相應(yīng)的證據(jù)，證明企業(yè)在整個(gè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)中的合法地位。在經(jīng)濟(jì)糾紛中，規(guī)范合理的企業(yè)管理為解決糾紛提供相當(dāng)有分量的證據(jù)。如果一個(gè)企業(yè)陷入到經(jīng)濟(jì)糾紛中，卻沒(méi)有足夠的材料證明自己的合法地位，對(duì)整個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)會(huì)是致命的打擊。此外，在私營(yíng)企業(yè)的內(nèi)部，合伙人或是員工之間也會(huì)存在利益的糾紛，檔案的合理管理，為解決這些利益糾紛提供了依據(jù)。在處理糾紛時(shí)，應(yīng)秉承公正公開(kāi)的原則。規(guī)范的私營(yíng)企業(yè)的檔案管理在檔案的采集、檔案的保存、檔案的管理、檔案的提取等方面都有明確的規(guī)定，在各個(gè)環(huán)節(jié)都做到了公正和客觀的原則，能夠促進(jìn)檔案管理的正常發(fā)展。如果在檔案管理的某個(gè)方面出現(xiàn)了遺漏或是出現(xiàn)了紕漏，在整個(gè)檔案的發(fā)展方面都是不利的。如果做不到在檔案的管理方面正規(guī)，企業(yè)所面臨將是重大的困難。無(wú)論哪個(gè)層面的糾紛，都無(wú)法正常的處理。糾紛無(wú)法正常處理，就會(huì)出現(xiàn)影響企業(yè)正常發(fā)展的現(xiàn)象。

二、私營(yíng)企業(yè)檔案管理的原則

1.靈活性原則。私營(yíng)企業(yè)檔案管理存在管理意識(shí)淡薄、內(nèi)容單一、手段落后、靈活性較差等問(wèn)題。檔案的管理是為了服務(wù)于私營(yíng)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而不是為了保存檔案而保存檔案的問(wèn)題。在檔案的體制和規(guī)章制度上，要體現(xiàn)靈活性原則。特別是在規(guī)章制度的建立時(shí)，要把握哪些問(wèn)題是可以視情況而定，不需要大領(lǐng)導(dǎo)的審批的，哪些是必須經(jīng)過(guò)大領(lǐng)導(dǎo)的審批后才能調(diào)動(dòng)檔案的。如果所有涉及到企業(yè)檔案的都屬于保密工作，勢(shì)必會(huì)使具體的操作更加煩瑣。足夠重視檔案的管理是為了促進(jìn)檔案的公正公平，同時(shí)檔案也需要有公開(kāi)的信息，例如某一個(gè)員工升職是因?yàn)閱T工的履v和他的能力，這些都是可以公開(kāi)的，這樣的公開(kāi)效果能夠促進(jìn)企業(yè)的人員的積極性。在檔案管理方面，靈活不只是一個(gè)詞，要具體落實(shí)到行動(dòng)中。在規(guī)章制度上體現(xiàn)靈活，在審查方面體現(xiàn)靈活等等，各方面都體現(xiàn)靈活，才能將靈活的原則貫徹到實(shí)際中。同時(shí)，靈活性原則也使私營(yíng)企業(yè)的規(guī)章制度能夠有序可循，整理斷層的檔案和管理陳舊的企業(yè)檔案。

2.方便實(shí)用原則。在檔案的管理模式上存在著集中統(tǒng)一管理模式、分散式管理模式和協(xié)作式管理模式。在具體選擇某一管理模式時(shí)，要根據(jù)企業(yè)的具體發(fā)展情況具體選擇。分散式管理模式是在各個(gè)部門(mén)進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存和保管；集中管理模式是指在企業(yè)內(nèi)設(shè)置檔案中心，檔案中心專門(mén)負(fù)責(zé)檔案的管理和保存；協(xié)作式的管理模式是指將管理網(wǎng)絡(luò)化、將管理層次呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，協(xié)作式管理是堅(jiān)持檔案的集中統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合的原則。在具體選擇不同的檔案管理方式時(shí)要秉承方便和實(shí)用的原則，方便檔案的管理、有利于檔案管理工作的原則。方便管理原則是指對(duì)于企業(yè)的現(xiàn)在發(fā)展和未來(lái)發(fā)展都有利的情況下，秉承為企業(yè)的員工和企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，在檔案的使用和提取等方面呈現(xiàn)方便的特點(diǎn)。實(shí)用性原則是指在企業(yè)的檔案的模式選擇方面，一定要貼近企業(yè)的發(fā)展前景和發(fā)展近況，能夠用最少的成本促進(jìn)企業(yè)效益的最大化，使企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

