檔案管理的方法精品(七篇)

序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇檔案管理的方法范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

關(guān)鍵詞新醫(yī)改醫(yī)院檔案管理必要性途徑

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-01

醫(yī)院檔案除了相關(guān)醫(yī)療文件外，還包括醫(yī)院醫(yī)療工作記錄以及相關(guān)發(fā)展材料。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在長時間發(fā)展中不斷積累、存儲下來的寶貴材料，能夠為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展提供良好保障。醫(yī)院借助檔案資料，能夠了解一系列詳細(xì)的醫(yī)療信息，能夠更好地了解醫(yī)院在不同工作上的實施情況，提高醫(yī)院醫(yī)療工作和管理工作的有效性。在新醫(yī)改背景下，加強醫(yī)院檔案管理工作刻不容緩。

一、加強醫(yī)院檔案管理的必要性

（一）檔案管理意識淡薄

目前，相當(dāng)一部分醫(yī)院管理人員對于檔案管理的重視度不足，他們錯誤地認(rèn)為檔案管理工作不能夠為醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)效益，也無法明顯推動醫(yī)院的向前發(fā)展，因此十分忽視檔案管理工作，對于醫(yī)院檔案管理工作的人力、物力、財力投入均比較少，造成醫(yī)院檔案管理水平無法得到有效提高。由于管理人員的不重視，醫(yī)院檔案管理人員對于檔案管理的積極性和主動性無法得到提高，整個醫(yī)院的檔案管理意識相對比較淡薄。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

不管是企業(yè)還是醫(yī)院，要想順利開展相關(guān)管理工作，就必須要建立良好的管理制度，醫(yī)院檔案管理也不例外。醫(yī)院必須要不斷建立健全相關(guān)檔案管理制度，才能夠保證檔案管理工作有章可循。然而，現(xiàn)階段相當(dāng)一部分醫(yī)院均按照自身理解來開展檔案管理工作，未能針對檔案管理的具體內(nèi)容形成統(tǒng)一的認(rèn)識，達(dá)成一致的要求，也未能制定出統(tǒng)一化、系統(tǒng)化的管理標(biāo)準(zhǔn)以及管理制度，不利于促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（三）醫(yī)院檔案管理手段不夠先進(jìn)

目前，相當(dāng)一部分醫(yī)院在檔案管理手段上相對較落后，部分醫(yī)院仍沿用的是手工收集檔案的處理辦法，該方法在信息檢索量上相對較少，此外，由于分類相對較繁瑣，很容易給檔案收集以及利用工作帶來很大難度。隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和新醫(yī)改的不斷推進(jìn)，部分醫(yī)院開始在檔案管理過程中引入信息化手段，開始應(yīng)用一些先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，然而，醫(yī)院的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用還不夠普遍，相關(guān)人員對于計算機(jī)檔案管理的操作還不夠熟練，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息化水平相對較低。

二、改進(jìn)醫(yī)院方案管理工作的途徑

（一）重視宣傳工作，樹立良好的檔案管理觀念

醫(yī)院必須要重視相關(guān)宣傳工作，讓醫(yī)院工作人員均能認(rèn)識到檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的推動意義，使其明白良好的檔案管理工作能夠提高醫(yī)院工作的整體效率和質(zhì)量，為醫(yī)院帶來較好的經(jīng)濟(jì)效益，鼓勵醫(yī)院人員主動改進(jìn)管理工作。醫(yī)院管理者必須要加強自身素質(zhì)培養(yǎng)，醫(yī)院在選拔任用檔案管理人員的過程中，應(yīng)盡量保證專業(yè)對口，確保錄取者具備較強的檔案管理專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，同時要加強對新進(jìn)人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識。

（二）進(jìn)一步完善相關(guān)管理制度

醫(yī)院必須要綜合分析本院實際發(fā)展情況，堅持一切從實際出發(fā)，結(jié)合自身情況制定相應(yīng)的檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)不斷完善本院檔案管理工作手冊，針對檔案管理部門內(nèi)不同崗位人員的具體職責(zé)和義務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步明確，保證責(zé)權(quán)清晰，促確保不同崗位人員均能夠各司其職，有效完成本職工作。此外，醫(yī)院還應(yīng)該不斷完善相關(guān)工作考核制度，針對工作考核具體標(biāo)準(zhǔn)給予明確，通過這種方式提高醫(yī)院管理人員以及普通員工的檔案管理積極性和自覺性。

