檔案與檔案管理精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案與檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

現(xiàn)代化檔案管理最主要的就是單位下發(fā)文件以后，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到檔案室進行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲?；鶎訂挝滑F(xiàn)在主要的文件使用格式就是Word系統(tǒng)進行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統(tǒng)上進行掛接，轉(zhuǎn)換成檔案資料，以后進行查找。為了防止進行修改，現(xiàn)在一般的電腦存儲，頂多改變存儲格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。

即使是用數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件的原始性、真實性和準確性，但是在電子技術(shù)日益發(fā)展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統(tǒng)檔案管理就可以避免這類事情的發(fā)生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領(lǐng)導(dǎo)批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進入檔案，正式歸檔。

二、現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理各有優(yōu)缺點

現(xiàn)代檔案如發(fā)生電腦零部件老化、系統(tǒng)升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現(xiàn)代化檔案管理不占用空間，節(jié)省人力、物力、成本等，這個是傳統(tǒng)檔案所不能比擬的。傳統(tǒng)檔案所占用的空間、人力、財力等，都很大。但是有一點，是代替不了的，就是手稿。新都區(qū)檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當(dāng)時的新繁縣大豐公社搞試點時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領(lǐng)一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊干部反復(fù)研究，充分聽取群眾意見，根據(jù)中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規(guī)定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關(guān)于新繁縣崇義鄉(xiāng)大豐財務(wù)制度的十條規(guī)定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關(guān)于改進供給制的八條規(guī)定》、《關(guān)于分級管理的體制的初步意見》、《關(guān)于財權(quán)下放的分級管理的初步意見》。這些發(fā)黃的紙上，有對體制問題的意見，對財務(wù)制度的規(guī)定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發(fā)黃了的資料還靜靜地躺在新都區(qū)檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統(tǒng)與現(xiàn)代的影響

逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現(xiàn)代化檔案管理方面，自己很想學(xué)好新知識、新技術(shù)，但是因為年齡等各方面的原因，確實也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業(yè)業(yè)，對工作認真負責(zé)，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計算的操作的熟練程度及新的系統(tǒng)的升級接受度要慢一些。

新的檔案管理人員對于計算機操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網(wǎng)上傳來的文件他們能很快的放進去，但是要讓他們踏踏實實地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們?nèi)ヒ环菀环莸氖占?，就有點困難了。大學(xué)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)生基本上都是到政府機關(guān)和國有單位，起碼來說現(xiàn)階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應(yīng)該比較現(xiàn)實的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。

四、總結(jié)

篇(2)

紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴謹、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點：

1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。

2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質(zhì)檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點：

1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進行文字數(shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴謹?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：

1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。

篇(3)

【關(guān)鍵詞】檔案管理系統(tǒng)；設(shè)計；實現(xiàn)；研究工作

1.引言

重視檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)研究，有利于保持其良好的檔案管理效果，全面提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，并實現(xiàn)對檔案管理中信息資源的高效利用。因此，需要結(jié)合檔案管理的實際需要，對其管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)進行深入分析，完善該系統(tǒng)所需的設(shè)計方案，從而為可持續(xù)發(fā)展提供可靠保障。

2.實踐中檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計研究

2.1系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計

在檔案管理系統(tǒng)設(shè)計過程中，設(shè)計人員應(yīng)結(jié)合該系統(tǒng)的功能特性及檔案管理工作的實際需要，落實好系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計工作。具體表現(xiàn)為：（1）加強模塊化分析方法使用，對檔案管理系統(tǒng)進行功能模塊設(shè)計。該系統(tǒng)實踐應(yīng)用中所包含的功能模塊為：用戶管理模塊、機構(gòu)管理模塊、檔案庫及檔案管理模塊、借閱管理模塊等。設(shè)計中在明確這些功能模塊的基礎(chǔ)上，設(shè)計人員應(yīng)注重系統(tǒng)參數(shù)表設(shè)置，像文件類目表、檔案種類表等；（2）結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中不同功能模塊的實際作用，在其軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計中需要在有效的設(shè)計方法支持下，確保系統(tǒng)功能模塊設(shè)置合理性，并對軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計效果進行綜合評估，以便滿足檔案管理系統(tǒng)的實際需要。