3.效益性原則。靈活性和方便實(shí)用的原則是更好的服務(wù)于企業(yè)，私營(yíng)企業(yè)是盈利性企業(yè)，其最終的目的就是追求利潤(rùn)。靈活性和方便實(shí)用性能夠促進(jìn)企業(yè)各個(gè)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)，提高企業(yè)的工作效率。效益型性原則突出了私營(yíng)企業(yè)的性質(zhì)，私營(yíng)企業(yè)在合法的范圍內(nèi)最求效益的最大化，除了能夠促進(jìn)自身的發(fā)展外，更能夠促進(jìn)私營(yíng)企業(yè)之間的發(fā)展，活躍我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。效益性原則并不只是追求效益，更是要在合法的范圍下。只有在合法的范圍內(nèi)的合法經(jīng)營(yíng)取得的效益，才能更好地為私營(yíng)企業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力。規(guī)范的私營(yíng)企業(yè)的檔案能夠協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)，提高企業(yè)的工作效率，在人力資本的使用上，規(guī)范的私營(yíng)企業(yè)檔案能夠使人力資本得到最大程度的開(kāi)發(fā)和利用，在這個(gè)方面，檔案的功勞功不可沒(méi)。企業(yè)需要多少人員和企業(yè)需要多少技術(shù)員工、多少領(lǐng)導(dǎo)階層的員工，分析檔案能夠促進(jìn)企業(yè)人員的合理配置。在會(huì)計(jì)的檔案中顯示企業(yè)的收支明細(xì)，會(huì)計(jì)檔案的明細(xì)能夠更多地體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，會(huì)計(jì)資源的合理分配能夠減少不必要的開(kāi)支，增加必要開(kāi)支的金額數(shù)目，這些都體現(xiàn)規(guī)范的私營(yíng)企業(yè)檔案管理能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，在制定和執(zhí)行企業(yè)檔案的規(guī)則時(shí)，要遵守企業(yè)的效益最優(yōu)化的原則。

4.自主性原則。私營(yíng)企業(yè)和國(guó)營(yíng)企業(yè)的區(qū)別是私營(yíng)企業(yè)擁有更多的管理權(quán)和自。國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案管理要受到上級(jí)或是本企業(yè)的監(jiān)督和審查，而私營(yíng)企業(yè)的檔案管理更多的是只受自己本企業(yè)的監(jiān)督并不受上級(jí)機(jī)構(gòu)的審查和監(jiān)督，私營(yíng)企業(yè)的檔案管理只對(duì)自己負(fù)責(zé)，不對(duì)上級(jí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，所以在發(fā)展中有更多的自主性。私營(yíng)企業(yè)具有更多的自主性的原則，但相應(yīng)的也存在一定的問(wèn)題，例如因?yàn)椴皇苌霞?jí)機(jī)構(gòu)的檢查和監(jiān)督，一些企業(yè)在檔案管理上隨意性較強(qiáng)，使得檔案管理參差不齊，規(guī)范性差。在給予一定的自由但是并沒(méi)有將自由合理地利用，這樣的自由是沒(méi)有意義的。私營(yíng)企業(yè)檔案管理時(shí)要秉承自由和規(guī)范的原則，將自由和規(guī)范的規(guī)章制度相結(jié)合，充分發(fā)揮自由的作用。自身檔案部門(mén)的發(fā)展要有充分的監(jiān)督和審查制度，將檔案這種無(wú)形的企業(yè)資產(chǎn)充分得到開(kāi)發(fā)和利用。