（三）充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理中的積極作用

綜合分析新醫(yī)改的基本目標(biāo)，醫(yī)院必須要堅持公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)公益性質(zhì)，必須要構(gòu)建相應(yīng)的醫(yī)療衛(wèi)生制度，同時促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平的有效提高，保證廣大人員群眾能夠享受到安全、便捷而有效的基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。為了達(dá)到以上目標(biāo)，醫(yī)院必須要高度重視檔案管理工作，在檔案管理過程中引入各種先進(jìn)的信息化管理方法和技術(shù)，構(gòu)建屬于自己的檔案信息共享平臺，實現(xiàn)檔案信息化管理。近年來，我國的醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)日益發(fā)展進(jìn)步，國家對于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)以及科研領(lǐng)域的投入也越來越多，但是，不同醫(yī)院在科研水平上的差距仍比較大，很多醫(yī)院在具體科研內(nèi)容方面存在重復(fù)現(xiàn)象，醫(yī)院對于科研結(jié)果的轉(zhuǎn)化力度不足，轉(zhuǎn)化水平不高，導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研無法得到很好發(fā)展。針對以上現(xiàn)象，醫(yī)院可以通過醫(yī)院科研檔案信息共享來克服上述問題，促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研工作的持續(xù)、健康、有效發(fā)展，提升醫(yī)院整體醫(yī)療服務(wù)水平。因此，醫(yī)院必須要不斷加強相關(guān)軟件建設(shè)，同時推進(jìn)醫(yī)院配套硬件購置和建設(shè)工作，為檔案信息化的實現(xiàn)提供良好條件，不斷提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平。

三、結(jié)語

總而言之，目前，我國的醫(yī)院檔案管理過程中，醫(yī)院管理者和普通員工的檔案管理觀念仍較薄弱，醫(yī)院檔案管理制度有待完善，檔案管理信息化水平還不夠高，制約了醫(yī)院檔案管理工作的高效發(fā)展。因此，在今后的檔案管理工作中，醫(yī)院必須要加強相關(guān)宣傳工作，鼓勵醫(yī)院人員建立起良好的檔案管理意識，提高其檔案管理積極性；不斷完善檔案管理制度，確保醫(yī)院檔案管理工作均有章可循；不斷改進(jìn)醫(yī)院檔案管理技術(shù)，充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理中的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]許傳艷.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015.12.

篇(2)

1.及時性。檔案的可靠性取決于其結(jié)構(gòu)的完整程度以及其形成過程的控制程度。在考古工作中，每個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生一些相關(guān)的原始檔案，對這些考古檔案的收集整理和歸檔管理，必須要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，最重要的就是與考古工作進(jìn)展在時間上保持同步、在范圍上保持一致，即對考古工作的每一階段、每個工作環(huán)節(jié)所產(chǎn)生和形成的檔案材料，都要及時進(jìn)行系統(tǒng)收集、規(guī)范整理和歸檔管理，使其與相關(guān)的考古工作相輔相成，構(gòu)成完整系統(tǒng)的檔案記錄。比如，在發(fā)掘中對浮選土樣進(jìn)行取樣工作時，必須及時的做好取樣的標(biāo)簽，記錄下所取土樣的容量、在探方中的位置、所屬單位、采集者和采集日期等信息，并在每天的探方日記中做詳細(xì)描述，這些工作都與取樣工作同時進(jìn)行，不可滯后。

2.更新性?？脊殴ぷ髦械臋n案管理是一個不斷更新的系統(tǒng)工程。從考古調(diào)查、勘探和發(fā)掘，到之后的實驗分析和文物保管等過程中，雖然《田野考古工作規(guī)程》規(guī)定嚴(yán)禁改動任何原始記錄，但是當(dāng)有新的數(shù)據(jù)時，對檔案資料必須隨時更新和補充。所以，要隨時跟蹤管理，做好考古檔案的收集整理與保管，形成完整的資料檔案，并統(tǒng)一按照規(guī)定的順序整理建檔，形成資料庫或電子數(shù)據(jù)庫，便于統(tǒng)一管理、檢索、查詢、數(shù)據(jù)的擴(kuò)充和數(shù)據(jù)庫的升級。

3.多樣性。由于考古遺址的不可再生性，且限于科技水平等限制，考古工作總是不能盡如人意，總會或多或少地忽略掉一些當(dāng)時尚未認(rèn)知的信息。一定程度上來說，這種破壞是在所難免的，考古工作者為了將破壞降低到最小，最大限度地獲得各種資料，越來越多地采取了多學(xué)科、多手段的研究方法，動物考古、植物考古、環(huán)境考古、石器分析、GIS地理信息系統(tǒng)等科技考古手段應(yīng)運而生。這也就決定了考古檔案的形式具有多樣性，有文字記錄、圖紙、照片、拓片、錄像、電影膠片等等?？脊艡n案的多樣性，決定了檔案管理工作具有較大的難度。

二、考古檔案管理的對策和方法

如何對田野考古檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的管理，使其能更加有效地發(fā)揮作用，筆者認(rèn)為主要有賴于檔案管理隊伍建設(shè)，以及資料的獲取、移交到管理各個環(huán)節(jié)的規(guī)范化。

