檔案管理技術(shù)精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理技術(shù)范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計資料、試驗(yàn)和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用？譼？訛？譽(yù)？訛。這一點(diǎn)在機(jī)械動力制造行業(yè)尤為明顯，技術(shù)檔案的利用價值是它的固有特點(diǎn)，使得它在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展體現(xiàn)出不可替代的地位。如何使技術(shù)檔案的利用價值變?yōu)槭褂脙r值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，最終要?dú)w結(jié)于技術(shù)檔案的有效管理？譾？訛？譿？訛。

作為一名在機(jī)械動力行業(yè)從事技術(shù)檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談?wù)勎以谶@方面的一些心得和體會。

一、完善的歸檔和保管制度

新產(chǎn)品開發(fā)、產(chǎn)品試制、課題研究或其它科技項目中形成的應(yīng)歸檔文件材料，在任務(wù)完成或告一段落時（如已通過評審鑒定、驗(yàn)收）， 凡是有保存價值的，都必須由研發(fā)管理部歸檔，比如，底圖在首次曬圖時歸檔；設(shè)計、工藝變更通知隨時歸檔；科技成果轉(zhuǎn)化及高企申報材料結(jié)束后立即歸檔。歸檔的文件材料必須遵循一定的原則：首先要能準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程，對重要的文件材料內(nèi)容要經(jīng)當(dāng)事人審定。其次，歸檔的文件材料在形成保管單位時，要按文件材料形成的時間順序系統(tǒng)排列，做到層次分明，有機(jī)聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。然后，歸檔原稿用紙和書寫要符合要求，須用黑色或藍(lán)黑墨水書寫，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍(lán)墨水書寫。最后，電子檔案歸檔，一個產(chǎn)品經(jīng)過評審鑒定小批量生產(chǎn)后，全套圖紙電子檔導(dǎo)入PLM系統(tǒng)（或拷貝給檔案室歸檔）。

技術(shù)檔案的類型各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍(lán)圖、表格、文字材料、機(jī)讀材料和實(shí)物模形等，為了便于查閱，在進(jìn)庫房保管前需要將它們合理地分類。在機(jī)械動力行業(yè)，技術(shù)檔案可以按內(nèi)容劃為產(chǎn)品、工藝工裝、科技成果轉(zhuǎn)化、高企申報等。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，同時也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務(wù)就是做到不亂、不壞、不失。因此，技術(shù)檔案保管工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、庫藏各類檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專庫保管，用底圖柜平放，并且除修改、送曬外，不得外借；光盤、移動硬盤單獨(dú)存放。技術(shù)檔案大多屬于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫房的第一大要事，為了防止火災(zāi)的發(fā)生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫房嚴(yán)禁非工作人員入內(nèi)；庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無關(guān)的雜物；消防器材應(yīng)放在方便、易見處，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙或點(diǎn)明火。同時為了防蟲防盜，庫房內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，按要求施放藥物，做到無蟲、無霉、無灰；離開庫房時應(yīng)拉好窗簾、關(guān)閉電燈，進(jìn)出庫房隨手關(guān)門，嚴(yán)禁敞門離開庫房。

二、合理的查閱和修改制度

企業(yè)技術(shù)檔案要以原始記錄為依據(jù)，定期作出準(zhǔn)確可靠的統(tǒng)計，其統(tǒng)計范圍主要有：檔案管理基本情況統(tǒng)計；分類檔案數(shù)及庫藏量統(tǒng)計（包括卷數(shù)、底圖張數(shù)、科技資料總數(shù)）；歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率的統(tǒng)計；檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計。檔案室要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，并且要根據(jù)需要編制檢索工具，認(rèn)真做好企業(yè)技術(shù)檔案信息開發(fā)利用工作，便于查閱和資源共享。

為了保障檔案的準(zhǔn)確性和時效性，需要對于技術(shù)檔案進(jìn)行一些修改：對于已歸檔的圖紙、技術(shù)文件，要有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙及技術(shù)文件更改通知單、產(chǎn)品圖紙及技術(shù)文件由產(chǎn)品研發(fā)部門負(fù)責(zé)，工藝及工藝文件由工藝管理部門負(fù)責(zé)，如需借出修改，必須辦理登記手續(xù)，限期歸還；對于常年生產(chǎn)的定型產(chǎn)品圖紙和工藝技術(shù)文件，由研究院研發(fā)管理部按有關(guān)規(guī)定發(fā)放，一般每年換發(fā)一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換發(fā)新圖的同時，要收回舊圖，并辦理登記手續(xù)，設(shè)計、工藝部門必須在換發(fā)新圖前按規(guī)定手續(xù)做好底圖的整頓工作；零散曬制藍(lán)圖及技術(shù)文件或復(fù)印管理類文件材料，應(yīng)由申請部門向研究院研發(fā)管理部申請流程提交曬圖、復(fù)印申請單，操作人員收到申請單后進(jìn)行下面的工作。

為了促進(jìn)學(xué)習(xí)和交流，公司員工和外單位人員按照相關(guān)規(guī)定可以查閱技術(shù)檔案。對于一般檔案，除開架提供閱覽的以外，應(yīng)辦理登記借閱手續(xù)，并限在閱檔室查閱，用畢當(dāng)即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續(xù)辦理，查閱密級文件，須持所在部門介紹信并經(jīng)研究院研發(fā)管理部門同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說明目的，并通過有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署意見后方予接待。

三、健全的保密和銷毀制度

技術(shù)檔案記錄著企業(yè)的科研生產(chǎn)活動，有些屬于企業(yè)的絕密資料，這些材料如果被競爭對手得到會對公司的利益造成極大的損失。應(yīng)該盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。其實(shí)，根據(jù)公司的政策和檔案的作用，準(zhǔn)確地判定檔案的保密級別，公司技術(shù)檔案密級分為機(jī)密、秘密、一般三類，一般類檔案可以在廠內(nèi)開架提供閱覽和借出使用。秘密以上屬保密檔案，一般不予外借和復(fù)制，須經(jīng)規(guī)定的審批手續(xù)方可查閱。對于保密檔案，立卷部門在立卷時應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)明密級，注意妥善保存和及時歸檔，另外，檔案室對機(jī)密檔案應(yīng)單獨(dú)保管，機(jī)密檔案柜的鑰匙平時應(yīng)予封存。最后，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫房，不得私自摘錄或復(fù)制所管的檔案，不得以檔案內(nèi)容作談話資料，閑談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認(rèn)真履行登記手續(xù)，不得違反規(guī)定擅自借出檔案；經(jīng)鑒定剔出的文件材料和超過保管期限待銷毀的檔案，都必須妥善保管直至按規(guī)定方式銷毀，不得造成散失。