三、現(xiàn)有私營(yíng)企業(yè)檔案管理的模式

1.集中式管理模式。集中式的管理模式是私營(yíng)企業(yè)學(xué)習(xí)國(guó)營(yíng)企業(yè)的檔案模式，在企業(yè)的內(nèi)部設(shè)置檔案中心和檔案室，各部門(mén)的檔案都放進(jìn)到檔案室中，這樣集中的檔案管理，使得檔案的利用和開(kāi)發(fā)能夠有了更規(guī)范的發(fā)展。集中式管理模式是指將檔案管理的權(quán)力進(jìn)行集中，檔案的調(diào)配和開(kāi)發(fā)利用等的權(quán)力歸檔案室的領(lǐng)導(dǎo)階層。權(quán)力的集中，使得檔案的管理規(guī)范化和系統(tǒng)化[2]。規(guī)范化和系統(tǒng)化是指檔案的存儲(chǔ)、管理、開(kāi)發(fā)和利用有了相應(yīng)的規(guī)章制度的制約的規(guī)定。集中式的管理模式的管理促進(jìn)權(quán)力的集中，促進(jìn)企業(yè)檔案發(fā)展的系統(tǒng)化和規(guī)范化。但與國(guó)營(yíng)企業(yè)相比，私營(yíng)企業(yè)的檔案管理呈現(xiàn)出更多的自主性，沒(méi)有了上級(jí)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，私營(yíng)企業(yè)的集中式管理模式也會(huì)呈現(xiàn)出管理混亂，權(quán)力的過(guò)分集中也會(huì)使得企業(yè)中滋生腐敗。在采用集中式管理模式時(shí)，不僅要注意到集中式管理的優(yōu)點(diǎn)，還要明確私營(yíng)企業(yè)的缺點(diǎn)。取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)私營(yíng)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

2.分散式管理模式。分散式管理模式是指將檔案的使用權(quán)和管理權(quán)交給各個(gè)直屬的部門(mén)。各個(gè)部門(mén)的檔案歸到各個(gè)部門(mén)的門(mén)下，使得該部門(mén)的檔案的提取和儲(chǔ)存工作能夠及時(shí)地更新和使用[3]。在分散式的管理中呈現(xiàn)出管理的機(jī)制靈活和職責(zé)分明的特點(diǎn)。各個(gè)部門(mén)有權(quán)力對(duì)自己所屬的機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查和管理，呈現(xiàn)出靈活性的特點(diǎn)。各個(gè)部門(mén)只對(duì)自己部門(mén)的檔案進(jìn)行管理又呈現(xiàn)出職責(zé)明確的特征。職責(zé)明確、靈活性高的特點(diǎn)能夠促進(jìn)檔案管理的有序發(fā)展，同時(shí)也能夠在一定程度上提高工作的效率。同樣，分散性的管理方式有優(yōu)點(diǎn)，也有缺點(diǎn)。分散式的管理模式如果在檔案管理上沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)章制度，則會(huì)出現(xiàn)各個(gè)部門(mén)各自為政，不能有效的利用檔案的資源。對(duì)待這個(gè)問(wèn)題，分散式管理在企業(yè)統(tǒng)一的規(guī)章制度的管理上，還要根據(jù)部門(mén)實(shí)際情況，在統(tǒng)一規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，設(shè)置服務(wù)自己部門(mén)的檔案管理方法。這樣能夠更加有效的利用檔案資料，促進(jìn)檔案的合理開(kāi)發(fā)利用。

3.協(xié)作式管理模式。協(xié)作管理模式是指將統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合，促進(jìn)管理的層次化和網(wǎng)絡(luò)化。協(xié)作式管理堅(jiān)持管理的集中統(tǒng)一，同時(shí)也下放檔案管理的權(quán)力。這樣的管理適合大中型的私營(yíng)企業(yè)，大中型的私營(yíng)企業(yè)有自己比較完善的規(guī)章制度，有專業(yè)化水平比較高的檔案的從業(yè)人員，有相應(yīng)的配套設(shè)施，成熟的軟件和硬件設(shè)施。網(wǎng)絡(luò)化的協(xié)作式的管理更能夠使檔案工作高效、有序地運(yùn)行。協(xié)作式的檔案管理能夠突出檔案管理的重點(diǎn)，針對(duì)重點(diǎn)的檔案管理有區(qū)別對(duì)待檔案，分類的管理促進(jìn)檔案管理的健康有序的開(kāi)發(fā)和利用。協(xié)作式的管理因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)化和多樣化，在具體的檔案管理中需要消耗較多的人力和物力還有財(cái)力去維持，成本較高，對(duì)于小企業(yè)來(lái)說(shuō)，并不能達(dá)到效益最優(yōu)化的原則。綜上，對(duì)于選擇哪種具體的模式，要分析具體的檔案管理的運(yùn)營(yíng)成本和企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)模和發(fā)展現(xiàn)狀。