1.加強考古檔案管理隊伍建設(shè)。要實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，檔案管理人員構(gòu)成不能都是考古學(xué)專業(yè)，應(yīng)有理工科或檔案管理專業(yè)，首先必須具備專門的檔案管理技勤人員，由具備檔案管理專業(yè)知識背景的人員來負(fù)責(zé)檔案的點收、立案、編目、典藏、清理、轉(zhuǎn)移、銷毀及應(yīng)用等作業(yè)執(zhí)行。實現(xiàn)考古檔案管理人員的專業(yè)化的途徑，一方面可以從高校引進(jìn)檔案專業(yè)的高素質(zhì)人才，在人才招聘上提高檔案、計算機(jī)等方面專業(yè)人才的占有比例；二是加強內(nèi)部檔案工作者的知識和技能培養(yǎng)，應(yīng)在保證內(nèi)部檔案管理工作有條不紊開展的基礎(chǔ)上，鼓勵檔案工作人員參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)和會議，如每年舉辦的檔案計算機(jī)管理培訓(xùn)等，讓內(nèi)部檔案人員拓寬專業(yè)基礎(chǔ)知識。在考古工作結(jié)束的一段規(guī)定時間內(nèi)，由檔案管理的專門人員對所有考古檔案進(jìn)行集中歸檔整理。

2.加強考古檔案管理方法的科學(xué)化。要加強考古檔案管理方法的科學(xué)化，首先要指定系統(tǒng)的管理制度，要在考古工作開展之前，對資料進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一要求，如記錄本的規(guī)范統(tǒng)一、圖紙規(guī)格的統(tǒng)一、攝錄像及照片的統(tǒng)一等都應(yīng)有科學(xué)規(guī)范的要求，只有如此才能為規(guī)范管理提供保證。其次，為避免檔案移交拖欠現(xiàn)象，除建立嚴(yán)格的檔案移交制度外，應(yīng)把考古檔案管理工作納入各部門的年度工作目標(biāo)，這樣才能有效地督促各考古部門及時將考古發(fā)掘材料和勘探材料移交到檔案室。所有移交資料進(jìn)行復(fù)印，移交2份為宜，分別為主件、副件，主件應(yīng)統(tǒng)一裝訂成冊入檔案室收藏，副件可分類保管，以供借閱。再次，檔案人員對考古檔案資料進(jìn)行歸檔分類。一般來講，專業(yè)—課題、課題—年度、年度—項目等三種分類法都比較適合。第一種適合于考古學(xué)文化體系比較完整、研究比較深入、具有宏觀性質(zhì)的檔案管理；第二種是第一種的簡化模式，它適合于研究不太深入、具有微觀性質(zhì)的檔案管理，一旦研究深化，體系完整時，可以很容易轉(zhuǎn)化為前者；第三種分類法最為簡單、方便，一年一歸，但查找、利用時稍顯復(fù)雜，若能采用計算機(jī)檔案軟件進(jìn)行管理，則此類方法較為合適。最后，要維護(hù)各種形式檔案的實體安全和內(nèi)容安全。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體等考古檔案資料，要及時對紙質(zhì)文書檔案、照片、圖紙等逐步實施數(shù)字化處理，對文書檔案實行電子錄入，對原有的繪圖、攝影等考古資料可使用專業(yè)的圖像掃描設(shè)備進(jìn)行保存，從而避免彩色顯像染料等信息載體的物理衰變，以便進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，且防止紙質(zhì)檔案因時間關(guān)系造成信息流失。對于電子考古檔案資料，要依靠科技手段等實現(xiàn)檔案資料的管理，需要注意電子考古檔案的安全問題，做好電子考古檔案的防磁、防機(jī)械損傷、防寫等物理防護(hù)措施，建立電子考古檔案的備份系統(tǒng)，并對電子考古檔案實行訪問權(quán)限控制，保證電子考古檔案在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)資源不被非法訪問和非法使用。與此同時，在考古工作中逐步推廣考古記錄的數(shù)字化、規(guī)范化軟件的使用，比如田野考古中的考古繪圖已經(jīng)越來越多的采用全站儀繪圖。

篇(3)

1、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢

哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機(jī)管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多。

二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之學(xué)校檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國學(xué)校檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

2、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

2.1 全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的學(xué)校檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.2 重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機(jī)管理檔案后的利用效率。

2.3 結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

2.4 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

2.5 規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

3、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

3.2 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

篇(4)

    【論文摘 要】目前,計算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失,而計算機(jī)辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立,這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷,避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊,計算機(jī)自身也存在著一些缺陷,導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端,針對這個問題,企業(yè)在運用此技術(shù)時一點要做好風(fēng)險的防范措施,力求使風(fēng)險降到最低。基于此,本文主要對電子信息檔案管理的風(fēng)險控制方法進(jìn)行了探討。

    目前,人們生活中一個非常重要的,必須的工具的就是電子計算機(jī),其具有多種多樣的功能,這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革,使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看,電子信息檔案并不全是優(yōu)化,它也有自己的不足,比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比,具有更大的風(fēng)險性,如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施,那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜,所以,企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性,積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施,以使信息資源更加安全。