2.2系統(tǒng)所需的順序圖設(shè)置

為了提高檔案管理人員的工作效率，保持其良好的管理水平，應(yīng)注重系統(tǒng)所需的順序圖設(shè)置。具體表現(xiàn)為：（1）檔案管理系統(tǒng)工作人員及相關(guān)人員登錄過程中，為了確保他們能夠順利登錄，并有個人的ID及密碼，則需要根據(jù)實際情況，注重檔案管理系統(tǒng)中的登錄系統(tǒng)順序圖設(shè)置；系統(tǒng)運行中為了達到添加用戶的目的，則需要設(shè)置添加用戶順序圖；（2）檔案管理系統(tǒng)運行中對用戶進行修改或刪除時，應(yīng)設(shè)置好相應(yīng)的修改及刪除用戶順序圖，確保系統(tǒng)實踐應(yīng)用中能夠處于穩(wěn)定的運行狀態(tài)。

2.3系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計

在檔案管理系統(tǒng)運行中，為了達到數(shù)據(jù)存儲及調(diào)用的目的，則需要重視系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計。具體表現(xiàn)為：（1）通過對檔案管理系統(tǒng)各組成部分功能特性的深入分析，應(yīng)明確其中的用戶、檔案庫、機構(gòu)等要素的屬性、包含內(nèi)容等，從而為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)設(shè)計提供相應(yīng)的參考依據(jù)，得到所需的設(shè)計方案；（2）通過對檔案管理系統(tǒng)中用戶信息表、檔案信息表、系統(tǒng)日志信息表等不同數(shù)據(jù)庫表的定義分析，在確定各表關(guān)系模式的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫表的合理設(shè)置；（3）為了降低系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫運行中的問題發(fā)生率，也應(yīng)在需求分析的基礎(chǔ)上，開展數(shù)據(jù)庫完整性設(shè)計工作，確保最終設(shè)計得到的數(shù)據(jù)庫實踐應(yīng)用中能夠達到檔案管理系統(tǒng)要求，并為檔案管理信息的高效處理及管理工作計劃的深入推進提供相應(yīng)的支持。

3.實踐中檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)研究

3.1確定系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

當(dāng)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計工作完成后，為了提升其潛在的應(yīng)用價值，需要在該系統(tǒng)實現(xiàn)過程中確定其總體結(jié)構(gòu)。具體表現(xiàn)為：（1）通過對檔案管理系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的深入探討，在信息技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)的共同支持下，在計算機三維空間中繪制出系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖，從而為其后續(xù)工作開展提供科學(xué)指導(dǎo)。

3.2實踐中的登錄窗口設(shè)計

在檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)研究中，為了確保用戶與系統(tǒng)之間能夠進行交互，則需要設(shè)計人員對系統(tǒng)登錄窗口進行設(shè)計。具體表現(xiàn)為：（1）在計算機三維空間中，通過對檔案管理系統(tǒng)運行中用戶實現(xiàn)基本功能流程圖的繪制，完善檔案管理功能，進而為系統(tǒng)登錄窗口設(shè)計提供必要的參考信息；（2）結(jié)合用戶訪問權(quán)限管理要求，在設(shè)計理念與方法的支持下，確定檔案管理系統(tǒng)所需的登錄窗口，確保其設(shè)計合理性。

3.3實踐中的驗證模塊

為了實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的高效利用，保持其良好的運行效果，則需要在系統(tǒng)登錄窗口設(shè)計工作完成的基礎(chǔ)上，設(shè)置好該系統(tǒng)所需的驗證模塊。具體表現(xiàn)為：（1）結(jié)合檔案管理工作的具體情況，繪制出檔案管理系統(tǒng)運行中的驗證流程圖，從而實現(xiàn)對系統(tǒng)登錄人員的身份驗證，使得系統(tǒng)安全性能夠得到可靠保障，優(yōu)化其管理功能；（2）在檔案管理系統(tǒng)驗證流程圖的基礎(chǔ)上，設(shè)置相應(yīng)的代碼，使得該系統(tǒng)運行中的驗證思想得以體現(xiàn)，為檔案管理系統(tǒng)的高效利用提供參考信息。

