檔案整理規(guī)范精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇檔案整理規(guī)范范文，愿它們成為您寫作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

一、成立專門機(jī)構(gòu)、落實(shí)人員、明確工作任務(wù)

1、成立領(lǐng)導(dǎo)小組，由黨組書記、局長(zhǎng)擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，各黨組成員任副組長(zhǎng)，各科室、直屬單位主要領(lǐng)導(dǎo)任成員。

2、由局辦公室主任負(fù)責(zé)，指定專職人員對(duì)物價(jià)局各部門、各環(huán)節(jié)、各類檔案進(jìn)行清理、整理；了解接受上級(jí)價(jià)格主管部門、市委、市政府、市發(fā)改委、市檔案局和相關(guān)部門的文件、資料；指導(dǎo)和統(tǒng)籌本局各科室、直屬機(jī)構(gòu)開展工作，接收全部檔案；制定檔案管理制度、規(guī)范各環(huán)節(jié)、各責(zé)任人行為。

3、各科室（含成本分局、監(jiān)測(cè)分局、年審辦、價(jià)調(diào)辦）領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，指定專人對(duì)本部門各環(huán)節(jié)、各類檔案進(jìn)行清理、整理；了解接收所對(duì)口的上級(jí)部門文件、資料；向局辦公室移交本部門全部檔案。

4、各直屬單位（檢查分局、認(rèn)證中心、拍賣中心）主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，指定專職人員對(duì)各類檔案進(jìn)行清理、整理；了解接收所對(duì)口的上級(jí)部門文件、資料；向局辦公室移交部門全部檔案。

5、檔案包括物價(jià)局歷年黨務(wù)、政務(wù)、業(yè)務(wù)文件、資料；價(jià)格處理案件、成本監(jiān)審、價(jià)格監(jiān)測(cè)、價(jià)格認(rèn)證、公物拍賣文件及資料。

二、工作要求

1、各科室（含成本分局、監(jiān)測(cè)分局、年審辦、價(jià)調(diào)辦）按自身職責(zé)范圍對(duì)2002年以來(lái)各類文件、資料統(tǒng)一按本局發(fā)文、上級(jí)文件、相關(guān)部門文件和其它資料分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。

2、局辦公室對(duì)2002年以前的文件、資料屬于本局現(xiàn)有留存的進(jìn)行分類清理、登記；屬于市發(fā)改委留存的接收后進(jìn)行分類清理、登記；屬于市檔案局留存的經(jīng)與市檔案局對(duì)接后登記目錄留存；并負(fù)責(zé)不涉及其它部門和直屬單位的文件、資料整理。

3、各直屬單位對(duì)歷年的文件、資料統(tǒng)一按本局發(fā)文、上級(jí)文件、相關(guān)部門文件分別整理送局辦公室歸檔，自己備份留存。因自身工作需要整理的文件、資料將卷宗目錄送局辦公室歸檔留存。

4、局辦公室負(fù)責(zé)與市檔案局聯(lián)系，請(qǐng)求派員指導(dǎo)，按照檔案管理的要求開展工作。

5、局辦公室負(fù)責(zé)建立市物價(jià)局檔案室，統(tǒng)一購(gòu)買提供文件、資料整理工作所需物品。

6、局辦公室負(fù)責(zé)對(duì)局各科室（含成本分局、監(jiān)測(cè)分局、年審辦、價(jià)調(diào)辦）、直屬單位的文件、資料整理工作的督促檢查和驗(yàn)收，并向局黨組匯報(bào)。

篇(2)

關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案 檔案管理工作 規(guī)范化 歸檔率 信息流通使用最大化

作為檔案管理人，我們清醒地知道，企業(yè)檔案是現(xiàn)代企業(yè)信息資源的基本形式，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的性質(zhì)其實(shí)就是知識(shí)管理，我們所做的一切都是為了在保障公司檔案實(shí)體安全的同時(shí)，有效開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的歷史查考、管理經(jīng)驗(yàn)積累與法律憑證作用，更好地為公司業(yè)務(wù)開展及客戶提供檔案信息服務(wù)。但是怎樣能把檔案管理工作做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息流通使用最大化，是值得我們檔案人思考的問(wèn)題。我對(duì)本公司的檔案遺留歸檔工作，以及檔案的信息共享進(jìn)行剖析，與大家共享。