技術(shù)檔案保管期限分永久、長期、短期三種，各類檔案分別根據(jù)國家有關(guān)部門的規(guī)定和公司的需求劃分保管期限。銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，對于經(jīng)過鑒定剔出的文件要分別造清冊再保管一年以上，不得當(dāng)時銷毀；對于已經(jīng)超過保管期限經(jīng)鑒定確定不再繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)造具清冊，提出銷毀報告經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，緩期一年執(zhí)行銷毀；銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，應(yīng)有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷毀，監(jiān)銷不得少于二人。檔案銷毀后，監(jiān)銷人須在清冊上簽字。

引文注釋

？譹？訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24（1）： 10-17.

？譺？訛 田晨，畢小青.知識視角下的企業(yè)文檔管理[J].檔案學(xué)通訊，2001（1）：17-19.

？譻？訛 張斌，徐擁軍， 褚峻等.知識資源管理： 企業(yè)檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004（10）：37-39.

？譼？訛 中華人民共和國檔案法，1996-07-05.

？譽(yù)？訛 中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法，1999-06-07.

？譾？訛 張靜.淺談新時期的檔案工作[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2013（3）：235-236.

篇(2)

1 電子檔案的特征

電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案，它有自己的獨(dú)特特征：（1）電子檔案的不穩(wěn)定性，其主要是存儲在磁介質(zhì)上，主要有磁盤、光盤、磁帶等。這種介質(zhì)容易受到震動、磁信號的影響，載體結(jié)構(gòu)稍微變化，就有可能造成數(shù)據(jù)的丟失和破壞，這對電子檔案保存的環(huán)境有嚴(yán)格的要求。（2）電子檔案的非直讀性，電子檔案的閱讀需要借助一定的設(shè)備來進(jìn)行，需要相關(guān)的軟硬件設(shè)備來進(jìn)行閱讀，這就要求檔案館在保存電子檔案的同時還要保存其專門的閱讀設(shè)備。（3）電子檔案的易更改性，電子檔案的更改過程不容易被察覺，更改后不會留下任何痕跡，電子檔案在傳遞或更換其他載體時，容易被更改。電子檔案的增加、刪除、修改都非常方便，給檔案的真實(shí)性鑒定和保密性帶來一定的困難。（4）電子檔案對設(shè)備和技術(shù)的依賴性，檔案信息的加工、組織都需要借助一定的設(shè)備和軟件，還需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)不健全、不統(tǒng)一，容易出現(xiàn)在其他設(shè)備和環(huán)境下不能讀取、不兼容的情況，檔案資源不容易進(jìn)行載體互換。

2 電子檔案管理的難點(diǎn)

2.1 檔案數(shù)據(jù)的不兼容性。數(shù)字檔案產(chǎn)生的途徑很多，有辦公檔案、數(shù)據(jù)檔案、照片、文本、視頻、聲音等各種形式的檔案資源，并且產(chǎn)生這些檔案的管理系統(tǒng)和應(yīng)用程序也不一樣。這樣產(chǎn)生的各種各樣的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在兼容性上就不好把握。不同類型的檔案需要不同的軟件才能打開，即使同一種文件在軟件升級后也有可能不兼容或者丟失數(shù)據(jù)。這種不兼容性給數(shù)字檔案的保存和使用帶來很大的困難。

2.2 檔案信息冗余。由于不是完整的數(shù)據(jù)庫文件，各種各樣的數(shù)字檔案資源容易出現(xiàn)重復(fù)，數(shù)字文件的易復(fù)制性決定了其文檔備份較多，并且因工作需要可能會不定期地修改，這樣就會造成備份的不統(tǒng)一，尤其是手工備份文檔，更容易造成數(shù)據(jù)的冗余，不利于數(shù)據(jù)的長期維護(hù)，容易造成數(shù)據(jù)不統(tǒng)一。

2.3 數(shù)字檔案信息之間的聯(lián)系弱。很多數(shù)字檔案是相對孤立的，缺少相對的聯(lián)系，導(dǎo)致系統(tǒng)沒有辦法識別兩份電子檔案的聯(lián)系和區(qū)別。在保證電子檔案安全的同時，強(qiáng)化檔案關(guān)聯(lián)共享。這種數(shù)字檔案的獨(dú)立性容易產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)孤島，如果文件的擴(kuò)展名被修改或者丟失，該文件所關(guān)聯(lián)的程序則會失效，這種情況給電子檔案歸檔帶來不少的麻煩。

3 電子檔案管理技術(shù)研究

電子檔案的管理技術(shù)主要分為原生電子檔案歸檔技術(shù)和數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)兩種。

3.1 原生電子檔案歸檔技術(shù)。原生電子檔案主要是指在生活和工作中，直接產(chǎn)生的電子文件，又具有一定的保存價值，形成原生電子檔案。原生電子檔案歸檔技術(shù)主要有：在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像、白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)、fedora檔案存貯系統(tǒng)等。