3.4系統(tǒng)的WEB著錄操作界面

檔案管理系統(tǒng)中可以利用網(wǎng)絡(luò)進行遠程著錄操作，同時還可以整理和移交檔案，操作之前，系統(tǒng)管理員會先進行賬戶的設(shè)置操作，每個立卷歸檔的部門都會被管理員事先指定一個單獨的賬戶，通過該賬戶，用戶可以將需要立卷的文件進行歸檔，并將其著錄在文件服務(wù)器上，這一過程中，需要網(wǎng)絡(luò)的支持。因此，需要注重WEB著錄操作界面設(shè)置。其設(shè)置過程中應(yīng)從全宗著錄、檔案文件著錄等方面入手，確保該操作界面設(shè)置有效性。

3.5系統(tǒng)實現(xiàn)中其它要點

在檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)研究中，除過以上所述的內(nèi)容，也需要明確該系統(tǒng)實現(xiàn)中的其它要點。這些要點包括：（1）為了滿足文字類、圖片類等不同類型檔案的管理要求，應(yīng)加強檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)中的公共文件上傳設(shè)計，并設(shè)置好相應(yīng)的塊，確保系統(tǒng)應(yīng)用中的各類檔案文件能夠及時地長傳到檔案管理系統(tǒng)中；（2）在檔案管理系統(tǒng)運行中，結(jié)合文件打印的實際要求，也需要落實好通用打印控件設(shè)計工作，提升檔案管理系統(tǒng)的潛在應(yīng)用價值。

4.結(jié)語

綜上所述，結(jié)合當(dāng)前的形勢變化及檔案管理的實際需要，落實好其檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)研究工作，具有需要的現(xiàn)實參考意義：有利于提升檔案管理方面的信息化管理水平，保持其管理工作高效性。因此，未來發(fā)展中相關(guān)人員應(yīng)給予其所需的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)更多的關(guān)注，且在設(shè)計人員豐富的實踐經(jīng)驗、先進的設(shè)計理念及方法等要素的支持下，確保檔案管理系統(tǒng)實踐應(yīng)用效果良好性。

【參考文獻】

[1]徐瑩.探討事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].赤子(上中旬)，2016，(16).

篇(4)

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；計算機應(yīng)用；現(xiàn)狀

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A ？搖文章編號：1674-9324（2014）05-0015-02

一、檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理觀念落后，檔案管理人員素質(zhì)不高。目前，許多檔案管理部門對于檔案管理工作的意識仍然十分淡薄，管理工作的方法仍然沿用落后的管理模式，而這些落后的管理模式都是相對比較傳統(tǒng)的，而隨著檔案資源的不斷增加，檔案的管理工作也就隨之出現(xiàn)了問題和狀況。而問題的發(fā)生一旦沒有得到及時地解決并不斷堆積，必定會降低檔案管理工作的效率，限制檔案管理工作的進步，落后與時展的腳步。檔案管理的電子化和信息化是在新時期新形勢下對檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認識和有效利用。但是長期以來人們對檔案管理的電子化認識具有一定的狹隘性，檔案管理人員的文化素質(zhì)普遍不高。

2.檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性不高。一方面，檔案管理系統(tǒng)在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下是一個開放的系統(tǒng)，一些企業(yè)內(nèi)部和外部信息技術(shù)人員由于利益的驅(qū)使，蓄意破壞檔案管理系統(tǒng)，對檔案信息進行篡改或者偷盜；同時網(wǎng)絡(luò)檔案管理硬件運行不穩(wěn)定、設(shè)備安裝不到位、受到外界電磁場信號干擾、硬件設(shè)施的偶然故障、檔案管理人員的操作不當(dāng)?shù)榷紩斐蓹n案信息的失真，其完整性受到破壞。另一方面，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理高度透明，以及檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高速傳播速率，同時由于檔案數(shù)據(jù)的收集缺乏行之有效的明確標識，這就對檔案系統(tǒng)內(nèi)信息的真實性和準確性產(chǎn)生了直接的影響。如果檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定將制約網(wǎng)絡(luò)運行和數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣壬踔猎斐刹糠只蛉繑?shù)據(jù)的丟失或出錯。如果網(wǎng)絡(luò)安裝不規(guī)范、線路不暢通、接觸不良、軟件安裝不當(dāng)，必然會影響網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運行，進而影響檔案信息處理和傳輸?shù)乃俣?，也對檔案管理的安全造成威脅。