我在檔案統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)，檔案保管和收集整理存在諸多問(wèn)題，主要有以下三方面：第一，檔案收集不全面、不及時(shí)。歸檔范圍里面明確提到的應(yīng)歸檔案，仍然有很多沉淀在基層；公司基建類檔案、科技檔案出現(xiàn)3年的斷檔，運(yùn)營(yíng)管理類檔案信息不全面。第二，檔案的規(guī)范化工作做得不夠。以前已入庫(kù)檔案有些未作規(guī)范整理；檔案的頻繁翻閱對(duì)原件會(huì)造成較大破損，借出信息不全面，導(dǎo)致原件歸還時(shí)錯(cuò)位；對(duì)檔案庫(kù)房也缺乏檔案安全防護(hù)措施和實(shí)施規(guī)范，導(dǎo)致很多檔案面臨包括蟲噬、鼠咬、溫濕度失衡等隱患。第三，檔案在收集和整理工作上占了較多的時(shí)間，但是在利用信息這一塊占的時(shí)間也與整理占有同樣的比重，因?yàn)闄n案保管均為紙質(zhì)的形式，所以查找文件都要跑到檔案室，既浪費(fèi)了時(shí)間，又給檔案的保管帶來(lái)了隱患。用百分比來(lái)說(shuō)明：公司的人員一般要用80%時(shí)間來(lái)收集信息，20%時(shí)間用于決策。

為了改善這些狀況，挽救即將流失的檔案信息，我們推出了檔案規(guī)范化和歸檔率提升計(jì)劃。結(jié)合文件規(guī)范化的整理整頓概念，加大檔案收集力度，在全公司范圍內(nèi)分階段搜集整理沉淀的歷史檔案。經(jīng)過(guò)近一年的持續(xù)努力，檔案規(guī)范化和歸檔率狀況得到了根本性的改善。歸納起來(lái)，我們的經(jīng)驗(yàn)主要有以下幾點(diǎn)。

一、明確目標(biāo)，堅(jiān)持信念，突破重點(diǎn)。

原始檔案具有維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和法律權(quán)益，同時(shí)檔案是承載企業(yè)信息、提供精準(zhǔn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)拓展、科技活動(dòng)的數(shù)據(jù)依據(jù)。所以說(shuō)檔案管理無(wú)小事，任何一點(diǎn)缺失，對(duì)某一特定事件來(lái)講就有可能是重大的損失。因此將檔案管理工作定位為重要工作，在推進(jìn)中始終堅(jiān)守著要把這項(xiàng)重要工作做好的信念。根據(jù)現(xiàn)狀設(shè)定了非常明確、具體的目標(biāo)，充分設(shè)想到了各種困難，劃定了工作重點(diǎn)，并為此做了精心的任務(wù)分解。我們首先解決了其中最為關(guān)鍵的檔案分類不適用、歸檔范圍不明確等問(wèn)題，成功地打開了工作的突破口。

二、完善檔案制度。

由于公司負(fù)責(zé)檔案分級(jí)管理的人員并非專業(yè)檔案人員，往往對(duì)于什么樣的檔案該歸檔、該怎樣歸檔并不是很清楚。我們結(jié)合本公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和公司的架構(gòu)體系重新完善了《檔案管理程序》等多個(gè)檔案制度。為了使制度既有指導(dǎo)性和實(shí)用性，又符合公司的架構(gòu)體系，我們把各部門的文件范圍摸清楚、做足功課，從各部門的架構(gòu)、職位、文件產(chǎn)生及輸出等開始收集，草擬范圍后多次與各部門的經(jīng)理和檔案人員溝通確認(rèn)，最終將檔案歸檔范圍非常清晰地確定下來(lái)。事實(shí)證明，擬定更全面的《檔案密級(jí)分類》《檔案歸檔范圍》和《庫(kù)房管理辦法》，從根本上改善了檔案分類不科學(xué)及歸檔范圍不明確狀況，讓檔案庫(kù)房的隱患降到了最低，同時(shí)也讓檔案管理人員在操作時(shí)有了準(zhǔn)確的依據(jù)。

三、建立充分的組織保障。

這樣的檔案庫(kù)存量，這樣大的檔案問(wèn)題，只靠一個(gè)檔案部門、一個(gè)專業(yè)檔案管理員的力量，是無(wú)法應(yīng)對(duì)的。為此我們組建了檔案規(guī)范化和歸檔率提升的項(xiàng)目組，將各部門的檔案管理接口人納入我們的推進(jìn)小組，發(fā)動(dòng)、建立起了一個(gè)覆蓋全公司各個(gè)檔案使用、搜集部門的項(xiàng)目推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)。這為我們下一步推進(jìn)實(shí)施工作奠定了充分的人力基礎(chǔ)。