（1）在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)：利用開源的原理，采用自動收割技術(shù)下載整個網(wǎng)絡(luò)空間，對其進(jìn)行抽取和標(biāo)引，并組織成檢索庫供用戶使用。奧地利國家圖書館和維也納科技大學(xué)聯(lián)合開發(fā)和使用該項技術(shù)，目前已經(jīng)應(yīng)用到奧地利數(shù)字圖書館和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間。（2）網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像技術(shù)：這種技術(shù)主要運(yùn)用主題和事件的方式對網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行選擇，并形成檔案資源的元數(shù)據(jù)，包括對多媒體和超文本的采集、標(biāo)引、存貯并使用，最后運(yùn)用人工編目的方式，為每份檔案創(chuàng)建一條目錄。美國國會圖書館開展的MINERVA項目采用的就是這種方式。（3）白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)：這種技術(shù)主要為了盡量提高檔案的利用效率，并且又不破壞數(shù)字檔案的結(jié)構(gòu)而采用的方法，即對原生的電子檔案逐步地仿真和轉(zhuǎn)化，由黑色檔案（原始檔案）經(jīng)過保密加工和災(zāi)難恢復(fù)等工作，轉(zhuǎn)換成灰色檔案，最后再經(jīng)過訪問的限定和遷移變成白色檔案，供用戶使用，既保證了檔案的安全，也提高了檔案的利用效率。（4） fedora檔案存貯系統(tǒng)：這是一套基于linux操作系統(tǒng)的管理軟件。其允許數(shù)據(jù)的錄入、刪除和修改，通過這個系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)原生數(shù)字檔案館藏資源建設(shè)，主要由弗吉尼亞大學(xué)、赫爾大學(xué)、斯坦福大學(xué)、耶魯大學(xué)和英國赫爾歷史中心共同參與完成，可以通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案的評價和初審，可以實(shí)現(xiàn)檔案的病毒檢測、自動生成檔案清單和信息包，并形成相關(guān)的檔案訪問權(quán)限。同時fedora還有數(shù)字對象存儲庫，并配有數(shù)字檔案的采集和標(biāo)引系統(tǒng)，主要由英國惠康圖書館開發(fā)，包含對不同標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)重新創(chuàng)建、整理和組織，并開發(fā)了元數(shù)據(jù)自動提取和實(shí)施方案。

3.2 數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)。數(shù)字化檔案主要是指將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后形成的檔案，這種檔案的優(yōu)點(diǎn)是使用的過程中不會對檔案本體造成損壞，并且方便多人同時使用。主要有頁面自動分析技術(shù)、檔案數(shù)字化技術(shù)、多媒體數(shù)字檔案技術(shù)、3D激光掃描技術(shù)。

（1）頁面自動分析技術(shù)，即在數(shù)字化的過程中，自動對檔案的信息資源進(jìn)行采集和標(biāo)引，該技術(shù)首先對圖像進(jìn)行預(yù)處理，然后提取圖片的信息，包括圖片的線、背景線、特殊符號、標(biāo)題和文本等，最后進(jìn)行文字的識別和重建。希臘國家信息與電子通信研究中心正在研究使用這種技術(shù)。（2）檔案數(shù)字化技術(shù)，主要包括紙質(zhì)檔案的初始轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)的管理和訪問，采用文章逐條、逐頁的數(shù)據(jù)加載方式，自動創(chuàng)建頁面級，手動創(chuàng)建文章即元數(shù)據(jù)的方式，采用SGML DTD（標(biāo)記通用語言――文件形態(tài)定義）來反映，英國的曼徹斯特大學(xué)學(xué)者正在開發(fā)這種模式的歸檔技術(shù)。（3）多媒體數(shù)字檔案技術(shù)，這種技術(shù)主要研究了音頻檔案信號轉(zhuǎn)換的波段分析和恢復(fù)、信號提取、副本保存等關(guān)鍵技術(shù)，采用半自動的方式從視頻和音頻中提取元數(shù)據(jù)以供檢索使用。通過檢索相似性和曲線對比來對數(shù)字資源進(jìn)行識別，這樣減少了數(shù)字化抽取過程中的信息丟失，意大利的帕多瓦大學(xué)在對這項技術(shù)進(jìn)行深入研究，歐洲的很多國家都是使用這種技術(shù)。（4）3D激光掃描技術(shù)，這樣技術(shù)對實(shí)物檔案數(shù)字化有很大的意義，主要是通過三維掃描和模擬，將其存儲和開放使用，目前研究這項技術(shù)的主要有斯坦福大學(xué)、加州大學(xué)和中國科技大學(xué)，已經(jīng)取得了初步的成果。

4 結(jié)語

篇(3)

提高領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案管理工作的重視水平。檔案管理工作中最重要的問題就是不管是領(lǐng)導(dǎo)還是一般職工，對它的重要性的認(rèn)識都還不夠到位，認(rèn)為檔案資料并不是工作和決策中的必需品，因此對檔案工作無需過分重視。甚至有些部門為了部門利益，甚至不配合檔案管理工作，對一些需要?dú)w檔的文字資料拒絕上交，或采用各種方式拖延。這對檔案管理工作都是十分不利的。為此，應(yīng)當(dāng)通過教育、宣傳、督促等各種手段，進(jìn)一步提高各級領(lǐng)導(dǎo)職工的對檔案重要性的認(rèn)識。同時，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)主動履職，主動加強(qiáng)與其他部門的溝通交流，做好檔案管理服務(wù)工作，讓所有人員認(rèn)識到檔案管理工作帶來的工作便利，從而扭轉(zhuǎn)干部職工對這項工作的錯誤認(rèn)識。

2、進(jìn)一步做好新形勢下技術(shù)電臺檔案管理工作

2.1要做好檔案資料管理工作

隨著時代的發(fā)展特別是電子信息技術(shù)的進(jìn)步，許多檔案資料的介質(zhì)從傳統(tǒng)紙質(zhì)文件逐漸向紙質(zhì)與光盤、硬盤復(fù)合轉(zhuǎn)變，記載的內(nèi)容從簡單的文字向文字與音視頻并存轉(zhuǎn)變。特別是技術(shù)檔案，這種轉(zhuǎn)變的趨勢更加明顯。檔案管理工作要主動適應(yīng)這種變化，積極創(chuàng)新工作辦法，加強(qiáng)對這些復(fù)合檔案資料的管理工作。一是對傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的管理，在按照傳統(tǒng)方法做好對紙質(zhì)介質(zhì)檔案管理的同時，也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時代的進(jìn)步，加強(qiáng)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化工作。比如，對于一些文件資料、技術(shù)圖紙等，可以通過掃描的辦法錄成電子圖像進(jìn)行歸檔；對于一些零散的，無需保持原貌的文件，則可以通過文字轉(zhuǎn)換輸入的方法形成新的Doc文檔或圖表進(jìn)行歸檔保存。二是對于現(xiàn)在新產(chǎn)生的電子檔案，主要是借鑒傳統(tǒng)檔案管理理念，在電腦上對其進(jìn)行歸檔。同時，由于電子檔案介質(zhì)的脆弱性，要注意加強(qiáng)對光盤、硬盤等介質(zhì)的保管，定期進(jìn)行備份存儲，確保安全。