3.檔案管理制度有待完善。檔案管理制度不健全、管理不科學(xué)、日常維護不及時、維護不當(dāng)、數(shù)據(jù)無備份等造成的風(fēng)險，其危害主要是影響工作效率，甚至導(dǎo)致數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯誤、數(shù)據(jù)丟失等。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理系統(tǒng)中，權(quán)限分工的主要形式是口令授權(quán)。口令存放于計算機系統(tǒng)內(nèi)，一旦通過計算機信息技術(shù)手段被人偷看或竊取，便會帶來巨大的隱患。這與手工檔案管理不同，一旦口令失竊，追查起來相當(dāng)困難。同時，計算機檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)傳輸和保存集中在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理形式產(chǎn)生了質(zhì)的變化，對電子數(shù)據(jù)的修改、轉(zhuǎn)移、篡改、非法攔截、偽造、刪除、隱匿等行為可以不留任何痕跡，不容易及時發(fā)現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理機制與手段已不適應(yīng)計算機的環(huán)境，企業(yè)內(nèi)部檔案管理面臨失效風(fēng)險，因而給內(nèi)部控制帶來了新的難題。如何建立嚴密的檔案管理控制體系，保證企業(yè)私密檔案信息的安全和完整，將是檔案管理體系面臨的最為艱難的事情。

二、檔案管理對策研究

1.提高檔案管理人員素質(zhì)。當(dāng)前許多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員都是由過去傳統(tǒng)的檔案管理人員沿用至今，因此沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過如何在計算機和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下熟練使用檔案管理系統(tǒng)，同時缺乏檔案管理方面系統(tǒng)的理論培訓(xùn)，有些甚至是從頭開始學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)，這對企業(yè)檔案管理的發(fā)展是極為不利的。因此，有必要提高檔案管理人員的素質(zhì)，主要從以下兩個方面著手進行：（1）職業(yè)道德素養(yǎng)。由于檔案管理人員掌握的是企業(yè)單位所有私密檔案的保管工作，因此，首先應(yīng)當(dāng)具備職業(yè)道德素養(yǎng)，不會因為私人交情或者利益誘惑就私下將企業(yè)私密檔案技術(shù)資料外泄，企業(yè)的快速發(fā)展與這些檔案息息相關(guān)，技術(shù)資料、工程圖紙、標準規(guī)范等，這些檔案資料在企業(yè)經(jīng)營管理中起著巨大的信息支撐作用，特別是當(dāng)前面臨著企業(yè)改革改制、市場激烈競爭，檔案信息資源更是企業(yè)發(fā)展的有力依據(jù)，這些檔案資料對企業(yè)的生存發(fā)展直觀重要，所以，檔案管理人員具備良好的職業(yè)操守是必要的。（2）提高檔案管理專業(yè)技能。檔案管理系統(tǒng)并不是簡單的計算機操作，而是與檔案管理知識緊密結(jié)合在一起的，因此，檔案管理人員不僅需要具備檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識和經(jīng)驗。

2.完善檔案管理系統(tǒng)軟硬件，提高系統(tǒng)穩(wěn)定性。加強檔案數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的穩(wěn)定性可以從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的硬件和軟件兩個方面著手。在硬件系統(tǒng)選配方面，可以優(yōu)先選配運行速度高，運行穩(wěn)定，工作壽命長的配置，同時保證高速網(wǎng)絡(luò)帶寬并且優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)接口，保證服務(wù)器和網(wǎng)線遠離電磁信號的干擾，硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定運行是確保信息傳輸穩(wěn)定性的根本基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，檔案管理軟件的合理選擇，實時升級，及時彌補漏洞，并對安全配置參數(shù)進行合理設(shè)置能夠加強檔案管理系統(tǒng)的安全防護等級，要充分考慮到諸多安全因素，對系統(tǒng)安全提出明確、具體的需求，改變過去重功能輕安全的做法，軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定運作是保證信息傳輸穩(wěn)定性的上層建筑。

檔案管理系統(tǒng)中系統(tǒng)信息的集成使得各個有權(quán)限的部門可以在權(quán)限范圍內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，根據(jù)經(jīng)驗，權(quán)限范圍越廣，出現(xiàn)失誤或錯誤的幾率就越大。為保證信息的準確性，必須及時更正出現(xiàn)的錯誤，這就對系統(tǒng)提出了更高的容錯性要求。