四、充分理解各部門的難處，在推進(jìn)過(guò)程中，更多采用的是培訓(xùn)、幫扶的辦法，而不是簡(jiǎn)單地跟催。

在檔案管理的整個(gè)過(guò)程中，最難的是收集。我在收集的過(guò)程中，充分了解各部門的收集和整理的難點(diǎn)，按照實(shí)際的難度系數(shù)來(lái)制訂檔案收集整理計(jì)劃，遵循計(jì)劃，分批整理，分批移到檔案室。并組織各部門檔案專員學(xué)習(xí)檔案相關(guān)制度及整理技巧，使檔案工作能夠順暢進(jìn)行。同時(shí)采取比、學(xué)、趕、幫的工作方法，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)參與者的積極性，讓檔案基礎(chǔ)較弱的同事到檔案室參觀學(xué)習(xí)，逐一分步講解，對(duì)已移交的檔案反復(fù)核查指導(dǎo)。短短不到一年的時(shí)間，接收檔案500卷（不含財(cái)務(wù)檔案），整理檔案共334卷。這些成績(jī)是檔案室有史以來(lái)接收檔案最多的一年，是以前每年接收檔案的兩至三倍。

五、整個(gè)檔案管理工作都緊緊圍繞能給各業(yè)務(wù)部門帶來(lái)增益服務(wù)的原則來(lái)實(shí)施。

結(jié)合5S概念，將各部門堆積無(wú)序的文件重新整理。對(duì)于經(jīng)常查閱的合同檔案和工程檔案都按規(guī)范模式整理，減少了查詢文件的時(shí)間，也給各部門騰出了更多的空間，讓使用者能更輕松地查到所需的信息。通過(guò)這些文件的整理和歷史檔案的歸檔移交，使各部門檔案工作達(dá)到了增益的效果，同時(shí)也贏得了各部門的重視和大力配合。

六、加強(qiáng)交流與溝通。

千方百計(jì)建立交流溝通渠道。例如通過(guò)檔案組編寫每月一期《檔案管理通訊》電子期刊，對(duì)檔案知識(shí)、檔案的整理方法宣傳貫徹，并對(duì)檔案工作推進(jìn)進(jìn)度及情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤公布，進(jìn)一步讓各部門的檔案人員加深檔案收集整理的意識(shí)；組織分級(jí)檔案管理員去做得好的分級(jí)管理部門學(xué)習(xí)參觀，分享他們的檔案整理經(jīng)驗(yàn)，讓大家在相互交流中互幫互學(xué)，形成良好的比、學(xué)、趕、幫的工作氛圍。

七、建立檔案信息化平臺(tái)。

篇(3)

一、提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

檔案目錄電子數(shù)據(jù)報(bào)送工作自年在全區(qū)開展以來(lái)，對(duì)全面促進(jìn)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理和提高檔案工作的質(zhì)量和效率起到了積極作用。各單位要進(jìn)一步提高對(duì)做好檔案目錄電子數(shù)據(jù)報(bào)送工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)年度文件材料歸檔和檔案目錄電子數(shù)據(jù)報(bào)送工作的領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)研究解決工作中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，給予必要的人力、物力、財(cái)力的保障，確保文件材料歸檔和檔案目錄電子數(shù)據(jù)報(bào)送工作得到落實(shí)。

二、收集齊全、整理規(guī)范

文件材料收集齊全完整是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)，關(guān)系到文件材料的存毀。各單位要進(jìn)一步加大文件材料的收集力度，從文件材料形成的源頭作為檔案工作的起始點(diǎn)，明確各部門的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，并將其納入各部門及專兼職檔案人員的崗位責(zé)任制，加大考核力度，嚴(yán)禁應(yīng)歸檔文件材料滯存在部門或個(gè)人手中，確保本單位在履行職能活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整，得到集中統(tǒng)一管理。在做好文件材料收集工作的同時(shí)，還應(yīng)注重文件材料保管期限的判定工作，將反映本單位主要職能活動(dòng)和人員情況、涉及重大活動(dòng)和維護(hù)公民權(quán)益的文件材料列入歸檔范圍并確定較長(zhǎng)的保管期限，保證歸檔的文件材料所確定的保管期限劃分準(zhǔn)確。