2.2要對檔案管理建章立制

制度是確保工作有序開展的前提，在檔案管理領(lǐng)域也是如此。因此，一是要結(jié)合技術(shù)電臺工作實(shí)際，對現(xiàn)有的檔案管理工作制度進(jìn)行完善，讓檔案管理工作從源頭到終端都有章可循，同時要對收集整理、日常保管、借閱使用等工作的流程進(jìn)行細(xì)化完善，讓所有職工對檔案管理工作流程都有明確的理解，這樣也能提高他們對檔案管理工作的配合程度。二是要對新的電子科技檔案的管理制定制度。應(yīng)該說，電子檔案在生成與保護(hù)方面還是存在很大的區(qū)別的，比如在程序版本、存檔格式、保密和防篡改等方面，如果不加以明確，將造成電子檔案管理工作的混亂，這就要求對電子科技檔案的管理采用與紙質(zhì)檔案不一樣的制度來對這些情況進(jìn)行規(guī)范。

2.3要加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理工作是一項涉及面廣、專業(yè)程度和精細(xì)化程度都很高的工作，而技術(shù)檔案又因?yàn)槠涞奶厥庑?，對管理人員的要求更高，這就要求電臺要建立一支高素質(zhì)的檔案管理工作人才隊伍。一是既要有專職的檔案管理人員，又要有兼職的技術(shù)檔案管理人員，各司其職，各負(fù)其責(zé)，確保技術(shù)檔案的準(zhǔn)確性、完整性和有效性。二是要加強(qiáng)對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，提高檔案人員對檔案工作、保密工作、技術(shù)工作的認(rèn)識，提高檔案管理工作人員在現(xiàn)代信息社會條件下電子檔案管理的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)檔案管理人員的政治覺悟和職業(yè)道德，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，確保檔案資料安全可靠。

3、要讓檔案管理工作更好服務(wù)于技術(shù)電臺

篇(4)

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息技術(shù);應(yīng)用

一、在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的意義

信息時代的發(fā)展讓信息技術(shù)滲入生活中的方方面面，檔案管理工作也逐漸向信息化的方向發(fā)展，在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)能夠讓檔案管理工作質(zhì)量和水平得到提高，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)和共享。就目前的檔案管理工作來看，信息資源在市場中的競爭地位越來越明顯，企業(yè)的主要資源是檔案信息資源，但是傳統(tǒng)的檔案信息管理方式相對于現(xiàn)代化企業(yè)而言較為落后，不能夠滿足企業(yè)的發(fā)展需要，因此將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中，能夠更加便于信息的存儲，并且能夠在較低成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理工作效率的提高。除此之外，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策和信息資源都要依賴于企業(yè)的檔案信息，因此，檔案管理工作必須和時展步伐相一致，從而提高企業(yè)的核心競爭力，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。除此之外，信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前社會的發(fā)展趨勢，檔案管理工作的完善和成熟需要順應(yīng)時代的發(fā)展變化。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作，因此尋找新的方式方法成為了檔案管理工作的重點(diǎn)，而信息技術(shù)的利用，恰好符合當(dāng)前的社會發(fā)展需要，能夠與企業(yè)的檔案管理工作相契合，推動檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展和成熟。

二、傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式的不足

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的方式存在的不足主要表現(xiàn)在管理觀念和管理方式落后這兩個方面，以下將從檔案管理的思想觀念和管理的方式進(jìn)行分析和研究。1.檔案管理的思想觀念較為落后。由于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)的整體發(fā)展中不受重視，領(lǐng)導(dǎo)和上級部門常常忽視檔案管理工作，對于檔案管理工作的優(yōu)勢和重要性認(rèn)識不到位，將檔案管理工作片面理解為檔案的收藏和存儲，沒有意識到檔案信息對于企業(yè)發(fā)展而言是重要的信息資源，所以檔案信息的使用率極少。再加上企業(yè)對檔案信息的宣傳工作做的不到位，因此大多數(shù)企業(yè)員工將檔案管理視為可有可無的工作，沒有認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)的意義。除此之外，企業(yè)的檔案管理人員在管理過程中，沒有形成正確的認(rèn)識，管理觀念落后，缺少與企業(yè)內(nèi)的其他部門的溝通和協(xié)調(diào)，因此在進(jìn)行檔案信息的收集和整理時，工作難度大，使整個檔案管理工作大的水平和質(zhì)量嚴(yán)重受到影響。2.檔案管理的工作方式較為落后。傳統(tǒng)的檔案管理工作在整個工作流程中，采用的是人工管理的方式，從檔案信息的收集、整理到分類和歸檔都需要人工操作，先將檔案信息收集完畢，然后按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行整理和分類，貼上標(biāo)簽，然后將不同類型的檔案信息進(jìn)行歸檔和記錄。在這個過程中，如果完全依靠人工操作，不僅流程繁多，而且工作量大，在管理中難免出現(xiàn)問題，影響管理工作，既耗費(fèi)精力，也浪費(fèi)財力。除此之外，如果需要從檔案室中查找資料，要一一按照相應(yīng)的編號進(jìn)行查找，不僅繁瑣，而且浪費(fèi)時間，嚴(yán)重降低了管理水平和效率。