在一直用計算機和網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理工作的情況下，一旦出現(xiàn)電腦或網(wǎng)絡(luò)故障，都會影響到正常的檔案管理工作，嚴重者可能會造成數(shù)據(jù)的丟失，檔案處理的不完整，影響到企業(yè)的整體運作流程，檔案數(shù)據(jù)的及時性和安全性要求更加穩(wěn)定可靠的系統(tǒng)運行環(huán)境，因此不斷更新完善系統(tǒng)內(nèi)部問題是保證檔案管理系統(tǒng)順利實施的重中之重，可以考慮從以下幾方面著手進行改善：（1）建立輸入控制制度。為檔案管理系統(tǒng)的安全提供基礎(chǔ)。建立會計確認制度，對電子化原始憑證加以認可，并通過動態(tài)數(shù)字簽字對其可靠性加以確認，保證數(shù)據(jù)的準確性。（2）建立操作控制制度，為檔案管理系統(tǒng)的安全提供基石。企業(yè)必須明確規(guī)定檔案管理操作人員對軟件操作的工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作管理軟件。（3）建立系統(tǒng)關(guān)聯(lián)方和企業(yè)內(nèi)部人員道德的控制制度。加強對檔案管理人員職業(yè)道德和社會道德教育，對不同層次上的工作人員實行崗位責(zé)任制，并利用密碼進行權(quán)限控制。

3.建立檔案監(jiān)管制度。計算機環(huán)境下的檔案管理系統(tǒng)，去除了重復(fù)和無效的工作環(huán)節(jié)，從而確保了企業(yè)有一個科學(xué)、規(guī)范的會計業(yè)務(wù)流程和管理基礎(chǔ)，實現(xiàn)了扁平化管理，提高了企業(yè)管理效率和快速反應(yīng)能力，企業(yè)高層管理人員應(yīng)意識到檔案管理系統(tǒng)的實施中，應(yīng)有技術(shù)部門、管理人員和業(yè)務(wù)人員的積極參與，只有深刻地理解、消化吸收了新的管理思想并結(jié)合企業(yè)實際情況加以運用，企業(yè)應(yīng)不斷強化檔案管理對原始數(shù)據(jù)重要性的認識，并要求相關(guān)部門重視數(shù)據(jù)的錄入工作，盡可能減少出現(xiàn)差錯的概率，保證原始數(shù)據(jù)錄入的正確性。從源頭上保證系統(tǒng)內(nèi)所有業(yè)務(wù)信息的準確，才能保證檔案信息的質(zhì)量，更好為提供決策而服務(wù)。為確保檔案的真實可靠，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)建立更趨成熟完善的監(jiān)督機制上。不僅要對檔案數(shù)據(jù)信息的真實可靠性進行了重重驗證，對每一條數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、修改、去向都要有詳細的記錄，使得數(shù)據(jù)記錄更改責(zé)任到人，確保檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)目煽坎槐粣阂庑薷摹?/p>

綜上所述，在計算機技術(shù)普及的今天，檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一種發(fā)展趨勢，檔案管理的電子化是檔案管理行業(yè)發(fā)展的時代潮流，是未來的數(shù)字時代的發(fā)展趨勢。作為企業(yè)的管理者，要及時改進傳統(tǒng)的檔案管理模式，促進檔案的使用、保存以及傳送都向電子化的方向發(fā)展。而作為企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)與時俱進，不斷學(xué)習(xí)和完善自身的知識體系，充分利用檔案管理體系給工作帶來的便利。目前，檔案信息電子化的建設(shè)存在著許多難題和困難，但我們應(yīng)當(dāng)清醒地認識到檔案信息電子化管理的建設(shè)和發(fā)展是一個漫長的分階段進行的過程，根據(jù)實際情況，按步驟進行，最終實現(xiàn)電子檔案管理的目標。

參考文獻：

[1]劉壽惠.芻議新形勢下的企業(yè)檔案管理[J].中國科技博覽，2011.