    一、避免風(fēng)險的措施

    提前預(yù)防,在風(fēng)險還沒有出現(xiàn)的時候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險最有效的方式,也是最經(jīng)濟(jì)的方式,對于電子檔案來說,應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理,來保證內(nèi)部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計算機(jī)在工作過程中要同時結(jié)合多種措施,而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù),新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼,這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式,在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后,要積極的訓(xùn)練一些計算機(jī)技術(shù)人員來實施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。

    2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防,也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控,而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

    3.及時消除風(fēng)險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性,及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的,在計算機(jī)維修期內(nèi),企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險,主動采取應(yīng)對措施。因為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性,使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易,不過,只要及時且做到全面看待問題,那么就可以把問題解決掉。比如,對于那種對計算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說,為了應(yīng)對潛在的危險,那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及時進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險電子信息檔案的因素,其中一個很重要的措施就是安全防護(hù),其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。

    二、緩解風(fēng)險的措施

    電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi),那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險得到緩解?目前,許多企業(yè)開始利用風(fēng)險轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解,電子信息檔案管理的風(fēng)險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復(fù)計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風(fēng)險的后果或影響。常見的風(fēng)險緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是,在進(jìn)行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險,那么不管是什么情況,企業(yè)都要積極主動的進(jìn)行及時的處理,這才是最為關(guān)鍵的。

    三、分散風(fēng)險的措施

    在電子信息檔案管理中,還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略,所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風(fēng)險的分散,即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方,以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低,一般而言,能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正,如:修改配置模式、購買保險、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后,我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進(jìn)行簡化,再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn),創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外,還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào),讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強調(diào)的是,外包同樣隱含著風(fēng)險,如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn),那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

    四、評估風(fēng)險的措施

    當(dāng)風(fēng)險來臨后,企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理,為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi),還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理,在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上,探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是:發(fā)生危險的概率,危險帶來的后果有多大,危險的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念,積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點,如果機(jī)構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認(rèn)得以控制,這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于,許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險性,在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案,這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說,其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作,這對于檔案管理是極為重點的。在進(jìn)行評估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺,對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn),并把其扼殺在萌芽狀態(tài),對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施,力求使風(fēng)險造成的損失最小。

    簡而言之,管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時,一定要有這樣的意識,即電子文件的風(fēng)險不是主觀的,而是客觀存在的,這種風(fēng)險不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來很大的危險,所以一定要有對風(fēng)險的警覺度,把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重,積極制定風(fēng)險防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對于有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失有重要的意義。

    參 考 文 獻(xiàn)

    [1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37

    [3]鄒生.開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4):28~29

篇(5)

【關(guān)鍵詞】 疾控中心；檔案管理；問題；方法

在疾控中心的整個建設(shè)管理工作中，檔案資料是各種工作信息的一個非常重要的傳承載體，對相關(guān)檔案資料的管理工作是確保疾控中心正常工作運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性保障。因此，疾控中心必須加強病例、設(shè)備以及人事等方面的檔案管理工作，從而確保疾控工作的順利開展。本文就當(dāng)前我國疾控中心在檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行分析和總結(jié)，并就疾控中心檔案管理工作的加強方法和注意事項進(jìn)行研究和討論，從而使疾控中心更好的開展工作。

1 疾控中心檔案管理中的問題

目前，我國大部分地區(qū)的疾控中心在檔案管理的工作過程中主要存在以下幾個方面的問題和不足，具體體現(xiàn)在：

1.1 檔案存在失真問題

我國有些疾控中心的檔案資料存在信息失真、缺失問題，這些都嚴(yán)重降低了檔案的真實度和可信度。究其原因主要是由于：

1.1.1 因為設(shè)備、技術(shù)等方面的不足，導(dǎo)致工作人員在資料的收集、轉(zhuǎn)遞、整理、利用等過程中出現(xiàn)或多或少的檔案資料的變形、缺損、遺失等，從而造成檔案資料信息的失真失實。

1.1.2 因為檔案管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力水平上的良莠不齊，導(dǎo)致其對檔案資料的甄別能力不同，沒有及時的發(fā)現(xiàn)一些假履歷、假職稱等虛假檔案，從而使得這些不實檔案進(jìn)入到疾控中心的檔案庫中，造成信息的失真。

1.1.3 因為監(jiān)督機(jī)制的不健全，導(dǎo)致檔案在其形成、整理和補充過程當(dāng)中，不能得到有效的管理和控制，從而使不少人鉆了“空子”，導(dǎo)致檔案資料的不實。