四、通過(guò)檔案管理提高經(jīng)濟(jì)效益的措施

1.完善檔案管理的規(guī)章制度。規(guī)章制度的建立是為了促進(jìn)機(jī)構(gòu)或部門(mén)的運(yùn)轉(zhuǎn)有章可循，促進(jìn)機(jī)構(gòu)或部門(mén)的正常的運(yùn)轉(zhuǎn)。規(guī)則制度能夠促進(jìn)檔案管理的正規(guī)化、正?；Ｒ?guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)包括采取什么樣的檔案管理模式和設(shè)置什么樣的機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)具有哪些權(quán)利和義務(wù)，有哪個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的管理進(jìn)行監(jiān)督和審查等等。如果沒(méi)有思路清楚的規(guī)章制度，檔案管理也就會(huì)出現(xiàn)各式各樣的糊涂賬和相互推諉的現(xiàn)象。同樣，對(duì)相關(guān)的工作人員的責(zé)任要通過(guò)具體的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，使得檔案的入庫(kù)和提取有章可循。將規(guī)章制度進(jìn)行完善，建立高效合理的規(guī)章制度，為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供保障，從另一方面也能夠提高經(jīng)濟(jì)效益。規(guī)章制度的完善是企業(yè)的軟件，是無(wú)形資產(chǎn)，促進(jìn)企業(yè)軟件資產(chǎn)的發(fā)展。

2.推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)為載體呈現(xiàn)檔案的信息，紙質(zhì)化檔案的存儲(chǔ)需要進(jìn)行合理的整理，在提取和儲(chǔ)存方面對(duì)檔案的工作人員提出較高的要求。檔案的工作人員要熟悉檔案的分類和整理，要理清檔案管理的思路。但到了現(xiàn)在的信息化時(shí)代，檔案管理也呈現(xiàn)出信息化的趨勢(shì)，各式的電子檔案在各個(gè)企業(yè)中發(fā)展起來(lái)。電子檔案因?yàn)楸旧淼妮p便、快捷等特征，在檔案管理中占據(jù)著重要地位。私營(yíng)企業(yè)要將電子檔案和紙質(zhì)的檔案管理相結(jié)合。此外，電子檔案的管理對(duì)工作人員的素質(zhì)有了更高的要求，工作人員除了熟悉紙質(zhì)檔案的分類整理等，還要熟悉各類軟件的使用和操作，信息化的檔案建設(shè)能夠使檔案管理更加快捷化。

3.重視檔案管理的保密工作。檔案資料是一個(gè)企業(yè)內(nèi)部的重要資產(chǎn)，理應(yīng)受到嚴(yán)格的保密?，F(xiàn)今信息化的社會(huì)，信息的傳播速度加快了，同樣也容易出現(xiàn)了信息的泄露。黑客的攻擊能夠使得整個(gè)公司的系統(tǒng)崩潰，數(shù)字化的資料在短短幾分鐘就能復(fù)制和泄露。在數(shù)字化的時(shí)代，應(yīng)將保密工作做到位。此外，除了建立強(qiáng)大的系統(tǒng)和開(kāi)發(fā)防攻擊的軟件，還要在員工的任免上，提高防范意識(shí)，盡量將一份保密的資料分為幾個(gè)員工管理，這樣能夠起到制衡的作用。在一些企業(yè)，一個(gè)員工的離職就很容易將企業(yè)的機(jī)密泄露出去。企業(yè)從事檔案管理的工作人員要有基本的保密意識(shí)，分明別類的對(duì)保密信息進(jìn)行儲(chǔ)存。加強(qiáng)炔亢屯獠康姆婪叮給企業(yè)檔案的管理營(yíng)造一個(gè)和諧的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉曉晨.檔案管理和經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)性[J].管理世界，2015，（11）.