篇(5)

[關(guān)鍵詞]辦公自動化；電子文件；檔案；計算機

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

隨著計算機技術(shù)在社會各個領(lǐng)域的不斷發(fā)展，辦公自動化迅速在各行各業(yè)中普及，產(chǎn)生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發(fā)揮其優(yōu)勢，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中電子文件的定義是“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。通過計算機管理的文檔系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內(nèi)容。

1 辦公自動化與檔案管理

辦公自動化（Office Automation，OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，全面、迅速地收集、整理、存儲和使用信息，使學(xué)校內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實現(xiàn)辦公自動化可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增強協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個環(huán)節(jié)，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。

辦公自動化產(chǎn)生了電子文件，從檔案學(xué)的角度來看，檔案管理是文書管理的后續(xù)階段，辦公自動化已可以準確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經(jīng)過檔案工作人員的整理核對，形成電子檔案。辦公自動化的發(fā)展決定著檔案管理的發(fā)展方向，而檔案管理也影響著辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，很多單位在選擇辦公自動化軟件時都要考慮是否和本單位的檔案管理系統(tǒng)對接。

2 檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向

檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)，首先要加強檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)，其次要加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動化應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)同步進行，各個部門與檔案部門聯(lián)網(wǎng)，使用計算機通過網(wǎng)絡(luò)進行檔案的調(diào)閱利用，縮短檔案的查詢時間，提高檔案的利用率。

檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動化系統(tǒng)后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機的結(jié)合，可通過計算機進行整理、排序和分類，便于及時利用。檔案管理自動化有利于實現(xiàn)部門立卷，檔案工作者可提供給學(xué)校各個立卷部門獨立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執(zhí)行，也可幫助立卷人準確分類，保障部門立卷質(zhì)量，對于不合格的案卷可利用計算機和網(wǎng)絡(luò)通過檔案管理系統(tǒng)軟件及時更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)后，可實現(xiàn)檔案信息的實時更新和信息資源共享，使學(xué)校各部門的決策者能及時掌握準確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據(jù)。實現(xiàn)檔案管理自動化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，提高工作效率，減少差錯率，提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

3 辦公自動化對檔案工作提出更高要求

3.1 檔案的規(guī)范化、標準化要求更高

辦公自動化的應(yīng)用，使得檔案工作必須做到標準化、規(guī)范化，只有標準化、規(guī)范化的檔案信息才能通過計算機進行檔案管理，才能實現(xiàn)信息共享。因此，在辦公自動化系統(tǒng)中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎(chǔ)工作開始必須實行規(guī)范化、標準化管理。同時，辦公自動化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時要遵守相關(guān)管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應(yīng)對電子檔案的內(nèi)容性質(zhì)和閱覽者的權(quán)限做出限定。國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中提出了4條措施：①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制；②設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設(shè)備、項目及內(nèi)容等；③對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標記；④對電子印章、數(shù)字簽署及數(shù)字加密等采取防止非法使用的措施。對電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對防磁和溫度的要求也很高。

3.2 文件處理與檔案管理要求一體化

實行辦公自動化后，各個部門在文件處理和檔案管理方面應(yīng)形成一個連續(xù)的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計算機對其特征進行掃描著錄，還要分析文件的內(nèi)容和主題，完成檔案管理系統(tǒng)中要求填入的著錄項，以實現(xiàn)文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。

3.3 對檔案管理人員綜合素質(zhì)要求更高

實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現(xiàn)代化，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，在辦公自動化的大環(huán)境下，不僅要加強檔案專業(yè)知識和計算機技術(shù)的學(xué)習(xí)，還應(yīng)盡快改變知識結(jié)構(gòu)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新知識，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

主要參考文獻

[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012（2）.

篇(6)

（一）檔案意識有待提高。

首先我們要認識到，企業(yè)改革重組，機構(gòu)調(diào)整，內(nèi)部機構(gòu)人員發(fā)生了很大的變化，由于個別人員檔案意識不強，對檔案不重視，造成歸檔文件資料不能及時地歸檔立卷。檔案意識的薄弱，如：上級來文未按規(guī)定發(fā)送到公司綜合管理部，而直接發(fā)到承辦部門，這些部門往往忽視應(yīng)到公司綜合管理部辦理簽收的程序，而自行傳遞、辦理，導(dǎo)致不歸檔，造成了企業(yè)檔案的不完整、不準確、不系統(tǒng)，使檔案失去應(yīng)有的價值。完整、系統(tǒng)的文書檔案不僅反映企業(yè)管理水平，而且映射企業(yè)管理整體素質(zhì)。因此可以說，文書檔案管理的好壞，檔案意識至關(guān)重要。