1.2 檔案管理的模式方法落后 目前，我國部分疾控中心在檔案管理過程中仍舊沿用的是以前的傳統(tǒng)管理方法和模式，在檔案的分類、整理和格局布置上比較僵化，不能很好的適應(yīng)當(dāng)前高速變化發(fā)展的醫(yī)療環(huán)境和社會形勢。同時，在檔案的資料內(nèi)容上也多以靜態(tài)資料為主，缺乏現(xiàn)代化、信息化的影像資料，這在一定程度上也阻礙了疾控中心信息化建設(shè)的進(jìn)程。

1.3 部分地區(qū)存在“棄檔”問題 隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和改革開放工作的不斷深入，使得人才在當(dāng)前社會行業(yè)發(fā)展中越來越被關(guān)注和重視，有些疾控中心為了吸引更多的高學(xué)歷、高層次、高技能的醫(yī)療人才，許諾為他們重新建立檔案，從而導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。同時，隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷改革，有些疾控中心在變更檔案管理系統(tǒng)模式時，對一些不常用到的陳舊檔案丟棄、銷毀，從而導(dǎo)致檔案資料的缺失。

1.4 檔案的更新速度和利用效率低 疾控中心由于不是一線的醫(yī)療單位，因此在檔案尤其是一些新增疾病檔案的更新方面跟不上實際的疾病發(fā)展情況，從而導(dǎo)致其不能在第一時間控制病情的發(fā)展。同時，疾控中心對相關(guān)檔案的整理、利用效率偏低，有些檔案甚至很少被人問津，從而導(dǎo)致疾控中心在出現(xiàn)相似病癥時不能快速的做出恰當(dāng)、有效的反映。

2 加強疾控中心檔案管理的措施

針對當(dāng)前我國疾控中心在檔案管理工作中存在的問題，在今后的管理中，疾控中心可以采用以下幾個方面的方法來提高檔案管理的質(zhì)量和水平，下面就其具體注意事項進(jìn)行分析：

2.1 加強疾控中心檔案管理的法制化建設(shè) 國家要根據(jù)我國疾控中心檔案管理工作的實際狀況，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)療事業(yè)改革發(fā)展的情況，積極的建立健全相關(guān)的法律、法規(guī)和政策制度，構(gòu)建全面、完善的檔案管理法律保障體系，切實規(guī)范疾控中心檔案管理工作在收集、整理、劃分、傳遞、調(diào)用等各個方面的管理程序和標(biāo)準(zhǔn)，從而促進(jìn)和推動我國疾控中心的檔案管理工作不斷的向著法制化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的方向邁進(jìn)。

2.2 大力建設(shè)疾控中心的檔案基礎(chǔ)工作 目前，疾控中心的檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)主要包括有制度規(guī)范、設(shè)備設(shè)施、組織機(jī)構(gòu)等方面的內(nèi)容。在實際的建設(shè)過程中，疾控中心的各級領(lǐng)導(dǎo)要大力推行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，對一些重要基礎(chǔ)工作的檔案資料要進(jìn)行直屬化的管理。同時，還要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力水平，定期的對他們進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識和計算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，不斷提高他們的職能素質(zhì)和水平，從而確保疾控中心檔案管理工作的順利開展。

2.3 創(chuàng)新檔案管理的新模式 目前，疾控中心的檔案資料在內(nèi)容上大致可以劃分為業(yè)務(wù)、文書、設(shè)備、財務(wù)、實物、影像等，其管理的模式通常是采用科室以及中心檔案室的兩級管理模式。由于我國疾控中心的檔案管理模式受計劃經(jīng)濟(jì)的影響較重，在模式方法上存在一定的定式和僵化，因此，疾控中心必須要順應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢，積極的創(chuàng)新和改革當(dāng)前檔案管理模式，加強中心內(nèi)部各個部門在檔案資料上的信息共享，確?？剖覚n案管理的便利性和延續(xù)性，確保中心檔案室管理的嚴(yán)密性，從而不斷提高疾控中心檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.4 大力建設(shè)信息化檔案管理體系 隨著社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度的普及，疾控中心在進(jìn)行檔案管理時也必須要加快對它的信息自動化建設(shè)，構(gòu)建全面、系統(tǒng)的信息化檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理工作的電子化、自動化和智能化辦公，加大對電子資料、影像資料的管理和控制，從而不斷提高疾控中心檔案管理工作的效率和質(zhì)量水平。

3 結(jié)語

檔案是信息保存和傳承的一個非常重要的渠道，同時，它也是一種信息資源，對社會文化的傳承和發(fā)展有著十分重要的作用意義。因此，疾控中心必須要著重加強對相關(guān)檔案資料的管理，使疾控中心的病癥、設(shè)備、人員等方面的檔案信息都能夠得到很好的保存和管理，為疾控中心的發(fā)展積累更多的有價值的信息資料，從而確保疾控中心的持續(xù)、良性建設(shè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3] 王瑩.論疾控中心物資檔案管理中的若干問題及其發(fā)展前景[J].醫(yī)學(xué)信息（中旬刊），2010（07）.