篇(6)

人事檔案是指事業(yè)單位中職工的相關(guān)資料，如：學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作簡(jiǎn)歷、政治面貌、職業(yè)素養(yǎng)等的個(gè)人情況的記錄和資料備份，它在職工的職業(yè)生涯中起著十分重要的作用，是職工的職稱申報(bào)或某些業(yè)務(wù)辦理的重要依據(jù)。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，管好人事檔案管理對(duì)于人力資源的利用和開(kāi)發(fā)有著至關(guān)重要的作用，是事業(yè)單位不可缺少的工作之一。對(duì)于人事檔案管理的改革要融入到日常的工作中，徹底改變?cè)械墓芾砟Ｊ?，借助于?jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化，全面發(fā)展人事檔案管理，使其在走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路?，F(xiàn)對(duì)人事檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行了幾方面的分析。

加強(qiáng)專業(yè)人才和工作者的培養(yǎng)

增強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)的實(shí)效性。任何一個(gè)企業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)人才的培養(yǎng)，人才是企業(yè)單位的命脈，在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天人才更是重要，擁有了人才就等于擁有了力量。企事業(yè)單位把如何培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才放在了重要的位置上，事業(yè)單位首先應(yīng)從思想上對(duì)檔案管理工作加大重視程度，把檔案專業(yè)人才放在重要的位置上，然后根據(jù)實(shí)際情況確定具體的培養(yǎng)目標(biāo)，根據(jù)企事業(yè)單位的發(fā)展需要進(jìn)行培訓(xùn)，最后將人才投入到實(shí)際工作中使用。概括地講，企事業(yè)單位要培養(yǎng)這樣的人才既掌握著檔案管理的專業(yè)知識(shí)又能夠適應(yīng)檔案管理部門(mén)的實(shí)際要求，這樣的人才培養(yǎng)一定要具有實(shí)效性，可以在內(nèi)部發(fā)現(xiàn)人才進(jìn)行培養(yǎng)也可以從外部引進(jìn)人才進(jìn)行培養(yǎng)，總之，要達(dá)到培養(yǎng)專業(yè)人才的目的。

加大對(duì)培養(yǎng)人才的扶持力度。對(duì)于人才的培養(yǎng)是一項(xiàng)巨大的工程，俗話說(shuō)：“十年樹(shù)木，百年樹(shù)人”，面對(duì)著這樣長(zhǎng)周期的人才培養(yǎng)，需要從各個(gè)方面加大對(duì)于人才培養(yǎng)的扶持力度，無(wú)論是政府、社會(huì)還是事業(yè)單位自身都要積極參與。政府要加大在檔案管理方面的投入，在高校招生中增加檔案管理專業(yè)的招收名額，同時(shí)加大對(duì)于該專業(yè)的資金投入，完善其課程體系，對(duì)于社會(huì)來(lái)說(shuō)，社會(huì)要對(duì)檔案管理人才提供較好的就業(yè)條件。對(duì)于事業(yè)單位自身來(lái)說(shuō)，可以給檔案管理人才提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓他們開(kāi)闊眼界，不斷充電，讓檔案管理人才積極投入到實(shí)際工作中。

建設(shè)一支高素質(zhì)的工作隊(duì)伍。檔案管理工作不是僅僅幾個(gè)專業(yè)人才的組合而是整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)的協(xié)作，這就要求對(duì)工作隊(duì)伍進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)工作隊(duì)伍的創(chuàng)新從以下幾方面做起：一是意識(shí)創(chuàng)新，意識(shí)創(chuàng)新是一切創(chuàng)新工作的內(nèi)在動(dòng)力，因此要不斷豐富和完善知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新思維，將創(chuàng)新意識(shí)貫穿在整個(gè)檔案管理工作中；二是知識(shí)創(chuàng)新，檔案管理工作是一項(xiàng)非常系統(tǒng)的工作需要擁有諸多的知識(shí)儲(chǔ)備才能進(jìn)行，這就要求檔案管理工作者要不斷地豐富知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)地掌握各種檔案管理的理論知識(shí)與實(shí)踐知識(shí)，探索檔案管理規(guī)律，成為高質(zhì)量的工作人員；三是能力創(chuàng)新，創(chuàng)新能力是企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的核心力量，創(chuàng)新能力是衡量檔案管理工作隊(duì)伍的重要標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于能力的創(chuàng)新需要工作者善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作方法，從而提高創(chuàng)新能力。