（二）檔案保護收集工作。

檔案工作人員不可能參加公司的各項活動，及時掌握各類信息，有針對性地進行文件材料的收集工作。而參加各種重要活動、會議的人員，若無人督促，很少人能主動將有保存價值的文件材料整理、歸檔，因而難以收集齊全。至使檔案材料短缺，手續(xù)不完備，直接影響檔案立卷的歸檔，檔案管理不規(guī)范。如：有關(guān)的內(nèi)部單位部門不熟悉或不遵守文書及檔案管理方面的操作規(guī)范和方法，只憑經(jīng)驗辦事，文件的收集遞送工作不及時、不規(guī)范，結(jié)果只能使許多重要的有存檔價值的文件失去歸案的機會。而檔案材料來源渠道多、內(nèi)容涉及范圍廣，且這些材料分散于不同的工作階段，以及不同的管理人員和工作人員手中，只有及時地進行收集、整理，才能確保其齊全完整。

（三）檔案人員隊伍不穩(wěn)。

企業(yè)改革重組，機構(gòu)調(diào)整，內(nèi)部人員發(fā)生了很大變化，人員素質(zhì)參差不齊。檔案產(chǎn)生于工作及工作管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來管理。企業(yè)檔案管理模式重構(gòu)是對傳統(tǒng)方式、手段的改進與提高，需要具有一支精通企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)、掌握企業(yè)信息服務(wù)技能的人才隊伍，這也是企業(yè)檔案管理模式重構(gòu)的必然要求。

（四）檔案制度方面。

在企業(yè)改制過程中，檔案的交接缺乏約束機制，造成檔案資料的遺失和斷檔。在企業(yè)改革或重組的操作程序中，對撤、并或整體劃轉(zhuǎn)的單位，其人、財、物的交接都有比較具體的規(guī)定，而檔案如何交接，缺乏具體的實施細則或規(guī)定，致使部分撤、并單位的檔案，或者有一定價值的檔案資料，仍留在部分管理人員手中。如果這些人員面臨下崗分流、重新就業(yè)的選擇，勢必?zé)o暇顧及檔案的整理移交。這就是檔案管理制度方面不明確，責(zé)任不分明造成的后果之一。應(yīng)當(dāng)完善企業(yè)檔案管理人員的配備，完善檔案管理體制。

二、企業(yè)改革過程中檔案管理工作應(yīng)采取的措施

（一）提高檔案意識。

檔案管理人員應(yīng)依據(jù)檔案工作的新特點、新情況，深入細致地開展宣傳檔案法規(guī)和檔案工作的活動，努力提高員工的檔案意識，特別要強化各管理部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，使他們能充分認識到檔案的重要性，并自覺地把檔案管理工作納入本部門的工作計劃和議事日程。同時，檔案工作人員應(yīng)不失時機地宣傳企業(yè)檔案的重要性，讓人人知道檔案重要，檔案必須集中保管。使企業(yè)全體員工清楚地認識到，在從事企業(yè)各項活動中所形成的屬于歸檔范圍的文件材料，既是自己辛勤勞動汗水的結(jié)晶，更是企業(yè)各個環(huán)節(jié)的歷史文化財富，受《檔案法》保護，私人無權(quán)占為己有，必須使之完整無缺，并按規(guī)定向檔案工作人員移交。

（二）切實改進檔案收集工作。

檔案部門要定期對檔案工作進行指導(dǎo)監(jiān)督。檔案工作人員要深入了解各部門的工作內(nèi)容和工作規(guī)律，把握其歸檔的文件材料的范圍，制定出相應(yīng)的收集工作計劃，指導(dǎo)各部門有步驟、有計劃地安排落實好檔案的收集工作。同時檔案部門工作人員要及時了解各立檔部門的工作動態(tài)，盡力幫助他們解決實際困難。企業(yè)檔案工作做得好壞，將直接影響到企業(yè)各項工作的順利開展。如何抓好企業(yè)改制后的檔案工作，本人認為：首先要加大《檔案法》宣傳力度，進一步增強全體職工的檔案意識。各級領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)法人要提高對檔案工作的認識，把檔案工作真正納入企業(yè)管理程序，列入企業(yè)的工作計劃，納入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。其次要強化檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，全面提高企業(yè)檔案管理水平。各級主管部門的檔案機構(gòu)要按照有關(guān)規(guī)定，加強對所屬企業(yè)改制后的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。各級檔案部門也要大膽地抓好改制后企業(yè)檔案工作，要明確企業(yè)改制后檔案的收集、分類、歸檔等具體辦法，幫助推進企業(yè)檔案管理規(guī)范化、標準化建設(shè)。最后要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，重視對改革后企業(yè)檔案工作的調(diào)研，做好服務(wù)工作。改革后的企業(yè)檔案工作如何適應(yīng)新形勢、新情況，需要我們?nèi)パ芯?、探索。我們必須轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，深入企業(yè)開展認真細致的調(diào)查研究，針對企業(yè)檔案工作中的熱點和難點，總結(jié)出一套符合企業(yè)現(xiàn)狀、切實可行的檔案管理辦法，使企業(yè)檔案工作為促進企業(yè)管理、加速企業(yè)發(fā)展做好服務(wù)工作。