三、信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，主要是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備和軟件，將檔案管理工作進(jìn)行信息化管理，將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n，從而借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，讓檔案信息更加有利于收集、整理和查詢。1.信息技術(shù)的應(yīng)用概況。1.1檔案管理中信息技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用。利用信息技術(shù)，將檔案信息的統(tǒng)計、查詢和借閱等進(jìn)行電子管理，通過掃描儀、通訊設(shè)備等實(shí)現(xiàn)資源的存儲、交流和共享。對檔案信息進(jìn)行分門別類，并設(shè)置信息的自動增刪和快速升級等功能，讓檔案信息的電子檔成為企業(yè)檔案的主要內(nèi)容。對于企業(yè)的員工而言，能夠更加方便快捷的進(jìn)行辦公，滿足企業(yè)的發(fā)展需求。電子檔的檔案信息相對于紙質(zhì)檔而言，更加利于保存，不容易損壞，并且其具有的自動保存功能，能夠有效避免人工失誤帶來的信息流失。1.2檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀。信息技術(shù)的應(yīng)用帶給了檔案管理很多便利，能夠滿足企業(yè)的檔案管理需求，適應(yīng)發(fā)展中的信息時代，同時信息技術(shù)在不斷的深入發(fā)展中，要求檔案管理人員在檔案管理中要重視服務(wù)和管理，因此完善企業(yè)檔案管理的制度體系尤為重要。而目前我國的大多數(shù)企業(yè)檔案管理體系還不夠完善，沒有進(jìn)行統(tǒng)一全面的信息化建設(shè)，信息化檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)還不夠成熟，信息管理的安全性還需要進(jìn)一步提高，因此，為了讓信息技術(shù)在檔案管理中實(shí)現(xiàn)有效利用，以下將對應(yīng)用的措施進(jìn)行具體的分析和研究。2.信息技術(shù)的應(yīng)用措施。2.1推動檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展。推動數(shù)字化的發(fā)展主要借助計算機(jī)的優(yōu)勢，在進(jìn)行檔案信息的整理和分類之后，把整理好的信息導(dǎo)入計算機(jī)中，便于之后的工作中能夠快速進(jìn)行查閱。這種方式不僅能夠節(jié)省時間和精力，同時還能夠在一定程度上提高工作效率和和水平，讓檔案信息更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高信息的安全性和保密性，所以需要推動檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理工作的數(shù)字化水平。2.2提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。推動檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先需要提高管理人員的綜合素質(zhì)和水平，增強(qiáng)管理人員的檔案管理規(guī)范意識，要求管理人員對檔案管理的安全性有全面的理解，對管理工作秉承高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好本職工作。通過培訓(xùn)對管理人員的專業(yè)水平進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，并遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，按照工作規(guī)范和要求，明確管理人員的工作職責(zé)，提高管理人員的信息化管理水平，與時俱進(jìn)，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。2.3加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先，充分利用多媒體技術(shù)的優(yōu)勢，建立完善的檔案檢索體系，能夠更加方便和快捷的進(jìn)行檔案的檢索，然后建立視頻影音檔案的檢索體系，讓影音資料能夠在檔案信息中完整呈現(xiàn)，還需要建立電子版本的檔案信息資料，完善相關(guān)信息，讓電子檔更加豐富和全面，便于資料的查找。其次，完善信息存儲技術(shù)，包括光盤、縮微技術(shù)等，縮微技術(shù)能夠有效的減少存儲空間，將文件和信息利用縮微攝影機(jī)存儲在膠片上，在需要時將其用投影機(jī)播放出來，不僅節(jié)省了存儲的空間，而且便于存儲，安全性高。而光盤不僅存儲的容量較大，還廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，利用光盤技術(shù)將檔案信息進(jìn)行科學(xué)化的管理，形成全面的數(shù)據(jù)庫，從而推動整個檔案信息管理的規(guī)范化管理，能夠體現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會價值。2.4重視企業(yè)的信息化檔案管理。要想實(shí)現(xiàn)良好的企業(yè)檔案管理，首先必須要獲得上級領(lǐng)導(dǎo)部門的支持和重視，故企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和上級應(yīng)該對檔案管理工作有足夠的重視，為檔案管理工作提供人力物力財力支持，創(chuàng)造良好的檔案管理工作環(huán)境。除此之外，企業(yè)內(nèi)部的各個部門之間要做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的工作，共同協(xié)作和配合，讓檔案管理工作在各個部門之間受到重視，從而推動檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)已經(jīng)成為了社會發(fā)展的一種趨勢，將信息技術(shù)科學(xué)合理的融入企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)當(dāng)前的工作焦點(diǎn)，把信息技術(shù)用于實(shí)際的管理工作中，從實(shí)際出發(fā)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，將信息技術(shù)和企業(yè)檔案管理的具體情況相結(jié)合，讓檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，從而更好的發(fā)揮檔案信息的作用和價值，為企業(yè)的發(fā)展提供重要支持。

作者:吳容 單位:深圳市春暉信檔案技術(shù)服務(wù)有限公司

參考文獻(xiàn)：

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篇(5)

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化技術(shù)；醫(yī)學(xué)檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094

[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院最關(guān)鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫(yī)學(xué)檔案信息的價值以及其在醫(yī)學(xué)研究等方面的應(yīng)用，得到了越來越多人的關(guān)注。對于新時期的醫(yī)學(xué)檔案管理工作，醫(yī)院必須要積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建醫(yī)學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的開發(fā)、利用與服務(wù)的信息化，這對促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展來說具有重要意義。

1 現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案的特點(diǎn)分析

第一，數(shù)量和類型逐漸增多?，F(xiàn)代人的生活條件和醫(yī)療條件得到了改善，致使醫(yī)學(xué)檔案不管是數(shù)量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫(yī)學(xué)檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產(chǎn)生了很大影響，工作內(nèi)容變得更加復(fù)雜，工作范圍也逐漸擴(kuò)大。

第二，醫(yī)學(xué)檔案的來源和內(nèi)容越來越廣。隨著時代的發(fā)展，人們的健康理念也在逐漸加強(qiáng)，醫(yī)學(xué)服務(wù)體系的日益完善，使醫(yī)學(xué)檔案的來源方式也呈現(xiàn)出了更加多元化的局面，其內(nèi)容也更為豐富。醫(yī)學(xué)檔案自身的跨越性長、時間跨度大、綜合性較強(qiáng)，其與其他諸多專業(yè)學(xué)科之間有著較為緊密的聯(lián)系。