檔案整理是否規(guī)范直接影響到檔案利用與檔案鑒定銷毀工作的開展。各單位應(yīng)把檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)作為檔案工作的重點(diǎn)來(lái)抓，要保持檔案工作崗位人員的相對(duì)穩(wěn)定，并對(duì)其業(yè)務(wù)能力提出具體要求，定期安排檔案人員才加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證檔案人員能夠熟悉掌握檔案整理的原則、方法和具體要求；要嚴(yán)格照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范開展工作，明確整理要求，明確整理時(shí)限，提高整理質(zhì)量，做到文件材料分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范、排列有序、裝訂整齊。

篇(4)

******：

為進(jìn)一步推進(jìn)規(guī)范精準(zhǔn)扶貧檔案工作，***根據(jù)******、***人民政府扶貧開發(fā)辦公室《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈***精準(zhǔn)扶貧檔案工作實(shí)施細(xì)則〉》精神認(rèn)真開展精準(zhǔn)扶貧檔案工作，現(xiàn)將工作開展情況報(bào)告如下：

一、明確職責(zé)，狠抓落實(shí)

為確保扶貧數(shù)據(jù)和檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在推進(jìn)精準(zhǔn)扶貧精準(zhǔn)脫貧工作中的積極作用。明確了縣政府分管檔案的副縣長(zhǎng)為精準(zhǔn)扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組副組長(zhǎng)；縣***局長(zhǎng)為領(lǐng)導(dǎo)小組成員；各鎮(zhèn)（街）負(fù)責(zé)具體相關(guān)工作，并責(zé)任到人，各村（居）委會(huì)安排了專人負(fù)責(zé)檔案資料整理工作。通過(guò)層層抓落實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作與精準(zhǔn)扶貧各項(xiàng)工作同部署，人員、責(zé)任同落實(shí)。

二、精準(zhǔn)扶貧檔案工作與精準(zhǔn)扶貧工作同部署、同實(shí)施、同檢查、同驗(yàn)收

為加強(qiáng)和規(guī)范***精準(zhǔn)扶貧檔案工作，確保精準(zhǔn)扶貧工作材料的完整、齊全、規(guī)范建檔，實(shí)現(xiàn)脫貧攻堅(jiān)工作順利驗(yàn)收，***聯(lián)合縣扶貧辦，深入到全縣7個(gè)鎮(zhèn)（辦）扶貧辦，與鎮(zhèn)（辦）的同志一道，認(rèn)真查找脫貧攻堅(jiān)檔案存在的問(wèn)題，研究制定了全縣脫貧攻堅(jiān)檔案的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和具體操作流程。要求各鎮(zhèn)（辦）的扶貧辦：一是加強(qiáng)對(duì)脫貧攻堅(jiān)檔案工作的重視；二是嚴(yán)格按照云檔聯(lián)發(fā)【2016】3號(hào)文件要求做好文件材料的收集與管理;三是確保精準(zhǔn)扶貧檔案的準(zhǔn)確、規(guī)范、安全管理，為接下來(lái)的全縣精準(zhǔn)扶貧檔案收集整理工作的順利開展奠定了良好的基礎(chǔ)。目前，我縣已完成現(xiàn)有建檔立卡人口801戶（卷）的精準(zhǔn)扶貧檔案的歸檔工作，做到一戶一檔，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理；全面完成易地搬遷10戶36人建檔立卡貧困人口25卷檔案的歸檔工作。

三、規(guī)范建檔，確保精準(zhǔn)扶貧檔案整理取得成效

及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)了云檔聯(lián)發(fā)【2016】3號(hào)文件和《歸檔文件整理規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案整理辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》、《數(shù)碼照片歸檔與管理》、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等工作規(guī)范要求。

四、集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全

縣級(jí)扶貧辦和鎮(zhèn)（街道）都明確了分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員，設(shè)置了符合檔案安全管理要求的庫(kù)房及裝具，確保檔案的有效管理和絕對(duì)安全。

五、建立資源體系，為精準(zhǔn)信息化建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)

及時(shí)將數(shù)據(jù)錄入全國(guó)扶貧開發(fā)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)，截止8月31日，動(dòng)態(tài)管理各項(xiàng)工作任務(wù)圓滿完成。為實(shí)現(xiàn)扶貧檔案與全國(guó)扶貧開發(fā)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。