篇(6)

一、醫(yī)院人事檔案發(fā)展存在的不利因素

（一）受落后思想的影響

醫(yī)院的工作核心就是不斷提高防疫、保健和醫(yī)療的技術(shù)水平，對醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療環(huán)境的建設(shè)要不斷地進(jìn)行加強，做到醫(yī)療服務(wù)實現(xiàn)最大化。在目前醫(yī)院中還普遍存在著從業(yè)醫(yī)務(wù)人員思想落后的情況，致使醫(yī)院人事檔案的管理工作止步不前，仍然停留在原有的保管和收集方面，在人才的調(diào)遣和開發(fā)等方面人事檔案的作用微乎其微。在落后的思想下，對檔案資料只是表現(xiàn)出保密的作用，并沒有被及時的運用到發(fā)展中來，從而限制著醫(yī)院的發(fā)展。

（二）管理模式缺乏科學(xué)性

人事檔案是醫(yī)院重要的人才信息基礎(chǔ)，必須要有專人進(jìn)行管理和保存，而且要重視保密工作。目前大多數(shù)醫(yī)院都是由人事和行政人員共同管理人事檔案，存在著管理者多，管理人員不專業(yè)的問題，且管理效果不佳。有些醫(yī)院甚至沒有檔案室，人事部門成為了人事檔案的存放點，嚴(yán)重缺乏保密性。醫(yī)院的管理模式也比較傳統(tǒng)，依舊采用紙質(zhì)進(jìn)行管理及存檔，先進(jìn)的檔案管理設(shè)備不足，致使檔案管理工作不見成效，并出現(xiàn)了更新慢、檔案信息不全和人力物力的浪費等問題。

（三）管理人員能力有限

在醫(yī)院人事檔案管理工作中，其管理人員存在著專業(yè)性不足、數(shù)量少的問題，并且在管理方面缺乏規(guī)范、科學(xué)的體制，沒有進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)工作，人事檔案管理人員的水平、素質(zhì)不高。這一系列的問題，體現(xiàn)了醫(yī)院管理工作的不足，不能到達(dá)新時代下人事檔案管理工作的要求，一些醫(yī)院認(rèn)為人事檔案管理工作只是簡單地對檔案進(jìn)行存放、歸類和保存，使人事檔案管理水平得不到提高。管理人員也存在著兼職的現(xiàn)象，兼職人員不能在人事檔案的管理工作中投入全部的精力和時間，導(dǎo)致管理工作的效果不佳且人員的積極性差，兼職管理人員存在著調(diào)動的情況，這也是影響檔案管理工作效率的原因。

二、醫(yī)院人事檔案發(fā)展的措施及方法

（一）注重培養(yǎng)管理人員的意識

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院的重要組成部分，在醫(yī)院的人才信息及人事管理等方面都有所涉及。要重視管理人員意識的培養(yǎng)，讓其形成服務(wù)的主動意識，并要加強其自身的責(zé)任感。第一，形成良好的服務(wù)意識。管理人員要積極地對人事信息進(jìn)行收集，并及時對檔案資料進(jìn)行完善和更新，讓各部門、各科室能夠在第一時間收到人事檔案信息，為醫(yī)院科研、學(xué)術(shù)教學(xué)和臨床提供服務(wù)。第二，做好保密工作。醫(yī)院職工的全部信息都?xì)w入在人事檔案，人事檔案也是醫(yī)院重要的人力資源信息。對人事檔案的保密工作做得不到位，將會產(chǎn)生信息泄露等嚴(yán)重的后果。所以，管理人員要加強自身的責(zé)任意識及保密意識，做好人事檔案的保密工作。第三，形成創(chuàng)新意識。人事檔案的管理工作不只是整理存檔、登記信息及收集信息的簡單工作，而是要隨時進(jìn)行更新和完善的過程。管理人員在管理工作中要有發(fā)展的眼光和創(chuàng)新的意識，及時發(fā)現(xiàn)問題并有效地進(jìn)行解決。

（二）建立穩(wěn)定的信息化系統(tǒng)

通過構(gòu)建硬件系統(tǒng)，系統(tǒng)中所涉及的計算機(jī)室、辦公室及檔案室的建立必須要分開且要獨立，這一系統(tǒng)由計算機(jī)室進(jìn)行統(tǒng)一聯(lián)系。在檔案室和計算機(jī)室要有防輻射設(shè)施的建造，對電磁干擾進(jìn)行最大程度的控制，以減少對設(shè)備的影響。在人事管理軟件選擇時，軟件系統(tǒng)要具備科學(xué)、合理性，在系統(tǒng)上能實現(xiàn)檔案信息的整理和分類，讓傳統(tǒng)的檔案管理方法得到改善。此外，要對信息化系統(tǒng)的專業(yè)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)時要結(jié)合理論和實踐，進(jìn)一步讓管理人員的操作能力和信息處理能力得到提高。同時管理人員要加強自身的綜合分析能力和文字語言能力，通過對信息填寫和錄入習(xí)慣進(jìn)行培養(yǎng)，讓信息的完整性和真實性得到有效保障，并及時補充、完善檔案資料。因此，專業(yè)的檔案管理人才是目前形勢所必要的，專業(yè)人才具有檔案管理系統(tǒng)的更新和維護(hù)能力，有利于醫(yī)院人事檔案更好的發(fā)展。