第三，載體形式日益多元化。醫(yī)學(xué)檔案管理從過去的紙質(zhì)管理發(fā)展到如今，即便是電子化信息化技術(shù)已經(jīng)得以較多的應(yīng)用，但因?yàn)獒t(yī)學(xué)檔案自身存在的特殊性，紙質(zhì)檔案依舊在醫(yī)學(xué)檔案中占據(jù)了較多的比重。另外，以縮微醫(yī)學(xué)檔案、聲像醫(yī)學(xué)檔案等其他不同類型的醫(yī)學(xué)檔案也越來越多，醫(yī)學(xué)檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。

第四，社會需求逐漸增多。在現(xiàn)代社會中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代人的信息需求量也越來越大。對醫(yī)學(xué)檔案信息來說，其與現(xiàn)代人的實(shí)際生活聯(lián)系緊密，社會需求量也持續(xù)增多。另外，生活水平的提升與生活節(jié)奏的加快讓社會對醫(yī)學(xué)檔案的需求也越來越高。醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)中的各項工作幾乎都在很大程度上涉及醫(yī)學(xué)檔案，其種類多、強(qiáng)度大、需求廣，需要進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的變革。

2 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中應(yīng)用的必要性

2.1 順應(yīng)時代的需要

過去的醫(yī)學(xué)檔案管理往往是手工作業(yè)的方式，以紙質(zhì)檔案為主要載體。近年來，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發(fā)展。即便是計算機(jī)在醫(yī)學(xué)檔案管理中已經(jīng)有了非常普遍的應(yīng)用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實(shí)現(xiàn)用戶自行使用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行檢索或者提供其他相關(guān)服務(wù)的能力。所以為了順應(yīng)時展的要求，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要堅持與時俱進(jìn)，大力推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

2.2 提高工作的質(zhì)量

把醫(yī)學(xué)檔案從過去紙質(zhì)的管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的數(shù)字化管理模式，可以在很大程度上促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升。過去的醫(yī)學(xué)檔案管理一般是在檔案管理人員根據(jù)相應(yīng)的管理規(guī)范所進(jìn)行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)能力的差異，而造成醫(yī)學(xué)檔案管理工作的效率和質(zhì)量存在差異。而借助于數(shù)字化技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代的信息管理模式，其最主要的工作內(nèi)容可以說是計算機(jī)代勞，計算機(jī)根據(jù)已經(jīng)編制好的程序完成相關(guān)工作，能有效避免人工作業(yè)時可能出現(xiàn)的失誤。

2.3 提高檔案利用率

應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展醫(yī)學(xué)檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優(yōu)勢在于促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作效率的提升，進(jìn)一步完善醫(yī)學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)學(xué)檔案的利用率。選擇現(xiàn)代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設(shè)置密碼的辦法來設(shè)置權(quán)限，進(jìn)一步簡化了授權(quán)與查找的流程，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案信息Y源的共享。

3 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 融傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化于一體

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中，可以說是傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新與改革，過去的醫(yī)學(xué)檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理的前提和基礎(chǔ)。數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理能夠極大地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數(shù)字化管理模式和過去人工管理模式既有區(qū)別，也有聯(lián)系，隨著檔案管理工作的改革，醫(yī)院要意識到數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理手段的融合是醫(yī)學(xué)檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢，把互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和各種高效的數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，讓醫(yī)學(xué)檔案管理能夠煥發(fā)出新的活力，在醫(yī)院管理系統(tǒng)甚至于其他相關(guān)領(lǐng)域中發(fā)揮作用，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的重組建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設(shè)施作為工作開展的前提與基礎(chǔ)，醫(yī)院方面要加強(qiáng)對硬件設(shè)施的資金投入，確保硬件設(shè)施的建設(shè)和完善具備一定的科學(xué)性與預(yù)見性，在醫(yī)院發(fā)展的過程中要“一步一個腳印”的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，為數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用提供更大的發(fā)展空間。同時，還應(yīng)對醫(yī)學(xué)檔案信息材料予以有效保存，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護(hù)性和先進(jìn)性。在現(xiàn)代醫(yī)院中已經(jīng)建立了局域網(wǎng)，可在某一范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，在這種形勢下，數(shù)字化技術(shù)必然能夠在醫(yī)學(xué)檔案管理中得以更加全面的應(yīng)用。

3.3 整合醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化的原始資源

數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的有效應(yīng)用的基本前提是數(shù)字化資源，缺乏資源的醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)管理工作就如同無根之水，不能真正發(fā)揮出有效的作用。醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化管理工作必須要從兩個方面出發(fā)：一是對醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資源的數(shù)字化管理，二是對社會化資源的開發(fā)管理。醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，是按照醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況和發(fā)展方向所構(gòu)建的全面數(shù)據(jù)資料庫，并提供醫(yī)學(xué)檔案的檢索查詢功能，另外，對相應(yīng)的病例和學(xué)術(shù)論文進(jìn)行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實(shí)施全面立體化的索引，進(jìn)而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發(fā)管理，是對部分擁有較高學(xué)術(shù)價值的醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行收集整理，盡可能地對醫(yī)療信息予以過濾、整合，確保醫(yī)學(xué)檔案資源更加高效的應(yīng)用。

3.4 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的組織模式

現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展和社會主義建設(shè)的逐漸推進(jìn)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)學(xué)檔案作為與現(xiàn)代人實(shí)際生活密切相關(guān)的一個重要因素也得到了發(fā)展，不管是從行政管理、學(xué)術(shù)研究亦或是確保普通百姓的合法權(quán)益等方面來說，醫(yī)學(xué)檔案管理工作都是至關(guān)重要的。要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理的組織模式，建立一個和現(xiàn)代社會發(fā)展相符合的醫(yī)學(xué)檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布的角度進(jìn)行創(chuàng)新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統(tǒng)等基礎(chǔ)系統(tǒng)實(shí)施創(chuàng)新；三是站在社會組織機(jī)構(gòu)的角度實(shí)施創(chuàng)新。唯有循序漸進(jìn)的開拓發(fā)展，才能確保數(shù)字化技術(shù)更為有效地應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中。