六、存在問(wèn)題

一是收集歸檔不平衡，相關(guān)單位只著重對(duì)精準(zhǔn)脫貧管理類（一戶一檔）文件材料的收集整理，對(duì)綜合管理類、項(xiàng)目管理類和特殊載體類文件材料收集有待齊全。

篇(5)

（1）逐級(jí)制定，并根據(jù)工作實(shí)踐及時(shí)修訂檔案整理、移交、驗(yàn)收和保管的相關(guān)制度，確保制度能夠覆蓋農(nóng)網(wǎng)檔案管理的全過(guò)程，避免管理過(guò)程的個(gè)別環(huán)節(jié)出現(xiàn)制度真空，并符合相關(guān)企業(yè)實(shí)際，可操作性強(qiáng)。

（2）明確檔案相關(guān)方責(zé)任，責(zé)任到人。譬如一份施工記錄的形成責(zé)任、簽字責(zé)任、收集責(zé)任、整理責(zé)任，一份設(shè)備圖紙或說(shuō)明書的收集責(zé)任、歸檔責(zé)任等，要清楚明白，只有這樣，相關(guān)人員才能各負(fù)其責(zé)，避免推諉和等靠，提高檔案質(zhì)量和管理效率。

（3）要有常態(tài)化的考核措施。檔案中出現(xiàn)問(wèn)題了，什么性質(zhì)的問(wèn)題，責(zé)任人是誰(shuí)，如果制度制定得當(dāng)，責(zé)任劃分清楚，就可以不存爭(zhēng)議的進(jìn)行考核，這種考核機(jī)制形成常態(tài)，就能增加責(zé)任心，大大提高檔案管理質(zhì)量。

二、注意宣貫相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，強(qiáng)化培訓(xùn)

農(nóng)網(wǎng)工程中，相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范比較多，有工程管理方面的，也有檔案管理方面的。有國(guó)家的，也有行業(yè)的。很多工程管理中比較重視和關(guān)注工程進(jìn)度和質(zhì)量，認(rèn)為檔案就是資料員和檔案員的事，這樣的管理意識(shí)形態(tài)導(dǎo)致項(xiàng)目管理人員，施工、監(jiān)理人員檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范不了解，也沒(méi)有了解的途徑和動(dòng)力，這樣以來(lái)，工程管理人員、資料員和檔案員大部分都不清楚有什么規(guī)范，只是照著前面整好的檔案照貓畫虎，能做到幾分相似就做到幾分相似。從而導(dǎo)致歸檔不全，歸檔文件材料鉛筆、圓珠筆簽字，印章模糊，數(shù)據(jù)與工程實(shí)際不符，缺項(xiàng)漏項(xiàng)、案卷不規(guī)范的問(wèn)題層出不窮。通過(guò)不停的檢查和整改，好不容易比較規(guī)范了，再換個(gè)施工、監(jiān)理單位或有人員變動(dòng)，馬上又回到問(wèn)題層出不窮的原點(diǎn)了。

長(zhǎng)此以往，檔案收集整理工作隨意性大，管理水平很難有實(shí)質(zhì)性的提升。對(duì)策：（1）建設(shè)部門應(yīng)從思想上重視農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理工作，注重與檔案管理部門、各參建單位的溝通，積極宣貫最新檔案業(yè)務(wù)規(guī)范及工程資料形成的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，務(wù)必使項(xiàng)目管理人員、一線的施工、監(jiān)理人員，熟悉這些規(guī)范規(guī)章。使檔案的形成、整理、移交、歸檔工作有法可依，有標(biāo)準(zhǔn)可執(zhí)行。（2）在工程立項(xiàng)、開工等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，加深影響，增加理解，力促在文件材料和案卷的形成環(huán)節(jié)就能緊靠標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范地進(jìn)行收集整理工作，盡量避免竣工后再去整改不規(guī)范的檔案資料。

三、注重過(guò)程管理，強(qiáng)化檢查與指導(dǎo)