（三）加強管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)

改善目前醫(yī)院人事檔案的管理現(xiàn)狀，要加強對管理人員的培訓(xùn)，提高其工作的能力和專業(yè)技術(shù)水平，培育出具有復(fù)合型及高素質(zhì)的人才。管理人員要加強自身的學(xué)習(xí)能力和責(zé)任感，并通過不斷的學(xué)習(xí)，及時掌握新技能和新技術(shù)，并積極地對檔案管理的新方法進(jìn)行了解。要科學(xué)、公正、合理地進(jìn)行檔案管理工作，為醫(yī)院人力資源提供有效的服務(wù)，有利于醫(yī)務(wù)人員工作積極性的激發(fā)，從而保證醫(yī)務(wù)工作的質(zhì)量。醫(yī)院進(jìn)行招聘管理人員時，要以擇優(yōu)錄取的原則，確保優(yōu)秀人才的聘用。

三、結(jié)語

完善醫(yī)院人事檔案管理，能夠幫助醫(yī)院進(jìn)行合理的人員調(diào)動，使醫(yī)院的職員隊伍及技術(shù)人才得到保障，為醫(yī)院進(jìn)行職工評估提供了科學(xué)依據(jù)。就目前新形勢下，要根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理中存在的各類問題，探究出新的改革方法，為今后醫(yī)院人力資源信息的發(fā)展提供有效幫助。

篇(7)

關(guān)鍵詞 行政事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新

檔案管理在目前的行政事業(yè)單位中有著重要的作用。一方面，行政事業(yè)單位的計劃工作的開展需要以檔案為基本參考；另一方面，行使事業(yè)單位的服務(wù)能力也主要依托檔案進(jìn)行開展，強化行政事業(yè)單位的檔案管理有著重要的作用。在社會的不斷進(jìn)步下，行政事業(yè)單位的管理理念以及方法發(fā)生著顯著的變化。在這種大環(huán)境的變化下，積極地探討檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展，對行政事業(yè)單位未來工作的高效開展有著非常顯著的意義。所以，在當(dāng)前社會環(huán)境下，積極地分析行政事業(yè)單位檔案管理的問題缺陷和解決措施，便具有了較為突出的社會意義。

一、現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理的問題

（一）檔案管理理念較為落后

檔案管理理念比較落后是目前行政事業(yè)單位檔案管理存在的一個主要問題，理念落后主要表現(xiàn)在管理模式上。目前的行政事業(yè)單位檔案管理采用的普遍性模式是事后管理型，這種模式的突出優(yōu)勢是管理具有針對性，其措施利用針對的是已表現(xiàn)出的問題。從現(xiàn)代化管理理念的角度來看，此種管理模式缺乏嚴(yán)重的未來預(yù)見性，也就是說其在管理中，對未來的規(guī)劃和控制效果十分低下。管理理念影響管理模式，而管理模式表現(xiàn)管理思想。目前這種管理理念和思想，已經(jīng)不能適應(yīng)未來化檔案管理的要求，因此，事業(yè)單位需要積極地進(jìn)行改變。

（二）檔案管理方法陳舊

檔案管理方法陳舊是目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的另一個顯著問題。就目前行政事業(yè)單位檔案管理的方法來看，具有兩個突出的特性：第一是方法的老舊問題比較嚴(yán)重。現(xiàn)階段大部分的行政事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理的時候采用的都是較為傳統(tǒng)的登記管理法，這種管理方法的效率提升和人員素質(zhì)關(guān)系較大，一旦出現(xiàn)管理人員水平提升困難的局面，其管理效果的提升也會隨之陷入瓶頸。第二是管理方法的單一性嚴(yán)重。在目前的檔案管理中，大部分行政事業(yè)單位都采用比較單一的方法，使得檔案管理存在突出的片面性問題。

（三）電子化檔案的管理發(fā)展滯后

電子化檔案的管理發(fā)展比較滯后是目前行政事業(yè)單位檔案管理的又一突出缺陷?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)在社會中有了廣泛的應(yīng)用，在信息存儲方面，利用電子化技術(shù)可以有效提升信息登記以及提取的效率；但是由于目前的行政事業(yè)檔案管理，沒有確立普遍、完整的電子化管理系統(tǒng)，在具體的電子檔案管理方面也存在缺陷；這些問題都使得檔案管理的電子化發(fā)展受到了阻礙。