3.5 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全保障措施

近年來，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，但與此同時，醫(yī)院也必須要注重其安全防范。醫(yī)院信息技術(shù)工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術(shù)確保數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案在開發(fā)利用過程中的安全性，對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)給予充分的保護(hù)，如設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)加密或者設(shè)置登陸動態(tài)口令等方法有效避免醫(yī)學(xué)檔案信息資源的泄露。醫(yī)學(xué)檔案如果被泄露必然會引起非常嚴(yán)重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，掌握一定的安全防范技術(shù)措施，確保醫(yī)學(xué)檔案的高效利用。

4 結(jié) 語

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用已成為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢。但數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，并非是短期內(nèi)能夠得以全面推廣的，它還需要一個發(fā)展與延伸的過程，醫(yī)院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數(shù)字化的管理理念，把數(shù)字化資源更加科學(xué)地應(yīng)用到各項工作中去。唯有逐漸推進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，才能真正提升醫(yī)學(xué)檔案管理工作的實(shí)效性，并開辟出一條具有自身特色的數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理之路。

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篇(6)

一、數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的優(yōu)勢

（一）征管信息預(yù)測

社保檔案涉及的信息量非常多，內(nèi)容甚是廣泛，不僅包含每位公民的基本信息，還包含著許多文書方面的信息，管理信息預(yù)測征管系統(tǒng)可以更好的完善每一項信息工作。當(dāng)社保檔案管理系統(tǒng)健全之后，每位公民的姓名、年齡、參保時間、家庭住址以及工作狀況等基本信息都能夠在信息后臺被檢索，并且我們還可以很快的查詢到社保到期日期，及時的提醒我們按時投保，使我們的社保檔案管理更加方便，使每位公民的實(shí)際信息能夠更加妥善的保存。

（二）機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化社保檔案管理系統(tǒng)體系，可以將經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的信息有效的保存到檔案中，并且可以有效的記錄公民在機(jī)構(gòu)中社保的選擇情況，真實(shí)有效的記錄每筆業(yè)務(wù)的來源與去向，在對機(jī)構(gòu)賬務(wù)進(jìn)行審計時，我們可以更快的查詢每筆業(yè)務(wù)的實(shí)際信息，數(shù)字化技術(shù)為實(shí)現(xiàn)健全的管理體系做出了巨大的貢獻(xiàn)，并且可以有效的提供技術(shù)性的保障，能夠最大化的實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理的效率和質(zhì)量。

（三）經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督

無論我們提出何種的社保檔案管理技術(shù)，都需要對其進(jìn)行事后監(jiān)督，并且有必要為其設(shè)立經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門，數(shù)字化技術(shù)的研發(fā)沒有正式的運(yùn)行到社保檔案管理工作中，所以該技術(shù)中存在的問題需要切實(shí)的發(fā)現(xiàn)。通過設(shè)立經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門，可以有效的預(yù)防數(shù)字化技術(shù)在社保管理工作中的問題，提前發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而由經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門完善問題，有效的保障社保管理工作的展開。

二、數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）建立健全的社保檔案管理制度

我國的社保檔案管理制度是根據(jù)各省級以及各市級規(guī)范而制定的，各省市的制定具有一定的差別性，沒有形成統(tǒng)一的制度。這在很大程度上限制了地區(qū)之間的交流，更在一定程度上限制了人才之間的交流。所以，我們需要根據(jù)我國社保實(shí)際狀況出發(fā)，由我國社保部門建立健全的社保檔案管理制度，讓全國的制度形成一個有機(jī)統(tǒng)一的整體，能夠依照一個標(biāo)準(zhǔn)予以執(zhí)行，使仁和地區(qū)的工作機(jī)構(gòu)在查閱公民社保狀況時的速度更加快速。

（二）引用信息技術(shù)管理方式

信息技術(shù)工作是當(dāng)今社會的潮流，其可以更好、更快的幫助我們完成工作。我國的社保檔案管理數(shù)量在隨著社會的發(fā)展不斷加大，只有引用信息技術(shù)管理方式進(jìn)行工作，未來才可以實(shí)現(xiàn)全國社保檔案管理的統(tǒng)一化。其能夠改變傳統(tǒng)手工操作記錄模式浪費(fèi)時間、人力、物力成本的缺點(diǎn)，有效提升社保機(jī)構(gòu)的工作效率。同時，運(yùn)用信息技術(shù)管理模式，能夠讓社保工作跟上時代的步伐，通過計算機(jī)技術(shù)為每位人民服務(wù)，促使社保檔案管理現(xiàn)代化。

（三）實(shí)現(xiàn)社保文檔的資源共享

將社保檔案管理信息化的首要條件就是建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，集中的為其設(shè)置一個電子文件，并且在該網(wǎng)站上提供非限制性電子文件查詢，可以有效的實(shí)現(xiàn)社保文檔的資源共享，規(guī)范社保檔案信息系統(tǒng)中每個數(shù)據(jù)接口的管理制度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有文件與檔案信息之間的切換，這樣可以有效的降低社保檔案信息的重復(fù)率，在很大程度上節(jié)約人力物力，并且為社保檔案管理機(jī)構(gòu)帶來更多的便利。

（四）加強(qiáng)專職隊伍建設(shè)

針對目前社保檔案管理工作的探究，我們可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)行的社保檔案管理工作人員素質(zhì)普遍偏低，我們需要對該隊伍進(jìn)行整頓，加強(qiáng)專職隊伍建設(shè)，通過行之有效的培訓(xùn)提升工作人員的專業(yè)技能，提升社保人員的文化素質(zhì)，建設(shè)具有高質(zhì)量高效率的工作團(tuán)隊，從而讓社保檔案管理人員滿足社會對檔案管理工作的信息需求，讓社保管理成為社會發(fā)展中一道亮麗的風(fēng)景線。

篇(7)

關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

引言

長時間以來我國檔案管理工作大多以紙質(zhì)檔案管理為主,紙質(zhì)管理為國家信息收集儲存提供了許多幫助。然而隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求,亟需實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型。在檔案管理中使用大數(shù)據(jù)技術(shù),可以促進(jìn)我國檔案管理工作的轉(zhuǎn)型。