農(nóng)網(wǎng)改造工程大部分都是10kV工程，項(xiàng)目多，工期緊，施工隊(duì)伍更換頻繁。項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理單位往往對(duì)工程施工過(guò)程的監(jiān)管、督促和檢查比較重視，檔案方面的過(guò)程管理比較欠缺，有的工程甚至在初驗(yàn)時(shí)，檔案都沒(méi)有受到相應(yīng)的重視。過(guò)程管理的欠缺，導(dǎo)致檔案問(wèn)題整改難度加大，整改成本增大，個(gè)別檔案問(wèn)題錯(cuò)過(guò)了時(shí)機(jī)可能就永遠(yuǎn)都不能彌補(bǔ)了。

對(duì)策：（1）在項(xiàng)目管理部門設(shè)立檔案管理專責(zé)，可以是兼職，但必須要肩負(fù)起統(tǒng)籌、管理工程檔案的責(zé)任。這個(gè)人即要懂工程，又要了解檔案業(yè)務(wù)，最重要的是責(zé)任心要比較強(qiáng)，能夠統(tǒng)籌和管理整個(gè)工程的檔案業(yè)務(wù)。（2）項(xiàng)目管理部門、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)在工程一開始就安排檔案管理人員到位，對(duì)所屬工程資料進(jìn)行完整的收集和規(guī)范的整理，做到檔案整理工作與工程進(jìn)度同步。（3）工程管理部門、監(jiān)理單位應(yīng)不定時(shí)地檢查和督促其它參建單位項(xiàng)目工程檔案的管理工作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改問(wèn)題。只有過(guò)程管理到位了，才能夯實(shí)農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理基礎(chǔ)，產(chǎn)生高質(zhì)量的農(nóng)網(wǎng)工程檔案。

四、重視立卷管理，細(xì)化組卷規(guī)范

如果把歸檔文件材料比喻為珍珠的話，立卷和組卷工作就是線。珍珠要成為一件漂亮的首飾還需要有質(zhì)地良好的線來(lái)穿，成一串項(xiàng)鏈還是手鏈也要看線怎么串。部分農(nóng)網(wǎng)工程檔案由于對(duì)組卷工作不夠重視，雖然收集比較齊全，但文件材料排列零亂，組卷欠缺邏輯，缺目錄，無(wú)備考表，題名不清楚，使人看了如墜五里云霧，這樣的檔案如果移交檔案室，就會(huì)大大增加利用者查找檔案資料的時(shí)間，如要清楚地了解工程管理過(guò)程就更難了。對(duì)策：

（1）對(duì)案卷材料的排列、組卷、案卷質(zhì)量做出明確規(guī)定。如寧夏電力公司編制的《寧夏電力公司改造升級(jí)管理管理實(shí)施細(xì)則》中，針對(duì)10kV及以下農(nóng)網(wǎng)工程特點(diǎn)，對(duì)綜合性文件和單項(xiàng)工程資料的歸檔明細(xì)，排列順序，責(zé)任者、分類、組卷方式都做了細(xì)致的規(guī)定，在實(shí)際工作中，起到了很好的示例作用。

篇(6)

1.1檔案資料管理執(zhí)行力度不夠①檔案資料管理制度或措施執(zhí)行不力，不能做到隨時(shí)形成，隨時(shí)收集，隨時(shí)整理。②管理人員責(zé)任劃分不明確，造成檔案資料管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。③檔案資料管理不能實(shí)現(xiàn)獨(dú)立辦公，造成各種技術(shù)資料的混合放置。

1.2檔案資料不完整①現(xiàn)場(chǎng)施工記錄資料不完整，部分表格不規(guī)范或表格不統(tǒng)一，表格填寫出現(xiàn)缺項(xiàng)，漏項(xiàng)。②變更文件、方案及申報(bào)文件的管理不系統(tǒng)，文件的產(chǎn)生者和歸檔者相互獨(dú)立，造成部分文件無(wú)法及時(shí)完成歸檔。

1.3技術(shù)文件不準(zhǔn)確①文件內(nèi)容缺項(xiàng)，文件內(nèi)容不準(zhǔn)確。②無(wú)效文件：缺原件、簽字、蓋章手續(xù)不完備。

1.4對(duì)其他載體形式文件材料的收集整理力度不夠。

2如何在施工過(guò)程中加強(qiáng)檔案資料的收集整理工作

施工過(guò)程中檔案資料的收集整理工作，就是在工程施工的全過(guò)程中，對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)各分項(xiàng)工程產(chǎn)生的有價(jià)值的數(shù)據(jù)、圖像、視頻進(jìn)行收集整理匯總的過(guò)程。技術(shù)資料的整理要做到隨時(shí)形成，隨時(shí)收集，隨時(shí)整理。這也是體現(xiàn)檔案工作“事前介入，事中檢查，事后驗(yàn)收”原則的一個(gè)方面。更是確保工程檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基本要求。此階段工作要求和預(yù)防措施主要分為以下幾個(gè)方面：