（四）檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)不足

檔案管理人員的專業(yè)化建設(shè)不足的問題，在目前的行政事業(yè)單位檔案管理中表現(xiàn)也較為突出。人員的專業(yè)性主要指兩個方面：第一是理論水平；第二是技術(shù)操作。就目前的檔案管理工作實踐來看，一方面是工作人員缺乏較為系統(tǒng)的理論基礎(chǔ)，在工作中的專業(yè)化理念的運用相對缺乏；另一方面是管理人員在具體的管理操作中，執(zhí)行操作的缺陷表現(xiàn)得較為明顯?？偠灾褪菣n案管理人員的專業(yè)性在現(xiàn)階段的管理實踐中遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到實用標(biāo)準(zhǔn)。

二、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

（一）積極改變檔案管理的理念

積極改變檔案管理的理念是行政事業(yè)單位檔案管理的一項重要的創(chuàng)新措施。就現(xiàn)狀來看，檔案管理理念的轉(zhuǎn)變是提升管理效率和質(zhì)量的一項必要措施；而具體轉(zhuǎn)變就是要將事后性管理轉(zhuǎn)變?yōu)轭A(yù)見式管理。所謂的預(yù)見式管理主要是在分析以往管理的基礎(chǔ)上，對檔案管理的未來發(fā)展做出合理的分析和判斷，這樣，檔案管理的目標(biāo)規(guī)劃才可以更加具體，也才會有進(jìn)一步判斷在未來管理中可能出現(xiàn)的問題。通過運用預(yù)見式管理理念，整個行政事業(yè)單位的檔案管理會呈現(xiàn)出一種超前性；且在積極采取措施解決問題的管理中，一些問題的發(fā)生率會顯著降低，整個管理的效率和質(zhì)量會得到明顯提升。

（二）豐富檔案管理的方法

豐富檔案管理方法也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項重要措施。就方法的豐富性而言，主要有兩方面的措施：第一是積極地進(jìn)行現(xiàn)有方法的分析，把握現(xiàn)有方法的不足以及優(yōu)勢，通過不斷地總結(jié)和完善，使現(xiàn)有的管理方法可以呈現(xiàn)出更大的利用價值。第二是根據(jù)檔案管理的特點進(jìn)行新型的方法打造。在目前的管理中，主要采取的檔案管理方法是科室分類法；在未來檔案管理中，通過方法創(chuàng)新，可以積極地運用目標(biāo)明確法、結(jié)果對比法、資料分析法等實現(xiàn)檔案管理的綜合化控制；通過檔案管理方法的豐富化，管理模式也可以實現(xiàn)多元化。

（三）化檔案管理的電子化建設(shè)

強化檔案管理的電子化建設(shè)是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項關(guān)鍵性措施。通過電子檔案的建立，檔案管理工作可以打破時間和空間的限制，實現(xiàn)管理的實時化。要進(jìn)行檔案管理的電子化建設(shè)，需要采取兩方面的工作：第一是建立科學(xué)合理的電子化檔案模型。在整個電子化檔案管理模型中，需要有完整的檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)、分類標(biāo)準(zhǔn)以及查詢系統(tǒng)；通過這些方面的完整性建設(shè)，電子檔案會具有強大的實用價值。第二是在模型的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理優(yōu)化。電子化檔案建設(shè)的目的是要實現(xiàn)檔案管理的簡潔，對整個模型的各個銜接部分進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化，可以更好地發(fā)揮電子檔案管理的優(yōu)越性。

（四）建設(shè)專業(yè)的檔案管理人員隊伍

建設(shè)專業(yè)的檔案管理人員隊伍，也是行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的一項重要措施。而要進(jìn)行人員的專業(yè)性建設(shè)，需要從兩方面開展：第一是要強化管理人員的理論。檔案管理作為一門具有專業(yè)性的學(xué)科，管理人員必須要對管理目的、管理方法以及管理理論有系統(tǒng)的認(rèn)識；只有理論認(rèn)識得到強化，其管理意識的更新與變革才能滿足時代變化的需要，其管理實效才能得到相應(yīng)的提高。第二是要打造管理人員專業(yè)化的操作。在電子化檔案管理的大環(huán)境下，管理人員需要進(jìn)行操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的強化；只有這樣，其管理操作才會符合現(xiàn)實需要，最終達(dá)到管理的標(biāo)準(zhǔn)。

三、結(jié)語

行政事業(yè)單位作為我國社會服務(wù)的組織者和參與者有著相當(dāng)大的影響力。在其工作中，檔案管理價值突出；因此，深入分析其檔案管理中存在的問題和缺陷，并針對問題進(jìn)行創(chuàng)新性措施的探討，對提升檔案管理工作的實效性有著非常積極的作用。

（作者單位為德惠市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心）

[作者簡介：洪彥（1974―），女，本科，吉林德惠人，初級職稱，研究方向：檔案管理。]

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