豐富檔案管理信息資源

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作日益數(shù)字化、信息化、多元化，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，必須豐富檔案管理信息資源。

加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)。隨著企業(yè)發(fā)展年限的增多，單位的資料會(huì)越來(lái)越多，管理工作也會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，檔案管理工作是一項(xiàng)制度化、規(guī)范化很強(qiáng)的工作，這樣的混亂不能滿足工作的進(jìn)行，需要加強(qiáng)檔案館室的建設(shè)，新的檔案館室的各項(xiàng)設(shè)備都要與當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)，從管理的載體形式上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

實(shí)現(xiàn)檔案館室的業(yè)務(wù)重組。業(yè)務(wù)重組是檔案管理的一大創(chuàng)新之舉，對(duì)于業(yè)務(wù)重組要形成這樣的局面：實(shí)現(xiàn)信息的開(kāi)發(fā)與收集，達(dá)到信息的服務(wù)與管理的目的，各項(xiàng)檔案載體共同管理，這樣的業(yè)務(wù)重組使得檔案館的功能變得異常強(qiáng)大，將多個(gè)功能集合與一體，同時(shí)也保證了檔案管理的有序進(jìn)行。

提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。檔案對(duì)于每一個(gè)企業(yè)的發(fā)展以及每一個(gè)員工的發(fā)展都有著極其重要的作用，因此要提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平。對(duì)于檔案信息資料的收集、編排、檢用都要科學(xué)進(jìn)行，這是創(chuàng)新檔案管理的題中之義，特別是對(duì)于檔案的借出與歸還要謹(jǐn)慎管理，杜絕出錯(cuò)。

加快檔案數(shù)字化管理

數(shù)字化管理就是要擴(kuò)大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，具體要做好兩項(xiàng)工作：一是做好電子檔案一體化的系統(tǒng)工作，如同其他的應(yīng)用系統(tǒng)一樣，檔案管理數(shù)字化也需要一個(gè)完好的系統(tǒng)，只有系統(tǒng)完好才能在以后的應(yīng)用與工作中將工作進(jìn)行的完好。這樣創(chuàng)新性的系統(tǒng)化管理能夠避免傳統(tǒng)的分工過(guò)細(xì)、手段單一的模式，節(jié)省了許多的人力資源；二是增加檔案管理工作的形式與內(nèi)容，管理形式與內(nèi)容的增多是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要條件。

加強(qiáng)檔案管理開(kāi)發(fā)與利用

創(chuàng)新工作原則。傳統(tǒng)的工作理念已不能滿足新型的檔案管理工作要求，需要?jiǎng)?chuàng)新工作原則，新型檔案管理工作是一條系統(tǒng)的鏈條，環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的缺失或是脫節(jié)都會(huì)造成整個(gè)管理工作的失誤，新的工作原則要嚴(yán)格依據(jù)管理的要求進(jìn)行制定，使得檔案管理在工作的過(guò)程中充滿生機(jī)與活力。

堅(jiān)持協(xié)調(diào)發(fā)展。事物之間的發(fā)展都是相互聯(lián)系的，相互協(xié)調(diào)的，這種協(xié)調(diào)是檔案管理與社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的協(xié)調(diào)，與科學(xué)技術(shù)的協(xié)調(diào)，與外部發(fā)展的協(xié)調(diào)，只有協(xié)調(diào)好各方面的聯(lián)系才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理工作的完成，這也與當(dāng)今提倡的和諧發(fā)展理念相符合。

篇(7)

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；信息安全；對(duì)策；設(shè)施管理

前言

隨著科技進(jìn)步，日常辦公與管理離不開(kāi)電子文件與電子檔案的應(yīng)用。電子檔案具有許多有點(diǎn)，但是檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)其也有一定的缺陷。

1.電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1電子檔案認(rèn)識(shí)的局限性

以前對(duì)檔案管理都是把檔案袋貼上封條，放在檔案室里，這種做法不利于檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于社會(huì)，需要使用檔案的時(shí)候極其不便，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的價(jià)值觀念也隨之改變，已經(jīng)意識(shí)到檔案在經(jīng)濟(jì)中的重要作用，知曉檔案信息資源能夠帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益。然而，在實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程中，出現(xiàn)了一些問(wèn)題，少數(shù)人認(rèn)為單位檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn)，檔案信息就必須處于封閉狀態(tài)，不愿意將檔案放在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行開(kāi)放。