（三）建立高素質(zhì)的檔案工作隊伍。

要做好檔案管理工作，首先需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強的檔案工作隊伍。其次要注重對檔案工作人員進行再教育，包括專業(yè)知識教育和職業(yè)道德教育。通過這些教育，增強檔案工作人員的敬業(yè)愛崗精神，提高檔案工作人員的專業(yè)水平。再次，要逐步培養(yǎng)檔案人員的創(chuàng)造性，激勵檔案工作人員研究檔案和檔案工作，提高其學(xué)術(shù)水平。在企業(yè)檔案管理的模式重構(gòu)實踐中，人是企業(yè)檔案管理模式重構(gòu)的核心，既是模式重構(gòu)的實施者，又是模式重構(gòu)的受益者，其整體素質(zhì)的優(yōu)劣高低，必將影響到企業(yè)檔案管理模式重構(gòu)的建設(shè)質(zhì)量與實際效果。因此，必須研究制定提升企業(yè)檔案管理人才素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能的培養(yǎng)辦法、培養(yǎng)內(nèi)容和培養(yǎng)制度，加大對專業(yè)人才隊伍的培養(yǎng)力度，建立科學(xué)的人才管理辦法，并從吸收、激勵、管理、教育等方面不斷地加以完善，切實使企業(yè)檔案管理的模式重構(gòu)獲得良好的人才條件支持。

（四）健全檔案管理制度。

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是企業(yè)的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。此外，還應(yīng)該利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理服務(wù)，利用計算機進行檔案的編碼管理，提高查詢效率，建立電子檔案和數(shù)據(jù)庫，使檔案更高效地為企業(yè)服務(wù)。只有建立健全一套完整的檔案管理制度，并確定檔案管理人員的職責(zé)范圍，使檔案管理人員樹立強烈的責(zé)任心、事業(yè)心，這樣才能體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。

三、總結(jié)

篇(7)

一、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理

（一）檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學(xué)計算、數(shù)據(jù)處理、實時控制，輔助設(shè)計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)?？傊瑱n案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更為有效地為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為今后一個時期檔案發(fā)展的必然趨勢。

（二）數(shù)字化檔案

數(shù)字化檔案管理是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點主要有以下幾個方面。

1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開了計算機及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無法生存、傳遞、識別。

2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。

3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。

二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢及要求

（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化的實質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢包括以下幾個方面：

1.擴大經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費。

2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。

總之，檔案數(shù)字化是大勢所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務(wù)。

（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求

檔案數(shù)字化所要實現(xiàn)的就是為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，其主要目標：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲問題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺，使有效意義的動態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價值。其主要要求是：

1.科學(xué)性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學(xué)性。從實際出發(fā)，通過對檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優(yōu)先對具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數(shù)字化。

2.系統(tǒng)性。在進行檔案信息資源數(shù)字化時，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機聯(lián)系。

三、推進檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對策

數(shù)字化檔案管理在具體設(shè)施過程中，必須依托高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。

（一）予以科學(xué)規(guī)劃

檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，必須立足于長遠的科學(xué)規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長時間實行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。

（二）進行成本核算

目前，將傳統(tǒng)的載體進行數(shù)字化費用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數(shù)字文件進行管理和維護，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績效。如果不加強核算，則有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。

（三）建立雙套制管理機制

由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對薄弱，數(shù)字化過程中有很多問題待解決，因此在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。

（四）提高員工的素質(zhì)