1大數(shù)據(jù)技術(shù)

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展,各行各業(yè)也逐漸向信息化管理變型。隨之而來的是海量信息的生成,信息量的快速增加促進(jìn)了大數(shù)據(jù)時代的形成。大數(shù)據(jù)時代下的海量信息已經(jīng)遠(yuǎn)超普通數(shù)據(jù)管理軟件所能接受的信息量,普通軟件已經(jīng)無法對海量的信息進(jìn)行管理、分類、整合,其需要新的方法來進(jìn)行信息的管理,只有這樣才能更好的管理海量的信息[1]。

2大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的必要性

2.1滿足自身發(fā)展的需要

大數(shù)據(jù)時代是信息更加廣泛的時代,如果把握了大數(shù)據(jù)的各種使用技術(shù),檔案資料的管理就可以對以前由于缺乏準(zhǔn)確數(shù)據(jù)而不能踏入的領(lǐng)域進(jìn)行摸索研究。近些年來從最開始的傳統(tǒng)紙質(zhì)載體信息管理轉(zhuǎn)向了電子政務(wù)系統(tǒng),在此過程中必然會形成大量的數(shù)字化信息資料。雖然在科技迅速發(fā)展的時代里,已經(jīng)有了如云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、云存儲等各種新型的信息處理技術(shù),但是其仍然滿足不了信息量龐大的檔案管理工作。與其他的各種科學(xué)信息管理技術(shù)相比,大數(shù)據(jù)技術(shù)更能滿足檔案管理工作的需求。尤其是在知識經(jīng)濟(jì)水平迅速提高的時代背景下,檔案化的資源轉(zhuǎn)變成知識化的資源已經(jīng)成為了檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢[2]。

2.2解決工作難題的需要

傳統(tǒng)的檔案管理工作中,人們總是在討論如何處理好收集環(huán)節(jié)的把關(guān)工作,在防止檔案實(shí)體漲庫的同時,還需要突破檔案信息儲存空間的局限性,同時還需要避免具有應(yīng)用價值的檔案資料被淹沒在沒有價值的資料檔案的下面。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作,人們可以通過大數(shù)據(jù)的檢索十分快捷地將需要的信息精確地搜索出來,大數(shù)據(jù)技術(shù)可以解決檢索麻煩的問題。同時使用大數(shù)據(jù)技術(shù)在收集處理檔案收集選擇性的標(biāo)準(zhǔn)會很大幅度下降,而且儲存數(shù)據(jù)的各種成本花銷要明顯低于儲存文本檔案的成本花銷。

2.3區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)化和數(shù)字化

在大數(shù)據(jù)時代的社會背景下,傳統(tǒng)方式的紙質(zhì)載體檔案會被數(shù)據(jù)化所代替,卻不是數(shù)字化。數(shù)字化與數(shù)據(jù)化具有很大的不同,數(shù)字化的信息也許是僵硬的儲存信息,并不能進(jìn)行信息的分析和檢索,而數(shù)據(jù)化卻可以完成相關(guān)的分析和檢索工作。數(shù)據(jù)化和數(shù)字化雖然聽起來很相似,但是其實(shí)質(zhì)作用卻具有很大的不同。從各種檔案管理部門現(xiàn)在的管理情況來分析,之前的數(shù)字化管理是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)字化利用各種掃描軟件,掃描進(jìn)入電腦中。可以是文字形式,可以是圖片形式,這些數(shù)據(jù)并沒有被數(shù)據(jù)化,人們利用關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索,根本檢索不到,而且也無法進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。因此,在大數(shù)據(jù)時代迅速發(fā)展的社會背景下,在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為了時展的必然趨勢。

3大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用

3.1建立云端儲存

應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時,其基礎(chǔ)就是需要一個足夠大的儲存空間。太小的儲存空間不能夠?yàn)辇嫶蟮男畔⒘刻峁叭萆碇?容易破壞數(shù)據(jù)信息的完整性。因此,在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)之前需要建立云端的儲存空間。儲存空間是使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的先要條件。而云存儲就是將海量的信息以適合的網(wǎng)絡(luò)語言方式被利用進(jìn)網(wǎng)絡(luò)的信息整理系統(tǒng)中,在保證檔案資料的安全性的同時,還能對檔案進(jìn)行各種動態(tài)化地分析整理,可以根據(jù)歷史記憶功能為用戶提供各種便捷的信息化服務(wù)[3]。同時在建設(shè)存儲模式的時候必須強(qiáng)化各種檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施,然后運(yùn)用各種與檔案管理有關(guān)的軟件來進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)收集、分析、處理。云存儲能夠?qū)ξ淖中畔⑦M(jìn)行處理,還能夠?qū)⑻厥馓幚淼膱D片、視頻、聲音等資料進(jìn)行儲存,保證檔案信息的完整性。

3.2增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)被使用到檔案管理中最明顯的優(yōu)勢就是可以分析處理收集到的大量信息,同時還可以深入挖掘各種數(shù)據(jù)背后蘊(yùn)含的各種價值。同時數(shù)據(jù)化的分析處理、挖掘可以提高各種信息服務(wù)的質(zhì)量,同時滿足了用戶們的各種要求。同時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理模式可以提高云端數(shù)據(jù)的各種處理能力,保證了用戶應(yīng)用檔案信息的工作效率。強(qiáng)化數(shù)據(jù)分析服務(wù)提高檔案管理的服務(wù)品質(zhì)的同時,還能夠推動檔案管理的發(fā)展。

3.3提高數(shù)據(jù)檢索能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)被利用于檔案管理可以給用戶提供多元化的信息查詢服務(wù)方式。其實(shí)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理最大的缺點(diǎn)就是其檔案信息的檢索過于復(fù)雜,即使列出了檔案管理的各種檢索目錄,但是通過目力從繁多的檔案信息中查找符合自己要求的信息是極其不容易的。同時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理還可以分類管理信息,這種分類管理信息的模式極大程度地提高了用戶的檢索效率,同時大數(shù)據(jù)技術(shù)人員還可以對各種收集到的信息進(jìn)行特殊化的處理,提升了用戶檢索信息的效率。