1.2電子文件的整理與歸檔受檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程制約

全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》為機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定基礎(chǔ)，然而，這項(xiàng)政策在各級(jí)機(jī)關(guān)中實(shí)施，并非易事。多數(shù)單位因?yàn)閷?shí)施現(xiàn)行分類法有一定難度，僅考慮本單位的現(xiàn)狀，實(shí)施本單位制定的分類方法，沒(méi)有意識(shí)到檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來(lái)檔案電子化的影響。

1.3計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

檔案部門(mén)的人力、財(cái)力比較有限，某些檔案部門(mén)沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)，或者即使有了計(jì)算機(jī)，對(duì)一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，用紙質(zhì)檔案進(jìn)行再次保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。電子檔案的使用和推廣正處于初級(jí)階段，多數(shù)檔案管理人員并沒(méi)有接受過(guò)檔案管理方面的教育，致使檔案人員難以熟練的使用電子檔案的軟件，或者再軟件的選擇上比較盲目，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用沒(méi)有充分地發(fā)揮出來(lái)。

2.電子檔案管理中解決問(wèn)題的對(duì)策

2.1 電子檔案管理的原則

2.1.1檔案管理規(guī)范性原則

檔案管理的規(guī)范性要求所有檔案信息的電子化盡量用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)信息傳遞方式進(jìn)行檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞應(yīng)選用統(tǒng)一認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)。

2.1.2檔案管理可靠性原則

采取各種檔案管理的技術(shù)措施嚴(yán)格按照國(guó)家制定的規(guī)范執(zhí)行，同時(shí)檔案工作的制度保障也是不可或缺的。在電子檔案管理的全過(guò)程中，要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真。

2.1.3高效率原則

檔案信息的電子化講究工作的效率與效益。選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵靠合理的技術(shù)；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)成為檔案信息電子化工程的助推器。

3.解決電子檔案管理過(guò)程中問(wèn)題的對(duì)策

3.1加強(qiáng)電子文件全過(guò)程管理

電子文件的收集、積累的方法和要求受電子文件的特性限制。出于保留文件重要修改過(guò)程的目的，對(duì)原稿進(jìn)行收集和積累。起輔助作用或正式作用的文件及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。必要時(shí)應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。

3.2注重檔案管理人員的培養(yǎng)

檔案人員的培養(yǎng)，需要檔案部門(mén)和各級(jí)政府的高度重視、積極配合，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的管理人員，選擇文書(shū)、檔案工作的人員要素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

3.3選用可行性強(qiáng)的信息保護(hù)措施

電子檔案放在網(wǎng)絡(luò)并不是百分之百安全，存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)性。這就需要電子檔案上網(wǎng)后采取安全保護(hù)措施。常用的技術(shù)方法有加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫(xiě)、檔案?jìng)浞?、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，有效地防止檔案信息被竊取、刪除和修改。不斷改進(jìn)檔案管理的手段，努力提升電子檔案的安全保護(hù)水平。

3.4強(qiáng)化計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理

軟件管理上，要積極開(kāi)辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，檔案管理部門(mén)需要配備必要的電腦刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料使用通用格式的光盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)。及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的中出現(xiàn)的安全漏洞。在硬件管理上，改善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，注重防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。

結(jié)語(yǔ)：總之，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代，在檔案管理的日常工作中，不斷地積累電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用先進(jìn)的電子檔案管理技術(shù)手段，把電子檔案管理工作做得越來(lái)越好。

參考文獻(xiàn)

[1] 陶?qǐng)@.淺談電子檔案管理[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊.2007,27.

[2] 蘭家友,李文劍.電子文件檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].大家.2010,06.

[3] 農(nóng)克平.淺談疾控機(jī)構(gòu)電子文件與電子檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策[J].學(xué)理論.2010,14.

[4] 何玲.電子政務(wù)環(huán)境下政府電子文件管理新探索[D].四川大學(xué).2007.05.