2.1建立健全檔案管理制度，明確檔案管理各方職責(zé)

①完善檔案管理機(jī)構(gòu)。每個(gè)工程的完成，都是項(xiàng)目部各個(gè)部門協(xié)同合作的結(jié)果。而檔案資料的產(chǎn)生又來(lái)源于不同的部門。為保證檔案資料的系統(tǒng)性，就需要項(xiàng)目部設(shè)立獨(dú)立的部門，來(lái)進(jìn)行檔案資料的管理。并對(duì)檔案資料的管理部門制定相應(yīng)的崗位責(zé)任制。這樣，不同資料的產(chǎn)生部門在完成資料的簽認(rèn)后就可以把資料保存到資料的保管部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。②細(xì)化管理人員責(zé)任。由于檔案資料的來(lái)源廣，管理人員又較多，因此項(xiàng)目部應(yīng)逐級(jí)建立檔案資料收集部門和檔案資料管理部門相關(guān)人員的操作流程。對(duì)于施工現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)資料來(lái)說(shuō)，可以對(duì)技術(shù)人員的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，明確誰(shuí)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)施工的質(zhì)量控制，誰(shuí)負(fù)責(zé)施工過(guò)程中施工日志的記錄、各類原始數(shù)據(jù)的收集整理和技術(shù)資料的簽認(rèn)。檔案的管理人員也可以按照檔案資料的種類進(jìn)行分工。這樣環(huán)環(huán)相扣，才能保證檔案資料的管理趨于系統(tǒng)化。

2.2及時(shí)做好技術(shù)資料的記錄和收集

技術(shù)資料是施工質(zhì)量情況的真實(shí)反映，各種資料必須按照施工的進(jìn)度及時(shí)記錄、整理。這就要求負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)施工的技術(shù)人員要及時(shí)完成施工日志的填寫，并將當(dāng)天的施工內(nèi)容及時(shí)整理成技術(shù)資料，這樣才不會(huì)造成技術(shù)資料的遺漏和滯后。一般橋梁工程施工的時(shí)間都比較長(zhǎng)、技術(shù)人員的變動(dòng)較大，技術(shù)資料的種類多，這就容易造成項(xiàng)目不同階段產(chǎn)生的有關(guān)工程技術(shù)資料之間的關(guān)系不清，應(yīng)歸檔的材料不全，歸檔材料內(nèi)容缺項(xiàng)等問(wèn)題。殘缺不全或不成系統(tǒng)的技術(shù)資料不僅會(huì)給以后的整理工作造成困難，而且對(duì)日后工程檔案的利用也會(huì)留下十分嚴(yán)重的隱患。因此，要保證技術(shù)資料的及時(shí)收集，就要求項(xiàng)目部定期組織相關(guān)人員對(duì)不同時(shí)期，不同分項(xiàng)工程的技術(shù)資料進(jìn)行階段性檢查。這樣即使出現(xiàn)漏項(xiàng)缺項(xiàng)情況，也能及時(shí)補(bǔ)充完善。

2.3確保技術(shù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

真實(shí)性是技術(shù)資料的靈魂，只有真實(shí)的資料才具有參考價(jià)值，才能反應(yīng)施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況。所以堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“閉門造車”的做法，否則，一旦工程出現(xiàn)問(wèn)題，這些數(shù)據(jù)不僅不能作為技術(shù)資料使用，反而還會(huì)造成工程技術(shù)資料的混亂。資料的整理必須來(lái)源現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)事求是。準(zhǔn)確性是工程技術(shù)資料的核心。項(xiàng)目的單位分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)填寫計(jì)算要準(zhǔn)確。對(duì)分項(xiàng)工程的質(zhì)量評(píng)定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)的要求。要規(guī)范資料用表，相同的分項(xiàng)工程所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門。文字說(shuō)明部分也要規(guī)范用語(yǔ)，不能采用口語(yǔ)，表述要簡(jiǎn)潔明了，不產(chǎn)生歧義。有些技術(shù)人員知道現(xiàn)場(chǎng)如何規(guī)范施工，但是就是不注重文字描述，施工日志的記錄也過(guò)于簡(jiǎn)單隨意，于是就出現(xiàn)了單純從內(nèi)業(yè)看，施工現(xiàn)場(chǎng)就不符合要求的狀況。因此，我們填寫技術(shù)資料的時(shí)候一定要抱著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保技術(shù)資料內(nèi)容的準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。

2.4確保工程技術(shù)資料的完整性

不完整的技術(shù)資料就不能系統(tǒng)地、全面地了解施工項(xiàng)目的質(zhì)量狀況。不僅資料的內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及到的數(shù)據(jù)也要有據(jù)可循，現(xiàn)場(chǎng)施工和原始資料要完整統(tǒng)一。完整的施工資料不僅要有技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗(yàn)資料、測(cè)量資料、質(zhì)量認(rèn)可資料和相關(guān)檢測(cè)報(bào)告。所以技術(shù)資料收集整理的過(guò)程中一定要做到全面，完整，這樣才能保證竣工資料組卷過(guò)程的順利進(jìn)行。

2.5做好技術(shù)資料的整理保管

由于施工現(xiàn)場(chǎng)的分項(xiàng)工程較多，所以技術(shù)資料大多分散在不同的技術(shù)人員手中，因此需要有專人對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行統(tǒng)一分類整理。資料要按照單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程逐項(xiàng)分類整理。對(duì)于橋梁工程的資料來(lái)說(shuō)，我們可以按墩臺(tái)號(hào)分別整理，可以把一個(gè)墩的所有樁基、承臺(tái)、墩身資料放在一起。也可以把一個(gè)橋的樁基資料全部放在一起，承臺(tái)全部放在一起。但是不管以哪種方式進(jìn)行，都要保證歸檔的資料要與施工現(xiàn)場(chǎng)保持統(tǒng)一。對(duì)歸檔的資料建立專門的臺(tái)帳，臺(tái)帳要求不但能反應(yīng)工程施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還要方便查閱，最好能實(shí)現(xiàn)微機(jī)化和信息化管理。這樣在電腦上不僅能發(fā)現(xiàn)不同分項(xiàng)工程的資料是否齊全，還能迅速查找到每一份資料的狀態(tài)（資料內(nèi)容是否完整，是否完成簽認(rèn)等）和存放地點(diǎn)。

3工程竣工階段檔案收集整理的任務(wù)及注意事項(xiàng)

項(xiàng)目竣工階段，主體工程的技術(shù)資料已經(jīng)基本形成，這就需要主動(dòng)和業(yè)主進(jìn)行溝通，掌握業(yè)主對(duì)竣工資料的整理要求，按竣工資料的立卷規(guī)范和整理要求進(jìn)行有序的整理。

3.1對(duì)過(guò)程中技術(shù)資料進(jìn)行系統(tǒng)核查

每個(gè)項(xiàng)目都有若干個(gè)分項(xiàng)工程組成，因此產(chǎn)生的技術(shù)資料也比較多。單單做好施工資料整理過(guò)程中的控制是不夠的，項(xiàng)目后期我們還需要將每個(gè)分項(xiàng)工程產(chǎn)生的施工記錄，施工日志，試驗(yàn)資料，測(cè)量資料，檢測(cè)報(bào)告等再做一次系統(tǒng)的核查。只有確保每個(gè)分項(xiàng)工程的資料都完備我們才能保證竣工資料歸檔、組卷、系統(tǒng)排列的順利進(jìn)行。

3.2工程檔案中其他資料的準(zhǔn)備

工程檔案是一個(gè)綜合的概念，并不只是技術(shù)資料，它還包括綜合管理文件、合同文件、計(jì)量支付文件、控制點(diǎn)測(cè)量文件、工程影像文件、竣工圖、竣工圖表等內(nèi)容，這些內(nèi)容就需要檔案整理人員提前學(xué)習(xí)相關(guān)文件，與項(xiàng)目的其他相關(guān)部門及時(shí)做好溝通，確保其他歸檔資料的及時(shí)完善。

4結(jié)語(yǔ)

篇(7)

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)的重要史料和證據(jù)。目前，會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案管理存在的主要問(wèn)題如下：

一是有的會(huì)計(jì)核算中心沒(méi)有或未及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案，不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。

二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門還是檔案部門都沒(méi)有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒(méi)有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。

針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：

一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

二要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。